L'idée de devoir gérer vos budgets et vos dépenses vous donne-t-elle mal à la tête ?
Bienvenue dans le club de ceux qui ont du mal à gérer leurs finances, qui transpirent à grosses gouttes lorsqu'ils doivent suivre leurs dépenses et qui restent bouche bée chaque fois qu'on leur demande d'établir un budget.
Mais attendez. Vous n'êtes pas mauvais en gestion financière. Il vous manque simplement les bons outils.
Google Sheets est l'outil de référence pour le suivi des dépenses, en particulier pour les personnes peu familiarisées avec la technologie, grâce à sa simplicité et à sa prise en main très facile. Mais comment prendre un bon départ ?
Dans cet article de blog, nous partageons les trois meilleurs modèles de suivi des dépenses sur Google Sheets pour vous aider à mieux gérer vos dépenses personnelles et d’entreprise.
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Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de suivi des dépenses sur Google Sheets ?
Un bon modèle de suivi des dépenses de l'entreprise sur Google Sheets doit être intuitif, convivial et personnalisable. Les principales fonctionnalités d'un modèle de note de frais efficace sont les suivantes :
- Des catégories clairement définies : le modèle doit comporter des catégories pour différents types de dépenses, telles que les coûts fixes et les coûts variables, ainsi que des sous-catégories au sein de chacune de ces grandes rubriques.
- Automatisation : Un bon modèle contient des formules pré-intégrées qui calculent automatiquement le total de vos coûts, de vos dépenses, de votre excédent de trésorerie, etc.
- Supports visuels : Votre modèle de suivi des dépenses doit pouvoir créer automatiquement des diagrammes afin d'identifier les tendances liées à vos dépenses.
- Flexibilité : Si des catégories clairement définies et des supports visuels sont importants, la flexibilité permettant d'ajouter ou de supprimer un élément ou de personnaliser le modèle à l'image de votre marque est également essentielle.
- Collaboration : Le modèle doit également permettre une collaboration fluide avec d'autres personnes afin de suivre l'ensemble des dépenses de l'entreprise.
Ces fonctionnalités en font les modèles de suivi des dépenses Google Sheets par excellence pour la comptabilité.
Les 3 meilleurs modèles de suivi des dépenses sur Google Sheets à essayer
Découvrons trois modèles gratuits qui peuvent grandement faciliter la gestion de vos finances.
1. Modèle de suivi des dépenses et de rapport par ClickUp
Le modèle de suivi et de rapport des dépenses de ClickUp est un modèle Google Sheets structuré, conçu pour aider les équipes à suivre et à produire des rapports sur les dépenses de l’entreprise avec clarté et cohérence. Que vous gériez des remboursements ou que vous enregistriez des frais de déplacement, ce modèle organise toutes vos données dans une disposition professionnelle.
Il comprend des sections dédiées aux informations sur les salariés, à la période de paie et à l'objet de la note de frais, suivies d'un tableau détaillé de répartition des dépenses comportant des colonnes pour la date, la description, les déplacements, les repas, l'hébergement, le téléphone et les autres. Les sous-totaux sont calculés automatiquement, ce qui vous permet d'afficher un aperçu rapide du montant total des dépenses par catégorie.
La section Reçus intégrée permet aux utilisateurs d'enregistrer les détails des reçus (tels que la date, le type de dépense, la description et le montant) accompagnés d'images numérisées ou de pièces jointes, ce qui facilite la gestion des pistes d'audit.
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2. Modèle de feuille de calcul des dépenses
Si vous utilisez un modèle de suivi des dépenses Google Sheets pour la première fois, vous apprécierez certainement ce modèle simple et adapté aux débutants.
Il vous suffit d'ajouter les détails de vos dépenses, comme une brève description et le montant. C'est tout ! La feuille de calcul calcule alors automatiquement le total de vos dépenses et vous indique même le montant total de vos économies. Vous pouvez même afficher vos transactions, vos revenus, vos dépenses et vos économies sous forme de diagramme circulaire.
Utilisez ce modèle pour suivre diverses dépenses, des dépenses quotidiennes du foyer à vos paiements de prêt immobilier, en passant par vos primes d'assurance et vos factures de carte de crédit.
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3. Modèle de suivi des frais de voyage
Si vous travaillez dans une entreprise où vos collaborateurs sont souvent en déplacement, ce modèle de suivi des frais de déplacement, simple et convivial, est indispensable.
Ce modèle vous permet de suivre facilement les détails des déplacements de chaque collaborateur et de visualiser le montant total des dépenses engagées lors d'un déplacement. Il propose également des catégories de dépenses distinctes, afin que vous puissiez savoir combien d'argent est dépensé en billets d'avion, en restauration et en hébergement.
Vous pouvez suivre ces données pour identifier les postes où vous pouvez réduire vos coûts. Créez facilement des onglets distincts pour chaque employé dans une seule feuille de calcul et suivez l'ensemble des frais de déplacement.
Limites de l'utilisation de Google Sheets pour le suivi des dépenses
Les modèles de suivi des dépenses sur Google Sheets sont parfaits pour les débutants, mais présentent certaines limites qui pourraient vous empêcher de gérer pleinement vos dépenses :
- Saisie manuelle des entrées : vous devrez saisir manuellement les détails de vos dépenses, ce qui rend le suivi des dépenses chronophage et source d'erreurs.
- Complexité : les fonctionnalités avancées de Google Sheets, telles que la création de graphiques (diagramme circulaire, diagramme radar, diagramme de progression), la validation des données et le tri, nécessitent une connaissance des formules et des fonctions, ce qui peut ne pas être à la portée de tous les utilisateurs.
- Évolutivité : la gestion d'ensembles de données volumineux ou d'un suivi financier complexe peut nuire à l'évolutivité pour les grandes organisations
- Sécurité : le partage de données financières sensibles peut poser problème si les paramètres de partage ne sont pas correctement configurés.
- Intégration : l'intégration directe avec des logiciels bancaires ou financiers est limitée lorsque vous utilisez Google Sheets.
- Personnalisation : les personnalisations avancées peuvent nécessiter des connaissances en programmation, ce qui rend les modèles Google Sheets moins adaptés aux utilisateurs non initiés à la technologie.
ClickUp : la meilleure alternative aux modèles de suivi des dépenses de Google Sheets
Le simple suivi de vos dépenses ne suffit pas pour assurer la prospérité de votre entreprise. Vous avez besoin d'une stratégie financière adaptée, qui consiste à identifier les tendances et à repérer les opportunités de réduction des coûts.
Bien qu'il soit facile de créer un modèle de note de frais dans Excel et Google Sheets, ceux-ci ne fournissent que des informations de base.
Pour optimiser la gestion de vos dépenses, vous avez besoin d’un logiciel avancé comme ClickUp. Il s’agit d’une plateforme tout-en-un qui vous aide à collaborer avec votre équipe afin de rationaliser la budgétisation et les dépenses de votre entreprise. Les modèles de suivi des dépenses de ClickUp effectuent l’automatisation du suivi et du contrôle des dépenses et fournissent des analyses détaillées.
Voici les cinq meilleurs modèles ClickUp de suivi des dépenses que vous pouvez utiliser pour maîtriser votre planification financière.
1. Modèle de rapport de dépenses par ClickUp
Le modèle de note de frais ClickUp vous aide à centraliser toutes vos dépenses personnelles et professionnelles en un seul endroit. Vous souhaitez ajouter différentes catégories de dépenses ? Ouvrez la vue Tableur de ClickUp pour commencer. Vous souhaitez connaître le montant de vos paiements aux fournisseurs et prestataires ? Consultez les tableaux de bord de ClickUp pour obtenir un aperçu.
Le principal atout de ce modèle est qu'il vous permet de définir des statuts personnalisés pour suivre les paiements approuvés et refusés, et d'ajouter des champs personnalisés pour gérer la date de paiement, le bénéficiaire et le montant.
Le modèle de note de frais ClickUp vous aide à enregistrer les dépenses des différents services de votre entreprise afin que vous puissiez gérer le budget de chaque équipe. Il offre également des informations précieuses sur les dépenses de l'entreprise, effectue des prévisions de dépenses et définit des structures de ventilation des coûts pour les projets.
2. Modèle de rapport mensuel des dépenses par ClickUp
Les retards de paiement, les découverts bancaires fréquents et l'augmentation des comptes fournisseurs sont autant de signes d'une mauvaise gestion de la trésorerie.
L'un des moyens d'améliorer la gestion de votre trésorerie consiste à suivre et à gérer régulièrement vos dépenses. C'est là que le modèle de rapport mensuel des dépenses de ClickUp vous aide. Ce modèle, adapté aux débutants, vous permet de définir les détails de votre budget mensuel et de suivre vos dépenses par rapport à ce budget.
Vous pouvez utiliser les informations générées par ce modèle pour réaliser une analyse coûts-bénéfices et améliorer votre trésorerie. Grâce au suivi de vos dépenses mensuelles, vous pouvez contrôler efficacement votre budget annuel et évaluer votre progression financière.
Grâce à ce modèle, vous pouvez facilement suivre où et combien vos employés dépensent. Des hôtels aux transports en passant par les repas, vous pouvez définir le montant alloué dans une feuille de calcul budgétaire et analyser vos sorties de trésorerie.
Personnalisez le modèle pour afficher vos dépenses fixes et variables, et utilisez les tableaux de bord ClickUp pour réaliser des prévisions pour vos dépenses futures.
3. Modèle de note de frais pour les employés par ClickUp
La gestion des dépenses des employés peut s'avérer une tâche fastidieuse. Vous devez suivre les justificatifs, classer les dépenses par catégorie, les vérifier et traiter les remboursements. Le modèle de rapport mensuel des dépenses de ClickUp simplifie l'ensemble du processus pour vous.
Vous pouvez suivre les dépenses de vos collaborateurs en temps réel, les examiner et les valider, puis créer des notes de frais détaillées pour analyser les tendances de dépenses. Cela améliore la précision et réduit les délais de traitement, pour votre satisfaction et celle de vos collaborateurs.
4. Modèle de rapport et de suivi des dépenses professionnelles par ClickUp
Vous souhaitez suivre votre budget et vos dépenses en un seul endroit pour avoir une vue d'ensemble de la santé financière de votre entreprise ? Le modèle ClickUp « Dépenses et rapports d'entreprise » vous aide précisément à cela. Les membres de votre équipe peuvent facilement y ajouter leurs dépenses, ce qui permet de connaître plus facilement les dépenses exactes de chaque service.
Vous pouvez visualiser vos dépenses et identifier des opportunités d'économies. Les fonctionnalités de suivi du temps automatique et d'avertissement en cas de dépendance intégrées à ce modèle sont très utiles pour la gestion globale des coûts d'un projet.
Et ce n'est pas tout ! Le modèle propose plusieurs vues pour améliorer l'analyse et les rapports concernant vos dépenses. Vous pouvez essayer la vue « Rapport de dépenses professionnelles » pour suivre vos dépenses et la vue « Tableau de validation » pour approuver ou rejeter les demandes de remboursement.
5. Modèle de note de frais pour petites entreprises par ClickUp
Les petites entreprises ont du mal à gérer leurs dépenses. Elles manquent de ressources, sont confrontées à des contraintes de trésorerie, ont des coûts d'exploitation élevés et un accès limité au crédit, parmi plusieurs autres facteurs qui rendent leur survie financière difficile.
Vous avez besoin d'un modèle spécialisé pour résoudre ces problèmes spécifiques. Le modèle de rapport de dépenses pour petites entreprises de ClickUp est exactement ce qu'il vous faut. Il automatise le suivi des dépenses, vous aide à gagner du temps et à économiser des ressources, et crée des diagrammes et des graphiques intuitifs pour vous permettre de mieux comprendre les performances financières de votre entreprise.
Vous pouvez les utiliser pour créer des tâches afin de suivre vos dépenses. Le plus intéressant ? Ces modèles génèrent même des rapports à des fins fiscales, ce qui allège votre charge administrative.
Simplifiez la gestion de vos finances grâce aux modèles de suivi des dépenses
Les modèles Google Sheets sont utiles pour le suivi de vos finances, mais ils demandent trop d'efforts pour saisir vos dépenses, les classer par catégorie et calculer le montant total de vos dépenses.
De plus, les modèles Google Sheets ne proposent pas d'analyses avancées, ce qui rend difficile l'identification des tendances en matière de dépenses. Vous pouvez plutôt utiliser des modèles avancés, tels que les modèles de suivi des dépenses de ClickUp, pour automatiser et rationaliser le suivi de vos dépenses.
Grâce aux modèles de suivi des dépenses de ClickUp, vous pouvez planifier des propositions de budget, suivre vos dépenses, identifier les tendances, repérer les opportunités de réduction des coûts et établir des prévisions budgétaires, le tout depuis un seul et même endroit.
Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp pour mieux organiser et suivre vos dépenses.