15 astuces Google Docs pour améliorer la collaboration documentaire | ClickUp

Vous avez déjà craint de perdre un fichier important à cause d'une panne informatique ou de supprimer accidentellement un document ?

Avec Google Docs, vous n'avez plus à craindre de perdre votre travail ! Tout est enregistré au fur et à mesure que vous tapez, ce qui facilite la recherche et la rédaction. Il est facile de garantir la cohérence et de collaborer avec votre équipe sur des documents.

Lorsque vous utilisez d'autres outils que Google Docs, vous devez recourir à des outils tels que les e-mails ou le partage de fichiers pour la collaboration sur des documents. Le suivi manuel des modifications apportées par votre éditeur ralentit considérablement votre processus de création de contenu.

Google Docs enregistre chaque modification, ce qui vous permet de suivre l'évolution du document et de revenir aux versions précédentes si nécessaire.

Il est entièrement gratuit et compte des millions d'utilisateurs actifs quotidiens. Nous avons rassemblé quelques-uns des meilleurs conseils et astuces pour Google Docs afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de ce traitement de texte en ligne !

Passons directement à leur présentation.

La puissance de Google Docs

Voici quelques raisons pour lesquelles Google Docs est un outil de collaboration documentaire très apprécié :

Collaborez en temps réel

Fini les chaînes d'e-mails interminables et les différentes versions de documents ! Google Docs permet à plusieurs personnes de réaliser des modifications en même temps, en affichant instantanément les modifications pour tout le monde. Cela évite toute confusion et permet à tout le monde d'être littéralement sur la même longueur d'onde.

Au-delà de la modification en cours, Docs vous offre des outils intégrés pour la communication en équipe. Les commentaires et suggestions permettent d'échanger des retours et des discussions nuancés au sein même du document, éliminant ainsi le besoin de fils de discussion séparés.

De plus, les journaux d'activité permettent de suivre les actions en temps réel, en indiquant qui a fait quoi et quand, ce qui garantit la responsabilité et la visibilité des projets.

Suivez vos révisions

Nous redoutons tous de perdre l'intégralité d'un article à cause d'un ralentissement. Cependant, l'application Google Docs dispose d'une fonctionnalité qui enregistre chaque minute et vous aide à restaurer rapidement votre contenu.

L'historique des modifications de Google Docs vous permet de consulter facilement l'historique complet des révisions. Google Docs vous fournit des informations précises sur l'historique des versions pour chaque session, à tout moment, lorsque vous souhaitez suivre les révisions de votre équipe ou revenir à une version antérieure.

Suggérez des modifications sans perdre le texte original

Vous avez un doute sur une phrase ? Google Docs permet à votre équipe de suggérer des modifications dans Google Drive sans supprimer l'original.

Surlignez le texte, proposez des modifications et laissez des commentaires expliquant votre raisonnement. Visualisez les modifications sous forme de surlignages colorés et les suppressions sous forme de barrés, accompagnés de boîtes de suggestions détaillées.

Discutez, affinez et acceptez ou rejetez les modifications sans effort. Étiquetez les adresses e-mail des membres de votre équipe dans le document pour obtenir leurs réponses directement dans Docs.

Le mode Suggestions permet à chacun de contribuer, de communiquer et de partager la propriété autonome d'un document. Les membres disposant de la permission nécessaire peuvent rapidement examiner, accepter ou rejeter les suggestions, garantissant ainsi que chacun puisse s'exprimer et que la version finale soit parfaite.

Effectuez vos recherches là où vous vous trouvez

Google Docs s'intègre à des outils de recherche tels que Google Search et Scholar. Recherchez instantanément des informations pertinentes, citez des sources directement dans le document et traduisez même des langues, le tout sans quitter votre environnement de travail collaboratif.

Le brainstorming, la création de plans et la structuration sont facilités grâce aux outils intégrés à Google Docs. Utilisez les listes intelligentes, les titres et les sous-titres pour organiser vos idées, et laissez l'assistant de rédaction vous suggérer des améliorations grammaticales et stylistiques.

Mettez en forme votre travail et rendez-le accessible

Vous trouverez de nombreux outils de mise en forme intuitifs qui s'adaptent à vos besoins. Appliquez rapidement des titres, des sous-titres, des puces et des listes numérotées en un seul clic.

Si vous souhaitez utiliser une police de caractère ou une combinaison de couleurs spécifique, choisissez parmi les modèles prêts à l'emploi ou créez le vôtre afin de conserver la cohérence du style de votre marque. Il existe un large intervalle de façons de personnaliser l'apparence de vos documents. Les titres et sous-titres offrent une grande flexibilité pour structurer vos documents, garantir leur clarté et faciliter leur lecture.

Assurez-vous que les personnes concernées peuvent accéder à votre travail et le comprendre. Google Docs offre un accès complet à des fonctionnalités intégrées telles que le texte alternatif pour les images, la compatibilité avec les lecteurs d'écran et les modes de contraste élevé.

De plus, des suggestions en matière d'accessibilité mettent en évidence des problèmes importants afin de créer des documents inclusifs pour tous les lecteurs. Vérifiez le contraste élevé, utilisez du texte alternatif pour les images et utilisez des titres pour les lecteurs d'écran.

Autres fonctionnalités puissantes

Les 15 meilleures astuces Google Docs pour gagner en efficacité et faciliter la collaboration

Google Docs est un puissant traitement de texte permettant la création de documents et la collaboration. Optimisez votre productivité sur Google Docs grâce à ces astuces efficaces :

1. Barre latérale de table des matières

Les lecteurs apprécient de pouvoir facilement cliquer et trouver des sections spécifiques dans un article, ce qui le rend plus lisible. Pour aider vos lecteurs à naviguer dans votre document, localisez le menu Insertion dans la barre d'outils supérieure et cliquez dessus pour insérer une table des matières.

Ensuite, faites défiler vers le bas du menu « Insertion » et passez la souris sur « Table des matières ». Choisissez parmi les trois formats disponibles celui qui correspond le mieux à l'esthétique de votre document :

2. Créer ou supprimer des en-têtes

Double-cliquez sur la marge supérieure d'une page pour activer le mode en-tête et commencer à taper. Vous pouvez également cliquer sur « Insérer » dans la barre d'outils supérieure, passer la souris sur « En-tête et nombre de page », puis choisir « En-tête » pour commencer à créer votre en-tête.

Pour supprimer un en-tête, effacez tout le texte et cliquez n'importe où dans le corps du document pour quitter l'en-tête lorsque vous êtes en mode de modification en cours.

3. Accédez rapidement à un dictionnaire

Vous n'êtes pas sûr de la signification d'un mot lorsque vous tapez dans un document ? Mettez le mot en surbrillance. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Définir » pour afficher une définition dans une fenêtre contextuelle.

Vous trouverez instantanément les définitions sans quitter votre document. Améliorez la clarté et la précision de vos écrits, et enrichissez votre vocabulaire et vos compétences rédactionnelles grâce à cette astuce.

4. Créez un nouveau document instantanément

Au lieu de rechercher le menu Nouveau document, tapez « doc. new » dans la barre d'adresse de Google Chrome ou d'un autre navigateur et appuyez sur « Entrée ».

Vous trouverez un nouveau document sans titre avec son URL unique dans votre navigateur Google Chrome. Commencez un nouveau document sans perdre de temps. Vous pouvez également cliquer sur « Outils » pour sélectionner « Compte de mots » et choisir « Afficher le nombre de mots pendant la saisie » pour obtenir le nombre de mots.

5. Raccourcis clavier

Maîtrisez les raccourcis courants pour modifier et mettre en forme du texte rapidement et efficacement :

Pour Windows OS

Google partage d'autres conseils ici.

Pour Mac OS

Google partage d'autres conseils ici.

Ces clés vous feront gagner du temps et réduireont les clics répétitifs.

6. Utilisez Google Docs comme outil d'IA générative

Surmontez le syndrome du bloc d'écriture grâce à des suggestions générées par l'IA. Développez vos idées et expérimentez différents styles d'écriture.

La fonction d'IA générative est associée à Workspace Labs et n'est disponible que pour certains testeurs aux États-Unis. Vous pouvez vérifier si votre emplacement a accès aux fonctionnalités de Workspace Labs dans cette clause de non-responsabilité de Google.

Pour utiliser l'outil d'IA, ouvrez un document dans Google Docs et recherchez « Help me write » (Labs) dans la partie gauche du document.

7. Supprimer la mise en forme

Toute erreur de police de caractère, de taille de texte ou d'indentation peut avoir un impact sur votre travail. Cette astuce simple permet de réinitialiser rapidement le texte concerné à son style par défaut.

Supprimez rapidement les formats indésirables en surlignant le texte et en cliquant sur le bouton « Effacer le formatage » (A barré d'une ligne oblique) dans la barre d'outils.

8. Convertir des PDF en texte (et vice versa)

Fini les fastidieuses retranscriptions ! Google Docs vous permet de télécharger un fichier PDF et de le transformer en texte modifiable en un seul clic. Vous gagnez du temps en conservant la mise en forme et la disposition tout en extrayant le contenu.

Partagez facilement vos modifications finales sous forme de document PDF professionnel en un seul clic : c'est prêt !

9. Écriture mains libres : saisie vocale

La fonctionnalité de saisie vocale de Google Docs vous aide à capturer instantanément vos idées. La saisie vocale supprime la barrière physique entre vos pensées et les mots écrits.

Dictez votre document tout en effectuant plusieurs tâches à la fois et effectuez la modification en cours à l'aide de commandes vocales. Google Docs tape vos pensées et ajoute automatiquement la ponctuation. Concentrez votre énergie sur l'essentiel : élaborez des arguments convaincants, structurez votre texte et collaborez en temps réel.

Appuyez sur CTRL+Maj+S ou allez dans Outils > Saisie vocale et cliquez sur l'icône du microphone.

Parlez clairement et naturellement. Google Docs s'adapte progressivement à votre style d'expression, apprend les expressions que vous utilisez couramment et ajuste la ponctuation pour offrir un flux de lecture fluide et naturel.

10. Utilisez la fonctionnalité de plan pour rester organisé

La fonctionnalité de plan de Google Docs organise instantanément la structure de votre document, en affichant les titres et sous-titres dans une hiérarchie claire et repliable. Glissez-déposez les sections pour les réorganiser, visualiser le flux et identifier les redondances potentielles.

Vous avez besoin d'un aperçu rapide ? Réduisez les sections pour avoir une vue d'ensemble, puis affichez les détails pour voir les modifications en cours.

Pour accéder à toutes les fonctionnalités du plan, cliquez sur Affichage > Afficher le plan du document dans le menu déroulant.

La structure de Google Docs permet à tous les membres de l'équipe de comprendre le flux du projet, de rester concentrés sur les priorités et de naviguer rapidement parmi des informations denses. Moins de temps passé à se débattre avec la structure, plus de temps consacré à la collaboration et à la création d'un travail percutant.

11. Utilisez la barre des tâches pour rester en suivi

Vous n'avez plus besoin de jongler entre les feuilles de calcul et les post-it. La barre des tâches de Google Docs permet à votre équipe de rester concentrée sur les tâches à accomplir dans le document.

Tapez « @task » pour créer instantanément des mini-listes de tâches directement liées aux sections pertinentes. Attribuez des tâches aux membres de l'équipe, fixez des délais et suivez visuellement la progression à l'aide de cases à cocher. Plus besoin de changer de contexte ou de rechercher les mises à jour : tout se trouve dans le document.

Partagez les tâches avec vos collègues, voyez qui travaille sur quoi et responsabilisez-vous mutuellement. Discutez des détails dans les commentaires sur les tâches, suivez les taux d'achèvement et marquez ensemble les réalisations. La barre des tâches favorise la transparence et permet à tout le monde d'avancer en tant qu'équipe unifiée, quel que soit le lieu ou l'horaire.

12. Ajouter et modifier des photos

Insérez facilement des photos dans vos documents Google Docs. Cliquez sur Insérer > Image et choisissez votre photo depuis votre appareil, l'intégration Google Drive ou même le Web. Elle s'intègre à votre document, prête à être personnalisée.

Une fois votre photo importée, personnalisez-la à votre guise ! Recadrez, redimensionnez et faites pivoter l'image à l'aide de clics et de glissements intuitifs. Réglez la luminosité, le contraste et la balance des couleurs pour que votre document soit parfaitement harmonieux.

Explorez les filtres prédéfinis ou créez des effets personnalisés pour obtenir un rendu spécifique. Google Docs vous permet même de rechercher des images gratuites directement dans le document.

La collaboration sur les documents ne se limite pas au texte. Google Docs permet à votre équipe d'ajouter des commentaires directement sur les photos, de donner son avis et de proposer des modifications en cours. Discutez des options de recadrage et des réglages de couleur, ou même réfléchissez à des légendes créatives, le tout dans le document partagé.

13. Modifiez instantanément la casse

Assurez-vous que les titres, les titres et les noms propres sont mis en forme de manière cohérente. Finies les modifications manuelles fastidieuses et les incohérences lorsque vous utilisez Docs !

Sélectionnez le texte que vous souhaitez modifier, puis allez dans le menu déroulant Format et choisissez Texte > Majuscules. Vous pouvez instantanément tout convertir en minuscules, en majuscules ou en majuscules à titre, ce qui facilite même les modifications en cours les plus importantes.

Personnalisez-le en effectuant une sélection de mots ou de phrases spécifiques dans votre texte et en appliquant différentes majuscules à chacun d'entre eux, créant ainsi des titres personnalisés, des citations ou des accents uniques.

Corrigez rapidement les problèmes de majuscules sans modification en cours et conservez un aspect professionnel à vos documents.

14. Rechercher et remplacer un texte dans votre document

Appuyez sur CTRL+H et saisissez le texte que vous souhaitez rechercher dans le champ Rechercher. Cliquez sur « Rechercher » pour mettre en surbrillance chaque instance ou sur « Remplacer » pour les remplacer simultanément par votre nouveau mot ou votre nouvelle expression.

Utilisez des options avancées telles que la sensibilité à la casse ou les expressions régulières pour une précision extrême.

Ne manquez aucune modification répétitive. Vous devez remplacer le mot « client » par « consommateur » dans tout votre document ? Cliquez sur « Remplacer tout » et observez le résultat. Pour plus de précision, affinez votre recherche à l'aide d'options telles que « Respecter la casse » et « Mot entier ».

Appuyez sur Ctrl+F (ou Commande+F sur Mac) pour ouvrir la boîte de recherche. Saisissez le texte que vous souhaitez rechercher ou remplacer. Cliquez sur Remplacer pour le remplacer par un autre texte. Vous pouvez même corriger les fautes de frappe à l'aide des « expressions régulières », qui permettent de remplacer « teh » par « the » en un seul clic.

15. Intégrez vos applications favorites

Imaginez pouvoir intégrer une feuille de calcul Airtable en direct dans votre document ou extraire des données marketing en temps réel à partir d'un outil de gestion de projet tel que Asana.

Il suffit d'un clic grâce aux intégrations : plus besoin de copier-coller ou d'utiliser des pièces jointes encombrantes. Combinez de manière transparente les données, les visuels et les informations de vos applications préférées.

Explorez les différents modules complémentaires Google Docs disponibles dans Google Workspace Marketplace (accessible depuis le menu « Modules complémentaires » dans Google Docs). Recherchez et installez des modules complémentaires qui se connectent à vos applications préférées, telles que Grammarly, Zoom, Slack, etc.

Limites de l'utilisation de Google Docs

Bien que Google Docs excelle à bien des égards, il présente certaines limites dont vous devez être conscient :

1. Limites de la modification en cours hors ligne

La plupart des outils avancés de traitement de texte en ligne de Google Docs (outil Explorer, Smart Canvas, modules complémentaires) nécessitent une connexion Internet. Les fonctionnalités hors ligne de Google Docs sont principalement destinées à la modification de base et à la manipulation du texte.

Bien que vous puissiez effectuer des modifications en cours hors ligne, les options de mise en forme peuvent être limitées ou moins avancées que dans la version en ligne. Les images et le contenu intégré peuvent ne pas s'afficher tant que votre connexion n'est pas rétablie.

2. Limites complexes en matière de mise en forme

Google Docs n'offre peut-être pas un contrôle aussi précis que les logiciels de bureau dédiés pour les dispositions très complexes ou les besoins de formatage spécialisés, comme les brochures ou les documents juridiques.

3. Limites de taille des fichiers

Le téléchargement de fichiers volumineux (plus de 1,5 Go) peut prendre du temps et demander beaucoup d'efforts. Si vous travaillez régulièrement avec des documents volumineux, il existe peut-être de meilleures solutions que Google Docs.

4. Friction dans la collaboration

Bien que la modification en cours en temps réel soit impressionnante, des ralentissements ou des dysfonctionnements peuvent survenir lorsque plusieurs utilisateurs sont connectés, en particulier avec des connexions Internet lentes. Soyez conscient des interruptions potentielles pendant les sessions collaboratives.

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Et s'il existait une meilleure alternative à Google Docs et à ses astuces ? ClickUp Docs !

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