Comment créer une structure de ventilation des coûts (avec exemples)

combien ce projet va-t-il me coûter ?

C'est probablement l'une des questions les plus courantes mais aussi les plus importantes que tout client ou partie prenante interne vous posera. Et si l'estimation que vous fournissez n'est pas exacte ou même proche de la réalité, elle peut mettre le projet en péril.

Bien sûr, une estimation des coûts ne peut pas toujours être précise au dollar près, mais imaginez que vous proposiez un montant X pour un projet et que vous vous rendiez compte que vous aurez besoin de deux fois plus de budget lorsque le projet commencera réellement.

Ce n'est pas une situation dans laquelle vous voulez vous retrouver.

C'est là qu'une Structure de ventilation des coûts (SDC) peut vous aider à obtenir une image claire des finances de votre projet. Elle décompose tous les coûts prévus en catégories gérables, ce qui vous permet d'avoir une idée précise de la destination de votre argent. Cela vous permet de prendre des décisions budgétaires en toute connaissance de cause et d'avoir une vision claire de l'utilisation de votre argent gérer les coûts du projet efficacement.

En outre, il vous aidera à suivre votre projet pour détecter les éventuels dépassements de coûts dès le début, ce qui vous permettra de livrer le projet dans les temps et dans le respect du budget prévu.

Mais qu'est-ce qu'un CBS exactement, et en quoi diffère-t-il d'une structure de répartition du travail (SRT) ? Nous allons explorer ces questions et bien d'autres encore dans ce guide.

**Qu'est-ce qu'une structure de ventilation des coûts dans la gestion de projet ?

La gestion de projet implique la gestion de plusieurs aspects d'un projet, notamment la portée, le temps et les coûts. S'il est essentiel de maintenir le projet sur la bonne voie et de respecter les délais, il est tout aussi important de rester dans les limites du budget. C'est là que la structure de ventilation des coûts (SCR) devient un outil essentiel.

La structure de ventilation des coûts est un document qui détaille tous les coûts qui seront encourus dans le cadre d'un projet particulier. Chaque ligne de la structure de ventilation des coûts correspond à un élément de coût associé au projet. Il répartit ces coûts en catégories clairement définies, fournissant ainsi une feuille de route détaillée pour les finances de votre projet.

Pourquoi la structure de ventilation des coûts est-elle importante ?

Dans tout cycle de vie de la gestion de projet la partie la plus critique consiste à veiller à ce que le projet soit livré dans les délais et dans le respect du budget prévu. Si l'un ou l'autre ne se déroule pas comme prévu, la réussite globale du projet peut être compromise. En ajoutant des structures de ventilation des coûts à votre stratégie de gestion de projet, vous pouvez.. :

• Améliorer la budgétisation et l'estimation des coûts en identifiant d'emblée tous les éléments potentiels de la structure des coûts. Cela vous permet d'éviter les mauvaises surprises en cours de route et de minimiser le risque de voir les dépenses augmenter au-delà d'une certaine limite
• **Vous pouvez ainsi éviter les mauvaises surprises et minimiser le risque de voir les dépenses augmenter au-delà d'une certaine limiterisques liés aux coûts du projet et les activités à un stade précoce, ce qui vous permet d'élaborer des stratégies d'atténuation ou de minimiser l'impact de ces risques
• Communiquer Effacées les attentes d'un projet à toutes les parties prenantes, y compris les clients, les sponsors et les membres de l'équipe. Cela permet de garantir la transparence et de s'assurer que tout le monde est aligné sur l'objectif du projet

Différence entre la structure de ventilation des coûts et la structure de ventilation du travail

La structure de répartition des coûts peut ressembler beaucoup à la structure de répartition des travaux la structure de répartition du travail (SRT) puisque nous dressons la liste de toutes les activités et de toutes les parties prenantes impliquées dans les deux. Cependant, alors que le CBS se concentre sur le contrôle des coûts ou la gestion des dépenses du projet, la WBS permet de comprendre toutes les activités nécessaires à la réussite du projet.

Voici quelques-unes des différences subtiles :

Décomposer la structure de ventilation des coûts

La structure de ventilation des coûts est créée à l'aide de plusieurs éléments, notamment :

1. L'organigramme de répartition du travail

La base de votre CBS est votre WBS. Ce document décrit les produits livrables et les tâches qui composent votre projet. Il s'agit d'un plan détaillé de ce qui doit être fait.

2. Identifier les coûts liés à chaque activité

Pour tout CBS, il y a quatre catégories principales de coûts à prendre en compte :

• Coût de la main-d'œuvre: Salaires, traitements et avantages sociaux des membres de l'équipe affectés à la tâche. Il s'agit du coût de l'effort humain
• Coûts matériels: Les matières premières, les fournitures et l'équipement nécessaires pour achever la tâche. Il peut s'agir de n'importe quoi, de l'encre d'imprimante au bois de construction, en fonction de votre projet
• Coûts d'équipement: Location ou achat d'équipement spécialisé nécessaire à la réalisation de la tâche
• Coûts indirects : Il s'agit de facteurs autres que les coûts directs qui peuvent alourdir le budget de votre projet. Il s'agit notamment de la location de bureaux, des services publics, de l'assurance, des coûts administratifs, etc

3. Comprendre les opportunités de coûts

Le forfait n'aide pas seulement à planifier les coûts ; il vous aide également à comprendre les possibilités d'action. Par exemple, si vous devez créer un site web pour un client.

Si le coût de l'embauche de ressources externes est beaucoup plus élevé que prévu, vous pouvez prendre des décisions proactives comme achever certaines tâches en interne. Cela permet de minimiser les coûts globaux du projet et de prendre le contrôle de la qualité du projet.

Comment créer une structure de ventilation des coûts

Maintenant que vous comprenez la puissance d'une $$$a, passons aux étapes pratiques de la création d'une structure de ventilation des coûts. Vous pouvez créer des structures de ventilation des coûts détaillées à l'aide d'un logiciel de gestion de projet ou d'un outil qui vous aide à analyser ou à contrôler toutes les activités et les ressources impliquées dans un certain projet. Pour créer une structure de ventilation des coûts détaillée et précise, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous :

Etape 1 : Connaître toutes les activités et les ressources nécessaires

La première étape d'une planification de projet et d'une estimation des coûts réussies consiste à connaître les activités et les ressources nécessaires à votre projet. Il s'agit généralement de :

• Document sur l'étendue du projet: Ce document décrit les objectifs, les produits livrables et les échéanciers du projet. Il sert de base à la fois à votre structure de répartition du travail et à votre CBS
• Mon travail (WBS): Un WBS bien défini est essentiel pour votre CBS. Elle fournit le cadre nécessaire à l'identification des éléments de coût associés à chaque tâche du projet
• Outils d'estimation des coûts: Différents outils d'estimation des coûts sont disponibles, allant de simples feuilles de calcul à des logiciels plus sophistiqués. Choisissez la méthode qui convient le mieux à la complexité et au budget de votre projet

Etape 2 : Identifier les catégories de coûts

L'étape suivante consiste à estimer le coût requis pour chaque tâche, activité ou ressource. Ces tâches peuvent être divisées en plusieurs aspects en fonction de leur impact et de leur domaine de travail, comme par exemple :

• Coûts directs: Il s'agit de dépenses tangibles directement liées à des tâches spécifiques du projet. Ils comprennent généralement :
  
  • Coûts de main-d'œuvre: Salaires, traitements et avantages des membres de l'équipe affectés aux tâches.
  • Les coûts matériels: Les matières premières, les fournitures et les équipements nécessaires pour achever les tâches.
  • **Coûts d'équipement : location ou achat d'équipements spécialisés nécessaires à l'accomplissement des tâches
• Coûts indirects: Souvent appelés frais généraux, il s'agit de dépenses qui assistent le projet dans son ensemble, mais qui ne sont pas directement attribuables à une seule tâche. Les exemples incluent :
  
  • Location de bureaux et services publics
  • Les assurances
  • Frais administratifs
  • Abonnements aux logiciels

En tenant compte des coûts directs et indirects, vous minimisez les risques qu'une tâche ou un facteur de coût inconnu vienne s'ajouter à votre budget.

Etape 3 : Estimer le coût du travail

Une fois que vous avez pris en compte tous les facteurs de coût qui auront une incidence sur votre budget, il est temps de commencer à estimer le coût d'achever un élément d'action particulier. À titre d'exemple, si vous souhaitez réaliser une tâche X, combien de temps les membres de votre équipe mettront-ils à l'achever ? De combien de ressources auront-ils besoin pour l'achever ? Ces réponses vous permettent de prendre en compte le budget global nécessaire pour achever la tâche X.

Une fois que vous avez terminé cette opération pour toutes les tâches de votre projet, vous pouvez l'utiliser pour établir le coût final du projet. Il s'agit d'un processus crucial, en particulier lorsqu'il s'agit d'estimer le budget de projets de grande envergure tels que des projets de construction.

En suivant de près les tâches et les ressources requises pour un projet particulier et d'autres impacts à l'aide de l'outil logiciel de gestion de la construction vous pouvez vous assurer que vos projets sont achevés dans le respect de l'échéancier et du budget définis.

Etape 4 : Élaborer un forfait d'urgence pour votre CBS

Même après un forfait méticuleux, des évènements imprévus peuvent augmenter les coûts de votre projet. Par exemple, si vous devez acheter des matériaux auprès d'un fournisseur et qu'ils sont en rupture de stock, vous devrez peut-être vous les procurer auprès d'une autre source. Le coût de ces derniers peut être plus élevé, ou vous pouvez même avoir à payer un supplément au même fournisseur si les matériaux dont vous avez besoin sont en rupture de stock.

Pour atténuer ces risques, prévoyez une marge pour imprévus dans votre SCB. Il s'agit d'un tampon alloué aux dépenses imprévues qui pourraient survenir au cours du projet. La taille de votre marge pour imprévus dépendra des facteurs de risque inhérents à votre projet.

Télécharger ce modèle

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Pour démarrer votre forfait, utilisez le plan d'urgence ClickUp Modèle de plan d'urgence ClickUp et assurez la sécurité de votre entreprise.

Ce modèle vous affiche à la fois une liste et une vue Tableau, pour vous aider à élaborer votre plan d'urgence et à l'utiliser efficacement dans le cadre de vos projets. Il vous aide à créer une feuille de route claire en cas d'évènements inattendus en :

• Analysant les risques potentiels et leur impact sur vos opérations
• Identifiant les ressources et le personnel nécessaires
• Testant des scénarios alternatifs pour garantir les meilleurs résultats possibles

Etape 5 : Vérification du sens

La dernière étape de la création d'une structure de ventilation des coûts consiste à examiner minutieusement votre forfait. Recherchez les incohérences ou les informations manquantes. Partagez votre SCB avec les parties prenantes clés pour obtenir leur avis et finalisez le document après avoir intégré leurs commentaires.

Analyse de la structure de ventilation des coûts : Un outil essentiel

Pour tout projet, les retards sont souvent coûteux. Par exemple, s'il s'agit d'une entreprise de construction, un petit retard dans l'approvisionnement en ressources peut entraîner un blocage du travail, ce qui finirait par augmenter les dépenses de l'ensemble du projet. C'est pourquoi l'utilisation de l'analyse CBS est cruciale pour les organisations.

Grâce à une analyse régulière de la structure de ventilation des coûts, vous pouvez vous assurer que les finances et les échéanciers de votre projet sont constamment surveillés, ce qui contribue à éliminer les risques liés aux coûts. Cela permet également de :

• La gestion proactive des coûts, car vous pouvez identifier les dépassements de coûts dès le début et prendre des mesures correctives, telles que l'ajustement de l'allocation des ressources ou la négociation avec les fournisseurs, afin de rester dans les limites du budget
• Améliorer le contrôle et la gestion du projet, car vous pouvez contrôler les aspects de la WBS lors de l'analyse de votre documentation CBS
• Identifier les risques potentiels, notamment en matière de planification des coûts ou des ressources, ce qui vous permet de minimiser leur impact sur l'ensemble du projet

Lorsque vous effectuez une analyse CBS, veillez à rechercher les impacts standards sur votre projet, tels que :

• Écarts de coûts: Suivez les écarts entre les coûts budgétés et les coûts réels encourus. Analysez les raisons de ces écarts et prenez les mesures correctives qui s'imposent.
• Jalons du projet: Effectuez une analyse du CBS au niveau des clésjalon du projet afin d'évaluer les performances financières et d'identifier les domaines dans lesquels il convient de corriger le tir. Utiliser Jalons dans ClickUp pour visualiser vos objectifs en un coup d'œil et vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour les atteindre.
• **Toute modification de l'étendue du projet peut avoir un impact sur les coûts. Analysez votre CBS pour comprendre les implications financières des changements de périmètre et assurez-vous qu'ils sont alignés sur le budget global.

Mise en œuvre du CBS avec ClickUp

Pour obtenir l'estimation la plus précise possible de votre projet, vous devez être en mesure de décomposer toutes les tâches, y compris toutes les ressources, les coûts réels, les coûts logistiques et chaque activité impliquée. Pour la plupart des entreprises, cela s'avère souvent difficile car toutes leurs activités et équipes travaillent en silos et sur des plateformes différentes.

C'est là qu'un système de gestion de bout en bout logiciel de gestion de projet comme ClickUp peut contribuer à rendre les choses beaucoup plus rationnelles et efficaces.

ClickUp affiche la vue Équipe pour une gestion d'équipe et une livraison précises du projet

ClickUp va au-delà de la gestion des tâches de base, en offrant une suite robuste de fonctionnalités qui complètent parfaitement vos besoins en matière de SCS. Grâce à lui, vous pouvez :

• Décomposer les livrables du projet en tâches et sous-tâches gérables, créant ainsi une feuille de route visuelle claire. Cela vous permet de mieux estimer le budget du projet en fonction des activités et des ressources impliquées
• Suivre les coûts associés en attribuant des coûts estimés à chaque tâche, en classant les dépenses par catégorie et en suivant les coûts réels encourus. Vous disposez ainsi d'un emplacement centralisé pour la gestion de toutes les finances du projet
• Visualiser la répartition des coûts par catégorie, suivre les écarts budgétaires et obtenir des informations précieuses sur les finances du projet
• Partagez votre document CBS avec les membres de l'équipe, assignez des tâches avec des estimations de coûts et informez tout le monde sur les finances du projet grâce à des mises à jour en temps réel

Gérez facilement toutes les activités liées à un projet sur une seule plateforme avec ClickUp Tasks

Avec Gestion de projet ClickUp avec ClickUp Project Management, vous bénéficiez de fonctionnalités avancées qui peuvent vous aider à

• Planifier et prioriser tous les détails de votre projet avec facilité, en aidant toute votre équipe à obtenir une compréhension claire de la portée, de l'allocation et des activités
• Leverage**ClickUp Brain, un assistant de gestion de projet par IA, pour simplifier votre travail quotidien. Il peut générer automatiquement des éléments d'action et des sous-tâches, résumer les fils de commentaires, créer des tableaux de données, trouver des détails pertinents au sein de ClickUp et des applications connectées, et créer et partager des mises à jour de progression automatisées. Utilisez-le comme votre gestion de projet IA$$
• Obtenez un consensus plus rapidement et démarrez les projets avec clarté en utilisant une plateforme unique pour collaborer sur votre vision du projet, estimer les coûts et livrer les projets plus rapidement et dans le respect du budget

Il fournit également des modèles d'estimation prêts à l'emploi et entièrement personnalisables pour vous aider à démarrer instantanément les estimations de projets CBS et WBS. Par exemple, le modèle Modèle de budget de projet ClickUp avec WBS rend le suivi des coûts facile et simple en divisant votre projet en tâches.

Télécharger ce modèle

Traitez les projets complexes avec finesse grâce au budget de projet ClickUp avec le modèle WBS

En utilisant ce modèle, vous pouvez simplifier les activités de budgétisation du projet car il vous permet de :

• De planifier les activités et les estimations de coûts
• D'organiser toutes les données de votre projet en un seul endroit
• Suivre vos dépenses en continu afin de ne pas dépasser le budget

Il comprend une structure détaillée de répartition du travail (SRT), notamment :

• Des statuts personnalisés : Pour marquer le statut des tâches comme Annulé, Terminé, En cours, En attente et À faire
• Champs personnalisés : Pour catégoriser et ajouter des attributs afin de gérer vos tâches et visualiser facilement les activités et le budget de votre projet
• Affiches personnalisées : Pour afficher vos informations dans plusieurs vues pour le suivi et la gestion du projet
• Gestion de projet : Améliorez le suivi du budget et de l'OTP de vos projets grâce aux fonctionnalités de suivi du temps, aux étiquettes, aux avertissements de dépendance, aux e-mails, etc

Ces modèles fournissent une structure prédéfinie pour votre WBS, vos champs d'estimation des coûts et vos fonctions de suivi budgétaire sans avoir à faire toutes les tâches manuellement ou à partir de zéro.

Télécharger ce modèle

Suivez les coûts de vos projets comme un pro avec un modèle de gestion des coûts de projet ClickUp entièrement personnalisable

Acez votre plan budgétaire de projet avec ClickUp

Voici donc le guide ultime pour vous aider à maîtriser la planification de projet et l'estimation des budgets de projet. Il fournit une image claire et complète des finances de votre projet, vous permettant de prendre des décisions budgétaires éclairées, d'identifier les risques de coûts potentiels de manière proactive et, en fin de compte, de livrer les projets dans les délais et dans les limites du budget.

Mesurez et analysez le temps passé sur les tâches pour assurer la productivité et le respect du budget avec le suivi du temps de projet de ClickUp

Avec ClickUp, vous pouvez faire de l'ensemble de votre projet un succès gestion de projet et de suivre les budgets et les tâches sur la même plateforme.

Qu'il s'agisse des gestionnaires de projet ou de votre service financier ou commercial, ils peuvent tous travailler ensemble, forfaiter les projets et collaborer si nécessaire. Comme le dirait Michael Scott, c'est une triple WIN.

Le tout-en-un logiciel de gestion de projet vous permet de gérer les flux de travail, les documents, les tableaux de bord en temps réel et bien plus encore, afin d'aider votre équipe à avancer plus rapidement, à travailler plus intelligemment et à gagner du temps.

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Foire aux questions (FAQ)

1. Qu'est-ce qui est inclus dans une structure de ventilation des coûts ?

Une structure de ventilation des coûts (CBS) comprend tous les coûts encourus dans le cadre d'un projet donné. Elle comprend quatre catégories principales de coûts :

• Coût de la main-d'œuvre : L'argent dépensé pour les personnes qui exécuteront le projet
• Coûts matériels : Tous les matériaux achetés par l'entreprise, y compris les matières premières, les pièces et les composants, les fournitures de fabrication, l'assurance et le fret
• Coûts d'équipement : l'équipement proprement dit
• Frais généraux ou coûts indirects: Les dépenses qui ne sont pas directement affectées à un coût spécifique, telles que l'espace de bureau, les services publics, les avantages sociaux et les impôts

**2. Qu'est-ce que la méthode de ventilation des coûts ?

La méthode de ventilation des coûts fait référence au processus de création d'une structure de ventilation des coûts. Il s'agit d'identifier toutes les activités du projet à partir de la structure de répartition du travail (SRT), d'attribuer des coûts à chaque activité et de les additionner pour obtenir le budget total du projet.

**3. Quelle est la différence entre une structure de ventilation des coûts et une structure de ventilation du travail (SRT) ?

Une structure de répartition du travail (SRT) décrit les produits livrables du projet en les divisant en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Une structure de ventilation des coûts se concentre sur les aspects financiers du projet, en attribuant des coûts à chaque élément de la SRT. Ensemble, ils affichent une vue d'ensemble de la portée et des finances du projet.