Le registre de présence n'a rien de nouveau ni de révolutionnaire : il existe depuis que les lieux de travail et les écoles ont vu le jour. Aujourd'hui, on trouve des systèmes de suivi des visiteurs ou des présences partout, des salles de sport aux hôpitaux en passant par les évènements et les programmes de formation.
Si le suivi des présences a pour objectif universel de vérifier qui est présent et qui est absent, il présente également d'autres avantages précieux. Par exemple, les feuilles de présence vous permettent de planifier à l'avance dans un contexte professionnel, d'assurer une gestion fluide de la paie et de rester en conformité avec le droit du travail.
La plupart des entreprises ont remplacé les registres traditionnels de présence du personnel ou les feuilles de calcul papier par des alternatives technologiques telles que des outils de suivi de l'engagement ou de la présence des employés. Mais en matière de feuilles de calcul, Excel reste le roi incontesté !
Dans cet article, nous vous montrerons comment créer une feuille de présence dans Excel étape par étape et discuterons de ses avantages et inconvénients.
Bonus : nous vous proposerons également une solution alternative pour créer un système de suivi détaillé des présences avec des outils supplémentaires pour la création de rapports, l'automatisation avancée et l'analyse de la productivité. 🤩
⏰ Résumé en 60 secondes
Voici un aperçu étape par étape de la création d'une feuille de présence dans Excel, ainsi que certains de ses défis et solutions.
- Commencez par créer un tableau structuré dans Excel avec des colonnes pour les noms des employés et les dates afin de suivre le suivi des présences.
- Utilisez un code couleur pour marquer les week-ends et les jours fériés, ce qui réduit le risque d'erreurs dans la saisie des présences.
- Assurez la cohérence des données en utilisant la validation des données, comme des menus déroulants pour les options de présence telles que Présent, Absent et Demi-journée.
- Automatisez les calculs. Ajoutez des formules pour calculer le nombre total de présences, d'absences et de demi-journées, éliminant ainsi le comptage manuel.
- Finalisez et distribuez. Une fois votre feuille prête, ajoutez un titre, mettez-la en forme pour plus de clarté et partagez-la avec votre équipe avec les instructions d'utilisation.
- Notez qu'Excel ne dispose pas de fonctionnalités de suivi du temps en temps réel, de fonctionnalités avancées et d'automatisation, ce qui le rend moins adapté aux grandes équipes.
- ClickUp offre une vue Tableur supérieure avec collaboration en temps réel, champs personnalisés et automatisation, améliorant ainsi la productivité.
- Vous pouvez également utiliser la vaste bibliothèque de modèles de ClickUp pour obtenir des solutions rapides et personnalisables de suivi des présences.
- Centralisez votre travail en intégrant ClickUp à d'autres applications RH. ClickUp propose plus de 1 000 intégrations, en natif et via des connecteurs tels que Zapier.
- Les tableaux de bord ClickUp suivent les indicateurs de présence et de productivité en temps réel, fournissant ainsi des informations précieuses.
Avantages d'une feuille de présence ou d'un outil de suivi
Les feuilles de présence sont des documents contenant des informations sur la présence des personnes sur leur lieu de travail, à l'école, à une réunion, à un séminaire ou à tout autre évènement. Elles peuvent également faire référence à la feuille d'inscription des visiteurs tenue par le personnel de sécurité dans certaines installations.
Bien sûr, l'objectif ici est le suivi des présences, mais selon le contexte, les feuilles de présence peuvent avoir différentes fonctions. Voici trois des cas d'utilisation les plus courants, ainsi que leurs avantages :
1. La maintenance des registres de présence des employés
Dans le cadre professionnel, les feuilles de présence permettent de suivre les heures d'entrée, d'analyser la productivité et la régularité des employés, et d'enregistrer les heures supplémentaires. Les responsables peuvent utiliser ces données pour :
- Contrôlez la ponctualité et le comportement des employés avant les évaluations de performance.
- Corréler la présence des employés à leur productivité
- Assurez-vous que les calculs de paie sont exacts
- Analysez les données passées (telles que les demandes de congés et les tendances en matière d'heures supplémentaires) afin de planifier les horaires sur une base hebdomadaire ou mensuelle.
- Respectez les lois fédérales et nationales en matière d'heures de travail et de rémunération des heures supplémentaires.
2. Suivi de la présence en classe
Un outil de suivi des présences en classe joue un rôle essentiel dans tout établissement d'enseignement, car il permet aux enseignants :
- Vérifiez si les étudiants satisfont aux exigences de présence annuelles ou mensuelles.
- Traitez les problèmes liés à la présence en temps voulu
- Favorisez une culture de responsabilité et de discipline
- Conservez les registres de présence pour les réunions parents-professeurs.
- Établissez le lien entre les habitudes de présence et les résultats scolaires
3. Marquer la présence aux évènements
Si vous organisez un évènement, qu'il s'agisse d'une conférence, d'un séminaire ou d'un cours, l'utilisation de feuilles de présence vous permet :
- Évaluez la réussite de votre évènement en fonction du pourcentage de présence.
- Utilisez les données collectées pour planifier la capacité d'accueil des évènements futurs.
- Déterminez l’intervalle qui attire le plus grand nombre de participants.
- Utilisez le registre de présence à des fins de marketing et pour attirer des sponsors.
Comment créer une feuille de présence dans Excel : 5 étapes faciles à suivre
Suivez notre guide détaillé et nos images étape par étape pour créer un tableau Excel détaillé de la présence des employés. Nous enregistrerons la présence des employés, mais vous pouvez adapter votre tableau Excel à votre cas d'utilisation spécifique. ❣️
Étape 1 : Lancez une nouvelle feuille de calcul Excel et créez des colonnes et des lignes.
La première étape consiste à créer un tableau qui servira de structure à votre feuille de présence. Dans notre exemple, nous voulons une structure permettant d'observer la présence quotidienne de cinq employés.
Nous commençons par ajouter leurs noms dans la colonne A de notre feuille de calcul Excel. Ensuite, il est temps d'inclure les dates que nous voulons observer. Notre exemple se concentre sur les 10 premiers jours d'un mois, nous allons donc ajouter les nombres de 1 à 10 à la deuxième ligne de la feuille de calcul. Vous pouvez augmenter l'échelle en ajoutant d'autres jours à droite.
Comme nous voulions que notre feuille de présence soit intemporelle, nous n'avons pas ajouté de dates exactes. Si vous souhaitez le faire, Excel peut afficher une erreur, mais ne vous inquiétez pas, cela peut être facilement corrigé. Supposons que vous souhaitiez saisir 1-fév dans la colonne B, mais qu'Excel continue de le remplacer par 2/1 ou sa variante par défaut. Voici ce que vous devez faire :
- Cliquez avec le bouton droit sur la cellule et allez dans Mettre en forme les cellules (Mettre en forme les cellules).
- Allez dans Date, trouvez l'option pour mettre en forme la date souhaitée et appuyez sur Ok.
Astuce : rendez votre registre de présence plus attrayant en ajoutant des bordures. Sélectionnez l'icône Bordures dans la section Police de caractère du menu ruban. Vous pouvez également attribuer un code couleur à chaque ligne et personnaliser l'alignement de votre contenu en accédant à l'onglet Alignement .
Étape 2 : Marquez les week-ends et les jours fériés
Réduisez le risque d'erreurs de planification en marquant les week-ends et les jours fériés. Ainsi, les membres de votre équipe ne marqueront pas accidentellement leur présence ou leur absence dans les mauvaises colonnes.
Bien sûr, adaptez la feuille au calendrier de votre entreprise. Par exemple, si vous êtes ouvert le samedi, ne cochez que les dimanches. Gardez un œil sur les jours fériés comme Noël ou le jour de l'indépendance.
Dans notre exemple, nous avons un week-end que nous avons mis en évidence avec la couleur rouge. 🔴
Étape 3 : prenez des mesures pour éviter les erreurs manuelles et les incohérences dans la saisie des données
La prévention est le meilleur remède, et Excel vous permet d'utiliser une astuce pratique pour vous assurer que les membres de votre équipe n'entrent pas d'informations erronées dans la feuille : il s'agit de la validation des données. Grâce à cette option, vous pouvez contrôler le type de données saisies dans la feuille et garantir leur exactitude. ✅
Dans notre exemple, nous avons supposé que les employés ont des horaires de travail flexibles, nous n'avons donc pas d'intérêt pour leurs heures d'arrivée et de départ. Nous devons simplement confirmer s'ils étaient présents, absents ou en congé d'une demi-journée.
Dans ce cas, notre exercice de validation des données consiste à s'assurer que notre équipe peut choisir l'une des trois options au lieu d'écrire quelque chose d'aléatoire comme Abs, Here, +, ou Took a half-day.
Pour atteindre cet objectif final, nous allons créer un menu déroulant :
- Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer la validation des données. Dans notre exemple, il s'agit de l'ensemble du tableau, à l'exception des colonnes marquées pour le week-end.
- Ouvrez l'onglet Données en haut de l'écran et recherchez Validation des données sous Outils de données.
- Accédez à Autoriser et sélectionnez Liste.
- Sous Source, inscrivez Présent, Absent, Demi-journée. Vous pouvez également utiliser des versions plus courtes telles que P, A et HD ou personnaliser vos propres options.
Lorsque l'un de nos employés clique sur un champ spécifique, il voit apparaître le menu déroulant et peut choisir l'une des options.
Pour vous donner une meilleure idée des étapes suivantes, nous avons rempli les champs restants. ⬇️
Étape 4 : Ajoutez des colonnes pour calculer le total des présences et des absences
Maintenant que vous avez mis en forme la feuille, vous souhaitez créer des colonnes dans lesquelles vous ajouterez des formules pour compter les absences et les présences des employés. Voici ce que nous avons fait dans notre exemple :
- Nous avons ajouté Total présence, Total absence et Total demi-journées dans les colonnes juste après nos jours.
- Nous cliquons sur la cellule L3 (juste en dessous de Total présence) et créons une formule qui comptera le nombre d'absences d'un employé spécifique pendant la période observée.
- Dans ce cas, nous ajoutons le signe égal, tapons countif et effectuons la sélection de la formule.
- Maintenant, sélectionnez l'intervalle de cellules à lequel vous souhaitez appliquer la formule. Dans notre exemple, il s'agit des cellules B3 à K3.
- Enfin, nous saisissons une virgule et tapons le critère que la formule doit compter. Dans notre cas, il s'agit de « Présent ». La formule finale se présente donc comme suit : « =countif(B3:K3, « Présent ») »
Et voilà ! Nous avons éliminé les calculs manuels. Excel affiche désormais le nombre de jours de présence d'un employé spécifique. Vous n'avez pas besoin de répéter le même processus pour chaque employé : il vous suffit de sélectionner la cellule L3, de cliquer sur le petit carré vert dans le coin inférieur droit de la cellule et de faire glisser vers le bas.
Le calcul du nombre total d'absences et de demi-journées est similaire : il suffit de sélectionner l'intervalle de cellules approprié et d'utiliser « Absent » ou « Demi-journée » comme critère. Les formules correspondantes pour notre exemple seront les suivantes :
- =countif(B3:K3, « Absent »)
- =countif(B3:K3, « Demi-journée »)
Étape 5 : apportez les dernières touches et envoyez la feuille à votre équipe
Si vous ne l'avez pas encore fait, ajoutez un nom à la feuille. Dans notre exemple, nous avons utilisé « Feuille de présence pour février 2024 » — nous savons à quel point cela peut sembler ennuyeux ! 😅
De nombreux responsables préfèrent mettre les titres en gras, ajouter des bordures et coder les lignes par couleur à la dernière étape. Une fois que tout est terminé, il suffit d'envoyer la feuille de calcul avec les instructions d'utilisation aux membres de votre équipe.
Options du modèle Excel de suivi des présences des employés
Vous n'avez pas besoin de créer vos feuilles de présence dans Excel à partir de zéro, vous pouvez utiliser un modèle de feuille de présence Excel. Il comprend des tableaux et des formules prédéfinis ; il vous suffit d'entrer les informations relatives à vos employés. Le modèle vous fait gagner du temps et est personnalisable, mais il peut vous limiter en termes de structure et de flexibilité. ⌚
Vous trouverez des modèles Excel pour le suivi des présences quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles. Ils sont disponibles en ligne : il vous suffit de rechercher « modèles de feuilles de présence Excel » ou des mots-clés similaires.
Certains modèles sont généraux, tandis que d'autres se concentrent sur des aspects spécifiques tels que le suivi des congés maladie ou des vacances.
Limites du suivi des présences à l'aide d'Excel
Un outil de suivi des présences basé sur Excel présente de nombreux avantages : il est facile à utiliser, abordable et accessible.
Cependant, cette solution n'est pas parfaite. Elle devient souvent une option non viable pour les utilisateurs en raison des limites suivantes :
Suivi en temps réel limité
Le problème le plus frustrant d'un outil de suivi des présences Excel est qu'il s'agit d'un outil hors ligne : vous ne pouvez pas suivre les présences et les mises à jour des employés en temps réel, ni collaborer sur la feuille de calcul avec plusieurs personnes.
Pas de fonctionnalités avancées
Excel est peut-être facile à utiliser, mais sa simplicité a un coût. Il ne dispose d'aucune fonctionnalité avancée vous permettant de gagner du temps, de suivre la productivité ou de rationaliser les processus quotidiens. Par exemple, vous ne pouvez pas suivre la présence des employés, gérer les salaires, vérifier les performances et les habitudes de travail des employés, ni créer et gérer des plannings à l'aide de la même feuille.
De plus, Excel étant un outil hors ligne, il ne s'intègre pas à d'autres plateformes de travail. Vous devrez donc souvent passer d'une application à l'autre lors du calcul des salaires ou de la création de rapports. Cela entraîne des changements de contexte fréquents, ce qui nuit à votre productivité et à votre concentration.
Options d'automatisation insuffisantes
Un autre inconvénient potentiel à prendre en compte est qu'Excel repose sur des entrées manuelles. Bien que la validation des données aide dans une certaine mesure, vous ne pouvez automatiser aucune partie du processus. Le traitement de feuilles de calcul volumineuses pour la création de rapports peut s'avérer fastidieux pour le superviseur, en particulier pour les équipes plus importantes.
Outils de contrôle limités
Enfin, toute feuille de calcul Excel pose des problèmes de fiabilité. Il est difficile de garantir l'exactitude ou l'intégrité des données lorsque plusieurs employés ont accès à la feuille. La plupart des responsables n'ont pas la capacité de vérifier minutieusement les entrées de temps des employés pour les valider une par une.
La meilleure alternative aux feuilles de présence Excel
Excel peut être une bonne solution pour le suivi des présences, mais il manque de fonctionnalités avancées et n'est pas la meilleure option pour les grandes institutions, les entreprises ou les établissements d'enseignement.
Alors, quelle alternative avez-vous si vous voulez quelque chose d'aussi accessible et facile à utiliser ?
Si vous avez besoin d'un outil gratuit, mais que vous ne voulez pas faire de compromis sur les options avancées de tableur ou de productivité, envisagez une alternative Excel complète comme ClickUp. 💯
ClickUp est un logiciel de gestion des tâches et de suivi des présences doté de fonctionnalités soigneusement conçues pour divers usages, allant de la cartographie des processus et de la collaboration visuelle au suivi de la productivité des employés et à la gestion des documents.
Nous allons vous montrer pourquoi et comment ClickUp peut être idéal pour le suivi du temps et des présences dans tous les cas d'utilisation.
1. Vue Tableur ClickUp pour créer des feuilles de présence
ClickUp vous permet de visualiser vos données de travail sous différents angles grâce à plusieurs vues de projet. L'une d'entre elles est la vue Tableur ClickUp, qui vous permet de créer et de gérer tout type de feuille de calcul relative aux évènements ou à la présence des employés, ce qui en fait une excellente alternative à Excel. 🥰
Le suivi des présences avec la vue Tableur est un jeu d'enfant. Imaginons que vous souhaitiez suivre les présences de vos élèves. Vous créerez une ligne distincte pour chaque élève, puis utiliserez les champs personnalisés ClickUp pour fournir plus de détails.
Attendez, ralentissez... Que sont les champs personnalisés ? Eh bien, ils vous permettent de personnaliser les données de votre environnement de travail en catégories spécifiques afin d'ajouter du contexte à vos tâches. Dans ce cas, nous ajoutons des données contextuelles pour la présence.
ClickUp propose plus de 15 types de champs personnalisés pour ajouter des informations numériques et textuelles, ainsi que des formules complexes. Par exemple, vous pouvez utiliser le champ personnalisé Date pour suivre la présence au fil des jours. Outre les dates, ce champ personnalisé affiche également l'heure, ce qui vous permet d'enregistrer si une personne en particulier était en retard ou a dû partir plus tôt.
Vous pouvez également utiliser le champ personnalisé déroulant pour créer des options telles que Présent ou Absent afin de suivre les noms des élèves en fonction de leur présence. Attribuez un code couleur aux options pour faciliter la navigation.
Enrichissez votre feuille de calcul de suivi des présences et organisez vos informations grâce à des champs personnalisés tels que E-mail et Progrès. Le champ personnalisé E-mail vous permet de saisir les adresses e-mail de vos élèves afin de pouvoir les contacter facilement en cas de besoin. D'autre part, le champ personnalisé Progrès vous aide à vérifier si vos élèves ont atteint le pourcentage minimum de présence.
ClickUp met l'accent sur la collaboration et l'efficacité, avec assistance :
- Plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur une même feuille de calcul, sans ralentissement ni retard.
- Glisser-déposer et actions groupées
- Mises à jour en temps réel
2. Utilisez des structures prêtes à l'emploi avec les modèles ClickUp
ClickUp dispose d'une impressionnante bibliothèque de modèles avec plus de 1 000 options pour différents usages, allant des finances et de la comptabilité aux opérations et au marketing.
Vous allez adorer notre collection de modèles de feuilles de présence: ils comportent des champs personnalisables et des options d'automatisation intégrées qui vous aideront à gagner du temps, à minimiser les erreurs et à obtenir des informations précises et fiables sur les présences. ⏳
Notre première recommandation est le modèle de feuille de présence ClickUp. Il affiche quatre vues pour vous donner une image consolidée des enregistrements et repérer les tendances et les divergences.
Le modèle « Attendance Form » (Feuille de présence) vous fournit un formulaire prédéfini que vous pouvez envoyer aux participants potentiels. Une fois que les destinataires ont rempli le formulaire, ClickUp traite automatiquement les informations collectées et les trie dans les autres vues, telles que :
- La vue Tableau : classe vos participants en fonction de leur statut de présence, par exemple prévu, absent, en retard et présent.
- La vue Tableur : pour passer à la feuille de calcul des présences
3. Relevés de temps et suivi du temps ClickUp
Les modèles de feuille de présence vont de pair avec les modèles de relevé de temps et l'outil de suivi du temps natif de ClickUp. Vous pouvez voir automatiquement combien de temps vos employés consacrent à des tâches spécifiques, ce qui renforce l'intégrité de vos registres. Ainsi, vous pouvez surveiller la charge de travail de votre équipe en temps réel et l'aider à améliorer sa productivité en repérant les inefficacités.
4. Centralisez votre travail grâce aux intégrations ClickUp
Étendez les fonctionnalités de ClickUp et centralisez votre travail en l'intégrant aux applications et plateformes que vous utilisez quotidiennement. Vous avez le choix entre plus de 1 000 options, parmi lesquelles les plus populaires sont Zoom, Slack, Google Agenda, GitHub, Toggl et Figma.
ClickUp s'intègre également à Zapier, ce qui vous permet de réaliser des connexions avec plus de 6 000 applications ! Vous pouvez également automatiser vos flux de travail dans ClickUp et d'autres plateformes et libérer du temps pour des activités qui apportent plus de valeur.
📮ClickUp Insight : les équipes peu performantes sont 4 fois plus susceptibles d'utiliser plus de 15 outils, tandis que les équipes très performantes maintiennent leur efficacité en limitant leur boîte à outils à 9 plateformes ou moins. Mais pourquoi ne pas utiliser une seule plateforme ? En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp regroupe vos tâches, projets, documents, wikis, chats et appels sur une seule plateforme, avec des flux de travail optimisés par l'IA. Prêt à travailler plus intelligemment ? ClickUp fonctionne pour toutes les équipes, offre une visibilité sur le travail et vous permet de vous concentrer sur l'essentiel pendant que l'IA s'occupe du reste.
5. Accédez à des outils de rapports en direct avec les tableaux de bord ClickUp
Si vous souhaitez établir une connexion entre vos registres de présence et la productivité et la réussite de vos employés, ClickUp peut vous aider. Utilisez les tableaux de bord ClickUp pour suivre en temps réel des indicateurs tels que les calculs de productivité, les diagrammes d'avancement ou les priorités hebdomadaires. 💡
Les tableaux de bord ClickUp offrent plus de 50 cartes pour visualiser votre rapport de présence comme vous le souhaitez et effectuer un suivi précis des données pertinentes. Zoomez sur la présence d'un employé spécifique, représentez les charges de travail et voyez combien de jours les employés consacrent à des tâches particulières en quelques clics.
ClickUp : l'alternative parfaite à Excel pour le suivi des présences
Créer une feuille de présence dans Microsoft Excel est simple, mais cette méthode présente certaines limites. Si vous recherchez des fonctionnalités avancées telles que la collaboration en temps réel, les intégrations ou la personnalisation, vous aurez besoin d'outils plus performants.
ClickUp est une alternative à Excel plus robuste qui vous permet non seulement de tenir des feuilles de présence méticuleuses, mais aussi d'analyser ces données pour comprendre la productivité et obtenir des informations précieuses pour booster votre réussite.
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