Nous vivons à une époque où une grande partie de notre communication passe par les canaux numériques, en particulier les e-mails. Même si de nombreuses alternatives aux e-mails font leur apparition, ces derniers restent la pierre angulaire de la communication professionnelle. Ils ont le pouvoir de transmettre bien plus que nos intentions ; ils témoignent de notre professionnalisme et de notre souci du détail.
Que vous envoyiez une candidature, coordonniez un projet ou contactiez simplement un collègue, la manière dont vous rédigez un e-mail peut avoir un impact significatif sur la réponse que vous recevrez. En rafraîchissant vos connaissances en matière d'étiquette des e-mails, vous vous assurez que vos messages sont polis et professionnels et qu'ils sont bien reçus.
Dans ce guide, nous aborderons 20 règles essentielles pour rédiger rapidement des e-mails professionnels.
Comprendre l'étiquette des e-mails
L'étiquette de l'e-mail est un ensemble de règles sociales à respecter lors de la rédaction ou de la réponse à des e-mails. Elle vous indique comment interagir par e-mail afin de garantir une communication claire, concise et respectueuse.
Vous vous demandez pourquoi cela est important alors que, finalement, l'e-mail n'est qu'un outil de communication ? Eh bien, l'une des raisons est que les mots écrits ne sont pas accompagnés de signaux non verbaux. L'absence d'expressions faciales et de styles rend très facile la mauvaise interprétation du ton du message. Ainsi, en suivant ces conseils, vous vous assurez que votre communication est polie et claire.
Voici quelques autres raisons pour lesquelles l'étiquette à respecter dans les e-mails est importante :
- La première impression compte : La façon dont vous rédigez vos e-mails est souvent la première impression que les autres ont de votre professionnalisme et de votre souci du détail
- Clarté et efficacité : Une bonne étiquette e-mail garantit la clarté de votre message, réduisant ainsi les risques de malentendus et la nécessité d'envoyer des e-mails de suivi
- Professionnalisme : Le respect des règles de courtoisie dans les e-mails reflète votre professionnalisme. Il montre que vous respectez le temps de votre destinataire et que vous comprenez les normes de la communication professionnelle
- Une communication efficace : Des e-mails bien structurés, polis et sans erreur améliorent l'efficacité de votre communication. Cela est particulièrement important dans un environnement professionnel où une mauvaise communication peut entraîner confusion et inefficacités
En respectant l'étiquette des e-mails, vous pouvez établir des relations durables, communiquer clairement vos intentions et vous assurer que tout le monde est sur la même page.
20 conseils et bonnes pratiques pour rédiger des e-mails
Maintenant que vous connaissez l'importance de l'étiquette à respecter dans les e-mails, découvrons les 20 conseils et bonnes pratiques à garder à l'esprit lorsque vous rédigez des e-mails :
1. Saluez comme un pro
Commencer votre e-mail par une formule de politesse donne un ton professionnel et montre votre respect envers le destinataire. Le type de formule que vous utilisez doit être adapté au niveau de formalité de votre relation avec le destinataire et au contexte de la communication.
Il serait donc inapproprié d'utiliser « hey there » avec un client ou un supérieur hiérarchique. De même, utiliser « Dear
Voici quelques formules de politesse que vous pouvez utiliser dans des e-mails informels :
- Bonjour
- Bonjour
- Salut,
- Bonjour
Pour les communications formelles ou lorsque vous écrivez à quelqu'un pour la première fois, vous pouvez utiliser les formules de politesse suivantes :
- Cher
- Bonjour/Bon après-midi/Bonsoir
- Cher
Évitez les formules de politesse trop familières telles que « Salut ! » ou impersonnelles telles que « À qui de droit ». De plus, évitez d'omettre la formule de politesse, car passer directement au contenu peut paraître brusque ou impoli. Prendre un moment pour vous adresser correctement au destinataire peut faire toute la différence dans la façon dont votre e-mail sera reçu.
2. Terminez avec style
Conclure votre e-mail par une formule de politesse appropriée est tout aussi important que de le commencer par une formule de salutation. Une formule de politesse appropriée permet de clôturer clairement votre e-mail et laisse une dernière impression de professionnalisme.
Formules de politesse à utiliser dans les e-mails formels :
- Cordialement
- Cordialement
- Bonne journée
- Merci
Voici quelques formules de conclusion pour un e-mail plus informel :
- Meilleur
- Salutations
- Merci
- Joyeux
- À bientôt
- Cordialement
Après avoir signé, n'oubliez pas d'indiquer votre nom.
Évitez les formules de politesse telles que « Xoxo » (trop familier), « respectueusement » ou « cordialement » (trop désuètes), ou encore de simplement signer votre nom (trop abrupt).
Pour une communication professionnelle, nous vous recommandons également d'ajouter une signature à vos e-mails afin de fournir au lecteur toutes vos coordonnées et de donner à vos e-mails un aspect plus soigné.
3. Soignez l'objet de votre e-mail
Imaginez que vous recevez deux e-mails. Le premier a pour objet « réunion », tandis que le second indique « Projet X : réunion d'équipe le 15 juillet à 10 h »
Lequel êtes-vous le plus susceptible de consulter en premier ?
Le premier objet est court, vague et ne dit rien sur le contenu de l'e-mail. Le deuxième objet, en revanche, est bref et descriptif et vous permet de savoir de manière concise de quoi traite l'e-mail.
Des objets clairs et pertinents aident le destinataire à hiérarchiser vos e-mails et garantissent que votre message recevra l'attention qu'il mérite.
Lorsque vous rédigez l'objet de votre e-mail, veillez à ce qu'il soit concis, descriptif et incitant à l'action. Considérez-le comme le titre de votre e-mail : il doit attirer l'attention et fournir un contexte. Évitez d'utiliser des majuscules, une ponctuation excessive ou des termes trop génériques qui ne reflètent pas la nature spécifique de votre e-mail.
4. Soyez clair mais complet
L'e-mail idéal trouve le juste équilibre entre concision et exhaustivité. La concision consiste à aller droit au but et à éviter les fioritures. L'exhaustivité, quant à elle, garantit que tous les détails essentiels sont couverts.
Par exemple :
- Ceci est long : Je vous écris pour vous informer que j'ai achevé le rapport et qu'il est prêt à être examiné. Si vous avez des questions ou besoin d'informations supplémentaires, n'hésitez pas à me contacter
- Ceci est concis : Le rapport est achevé et prêt à être examiné. N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'informations supplémentaires
Lorsque vous rédigez votre e-mail, utilisez des paragraphes courts pour décomposer les informations importantes et faciliter la lecture. Évitez les phrases longues et alambiquées, ne tournez pas autour du pot. Cela dit, veillez à fournir tous les détails et le contexte nécessaires pour éviter les allers-retours.

5. Utilisez correctement la ponctuation
Une ponctuation correcte améliore la lisibilité de votre e-mail et le rend plus facile à comprendre. Elle aide à transmettre clairement votre message et évite les malentendus
Utilisez la ponctuation à bon escient, sans en abuser ni en manquer. Par exemple, certaines personnes ont tendance à utiliser beaucoup de points d'exclamation, ce qui peut paraître excessivement émotionnel dans une communication formelle.
Voici quelques règles à garder à l'esprit :
- Assurez-vous que chaque ligne se termine par un signe de ponctuation final
- N'ajoutez pas trop de points d'interrogation (ou d'exclamation) dans un e-mail. Si vous avez beaucoup de questions, essayez de formuler certaines d'entre elles différemment
- Utilisez toujours une virgule pour séparer les éléments d'une liste et avant une conjonction de coordination reliant deux clauses indépendantes
- Ajoutez une virgule pour ponctuer votre formule de politesse
6. La grammaire est la clé
La grammaire n'est pas très importante lorsque vous communiquez de manière informelle sur Slack ou WhatsApp. Cependant, les e-mails fonctionnent différemment. Il est essentiel de respecter les règles grammaticales de base telles que l'accord du sujet et du verbe, l'utilisation des pronoms appropriés, les temps verbaux corrects et la casse.
Lorsqu'on discute, on ne pense pas forcément à la différence entre des mots tels que « its/it's », « loose/lose », « I/me », « they're/their », etc.
Par exemple, écrire « Ils vont examiner leur rapport » au lieu de « Ils vont examiner le rapport » risque de créer une confusion. De plus, cela ne vous aidera pas à faire bonne impression.
Bien sûr, même avec toutes ces règles, il est naturel de faire parfois des erreurs. Dans ce cas, pensez à utiliser l'IA dans vos e-mails ou des outils de rédaction d'e-mails pour rédiger des messages sans erreur.
7. Relisez votre e-mail
Dans le prolongement du point précédent, relisez toujours votre e-mail avant de l'envoyer. Cela vous aidera à repérer les erreurs d'orthographe, de grammaire et de ponctuation qui auraient pu vous échapper. Vous pouvez également utiliser des applications de vérification grammaticale.
Cependant, la relecture ne se limite pas à la correction des fautes de frappe. Elle consiste à vérifier le flux et la clarté de votre e-mail dans son ensemble. Assurez-vous que vos phrases sont bien structurées et que vos arguments sont organisés de manière logique. Vous pouvez également essayer de lire votre e-mail à haute voix pour identifier les phrases trop longues.

8. Restez professionnel
Dans le cadre professionnel, il est indispensable d'envoyer des e-mails professionnels et respectueux. Votre ton, votre langage et votre approche générale doivent refléter votre courtoisie et votre considération envers le destinataire. Par exemple,
❌« Salut, j'ai besoin de ce rapport dès que possible. Merci. » Ce message n'est ni professionnel ni respectueux
✅« Bonjour John, merci de m'envoyer le rapport achevé avant la fin de la journée. Merci. » Cette phrase est professionnelle, claire et polie.
Évitez d'utiliser un langage familier ou trop informel, afin que le destinataire ne trouve pas votre communication confuse. Veillez à inclure un objet, une formule de politesse et une formule de conclusion appropriés. Divisez le contenu en paragraphes pour en faciliter la lecture.
9. Utilisez les emojis avec parcimonie
Les emojis peuvent ajouter une touche personnelle à vos e-mails et les rendre plus conviviaux. Cependant, ils doivent toujours être utilisés avec parcimonie et uniquement dans des contextes appropriés.
Dans un contexte professionnel, il est préférable de n'utiliser des emojis que si vous connaissez bien le destinataire et êtes certain qu'ils seront bien reçus. En cas de doute, il est plus sûr de ne pas en utiliser.
Si vous avez l'intention d'utiliser des emojis, veillez à équilibrer leur utilisation. De plus, veillez à éviter tout faux pas culturel lorsque vous choisissez un emoji. Par exemple, certains gestes que nous considérons comme normaux peuvent être très irrespectueux dans d'autres cultures.
Voici un exemple où l'utilisation d'un emoji à la fin d'un e-mail peut être appropriée : « Salut John, je voulais juste vérifier le rapport. J'espère que tu passes une bonne journée ! 🙂 »
L'utilisation excessive d'émoticônes n'est pas professionnelle : « À demain, tout le monde ! 🙂🙂✨✨ »
10. Signalez les pièces jointes
Lorsque vous joignez des pièces jointes à votre e-mail, mentionnez-les dans le corps du message et veillez à ce qu'elles soient correctement nommées. Cela aidera le destinataire à comprendre leur pertinence. Envisagez d'ajouter une simple phrase telle que « Veuillez trouver le rapport en pièce jointe. »
Vous pouvez également ajouter une description plus détaillée si nécessaire. Par exemple : « Veuillez trouver ci-joint le rapport commercial du deuxième trimestre. Il comprend les derniers chiffres de vente et l'analyse des performances. N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'informations supplémentaires. »
11. Attendez 24 heures avant de relancer
La patience est une vertu dans la communication par e-mail. Par conséquent, accordez au destinataire au moins 24 heures pour répondre avant d'envoyer un e-mail de suivi. Bien sûr, le délai de suivi approprié varie en fonction de l'urgence de la situation et de votre relation.
De plus, lorsque vous effectuez un suivi, soyez poli et prévenant. Vous pouvez reconnaître qu'ils sont peut-être occupés. S'il s'agit d'une question urgente, vous pouvez mentionner l'urgence poliment.
Par exemple : « Bonjour Sarah, je fais suite à mon précédent e-mail concernant notre réunion. Pourriez-vous me confirmer vos disponibilités ? Nous devons finaliser le planning d'ici demain. Merci ! »
💡 Conseil de pro : Vous avez du mal à vous souvenir quand faire le suivi et avec qui ? Configurez <5>des rappels dans ClickUp5> pour ne plus jamais oublier un message important
12. Répondez dans les délais
La plupart d'entre nous avons des emplois du temps très chargés, ce qui rend difficile de répondre rapidement aux e-mails. Cependant, efforcez-vous de répondre aux e-mails de vos collègues dans les 24 heures.
Si l'e-mail provient d'une personne inconnue ou d'un contact externe et qu'il n'est pas urgent, vous pouvez prendre quelques jours pour y répondre. S'il est marqué comme urgent, essayez d'y répondre le plus rapidement possible.
Répondre rapidement démontre votre professionnalisme et votre respect envers l'expéditeur. Si vous avez besoin de plus de temps pour fournir une réponse complète, un e-mail de confirmation rapide permet d'informer l'expéditeur que son e-mail a bien été reçu et qu'il est en cours de traitement.
Vous pouvez programmer vos e-mails à l'aide de solutions de gestion des e-mails afin de répondre en temps opportun. Vous pouvez également créer des modèles d'e-mails pour accélérer le processus de réponse.
Bonus : apprenez à créer des modèles d'e-mails dans Gmail grâce à notre guide complet !
13. Utilisez correctement les champs CC et Cci
Utilisez les fonctions CC (copie carbone) et BCC (copie carbone invisible) à bon escient et dans les situations appropriées.
Vous devez utiliser la fonction CC pour inclure les personnes qui doivent être informées du contenu de l'e-mail, mais qui ne sont pas les destinataires principaux. Cela permettra à tout le monde d'être informé sans avoir à intervenir.
D'autre part, utilisez la fonction Cci lorsque vous envoyez des e-mails à un grand groupe de personnes qui doivent être informées mais qui n'ont pas nécessairement besoin de voir les adresses e-mail des autres, par exemple dans le cadre d'une annonce organisationnelle ou lorsque la confidentialité est importante.
14. Utilisez la fonction « répondre à tous » avec discernement
Qui aime voir sa boîte de réception remplie d'e-mails qui ne le concernent pas ? Personne !
Pour beaucoup d'entre nous, essayer de vider notre boîte de réception et de la garder bien rangée signifie supprimer les e-mails copiés inutilement.
C'est pourquoi vous devez utiliser la fonctionnalité « Répondre à tous » avec discernement et éviter d'encombrer les boîtes de réception. Avant d'appuyer sur « Répondre à tous », demandez-vous si tous les destinataires ont besoin de voir votre réponse. Si votre réponse ne concerne qu'une ou deux personnes, répondez-leur directement.
15. Définissez un message d'absence

L'une des meilleures stratégies de gestion des e-mails consiste à configurer des messages d'absence. Si vous êtes absent et dans l'impossibilité de répondre à vos e-mails, configurez une réponse automatique pour informer les expéditeurs de votre absence et leur fournir d'autres contacts si nécessaire.
Pensez à inclure des détails tels que :
- Dates ou durée de votre absence
- Une personne alternative à contacter pour un travail urgent
N'oubliez pas d'en informer la personne que vous mentionnez dans votre message d'absence.
16. Gardez un ton neutre ou positif
Il peut être difficile de trouver le ton juste dans un e-mail. Pourtant, cela peut avoir un impact significatif sur la façon dont votre message est reçu. Utilisez un ton adapté à l'objectif de l'e-mail et à votre relation avec le destinataire.
Voici quelques points à garder à l'esprit :
- Évitez les mots négatifs tels que « erreur », « échec », « problème », etc.
- Utilisez peu ou pas d'adjectifs, notamment « vraiment », « très », « profondément », etc.
- Évitez d'envoyer un message trop brusque ou trop informel
En cas de doute, suivez l'exemple de votre destinataire. S'il écrit de manière informelle et fait la conversation, faites de même. S'il est direct, rédigez également des messages courts.
Si vous décidez d'utiliser l'IA pour rédiger votre e-mail, utilisez-en une qui vous permette de définir le ton avant de créer l'e-mail.

17. Vérifiez deux fois la liste des destinataires
Avant d'envoyer votre e-mail, vérifiez toujours que vous avez bien saisi l'adresse du destinataire. Envoyer un e-mail à la mauvaise personne peut entraîner des malentendus ou une violation de la confidentialité, en particulier si l'e-mail contient des informations sensibles.
De plus, si vous répondez à un e-mail, assurez-vous qu'il est bien adressé à la boîte de réception du destinataire et non à tout un groupe.
18. Utilisez l'humour avec parcimonie
Tout comme le ton, l'humour peut également être difficile à utiliser dans les e-mails. En l'absence d'indices non verbaux, rien ne garantit que le destinataire comprendra votre plaisanterie.
De plus, l'humour est très subjectif. Ce qui peut vous sembler drôle peut être mal interprété, voire offensant pour quelqu'un d'autre.
C'est pourquoi il est préférable de ne pas l'utiliser dans le cadre d'une communication professionnelle, sauf si vous connaissez bien le destinataire et êtes certain qu'il appréciera votre humour.
19. Utilisez des polices de caractères et une mise en forme standard
Utiliser des polices de caractères flashy, des couleurs vives et une mise en forme excessive peut sembler être un excellent moyen de faire ressortir votre e-mail, mais cela peut avoir des résultats désastreux.
Imaginez que vous recevez un e-mail rédigé en Comic Sans et surligné en bleu. Auriez-vous confiance en le professionnalisme de l'expéditeur ? Pas vraiment.
C'est pourquoi il est toujours préférable de s'en tenir à une police de caractères et à une mise en forme standard. N'utilisez pas le gras, l'italique ou différentes couleurs pour faire ressortir votre e-mail. Restez clair et cohérent pour améliorer la lisibilité.
20. Connaissez votre public
Enfin, écrivez pour votre public. Si vous envoyez un e-mail à vos collègues, adaptez votre langage en fonction de leur niveau de familiarité, de leur rôle et du contexte.
Par exemple, lorsque vous envoyez un e-mail à un public technique, vous pouvez dire :
« Les indicateurs de performance du deuxième trimestre montrent une augmentation de 15 % du temps de disponibilité des serveurs grâce à la récente mise à niveau de l'infrastructure. »
Mais si vous devez dire la même chose à un public non initié, il vaut mieux dire ceci :
« La récente mise à niveau de notre infrastructure a amélioré la fiabilité des serveurs, ce qui a permis de réduire les temps d'arrêt. »
Comprendre votre public vous aide à rédiger un message pertinent et compréhensible pour lui.
Améliorer la communication au sein de votre équipe grâce à ClickUp et aux e-mails
Vous travaillez sur plusieurs projets répartis entre différents clients ? Entre la gestion des mises à jour de projets disparates, les réponses aux différents membres de l'équipe et le traitement des requêtes, votre boîte de réception peut rapidement se transformer en un véritable chaos, et votre étiquette e-mail en pâtir.
C'est là que les outils de gestion de la boîte de réception et de gestion de projet par e-mail peuvent vous aider. Ils transforment votre boîte de réception en un environnement de travail collaboratif où vous pouvez facilement gérer plusieurs projets.
ClickUp est un outil de communication et de productivité par e-mail qui vous aidera à perfectionner l'art de la gestion de votre boîte de réception. Les fonctionnalités de gestion de projet par e-mail de ClickUp vous permettent de créer un nombre illimité de projets, de suivre la productivité de votre équipe et de respecter l'étiquette des e-mails.

Des fonctionnalités telles que plus de 50 recettes d'automatisation des tâches, des vues personnalisables, des intégrations tierces, des raccourcis clavier, des modèles et bien plus encore font de ClickUp l'outil idéal pour la gestion des tâches par e-mail.
Max Segal, responsable informatique et systèmes d'information, dit ceci à propos de ClickUp :
La création automatisée de tâches à partir d'adresses e-mail de dossiers et l'intégration avec Slack ont considérablement amélioré l'efficacité de nos flux de travail !
La création automatisée de tâches à partir d'adresses e-mail de dossiers et l'intégration avec Slack ont considérablement amélioré l'efficacité de nos flux de travail !
Voici comment vous pouvez également utiliser ClickUp pour obtenir les mêmes résultats sur votre lieu de travail :
Intégration avec Gmail et Outlook

L'intégration de ClickUp à Gmail permet la synchronisation automatique entre les deux plateformes. Vous pouvez automatiquement transformer les e-mails de Gmail en nouvelles tâches dans ClickUp. Vous pouvez également joindre des e-mails à des tâches, y télécharger des pièces jointes, et bien plus encore.
L'intégration de ClickUp à Outlook vous offre des fonctionnalités similaires, notamment la création automatique de tâches à partir d'e-mails.
Envoyez des e-mails depuis ClickUp
ClickUp vous permet d'envoyer des e-mails et de répondre à des messages directement depuis la plateforme. Vous pouvez ajouter des pièces jointes, lier des e-mails à des tâches, étiqueter votre équipe pour vous assurer que tout le monde est à jour, et même répondre aux notifications.
Grâce aux tâches ClickUp, vous pouvez également lier les e-mails reçus à des éléments de travail et configurer l'automatisation des e-mails pour les campagnes de goutte-à-goutte ou les newsletters.
L'extension Chrome vous permet de créer des tâches à partir d'e-mails et même de joindre des e-mails à des tâches.
Ajouter des commentaires
ClickUp vous permet d'envoyer et de répondre à des commentaires sur des tâches directement depuis votre boîte de réception. Vous pouvez ajouter des pièces jointes et vous assurer que toutes les discussions relatives à une tâche spécifique se trouvent au même endroit.
Modèles
ClickUp propose une grande variété de modèles prédéfinis pour faciliter la gestion des e-mails. Le modèle de marketing par e-mail de ClickUp vous permet de planifier des campagnes, de programmer des messages, de suivre les indicateurs de réussite, d'automatiser les e-mails à l'aide de déclencheurs et d'envoyer des e-mails ciblés chaque fois que nécessaire.
Rédiger et modifier des e-mails
ClickUp Brain est un assistant IA puissant qui vous permet de rédiger des e-mails instantanément. Vous pouvez l'utiliser pour rédiger du contenu spécifique à un rôle, adopter un ton professionnel, ajouter les principaux points à aborder et définir un agenda. Vous pouvez également utiliser l'éditeur IA de ClickUp Brain pour améliorer votre rédaction, corriger l'orthographe ou la grammaire, allonger ou raccourcir votre texte, ou encore le simplifier.
Maîtriser l'étiquette des e-mails pour réussir professionnellement avec ClickUp
Maîtriser l'étiquette des e-mails est essentiel pour créer des interactions claires, respectueuses et efficaces. De la relecture de votre message à l'adoption d'un ton respectueux, l'étiquette des e-mails joue un rôle crucial dans la façon dont vos e-mails sont perçus et auxquels on répond.
L'utilisation d'outils tels que ClickUp peut rationaliser la gestion de vos e-mails et vous permettre de rester organisé, de respecter les délais et de communiquer avec clarté et précision. De la création de modèles et l'automatisation des suivis à la relecture de vos e-mails et la création de tâches à partir de ceux-ci, ClickUp vous permet de faire tout cela et bien plus encore.
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