Excel n'est plus seulement utilisé pour le calcul de données. Grâce à ses capacités de personnalisation, d'intégration et d'automatisation, de nombreux chefs de projet utilisent également Excel pour créer des feuilles de route de gestion de projet.
Une feuille de route de projet est un aperçu stratégique, visuel et de haut niveau qui décrit les objectifs et les aspects clés de votre projet. Elle aide votre équipe à s'y retrouver dans les complexités de l'exécution du projet et garantit la progression des projets sans obstacle.
De nombreux chefs de projet utilisent Microsoft Excel comme logiciel de gestion de projet de référence pour créer des feuilles de route. Il est largement disponible, simple à utiliser et permet d'accomplir le travail.
Une feuille de route pour un projet dans Excel présente les jalons, les échéanciers et les dépendances. Vous pouvez commencer par organiser votre feuille de route en colonnes, chacune représentant un aspect différent de vos tâches, des propriétaires et des échéanciers.
Ensuite, utilisez les lignes pour créer une liste des différents jalons et les cellules pour enregistrer les informations pertinentes telles que les dates de début et de fin, les mises à jour de statut, etc. Vous pouvez également utiliser les fonctionnalités de mise en forme conditionnelle et de création de diagrammes, ainsi que le modèle d’échéancier de projet Excel approprié, pour présenter vos informations de manière visuelle.
Enfin, veillez à ce que votre feuille de route soit dynamique et constamment mise à jour afin de refléter les changements et les améliorations.
Comprendre les feuilles de route dans la gestion de projet
Une feuille de route vous aide à gérer les complexités en fournissant un guide structuré pour votre projet. Elle vous aide à rester organisé, concentré et sur la bonne voie. Elle améliore la coordination au sein de votre équipe, en veillant à ce que tout le monde travaille vers le même objectif.
Par exemple, si votre objectif est de lancer un nouveau produit avant la fin du troisième trimestre, votre modèle de feuille de route produit décrira les tâches spécifiques que vous devez accomplir. Ces tâches peuvent inclure le développement du produit, l'étude de marché et la finalisation de la stratégie marketing.
Comprenons mieux cela en discernant les éléments clés d'une feuille de route de projet. Elle doit inclure
- Objectifs et buts : définir les objectifs du projet.
- Jalons importants : pour mettre en évidence les réalisations qui marquent la progression vers les objectifs.
- Échéanciers : établir une séquence d'activités pour indiquer quand chaque tâche doit être effectuée et achevée.
- Dépendances : identifier les relations entre les tâches afin de déterminer l'ordre dans lequel elles doivent être achevées.
- Ressources : pour affecter les personnes, les outils de planification de projet, les matériaux et les budgets nécessaires pour achever le projet.
- Risques potentiels et stratégies d'atténuation : identifier les risques potentiels susceptibles d'avoir un impact sur le projet et élaborer des solutions pour les surmonter.
Différence entre une feuille de route et un échéancier
Cela dit, vous devez comprendre qu'une feuille de route diffère d'un échéancier. Alors que la première vous donne un aperçu des résultats de votre projet, le second définit la séquence spécifique des tâches nécessaires pour atteindre ces résultats, leurs échéances et les coûts prévus.
Ce tableau vous aidera à y voir plus clair :
| Aspect | Feuille de route | Échéancier |
| Portée | Aperçu visuel de haut niveau des objectifs, des jalons et des échéanciers d'un projet. | Ordre chronologique des tâches à achever pour que le projet soit un succès |
| Objectif | Communiquez la vision globale, les grandes lignes stratégiques et l'orientation stratégique du projet aux parties prenantes et aux membres de l'équipe. | Guidez l'exécution quotidienne du projet et effectuez le suivi de chaque tâche ainsi que de la progression globale du projet. |
| Mettre en forme | Souvent visuelle, elle englobe les échéanciers, les jalons, les décisions stratégiques et les objectifs généraux. | Comprend des listes de tâches, des allocations de ressources et des vues détaillées de l’échéancier. |
Voyons maintenant comment créer une feuille de route dans Excel.
Guide étape par étape pour créer une feuille de route dans Excel
Que vous créiez une feuille de route Excel pour la première fois ou que vous soyez bloqué par un problème lors de la création de votre dixième, vingtième ou centième feuille de route, suivez ces étapes pour faciliter le processus.
1. Dressez la liste des principaux éléments et des dates de votre calendrier de projet.
La première étape de la création de votre feuille de route consiste à définir les principaux composants de votre projet. Ces composants peuvent inclure les différentes phases ou sous-catégories du développement de votre projet, telles que la planification, la mise en œuvre, le retour d'information et la clôture.
Cela constituera l'axe vertical de votre feuille de route, comprenant les processus, les noms des tâches, l'allocation des ressources, les fonctionnalités du produit ou les champs personnalisés, en fonction de votre projet ou de vos objectifs.
Supposons, par exemple, que vous créiez une feuille de route marketing pour le mois d'octobre. Dans ce cas, votre axe vertical comprendra vos différentes activités marketing : campagnes de notoriété de la marque, campagnes de marketing par e-mail, lancements de produits, etc.
Une fois que vous avez achevé l’opération, passez à la colonne suivante, où vous insérerez le calendrier (octobre) et dresserez la liste des sous-tâches de chaque campagne. Noms des tâches, date de début, calendrier et colonne suivante, où vous indiquerez les dates de fin ou les échéances.
2. Importation ou collage des données
La prochaine étape consiste à importer les données existantes de votre projet dans votre fichier Excel. Vous pouvez importer des données à partir d'une feuille de calcul ou d'un fichier externe (tel qu'un fichier TXT ou CSV) ou saisir manuellement les détails si nécessaire.
Pour importer un fichier externe, accédez à l'onglet « Données », puis sélectionnez « Obtenir des données ». Dans le menu déroulant, vous pouvez choisir parmi différentes options, telles que Base de données, HTML, Texte ou SQL Server ODBC, en fonction de l'emplacement où vos données sont stockées. Sélectionnez l'option qui correspond à votre source de données.
Vous pouvez également sélectionner « Obtenir des données » pour choisir l'une des options d'importation illustrées dans l'image ci-dessous :
3. Configuration de couloirs horizontaux et de sous-couloirs
Pour plus de clarté, vous pouvez organiser les étapes du processus en lignes parallèles, en créant des couloirs représentant chaque étape. De plus, vous pouvez créer des sous-couloirs dans les couloirs principaux pour les étapes secondaires. Vous pouvez utiliser les différentes dispositions et mises en forme disponibles dans Excel pour plus de clarté visuelle.
Cette méthode est efficace, car elle vous aide à visualiser clairement votre feuille de route marketing et vous donne un aperçu détaillé des dates de début et de fin prévues pour vos projets.
4. Saisie des détails pour chaque étape du projet dans les couloirs
Une fois que les grandes lignes de votre feuille de route sont prêtes, vous pouvez passer à la saisie des données réelles.
Pour ajouter les dates et les échéanciers du projet, vous devrez utiliser des couloirs.
À faire, accédez à l'onglet « Insertion » et sélectionnez « Formes ».
Choisissez une forme appropriée pour votre tâche ou votre jalon et insérez-la à l'emplacement souhaité sur votre couloir.
Pour la feuille de route marketing du mois d'octobre, nous avons utilisé une combinaison de pentagones et de champs de texte pour mettre en évidence la progression de chaque tâche. Cela attire l'attention sur la colonne « Progression », ce qui permet aux responsables de suivre plus facilement l'état d'avancement du projet.
5. Ajouter des descriptions et des jalons
Double-cliquez sur n'importe quelle forme pour inclure des descriptions des composants des couloirs dans les formes et commencez à taper. Vous pouvez personnaliser le style du texte, ajouter des effets, modifier les couleurs et ajuster les paramètres du champ de texte en cliquant avec le bouton droit sur n'importe quelle forme et en sélectionnant « Mettre en forme les effets de texte ».
Pour insérer un jalon, procédez de la même manière que pour ajouter une forme associée à une tâche (comme décrit à l'étape 4). Appliquez un libellé au jalon en insérant un champ de texte à partir du menu Insertion et en le positionnant au-dessus ou en dessous du jalon.
Voici comment procéder :
- Cliquez avec le bouton droit sur la forme et sélectionnez Mettre en forme > Options de forme > Sans remplissage pour rendre le champ de texte transparent. Cela garantit qu'il ne chevauchera pas d'autres formes, quel que soit son emplacement.
- Pour déplacer simultanément la forme du jalon et son champ de texte, regroupez-les. Sélectionnez les deux éléments et accédez à Format de forme > Regrouper.
Par exemple, dans cette feuille de route marketing, nous pouvons considérer « Achever avant la date limite » comme un jalon.
6. Un style parfait
Votre feuille de route marketing est désormais prête à être mise en œuvre.
Voici la version finale :
Pour améliorer l'attrait visuel de votre feuille de route, vous pouvez ajouter des couleurs et mettre en forme vos formes.
Voici quelques techniques pour styliser efficacement votre feuille de route :
- Relier des formes : utilisez des lignes ou des flèches pour relier des formes, afin d'indiquer les dépendances ou les relations entre les éléments de la feuille de route. Dans l'onglet « Insertion », accédez à « Formes » et sélectionnez des lignes ou autorisez le dessin entre les formes.
- Regrouper des éléments : regroupez les formes et les champs de texte pour faciliter leur manipulation. Sélectionnez plusieurs éléments, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez « Regrouper ». Cela vous permet de les déplacer et de les redimensionner comme une seule unité.
- Appliquez des thèmes : vous pouvez utiliser les thèmes prédéfinis d'Excel pour améliorer l'apparence générale de votre feuille de route. Accédez à l'onglet « Disposition » et choisissez un thème dans le groupe « Thèmes ».
- Utilisez des couleurs et des polices de caractère : conservez un design cohérent et agréable à l'œil en utilisant des couleurs et des polices de caractère uniformes dans toute votre feuille de route. Ajustez le style, la taille et la couleur de la police de caractère à partir de l'onglet « Accueil ».
Si vous avez suivi ces étapes correctement, votre feuille de route du projet devrait être prête ! N'hésitez pas à modifier l'apparence et la structure de la feuille de route jusqu'à ce que vous estimiez qu'elle reflète parfaitement tout.
Une fois votre modèle de feuille de route marketing prêt, vous pourrez le partager avec toutes les parties prenantes du projet afin que chacun soit sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les attentes et les résultats attendus.
Autres façons de créer une feuille de route du projet dans Excel
Microsoft Excel offre plusieurs façons de visualiser votre feuille de route du projet. Examinons certains de ces éléments et modèles de feuille de route.
1. SmartArt
SmartArt est un moyen pratique de transformer rapidement vos données en organigrammes, graphiques, listes, hiérarchies et autres représentations visuelles.
Des processus aux matrices en passant par les pyramides, vous disposez de nombreuses options pour créer des diagrammes personnalisés.
Bien qu'aucune option spécifique « Feuille de route » ne soit disponible, vous pouvez choisir parmi diverses autres options pour créer votre plan de projet.
Par exemple, vous pouvez utiliser l'option « Liste groupée » dans les options « Liste » pour créer une feuille de route comme celle illustrée ci-dessous :
Vous pouvez personnaliser davantage cette feuille de route en ajoutant de nouvelles formes et en modifiant les couleurs.
2. Créez une feuille de route à l'aide de formes
Vous pouvez également utiliser MS Paint pour créer des formes pour votre modèle de feuille de route de projet ou de produit à partir de zéro.
Accédez à « Insertion » et sélectionnez « Formes ». Cliquez sur « Rectangle arrondi » pour la tâche principale, puis ajoutez autant de « Pentagones » que nécessaire pour créer une liste de toutes les sous-tâches. Utilisez ensuite « Champ de texte » pour saisir vos titres.
Vous disposerez d'un modèle qui ressemble à ceci :
Une fois votre feuille de route achevée, n'oubliez pas de l'enregistrer. Vous pouvez le faire manuellement ou activer l'enregistrement automatique pour éviter de perdre votre travail.
De plus, vous pouvez partager votre feuille de route avec vos collègues et les parties prenantes en l'enregistrant sur OneDrive.
Vous pouvez également envoyer une copie en pièce jointe par e-mail.
Bien que la création d'une feuille de route pour un projet dans Excel semble être un jeu d'enfant, il est essentiel de reconnaître les limites potentielles auxquelles vous pourriez être confronté.
Limites de la création d'une feuille de route dans Excel
Excel n'est pas un outil dédié à la création de feuilles de route de projet. Cela signifie que l'utilisation d'Excel pour créer des modèles de feuille de route présente plusieurs problèmes qui peuvent aboutir à des feuilles de route de qualité médiocre. Examinons certains de ces problèmes.
Options de visualisation limitées
Les fonctionnalités graphiques d'Excel se limitent aux diagrammes de base tels que les diagrammes à barres, les diagrammes linéaires et les diagrammes circulaires. Bien que ceux-ci vous aident à créer des feuilles de route et des diagrammes de Gantt simples, ils peuvent ne pas offrir la personnalisation requise pour une feuille de route complexe.
La dernière chose dont vous avez besoin, c'est d'une feuille de route simple qui ne contient que des mots et des chiffres. Les visualisations avancées, telles que les vues Tableau, Liste et Équipe, sont difficiles à créer dans Excel.
Les défis liés à la gestion des dépendances
Excel n'est pas conçu pour gérer les dépendances entre les tâches, ce qui est pourtant essentiel pour créer un calendrier de projet réaliste.
Bien que vous puissiez relier manuellement les tâches et ajuster les échéanciers pour tenir compte des dépendances, ce processus est fastidieux et source d'erreurs. Les outils de gestion de projet dédiés offrent davantage de fonctionnalités, telles que le suivi des dépendances et la planification automatique, pour remédier à ce problème.
Manque de fonctionnalités de collaboration
Il est possible de partager et de travailler à partir du même lien Excel, mais l'absence de collaboration en temps réel entraîne des problèmes de contrôle des versions. Ce logiciel n'est pas équipé pour gérer l'édition collaborative ou les modifications simultanées du contenu et de la disposition par plusieurs personnes.
Gestion des risques incohérente
Excel ne propose pas de fonctionnalités intégrées pour gérer les risques liés aux projets, telles que l'identification, l'évaluation et l'atténuation des menaces pesant sur la réussite d'un projet. Bien que vous puissiez suivre les risques manuellement dans Excel, ce processus peut s'avérer fastidieux. Il peut également offrir un niveau de visibilité et de contrôle inférieur à celui des outils dédiés à la gestion des risques.
Rapports et analyses de base
Bien qu'Excel soit un outil utile pour les rapports de base et les analyses simples, il ne dispose pas des analyses approfondies et avancées nécessaires à la création d'une feuille de route nuancée. La génération de rapports personnalisés peut nécessiter des efforts supplémentaires et s'avérer moins efficace que d'autres outils de gestion de projet.
Créer une feuille de route avec ClickUp
Un bon logiciel de feuille de route de projet présente les détails clés de manière claire, attrayante et facile à comprendre.
Si vous souhaitez apprendre à créer une feuille de route de projet dans Excel, ne cherchez pas plus loin, car ClickUp vous propose une alternative numérique : les tableaux blancs ClickUp!
ClickUp Tableau blanc est un outil interactif qui vous aide, vous et votre équipe, à créer des feuilles de route pour vos projets et vos produits. Il s'agit d'un espace collaboratif doté d'une fonctionnalité glisser-déposer, de marqueurs numériques pour dessiner et de la possibilité de télécharger des images, des liens web ou des tâches suivables sur vos feuilles de route.
C'est également l'outil idéal pour réfléchir et définir votre stratégie produit. Des idées générales à la feuille de route complète du projet, vous pouvez accéder à tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit.
Plusieurs membres de l'équipe peuvent travailler simultanément sur le Tableau blanc, en ajoutant des idées, des commentaires et des ajustements à la feuille de route en temps réel. Cela favorise un environnement collaboratif où chacun se sent impliqué.
Les feuilles de route créées sur les tableaux blancs ClickUp sont flexibles. Vous pouvez facilement les ajuster pour refléter les changements liés à l'évolution des priorités ou de l'échéancier du projet.
De plus, les modèles de Tableau blanc de ClickUp permettent à votre équipe de développer des idées, de hiérarchiser les tâches, d'organiser les ressources et de rester concentrée.
Mais ne confondez pas les modèles de plan de projet avec les modèles de feuille de route. Les premiers sont utiles pour créer des plans de projet détaillés, tandis que les seconds vous aident à créer un aperçu du calendrier de votre projet et à le partager avec tout le monde. Jetons un coup d'œil à certains modèles proposés par ClickUp.
Modèle de feuille de route de projet ClickUp
Le modèle de feuille de route de projet de ClickUp vous permet de gérer les échéanciers et les étapes de production en un seul endroit grâce à des vues prédéfinies (telles que tableau, liste, charge de travail, calendrier et diagramme de Gantt). Vous pouvez ajouter des champs et des statuts personnalisés pour ajouter des détails clés qui améliorent encore votre feuille de route.
Par exemple, si vous prévoyez de lancer une nouvelle fonctionnalité pour un produit, ce modèle vous aidera à suivre l'avancement de votre plan de lancement pour les fonctionnalités à venir. Il vous aidera à élaborer une stratégie et à hiérarchiser chaque lancement en fonction des commentaires reçus.
Grâce à ce modèle de feuille de route, vous pouvez également collaborer facilement avec toutes les équipes internes impliquées dans votre projet.
Modèle de feuille de route trimestrielle ClickUp
Pour des sessions de brainstorming qui stimulent les idées créatives et les décisions, utilisez le modèle de feuille de route trimestrielle ClickUp.
En plus des champs prédéfinis, des statuts personnalisés et des vues personnalisées qui rationalisent votre flux de travail de création de feuille de route trimestrielle, ce modèle offre également une vue Document dans laquelle vous pouvez partager le contexte complet de la feuille de route avec toutes les parties prenantes du projet.
Vous bénéficiez d'une meilleure visibilité sur la progression et les objectifs de votre équipe, ce qui lui permet de s'adapter rapidement aux conditions changeantes du marché.
De plus, ce modèle facilite la planification et le suivi des ressources et des jalons importants, tout en facilitant la communication et la collaboration entre les services.
Modèle de feuille de route simple ClickUp
Le modèle de feuille de route simple ClickUp vous aide à fixer des objectifs, à définir les évènements clés et les jalons importants, à les diviser en sous-tâches et à suivre la progression quotidienne à l'aide d'un diagramme de Gantt.
Grâce à ce document, qui propose des statuts, des champs et des vues personnalisés, vous pouvez définir des attentes claires pour votre équipe et les parties prenantes en matière de calendrier et de progression du projet. De plus, vous pouvez identifier les risques et les dépendances associés à chaque projet et ajuster facilement l'échéancier pour répondre à l'évolution des besoins et des objectifs.
Modèle de feuille de route pour l'entreprise ClickUp
Grâce au modèle de feuille de route de l’entreprise ClickUp, vous pouvez visualiser les objectifs stratégiques de votre organisation et les organiser dans la vue Tableau, ce qui vous permet de suivre la progression de chaque projet.
Ce document vous aide à hiérarchiser les tâches en fonction de leur valeur stratégique. Il vous aide à favoriser la coordination au sein de votre équipe, à clarifier et orienter la prise de décision, et à établir un calendrier pour les jalons clés.
Vous pouvez utiliser divers statuts, champs et vues personnalisés pour concevoir et mettre en œuvre avec succès votre stratégie d’entreprise sans repartir de zéro !
Modèle de feuille de route informatique ClickUp
Les technologies de l'information (TI) constituent un élément important de toute entreprise. Il est donc essentiel de mettre en œuvre un plan informatique solide. C'est là que le modèle de feuille de route informatique ClickUp s'avère utile.
Ce modèle pour débutants permet aux professionnels de l'informatique de planifier et d'organiser les tâches en fonction de leur impact et de l'effort requis, de fixer des délais pour les livrables et de suivre les progrès en temps réel.
La vue « Project Lobby » (Hall des projets) hiérarchise vos projets, vous aidant ainsi à organiser les initiatives sur lesquelles vous souhaitez travailler. La vue « Priority Initiatives » (Initiatives prioritaires) vous aide à suivre la progression et l'achèvement de vos initiatives les plus cruciales.
De plus, la vue « Team Bandwidth » (Bande passante de l'équipe) offre un aperçu de vos ressources, telles que la disponibilité et la capacité des membres de l'équipe. La vue « Project Schedule » (Calendrier du projet) vous aide à planifier les échéanciers du projet. La vue « Project Itinerary » (Itinéraire du projet) vous donne un aperçu complet de toutes les tâches du projet et de leur statut.
Modèle de feuille de route produit ClickUp
Le modèle de feuille de route produit ClickUp est un modèle avancé qui améliore l'ensemble du cycle de vie du développement de vos produits.
Grâce à des illustrations colorées et à des fonctionnalités de glisser-déposer, vous pouvez construire le cycle de vie de votre produit sur cette toile numérique, du début à la fin. Il existe plusieurs vues à des fins différentes, telles que la vue « Notes de mise à jour », qui vous aident à rester au courant de toutes les modifications apportées au produit.
La vue d'accueil aide les nouveaux utilisateurs à se familiariser avec le produit, tandis que la vue du processus détaille le processus de développement du produit.
Maîtriser les feuilles de route dans Excel : pourquoi est-ce important ?
N'oubliez pas qu'une feuille de route n'est pas un document statique : elle évolue généralement au fur et à mesure de votre projet. Acceptez les commentaires, anticipez les problèmes et restez flexible tout au long des rebondissements liés à l'exécution.
Que vous choisissiez des modèles de feuille de route Excel ou tout autre modèle de logiciel de Tableau blanc, un plan de projet complet et adaptable guidera votre équipe vers la réussite !
Mais si vous recherchez des modèles de feuille de route prêts à l'emploi, ne cherchez pas plus loin que ClickUp !
Grâce aux nombreuses fonctionnalités offertes par ClickUp, vous pouvez surmonter pratiquement tous les défis liés à vos projets et maintenir le moral de votre équipe à un niveau élevé.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et créez des feuilles de route innovantes pour exceller dans tous vos projets !
FAQ courantes
1. Comment créer une feuille de route simple dans Excel ?
La création d'une feuille de route pour un projet dans Excel se fait en six étapes simples.
Commencez par établir une liste des principaux éléments et des dates de votre calendrier de projet. Importez ensuite les données depuis votre source de données principale. Configurez des couloirs horizontaux ou parallèles et saisissez les détails de chaque étape du projet dans les couloirs.
Enfin, ajoutez des descriptions et des jalons. Personnalisez votre feuille de route de manière personnalisée en fonction du style de votre marque ou de vos préférences personnelles.
2. Comment créer ma propre feuille de route ?
Commencez par définir vos objectifs et divisez-les en jalons plus petits et plus faciles à gérer. Assurez-vous que ceux-ci représentent des réalisations ou des résultats significatifs qui vous rapprocheront des buts et objectifs généraux de votre projet.
Déterminez ensuite les dépendances, car certaines tâches doivent être achevées avant que d'autres puissent commencer. Créez une représentation visuelle à l'aide de plateformes telles qu'Excel ou ClickUp, et utilisez des diagrammes de Gantt, des échéanciers et d'autres éléments visuels.
Partagez votre feuille de route avec les principales parties prenantes et les membres de votre équipe, puis mesurez votre réussite.
3. Quel outil est utilisé pour créer une feuille de route ?
Toute plateforme de gestion de projet telle que ClickUp peut vous aider à créer une feuille de route.
Ces plateformes disposent de modèles intégrés pour différents types de feuilles de route, telles que les feuilles de route de projet, trimestrielles et marketing. Au lieu de créer une feuille de route à partir de zéro, vous pouvez utiliser ces modèles prêts à l'emploi pour gagner du temps et économiser votre effort.