Vous répondez à une question sur la réinitialisation des mots de passe, puis à une autre sur un bourrage d'imprimante, et très vite, vous avez l'impression d'être une FAQ ambulante.
Ne serait-il pas formidable de rationaliser ce processus ?
Pensez aux modèles de demande de service ! Les utilisateurs peuvent les remplir en fournissant tous les détails dont vous avez besoin pour intervenir et sauver la situation. Plus besoin de chercher des informations ou de jouer au chat et à la souris au téléphone : vous disposez d'informations claires et pouvez résoudre les problèmes plus rapidement.
Ces modèles peuvent être personnalisés pour différents services, ce qui permet à tout le monde de gagner beaucoup de temps et d'éviter bien des frustrations.
Cet article de blog présente 10 modèles gratuits de demandes de service qui peuvent vous aider à traiter les demandes de service sans perdre votre sang-froid !
Que sont les modèles de demande de service ?
Les modèles de demande de service sont des formulaires prédéfinis qui simplifient la soumission des demandes. Ils vous guident tout au long du processus, vous assurant d'inclure tous les détails essentiels pour une résolution plus rapide.
Vous êtes bloqué avec un écran qui clignote ? Un modèle pourrait vous demander le modèle de votre appareil, les messages d'erreur et une brève description.
Avez-vous besoin d'une nouvelle licence logicielle ? Un modèle pourrait vous inviter à saisir le nom du programme, l'utilisateur souhaité et la justification.
Ils simplifient le processus pour l'utilisateur (plus besoin de rechercher frénétiquement des informations) et pour l'équipe de service (des demandes plus claires permettent des corrections plus rapides).
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de demande de service ?
Un bon modèle de demande de service doit simplifier les choses et ne pas compliquer le parcours de l'utilisateur avec un excès d'informations.
Voici quelques-uns des principaux aspects à prendre en compte :
- Questions ciblées : ne demande que les informations nécessaires pour résoudre le problème sans submerger les utilisateurs de détails inutiles
- Langage simple : évite le jargon technique et utilise un langage clair que tout le monde peut comprendre
- Champs préremplis : Remplit automatiquement les informations de l'utilisateur ou du service en fonction des identifiants de connexion
- Logique conditionnelle : affiche ou masque les questions en fonction des réponses précédentes (par exemple, si « Problème » est « Problème d'imprimante », affichez le champ « Modèle »)
- Téléchargement de pièces jointes : permet aux utilisateurs de joindre des captures d'écran, des journaux d'erreurs ou des fichiers pertinents
- Fonction de recherche : permet aux utilisateurs de trouver le modèle approprié à leur problème
- Sections organisées : le modèle regroupe les questions connexes (par exemple, informations de contact, description du problème)
- Plusieurs options de réponse : utilise des menus déroulants, des boutons radio ou des cases à cocher pour les sélections courantes
- Instructions claires : expliquez brièvement quelles informations sont nécessaires dans chaque champ
Si certaines ou toutes ces fonctionnalités sont incluses dans vos formulaires de demande de service, vos utilisateurs seront satisfaits et les tâches seront accomplies plus rapidement.
10 modèles gratuits de formulaires de demande de service
Grâce à ces 10 modèles gratuits de demandes de service de ClickUp, vous pouvez simplifier votre flux de travail et augmenter la satisfaction de vos clients.
Que vous gériez un service d'assistance informatique, rédigiez un rapport d'incident ou traitiez une opération générale de service client, ces modèles personnalisables constituent la base idéale pour saisir les informations essentielles, suivre efficacement la progression et garantir une prestation de services fluide.
1. Modèle de formulaire de demande de service ClickUp
Vous avez du mal à suivre les demandes de vos employés et de vos contacts externes ? Le modèle de formulaire de demande de ClickUp offre une solution simplifiée pour saisir, classer et gérer vos demandes.
Ce modèle vous permet de :
- Maintenez une visibilité claire sur la progression des demandes. Utilisez des statuts tels que « En cours », « Nouvelle demande » ou « Refusée » pour tenir tout le monde informé. Par exemple, un service informatique peut utiliser « En attente de matériel » ou « Informations supplémentaires requises » pour des étapes spécifiques de son flux de travail
- Recueillez les informations dont vous avez besoin pour traiter efficacement les demandes. Créez des champs personnalisés tels que « Objet », « Responsable hiérarchique » ou « Service » pour adapter le formulaire à vos besoins. Par exemple, une équipe marketing peut utiliser un champ « Nom de la campagne » pour classer les demandes liées à des initiatives marketing spécifiques
- Accédez facilement aux informations grâce à des vues personnalisables. Choisissez parmi des options prédéfinies telles que « Liste des utilisateurs » ou « Statut des demandes », ou créez vos propres options telles que « Demandes hautement prioritaires » pour une gestion ciblée
Ce modèle est conçu pour toute personne qui doit gérer des demandes provenant de différentes sources, tant internes qu'externes. Par exemple, les managers d'équipe peuvent l'utiliser pour gérer les demandes des employés concernant l'équipement, l'accès, les congés, etc.
De même, le service des ressources humaines peut l'utiliser comme formulaire de commentaires ou de sondage pour simplifier le processus d'intégration des nouveaux employés, le traitement des demandes de congé ou la gestion d'autres demandes liées aux employés.
2. Modèle de demande de service ClickUp
Il est essentiel de rester à jour dans les demandes de service client pour garantir l'efficacité de l'équipe et la satisfaction des clients. Le modèle de demande de service de ClickUp relève ce défi de front en fournissant un système complet et flexible pour gérer et fournir un service exceptionnel.
Ce modèle de liste va au-delà de la simple enregistrement des demandes. Il vous permet de :
- Organisez-vous grâce à des statuts personnalisés : Suivez la progression de manière transparente grâce à des options telles que « Bloqué », « Nouvelle demande » et « Résolu », ou personnalisez-les en fonction de votre champ. Par exemple, pour traiter les problèmes techniques, le statut personnalisé indiquera « type d'appareil »
- Capturez des informations détaillées : utilisez neuf attributs personnalisés tels que « Capture d'écran » et « E-mail du contact » pour mieux comprendre les besoins et les problèmes de chaque client
- Utilisez des vues personnalisables : Organisez facilement les informations grâce à six configurations ClickUp, notamment « Erreurs résolues » et « Par priorité ». Par exemple, utilisez la vue Tableur pour afficher toutes les erreurs résolues sous forme de feuille de calcul et passer en revue les solutions fournies
- Améliorez la gestion de projet : suivez le temps passé, utilisez des étiquettes, définissez des avertissements de dépendance et tirez parti de l'intégration des e-mails pour rationaliser le flux de travail. Par exemple, utilisez un outil de suivi du temps pour voir combien de temps il faut pour résoudre un problème depuis sa création afin d'identifier les meilleurs fournisseurs de services et de comparer les résolutions
Vous pouvez également configurer les automatisations ClickUp pour informer les membres de l'équipe des résolutions fournies pour chaque demande de service.
3. Modèle de demande de modification ClickUp
Le modèle de demande de modification de ClickUp est flexible et vous aide à gérer efficacement le processus de modification. Il garantit que toutes les modifications sont évaluées, approuvées et mises en œuvre sans problème.
- Utilisez des statuts personnalisés : Gardez une visibilité claire sur le processus de révision et d'approbation. Utilisez des statuts tels que « Révision attribuée », « À mettre en œuvre » et « Mis en œuvre » pour tenir tout le monde informé. Par exemple, une équipe de développement logiciel peut utiliser « En test » ou « Nécessite une révision du code » pour des étapes spécifiques de son flux de travail d'approbation des modifications
- Améliorez la prise de décision : rassemblez toutes les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées. Utilisez les 14 champs personnalisés disponibles, tels que « Impact sur la portée », « Réviseur » ou « Date de mise en œuvre », pour adapter le modèle à une demande de modification spécifique. Par exemple, une équipe marketing peut utiliser les champs « Nom de la campagne » et « Date de lancement cible » pour évaluer l'impact d'une refonte proposée du site Web
- Affichages organisés et flexibles : naviguez sans effort dans les demandes de modification grâce à des options prédéfinies telles que « Emplacements du projet » ou « Formulaire de demande de modification », ou créez vos propres options telles que « Modifications à haut risque » pour une analyse ciblée
- Meilleur suivi des demandes : attribuez le temps passé à résoudre les demandes, ajoutez des étiquettes pour filtrer les formulaires de demande et définissez des avertissements de dépendance pour éviter les blocages
Un processus de demande de changement efficace nécessite un échéancier bien défini. ClickUp vous aide à visualiser cet échéancier grâce à la vue Calendrier ClickUp, qui vous permet de planifier les dates clés pour soumettre les demandes, obtenir les approbations et mettre en œuvre les changements. Cette représentation visuelle permet à tout le monde de rester sur la même page et d'éviter les retards.
Voici ce qu'un client ClickUp a à dire à propos de l'affichage Calendrier :
Les vues Charge de travail et Calendrier facilitent considérablement la planification des capacités
Les vues Charge de travail et Calendrier facilitent considérablement la planification des capacités
4. Modèle de demande d'informations ClickUp
Simplifiez la communication et maintenez vos projets de construction sur la bonne voie grâce au modèle de demande d'informations de ClickUp. Il facilite l'ensemble du processus de demande d'informations (RFI), en garantissant que toutes les demandes sont saisies, gérées et résolues efficacement.
Le modèle fournit :
- Suivi centralisé : la vue Journal des demandes d'informations fournit un aperçu complet de toutes les demandes d'informations reçues. Enregistrez des détails tels que l'heure de la demande initiale, les délais de réponse prévus, les ajustements de coût et de calendrier, ainsi que les résolutions des problèmes, en conservant tout organisé au même endroit
- Collecte d'informations sans effort : l'affichage du formulaire d'envoi de demande d'informations simplifie le processus de création de demandes d'informations grâce à des formulaires personnalisables et faciles à remplir. Capturez rapidement et facilement toutes les informations nécessaires auprès des demandeurs, éliminant ainsi le risque d'oublier des détails cruciaux
- Définition claire du périmètre : la vue Périmètre de la demande d'informations fournit une compréhension claire de la demande spécifique, des informations pertinentes et des documents associés. Cela permet à toutes les personnes impliquées d'être sur la même page et évite toute confusion
- Progression visualisée : gardez une visibilité claire sur la progression de chaque demande d'informations grâce à la vue Tableau du projet. Suivez les tâches à l'aide de statuts personnalisés tels que Nouvelle demande et Réponse envoyée pour tenir les parties prenantes informées
- Démarrage facile : le guide de démarrage affiché vous fournit toutes les informations pertinentes dont vous avez besoin pour commencer à utiliser efficacement le modèle, ce qui réduit le temps d'installation et optimise l'efficacité
5. Modèle d'assistance informatique ClickUp
Votre équipe informatique reçoit-elle un flux constant de demandes d'assistance ? Des pannes Internet aux écrans bleus, il peut être difficile de suivre le rythme.
Le modèle d'assistance informatique de ClickUp garantit que toutes les demandes sont enregistrées, classées par ordre de priorité et résolues efficacement, ce qui permet à vos utilisateurs de rester productifs. Voici comment :
- Création de tickets sans effort : la vue Formulaire de demande d'assistance informatique fournit des formulaires conviviaux pour soumettre de nouvelles demandes. Capturez les détails essentiels tels que le type d'appareil et les coordonnées, et joignez même des captures d'écran ou des vidéos pour communiquer clairement le problème
- Classification organisée : la vue Demandes par type d'élément fournit une liste permettant de trouver les tickets pour des problèmes similaires. Utilisez des champs personnalisés tels que « Service » et « Assistance requise » pour classer les demandes afin de les traiter efficacement
- Flux de travail visualisé : gardez un aperçu clair de toutes les demandes en cours grâce à la vue Demandes par statut. Cette vue Tableau Kanban affiche le statut de chaque demande (Nouvelle, En cours d'évaluation, Escaladée ou Résolue) afin que rien ne passe entre les mailles du filet
- Des membres de l'équipe autonomes : la vue Guide de démarrage fournit à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin pour traiter efficacement les demandes dans un format de document pratique
Conseil de pro : Il est essentiel de tenir les parties prenantes informées pour instaurer la confiance et garantir une expérience d'assistance positive. Mettez à jour le statut des tâches ClickUp au fur et à mesure que vous résolvez le problème. Cette transparence permet aux utilisateurs de suivre la progression de leurs demandes et favorise un sentiment de collaboration. Vous pouvez également utiliser des modèles informatiques pour vous aider dans ce processus.
6. Modèle de demande de service informatique ClickUp
Les incidents informatiques imprévus peuvent perturber les opérations et nuire à la productivité. Le modèle de rapport d'incident informatique de ClickUp aide votre équipe à documenter, suivre et résoudre efficacement les incidents, minimisant ainsi les temps d'arrêt et assurant la continuité des activités.
Cela comprend :
- Journalisation complète : créez un journal centralisé des rapports d'incident dans la vue Tableur. Capturez tous les détails essentiels, y compris la date, l'heure, les systèmes affectés, les journaux pertinents et toute information supplémentaire pour obtenir une vue d'ensemble complète de l'évènement
- Capture de données personnalisable : utilisez des champs personnalisés pour adapter le modèle à vos besoins. Capturez des détails tels que « Type d'incident », « Gravité », « Système logiciel » et « Service » pour une catégorisation et un suivi faciles des incidents
- Documentation détaillée des réponses : Créez des tâches pour documenter les mesures prises pour résoudre l'incident. Cela inclut toutes les étapes d'atténuation mises en œuvre, telles que la restauration des données ou l'arrêt du système, afin de garantir un enregistrement clair du processus de résolution
- Révision approfondie : définissez une tâche récurrente pour réviser le rapport achevé. Cela garantit que toutes les informations nécessaires sont incluses et exactes, favorisant ainsi une culture de l'intégrité des données
- Identification des tendances : les rapports d'incidents informatiques sont des archives historiques précieuses. En tirant parti des puissantes fonctionnalités de recherche et de filtrage de ClickUp, vous pouvez identifier les problèmes récurrents et mettre en œuvre des solutions à long terme pour renforcer votre infrastructure informatique globale
7. Modèle de demande créative ClickUp
Vous croyez que vous allez vous noyer sous les e-mails et les demandes d'approbation ? Le modèle de demande créative de ClickUp est votre bouée de sauvetage ! Cet outil puissant simplifie l'ensemble du processus de demande créative, de la conception initiale à la livraison finale, garantissant une communication claire, une gestion de projet efficace et un flux de travail plus fluide pour toutes les personnes impliquées.
Ce modèle personnalisable comprend :
- Formulaires simplifiés : la vue Formulaire de demande créative permet aux parties prenantes ou aux membres de l'équipe de soumettre facilement des demandes. Ces formulaires conviviaux capturent toutes les informations essentielles dont vous avez besoin pour commencer, ce qui réduit les allers-retours
- Communication claire : l'affichage « Commencer ici » fournit un aperçu rapide du modèle, garantissant que tout le monde comprend comment soumettre efficacement des demandes
- Aperçu centralisé : la vue Liste des demandes créatives offre une vue organisée de toutes les demandes entrantes. Utilisez des champs personnalisés tels que « Assigné », « Demandé par » et « Priorité » pour filtrer et hiérarchiser facilement les demandes
- Suivi visuel de la progression : gardez un contrôle total sur votre pipeline créatif grâce à la vue Pipeline de demandes créatives de type Kanban. Cette vue sépare les tâches en sept statuts distincts, notamment « En cours », « En attente d'approbation » et « Livré », garantissant ainsi une visibilité claire sur la progression de chaque demande
8. Modèle de demandes d'équipe ClickUp
La gestion d'une équipe à distance peut être difficile, en particulier lorsqu'il s'agit de suivre leurs différentes demandes. Qu'il s'agisse d'un besoin en équipement ou d'une demande d'assistance RH, il peut être difficile de répondre aux besoins de chacun, surtout si vous ne disposez pas d'un logiciel de centre de services.
Le modèle de demandes d'équipe de ClickUp peut aider les employés à surmonter la fatigue liée aux demandes, et vous pouvez les résoudre grâce à :
- Vue centralisée : la vue Liste fournit une source unique et fiable pour toutes les demandes de l'équipe. Suivez leur statut en un coup d'œil, éliminez toute confusion et assurez que tout le monde est sur la même page
- Envoi simplifié des demandes : le formulaire de demande interne affiche les demandes des employés de manière claire et concise. Des sections structurées pour les détails, la priorité et le type garantissent que toutes les informations nécessaires sont saisies dès le départ
- Visualisation des tâches : gardez une vue claire du processus de traitement des demandes grâce à la vue Tableau. Les tâches sont organisées en cinq statuts distincts, tels que « Nouvelles demandes » et « Achevées », et disposent d'une fonctionnalité de glisser-déposer qui permet de les déplacer d'un statut à l'autre pour un suivi efficace
- Priorisation simplifiée : la vue Types de demandes permet aux responsables de classer et de hiérarchiser les demandes en fonction de leur catégorie (par exemple, fournitures, assistance technique). Cela garantit que les demandes sont traitées efficacement et que les besoins de l'équipe sont satisfaits de manière optimale
9. Modèle de liste de demandes de fonctionnalités ClickUp
Vous rêvez d'un système fluide pour gérer les demandes de fonctionnalités ? Ne cherchez pas plus loin que le modèle de liste de demandes de fonctionnalités de ClickUp! Ce modèle puissant vous permet de collecter, d'évaluer, de hiérarchiser et de suivre efficacement les demandes de fonctionnalités, garantissant ainsi que le développement de vos produits correspond parfaitement aux besoins des utilisateurs et à vos objectifs stratégiques :
Voici comment procéder :
- Collectez facilement des données : utilisez les formulaires ClickUp pour recueillir les demandes de fonctionnalités lorsqu'un client soumet ses idées. Capturez les commentaires et suggestions précieux dans un emplacement centralisé, éliminant ainsi le risque de passer à côté d'idées cruciales
- Triage efficace : le processus de « triage » vous permet de classer les demandes en fonction de critères prédéfinis. Cela rationalise l'évaluation initiale et garantit que chaque demande reçoit l'attention appropriée
- Priorisation basée sur les données : allez au-delà des décisions subjectives. Évaluez l'impact et la faisabilité de chaque demande, ce qui vous permet de hiérarchiser les fonctionnalités en fonction de leur valeur stratégique et des ressources disponibles dans une vue Liste organisée
- Communication et action claires : attribuez des tâches, suivez la progression et tenez les parties prenantes informées grâce au suivi en temps réel de la progression et à la vue Chat intégrée dans ClickUp. Cela favorise la transparence et garantit que tout le monde est aligné sur la feuille de route du développement
10. Modèle de demande de travail ClickUp
Éliminez la confusion et optez pour une exécution fluide des demandes de projet grâce au modèle de demande de travail de ClickUp! Ce modèle vous permet d'organiser efficacement les tâches et de suivre leur progression, garantissant ainsi que chaque projet est achevé dans les délais et dans les limites du budget.
Cela permet :
- Processus de réception et d'approbation clair : utilisez le formulaire de demande de travail pour recueillir toutes les informations nécessaires dès le départ. Cela permet à tout le monde d'être sur la même page dès le début, ce qui réduit les retouches et les retards
- Visibilité centralisée des projets : la vue Résumé des demandes présente les bases de chaque demande de travail, en capturant les détails essentiels tels que le nom du projet, la description et l'échéancier pour une visibilité claire
- Gestion visuelle des tâches : transformez vos commandes en tâches réalisables grâce à la vue Tableau. Cette représentation visuelle vous permet d'affecter des membres de l'équipe, de définir des dates d'échéance et de suivre la progression en temps réel, ce qui favorise un flux de travail collaboratif
- Détails complets des tâches : la vue Liste des étapes vous permet d'adapter le modèle à vos besoins. Incluez des champs personnalisés essentiels tels que le nom de la tâche, sa description, sa priorité et le membre de l'équipe assigné pour obtenir une vue d'ensemble complète de chaque demande de travail
- Processus de révision simplifié : établissez un processus de révision clair à l'aide des jalons dans ClickUp. Cela permet aux chefs de projet, aux responsables d'équipe ou aux autres parties prenantes de réviser et d'approuver efficacement les demandes de travail, afin que les projets avancent
Perfectionnez la gestion de vos demandes de service avec ClickUp
Les modèles de demande de service standardisent la collecte d'informations et simplifient les flux de travail. Cela se traduit par des délais de résolution plus courts, des clients plus satisfaits et une charge de travail allégée pour les personnes chargées de ces fonctions d'assistance.
Outre ces modèles, vous pouvez utiliser ClickUp comme une plateforme de gestion de projet complète qui vous permet de gérer facilement les tâches, de créer des formulaires personnalisés pour saisir des détails spécifiques et d'automatiser les tâches répétitives. De plus, ses outils basés sur l'IA fournissent des suggestions intelligentes et simplifient le travail.
En combinant l'efficacité de ces modèles de demande avec les fonctionnalités robustes de gestion de projet de ClickUp, vous pouvez transformer votre prestation de services et maintenir votre équipe à son niveau de performance optimal.
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