10 alternativas y competidores de Microsoft Access en 2026

Microsoft Access se encuentra oficialmente en estado terminal, y Microsoft está retirándole la compatibilidad de forma metódica. Con la retirada de Office 2016 y 2019 en 2025, y la de Access 2021 en octubre de 2026, los equipos que utilizan estas versiones antiguas están trabajando oficialmente sin red de seguridad.

Aunque la empresa afirma que las aplicaciones pueden seguir funcionando, ya no recibirán parches de seguridad puntuales, correcciones de errores ni asistencia técnica.

Access 2024 sigue estando disponible y las ediciones de Microsoft 365 compatibles lo incluyen. Sin embargo, si observas que la base de datos se ha vuelto difícil de realizar el uso compartido, está ligada a Windows, es complicada de mantener o tiene dependencia de años de código VBA, necesitas esta lista de alternativas.

Las 10 herramientas que se muestran a continuación están clasificadas según la parte de Microsoft Access que pueden sustituir, desde la propia base de datos hasta los formularios, la elaboración de informes y la lógica del flujo de trabajo.

Las alternativas a Microsoft Access de un vistazo

¿Por qué la gente deja de usar Microsoft Access?

Los equipos suelen empezar a buscar otras opciones cuando Access se vuelve más difícil de usar compartido, mantener o ampliar. La presión suele manifestarse en cinco aspectos: concurrencia, tamaño de los archivos, mantenimiento, acceso a la plataforma y la cantidad de lógica de negocio vinculada a una sola aplicación. Con más detalle:

Qué hay que tener en cuenta al elegir una alternativa a Microsoft Access

La selección se simplifica una vez que separas la base de datos de todo lo que se ha creado a su alrededor. Antes de comparar productos, comprueba si la nueva herramienta es compatible con los formularios, informes, relaciones, automatizaciones, límites y controles de acceso de los que depende tu configuración actual.

La gobernanza merece una revisión aparte, ya que los sistemas «low-code» y «no-code» pueden facilitar la reconstrucción rápida de una aplicación de Access sin mejorar sus controles.

Un artículo de CIO citaba a Mark Driver, por entonces director de investigación de Gartner, sobre la brecha de gobernanza en las herramientas «low-code»:

¿Controles de cumplimiento normativo? Los proveedores los exageran, y la verdad es que los «desarrolladores ciudadanos» están ignorando prácticamente los problemas normativos y de cumplimiento.

Ten en cuenta también que pasar de un antiguo archivo de Access a una herramienta en la nube no resuelve automáticamente los problemas de gobernanza. Sigue siendo necesario establecer permisos claros, la propiedad y la auditabilidad en torno al nuevo sistema.

Las 10 mejores alternativas a Microsoft Access

Aquí tienes 10 alternativas a Microsoft Access que vale la pena tener en cuenta, dependiendo de si necesitas una gestión de datos más sólida, mejores formularios, una colaboración más sencilla o un flujo de trabajo más moderno.

1. LibreOffice Base (la mejor opción si buscas una base de datos gratuita, gratuita/a y al estilo de Access)

LibreOffice Base mantiene intacto el modelo clásico de base de datos de escritorio, muy similar al de Microsoft Access. Las tablas, consultas, formularios e informes se encuentran en una única aplicación compatible con Windows, macOS y Linux. Puedes definir relaciones, crear consultas de forma visual o en SQL y diseñar formularios con cuadros de lista, botones y subformularios.

Base también puede conectarse a MySQL, PostgreSQL y otros servidores a través de JDBC u ODBC. En esa configuración, Base sigue siendo la interfaz, mientras que los registros se almacenan en un servidor de base de datos diseñado para el acceso simultáneo. Las bases de datos más pequeñas pueden utilizar el motor integrado y guardar todo en un único archivo .odb.

El Generador de informes agrupa registros, calcula totales, ordena los resultados y controla el diseño de la página. Como Base se incluye con LibreOffice, Writer puede incorporar esos registros en fusiones de correo, mientras que Calc puede leerlos directamente en una hoja de cálculo.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

La opinión de un usuario dice:

Me encanta LibreOffice, pero parece que aún queda bastante trabajo por hacer para que tenga un aspecto «bonito».

Dónde se queda corto: Trasladar una aplicación existente de Access requiere más trabajo de lo que sugiere su diseño similar al del escritorio. Las tablas se transfieren y las consultas se convierten en vistas. Los formularios, los informes y el VBA deben reconstruirse, y la edición compartida resulta más difícil de gestionar a medida que más personas trabajan en la misma configuración.

2. Microsoft Dataverse y Power Apps (ideales para modernizar Access dentro de Microsoft 365)

Dataverse y Power Apps son la solución en la nube de Microsoft para equipos que desean que sus datos, su identidad y su capa de aplicaciones se encuentren dentro del mismo ecosistema. Microsoft puede trasladar las tablas existentes a Dataverse mientras la interfaz de escritorio permanece conectada durante la reconstrucción.

Dataverse almacena los datos, mientras que Power Apps los convierte en una aplicación funcional. Los mismos registros pueden alimentar Power BI, Power Automate, Dynamics 365 y Teams, lo que mantiene la elaboración de informes, la automatización y la colaboración dentro del ecosistema más amplio de Microsoft.

El departamento de TI también obtiene un mayor control sobre la nueva configuración. Dataverse ofrece compatibilidad con permisos basados en roles, reglas de negocio y datos gestionados de forma centralizada. Para las organizaciones que ya utilizan Microsoft Entra y Power Platform, los administradores pueden gestionar gran parte de ese acceso a través de herramientas con las que ya están familiarizados.

Power Apps también incorpora Copilot al proceso de creación. Puedes describir la aplicación o la estructura de datos que necesitas en lenguaje natural y utilizar el resultado generado como punto de partida. Las aplicaciones basadas en modelos ofrecen una vía más estructurada, mientras que las aplicaciones de lienzo proporcionan a los equipos mayor libertad en cuanto al diseño y la interacción.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Un usuario de Reddit dijo:

Mi equipo lleva ya varios meses utilizándolo. El equipo de PowerApps está encantado con él, pero yo lo utilizo como cualquier otra fuente de datos. Parece que funciona perfectamente.

Donde se queda corto: La migración traslada los datos a Dataverse, pero la aplicación de Access que gestiona esos datos aún necesita trabajo. Los formularios y los informes deben reconstruirse en Power Apps. El VBA debe reescribirse como Power Fx o flujos. Las columnas de tipo flotante, de adjuntos y multivalor requieren una preparación manual antes de poder migrarlas. Una migración que parece sencilla puede convertirse en una reconstrucción más amplia, así que pruébala primero con un número real de registros.

3. ClickUp (la mejor opción para sustituir un sistema de seguimiento de Access por un flujo de trabajo con uso compartido)

ClickUp es la opción más adecuada cuando una base de datos hace algo más que almacenar información. Piensa en una solicitud de servicio, una actualización de inventario o un flujo de aprobación con un propietario asignado, estados definidos y pasos a seguir claros.

Esa información se plasma en una tabla familiar con la vista Tabla de ClickUp. Cada fila es una tarea, mientras que los Campos personalizados de ClickUp almacenan las fechas, los números, los menús desplegables, las ubicaciones, los archivos y otros detalles asociados a ella. Sigues disfrutando de la claridad de las filas y columnas, pero el propietario, el estado, los archivos y la actividad permanecen vinculados al registro.

ClickUp Forms se encarga de la parte de recepción. Cada envío se convierte en una tarea con los datos esenciales ya correlacionados con sus campos, lo que resulta muy útil para solicitudes, inscripciones, informes de incidencias y otros procesos que, de otro modo, comenzarían con la introducción manual de datos.

A partir de ahí, las automatizaciones o los «Superagentes» pueden asignar un propietario, actualizar un estado, enviar un recordatorio o redirigir la tarea cuando se produzca algún cambio. Eso es lo que diferencia a ClickUp de un gestor de bases de datos convencional. El registro puede avanzar por el proceso sin que nadie tenga que decidir repetidamente qué ocurre a continuación.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Un usuario de G2 dijo:

Sinceramente, la jerarquía que gestiona y la conexión de tareas de diferentes listas mediante campos relacionales han cambiado la vida de mi equipo a la hora de organizar los entregables de desarrollo, sincronizar los requisitos y no perder de vista lo que implementa cada desarrollador. Todo permanece impecable y visible.

Donde se queda corto: Las relaciones de ClickUp están diseñadas para registros de trabajo interconectados. No imponen claves externas, reglas de transacción ni el tipo de uniones complejas que cabría esperar de un motor de base de datos relacional. Una aplicación de Access con una lógica SQL compleja seguirá necesitando una base de datos adecuada como soporte.

4. Airtable (la mejor opción para trasladar una base de datos de Access a un entorno de trabajo en la nube similar a una hoja de cálculo)

Al abrir Airtable por primera vez, el parecido con una hoja de cálculo es evidente. Bajo esa cuadrícula tan familiar se esconde un modelo relacional capaz de establecer conexiones entre tablas.

Una tabla de «Clientes» puede enlazarse con «Pedidos», por ejemplo, mientras que los campos de referencia incorporan los datos de los clientes al pedido sin necesidad de copiarlos en otra tabla. Airtable admite relaciones uno a uno, uno a muchos y muchos a muchos, que abarcan la estructura subyacente de numerosas bases de datos de pequeñas empresas.

Los formularios gestionan los nuevos registros, mientras que el Diseñador de Interfaz ofrece a los usuarios una forma más clara de ver y actualizar los ya existentes sin necesidad de abrir toda la base de datos. Esto hace que las tablas subyacentes resulten menos intimidantes para los equipos que solo necesitan trabajar con una parte específica de los datos.

Airtable Sync abarca los sistemas relacionados con esa base de datos. Puede extraer datos de otras bases de Airtable y de fuentes externas con compatibilidad, mientras que los planes superiores añaden sincronización bidireccional y con múltiples fuentes para flujos de trabajo en los que los registros aún deben moverse entre plataformas.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Un usuario de G2 dijo:

Airtable es una herramienta de bases de datos increíblemente accesible y potente. Gracias a sus interfaces, he conseguido que todo mi equipo utilice la herramienta de diversas formas y que, además, mejore sus propios sistemas y tecnología. El estilo de codificación, similar al de una hoja de cálculo, y el back-end, respaldado por una base de datos robusta, han supuesto un cambio revolucionario.

Donde se queda corto: Airtable gestiona bien los paneles y las vistas en pantalla. Los informes paginados con totales agrupados y diseños de página fijos suelen requerir un paso adicional para su elaboración, como una extensión o una exportación a Excel. Los costes también pueden aumentar cuando un grupo más numeroso necesita acceso de edición.

5. Ninox (la mejor opción para equipos de Mac que crean bases de datos empresariales personalizadas)

Ninox guarda tablas, formularios, relaciones, fórmulas e informes en un único entorno de trabajo de base de datos. Funciona en el navegador y a través de aplicaciones nativas para macOS, iOS, iPadOS y Android, con compatibilidad sin conexión en las aplicaciones instaladas.

Para los equipos que utilizan Mac, esto elimina un problema recurrente. Una base de datos basada en formularios y registros de escritorio ya no necesita una máquina virtual de Windows solo para poder seguir utilizándose.

Ninox Script se encarga de la lógica de negocio. Los scripts pueden reaccionar ante cambios en los registros, validar datos, crear registros relacionados y ejecutar acciones de seguimiento. Los bloques de transacciones pueden agrupar varias operaciones, y las aplicaciones instaladas pueden seguir procesando transacciones locales cuando se interrumpe la conexión.

La base de datos tampoco tiene por qué ser un sistema autónomo. Una API REST conecta Ninox con sistemas externos, mientras que Make y n8n gestionan flujos de trabajo más amplios. Los registros también pueden incorporarse directamente a contratos, facturas e informes generados.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Un usuario de G2 dijo:

Crear grandes conjuntos de datos con este producto es increíblemente sencillo. Toda la información que necesitas está siempre accesible y es fácil de analizar, y la interfaz ofrece un nivel de claridad y modularidad que no he encontrado en ningún otro producto similar. Atrás quedaron los días en los que había que gestionar innumerables hojas de cálculo de Excel enterradas en carpetas interminables o en los que la ubicación de las hojas de cálculo era muy complicada.

Dónde se queda corto: Ninox sigue siendo accesible mientras la base de datos se componga principalmente de formularios, relaciones y fórmulas. En cuanto una solución se apoya en gran medida en Ninox Script, integraciones personalizadas y reglas de negocio complejas, los cambios empiezan a depender de alguien que entienda el código que hay detrás.

6. Claris FileMaker (la mejor opción para aplicaciones empresariales personalizadas con formularios e informes)

FileMaker está diseñado para bases de datos que se han convertido en aplicaciones empresariales completas. El modelo de datos, las pantallas de entrada de datos, los scripts y los informes listos para imprimir comparten el mismo entorno. FileMaker Pro se ejecuta de forma nativa en Windows y macOS y está desarrollado por Claris, una filial de Apple.

Sus herramientas de diseño permiten agrupar registros, calcular subtotales y totales generales, añadir encabezados y pies de página, y controlar cómo se imprime cada página. Los informes finalizados se pueden exportar directamente a PDF o Excel, lo que hace que FileMaker resulte especialmente útil cuando los documentos formales siguen formando parte del flujo de trabajo.

La misma aplicación puede ejecutarse en iPhone y iPad a través de FileMaker Go o en un navegador mediante WebDirect. La infraestructura SQL existente también puede mantenerse tal cual. Las fuentes SQL externas proporcionan a FileMaker acceso en tiempo real a datos de Microsoft SQL Server, MySQL y Oracle, y los scripts pueden trabajar con esos registros junto con las tablas locales.

FileMaker 2026 también incorpora IA a nivel de plataforma, incluyendo conexiones LLM, búsqueda semántica, flujos de trabajo RAG y compatibilidad con Google Gemini.

Funciones destacadas

Precios

FileMaker nube

FileMaker Server

Valoraciones

Un usuario de G2 dijo:

Claris FileMaker es una herramienta potente y flexible que realmente ofrece compatibilidad con el desarrollo multiplataforma de aplicaciones de bases de datos personalizadas. Su rapidez y facilidad de implementación la convierten en una excelente opción para gestionar datos complejos en diversos sectores, como la investigación, el ámbito académico y las finanzas. Más allá de la simple gestión de datos, puede funcionar como un hub de datos central para las organizaciones, ya que se integra a la perfección con las bases de datos existentes.

Donde se queda corto: FileMaker puede llegar a ser bastante cerrado cuando la app depende en gran medida de diseños personalizados, scripts y archivos .fmp12. Cuanto más compleja sea la estructura, más difícil resultará trasladar posteriormente esa lógica de la app a otro lugar.

7. Baserow (la mejor opción para mantener la infraestructura de la base de datos bajo tu control)

Baserow te permite decidir dónde se aloja la base de datos. Puedes utilizar Baserow Cloud y dejar la infraestructura en manos del proveedor, o ejecutar la versión de código abierto en tus propios servidores. El autoalojamiento puede realizarse dentro de una nube privada, una red local o incluso un entorno aislado físicamente cuando las normas de residencia de datos son estrictas.

Las tablas contienen los registros, y los campos «Enlace a tabla» conectan los datos relacionados. Las consultas pueden extraer valores a través de esos enlaces, mientras que los cálculos acumulativos se encargan de los totales, las medias, los recuentos y otros cálculos.

Los formularios gestionan tanto los nuevos envíos como las modificaciones. Puedes hacer que algunos campos sean obligatorios, aplicar lógica condicional y rellenar previamente valores conocidos antes de que alguien abra el formulario. Baserow también puede generar un enlace de edición seguro para una fila existente, cargando los valores actuales y guardando cualquier cambio en ese mismo registro.

Para la migración, Baserow importa datos de CSV, Excel, JSON, XML y hojas de cálculo pegadas. Las importaciones a nuevas tablas tienen actualmente compatibilidad con hasta 5.000 filas a la vez, por lo que es posible que tengas que dividir las exportaciones más grandes en lotes.

Funciones destacadas

Precios

Baserow Nube

Baserow autohospedado

Valoraciones

Un usuario de G2 dijo:

La flexibilidad de Baserow destaca especialmente. Ofrece un alto nivel de personalización en la gestión de bases de datos, todo ello sin necesidad de conocimientos de programación. Esto significa que puedes adaptarlo a tus necesidades exactas, ya sea para gestionar cronogramas de proyectos, realizar el seguimiento de la información de los clientes u organizar conjuntos de datos complejos. Además, las funciones colaborativas suponen un gran avance. Los miembros del equipo pueden trabajar juntos a la perfección en bases de datos compartidas, lo que la convierte en una herramienta ideal para proyectos en equipo. Es, en esencia, una solución a medida para una gestión eficiente de los datos.

Donde se queda corto: El autoalojamiento te da control, pero tu equipo se encarga del trabajo operativo. Las actualizaciones, las copias de seguridad, la supervisión, la recuperación y la planificación de la capacidad recaen todas sobre ti. La nube gestionada elimina esa carga, aunque sus límites de filas pueden convertirse en una restricción a medida que las tablas crecen.

8. Grist (ideal para datos tipo hoja de cálculo con fórmulas de Python y reglas de acceso detalladas)

Grist mantiene la hoja de cálculo como superficie de trabajo, al tiempo que añade tablas relacionales y Python en segundo plano. Las filas y columnas siguen siendo las de siempre, pero las referencias y las tablas de resumen aportan estructura a los datos.

Las fórmulas pueden utilizar funciones habituales de hojas de cálculo o Python 3.11 con acceso a la biblioteca estándar. Un cálculo que antes requería una función VBA independiente puede realizarse directamente en la columna a la que pertenece su resultado. Grist ejecuta ese código dentro de un entorno aislado sin acceso persistente al sistema de archivos ni a Internet.

Las columnas «Referencia» y «Lista de referencias» conectan registros entre tablas y admiten estructuras uno a uno, uno a muchos y muchos a muchos. Las tablas de resumen pueden agrupar a su vez esos registros para obtener totales y realizar análisis, de forma muy similar a una tabla dinámica o a la instrucción GROUP BY de SQL.

Las reglas de Access pueden aplicarse a tablas, filas y columnas. Cuando esas condiciones se solapan, la restricción puede llegar a afectar a una sola celda. Por ejemplo, un directorio de empleados podría estar en un único documento, mientras que cada persona solo vería los registros a los que tiene permiso para acceder.

Funciones destacadas

Precios

Grist Cloud

Autohospedado

Valoraciones

Un usuario de G2 dijo:

Es una hoja de cálculo, pero también una base de datos —y una base de datos que sigue pareciendo una hoja de cálculo—. Es muy útil y facilita la conexión de datos, lo que ha mejorado mucho mi flujo de trabajo en comparación con el uso de una hoja de cálculo tradicional. Al mismo tiempo, sigue siendo intuitiva para quienes no son programadores y quieren trabajar con una base de datos que tenga el aspecto y el funcionamiento de una hoja de cálculo. He probado varias herramientas de bases de datos sin código, como Budibase, NocoDB y NocoBase, así como sistemas ERP completos como ERPNext y Dolibarr. Para mis necesidades, creo que Grist da en el clavo.

Dónde se queda corto: Grist cuenta el límite de registros en todas las tablas de un documento. El plan Pro tiene un límite máximo de 100 000 filas y el plan Business, de 150 000, mientras que Grist recomienda mantener los datos del documento en torno a los 20 MB para un rendimiento más fluido. Una base de datos con varias tablas grandes relacionadas puede alcanzar esos límites prácticos antes de lo que sugiere el recuento de filas indicado.

9. SQL Server Express (la mejor opción para conservar la interfaz que ya has creado)

De nuevo, se trata de Microsoft. SQL Server Express es la edición gratuita de Microsoft SQL Server y resuelve una parte del problema diferente a la que abordan Dataverse y Power Apps. Dataverse te ofrece una vía hacia una nueva aplicación en la nube. SQL Server Express te permite mantener la interfaz de escritorio y trasladar la capa de datos que hay debajo.

Las tablas se trasladan a SQL Server Express y se enlazan de nuevo a través de ODBC. Los formularios, informes, consultas, macros y VBA existentes pueden seguir funcionando con esas tablas enlazadas. El Asistente de migración de SQL Server de Microsoft puede encargarse de gran parte de la transferencia del esquema y los datos durante el traslado.

SQL Server ahora gestiona escrituras simultáneas, transacciones, bloqueos y almacenamiento. La interfaz de escritorio existente se mantiene, mientras que los datos compartidos se trasladan a un motor de base de datos diseñado para un trabajo multiusuario más intensivo. SQL Server 2025 Express también ha aumentado el tamaño máximo de la base de datos relacional a 50 GB, lo que ofrece a las aplicaciones más pequeñas mucho más espacio que un archivo .accdb de escritorio.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Un usuario de G2 dijo:

Microsoft SQL Server destaca por su estabilidad y fiabilidad a la hora de gestionar grandes volúmenes de datos. Su integración con otros productos de Microsoft, como Power BI, Excel y Azure, hace que sea muy cómodo trabajar con él, especialmente dentro de un ecosistema de Microsoft ya existente. La amplia documentación y la gran comunidad también resultan muy valiosas cuando surge algún problema. Además, las herramientas integradas, como SQL Server Management Studio, facilitan la gestión y optimización de las bases de datos, incluso en entornos más grandes y complejos.

Límites: SQL Server Express tiene límites fijos en su motor: 50 GB por base de datos relacional, hasta cuatro núcleos y 1.410 MB de memoria de buffer pool en SQL Server 2025. Además, no incluye SQL Server Agent, por lo que las copias de seguridad programadas y las tareas de mantenimiento requieren otro programador, como el Programador de tareas de Windows.

10. NocoDB (la mejor opción para añadir una interfaz de navegador a una base de datos ya existente)

Si tus registros están en PostgreSQL o MySQL, NocoDB puede añadir una interfaz de navegador a esa base de datos sin necesidad de volver a mover los datos. Lee el esquema existente y convierte las tablas en cuadrículas editables, mientras que el backend permanece donde está.

Para los equipos que ya han modernizado el almacenamiento, la tarea pendiente suele ser la interfaz de usuario. NocoDB Interfaces puede convertir los mismos datos en formularios, paneles, pantallas de revisión de registros y páginas de detalles sin revelar el esquema subyacente.

Custom Sync cubre los casos en los que los datos de producción deben permanecer en modo de solo lectura. Las tablas seleccionadas de PostgreSQL o MySQL se pueden actualizar en NocoDB de forma manual o programada, lo que proporciona a los usuarios una copia de trabajo para consultar, revisar o realizar la elaboración de informes, mientras que el sistema de origen permanece intacto.

Funciones destacadas

Precios

NocoDB nube

Autohospedado

Valoraciones

Un usuario de Reddit dijo:

Soy un gran admirador de NocoDB desde hace ya un tiempo. En mi opinión, es sin duda mejor que la mayoría de las alternativas de pago. Hasta hace poco, utilizaba con gran satisfacción la edición Community de marzo (v0.301.5) con un backend de Postgres para aprovechar todo el potencial de las fórmulas, y la experiencia fue impecable.

Donde se queda corto: La compatibilidad con conectores varía según el motor de base de datos. PostgreSQL y MySQL se adaptan a la configuración estándar de NoSQLDB, pero Microsoft SQL Server requiere actualmente un complemento Enterprise. Si tienes pensado seguir utilizando SQL Server, esto puede encarecer considerablemente esta opción.

Cómo elegir la alternativa adecuada a Microsoft Access

Para elegir la alternativa adecuada a Microsoft Access, lo primero es identificar qué parte de Access es la que más utilizas. Puede ser la base de datos relacional subyacente, los formularios con los que trabajan los usuarios, los informes que envían o las macros y el VBA que mantienen el proceso en marcha.

La segunda pregunta es igual de importante: ¿qué parte de esa configuración quieres conservar? Algunas vías de migración te permiten mantener la interfaz de Access y sustituir solo el backend. Otras requieren reconstruir casi todo lo relacionado con los datos.

Esa distinción puede modificar drásticamente el tamaño de la migración. Trasladar las tablas suele ser la parte más sencilla. Los formularios, los informes, las fuentes de datos enlazadas, las macros y el VBA son donde suelen acumularse años de lógica empresarial.

Antes de confirmar tu decisión, haz un inventario de esos elementos junto con los propios registros. Una base de datos con cinco tablas y una docena de rutinas personalizadas puede requerir más trabajo para sustituirla que una con cincuenta tablas sencillas.

Los límites de los planes merecen la misma atención. Grist, Baserow, Airtable y otras opciones alojadas imponen diferentes límites en cuanto a documentos, entornos de trabajo, almacenamiento o planes. Si no estás seguro de qué parte de la configuración anterior hay que sustituir, crea primero un prototipo de un flujo de trabajo representativo. Crea los registros, el formulario de entrada, las relaciones y un informe, y luego compáralo con lo que hace la base de datos actual.

Cómo migrar desde Microsoft Access sin perder datos ni flujos de trabajo

No empieces exportando todas las tablas. Una base de datos de Access puede ocultar lógica importante más allá de los propios datos. Las consultas alimentan los formularios y los informes, mientras que las macros y el VBA pueden controlar lo que ocurre cuando alguien hace clic en un botón, abre una pantalla o modifica un registro.

La guía de migración de Microsoft trata estos elementos por separado, ya que herramientas como SSMA pueden trasladar tablas y algunas consultas, pero no convierten formularios, informes, macros ni VBA. Estos son algunos pasos a seguir:

Haz una copia de seguridad y documenta la base de datos actual. Empieza por las tablas, las relaciones, las consultas, los formularios, los informes, las macros, los módulos VBA y las fuentes de datos enlazadas. Access incluye una herramienta de documentación de bases de datos que puede generar un informe sobre los objetos seleccionados, mientras que el panel «Dependencias de objetos» muestra qué formularios, informes y consultas dependen unos de otros. Esto es más fiable que decidir qué elementos parecen estar en desuso basándose únicamente en el panel de navegación.

Ejecuta «Compactar y reparar» antes de calcular el tamaño de la migración. Access no recupera automáticamente todo el espacio en disco que dejan los objetos eliminados y los datos temporales. La función «Compactar y reparar» elimina ese espacio no utilizado, lo que significa que el tamaño resultante del archivo es un mejor punto de partida para estimar lo que realmente vas a trasladar. Haz primero una copia de seguridad de la base de datos y asegúrate de tener acceso exclusivo mientras se ejecuta la operación.

Recrea primero un flujo de trabajo representativo antes de abordar todo el esquema. Elige un formulario que la gente utilice a diario y reproduce toda la experiencia en torno a él: introducción de datos, campos obligatorios, validación, permisos, adjuntos y todo lo que deba suceder tras el envío.

Prueba un informe del que la gente dependa. Elige uno que incluya agrupaciones, totales, saltos de página o un diseño fijo para PDF o impresión. Los informes de Access están diseñados específicamente para dar formato y presentar datos, por lo que sustituir las tablas no sustituye automáticamente la capa de elaboración de informes. Decide desde el principio si la nueva herramienta puede reproducir ese resultado o si la elaboración de informes necesitará su propia solución.

Asigna un destino a cada consulta, macro y rutina de VBA. Una consulta puede convertirse en una vista o una fórmula. Una macro puede convertirse en una automatización o un flujo de trabajo. El VBA puede requerir código personalizado, una tarea programada o un proceso rediseñado. No des por sentado que estos elementos se trasladarán automáticamente junto con las tablas. Microsoft señala que SSMA solo convierte determinadas consultas, mientras que los formularios, los informes, las macros y los módulos de VBA requieren un trabajo aparte.

Migrar una copia de prueba y validar el resultado. Comparar el número de registros, las relaciones, los campos obligatorios, las fechas, los valores numéricos, los adjuntos, los permisos y cualquier resultado calculado del que dependan los usuarios. Ejecutar los flujos de trabajo más intensos en esa copia antes de programar la transferencia definitiva.

Realiza la migración solo cuando el nuevo sistema haya demostrado su eficacia en el trabajo real. Mantén ambos sistemas disponibles el tiempo suficiente para cubrir los procesos recurrentes que te interesan, incluida la elaboración de informes. Una vez que el nuevo sistema haya sido aprobado, congela el antiguo archivo .accdb como un archivo de solo lectura en lugar de eliminarlo inmediatamente.

Si, en la práctica, la base de datos original se ha convertido más bien en un flujo de trabajo, plantéate si realmente necesitas otra base de datos de uso general. Una aplicación de flujo de trabajo puede ser más adecuada para colas de solicitudes, aprobaciones o seguimiento operativo, mientras que un software específico de inventario puede ser más adecuado para registros de existencias y activos.

¿Se sigue desarrollando Microsoft Access?

Sí. Microsoft sigue ofreciendo Access 2024 como compra independiente e incluye Access en varios planes de Microsoft 365. La versión de suscripción sigue recibiendo nuevas funciones, incluido el editor SQL de Monaco con resaltado de sintaxis, autocompletado y formato.

Microsoft también ha añadido tipos de gráficos modernos y un control de navegador Edge para mostrar contenido web dentro de los formularios.

Hay una distinción importante. Algunas funciones más recientes, como el editor Monaco, son exclusivas de Microsoft 365 y no están disponibles en la versión perpetua de Access 2024.

Así pues, Access no ha sido abandonado. Pero las nuevas funciones no resuelven los motivos por los que muchos equipos buscan otras opciones, como la compatibilidad con Mac, el acceso desde el navegador, la introducción de datos desde dispositivos móviles, una mayor concurrencia o una gestión centralizada.

Costes de la migración de Microsoft Access a Dataverse

Microsoft dispone de una función integrada para trasladar datos de Access a Dataverse. Permite migrar tablas, datos y relaciones compatibles, y a continuación enlazar las tablas de Dataverse con Access para que la interfaz de usuario existente pueda seguir funcionando durante la transición.

El inconveniente es que esto traslada principalmente la capa de datos. Si tienes planificado dejar de usar Access por completo, los formularios, los informes, las macros y el VBA seguirán necesitando su propia ruta de migración. Algunos tipos de datos también requieren una preparación previa, especialmente las búsquedas multivalor y los campos de punto flotante.

Power Apps Premium cuesta actualmente 20 $ al mes por usuario, y cada licencia añade 250 MB de capacidad a la base de datos de Dataverse. Los inquilinos que cumplan los requisitos también reciben 10 GB de capacidad predeterminada para la base de datos, mientras que el almacenamiento adicional cuesta 40 $ al mes por GB.

Esto hace que la herramienta de migración de Microsoft resulte útil, pero el coste real depende de qué parte de la aplicación relacionada con los datos aún sea necesario reconstruir.

Cuándo una herramienta de flujo de trabajo resulta más adecuada que otra base de datos

Las herramientas de esta guía cubren lo que los usuarios esperan de una alternativa a Microsoft Access, incluyendo datos relacionales, formularios, elaboración de informes, acceso a través del navegador, autoalojamiento, permisos más estrictos y un backend más fiable. La elección adecuada depende de la función que cumpla tu base de datos actual.

Hay un caso en el que merece la pena buscar más allá de otra base de datos.

Si cada registro también necesita un propietario, un estado, una fecha límite, una aprobación o un siguiente paso, estás gestionando un flujo de trabajo además de los datos. Ahí es donde merece la pena probar una plataforma como ClickUp, ya que el registro y el trabajo relacionado con él pueden estar en el mismo sitio.

Preguntas frecuentes sobre las alternativas a Microsoft Access

¿Existe una versión de Microsoft Access basada en navegador?

No apto para usuarios actuales de Microsoft 365. Microsoft ha retirado Access Services de Microsoft 365 y SharePoint Online, por lo que ya no existe una versión web moderna de la aplicación de escritorio de Access. En su lugar, Microsoft recomienda a los equipos que necesiten aplicaciones para navegadores y dispositivos móviles que utilicen Power Apps y Dataverse.

¿Se puede utilizar una base de datos de Access sin tener instalado Microsoft Access?

Sí. Microsoft ofrece Access Runtime de forma gratuita, lo que permite a los usuarios ejecutar una aplicación de Access sin necesidad de adquirir el producto de escritorio completo. Los usuarios pueden trabajar con los formularios y las funciones que pongas a su disposición, pero las herramientas de diseño, como el panel de navegación, no están disponibles en el modo Runtime. Microsoft también permite redistribuir Runtime sin límite por usuario.

¿Cuál es la diferencia entre los archivos .accdb y .mdb?

. El formato .accdb es el formato predeterminado de Access desde Access 2007 y admite funciones más recientes, como adjuntos, campos calculados y campos multivalor. El formato .mdb es el formato más antiguo, utilizado por versiones anteriores de Access, y aún conserva algunas capacidades heredadas que el formato .accdb ha dejado de admitir, como la replicación de bases de datos y el antiguo modelo de seguridad a nivel de usuario.

¿Las versiones más recientes de Access siguen pudiendo abrir bases de datos antiguas en formato .mdb?

Sí, si el archivo utiliza el formato .mdb de Access 2000 o Access 2002–2003. Microsoft afirma que aún se pueden abrir y utilizar esos archivos de forma normal en las versiones actuales de Access. Los archivos de Access 97 son la excepción. Access 2013 y versiones posteriores no pueden convertirlos directamente a .accdb. El procedimiento documentado por Microsoft consiste en abrir el archivo en una versión anterior de Access, convertirlo al formato de Access 2002–2003 y, a continuación, convertir ese archivo a .accdb.

¿Debería dividirse una base de datos de Access multiusuario?

Por lo general, sí. Microsoft recomienda dividir una base de datos compartida en cuanto más de unas pocas personas la utilicen a través de una LAN. Cada persona dispone de un front-end local que contiene formularios, informes y consultas, mientras que el back-end compartido contiene las tablas. Esto puede mejorar el rendimiento y reducir el riesgo de corrupción de datos.

¿Puedo abrir una base de datos de Microsoft Access en otra herramienta?

A veces, abrir los datos y reproducir la aplicación de Access son tareas distintas. LibreOffice Base puede establecer una conexión con datos de Microsoft Access, mientras que otras plataformas pueden requerir que se exporten a CSV o Excel antes de importarlos. Los formularios, los informes, las macros y el VBA suelen necesitar su propio plan de migración. Trasladar solo las tablas no reproduce todo lo que se ha creado en torno a ellas.