« Répondre au changement plutôt que suivre un plan » est le quatrième pilier du manifeste agile. Il résume ce que signifie être « agile », en attendant des équipes qu'elles acceptent le changement et évoluent de manière dynamique en fonction des exigences changeantes de l'entreprise.
Cela signifie que vous avez besoin d'équipes et de managers capables de s'adapter au changement et disposant des compétences et des capacités nécessaires pour s'adapter lorsque la situation l'exige. La planification agile des capacités vous aide à atteindre cet objectif.
Qu'est-ce que la planification agile des capacités ?
La planification agile des capacités consiste à évaluer le temps productif disponible pour chaque sprint. Les chefs de projet utilisent la planification agile des capacités pour planifier le travail et gérer la livraison des logiciels.
Un plan de capacité agile est une fonction des éléments suivants.
- Durée du sprint : généralement deux semaines ou dix jours ouvrables
- Taille de l'équipe : nombre de membres de l'équipe disponibles pour le sprint
- Disponibilité de l'équipe : nombre d'heures pendant lesquelles les membres de l'équipe sont disponibles, déduction faite des congés et des jours fériés.
- Taux d'utilisation : temps pendant lequel l'équipe peut travailler sur les objectifs du sprint, généralement compris entre 0,6 et 0,8.
Si vous êtes submergé par toute cette terminologie, voici un glossaire pratique des termes agiles Scrum.
Si la méthodologie agile a vu le jour dans le domaine du développement logiciel, elle a récemment été adoptée par des équipes issues de tous les secteurs. Les agences numériques, les équipes de rédaction de contenu, les entreprises de commerce électronique, etc. utilisent des méthodologies agiles telles que Kanban ou Scrum pour fournir des services efficaces.
Si vous êtes chef de projet dans un domaine autre que le développement logiciel et que vous souhaitez adopter des pratiques agiles, le modèle de gestion de projet agile de ClickUp est un excellent point de départ.
Vous pouvez utiliser le formulaire inclus pour rationaliser les demandes dans le backlog, utiliser les Sprints pour exécuter des tâches et organiser des cérémonies agiles telles que des comptes rendus et des rétrospectives, le tout dans ClickUp.
Capacité de l'équipe vs vitesse de l'équipe dans l'agilité
La capacité et la vélocité des équipes sont deux indicateurs essentiels utilisés par les équipes de développement logiciel agile.
La capacité d'une équipe correspond au nombre d'heures de développement disponibles par sprint. La vélocité d'une équipe correspond au nombre de points de story qu'une équipe peut développer dans chaque sprint.
En se basant sur la vélocité de l'équipe par le passé, un chef de projet agile ou un scrum master estime la capacité future et planifie les user stories pour les développeurs.
Avantages et importance de la planification agile des capacités
Le développement logiciel agile exige de la clarté dans le chaos. Même lorsque les exigences commerciales évoluent, une équipe Scrum s'adapte et continue sans perdre son élan. La planification de sprints basée sur les capacités garantit cela.
Livraison fiable des logiciels : grâce à une planification précise des capacités, les équipes agiles peuvent mieux réaliser les prévisions concernant les efforts d'ingénierie, ce qui leur permet d'être plus prévisibles. Elles prennent ainsi des engagements réalisables et tiennent leurs promesses.
Confiance renforcée : lorsque la livraison des logiciels est fiable et prévisible, la confiance entre les équipes de l'entreprise et techniques est renforcée. Cela favorise la collaboration et l'innovation.
Meilleure qualité des logiciels : la planification agile des capacités établit une structure pour ce qui peut être raisonnablement réalisé à chaque sprint. Cela garantit que les équipes ne prennent pas de raccourcis et suivent les bonnes pratiques.
Gestion précise du budget : lorsque les chefs de projet peuvent réaliser une prévision précise de la capacité de l'équipe, ils peuvent également gérer leurs ressources et leurs budgets plus efficacement. Si vous utilisez un outil de gestion de projet tel que ClickUp, les budgets et les notes de frais peuvent également être calculés automatiquement à partir des données d'utilisation des capacités.
Amélioration du moral de l'équipe : la planification des capacités est effectuée en fonction de la disponibilité des membres de l'équipe pendant chaque sprint. Les membres de l'équipe font preuve d'un engagement et d'une implication plus importants dans le projet, car ils choisissent eux-mêmes la quantité de travail qu'ils peuvent accomplir.
Amélioration des processus : les informations issues de la planification des capacités servent également à diverses méthodologies d'amélioration des processus. Elles aident à évaluer les performances, la productivité et la qualité du travail de l'équipe, ce qui permet de gagner en efficacité au fil du temps.
Une bonne planification agile des capacités profite à toutes les parties prenantes impliquées dans le projet. Elle aide les chefs de projet à orienter la livraison dans la bonne direction et à maintenir l'engagement. Elle aide les membres de l'équipe à exploiter pleinement leur potentiel. Plus important encore, elle renforce la confiance et la fiabilité de l'équipe d'ingénieurs auprès des parties prenantes commerciales.
Une activité aussi cruciale pour la réussite d'un projet de développement logiciel n'est pas sans défis. Explorons-en quelques-uns et voyons comment vous pouvez les surmonter.
Les défis de la planification agile des capacités
Bien qu'elle semble simple à première vue, la planification agile des capacités implique un large éventail de facteurs qui doivent être estimés avec précision au préalable. Voici quelques variables clés qui peuvent influencer la planification agile des capacités.
Stabilité de l'équipe : pour que la planification agile des capacités soit efficace, vous avez besoin d'une équipe cohérente. Si vous disposez d'une capacité de 40 heures dans un sprint et de 400 heures dans un autre, aucun des avantages ne peut être réalisé.
Productivité individuelle : les compétences et la productivité des membres d'une équipe peuvent varier considérablement. Un stagiaire peut avoir besoin de 10 heures pour achever une tâche qu'un employé expérimenté peut réaliser en 10 minutes. En substance, toutes les heures d'ingénierie ou toutes les capacités individuelles ne se valent pas.
Taux d'utilisation : le taux d'utilisation, parfois appelé « facteur de concentration », estime la part des heures de travail de l'équipe qui sera consacrée au sprint. Bien qu'il s'agisse d'une estimation raisonnable, elle peut varier. Par exemple, le dernier sprint de l'année civile peut avoir un taux d'utilisation moindre en raison de l'approche des fêtes de fin d'année.
Évolutivité : au sein d'une petite équipe, la planification agile des capacités est simple. Cependant, dans une grande organisation qui doit planifier les capacités de plusieurs équipes, la collecte des données appropriées et les prévisions peuvent s'avérer difficiles.
Valeurs relatives : la capacité est généralement mesurée en heures, ce qui est une valeur absolue. Cependant, la vélocité de l'équipe et la répartition des tâches sont souvent exprimées en valeurs relatives, telles que les points d'histoire. La conciliation des deux donne lieu à des divergences d'opinion.
Les équipes agiles ont besoin d'une combinaison adéquate d'outils et de processus pour surmonter ces défis. Voici quelques cadres de référence qui peuvent vous aider.
Comment calculer la capacité dans un environnement agile
Dans sa forme la plus simple, la capacité agile = durée du sprint x disponibilité de l'équipe x taux d'utilisation. Un logiciel de gestion de projet gratuit ou un tableur peut vous aider à effectuer ce calcul.
Cependant, ce n'est pas toujours simple. Chacune de ces variables peut avoir d'autres facteurs contributifs. Nous les explorons ci-dessous et donnons des exemples.
Durée du sprint : la durée du sprint correspond au nombre de jours alloués à chaque itération. Un sprint type peut durer deux ou quatre semaines, mais deux semaines est la durée la plus courante. Sans compter les jours fériés et autres facteurs externes, un sprint type compte dix jours ouvrables.
Disponibilité de l'équipe : la disponibilité de l'équipe dépend du nombre de membres qui la composent, du nombre d'heures de travail par jour, de leur implication dans d'autres projets, des réunions et autres activités extra-professionnelles, ainsi que des absences éventuelles.
Disponibilité = nombre de membres de l'équipe x (heures de travail – temps hors travail – absences)
Taux d'utilisation : il n'est pas raisonnable d'attendre des membres de l'équipe qu'ils travaillent à 100 % sur les user stories qui leur sont assignées. Ils ont besoin de pauses créatives, de réunions collaboratives, etc. Les chefs de projet estiment le taux d'utilisation à 80 % pour une équipe expérimentée et à 60 % pour les jeunes diplômés ou les nouveaux membres de l'équipe.
Voyons comment cette formule fonctionne dans la pratique.
Exemple de scénario n° 1
Imaginons que vous ayez une équipe de 10 personnes travaillant 8 heures par jour sur un sprint de 10 jours.
Votre capacité agile pour le prochain sprint serait de 10 (durée du sprint) x 10 (taille de l'équipe) x 8 (disponibilité de l'équipe) x 80 % (taux d'utilisation), soit 640 heures.
Exemple de scénario n° 2
Imaginons que vous ayez une équipe de cinq développeurs à temps plein travaillant 8 heures par jour et cinq consultants à temps partiel travaillant 3 heures par jour. Parmi eux, un développeur à temps plein est en congé pendant une semaine.
Dans ce cas, votre capacité agile pour un sprint de deux semaines serait la suivante.
- Disponibilité de l'équipe : [4 (développeurs à temps plein) x 8 (heures) + 5 (développeurs à temps partiel) x 3 (heures) x 10 (jours ouvrables)] + [1 (développeur à temps plein) x 8 (heures) x 5 (jours ouvrables)]
- Taux d'utilisation : 80 %
Capacité = 408 heures
À mesure que l'équipe s'agrandit, la disponibilité est influencée par d'autres facteurs et la planification des capacités peut devenir infiniment complexe. Voici comment vous pouvez vous assurer de réaliser une planification agile et efficace des capacités à l'aide des bons outils.
Comment réaliser une planification agile et efficace des capacités
Une planification agile et efficace des capacités implique plusieurs étapes qui peuvent varier considérablement en fonction d'un nombre de facteurs. Voici un cadre utilisant un outil de gestion de projet agile qui vous aidera à démarrer.
Vous débutez dans la gestion de projet agile ? Voici dix modèles agiles pour vos projets qui vous fourniront les bases et les données nécessaires à une planification efficace des capacités.
Préparez-vous pour le prochain sprint
Le meilleur moment pour planifier la capacité est pendant la réunion de planification du sprint. Avant de planifier la capacité, identifiez les éléments du backlog sur lesquels vous prévoyez de travailler et classez-les par ordre de priorité. Vous pouvez démarrer votre processus à partir de zéro ou utiliser l'un des nombreux modèles de planification de la capacité pour vous guider tout au long du processus.
Si vous utilisez un outil de gestion de projet tel que ClickUp, vous avez probablement cartographié l'ensemble du cycle de vie du produit, y compris toutes les stories. Vous pouvez consulter vos éléments en attente, évaluer leur statut et choisir ceux qui conviennent pour votre prochain sprint. Cela vous donnera une idée de la capacité totale dont vous aurez probablement besoin.
Modèle permettant de saisir la charge de travail des employés pour une équipe agile
Grâce au modèle de charge de travail des employés de ClickUp, vous pouvez définir des attentes et planifier des tâches afin que personne ne soit débordé ou mal préparé. Gérez efficacement la charge de travail de votre équipe et planifiez les sprints à venir grâce à ce modèle.
Identifiez les compétences dont vous avez besoin
Avant d'évaluer votre capacité, déterminez vos besoins. En fonction des récits que vous avez sélectionnés, vous aurez peut-être besoin d'un nombre donné de développeurs, de y analystes qualité et de z analystes métier.
Effectuez ces calculs et identifiez les profils exacts des membres de l'équipe dont vous avez besoin.
Définissez la durée du sprint
En fonction des éléments du backlog que vous avez identifiés, déterminez la durée du prochain sprint. Excluez de ce calcul les jours fériés et autres jours de congé à l'échelle de l'équipe ou de l'organisation.
Comprendre la disponibilité des équipes
Aucun sprint ne part de zéro. Les projets en cours comportent toujours des éléments reportés des sprints précédents, et les membres de l'équipe peuvent être amenés à travailler sur d'autres projets. Calculez avec précision la disponibilité de l'équipe pour le prochain sprint.
Lorsque vous utilisez ClickUp pour gérer le travail de votre équipe, vous avez instantanément accès à sa productivité passée et à sa disponibilité future. La vue Charge de travail vous permet de voir les estimations de durée, les tâches achevées, les tâches en cours, les points de sprint, etc.
Lorsque chaque membre de l'équipe saisit ses projets de vacances/congés dans ClickUp, vous pouvez également connaître avec précision sa disponibilité pour la planification du projet.
Vous pouvez également calculer automatiquement la disponibilité de votre équipe grâce aux formules avancées des champs personnalisés de ClickUp.
Configurez le sprint sur ClickUp
Utilisez les tâches ClickUp pour configurer chaque élément dans le cadre de votre sprint. Utilisez la vue des tâches pour détailler l'histoire utilisateur, laisser des commentaires, attribuer des priorités, ajouter des étiquettes ou tout autre champ personnalisé dont vous pourriez avoir besoin.
En vous basant sur les données passées, ajoutez une estimation de durée pour chaque tâche afin de vous assurer qu'elle pourra être achevée dans le cadre du sprint. Définissez ensuite les dates de début et de fin, ainsi que les dépendances.
Obtenir l'engagement de l'équipe
Les équipes agiles auto-organisées apprécient l'autonomie. Ainsi, au lieu d'attribuer des tâches aux membres de votre équipe, organisez une réunion et encouragez-les à s'engager à être disponibles. Laissez-les se répartir les tâches et résoudre les problèmes qui pourraient survenir au cours du processus.
Vérifiez que tous les paramètres sont prêts.
Une fois que votre sprint est entièrement configuré sur ClickUp et que les tâches sont attribuées, il est temps de vous assurer que votre équipe peut les achever.
Rationalisez la charge de travail : la vue Charge de travail du projet permet de visualiser la répartition des ressources entre tous les membres de l'équipe, à partir de laquelle vous pouvez ajouter/supprimer des tâches en fonction de l'utilisation. Si quelqu'un est dans le rouge, c'est-à-dire en surcapacité, supprimez des tâches de sa liste et évaluez sa vitesse de livraison. Pour ceux qui sont en sous-capacité, vous pouvez ajouter des tâches de sprint.
Rationalisez les échéanciers : utilisez la vue du diagramme de Gantt ClickUp pour organiser les sprints et gérer les jalons. Visualisez les dépendances et les tâches connexes pour vous assurer qu'elles peuvent être réalisées. Effectuez facilement des mises à jour pour éliminer les obstacles et modifier les échéanciers.
Augmentez l'utilisation grâce à l'automatisation : vous pouvez libérer la capacité de vos ressources en éliminant les tâches administratives répétitives de leur pipeline. Utilisez ClickUp Automations pour attribuer des tâches, publier des commentaires et modifier les statuts. Choisissez parmi plus de 100 automatisations personnalisables, y compris des intégrations avec des outils tels que GitHub et Sentry.
Restez agile tout au long du processus
Il est courant que de nouvelles tâches soient ajoutées à un sprint ou qu'un membre de l'équipe tombe malade, ce qui a un impact négatif sur la capacité. Une équipe véritablement agile sait s'adapter à ces évènements tout en continuant à fournir un logiciel de qualité dans les délais et le budget impartis.
Pour y parvenir, les chefs de projet en gestion de projet doivent :
- Passez en revue le travail achevé chaque jour
- Assurez-vous que la capacité est disponible conformément au forfait ou ajustez la charge de travail en conséquence.
- Facilitez la communication entre les membres de l'équipe afin d'assurer des transferts fluides.
- Encouragez les membres de l'équipe à mettre à jour toutes les données afin que les rapports restent à jour.
- Identifiez davantage de tâches/activités pouvant être automatisées afin d'améliorer l'efficacité.
- Recueillez des idées pour optimiser les processus en vue du prochain sprint.
Mettez en place une pratique de planification des capacités véritablement agile avec ClickUp
Les projets agiles ne se déroulent pas toujours comme prévu. Par définition, les méthodologies agiles privilégient l'adaptation au changement plutôt que le suivi d'un plan. Cela vaut également pour la planification agile des capacités. En tant que manager d'équipe dans un projet agile, vous devez être prêt à modifier, faire évoluer ou réorienter votre stratégie de planification agile des capacités.
Qu'il s'agisse d'une urgence personnelle d'un membre de l'équipe ou de l'indisponibilité totale d'une équipe bloquée dans un autre projet en crise, vous devez toujours être prêt à proposer des alternatives.
Le logiciel complet de gestion de projet ClickUp vous offre la flexibilité et la visibilité nécessaires pour rester agile. Avec ClickUp, vous pouvez toujours garder un œil sur la disponibilité, les performances, la productivité, la progression de votre équipe, et bien plus encore. Planifiez et exécutez vos projets agiles sans effort. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui.