Comment établir et gérer des hypothèses de projet précises [Guide achevé avec plus de 30 exemples]

Nous faisons des hypothèses ou des suppositions dans notre vie quotidienne. Instance, vous supposez que votre voiture fonctionnera le matin et vous permettra d'arriver à l'heure au travail. Ou encore, que votre téléphone continuera de fonctionner pendant que vous essayez de localiser un emplacement à l'aide de Google Maps.

Imaginez maintenant que vous formuliez ces hypothèses en tant que gestionnaire de projet : les enjeux sont soudainement beaucoup plus importants. Avec l'objectif de livrer un projet dans les délais, vous devez tenir compte de nombreuses hypothèses, telles que la disponibilité des ressources ou l'approbation en temps opportun du budget demandé, pour élaborer votre plan de projet.

Comme vous pouvez l'imaginer, la gestion des hypothèses de projet est délicate. Vous ne pouvez pas vous fier à des suppositions, car de mauvaises hypothèses peuvent compromettre la réalisation du projet, surtout si vous n'avez pas de forfaits de sauvegarde et n'êtes pas préparé à gérer les risques associés.

Dans cet article, nous discuterons de la manière d'identifier et de gérer les hypothèses du projet afin d'estimer plus précisément les résultats de la gestion de projet. Nous aborderons les thèmes suivants :

Comprendre les hypothèses du projet

Les hypothèses de projet sont des facteurs, des évènements et des circonstances que les chefs de projet et leurs équipes supposent être vrais, même s'il n'existe aucune preuve empirique pour les étayer.

Tous les chefs de projet s'appuient sur certaines hypothèses tout au long du cycle de vie du projet. De la planification du projet à son développement et à sa livraison, un ensemble d'hypothèses pertinentes les aide à visualiser la réussite du projet et à éviter les obstacles tels que :

Malgré l'aspect « sans preuve », la plupart des hypothèses de projet sont basées sur des tendances de données et des expériences passées, ou constituent des suppositions éclairées. Elles semblent relever du bon sens, jusqu'à ce qu'elles ne le soient plus et deviennent un risque pour le projet. 🥲

Pourquoi chaque hypothèse de projet peut constituer un risque potentiel et comment faire face à l'incertitude.

Les hypothèses sont ainsi nommées parce qu'elles reposent sur des inconnues et des incertitudes.

Il existe donc toujours un lien entre les hypothèses et les risques. De nombreux éléments peuvent mal tourner, invalider vos hypothèses et bouleverser la gestion de projet. C'est pourquoi vous devez disposer d'un forfait qui vous aidera à prendre en compte les risques potentiels auxquels vous pourriez être confronté si vos hypothèses s'avéraient erronées.

Les gestionnaires de projet qui réussissent gèrent généralement ces incertitudes en :

Conseil de pro : lorsqu'il identifie les hypothèses clés, le chef de projet a toujours intérêt à noter les risques potentiels qui y sont associés. Pour ce faire, il existe un moyen rapide : le modèle de tableau blanc d'évaluation des risques ClickUp, qui comprend un mapper à code couleur pour vous aider au suivi de la probabilité et de la gravité de tous les risques liés au projet.

Les risques liés à des hypothèses de projet peu fiables se retrouvent souvent dans le coin supérieur droit du mapper et nécessitent une surveillance constante.

6 types courants d'hypothèses de projet

Nous pouvons diviser les hypothèses de projet en différentes catégories en fonction de leur objet. Bien que la catégorisation vous appartienne, voici les six types les plus courants avec des exemples :

1. Hypothèses de projet liées aux opérations

Tous les chefs de projet de gestion de projet connaissent les risques inhérents aux opérations quotidiennes, tels que le glissement de périmètre, les pannes d'équipement, les conflits au sein de l'équipe ou les malentendus avec les parties prenantes du projet.

Voici quelques exemples généraux d'hypothèses de projet liées aux opérations que vous pouvez prendre en considération :

De nombreuses hypothèses implicites peuvent constituer des risques potentiels et entraîner des retards, voire l'échec du projet. Il est donc important d'être prudent dans vos estimations. Par exemple, au lieu de supposer une disponibilité de 100 % de l'équipe, il est plus judicieux d'estimer une disponibilité de 80 % afin de tenir compte des congés maladie et des vacances.

2. Hypothèses environnementales d'un projet

Les hypothèses environnementales d'un projet, également appelées hypothèses d'emplacement, se concentrent sur les facteurs environnementaux sur lesquels vous n'avez aucun contrôle. Observons quelques exemples d'hypothèses de projet liées à des scénarios environnementaux ci-dessous :

Conseil : utilisez le modèle de forfait d'urgence ClickUp pour élaborer des solutions alternatives en cas d'hypothèses environnementales erronées.

3. Hypothèses de projet basées sur le temps

Les hypothèses de projet basées sur le temps ou le calendrier se concentrent sur la durée du projet, dans le but de prédire la durée de chaque activité et tâche. Vous les utilisez pour créer un échéancier de projet réaliste à respecter. ⌛

Voici quelques exemples d'hypothèses courantes dans cet espace :

4. Hypothèses liées aux ressources du projet

Ces hypothèses concernent la disponibilité et la gestion de toutes les ressources nécessaires à la réalisation des projets, des matériaux et technologies au capital humain.

Voici quelques exemples d'hypothèses relatives aux ressources :

Mapper ces hypothèses lors du processus de planification du projet. Vous devrez peut-être obtenir l'accord des parties prenantes clés dans certains domaines (comme la budgétisation).

5. Hypothèses financières du projet

Certaines équipes préfèrent enregistrer les hypothèses financières séparément afin d'obtenir des estimations de coûts de projet plus détaillées. L'idée est de mettre de côté de l'argent pour chaque phase, tâche ou jalon du projet.

Voici quelques exemples d'hypothèses budgétaires :

6. Hypothèses relatives à la portée du projet

La portée d'un projet décrit les objectifs, les exigences et les tâches que vous devez achever pour obtenir un résultat final défini. Toute exigence supplémentaire rend votre forfait de projet initial caduc. En substance, la portée globale de votre projet est une hypothèse.

Voici quelques exemples d'hypothèses de projet en termes de portée :

Bonus : utilisez le modèle de portée de projet ClickUp ou le modèle de charte de projet ClickUp pour organiser toutes les données liées à la portée, y compris les dépendances, les calendriers et les échéanciers du projet. Ces deux modèles sont collaboratifs, ce qui permet aux membres de l'équipe de contribuer et d'apporter des modifications en temps réel à la portée pour une transparence accrue.

Quelle est la connexion entre les hypothèses, les dépendances et les risques d'un projet ?

Nous savons que les hypothèses, les dépendances et les risques d'un projet dictent son déroulement et contribuent à gérer efficacement les flux de travail, mais comment ces concepts s'influencent-ils mutuellement ? Découvrons-le.

Les hypothèses et les dépendances du projet peuvent toutes deux entraîner des risques, mais de manière différente. Comme nous l'avons vu précédemment, chaque hypothèse comporte un risque potentiel, car il est toujours possible qu'elle soit invalide. Dans la plupart des cas, les hypothèses s'appliquent à l'ensemble des projets. Par exemple, vous supposez que les membres de votre équipe de projet atteindront les jalons sans retard, mais le risque qu'ils n'y parviennent pas constitue un risque.

Les dépendances, quant à elles, désignent le risque lié à deux ou plusieurs activités interconnectées. Supposons que pour passer à la phase de lancement, un projet nécessite d'abord l'approbation finale des principales parties prenantes, que les gestionnaires de projet supposent obtenir à temps.

Dans ce cas, la tâche d'approbation est une « dépendance », car son retard peut retarder l'échéancier de lancement de l'ensemble du projet, ce qui représente un risque assez important.

Hypothèses, risques et contraintes d'un projet : une comparaison

Les hypothèses, les risques et les contraintes d'un projet sont des concepts qui se recoupent, alors clarifions-les ici. 🔦

Concentrons-nous sur les risques et les contraintes individuellement à des fins de comparaison.

Hypothèses vs risques liés au projet

Les hypothèses et les risques sont tous deux notés avant le début d'un projet. La différence ici est que vous voulez que vos hypothèses se vérifient pour assurer la réussite globale du projet. Cependant, c'est l'inverse pour les risques liés au projet: ils compromettront votre projet s'ils se concrétisent, vous avez donc besoin d'un forfait de gestion des risques pour réduire la probabilité de chaque risque documenté.

Hypothèses vs contraintes de projet

Les contraintes de projet sont des limites préexistantes dont vous devez tenir compte lorsque vous formulez des hypothèses de projet. Contrairement aux hypothèses qui peuvent être vraies ou fausses, les contraintes sont certaines. Selon le Project Management Institute, il existe six types de contraintes de projet :

Vous identifiez les hypothèses et les contraintes dès le début, pendant la phase de lancement. Chaque hypothèse de projet vous aide à forfaiter et à définir la direction à suivre, tandis que les contraintes du projet sont comme des limites qui vous permettent de rester sur la bonne voie.

Les 3 meilleures stratégies pour gérer les hypothèses de projet

Voici trois conseils et stratégies approuvés par des experts pour vous aider à gérer les hypothèses tout au long du cycle de vie d'un projet. 🌻

Tirez parti d'outils de gestion de tâches et de gestion de projet de qualité

Si vous souhaitez gérer les hypothèses comme un pro, vous devez utiliser un outil qui vous aide à visualiser les flux de travail afin d'identifier les risques, d'afficher une vue d'ensemble du budget et des ressources humaines de votre projet, et d'apporter des ajustements à la volée.

Si vous pensez qu'il est impossible de trouver toutes ces options dans un seul outil, c'est simplement parce que vous n'avez pas encore découvert tout ce que ClickUp peut faire à faire !

ClickUp est l'un des outils de gestion de projet les mieux évalués du marché, car il offre des options qui vous aident à zoomer sur les détails des micro-projets, tout en gardant une vue d'ensemble. 😍

Commencez votre projet du bon pied avec la suite de gestion de projet ClickUp.

Tout ce dont vous avez besoin pour identifier les hypothèses de projet et les gérer est disponible dans l'ensemble de fonctionnalités de gestion de projet ClickUp.

Commençons par ClickUp Docs: cette option de gestion des connaissances peut vous aider à créer, à effectuer des modifications en cours, à partager et à stocker toute la documentation relative à un projet, du plan et de la charte du projet aux procédures opératoires normalisées (SOP). C'est également une excellente option si vous avez besoin de documenter les hypothèses, les risques et leurs écarts en un seul endroit.

Vous trouverez ClickUp Brain, un puissant assistant de rédaction basé sur l'IA, dans ClickUp Docs. Grâce à lui, vous pouvez réfléchir, rédiger des textes ou résumer vos textes pour gagner du temps et booster votre productivité.

ClickUp Brain dispose d'une fonctionnalité pratique appelée Outils d'IA (outils IA) qui vous permet d'utiliser plus de 100 invites basées sur la recherche pour diverses tâches au sein d'équipes interfonctionnelles. Par exemple, si vous choisissez l'option Équipe de projet, vous verrez des invites personnalisables telles que Créer un document de portée et Créer un plan de gestion des risques du projet, qui vous aideront à définir les hypothèses de votre projet.

De plus, si vous souhaitez que vous et vos parties prenantes ayez une vision claire des hypothèses et des délais du projet, utilisez les vues ClickUp. Vous disposez de plus de 15 options pour afficher les projets sous différents angles, identifier les hypothèses stables ou fausses et localiser les dépendances et les risques de manière proactive.

Utilisez la vue Liste pour organiser les flux de travail ou la vue Tableau pour trier les tâches en fonction de leur niveau d'achevé. Tirez parti des vues avancées telles que la vue Charge de travail pour gérer la charge de travail de votre équipe ou la vue Diagramme de Gantt pour suivre les contraintes et les dépendances du projet sur un échéancier ajustable et compatible avec le glisser-déposer.

Vous avez besoin de discuter plus rapidement des risques avec vos équipes ? Utilisez la vue Chat pour communiquer avec votre équipe sans quitter ClickUp, ce qui réduit au minimum le besoin de longues réunions et de changements de contexte.

2. Tenez un journal des hypothèses

Considérez le registre des hypothèses comme le journal du gestionnaire de projet : c'est là que vous consignerez toutes les hypothèses que vous formulez, de la phase de planification à l'exécution du projet.

Le fait de regrouper toutes les hypothèses de projet au même endroit vous aidera à en assurer le suivi, à contrôler leur validité et à apporter des modifications si nécessaire.

Utilisez les modèles ClickUp pour tenir à jour vos registres d'hypothèses.

ClickUp propose plus de 1 000 modèles à des fins diverses, notamment pour la maintenance de registres d'hypothèses. Ces modèles comportent des sections prédéfinies et constituent un raccourci vers une documentation de qualité.

Si vous souhaitez gérer les hypothèses de projet, nous vous recommandons de consulter les modèles d'évaluation des risques et d'évaluation de projet de ClickUp.

Par exemple, le modèle de matrice décisionnelle ClickUp Assumption Grid est idéal pour organiser les journaux d'hypothèses de projet en fonction des facteurs de risque et d'incertitude.

Vous pouvez utiliser les champs personnalisés du modèle pour préciser vos hypothèses, ajouter des attributs à chacune d'elles et expliquer leur impact sur vos critères de décision. Sa fonctionnalité de mise à jour en temps réel permet de tenir vos parties prenantes informées de toutes les modifications que vous apportez.

Une fois que vous avez terminé avec vos hypothèses, utilisez le modèle de planification de projet ClickUp pour décomposer votre projet, organiser les tâches et les ressources, et suivre la progression afin de vous assurer que vos hypothèses sont correctes.

3. Surveillez constamment vos hypothèses

Il ne suffit pas de documenter les hypothèses. Au fur et à mesure que la progression de votre projet avance, certaines de vos hypothèses se vérifieront, tandis que d'autres s'avéreront invalides. Cela signifie que votre forfait de projet peut changer et que vous devez réfléchir rapidement pour ajuster les flux de travail de votre équipe.

C'est pourquoi, en tant que gestionnaire de projet, vous devez suivre en permanence votre liste d'hypothèses de projet et rester attentif aux événements imprévus. Cela vous aidera à repérer les moindres changements et à ajuster votre stratégie en conséquence.

Utilisation de ClickUp pour surveiller et gérer les hypothèses

ClickUp propose un intervalle de solutions pour identifier les hypothèses de projet qui s'avèrent fausses. Par exemple, vous pouvez configurer ClickUp Automatisations pour recevoir une alerte en cas de modification des hypothèses et contraintes critiques.

Supposons que vous partiez du principe qu'une certaine tâche nécessite 50 heures : vous pouvez configurer une automatisation simple pour recevoir une notification si le suivi du temps pour cette tâche dépasse 50 heures.

De plus, visualisez les indicateurs de projet et effectuez une analyse des hypothèses avec ClickUp Dashboards. Choisissez parmi plus de 50 cartes pour personnaliser votre tableau de bord et présenter les données numériques ou visuelles spécifiques de votre intérêt. La visualisation des hypothèses des projets précédents peut vous aider à planifier vos futurs projets et à minimiser les écarts.

Surmonter les défis liés aux hypothèses de projet

Coordonner les hypothèses de projet n'est pas une mince affaire : il y a un nombre de défis qui peuvent vous ralentir et nuire à la réussite de votre projet.

Voici quelques défis courants et les moyens de les surmonter :

Incertitude

C'est le problème numéro uno lié aux hypothèses de projet : vous ne pouvez pas savoir si elles se réaliseront ou non. Malheureusement, il n'existe aucun moyen de vaincre l'incertitude, qui est inhérente à toute hypothèse de projet.

Cependant, vous pouvez mieux gérer les incertitudes en communiquant leur impact à vos équipes et aux parties prenantes, en documentant chaque décision prise et chaque mesure adoptée, et en surveillant attentivement l'échéancier du projet.

Flux de communication médiocre

Un manque de communication entre les membres de l'équipe peut entraîner des malentendus et des retards dans le projet. Pour y remédier, vous devez vous assurer que vos collaborateurs n'ont pas peur de s'exprimer et de faire part de leurs préoccupations, en particulier lorsqu'il s'agit d'aspects tels que la gestion des ressources et les délais de livraison. Si vous travaillez à distance, utilisez des outils tels que ClickUp qui permettent une communication transparente et en temps réel sans avoir recours à des réunions tendues et trop formelles.

Bonus : utilisez les tableaux blancs ClickUp pour réfléchir en temps réel à la gestion des ressources avec des équipes interfonctionnelles. Ces canevas numériques vous permettent de dessiner, d'écrire du texte, d'ajouter et de connecter des formes, et de créer des tâches dans un cadre plus détendu qui favorise une communication aisée.

Manque de volonté de changer et de s'adapter

Les gestionnaires de projet et les parties prenantes doivent faire preuve de flexibilité et être prêts à apporter des modifications à tout moment afin de s'adapter aux nouvelles hypothèses. Un manque de volonté de la part de l'une ou l'autre des parties peut nuire aux résultats du projet.

Lorsque vous gérez les hypothèses dans le cadre de la gestion de projet, veillez à ce que toutes les personnes impliquées comprennent les conséquences d'un manque d'adaptation aux changements. Organisez régulièrement des réunions avec les parties prenantes, tenez-les informées et expliquez-leur le raisonnement qui sous-tend chaque action et chaque décision.

Gérez les hypothèses de projet avec ClickUp

La coordination des hypothèses de projet est l'un des piliers d'une gestion de projet réussie. Sans hypothèses, il est impossible d'estimer les résultats d'un projet ou de déterminer des objectifs de manière réaliste.

En tant qu'outil de gestion de projet gratuit, ClickUp offre tout ce dont vous avez besoin pour tenir un journal des hypothèses du projet, collaborer avec les équipes et les parties prenantes, et identifier les dépendances, les contraintes et les risques sans friction.

Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et découvrez comment cette solution vous aide à passer des hypothèses à la réussite. 🦋