La creación de contenido suele comenzar de forma bastante sencilla: usted o su empresa tienen una audiencia, su audiencia tiene preguntas y usted quiere responder a esas preguntas.
Quizás empieces con un blog, una publicación en redes sociales o una página de destino. Y luego otra, y otra, y otra. Antes de que te des cuenta, tendrás, bueno, mucho contenido.
Pero, ¿lo ha organizado? ¿Y su sistema de organización es escalable?
Si su respuesta a cualquiera de estas preguntas se encuentra entre un «meh» y un «no», ¡no se preocupe! ¡No es el único! Al fin y al cabo, es difícil anticipar las necesidades antes de que surjan, especialmente en una práctica tan dinámica y en constante evolución como el marketing de contenido.
De hecho, los equipos de marketing y creativo de ClickUp han tenido que lidiar con los efectos secundarios del rápido crecimiento del contenido, los miembros del equipo, los procesos y todo lo demás. Por eso, naturalmente, utilizamos ClickUp para crear un sistema más organizado. ¡Y queremos compartirlo con usted!
¿Qué es una base de datos de contenido?
Una base de datos de contenidos es un sistema mediante el cual una persona o un equipo consolida los contenidos y su contexto (por ejemplo, la fecha de lanzamiento, el estado o los análisis) de forma estandarizada. El objetivo es facilitar la creación y el mantenimiento de campañas basadas en contenidos.
La mayoría de los equipos grandes mantienen una base de datos para cada tipo de contenido que necesitan seguir (páginas de destino, blogs, anuncios, publicaciones en redes sociales ), pero los equipos más pequeños o las personas individuales pueden mantener todo su contenido en una sola base de datos, clasificándolo por tipo.
Aunque la información y las plantillas gratuitas de este blog están pensadas como pautas generales para ayudarle a crear y mantener su propia base de datos, siempre habrá que pasar por un proceso de prueba y error hasta determinar qué componentes necesita para llevar un seguimiento de todo su material en un solo lugar.
Brevemente sobre los tipos de bases de datos
Una distinción que se suele escuchar cuando se habla de bases de datos es la diferencia entre bases de datos relacionales y no relacionales.
En pocas palabras, una base de datos relacional almacena información en tablas y conecta información tabular relacionada. Estas conexiones entre diferentes puntos de datos en diferentes tablas se denominan esquema. Los analistas de datos encuentran información en una base de datos relacional buscando información a través de un lenguaje específico del dominio, como SQL.
Las bases de datos no relacionales, por otro lado, no están necesariamente estructuradas en tablas. Están optimizadas para el tipo de contenido que contienen, y una base de datos no relacional puede consistir en múltiples formas de presentar, etiquetar y buscar información.
Dado que ClickUp le permite crear bases de datos relacionales sin código para su trabajo, su base de datos de contenido final se parecerá más a una base de datos relacional tradicional: los rótulos y categorías estarán estandarizados y la información se mostrará en tablas. Sin embargo, nada de lo que se explica en este blog requiere conocimientos de SQL ni de ningún otro lenguaje de programación.
Una vez aclarado esto, ¡comencemos!
¿Quién utiliza las bases de datos de contenido?
Antes de dedicar horas a planificar, organizar y crear una base de datos, vale la pena asegurarse de que usted y su equipo realmente se beneficiarán de ella.
Quizás se pregunte: «¿Qué tipo de equipos utilizan realmente las bases de datos de contenido?».
La respuesta sencilla es prácticamente cualquier persona o equipo que tenga grandes cantidades de contenido que necesite organizar, realizar el seguimiento y actualizar, con especial énfasis en las partes de realizar el seguimiento y actualizar . Una buena base de datos no solo le ayudará a encontrar contenido, sino que también le permitirá añadir métricas, estados e información cualitativa a ese contenido para que pueda determinar:
- Qué hay que actualizar
- ¿Qué está funcionando bien?
- Por qué algunos contenidos pueden funcionar mejor que otros
- Dónde hay oportunidades para nuevos contenidos
- Cómo se comporta el contenido a lo largo de un periodo prolongado
Así que, si usted o su equipo se han planteado alguna de estas preguntas, vale la pena que al menos consideren la posibilidad de crear una base de datos de contenidos.
Las bases de datos de contenido son útiles para organizar los activos de cualquier tipo de equipo, pero suelen realizar un seguimiento de la información para:
- Equipos creativos y de marketing
- Agencias
- Equipos de servicios profesionales
- Profesionales de la educación
Aunque en esta publicación se explican las bases de datos en el contexto de un equipo de marketing de contenidos, la información es aplicable a cualquier persona que intente gestionar grandes cantidades de contenido.
A medida que los equipos se vuelven más distribuidos y numerosos, resulta cada vez más difícil mantenerse en el centro de la empresa, ya que cualquier fallo o interrupción en los procedimientos se amplifica. La plantilla para equipos de marketing de ClickUp ofrece una solución para colaborar mejor al consolidar todas las tareas de marketing, mejorar la visibilidad en todo el departamento de marketing y permitir una respuesta rápida.
¿Por qué crear una base de datos de contenidos?
Tanto si su equipo está formado por una sola persona como por cien, sus motivos para crear una base de datos de contenidos probablemente se encuadren en una o varias de las siguientes categorías:
- Organización de activos
- Seguimiento de métricas clave
- Selección y control de la distribución de activos
- Correlacionar los activos con el rendimiento
Si bien cada uno de estos factores jugó un rol en la decisión del equipo de marketing de ClickUp de crear bases de datos para el blog y la página de destino, nuestra mayor necesidad era la escalabilidad.
Con el rápido crecimiento de todos los equipos, necesitábamos una forma de tomar la enorme cantidad de información que estaba en la mente de unas pocas personas y ponerla a disposición de un equipo completamente nuevo que no estaba familiarizado con los procesos y programas específicos de ClickUp.
Pero la escalabilidad es solo una de las ventajas de una base de datos de contenido bien mantenida. Veamos las demás:
1. Las bases de datos ahorran tiempo a su equipo.
El objetivo principal de ClickUp es ahorrarle un día a la semana, así que seamos realistas, «ahorrarle tiempo» siempre iba a ser nuestra prioridad número uno. ¡Pero eso no lo hace menos cierto! Al fin y al cabo, si el contenido no está agrupado de forma estandarizada, eso significa que:
- Agrupados de forma no estandarizada (lo que hace que encontrar algo sea como buscar una aguja en un pajar).
- Distribuido en toda una plataforma o serie de plataformas (lo que hace que encontrar algo sea como buscar una aguja en un campo de palos).
- Almacenado en la cabeza de alguien o, peor aún, almacenado en el disco duro de su ordenador (lo que es como preguntarle a un granjero si recuerda en qué pajar puso la aguja).
Por otro lado, tener todo almacenado en una base de datos es como tener todas tus agujas en un solo cajón con un rótulo que dice «agujas», de modo que no tienes que rebuscar entre montones de paja para terminar tu proyecto de bordado.
En pocas palabras, si dedica menos tiempo a buscar cosas, tendrá más tiempo para trabajar en crearlas y mejorarlas.
Cuando todo el mundo sabe dónde encontrar algo, también se garantiza que su equipo no duplicará esfuerzos creando desde cero algo que ya existe porque no lo ha podido encontrar. Porque, seamos sinceros, en algún momento todos hemos recreado un contenido porque era más fácil que ir a buscarlo como si fuera una búsqueda del tesoro.
Además, almacenar contenido en una base de datos, especialmente una basada en la nube, garantiza que todo el mundo sepa dónde encontrar la última versión de cada elemento.
2. Las bases de datos hacen posible la escalabilidad.
Si se les deja actuar por su cuenta, casi todo el mundo creará su propio sistema de organización.
Si usted es la única persona que necesita utilizarla, no hay problema. Si hay una o dos personas más que necesitan aprender su sistema, aunque sea un poco aleatorio, normalmente tampoco hay problema.
Pero cuando un equipo crece hasta tener diez, veinte o cien personas que deben adaptarse a un sistema improvisado creado por una sola persona y, a menudo, para una sola persona, se presenta un problema.
La idea de una base de datos de contenidos bien estructurada es evitar ese problema antes de que surja. Por lo tanto, aunque actualmente seas un equipo de una sola persona y organices todos tus contenidos de la forma que mejor te conviene, plantéate si ese sistema seguirá funcionando cuando haya que utilizarlo para otras muchas personas.
Si su respuesta es «tal vez» o «😬», entonces podría ser el momento de estructurar y strategizar un poco más el seguimiento de su contenido.
3. Las bases de datos permiten analizar y mejorar el contenido.
Una de las mayores ventajas de una base de datos bien estructurada es que no solo permite a los usuarios encontrar cosas (si fuera solo eso, sería simplemente una biblioteca de contenidos), sino que también proporciona contexto a los contenidos. Es decir, permite ver datos cuantitativos como el tráfico, la interacción, el estado y el historial, que pueden ayudarle a mejorar contenidos específicos y el desarrollo general de contenidos.
Y cuando todos tienen acceso a una base de datos, todos pueden generar ideas utilizando el mismo contexto, lo que puede dar lugar a nuevas y perspicaces formas de abordar el contenido.
Por ejemplo, al realizar una auditoría de redes sociales, un especialista podría examinar una entrada de blog con mucho tráfico y alta participación en una base de datos de contenido y darse cuenta de que incluye estadísticas que pueden utilizarse para crear una serie de publicaciones en LinkedIn. Un especialista en marketing por correo electrónico podría ver la misma publicación y darse cuenta de que incluye un desglose del proceso que sería ideal para crear una infografía para un próximo boletín informativo.
El simple hecho de contextualizar el contenido y ponerlo a disposición de todos permite obtener una mayor perspectiva del grupo y fomenta la atomización del contenido de mayor rendimiento.
Organizar y realizar el seguimiento de todo en un solo lugar también facilita a los equipos de datos la comparación del rendimiento del contenido, de modo que puedan evaluar qué funciona y qué no, y realizar los cambios oportunos en las estrategias de contenido de pago u orgánico.
¿Qué debe contener una base de datos de contenidos?
La decisión sobre qué información incluir en su base de datos de contenido variará en función del tipo de contenido que esté realizando el seguimiento y del motivo por el que lo esté haciendo, pero aquí tiene algunas pautas útiles que puede seguir:
1. Comience con los bloques básicos.
En primer lugar, debe determinar qué tipo de activos (páginas web, publicaciones en redes sociales, blogs o todo lo anterior) necesita organizar y realizar el seguimiento. A continuación, debe decidir cómo va a realizar el seguimiento de estos activos.
Si el contenido que está realizando el seguimiento puede considerarse como una colección de elementos, entonces «cómo lo realiza el seguimiento» es el contenedor de almacenamiento que utiliza para organizar el material. Debe realizar la selección de un contenedor de almacenamiento que sea fácil de empaquetar, que se ajuste a toda la información necesaria y que pueda tener rótulos y tener una ubicación fácil más adelante.
Si utiliza ClickUp para crear una base de datos, le sugerimos que utilice tareas para almacenar contenidos individuales. Pero trataremos este tema con más detalle en la siguiente sección.
2. Decida cómo clasificará el contenido.
Una vez que haya decidido qué tipo (o tipos) de contenido va a realizar el seguimiento y cómo lo va a almacenar, debe decidir cómo clasificarlo.
En el caso de ClickUp, mantenemos una base de datos separada para blogs y páginas de destino, y clasificamos cada uno por categoría.
Los blogs se agrupan por temas, por lo que incluimos un campo personalizado con opciones como Ágil, CRM, Herramientas, Trabajo/Vida, etc.
Las páginas de destino se agrupan por tipo, de modo que el mismo campo personalizado en una tarea de página de destino contiene opciones como Función, Competidor, Equipo, etc.
Cuando cree sus propios rótulos, independientemente de si decide clasificarlas por tema o no, recuerde que lo más importante es utilizarlos de forma coherente . Asegúrese de que usted y su equipo entienden el significado de cada rótulo y de que la ortografía y el uso de mayúsculas son coherentes.
3. Decida qué otra información necesita almacenar.
Ahora que ya ha decidido qué va a almacenar en su base de datos y cómo lo va a organizar, puede empezar a rellenar los detalles. En esta fase, debe plantearse algunas preguntas clave:
- ¿Cuál es la ubicación de mi contenido?
- ¿En qué «estado» se encuentra mi contenido? (¿Necesita actualizarse? ¿Está en proceso de revisión?)
- ¿Quién es responsable de mantener este contenido?
- ¿Cómo está funcionando mi contenido?
Responder a estas preguntas le ayudará a decidir qué información debe incluir en las tareas de su base de datos. (O, si no utiliza ClickUp, cualquier «contenedor» que utilice para almacenar información sobre el contenido. )
En la siguiente sección veremos algunos de los detalles específicos de seguimiento que seguimos en nuestra base de datos.
4. Planifique los procesos que se gestionarán dentro de su base de datos.
Una base de datos solo es útil si le ayuda a usted y a su equipo a consolidar la información y optimizar los flujos de trabajo existentes.
Después de todo, si no quieres hacer nada con tu contenido, ¿por qué perder tanto tiempo añadiéndolo a una base de datos?
A la hora de decidir qué detalles realizar en el proceso de seguimiento, tenga en cuenta también cómo le ayudarán a usted y a su equipo a vincular la base de datos con cualquier proceso existente que implique el contenido.
Por ejemplo, supongamos que ha creado una base de datos para todas sus páginas web y necesita que alguien de su equipo compruebe cada seis meses, a partir de la fecha de publicación, la exactitud de la información de las entradas. Querrá asegurarse de que cada tarea de la página web contenga un estado «Revisión necesaria» o «Actualización requerida» y una fecha límite. Incluso puede añadir al revisor como persona asignada para indicar claramente sus responsabilidades.
Asegurarse de que su contenido sea fácil de encontrar e incorporar a los flujos de trabajo ahorrará tiempo a su equipo y facilitará la formación de los nuevos miembros del equipo en el uso de la base de datos y el aprendizaje de los procesos internos.
Además, el seguimiento constante de los estados, los rótulos y las métricas le permitirá configurar automatizaciones para mantener la base de datos y facilitar los procesos. Más información sobre las automatizaciones en breve.
Cómo crear una base de datos de contenidos
Cuando decida crear una base de datos de contenidos para usted y su equipo, asegúrese primero de que todas las personas involucradas en el proyecto conozcan los problemas que esta base de datos resolverá. Puede hacerlo con una simple lista, como la que se muestra a continuación para una base de datos de blogs:
Puntos débiles del contenido del blog:
- Las tareas y la información del blog no se encuentran en un solo lugar
- El seguimiento de las métricas y los KPI del blog se realiza de forma inconsistente.
- Los equipos de redes sociales y medios de comunicación de pago no tienen visibilidad de los blogs disponibles.
A partir de estos puntos débiles, cree una descripción de una o dos frases para la base de datos:
«Esta base de datos de blogs está diseñada para servir como referencia central para los blogs de ClickUp. Evite crear tareas de blog en otras partes de ClickUp, almacene toda la información relevante del blog en la tarea correspondiente y actualice la información de la tarea cuando realice cualquier edición de copia o SEO».
Esto proporciona a los miembros actuales y nuevos del equipo un poco de contexto sobre cómo se debe utilizar la base de datos. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, estamos diciendo que toda la información del blog debe estar en la base de datos.
También puede utilizar los puntos débiles mencionados anteriormente para decidir qué información incluir en su base de datos y cómo almacenarla y organizarla. Para ello, describa cómo piensa utilizar la base de datos para resolver cada problema:
- Problema: Las tareas y la información del blog no se encuentran en un solo lugar
- Soluciones: Cree una lista de todas las páginas de blog activas y asegúrese de que cada blog se añada como tarea a la base de datos, ya sea moviendo las tareas de blog existentes o creando nuevas tareas. Elimine cualquier duplicado durante este proceso. Cree un sistema de nomenclatura y etiquetado claro y coherente para las tareas del blog con el fin de facilitar la búsqueda. Asegúrese de que los POE del blog se actualicen para incluir la información anterior.
- Cree una lista de todas las páginas de blog activas y asegúrese de que cada blog se añada como tarea a la base de datos, ya sea moviendo las tareas de blog existentes o creando tareas nuevas. Elimine cualquier duplicado durante este proceso.
- Cree un sistema de nomenclatura y etiquetado claro y coherente para las tareas del blog con el fin de facilitar la búsqueda.
- Asegúrese de que los POE del blog se actualicen para incluir la información anterior.
- Cree una lista de todas las páginas de blog activas y asegúrese de que cada blog se añada como tarea a la base de datos, ya sea moviendo las tareas de blog existentes o creando tareas nuevas. Elimine cualquier duplicado durante este proceso.
- Cree un sistema de nomenclatura y etiquetado claro y coherente para las tareas del blog con el fin de facilitar la búsqueda.
- Asegúrese de que los POE del blog se actualicen para incluir la información anterior.
Repetir este proceso para cada uno de los principales puntos débiles garantiza que su base de datos resuelva los problemas adecuados.
Para visualizar el resultado de este proceso, analicemos una de las tareas de la base de datos del blog de ClickUp:
- Estado y personas asignadas: muestra en qué fase del proceso de ideación, creación y revisión se encuentra el blog y quién está (o ha estado más recientemente) trabajando en él.
- Nombre de la tarea: Un sistema de rótulos coherente y fácil de recordar para facilitar la organización y la búsqueda.
- Campos personalizados: realice un seguimiento y almacene información clave que nos indique dónde encontrar el contenido («URL de la publicación» en la imagen anterior) y qué hacer con él («Estado de la base de datos»). Estos detalles y rótulos deben implementarse de manera coherente en todos los activos y deben ser fáciles de encontrar y consultar para cualquier persona.
- Información sobre el cronograma: Realice siempre un seguimiento de cuándo se creó un activo y cuándo debe actualizarse o revisarse (registrado en «Fecha límite» en el ejemplo anterior). Si trabaja con contratistas o empleados por horas, también puede realizar un seguimiento del tiempo en la base de datos para calcular las horas facturables.
- Historial de comentarios: anime a su equipo a mantener toda la comunicación relacionada con un contenido en un solo lugar. De esta forma, si se incorpora un nuevo interesado al proceso, podrá acceder al contexto histórico sin tener que entrevistar a todas las personas que han trabajado en el blog. En las tareas de ClickUp, los comentarios son una forma estupenda de garantizar que toda la comunicación se mantenga en un solo lugar, al tiempo que se mantienen separadas las conversaciones sobre cada blog.
Aunque su propia base de datos puede estar configurada de forma diferente y contener información distinta al ejemplo anterior, esto debería servirle a usted y a su equipo como un buen punto de partida. Con la plantilla de gestión de contenidos de ClickUp, puede planificar y ejecutar fácilmente la distribución a través de múltiples canales de marketing. También le proporciona una visibilidad clara de su plan de distribución de contenidos.
Otra consideración importante es cómo desea revisar toda esta información a alto nivel. Si bien es importante tener toda la información de un contenido consolidada en un solo lugar, es igualmente crucial poder clasificar, filtrar, agrupar y buscar múltiples contenidos de forma rápida y sencilla. Ahí es donde entran en juego las vistas de ClickUp.
Aunque en ClickUp puede visualizar su base de datos de muchos números de formas diferentes, aquí vamos a analizar más detenidamente dos de las vistas más «adecuadas para bases de datos»:
1. Vista Lista
La vista Lista es extremadamente útil para agrupar y filtrar rápidamente su contenido de diversas maneras con el fin de obtener una mejor perspectiva y establecer comparaciones entre los distintos tipos de contenido. De forma predeterminada, la vista Lista agrupa la información por estado, pero las opciones de filtrado y clasificación granulares de ClickUp le permiten mostrar el contenido en función de cualquier variable.
Como se ha indicado anteriormente, solemos agrupar por categoría de contenido, pero la base de datos también se podría agrupar fácilmente por estado de la base de datos, persona asignada, fecha límite y otros criterios.
Para utilizar correctamente las numerosas opciones de agrupación, filtrado y clasificación disponibles en la vista Lista (entre otras), es esencial que establezca y mantenga convenciones de nomenclatura claras y coherentes en toda su base de datos.
2. Vista Tabla
La vista Tabla le ofrece una vista general del contenido de una base de datos. Esta vista es ideal para almacenar y revisar análisis de contenido (como el tráfico, las tasas de clics y las tasas de conversión) y para ver rápidamente en qué estado se encuentran muchos contenidos individuales.
La vista Tabla también es muy útil si está creando una base de datos relacional sin código para su contenido. Para ello, solo tiene que incluir campos personalizados que permitan la inclusión de enlaces, a los que se podrá acceder desde la vista Tabla, lo que permitirá a los usuarios acceder a la información relacionada con un solo clic.
Del mismo modo, utilice las funciones de relación y dependencia dentro de las tareas para organizar una base de datos relacional clara y sin código.
Aunque estas son las dos vistas que el equipo de ClickUp utiliza con más frecuencia para crear y mantener el contenido de la base de datos, no son en absoluto las únicas vistas útiles para hacerlo.
Una base de datos más pequeña y muy orientada al flujo de trabajo puede beneficiarse de la vista Tablero de ClickUp.
Una base de datos de contenido para redes sociales también puede funcionar como calendario de contenido a través de la vista Calendario de ClickUp.
Así que no se sienta limitado a una vista concreta al planificar y crear su base de datos de contenidos; solo recuerde mantener la coherencia en las categorías y rótulos para que sea fácil filtrarlos y agruparlos más adelante en cualquier vista que elija.
Cómo mantener una base de datos de contenidos
¡Ya tiene su base de datos completada! Todo su contenido está perfectamente organizado en tareas, que se clasifican en vistas fáciles de navegar. Su trabajo está terminado, ¿verdad?
No del todo.
Ahora que ya dispone de una base de datos de contenidos totalmente funcional, ¡es hora de ponerla en marcha! Al fin y al cabo, una base de datos sirve para facilitar el seguimiento, el análisis y la actualización de los contenidos. Pero eso significa que usted y su equipo aún tenéis que realizar el seguimiento, el análisis y la actualización.
Antes de entrar en los procesos y flujos de trabajo, repasemos algunas reglas básicas sencillas que le permitirán mantener su base de datos a largo plazo.
1. Garantice la visibilidad.
En pocas palabras, esto significa asegurarse de que todas las personas que necesitan utilizar la base de datos tengan acceso a ella y sepan dónde se encuentra, cómo navegar por ella y cómo (y cuándo) actualizar adecuadamente el contenido que contiene.
Si los nuevos empleados necesitan acceder a la base de datos, asegúrese de incluir instrucciones sobre la base de datos en sus materiales de incorporación para agilizar la formación.
Y asegúrese de que todos sus manuales internos y POE estén actualizados con instrucciones explícitas sobre cómo utilizar correctamente la base de datos. De lo contrario, corre el riesgo de jugar al teléfono con información importante, ya que los POE se transmiten verbalmente o en correos electrónicos y mensajes de Slack puntuales.
Por último, garantizar una visibilidad adecuada reduce las posibilidades de que usted y su equipo dupliquen el trabajo creando el mismo contenido en múltiples tareas o listas.
2. Cree responsabilidad.
Asegúrese de que todos conozcan sus roles en el mantenimiento de la base de datos. De este modo, se evitarán redundancias o, lo que es peor, un tira y afloja en el que una persona hace algo y otra lo deshace, y así sucesivamente.
Todo esto significa que el mantenimiento de una base de datos de contenidos debe ser un esfuerzo de equipo. Por ejemplo, si está trabajando en el mantenimiento de una base de datos de blogs para una empresa tecnológica, podría distribuir las responsabilidades de la siguiente manera:
- Gestor de contenidos: Se encarga de supervisar la planificación y creación de la base de datos; se asegura periódicamente de que todos los contenidos y la información relacionada estén actualizados.
- Especialista en SEO: revisa periódicamente los blogs para asegurarse de que los enlaces funcionan correctamente. Busca nuevas oportunidades para crear enlaces.
- Redactor publicitario: Actualiza el contenido del blog en respuesta a los cambios en las ofertas de la competencia o al lanzamiento de nuevas funciones.
- Diseñador: Se incorpora al proceso para actualizar las imágenes del blog que quedan obsoletas debido a cambios en las funciones o la plataforma.
Una vez que haya determinado quién es responsable de qué, el siguiente paso es averiguar cómo sabrá cada parte interesada cuándo hacer qué.
3. Automatice los recordatorios y los traspasos.
Las automatizaciones pueden ser extremadamente útiles, ya que permiten ahorrar tiempo a su equipo y minimizar los errores humanos. Pero antes de automatizar nada, pregúntese: «¿Qué debe suceder cada vez que mi equipo y yo creamos un determinado contenido?».
Es importante responder a esta pregunta, ya que muchos pasos del proceso son variables y pueden cambiar en función del tipo de contenido y el contexto. Los pasos y procesos variables suelen ser manuales, ya que, en estos casos, la automatización puede causar más problemas de los que resuelve.
Si los pasos de un proceso son fijos y se repiten cada vez que crea un contenido, son candidatos ideales para la automatización.
Analizaremos algunas automatizaciones que utiliza el equipo de ClickUp para mantener su base de datos de blogs, pero tenga en cuenta que son descriptivas, no prescriptivas, por lo que debe utilizarlas como ejemplos generales y no como guías exactas para configurar sus propias automatizaciones.
Muchas automatizaciones de la base de datos del blog de ClickUp sirven para gestionar procesos que se desarrollan a lo largo de varias semanas o meses. Al fin y al cabo, los seres humanos olvidamos las cosas con el tiempo, pero las automatizaciones, si se configuran correctamente, no. Veamos un ejemplo práctico de esto:
Una de nuestras principales automatizaciones simplifica los distintos estados de las tareas que realiza un blog para facilitar su consulta en la base de datos del blog mediante el campo personalizado «Estado de la base de datos»:
- Cuando el estado de la tarea de un blog pasa de Abierto a En curso, el campo personalizado del estado de la base de datos pasa de Planificado a En desarrollo.
- El campo personalizado «Estado de la base de datos» permanecerá «En desarrollo» hasta que la entrada del blog haya sido redactada, publicada y revisada por nuestro equipo de SEO.
- Cuando el estado de la tarea de la entrada del blog cambia a Cerrada, después de que haya sido revisada por el equipo de SEO, se desencadenan varias automatizaciones:
- El campo personalizado «Estado de la base de datos» cambia a «Supervisión».
- Todas las personas asignadas se eliminan de la tarea.
- La fecha límite de la tarea se pospone seis meses.
La automatización de la fecha límite garantiza que el rendimiento de la entrada del blog se analizará en algún momento durante los próximos seis meses.
Se configura una automatización adicional para garantizar que, una vez transcurridos los seis meses, el campo personalizado «Estado de la base de datos» cambie a «Auditoría». Esto, a su vez, desencadena una automatización para crear una nueva subtarea de evaluación del rendimiento, en la que el equipo de SEO analiza el rendimiento del blog y determina si es necesario realizar actualizaciones.
En resumen, las automatizaciones pueden ayudar a garantizar que los procesos se estandaricen y que no se olviden los flujos de trabajo prolongados.
4. ¡No lo compliques!
Intente que todo sea lo más sencillo posible, desde las convenciones de nomenclatura hasta las automatizaciones. Esto facilitará enormemente la búsqueda de información y hará que sea mucho más sencillo que su equipo (y cualquier futura contratación) se familiarice con la base de datos y los flujos de trabajo que esta abarca.
Si necesita ayuda para simplificar su flujo de trabajo, utilice la plantilla ClickUp Creative and Design para crear un desglose claro de su flujo de trabajo de marketing. Esta plantilla admite aspectos comunes del marketing, como formularios de admisión, solicitudes de resúmenes de contenido y gestión de bibliotecas de activos, por lo que ofrece una vía directa para comprender cómo funciona su proceso de marketing de contenidos.
Empezar
Lo más difícil de un proyecto como este puede ser empezar. Al fin y al cabo, crear una base de datos de contenidos es una tarea enorme que puede provocar parálisis por análisis.
Si está creando su base de datos desde cero, ya sea con ClickUp u otra herramienta de gestión de proyectos o tareas, comience a planificarla siguiendo los pasos básicos que se describen en este blog:
- Decida qué necesita realizar el seguimiento y cómo lo hará.
- Determine cómo se clasificará su contenido.
- Determine qué detalles (como fechas, personas asignadas o datos y análisis) necesita almacenar en su base de datos.
- Determine los flujos de trabajo básicos de contenido (como actualizaciones de contenido, extracción de tráfico y tasa de conversión, y SEO) que necesitará gestionar en la base de datos. Asegúrese de que su base de datos se pueda configurar para realizar el seguimiento de estos flujos de trabajo.
Dado que esbozar y realizar un seguimiento incluso de estos primeros pasos puede resultar un poco abrumador, especialmente si se trata de una gran cantidad o varios tipos de contenido, intente organizar sus ideas utilizando los mapas mentales de ClickUp.
Esto le permitirá esbozar su base de datos a un alto nivel mientras visualiza cómo se relacionan entre sí las distintas piezas.
También puede utilizar Docs en ClickUp para almacenar notas y colaborar en tiempo real con su equipo en la estructura e implementación de la base de datos. Esto garantiza que todos estén en sintonía y facilita la delegación de responsabilidades cuando esté listo para comenzar a crear.
Para adelantarse en toda esta planificación, descargue nuestras plantillas gratuitas de bases de datos para blogs y páginas de destino. Estas plantillas de contenido se basan en las bases de datos de blogs y páginas de destino del propio equipo de marketing de ClickUp, por lo que han sido probadas y comprobadas.
Un último consejo a tener en cuenta a la hora de planificar, crear y mantener su base de datos de contenidos: involucre a todo su equipo.
Involucrar a todo su equipo desde el principio garantiza que:
- Tenga en cuenta todos los ángulos al planear.
- Usted divide el tedioso trabajo de crear
- Compartirá el trabajo de mantenimiento y actualización de la base de datos en el futuro.
Si necesita una excelente herramienta de colaboración que también funcione como una herramienta perfecta para bases de datos de contenido, no busque más: ClickUp es lo que necesita. Empiece con su equipo con nuestro plan Free Forever y reúna la colaboración de su equipo, las herramientas de bases de datos y la gestión del trabajo en un solo lugar.