Chaque organisation travaille avec un certain nombre de fournisseurs pour un large éventail de choses. Il peut s'agir de l'achat d'ordinateurs portables ou d'autres appareils électroniques, de la gestion des salaires, de l'organisation de formations ou d'ateliers, de la sécurité des bureaux, d'audits de qualité, etc l'externalisation de la gestion de projet . Études montrent que le nombre de fournisseurs tiers utilisés par une organisation a augmenté au cours des deux dernières années. Cette tendance va se poursuivre.
Pour gérer efficacement et en toute sécurité ce réseau croissant de fournisseurs, vous avez besoin d'un système de gestion des fournisseurs robuste. Voyons comment construire un système de gestion des fournisseurs qui fonctionne.
Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs ?
La gestion des fournisseurs est le processus qui consiste à entretenir des relations saines avec les fournisseurs et les prestataires de services d'une organisation. Elle comprend plusieurs activités, telles que
- La sélection des fournisseurs
- Négociation des contrats
- L'intégration des fournisseurs et l'autorisation d'accès
- Recevoir les factures et effectuer les paiements
- Évaluation des performances
- Désintégration, le cas échéant
Un processus efficace de gestion des fournisseurs est essentiel pour que le travail soit bien fait. Il permet aux organisations d'établir des relations stratégiques avec les fournisseurs, en garantissant la qualité, la fiabilité et la rentabilité de leurs produits et services. Il est également essentiel pour la fluidité des opérations, l'atténuation des risques et la gestion de la chaîne d'approvisionnement.
Voici quelques-uns de ces avantages en détail.
Les avantages de la gestion des fournisseurs
Une gestion des fournisseurs réussie est aussi essentielle que la gestion des effectifs ou l'expérience des employés. Elle aide l'organisation à tirer parti de son réseau de fournisseurs/prestataires de services pour maximiser les avantages mutuels. Voici comment.
Visibilité granulaire
Le premier et principal avantage d'une bonne gestion des relations avec les fournisseurs est la visibilité. Elle aide les organisations à comprendre :
- Qui fournit quel produit/service
- Quel est le prix de chaque produit/service
- Tous les accords de niveau de service (SLA) sont-ils respectés ?
- Les factures sont-elles en suspens ?
Grâce au suivi en temps réel de toutes les activités liées aux fournisseurs, vous pouvez éliminer le gaspillage, renforcer la sécurité et optimiser l'efficacité.
Modèle ClickUp
pour le suivi des indicateurs clés de performance de la gestion des fournisseurs
Amélioration de la productivité
Un système de gestion des fournisseurs prépare le fournisseur à la réussite. Il décrit le travail qu'il doit effectuer, les critères d'acceptation et les délais.
Pour le fournisseur, cette clarté facilite le processus de livraison du produit/service. Pour les équipes chargées des achats au sein de l'organisation, cela permet de rationaliser la relation. Une bonne gestion des fournisseurs vous permet de
- Automatiser les processus répétitifs
- Rationaliser les flux de travail pour une meilleure cohérence
- Vous concentrer sur des initiatives stratégiques plutôt que sur des tâches administratives régulières
Atténuation des risques
La gestion des fournisseurs permet de mettre en place une approche stratégique pour identifier et atténuer les risques, qu'il s'agisse de non-conformité ou de non-performance. Un bon système de gestion des fournisseurs comporte des processus, une automatisation et des listes de contrôle pour :
- Évaluer les capacités des fournisseurs
- La gestion de la conformité réglementaire
- Le respect des normes et des politiques de l'entreprise
- La fiabilité et l'historique des services
Vous pouvez utiliser les pratiques de gestion des fournisseurs pour vérifier les antécédents, demander des informations financières et examiner les références afin de vous assurer qu'un fournisseur ne présente pas de risque juridique ou opérationnel. En identifiant et en atténuant ces risques dès le départ, vous éviterez des perturbations coûteuses, des sanctions juridiques et une atteinte à votre réputation.
Résultats ESG
Les objectifs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) deviennent extrêmement importants pour les organisations du monde entier. Un bon système de gestion des fournisseurs permet d'aligner la sélection des fournisseurs sur votre stratégie ESG, y compris les pratiques de travail, la diversité et l'engagement communautaire.
Gestion stratégique
Un bon outil de gestion des fournisseurs fournit des informations précieuses sur les schémas de dépenses, les performances des fournisseurs et les tendances du marché, ce qui facilite la prise de décisions stratégiques.
Par exemple, si les données montrent que vous dépensez davantage en consultants techniques, vous pouvez envisager d'engager une équipe interne.
Lors de la mise en œuvre d'un système offrant des avantages en matière de gestion des fournisseurs, vous serez probablement confronté à quelques défis.
Défis en matière de gestion des fournisseurs et solutions
Les défis liés aux systèmes de gestion des fournisseurs peuvent être compris dans la gestion des contrats et l'atténuation des risques.
Gestion des contrats
Un contrat est un ensemble complet de termes et de conditions qui définissent la relation entre le vendeur et l'entreprise. Cela crée plusieurs défis, tels que :
Échelle : Si vous devez effectuer six contrôles pour un fournisseur, un simple réseau de dix fournisseurs vous demandera d'effectuer 60 tâches. Il peut être fastidieux de procéder manuellement à ces vérifications pour chaque nouveau fournisseur ou chaque renégociation de contrat.
Complexité : Les contrats peuvent comporter de nombreuses clauses interdépendantes pour le suivi des obligations, des étapes, des produits livrables, des paiements, de la résolution des litiges, etc. Plus important encore, vous ne pouvez pas utiliser le même contrat pour un fournisseur de services logiciels et votre fournisseur de café : plus il y a de fournisseurs, plus les conditions sont complexes.
Flexibilité : Les contrats sont conçus pour être rigides afin d'être applicables. Pourtant, les entreprises doivent les rendre suffisamment souples pour qu'ils puissent s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise, aux mises à jour réglementaires ou aux problèmes de performance.
Conformité : Dans un contrat, les deux parties acceptent des conditions spécifiques. Veiller à ce qu'elles respectent ces conditions tout au long du contrat peut constituer un défi considérable.
Gestion du cycle de vie : La gestion de l'ensemble du cycle de vie, y compris les renouvellements, les renégociations et les résiliations, peut s'avérer compliquée, en particulier si les contrats sont conclus pour une très longue durée.
Visibilité et intégration : Maintenir une base de données centralisée des dossiers, accessible à tous en cas de besoin. Des systèmes disparates peuvent entraver la circulation de l'information, ce qui est source d'inefficacité et d'erreurs.
Évaluation des risques
Tous les problèmes susmentionnés liés à la gestion des contrats sont aggravés par les risques qu'ils représentent pour les organisations. Les défis les plus courants en matière de gestion des risques sont les suivants :
Standardisation : Il n'est pas possible d'effectuer la même évaluation des risques pour chaque fournisseur. Toutefois, la création d'une liste de contrôle unique pour chaque fournisseur peut s'avérer fastidieuse.
Cohérence : Assurer la cohérence de l'évaluation, de la notation et de la hiérarchisation des risques entre les différents services ou unités opérationnelles peut compliquer le processus de gestion des fournisseurs.
Contraintes de ressources : La réalisation d'évaluations approfondies nécessite des ressources importantes en termes de temps, d'expertise et de technologie.
La cybersécurité et la confidentialité des données : La numérisation rapide rend complexe la gestion des risques liés à la cybersécurité et à la confidentialité des données des fournisseurs.
Pour relever ces défis et renforcer votre pratique de gestion des fournisseurs, vous avez besoin des bons outils et processus.
Comment créer un système de gestion des fournisseurs ?
La mise en place d'un système efficace de gestion des fournisseurs n'implique pas nécessairement le développement d'un nouveau logiciel. Vous pouvez choisir un logiciel conçu à cet effet ou adapter un outil de gestion de projet robuste pour gérer vos relations avec les fournisseurs.
Plusieurs organisations utilisent ClickUp pour la gestion des relations avec les fournisseurs, en mettant en place des processus, des tâches, des listes de contrôle et des rappels. Si vous souhaitez créer un système de gestion des fournisseurs pour votre organisation, voici comment procéder.
1. Définir les besoins
Commencez par définir clairement les objectifs et les exigences de votre système de gestion des fournisseurs. La définition d'objectifs clairs guidera le développement et la mise en œuvre de votre système.
Voici quelques-uns des objectifs communs que les organisations cherchent à atteindre grâce à leur stratégie de gestion des fournisseurs :
- Réduction des coûts
- La gestion des risques
- Suivi des accords de niveau de service
- L'évaluation des performances
- Gestion financière
2. Mise en place du logiciel de gestion des fournisseurs
Sur la base des besoins et des exigences que vous avez identifiés précédemment, mettez en place les fonctionnalités suivantes pour créer une base solide.
Demande de propositions
Toute relation avec un fournisseur commence par un appel d'offres. Mettez en place votre logiciel de gestion des achats pour collecter des informations à l'aide d'un seul formulaire standardisé. Les données relatives aux fournisseurs peuvent être affichées sous forme de liste ou triées par étiquettes spécifiques, ce qui vous permet de présélectionner et de comparer facilement les entités. Formulaires ClickUp est un excellent endroit pour mettre en place cette pratique dans le cadre de votre gestion des fournisseurs. Utiliser La demande de proposition (RFP) de ClickUp pour être immédiatement opérationnel.
obtenez tous les détails des vendeurs en utilisant le modèle d'appel d'offres de ClickUp
Évaluer le risque fournisseur
Mettez en place des audits de risque standardisés qui évaluent les fournisseurs sur plusieurs aspects, tels que la santé financière, la stabilité opérationnelle, la conformité aux réglementations et les pratiques de cybersécurité.
Vous pouvez collecter ces données à l'aide de formulaires ClickUp. Vous pouvez également mettre en place des tâches avec des listes de contrôle réutilisables pour aider les équipes d'approvisionnement à accélérer le processus.
les listes de contrôle dans les tâches de ClickUp pour assurer la conformité des fournisseurs
Intégrer
Connectez votre fournisseur/ logiciel de gestion des entrepreneurs à divers outils d'entreprise tels que l'ERP, la facturation, la gestion des paiements, etc. Cela garantit un flux de données et des processus transparents entre les systèmes, ce qui améliore l'efficacité opérationnelle et minimise les erreurs.
ClickUp s'intègre à plus de 1000 outils, dont Zendesk, Dropbox, Google Suite, etc.
Personnaliser
Adaptez votre logiciel de gestion des fournisseurs à vos besoins spécifiques. Les plus de 15 vues puissantes de ClickUp, les plus de 35 ClickApps le logiciel ClickApps, les nombreux modèles et les intégrations vous permettent de créer un logiciel exactement comme vous le souhaitez.
la vue du calendrier ClickUp pour suivre les tâches dans le temps_
Mettre en place des politiques
Documentez les politiques et les procédures que les fournisseurs doivent suivre et mettez-les à la disposition de tous ceux qui en ont besoin. Par exemple, si vous avez besoin que vos fournisseurs téléchargent des factures au format PDF dans votre système ERP, rédigez une procédure opérationnelle standard (POS) avec une aide au dépannage. ClickUp Docs offre une interface moderne, dynamique et facile à utiliser pour rédiger des modes opératoires normalisés. Avec ClickUp Brain, vous pouvez également poser des questions et obtenir des réponses au lieu de perdre du temps à chercher.
Veillez à ce que ces politiques soient conformes à vos objectifs organisationnels et aux normes réglementaires. Utilisez l'outil modèles de contrats .
Automate
Utilisez le système de gestion des fournisseurs pour centraliser et automatiser les processus. Au lieu de recevoir des devis par courrier électronique et de les consolider manuellement, mettez en place un système de gestion des fournisseurs Modèles de demande de devis (RFQ) qui facilitent la collecte des données.
ClickUp Automations vous permet également d'effectuer des travaux de routine en mode automatique. Les automatismes les plus utiles dans la gestion des fournisseurs sont les suivants :
- Assigner une tâche au bureau de conformité/juridique lorsque tous les documents ont été reçus d'un fournisseur
- Rappeler aux utilisateurs les tâches en retard
- Passer à une liste distincte de "fournisseurs présélectionnés" lorsque leur statut change
- Appliquer un modèle de liste de contrôle lorsque le statut passe à "évaluation du fournisseur"
Avec l'outil logiciel de gestion des fournisseurs il est temps de gérer vos relations.
3. Gérer les relations avec les fournisseurs
Intégrer
Créer un processus structuré d'intégration des fournisseurs pour s'assurer que tous les nouveaux fournisseurs répondent aux normes et aux exigences de l'organisation.
- Utilisez la liste de contrôle pour vous assurer que vous avez collecté toutes les informations nécessaires
- Créez des utilisateurs de fournisseurs sur ClickUp en tant qu'invité ou utilisateur à part entière afin qu'ils puissent accéder à toutes les informations dont ils ont besoin
- Attribuez des tâches et passez sans effort à la gestion de projet. Vous pouvez utiliser ClickUp commelogiciel de gestion des commandes pour les vendeurs également
- Fixez des objectifs sur ClickUp Goals et donnez à vos vendeurs les moyens de suivre leurs progrès
Communiquez
Organisez régulièrement des réunions de contrôle et d'évaluation avec vos vendeurs. Invitez-les à commenter les tâches et les sous-tâches afin qu'ils puissent clarifier tout élément dans son contexte et en temps réel.
Utilisez l'outil Vue du chat ClickUp pour consolider les conversations des vendeurs et y répondre efficacement.
la vue du chat de ClickUp pour une collaboration plus facile avec le fournisseur
Evaluer
Définissez des indicateurs de performance clairs et mettez en place des processus de suivi et d'évaluation réguliers.
- Utiliserdes modèles de listes de fournisseurs pour garder une trace de tous vos fournisseurs en un seul endroit
- Utilisez le tableau de bord ClickUp pour discuter d'indicateurs tels que les délais de livraison, les normes de qualité, la rentabilité et le respect des accords de niveau de service
- Utilisez ces mesures pour évaluer les performances des fournisseurs et identifier les domaines à améliorer
- Mettre en place des rappels pour les renouvellements de contrats, les audits de conformité, les renégociations, etc.
Si vous n'avez pas l'habitude de créer des systèmes de gestion des fournisseurs, ne vous inquiétez pas. Les systèmes de gestion des fournisseurs de l Modèle de liste de contrôle ClickUp pour la gestion des fournisseurs est un point de départ idéal. Il s'agit d'une solution de bout en bout pour la gestion des fournisseurs, depuis les vérifications initiales jusqu'à l'évaluation des performances.
la gestion de vos fournisseurs à l'aide du modèle de liste de contrôle pour la gestion des fournisseurs de ClickUp_
4. Optimisez au fur et à mesure
Au fil du temps, vous en apprendrez davantage sur vos processus de gestion des fournisseurs, ce qui vous permettra d'optimiser vos outils. Par exemple, si la facturation est sujette aux erreurs, vous pouvez utiliser ClickUp Clips pour un tutoriel de capture d'écran.
Si vous avez des fournisseurs dans plusieurs pays, vous pouvez créer un champ personnalisé pour la devise. Vous pouvez définir des avertissements de dépendance si deux fournisseurs travaillent sur le même processus.
Tirez des enseignements de vos relations avec les fournisseurs et investissez dans l'amélioration continue.
Renforcez votre processus de gestion des fournisseurs avec ClickUp
L'objectif premier du recours à un fournisseur est de réduire la charge de travail des équipes internes. L'exercice est futile si la gestion des fournisseurs crée une charge de travail supplémentaire pour vos équipes de projet/approvisionnement.
C'est pourquoi il est essentiel de disposer d'un système de gestion des fournisseurs bien structuré. Le système de gestion des fournisseurs de ClickUp logiciel gratuit de gestion de projet est flexible et adaptable, ce qui le rend parfait pour la gestion des fournisseurs.
Il vous aide à gérer l'ensemble du cycle de vie, de l'intégration du fournisseur à son retrait. Il est flexible, personnalisable et conçu pour répondre à vos besoins. Il rationalise le processus et automatise les flux de travail.
Il est bénéfique à la fois pour vous et pour le fournisseur. Essayez ClickUp gratuitement aujourd'hui !
FAQ sur le système de gestion des fournisseurs
1. Qu'entendez-vous par gestion des fournisseurs ?
La gestion des fournisseurs désigne la manière dont les organisations gèrent leurs relations avec les fournisseurs et les prestataires de services. Elle comprend la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats, le contrôle des coûts, la gestion des livraisons et l'évaluation des performances.
2. Quelles sont les quatre étapes de la gestion des fournisseurs ?
Les quatre étapes de la gestion des fournisseurs sont les suivantes.
- Sélection des fournisseurs : Identifier les fournisseurs potentiels, évaluer leurs capacités et en sélectionner un sur la base de considérations de qualité, de coût, de fiabilité et de service
- Négociation du contrat : Négociation du contrat : définition des termes et conditions, tarification en fonction du modèle commercial du fournisseur, calendriers de livraison, normes de qualité et accords sur le niveau de service
- Contrôle des performances : Suivi des performances : suivi des performances du fournisseur par rapport aux mesures et aux accords de niveau de service convenus
- Gestion des relations : Communication régulière, résolution des problèmes et collaboration pour améliorer les processus et les résultats
3. Qui est responsable de la gestion des fournisseurs ?
La responsabilité de la gestion des fournisseurs est généralement partagée entre les achats, les équipes de projet et les finances.
- L'approvisionnement est responsable de l'examen des propositions, de la négociation des contrats, de l'intégration des fournisseurs, etc.
- Les parties prenantes du projet auront un rôle important à jouer dans le choix du fournisseur. Ils travailleront également avec le fournisseur, évalueront ses performances, donneront leur avis, décideront des renouvellements, etc.
- Les équipes financières gèrent les factures, les paiements, les amendes/pénalités, le cas échéant.
Une bonne gestion des relations avec les fournisseurs nécessite que ces trois parties travaillent en collaboration.