Êtes-vous submergé par une pile de reçus, de factures et de relevés bancaires ? Si la réponse est oui, vous n'êtes pas seul.
Un plan financier bien structuré peut vous aider. Il peut vous permettre d'augmenter votre épargne, de réduire vos dettes et de vous procurer la tranquillité d'esprit qui vient avec le fait de savoir que vous êtes financièrement prêt à faire face aux imprévus de la vie.
Bien sûr, pour la plupart d'entre nous, établir un plan financier est aussi amusant que plier le linge un dimanche après-midi. Si vous vous demandez comment organiser vos finances et atteindre la stabilité financière, nous sommes là pour vous aider.
Poursuivez votre lecture pour découvrir un guide étape par étape qui vous aidera à suivre vos dépenses, à définir des budgets, à économiser de l'argent et à atteindre vos objectifs financiers.
Finances personnelles et finances d'une petite entreprise : comprendre les différences
Organiser vos finances personnelles implique de gérer votre argent, vos dépenses, votre épargne et vos investissements.
D'autre part, les finances des petites entreprises impliquent la gestion des flux de trésorerie, des salaires, des stocks et des dépenses opérationnelles. Elles comprennent également la gestion des obligations fiscales, la conformité réglementaire et les options de financement alternatives.
Dans les deux cas, vous vous concentrez sur l'organisation des finances et la gestion de l'argent d'une seule personne ou d'un groupe relativement restreint. Vous traitez généralement moins de documents financiers et ceux-ci sont moins complexes.
En fin de compte, votre objectif en tant que propriétaire d'une petite entreprise ou particulier est de réduire vos dépenses et d'économiser de l'argent, que ce soit grâce aux bénéfices de votre entreprise ou à une augmentation de vos revenus.
Cependant, bien que ces deux éléments aient de nombreux points communs, certains défis uniques les rendent très différents. Voyons cela ensemble.
Les défis de l'organisation financière : particuliers vs petites entreprises
| Défis | Finances personnelles | Finances des petites entreprises |
|---|---|---|
| Le défi en matière de finances personnelles consiste à s'assurer que vos dépenses sont bien inférieures à vos revenus et que vous mettez de l'argent de côté pour les urgences et les investissements | Dans les petites entreprises, le défi consiste à générer des revenus de manière efficace et à optimiser les dépenses afin de garantir l'efficacité opérationnelle, la croissance et la durabilité | |
| La gestion financière personnelle se concentre généralement sur l'établissement d'un budget pour contrôler les dépenses, l'épargne en cas d'urgence et l'investissement pour assurer la sécurité financière à long terme | Les petites entreprises doivent bien établir leur budget en tenant compte des revenus prévus sur une période donnée. Les défis à relever sont la gestion des dépenses, la comptabilité des projets et la budgétisation des départements tels que l'informatique et le marketing, etc., afin d'équilibrer les coûts tout en garantissant les résultats | |
| Les sources de revenus sont généralement stables, mais peuvent fluctuer en raison de changements d'emploi, de promotions ou de périodes de chômage | Les revenus des petites entreprises sont complexes en raison des aléas liés à la gestion d'une petite entreprise, au ralentissement des ventes, à la concurrence et à d'autres facteurs externes. | |
| En tant que particulier, vous devez payer l'impôt sur le revenu conformément aux lois de votre État ou de votre pays. Le défi consiste à vous assurer que tous vos documents financiers sont à jour et que les impôts requis sont payés à temps | Les entreprises ont besoin de registres financiers précis pour leurs déclarations fiscales, leurs audits, leurs projets et leur conformité aux exigences réglementaires, notamment les lois sur l'emploi et les réglementations spécifiques à leur secteur d'activité | |
| Les particuliers gèrent leurs dettes personnelles telles que les prêts hypothécaires, les prêts étudiants, les cartes de crédit et les prêts personnels, en équilibrant les remboursements et les objectifs d'épargne | Les petites entreprises ont souvent besoin d'un financement externe sous forme de prêts, d'investisseurs ou de financement participatif pour démarrer ou développer leurs activités. Il est donc essentiel de gérer avec soin la dette et les capitaux propres | |
| Les stratégies d'investissement personnel privilégient souvent la diversification afin de répartir les risques entre différents actifs tels que les actions, les obligations, les fonds communs de placement et l'immobilier | Les petites entreprises considèrent l'investissement comme faisant partie intégrante de leur planification future. Cela peut inclure des décisions relatives à l'investissement dans l'expansion, les fusions, les acquisitions, l'amélioration de la marque, etc. |
Stratégies clés pour organiser efficacement vos finances
Maintenant que vous comprenez les complexités de la gestion financière personnelle et de la gestion des finances d'une petite entreprise, discutons des stratégies clés pour rendre ces processus plus efficaces.
Organisez vos finances avec ClickUp
ClickUp est un logiciel de gestion financière et de productivité qui vous aide à organiser vos factures et vos finances de manière simple et compréhensible, que vous gériez les finances d'un particulier ou d'une petite entreprise.
Du suivi de vos finances aux rappels de dates d'échéance, ClickUp pour la gestion financière vous permet de faire tout cela et bien plus encore. Voici comment vous pouvez l'utiliser pour gérer vos paiements de factures, vos paiements par carte de crédit, vos dépenses discrétionnaires et tous vos autres objectifs financiers et d'épargne.
- Créez des tableaux de bord entièrement personnalisables pour obtenir des rapports détaillés sur la répartition de votre budget et un aperçu de votre santé financière grâce à des visualisations attrayantes
- Utilisez les champs de formule ClickUp pour effectuer des calculs à partir de vos données
- Utilisez la vue Calendrier pour afficher toutes vos tâches financières en un coup d'œil et rester à jour dans vos tâches à faire
- Créez une checklist complète de vos factures et de leurs dates d'échéance à l'aide de la checklist des tâches ClickUp
- Tirez parti de modèles prêts à l'emploi et entièrement personnalisables, tels que des modèles de budget, de checklist et de comptabilité, pour une gestion plus efficace
- Utilisez les tâches récurrentes pour vos factures mensuelles afin d'effectuer tous vos paiements à temps. Affichez toutes les périodicités dans la vue Calendrier pour faciliter la planification
- Définissez des objectifs à court et à long terme, suivez votre progression et respectez votre calendrier pour les atteindre avec ClickUp Objectifs
- Utilisez les champs personnalisés pour ajouter des détails tels que les montants et les modes de paiement et améliorer les rapports du tableau de bord
- Définissez des rappels depuis vos appareils mobiles ou vos ordinateurs pour vous souvenir des tâches essentielles telles que le paiement des factures, la révision du budget, etc. , avec ClickUp Reminders
- Intégrez plus de 1 000 applications pour gérer vos finances sur une seule plateforme
Arnold Rogers, responsable du service client chez Launch Control, dit ceci à propos de ClickUp :
Nous avons intégré Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Cela nous permet de suivre les finances, la fidélisation, les rapports et les détails des clients dans un seul espace, car nous pouvons extraire les informations de tous les outils que nous utilisons et les compiler dans ClickUp pour une utilisation facile sans impliquer tous les services et sans prendre de temps sur leur emploi du temps.
Nous avons intégré Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Cela nous permet de suivre les finances, la fidélisation, les rapports et les détails des clients dans un seul espace, car nous pouvons extraire les informations de tous les outils que nous utilisons et les compiler dans ClickUp pour une utilisation facile sans impliquer tous les services et sans leur faire perdre de temps.
Conseil de pro : Tirez parti du modèle de gestion financière de ClickUp pour suivre et contrôler vos budgets, analyser vos performances financières et collaborer avec votre équipe pour la planification financière. Le modèle propose 28 statuts personnalisés pour suivre vos projets financiers. Utilisez ce modèle pour prendre le contrôle de vos finances en :
- Suivi des dépenses
- Identifier les domaines dans lesquels vous pouvez économiser ou augmenter vos revenus
- Définir des objectifs personnalisés
- Obtenir des informations en temps réel sur les flux de trésorerie
Vérifiez et mettez à jour régulièrement votre budget
La première étape dans l'organisation de vos finances, qu'elles soient personnelles ou professionnelles, consiste à établir un budget. Un budget est simplement un plan écrit dans lequel vous répartissez votre argent entre différentes dépenses. Il vous aide à identifier où va votre argent chaque mois et à réduire les coûts inutiles.
Cependant, établir un budget n'est qu'un début. Il est essentiel de le revoir et de le mettre à jour régulièrement afin qu'il reflète vos revenus, vos dépenses et vos objectifs financiers. Vous constaterez que votre budget doit être ajusté à certaines périodes. Au fil du temps, vous pourrez identifier ces habitudes de dépenses et mettre à jour votre budget en conséquence.
Un examen régulier vous aide à voir si vous avez dépassé votre budget et à faire les ajustements nécessaires. Si vos revenus ont augmenté ou diminué, ajustez votre budget pour refléter votre situation financière actuelle. De même, si vous avez engagé de nouvelles dépenses ou réussi à réduire celles existantes, mettez à jour votre budget pour tenir compte de ces changements.
Si vous ne savez pas par où commencer pour établir votre budget personnel, utilisez des modèles de budget mensuel tels que le modèle de budget personnel de ClickUp. Ce modèle vous aide à identifier vos habitudes de dépenses, à planifier vos objectifs à long terme, à ajuster votre budget et à vous préparer à des dépenses imprévues. Vous pouvez consulter votre budget par catégorie et vérifier les dates d'échéance à l'aide de la vue Calendrier de ClickUp.
Les modèles de budget de projet tels que le modèle de budget d'entreprise ClickUp peuvent simplifier le processus de budgétisation pour les petites entreprises. Le modèle vous permet de créer des budgets de projet et un système de classement avec des ventilations détaillées afin de centraliser vos dépenses professionnelles et de suivre les performances réelles par rapport aux performances prévues. Grâce à ce modèle, vous pouvez comparer les résultats aux plans en temps réel, identifier les domaines à optimiser et réduire les coûts.
Payer ses factures à temps
Vous avez des dizaines de factures à payer chaque mois : factures de services publics, loyer, hypothèque, carte de crédit, abonnements, salaires, etc
Payer vos factures à temps est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de votre foyer ou de votre entreprise et vous permettre de vous libérer de vos dettes et de le rester. Cela peut devenir un véritable défi lorsque vous avez des factures à payer à des dates différentes, que les montants varient et que vous devez vous assurer de disposer de fonds suffisants pour effectuer vos paiements en temps voulu.
Payer à temps vous aide à éviter les frais de retard, à maintenir un bon crédit et à gérer efficacement vos flux de trésorerie.
Conseils pour vous aider à payer vos factures à temps :
- Commencez par créer une liste ou une checklist complète de toutes vos factures récurrentes et de leurs dates d'échéance
- Tirez parti de la technologie pour configurer des rappels pour les dates d'échéance des factures. Vous pouvez utiliser des applications de calendrier, des rappels sur votre téléphone ou des applications de gestion financière telles que ClickUp qui vous avertissent lorsque des factures sont dues
- Automatisez le paiement de vos factures dans la mesure du possible. La plupart des banques et des fournisseurs, prestataires de services proposent des options de paiement automatique, vous permettant de programmer le prélèvement des paiements sur votre compte bancaire à leur date d'échéance
- Surveillez régulièrement le solde de vos comptes bancaires afin de vous assurer que vous disposez de fonds suffisants pour payer vos factures à venir. Configurez des alertes en cas de solde insuffisant afin de faciliter les paiements automatiques et d'éviter les frais de découvert ou les paiements manqués en raison d'un solde insuffisant
Suivez vos dépenses
La prochaine étape consiste à suivre vos dépenses pour savoir où va votre argent. Le suivi vous aide à :
- Identifiez les domaines dans lesquels vous dépensez peut-être trop
- Établissez un budget réaliste qui correspond à vos objectifs financiers
- Allouer des fonds à vos objectifs d'épargne, au remboursement de vos dettes et à d'autres objectifs financiers
- Identifiez les transactions non autorisées ou frauduleuses
Voici comment vous pouvez suivre vos dépenses :
- Conservez une trace détaillée de toutes vos dépenses dans un cahier ou un tableur
- Utilisez un logiciel de gestion budgétaire de projet et des applications de suivi des dépenses qui classent automatiquement les transactions provenant des comptes bancaires et des cartes de crédit liés
- Répartissez votre argent dans des enveloppes ou des catégories (par exemple, courses, loisirs) et suivez vos dépenses dans chaque catégorie
- Utilisez des modèles de notes de frais pour enregistrer de manière exhaustive les dépenses de votre entreprise
- Examinez vos relevés bancaires mensuels afin de classer et d'analyser manuellement vos dépenses
Équilibrer les comptes conjoints
Si vous avez un compte joint, il est essentiel de le solder régulièrement afin de maintenir la transparence, la confiance et l'harmonie financière avec votre cotitulaire. Selon le nombre de personnes ayant accès au compte joint et les autorisations dont elles disposent pour effectuer des transactions, le solde des comptes joints peut devenir un véritable défi.
Voici comment équilibrer vos comptes joints :
- Définissez des limites de transaction pour chacun des titulaires de comptes conjoints sur votre plateforme de gestion financière
- Mettez en place un processus permettant au cotitulaire du compte d'autoriser un paiement (par exemple : planification préalable du paiement, approbation conjointe du justificatif de dépense, etc. )
- Mettez en place un système où tous les titulaires de comptes se tiennent mutuellement informés de leurs dépenses sur l'application ou la plateforme de gestion des dépenses
- Assurez-vous que tous les titulaires d'un compte joint reçoivent régulièrement des informations sur le solde du compte via l'application de gestion des dépenses
- Attribuez des types de paiements spécifiques que chacun des titulaires du compte conjoint peut effectuer (par exemple, les paiements liés à la paie, les services publics, les dépenses de marketing, etc. )
Il facilite l'établissement d'un budget et d'une planification financière précis, car tous les titulaires de compte peuvent voir où va leur argent et ajuster leurs dépenses en conséquence.
Il permet également d'éviter les frais de découvert et les dépenses associées, qui peuvent survenir si le titulaire d'un compte n'est pas au courant des transactions en attente.
Fixez-vous des objectifs d'épargne et atteignez-les
L'épargne est essentielle. La meilleure façon d'épargner est de se fixer des objectifs clairs. Que vous épargniez pour votre retraite ou pour acheter une nouvelle maison, avoir un objectif vous donne une direction, une motivation et une feuille de route claire.
Voici comment vous pouvez définir et atteindre vos objectifs d'épargne :
- Définissez des objectifs d'épargne clairs. Ceux-ci peuvent être à court terme, comme économiser pour des vacances, ou à long terme, comme acheter une maison
- Il est naturel d'avoir plusieurs objectifs d'épargne. Par conséquent, classez vos objectifs par ordre d'importance et d'urgence
- Fixez-vous des objectifs d'épargne précis et mesurables. Ainsi, au lieu d'un objectif vague comme « économiser plus d'argent », fixez-vous une cible claire, telle que « économiser 5 000 $ pour un fonds d'urgence cette année »
- Créez un plan d'épargne dédié pour déterminer combien vous devez épargner régulièrement afin d'atteindre vos objectifs. Ainsi, pour l'objectif ci-dessus, vous pouvez décider d'épargner 100 $ supplémentaires chaque semaine pendant environ un an. Intégrez ce plan à votre budget
Utilisez le virement automatique de votre salaire
Le dépôt direct de votre salaire est un moyen pratique et efficace de gérer vos revenus. Il garantit que vos gains sont déposés rapidement et en toute sécurité sur votre compte bancaire. Il présente de nombreux avantages :
- C'est pratique, car votre salaire est automatiquement déposé sur votre compte le jour de la paie
- Vous pouvez mettre en place des virements automatiques pour transférer une partie de votre salaire vers des comptes d'épargne, de dépenses ou d'investissement
- Vous bénéficiez d'un accès immédiat à vos fonds
Pour mettre en place le virement automatique de votre salaire, contactez votre service des ressources humaines ou de la paie et vérifiez auprès de votre banque qu'elle accepte les virements automatiques. L'étape suivante consiste à activer les virements automatiques afin d'allouer des fonds à différents comptes, tels que les urgences, la retraite ou les investissements.
Tirez parti des applications financières
Grâce à la technologie, vous n'avez plus besoin d'organiser vos finances manuellement. Les applications financières changent la donne dans le domaine des finances. Elles vous aident à gérer vos finances personnelles ou celles de votre petite entreprise où que vous soyez dans le monde.
La plupart des applications disposent de fonctionnalités qui vous permettent de suivre vos dépenses, de définir des rappels, de créer des budgets, de payer vos factures et de surveiller vos investissements. Voici quelques avantages liés à l'utilisation d'applications financières :
- Gérez vos finances à tout moment, où que vous soyez
- Classez et suivez automatiquement vos dépenses en les liant à vos comptes bancaires
- Établissez un budget et respectez-le en fixant des limites de dépenses
- Définissez et suivez vos objectifs financiers à l'aide de visualisations puissantes
- Envoyez des rappels pour les paiements de factures à venir et évitez les frais de retard
Lorsque vous sélectionnez une application financière, examinez attentivement ses fonctionnalités. Vérifiez si l'application dispose de normes de sécurité élevées et si les clients la trouvent utile.
Intégrez la gestion des cartes de crédit
Une gestion efficace des cartes de crédit permet de maintenir une bonne santé financière, d'éviter les dettes et de maximiser les avantages. Elle vous permet également de profiter de récompenses, d'améliorer votre cote de crédit et de respecter votre budget.
Voici quelques moyens d'intégrer la gestion des cartes de crédit dans la gestion financière :
- Comprenez les conditions, les taux d'intérêt, les frais et les avantages de chaque crédit que vous possédez. Connaissez leurs cycles de facturation, leurs dates d'échéance et leurs périodes de grâce afin d'éviter les frais de retard
- Utilisez des applications financières pour suivre les transactions de votre carte de crédit
- Allouez une partie spécifique de votre budget aux dépenses par carte de crédit
- Payez vos factures à temps pour éviter les frais de retard
- Profitez des récompenses et des avantages offerts par vos cartes de crédit, tels que des remises en argent, des points de voyage ou des réductions
Utilisez la méthode de la boule de neige
La méthode « boule de neige » est un moyen efficace d'éliminer systématiquement vos dettes. Elle consiste à rembourser d'abord les dettes les plus petites afin de créer une dynamique et de renforcer votre motivation. Pour utiliser cette méthode, suivez les étapes suivantes :
- Commencez par dresser une liste exhaustive de toutes vos dettes
- Classez vos dettes par ordre croissant en fonction du solde dû
- Élaborez un budget détaillé pour déterminer combien d'argent supplémentaire vous pouvez consacrer au remboursement de vos dettes
- Effectuez les paiements mensuels minimums sur toutes vos dettes afin d'éviter les frais de retard et les intérêts supplémentaires
- Utilisez tous les fonds supplémentaires que vous avez identifiés dans votre budget pour rembourser les dettes les plus petites
- Remboursez d'abord la plus petite dette, puis passez à la suivante sur votre liste, et ainsi de suite
À mesure que vous remboursez chaque dette, le montant que vous pouvez allouer à la dette suivante augmente. Cet effet boule de neige vous permet de rembourser plus rapidement les dettes les plus importantes.
Cette méthode peut être un moyen efficace de vous libérer de vos dettes, et vous éprouvez un sentiment d'accomplissement chaque fois que vous remboursez une dette. Elle vous permet également de vous concentrer sur une seule dette à la fois sans vous sentir dépassé.
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Organisez vos finances avec ClickUp
Organiser vos finances peut sembler fastidieux et intimidant, mais les avantages en valent largement l'effort. Examiner régulièrement votre budget, payer vos factures à temps, équilibrer vos comptes communs et suivre vos dépenses peut vous aider à mener une vie financière saine, sécurisée et sans stress.
N'oubliez pas que l'organisation de vos finances n'est pas un évènement ponctuel. Il s'agit d'un processus continu. Commencez donc modestement, restez cohérent et célébrez votre progression.
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