Chaque organisation travaille avec un certain nombre de fournisseurs pour un large intervalle de services. Il peut s'agir de l'achat d'ordinateurs portables ou d'autres appareils électroniques, de la gestion des salaires, de l'organisation de formations ou d'ateliers, de la sécurité des bureaux, des audits qualité ou de l'externalisation de la gestion de projet.
Des études montrent que le nombre de fournisseurs tiers utilisés par une organisation a augmenté au cours des deux dernières années. Cette tendance va se poursuivre.
Pour gérer efficacement et en toute sécurité ce réseau croissant de fournisseurs, vous avez besoin d'un système de gestion des fournisseurs robuste. Voyons comment vous pouvez mettre en place un système de gestion des fournisseurs qui fonctionne.
Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs ?
La gestion des fournisseurs consiste à entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs et prestataires de services d'une organisation. Elle comprend plusieurs activités, telles que :
- Sélection des fournisseurs
- Négociation des contrats
- Intégration des fournisseurs et activation de l'accès
- Réception des factures et effectuation des paiements
- Évaluation des performances
- Départ, si nécessaire
Un processus efficace de gestion des fournisseurs est essentiel pour bien faire son travail. Il permet aux organisations d'établir des relations stratégiques avec les fournisseurs, garantissant ainsi la qualité, la fiabilité et la rentabilité de leurs produits et services. Il est également crucial pour assurer la fluidité des opérations, atténuer les risques et gérer la chaîne d'approvisionnement.
Voici quelques-uns des avantages en détail.
Les avantages de la gestion des fournisseurs
Une gestion efficace des fournisseurs est aussi essentielle que la gestion des effectifs ou l'expérience employé. Elle aide l'organisation à tirer parti de son réseau de fournisseurs/prestataires de services afin de maximiser les avantages mutuels. Voici comment.
Visibilité granulaire
Le premier avantage d'une bonne gestion des relations avec les fournisseurs est la visibilité. Elle aide les organisations à comprendre :
- Qui est le fournisseur ou le prestataire de quel produit/service ?
- Quel est le prix de chaque produit/service ?
- Tous les accords de niveau de service (SLA) sont-ils respectés ?
- Y a-t-il des factures en attente ?
Grâce au suivi en temps réel de toutes les activités liées aux fournisseurs, vous pouvez éliminer le gaspillage, renforcer la sécurité et optimiser l'efficacité.
Amélioration de la productivité
Un système de gestion des fournisseurs met ces derniers sur la voie de la réussite. Il décrit le travail qu'ils doivent faire, les critères d'acceptation et les délais.
Pour le fournisseur, cette clarté facilite le processus de livraison du produit/service. Pour les équipes d'approvisionnement de l'organisation, cela rationalise la relation. Grâce à une bonne gestion des fournisseurs, vous pouvez :
- Effectuez l'automatisation des processus répétitifs
- Rationalisez les flux de travail pour une meilleure cohérence
- Concentrez-vous sur les initiatives stratégiques plutôt que sur les tâches administratives courantes.
Atténuation des risques
La gestion des fournisseurs permet de mettre en place une approche stratégique pour identifier et atténuer les risques, qu'il s'agisse de non-conformité ou de non-performance. Un système de gestion des fournisseurs efficace comprendra des processus, des automatisations et des checklists pour :
- Évaluation des capacités des fournisseurs
- Gestion de la conformité réglementaire
- Conformité aux normes et politiques de l'entreprise
- Fiabilité et historique des services
Vous pouvez utiliser les pratiques de gestion des fournisseurs pour effectuer des vérifications d'antécédents, demander des informations financières et examiner les références afin de vous assurer qu'un fournisseur ne présente pas de risque juridique ou opérationnel. En identifiant et en atténuant ces risques dès le départ, vous pouvez éviter des perturbations coûteuses, des sanctions juridiques et une atteinte à votre réputation.
Résultats ESG
Les objectifs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) revêtent une importance croissante pour les organisations du monde entier. Un bon système de gestion des fournisseurs permet d'aligner la sélection des fournisseurs sur votre stratégie ESG, notamment en matière de pratiques de travail, de diversité et d'engagement communautaire.
Gestion stratégique
Un outil de gestion des fournisseurs performant fournit des informations précieuses sur les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs et les tendances du marché, facilitant ainsi la prise de décisions stratégiques.
Par exemple, si les données montrent que vous dépensez davantage en consultants techniques, vous pouvez envisager d'embaucher une équipe interne comme alternative.
Lors de la mise en œuvre d'un système offrant des avantages en matière de gestion des fournisseurs, vous rencontrerez probablement quelques défis.
Défis liés à la gestion des fournisseurs et solutions
Les défis liés aux systèmes de gestion des fournisseurs peuvent être compris dans la gestion des contrats et l'atténuation des risques.
Gestion des contrats
Un contrat est un ensemble complet de conditions générales qui définissent la relation entre le fournisseur et l'entreprise. Cela crée divers défis, tels que :
Échelle : si vous devez effectuer six vérifications pour un fournisseur, un réseau de dix fournisseurs vous obligera à effectuer 60 tâches. Effectuer manuellement cette opération pour chaque nouveau fournisseur ou chaque renégociation de contrat peut s'avérer fastidieux.
Complexité : les contrats peuvent comporter plusieurs clauses interdépendantes pour le suivi des obligations, des jalons, des livrables, des paiements, du règlement des litiges, etc. Plus important encore, vous ne pouvez pas utiliser le même contrat pour un fournisseur de services logiciels et votre fournisseur de café : plus il y a de fournisseurs, plus les conditions sont complexes.
Flexibilité : les contrats sont conçus pour être rigides afin d'être applicables. Cependant, les entreprises doivent les rendre suffisamment flexibles pour s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise, aux mises à jour réglementaires ou aux problèmes de performance.
Conformité : dans un contrat, les deux parties acceptent des conditions spécifiques. S'assurer qu'elles respectent ces conditions tout au long du contrat peut représenter un défi considérable.
Gestion du cycle de vie : la gestion de l'ensemble du cycle de vie, y compris les renouvellements, les renégociations et les résiliations, peut s'avérer complexe, en particulier si les contrats sont à très long terme.
Visibilité et intégration : maintenez une base de données centralisée des enregistrements accessible à tous en cas de besoin. Des systèmes disparates peuvent entraver le flux d'information, ce qui entraîne des inefficacités et des erreurs.
Évaluation des risques
Tous les problèmes liés à la gestion des contrats mentionnés ci-dessus sont aggravés par les risques qu'ils font courir aux organisations. Voici quelques-uns des défis les plus courants en matière de gestion des risques :
Normalisation : vous ne pouvez pas effectuer la même évaluation des risques pour chaque fournisseur. Cependant, créer une checklist unique pour chaque fournisseur peut s'avérer fastidieux.
Cohérence : garantir la cohérence dans l'évaluation, la notation et la hiérarchisation des risques entre les différents services ou unités de l'entreprise peut compliquer le processus de gestion des fournisseurs.
Contraintes en matière de ressources : la réalisation d'évaluations approfondies nécessite des ressources importantes en termes de temps, d'expertise et de technologie.
Cybersécurité et confidentialité des données : la numérisation rapide rend complexe la gestion des risques liés à la cybersécurité et à la confidentialité des données associés aux fournisseurs.
Pour surmonter ces défis et renforcer vos pratiques de gestion des fournisseurs, vous avez besoin des outils et des processus adaptés.
Comment mettre en place un système de gestion des fournisseurs ?
La mise en place d'un système efficace de gestion des fournisseurs ne nécessite pas nécessairement le développement d'un nouveau logiciel. Vous pouvez choisir un logiciel conçu à cet effet ou adapter un outil de gestion de projet robuste pour gérer vos relations avec vos fournisseurs.
Plusieurs organisations utilisent ClickUp pour la gestion des relations avec les fournisseurs, la mise en place de processus, de tâches, de checklists et de rappels. Si vous souhaitez mettre en place un système de gestion des fournisseurs pour votre organisation, voici comment procéder.
1. Définissez les exigences
Commencez par définir clairement les objectifs et les exigences de votre système de gestion des fournisseurs. La définition d'objectifs clairs guidera le développement et la mise en œuvre de votre système.
Voici quelques-uns des objectifs commerciaux courants que les organisations cherchent à atteindre grâce à leur stratégie de gestion des fournisseurs :
- Réduction des coûts
- Gestion des risques
- Suivi des accords de niveau de service (SLA)
- Évaluations des performances
- Gestion financière
2. Configurez le logiciel de gestion des fournisseurs
En fonction des besoins et des exigences que vous avez identifiés précédemment, configurez les fonctionnalités suivantes afin de créer une base solide.
Demande de propositions
Toute relation avec un fournisseur commence par un appel d'offres (RFP). Configurez votre logiciel de gestion des achats afin de collecter les informations via un formulaire unique standardisé. Permettez l'affichage de ces données fournisseurs sous forme de liste/triées par étiquettes spécifiques afin de pouvoir facilement présélectionner et comparer les entités.
Les formulaires ClickUp sont un excellent moyen de mettre cela en place dans le cadre de votre pratique de gestion des fournisseurs. Utilisez le modèle de demande de proposition (RFP) de ClickUp pour vous lancer immédiatement.
Évaluer les risques liés aux fournisseurs
Mettez en place des audits de risque standardisés qui évaluent les fournisseurs selon plusieurs critères, tels que la santé financière, la stabilité opérationnelle, la conformité réglementaire et les pratiques en matière de cybersécurité.
Vous pouvez collecter ces données à l'aide des formulaires ClickUp. Vous pouvez également configurer des tâches avec des checklists réutilisables pour aider les équipes d'approvisionnement à accélérer le processus.
Intégrer
Effectuez la connexion de votre logiciel de gestion des fournisseurs/sous-traitants à divers outils d'entreprise tels que l'ERP, la facturation, la gestion des paiements, etc. Cela garantit un flux de données et des processus fluides entre les systèmes, ce qui améliore l'efficacité opérationnelle et minimise les erreurs.
ClickUp s'intègre à plus de 1 000 outils, dont Zendesk, Dropbox, Google Suite, etc.
Personnalisez
Adaptez votre logiciel de gestion des fournisseurs à vos besoins spécifiques. Avec plus de 15 vues puissantes, plus de 35 ClickApps, de nombreux modèles et intégrations, ClickUp vous permet de créer un logiciel exactement comme vous le souhaitez.
Mettre en œuvre des politiques
Documentez les politiques et procédures que les fournisseurs doivent respecter et mettez-les à la disposition de toute personne qui en a besoin. Par exemple, si vous demandez à vos fournisseurs de télécharger leurs factures au format PDF dans votre système ERP, rédigez des procédures opératoires normalisées (SOP) avec de l’assistance pour le dépannage.
ClickUp Docs offre une interface moderne, dynamique et facile à utiliser pour rédiger des procédures opératoires normalisées. Avec ClickUp Brain, vous pouvez également poser des questions et obtenir des réponses au lieu de perdre du temps à chercher.
Assurez-vous que ces politiques sont conformes aux objectifs de votre organisation et aux normes réglementaires. Utilisez les modèles de contrat.
Automatisez
Utilisez le système de gestion des fournisseurs pour centraliser et automatiser les processus. Au lieu de recevoir des devis par e-mail et de les regrouper manuellement, configurez des modèles de demande de devis (RFQ) qui facilitent la collecte de données.
ClickUp Automations vous permet également d'effectuer du travail routinier en mode automatique. Voici quelques-unes des automatisations les plus utiles dans la gestion des fournisseurs :
- Attribuez une tâche au service conformité/juridique lorsque tous les documents ont été reçus d'un fournisseur.
- Faites un rappel aux utilisateurs pour les tâches en retard
- Passez à une liste distincte de « fournisseurs présélectionnés » lorsqu'il y a un changement de statut pour ceux-ci.
- Appliquez le modèle de checklist lorsque le statut passe à « évaluation des fournisseurs ».
Une fois le logiciel de gestion des fournisseurs installé, il est temps de gérer vos relations.
3. Gérer les relations avec les fournisseurs
Intégration
Créez un processus structuré d'intégration des fournisseurs afin de vous assurer que tous les nouveaux fournisseurs répondent aux normes et aux exigences de votre organisation.
- Utilisez la checklist pour vous assurer que vous avez rassemblé toutes les informations nécessaires.
- Créez des comptes fournisseurs sur ClickUp en tant qu'invité ou utilisateur à part entière afin qu'ils puissent accéder à toutes les informations dont ils ont besoin.
- Attribuez des tâches et passez sans effort à la gestion de projet. Vous pouvez également utiliser ClickUp comme logiciel de gestion des commandes pour les fournisseurs.
- Fixez des objectifs sur ClickUp Goals et donnez à vos fournisseurs les moyens de suivre leur progression.
Communiquer
Organisez régulièrement des réunions de suivi et d'évaluation avec vos fournisseurs. Invitez-les à commenter les tâches et sous-tâches afin qu'ils puissent clarifier tout élément dans son contexte et en temps réel.
Utilisez la vue chat de ClickUp pour regrouper les discussions avec les fournisseurs et y répondre efficacement.
Évaluer
Définissez des indicateurs de performance clairs et mettez en place des processus réguliers de suivi et d'évaluation.
- Utilisez des modèles de liste de fournisseurs pour suivre tous vos fournisseurs en un seul endroit.
- Utilisez le tableau de bord ClickUp pour discuter d’indicateurs tels que les délais de livraison, les normes de qualité, la rentabilité et le respect des accords de niveau de service (SLA).
- Utilisez ces indicateurs pour évaluer les performances des fournisseurs et identifier les domaines à améliorer.
- Configurez des rappels pour les renouvellements de contrats, les audits de conformité, les renégociations, etc.
Si vous débutez dans la mise en place de systèmes de gestion des fournisseurs, pas d'inquiétude. Le modèle de checklist pour la gestion des fournisseurs de ClickUp est un point de départ idéal. Il s'agit d'une solution complète pour la gestion des fournisseurs, des vérifications initiales à l'évaluation des performances.
4. Optimisez au fur et à mesure
Au fil du temps, vous en saurez plus sur vos processus de gestion des fournisseurs, ce qui vous permettra également d'optimiser vos outils. Par exemple, si la facturation est source d'erreurs, vous pouvez utiliser ClickUp Clips pour créer un tutoriel sous forme de capture d'écran.
Si vous avez des fournisseurs provenant de plusieurs régions géographiques, vous pouvez configurer un champ personnalisé pour la devise. Vous pouvez configurer des avertissements de dépendance si deux fournisseurs travaillent sur le même processus.
Tirez les leçons de vos relations avec vos fournisseurs et investissez dans l'amélioration continue.
Renforcez votre processus de gestion des fournisseurs avec ClickUp
Le principal objectif du recours à un fournisseur est de réduire la charge de travail des équipes internes. L'ensemble du processus est vain si la gestion des fournisseurs crée une charge de travail supplémentaire pour vos équipes de projet/d'approvisionnement.
Il est donc essentiel de disposer d'un système de gestion des fournisseurs bien structuré. Le logiciel gratuit de gestion de projet ClickUp est flexible et adaptable, ce qui le rend également parfait pour la gestion des fournisseurs.
Il vous aide à gérer l'ensemble du cycle de vie, de l'intégration des fournisseurs à leur départ. Il est flexible, personnalisable et spécialement conçu pour répondre à vos besoins. Il rationalise le processus et effectue l'automatisation des flux de travail.
Cela profitera à la fois à vous et au fournisseur. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui!
FAQ sur le système de gestion des fournisseurs
1. Qu'entendez-vous par « gestion des fournisseurs » ?
La gestion des fournisseurs désigne la manière dont les organisations gèrent leurs relations avec leurs fournisseurs et prestataires de services. Elle comprend la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats, le contrôle des coûts, la gestion des livraisons et l'évaluation des performances.
2. Quelles sont les quatre étapes de la gestion des fournisseurs ?
Les quatre étapes de la gestion des fournisseurs sont les suivantes.
- Sélection des fournisseurs : identifier les fournisseurs potentiels, évaluer leurs capacités et en sélectionner un en fonction de critères de qualité, de coût, de fiabilité et de service.
- Négociation des contrats : définition des conditions générales, tarification en fonction du modèle d’entreprise du fournisseur, calendriers de livraison, normes de qualité et accords de niveau de service.
- Suivi des performances : suivi des performances des fournisseurs par rapport aux indicateurs et aux accords de niveau de service (SLA) convenus.
- Gestion des relations : communication régulière, traitement des problèmes ou des préoccupations, et collaboration pour améliorer les processus et les résultats.
3. Qui est responsable de la gestion des fournisseurs ?
La responsabilité de la gestion des fournisseurs est généralement partagée entre les équipes chargées des achats, des projets et des finances.
- Le service des achats est chargé d'examiner les propositions, de négocier les contrats, d'intégrer les fournisseurs, etc.
- Les parties prenantes du projet auront leur mot à dire dans le choix du fournisseur. Elles travailleront également avec le fournisseur, évalueront ses performances, lui feront part de leurs commentaires, décideront du renouvellement du contrat, etc.
- Les équipes financières gèrent les factures, les paiements et les amendes/pénalités, le cas échéant.
Une bonne gestion des relations avec les fournisseurs nécessite la collaboration de ces trois parties.