Personne ne peut se vanter d'avoir un niveau de productivité constant. Tout le monde connaît des baisses de productivité de temps à autre.
Et ce n'est pas seulement le vendredi après-midi ou l'été qui sont synonymes de désastre pour votre productivité. Les pires coupables sont les redoutables lundis matins.
Une étude présentée lors de la conférence 2023 de la British Cardiovascular Society a révélé que les crises cardiaques sont plus fréquentes le lundi que n'importe quel autre jour. 😲
Mais pourquoi les lundis sont-ils si stressants pour la plupart des professionnels ?
Explorons la psychologie derrière le blues du lundi et comment vous pouvez le tenir à distance.
Comprendre la baisse de productivité du lundi
De nombreuses études ont démontré que les employés sont plus susceptibles de commencer leur lundi avec le moral en berne plutôt qu'avec enthousiasme. Voici quelques facteurs courants qui nuisent à la productivité et favorisent le blues du lundi :
- Facteurs de stress persistants : les problèmes non résolus et les échéances en suspens de la semaine précédente peuvent être source d'anxiété. Il est alors difficile de se concentrer et d'être efficace le lundi
- Décalage horaire social : que ce soit pour sacrifier votre sommeil au profit de votre vie sociale ou pour rattraper votre retard, un horaire de sommeil différent le week-end peut perturber votre cycle de sommeil, vous laissant fatigué et moins productif
- L'état d'esprit « nouvelle semaine, nouveau départ » : le lundi peut sembler le moment idéal pour prendre un nouveau départ, mais essayer de tout faire peut vous faire perdre votre concentration et vous rendre sujet aux erreurs, ce qui vous stressera davantage
- Boîte de réception 1000 et quelques : se retrouver face à une boîte de réception débordante le lundi matin peut être accablant. Vous risquez de passer votre journée de travail à trier les e-mails en attente, repoussant votre véritable travail
Un sondage réalisé par B2B Reviews a révélé que 25 % des employés sont moins productifs le lundi, 50 % ressentent un stress plus élevé le lundi et 57 % souhaiteraient que le lundi fasse partie du week-end (une préférence nette pour les semaines de travail de 4 jours ).
Le même sondage met également en évidence deux autres changements de mentalité chez les employés :
- Les lundis à distance : 76 % des travailleurs hybrides préfèrent travailler à domicile le lundi. Ils estiment que cela les aide à démarrer leur semaine en douceur, à éviter les longs trajets et à s'aligner sur l'emploi du temps de leur famille
- Les lundis au strict minimum : un employé sur quatre ne fait que le travail le plus basique le lundi : vider sa boîte de réception, assister à des réunions et planifier la semaine à venir
Le même sondage a également révélé que les employés sur site étaient plus susceptibles de se sentir stressés le lundi que les employés à distance ou hybrides.
Stratégies pour booster votre productivité le lundi
Nous avons identifié certains facteurs courants qui peuvent entraîner une baisse de la productivité le lundi matin. Voyons maintenant comment y faire face et être plus productif, afin que vous puissiez commencer vos lundis de bonne humeur, enthousiaste et plein d'énergie.
Commencer votre journée tôt
L'un des moyens les plus simples de lutter contre le coup de blues du lundi matin est tout simplement de commencer la journée tôt. Cela présente deux avantages :
- Cela vous donne plus de temps pour préparer et organiser vos tâches afin d'avoir une journée productive
- Il signale à votre cerveau qu'il est temps de passer en mode travail, réduisant ainsi le risque de se sentir désorienté ou démotivé
Commencer la semaine du lundi du bon pied crée un élan et un sentiment d'accomplissement qui se répercutent sur le reste de la semaine.
Vous pouvez également profiter des heures supplémentaires du matin (et du temps ininterrompu) pour passer en revue vos objectifs hebdomadaires, définir vos intentions et planifier vos tâches pour les jours à venir.
Un moyen simple d'y parvenir est d'utiliser un outil numérique tel que ClickUp Whiteboards. Il vous offre un espace presque infini pour visualiser vos forfaits. De plus, il est toujours accessible (sur votre ordinateur portable et vos appareils mobiles) et est même livré avec un modèle prêt à l'emploi.
Le modèle de tableau blanc « Plan de travail ClickUp » peut vous aider à décomposer vos objectifs et vos projets, à ajouter des tâches pour chaque projet et à suivre votre progression hebdomadaire à partir d'un seul endroit.
Utilisez-le pour créer votre flux de travail ClickUp et le visualiser comme vous le souhaitez : sous forme de liste, de diagramme de Gantt, de vue Charge de travail ou de vue Calendrier. Les commentaires, automatisations, IA et outils de collaboration intégrés simplifieront encore davantage la planification de vos projets.
De plus, si vous travaillez avec des collègues, vous pouvez collaborer ensemble sur le Tableau blanc, vous attribuer des tâches, obtenir des mises à jour sur le statut et visualiser vos sessions de brainstorming sur le Tableau blanc lui-même.
Conseil de pro : si vous trouvez les lundis difficiles, utilisez les tâches ClickUp pour noter toutes vos tâches à venir pendant le week-end. Vous pouvez regrouper les tâches par catégories afin de créer une base de données pour différents types de tâches. Cela vous permettra de faire le vide dans votre esprit et de commencer la semaine du lundi avec une liste de tâches claire.
Hiérarchiser vos tâches
Une fois que vous savez sur quelles tâches vous devez travailler, l'étape suivante consiste à les classer par ordre de priorité. Utilisez les priorités de tâches de ClickUp pour classer les tâches par ordre d'urgence et d'importance comme suit :
- Urgent : Tâches dont les délais sont critiques ou qui ont des conséquences immédiates si elles ne sont pas achevées. (Importance élevée et urgence élevée)
- Élevé : tâches importantes qui doivent être achevées rapidement, mais sans la pression immédiate des tâches urgentes. (Importance élevée et urgence moyenne)
- Normal : Tâches standard qui contribuent à vos objectifs mais qui peuvent être planifiées avec une certaine flexibilité. (Importance moyenne et urgence moyenne)
- Faible : Tâches ayant un impact minimal ou pouvant être déléguées ou reportées. (Faible importance et faible urgence)
De cette façon, vous disposez d'une feuille de route adéquate pour commencer votre semaine de travail.
Une autre excellente façon d'y parvenir est de suivre la matrice d'Eisenhower. Également appelée matrice urgent-important, il s'agit d'un forfait de productivité qui aide les individus à hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.
La matrice classe les tâches en quatre quadrants :
- Urgent et important : ces tâches requièrent une attention immédiate et doivent être effectuées dès que possible
- Urgent mais pas important : souvent source de distraction, ces tâches peuvent être déléguées à d'autres ou même ignorées si elles ne font pas avancer les choses
- Important mais pas urgent : essentiels pour les objectifs à long terme, ils ne nécessitent pas d'action immédiate mais doivent être planifiés
- Ni urgent ni important : tâches à faible priorité qui peuvent être reportées ou supprimées afin de donner la priorité à des projets plus importants
Si certaines personnes visualisent cette matrice sur un tableau blanc, un tableau numérique peut s'avérer plus utile, en particulier si vous avez de nombreux projets ou plusieurs collaborateurs.
Certains tableaux blancs numériques, comme ClickUp, disposent d'un modèle de matrice d'Eisenhower prêt à l'emploi pour vous aider à démarrer rapidement.
Le modèle de matrice des priorités ClickUp peut vous aider à classer vos tâches afin que vous sachiez lesquelles ont le plus d'impact sur vos objectifs hebdomadaires. De plus, toute tâche que vous ajoutez au Tableau blanc ClickUp sera automatiquement synchronisée avec sa solution de gestion de projet, avec tous les détails importants, tels que la description de la tâche, le niveau de priorité et la date d'échéance.
Vous pouvez également utiliser la « vue Tableau » pour afficher les tâches en fonction des niveaux que vous avez définis dans la matrice des priorités. Cela vous permet d'adopter une approche structurée pour gérer vos tâches et vos projets et de mieux répartir votre temps et vos ressources.
Planifier à l'avance
Avoir un plan d'action clair peut vous aider à vous préparer et à vous mettre rapidement au travail. Cela peut également réduire votre anxiété et vous donner une idée de ce qui vous attend.
Certains gourous de la productivité ne jurent que par le cadre « Top Three », qui consiste à dresser la liste des trois tâches incontournables à accomplir chaque jour. Il s'agit des tâches les plus importantes, généralement les tâches prioritaires 1 et 2 qui nécessitent beaucoup de travail approfondi et qui vous rapprochent de vos objectifs.
Si vous êtes quelqu'un qui procrastine, vous pouvez également ajouter un autre cadre à celui-ci : « Eat the Frog » (mangez la grenouille). Cela signifie que vous accomplissez la tâche la plus importante et la plus difficile dès le début de la journée.
Cela vous enlève un poids énorme. Et cela vous donne un coup de dopamine qui vous aide à tenir le reste de la journée (et de la semaine).
Utiliser efficacement les pauses
Il est tout aussi important de planifier vos pauses que vos tâches. Les pauses vous aident à mieux vous concentrer à court terme, à gérer votre niveau de stress et à éviter le burn-out à long terme.
Prendre de courtes pauses pour simplement marcher ou prendre un café avec un collègue peut vous aider à vous détendre et à vous relaxer. Si vous travaillez à domicile, vous pouvez promener votre chien. Les animaux domestiques et la lumière du soleil sont la meilleure combinaison pour améliorer votre humeur.
Vous avez une journée chargée ? Prenez cinq minutes pour faire des exercices de respiration profonde, des étirements ou du yoga sur chaise, et vous vous sentirez revigoré.
Une façon d'être attentif à vos pauses est d'utiliser la technique Pomodoro : travaillez pendant 25 minutes et faites une pause de 5 minutes. Pour un travail approfondi, vous pouvez modifier cette technique en 50 minutes de travail et 10 minutes de pause, à condition de faire une courte pause entre chaque cycle.
Une autre façon de planifier vos pauses consiste à bloquer des plages horaires. Créez des plages horaires spécifiques pour les tâches importantes, prévoyez de courtes pauses pour vous reposer et vous détendre, ou alternez entre des périodes de travail concentré et des périodes de repos pour mieux gérer votre temps (et vos priorités).
Si vous utilisez ClickUp comme outil de gestion des tâches personnelles ou professionnelles, nous vous recommandons vivement le modèle ClickUp Daily Time Blocking. Ce modèle vous permet de diviser votre journée en créneaux horaires (matin, après-midi et soir) et d'ajouter des tâches spécifiques (et des temps de pause) tout au long de la journée.
Il vous donne également une idée de votre forfait quotidien, suit vos heures de pointe en matière de productivité et vous assure de disposer de suffisamment de temps libre pour vous détendre et vous ressourcer.
Conseils d'organisation pour une productivité accrue
Saviez-vous qu'un environnement encombré peut augmenter votre taux de cortisol ?
Une étude a révélé que le cortex visuel d'une personne peut être submergé par des objets sans rapport avec une tâche particulière. Cela rend la concentration plus difficile.
C'est pourquoi il est important de garder votre environnement de travail, qu'il s'agisse d'un bureau ou d'un espace de travail à domicile, propre et organisé.
Lorsque vous arrivez au travail ou que vous vous asseyez pour commencer votre journée, prenez quelques minutes pour organiser votre bureau. En rangeant le désordre, en classant vos documents et en rangeant les éléments éparpillés, vous créez un environnement de travail propre et accueillant qui favorise l'efficacité et la productivité.
Communication et réunions le Monday
Une raison courante du stress du lundi est d'être confronté à une boîte de réception inondée. Répondre à des dizaines d'e-mails, de messages instantanés et autres communications internes peut vous prendre beaucoup de temps. Avant même de vous en rendre compte, vous avez perdu le contrôle de votre journée.
Et puis, il y a les réunions du lundi matin : mises à jour de statut, comptes rendus quotidiens et appels stratégiques hebdomadaires. Elles peuvent toutes empiéter sur votre journée, ce qui signifie que vous ne pouvez accomplir aucun travail concret et important.
Voici quelques moyens d'éviter cela :
- Mangez la grenouille en premier : informez vos collègues que vous répondrez à leurs messages dans l'après-midi afin de pouvoir accomplir vos tâches importantes en premier
- Adoptez des méthodes de communication asynchrones : Réduisez le nombre de réunions en partageant les mises à jour de statut de manière asynchrone. Publiez-les sur votre outil de communication interne, laissez des commentaires sur les documents et les tâches, et surtout, créez une culture de travail où les membres de l'équipe ne se sentent pas obligés de répondre immédiatement
- Utilisez des clips vidéo : chaque fois que vous devez expliquer quelque chose, envoyez des enregistrements vidéo plutôt que de programmer un appel. Cela permet à vos collègues de répondre quand ils le souhaitent
- Déplacez les réunions du lundi au vendredi (précédent) : grâce à ce simple changement, vous réduirez les interruptions du lundi et donnerez à chacun une idée claire de ce qui l'attend dans la semaine à venir. Cela permettra aux employés de se mettre au travail dès le début de la semaine
Si vous envisagez d'intégrer des systèmes de communication asynchrone dans votre environnement de travail, ClickUp peut vous être utile. Utilisez-le comme un outil asynchrone unique pour collaborer sur vos projets, vos documents et bien plus encore depuis un seul endroit.
Avec ClickUp, vous pouvez laisser des commentaires contextuels sur chaque tâche ou document et collaborer sur des documents de manière asynchrone en laissant des commentaires ou en étiquetant les DRIs. Vous pouvez même partager des enregistrements vidéo expliquant en détail des commentaires ou des concepts complexes à l'aide des clips ClickUp.
Votre checklist pour être productif le lundi
Nous avons résumé nos meilleurs conseils pour être productif le lundi dans une checklist pratique. Copiez-la dans votre agenda numérique ou imprimez-la (en plusieurs exemplaires !) et atteignez vos objectifs !
- Commencez votre journée tôt [Monday]
- Planifiez votre semaine à l'avance [Le vendredi avant de quitter le travail]
- Hiérarchisez vos tâches [Le vendredi avant de quitter le travail ou le dimanche]
- Supprimez ou déléguez les tâches de faible valeur [Monday]
- Utilisez des systèmes de productivité tels que Eat the Frog ou Getting Things Done pour accomplir les tâches les plus importantes en premier
- Passez en revue vos tâches et ajustez votre forfait si nécessaire
- Profitez des pauses tout au long de la journée [Monday]
- Utilisez un outil de productivité numérique comme ClickUp pour rester organisé [Tout au long de la journée]
Commencez votre semaine du bon pied avec ClickUp
Si vous manquez de motivation le lundi matin ou si vous vous sentez à plat en début de semaine, un système d'organisation et de productivité peut vous aider à mettre en place une routine efficace.
Une plateforme de productivité comme ClickUp peut vous aider à planifier votre semaine. Elle comprend toute une série d'outils (outils de suivi du temps, tableaux blancs numériques, outils de gestion des tâches, etc.) pour vous aider à créer une routine simple et facile à suivre. Planifiez à l'avance et commencez votre semaine du bon pied. Inscrivez-vous gratuitement, organisez toute votre semaine et commencez votre lundi avec une énergie renouvelée !