10 modèles gratuits de présentation de spectacles en Excel & ClickUp
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10 modèles gratuits de présentation de spectacles en Excel & ClickUp

L'organisation d'un événement demande un investissement considérable en temps et en énergie, car il faut jongler avec de nombreuses échéances, rechercher des vendeurs et des fournisseurs, et faire face à l'incertitude et aux changements de dernière minute le jour même de l'événement.

Les bons outils peuvent vous aider à respecter le calendrier. Et si vous pouviez définir toutes les étapes clés, tous les détails et tous les produits livrables dans une feuille de route pour votre événement, depuis la réunion de planification initiale jusqu'au nettoyage après l'événement ?

C'est exactement ce que vous permet de faire un modèle de déroulement de l'événement ! Nous avons rassemblé cette liste de modèles de déroulement gratuits, prêts à l'emploi, qui permettront à votre prochain événement de se dérouler sans encombre pour les hôtes comme pour les invités.

Qu'est-ce qu'un modèle de déroulement d'événement ?

Un modèle de déroulement de spectacle peut constituer l'épine dorsale de la planification d'un événement. Il s'agit d'un programme qui décrit l'événement du début à la fin et couvre les caractéristiques de l'événement, les participants et les données de manière exhaustive. L'objectif est d'assurer un déroulement fluide de l'événement et de veiller à ce que chaque élément important soit pris en compte.

Pour les événements en personne, les informations peuvent porter sur le lieu, l'emplacement, la disposition des sièges, les points d'accès, etc. Pour un événement virtuel, les informations peuvent porter sur la plateforme numérique, les instructions d'accès et les exigences techniques.

Les modèles de déroulement d'un événement peuvent être de simples feuilles de calcul dans Microsoft Excel ou Google Sheets, ou des flux de travail complexes dans des logiciels spécialisés.

Qu'est-ce qui fait un bon modèle de déroulement de spectacle ?

Un bon modèle de déroulement de spectacle est plus qu'un simple programme ; c'est un document dynamique qui s'adapte aux besoins de l'équipe chargée de l'événement. Alors que vous évaluez vos options, voici quelques caractéristiques clés à rechercher dans un modèle de déroulement de spectacle :

  • Structure claire: Le modèle doit détailler l'ensemble de l'événement. Il doit le faire de manière à ce que l'équipe chargée de l'événement puisse facilement noter les détails cruciaux tout au long du processus
  • Des agendas détaillés: Un modèle de déroulement peut garantir le bon déroulement de l'événement en fournissant un itinéraire détaillé, y compris les responsabilités de chaque membre de l'équipe
  • Flexibilité: Les événements sont dynamiques et en constante évolution. Un modèle de déroulement doit être suffisamment souple pour s'adapter à des plans modifiés
  • **Si un événement compte plusieurs intervenants, un calendrier détaillé aidera l'équipe de production à respecter le calendrier et les thèmes, ce qui permettra à l'événement de se dérouler sans heurts
  • **Collaboration au sein de l'équipe : les modèles de déroulement du spectacle doivent permettre d'aligner les membres de l'équipe et de favoriser la collaboration, afin de réduire le stress et la confusion
  • Évaluation des risques : le succès de l'événement repose en grande partie sur la planification des imprévus. Un modèle de déroulement doit permettre d'évaluer les risques et de résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent
  • **Des éléments visuels, tels que des codes de couleur, peuvent aider les organisateurs d'événements à comprendre d'un seul coup d'œil le document relatif au déroulement de la manifestation
  • Accès des participants: Un modèle qui fournit également une version simplifiée de l'ordre du jour de l'événement permet d'informer les participants et les autres intervenants de l'itinéraire

En savoir plus sur ClickUp Events pour vous aider à planifier des événements en personne et virtuels!

10 modèles de présentation à utiliser en 2024

Lorsque vous confirmerez votre prochain événement, essayez l'un de ces modèles pour planifier et programmer les détails afin d'en faire la meilleure expérience possible.

1. Modèle de déroulement de spectacle ClickUp

ClickUp Run of Show - Capture d'écran des lieux possibles

Le modèle de déroulement du spectacle de ClickUp assure le bon déroulement de votre événement

Pour organiser un événement en douceur, vous avez besoin d'un modèle qui couvre toutes les bases. Le modèle Modèle ClickUp pour l'organisation d'un spectacle c'est exactement ce que fait ce modèle. Ce modèle de niveau intermédiaire vous aide à organiser des événements et à vous assurer que vous n'oubliez aucun détail. Il vous permet de planifier des tâches, de les assigner aux bonnes équipes et de suivre leur progression.

Vous pouvez présenter les informations relatives à votre événement sous la forme d'un calendrier facile à lire. Des détails tels que les tâches des fournisseurs, la logistique du matériel et les rôles et responsabilités du personnel permettent de respecter le calendrier de l'événement. Ce modèle est un document riche en détails, avec de l'espace pour les modules d'équipe, la gestion du temps, la sensibilisation, etc.

Grâce à ce modèle, vous maximiserez le succès de votre événement. Vous pouvez rester à l'affût des changements en modifiant facilement le calendrier. Les fonctions de communication permettent au personnel et aux fournisseurs de se synchroniser, ce qui garantit que tout se déroule comme prévu et que toutes les parties sont prêtes pour la journée. Des fonctions de suivi des dépenses et des la gestion des budgets des projets satisfaire les parties prenantes. Télécharger ce modèle

2. Modèle de planification d'événement ClickUp

Modèle de planification d'événement ClickUp

Le modèle de planification d'événements de ClickUp rationalise vos tâches de gestion d'événements

Une planification d'événement réussie implique une organisation efficace des détails. Le modèle Modèle de planification d'événement ClickUp vous fournit les outils nécessaires à cette fin.

Ce modèle est la pierre angulaire des organisateurs d'événements. Il permet de suivre les repérages, les informations sur les lieux, les budgets, les offres, les listes d'invités et les participants. Vous pouvez planifier et visualiser tout ce qui concerne l'événement. Il dispose d'outils de collaboration pour aligner votre équipe et fournit les ressources nécessaires pour que l'événement se déroule dans les délais et le budget impartis. Modèles de planification d'événements devraient offrir une variété de vues, et celui-ci propose une vue en liste pour organiser le processus de planification de l'événement, une vue en tableau pour visualiser les priorités et les flux de travail, et une vue en calendrier pour gérer les échéances de l'événement. Avec des listes préenregistrées pour les activités, les installations, les tâches préalables à l'événement et la facturation, le modèle de planification d'événement ClickUp vous aide à organiser un grand événement. Télécharger ce modèle

3. Modèle de dossier d'événement ClickUp

Capture d'écran de ClickUp Event Brief

Le modèle de briefing d'événement de ClickUp décompose le programme de production de l'événement dans un document organisé

Un planificateur d'événements s'appuie souvent sur un briefing complet pour organiser les détails de l'événement. Le Modèle de briefing d'événement ClickUp vous permet justement de le faire.

Ce modèle convivial pour les débutants vous aidera à organiser des événements sans la complexité d'autres modèles. Bien que plus simple, il vous permet de suivre les détails importants, de la budgétisation initiale à l'exécution finale. Il définit des objectifs clairs pour l'événement et permet aux parties prenantes d'apporter leur contribution afin que vous puissiez créer une stratégie organisée et collaborative pour la réussite de l'événement. En mettant l'accent sur la collaboration au sein de l'équipe permet de réunir tout le monde pour s'assurer que tous les détails sont pris en compte.

Les coordonnées de l'équipe chargée de l'événement sont organisées à l'aide de champs personnalisés permettant de classer et de gérer les détails de l'événement, et de vues personnalisées permettant d'adapter le flux de travail à vos préférences et à vos besoins. Grâce à l'édition en temps réel et à un formatage riche, ces documents permettent d'organiser votre journée et de gérer les délais de votre événement. Télécharger ce modèle

4. Modèle de gestion d'événements ClickUp

Le modèle de gestion d'événement de ClickUp vous aide à saisir les principaux détails de la feuille de route en un seul endroit

Une gestion efficace de l'événement peut aider votre événement à se dérouler dans les temps. Le modèle de gestion d'événement de Modèle de gestion d'événement ClickUp organise les informations dont vous avez besoin pour une gestion impeccable.

Ce modèle vous aide à suivre l'ensemble de l'événement, en planifiant méticuleusement chaque détail. Vous veillerez à ce que votre équipe soit bien organisée et à ce qu'elle s'acquitte de ses tâches grâce aux éléments suivants l'utilisation des ressources et la gestion du temps. Le personnel chargé de l'événement connaîtra ses responsabilités individuelles, et les vendeurs et les participants comprendront le calendrier. Le modèle crée un environnement sans stress pour les équipes internes et de production afin que les invités et les participants puissent profiter de l'événement.

Le modèle décompose le processus en plusieurs étapes. Vous fixez des objectifs initiaux et des objectifs puis créer un calendrier qui détaille chaque tâche, comme l'établissement d'un budget et la constitution d'une équipe. L'étape suivante est la promotion de l'événement, y compris un plan de marketing. Vous pouvez ensuite suivre les progrès réalisés jusqu'à l'événement et procéder à des changements de dernière minute. Télécharger ce modèle

5. Modèle de gestion de programme ClickUp

ClickUp Gestion de programme Projet Gantt

Le modèle de gestion de programme de ClickUp contient tout ce dont vous avez besoin pour assurer la réussite de votre programme !

La gestion de programme peut être un processus chaotique. La mise en place d'un plan peut s'avérer utile si vous devez adapter votre stratégie. Le modèle de gestion de programme de ClickUp contient tout ce dont vous avez besoin pour réussir votre programme Modèle de gestion de programme ClickUp fournit l'aide dont vous avez besoin pour maintenir votre programme sur la voie de la réussite.

Ce modèle permet de gérer des programmes complexes comportant de multiples composantes et parties prenantes. Les statuts personnalisés peuvent créer des tâches qui vous permettent de suivre facilement l'avancement du programme, et les champs personnalisés vous aident à coordonner et à visualiser le projet.

Grâce à ce modèle, vous pouvez organiser votre approche et gagner du temps en rationalisant les processus et en éliminant la saisie manuelle des données. Suivi de l'avancement du projet sera plus facile, et vous pourrez suivre chaque membre de l'équipe. En suivant scrupuleusement le modèle et en utilisant la fonctionnalité de reporting de ClickUp, vous pouvez mettre à jour les principales parties prenantes et maintenir le projet sur la bonne voie. Votre équipe peut même faire des commentaires à l'intérieur du modèle, ce qui lui permet de fournir facilement un retour d'information essentiel. Télécharger ce modèle

6. Modèle de liste de contrôle pour les organisateurs d'événements ClickUp

Liste de contrôle pour les organisateurs d'événements ClickUp

Le modèle de liste de contrôle du planificateur d'événements de ClickUp fait de la planification d'événements un jeu d'enfant

Les organisateurs d'événements ont beaucoup à faire. Les Modèle de liste de contrôle pour les organisateurs d'événements ClickUp vous facilite la tâche. Il s'agit d'une liste de contrôle fiable qui vous aide à vous souvenir de chaque tâche essentielle pour votre prochain événement. L'approche structurée élimine le stress, concentre les membres de l'équipe et permet à votre événement de se dérouler en douceur.

Ce modèle peut vous aider à hiérarchiser les tâches, à suivre les progrès en temps réel et à partager les détails changeants avec les membres de l'équipe. Créer des listes de participants et de listes de fournisseurs informeront votre équipe des participants importants de l'événement.

Le modèle vous guidera à travers toutes les étapes de l'événement, y compris la planification initiale, la fixation de la date et du lieu, le nettoyage après l'événement et le renvoi du personnel chez lui. En suivant l'approche progressive du modèle, vous pourrez facilement tenir compte de tous les détails importants. Télécharger ce modèle

7. Modèle d'événement d'entreprise ClickUp

Modèle d'événement d'entreprise ClickUps

Le modèle d'événement d'entreprise ClickUp permet aux équipes et aux fournisseurs d'être sur la même longueur d'onde tout au long du processus

Les événements d'entreprise peuvent être stressants et les organisateurs peuvent se sentir surveillés de près. Le modèle Modèle d'événement d'entreprise ClickUp peut favoriser un résultat positif, renforcer la confiance et assurer le bon déroulement de l'événement.

Le modèle contribuera à maintenir le moral des employés à un niveau élevé, y compris pour les organisateurs de l'événement, alors qu'ils fixent la date, commencent à planifier et réunissent le personnel pour l'événement. Vous pouvez rapidement créer des plans d'événements personnalisés, déléguer des tâches, attribuer des rôles et suivre les attentes, afin de garantir un événement sans problème.

Le modèle utilise plusieurs éléments pour fournir une image complète. Le guide de démarrage rapide organise vos premières réflexions à mesure que vous apprenez le fonctionnement du modèle. Les statuts personnalisés vous aident à créer des tâches adaptées au flux de travail de l'entreprise. Les outils de gestion de projet robustes de ClickUp permettent aux organisateurs d'événements de suivre les étapes du projet et fournir aux membres du personnel des responsabilités claires et un calendrier pour les tâches qui leur sont assignées. Télécharger ce modèle

8. ClickUp Modèle de planification d'un grand événement

ClickUps Modèle de planification d'un grand événement

Le modèle de planification des grands événements de ClickUp est conçu pour vous aider à gérer et à suivre l'évolution des événements de grande envergure

Les événements de grande envergure génèrent des listes de tâches encore plus longues. Lorsque vous avez besoin d'un cadre structuré pour organiser et gérer votre prochain événement, tournez-vous vers le modèle de planification des grands événements de ClickUp Modèle de planification d'un grand événement ClickUp qui dispose d'outils permettant de suivre chaque détail et d'attribuer à chacun ses responsabilités.

Le modèle divise les tâches en sections plus petites, ce qui rend le processus de planification plus facile à gérer et plus efficace. Il vous aide à identifier les objectifs, les tâches et les échéances de l'événement et vous fournit des outils pour en assurer le suivi. En utilisant les puissantes fonctions de collaboration de ClickUp, le modèle aide les organisateurs à définir les attentes pour l'événement et facilite la communication entre tous les actionnaires et les membres de l'équipe.

De la phase de planification à l'achèvement de l'événement, les outils de gestion de projet de ClickUp permettent aux organisateurs d'assigner des tâches, de fixer des étapes et de suivre les progrès. Le calendrier facile à suivre permettra à chacun de connaître son emploi du temps et ses responsabilités. Ce modèle garantit la meilleure expérience possible à votre public. Télécharger ce modèle

9. Hopin Run of Show Template

Capture d'écran du modèle Excel de Run of Show par HopinEvents

Via Hopin

Voici un modèle gratuit de déroulement de spectacle de Hopin qui peut aider votre prochain spectacle en direct à se dérouler sans heurts du début à la fin. Il s'agit d'un document centralisé qui contient des informations clés sur l'événement, ce qui en fait un outil essentiel pour respecter le calendrier de votre spectacle. Grâce à ce document, les membres de l'équipe seront bien informés et connaîtront leurs rôles et responsabilités dès le départ.

Le modèle personnalisable peut fournir à vos équipes de production les détails nécessaires à l'organisation, à la programmation et au suivi des événements en direct. L'ordre du jour structuré présente le calendrier de l'événement de manière simple, ce qui permet à l'équipe de production de se concentrer sur l'organisation de l'événement l'itinéraire clair et facile à comprendre.

Le modèle de run of show Hopin est disponible en téléchargement immédiat et convient aux événements en personne, virtuels ou hybrides. Télécharger ce modèle

10. SpotMe Ultimate Event Run of Show Template (Modèle de présentation d'un événement)

exemple d'utilisation du modèle de déroulement d'événement de SpotMe

Via SpotMe

Le dernier modèle de présentation gratuit de notre liste provient de SpotMe. L'Ultimate Event Run of Show Template de SpotMe calme les nerfs avant l'événement. Il décrit le qui, le quoi, le quand, le où et le comment de chaque aspect de votre prochain événement, facilitant ainsi l'organisation et la planification de chaque détail de manière logique.

Le modèle fournit un exemple qui montre comment votre équipe peut l'utiliser. Certaines grandes entreprises du secteur des sciences de la vie et de grandes sociétés figurant sur la liste Fortune 500 utilisent ce modèle, et certaines ont même contribué à le créer. Grâce à ce modèle, ces entreprises ont organisé plus de 12 000 événements en personne, virtuels et hybrides. Vous pouvez désormais créer facilement un calendrier détaillé pour lancer votre prochain événement. Télécharger ce modèle

Élevez votre planification d'événement avec ClickUp Templates

Dans le monde de la planification d'événements, disposer des bons outils peut changer la donne, et en 2024, le modèle Run of Show de ClickUp s'impose comme le meilleur choix. Ce modèle polyvalent offre une solution complète pour s'assurer que vos événements se déroulent comme sur des roulettes.

Le modèle de ClickUp offre des fonctionnalités étendues, de la planification des tâches et du suivi des progrès à la gestion des dépenses et des budgets de projet. Sa structure claire, ses ordres du jour détaillés et sa flexibilité en font une ressource inestimable pour les organisateurs d'événements. Grâce à des aides visuelles et à un accès convivial pour les participants, il simplifie le processus de planification et permet à tout le monde de rester en phase.

Lorsque vous choisissez les modèles ClickUp, vous prenez la décision de maximiser le succès de vos événements. Vous pouvez facilement vous adapter à des conditions changeantes, faciliter la collaboration entre les équipes et garder une longueur d'avance sur les défis inattendus. Rendez la planification de vos événements plus facile et plus efficace. Commencez à utiliser ClickUp dès aujourd'hui !