La creación de contenidos suele empezar de forma sencilla: usted o su empresa tienen un público, su público tiene preguntas y usted quiere responder a esas preguntas.
Quizá empiece con un blog, un post en las redes sociales o una página de aterrizaje. Y luego otra, y otra, y otra. Antes de que te des cuenta, tienes un montón de contenido.
pero, ¿lo has organizado? ¿Y tu sistema de organización es escalable?
Si su respuesta a cualquiera de estas preguntas está entre un "no" y un "no", ¡no se preocupe! No estás solo Después de todo, es difícil anticiparse a las necesidades antes de que surjan, especialmente en una práctica tan rápida y en constante evolución como el marketing de contenidos.
De hecho, el Marketing ClickUp teams y creativos han tenido que lidiar con los efectos secundarios del rápido crecimiento de los contenidos, los miembros del equipo, los procesos y todo lo demás. Así que, naturalmente, utilizamos ClickUp para crear un sistema más organizado. Y queremos compartirlo con usted
¿Qué es una base de datos de contenidos?
Una base de datos de contenido describe un sistema mediante el cual una persona o equipo consolida el contenido y su contexto (piense en la fecha de lanzamiento, el estado, los análisis) de forma estandarizada. Terminada para facilitar la creación y el mantenimiento de campañas basadas en contenidos.
Los equipos más grandes mantienen una base de datos para cada tipo de contenido que necesitan seguir: páginas de aterrizaje, blogs, anuncios.., publicaciones en redes sociales -pero los equipos más pequeños o los individuos podrían ser capaces de mantener todo su contenido en una sola base de datos, categorizando el contenido por tipo.
Aunque la información y las plantillas gratuitas de este blog pretenden servir de guía general para ayudarle a crear y mantener su propia base de datos, siempre habrá que recurrir a la prueba y el error para determinar qué componentes necesita para llevar un seguimiento de todo su material en un único lugar.
Unas breves palabras sobre los tipos de bases de datos
Una distinción que se oye a menudo cuando se habla de bases de datos es la siguiente bases de datos relacionales frente a no relacionales .
En pocas palabras, una base de datos relacional almacena información en tablas y conecta información tabular relacionada. Estas conexiones entre distintos puntos de datos de diferentes tablas se denominan esquemas. Los analistas de datos encuentran información en una base de datos relacional buscándola mediante un lenguaje específico del dominio, como SQL.
En cambio, las bases de datos no relacionales no se estructuran necesariamente en tablas. Están optimizadas para el tipo de contenido que albergan, y una base de datos no relacional puede constar de múltiples formas de presentar, rótulo y búsqueda de información.
Dado que ClickUp le permite crear bases de datos relacionales sin código para su trabajo, su base de datos de contenido terminada se parecerá más a una base de datos relacional tradicional: los rótulos y las categorías estarán estandarizados, y la información se mostrará en tablas. Sin embargo, nada de lo expuesto en este blog requerirá conocimientos de SQL ni de ningún otro lenguaje de programación.
Una vez aclarado esto, ¡empecemos!
¿Quién utiliza las bases de datos de contenidos?
Antes de pasar horas planificando, organizando y construyendo una base de datos, merece la pena asegurarse de que usted y su equipo se beneficiarán realmente de ella.
Quizá se pregunte: "¿Qué tipo de equipos utilizan realmente bases de datos de contenidos?"
La respuesta es sencilla: prácticamente cualquier persona o equipo con grandes cantidades de contenido que necesite organizar, seguir y actualizar, haciendo hincapié en las partes seguir y actualizar. Una buena base de datos no sólo le ayudará a encontrar contenido, sino que también le permitirá añadir métricas, estados e información cualitativa a ese contenido para que pueda determinarlo:
- Qué necesita actualizarse
- Qué está funcionando bien
- Por qué algunos contenidos funcionan mejor que otros
- Dónde hay oportunidades para nuevos contenidos
- Cómo funciona el contenido durante un periodo de tiempo prolongado
Si usted o su equipo se han planteado alguna de estas preguntas, merece la pena al menos plantearse la creación de una base de datos de contenidos.
Las bases de datos de contenidos son útiles para organizar los activos de cualquier tipo de equipo, pero normalmente realizan un seguimiento de la información para:
- Equipos creativos y de marketing2. Agencias3. Equipos de servicios profesionales
- Profesionales de la educación Aunque en este post se explicarán las bases de datos en el contexto de un equipo de marketing de contenidos, la información es aplicable a cualquier persona que intente gestionar grandes cantidades de contenido.
Organice a todos los miembros de su equipo de marketing mediante flujos de trabajo colaborativos y el uso compartido de documentos
A medida que los equipos se vuelven más distribuidos y numerosos, resulta cada vez más difícil permanecer en el núcleo de la empresa, ya que cualquier fallo o interrupción en los procedimientos se amplifica. El sitio Plantilla de ClickUp Marketing Teams proporciona una solución para colaborar mejor consolidando todas las tareas de marketing, mejorando la visibilidad en todo el departamento de marketing y permitiendo una respuesta rápida.
¿Por qué crear una base de datos de contenidos?
Tanto si tiene un equipo de uno como de cien miembros, es probable que sus motivos para crear una base de datos de contenidos entren en una o varias de las siguientes categorías:
- Organización de activos
- Seguimiento de métricas clave
- Conservación y control de la distribución de activos
- Correlacionar los activos con los resultados
Si bien cada uno de estos factores jugó un rol en la decisión del equipo de Marketing de ClickUp de crear bases de datos de blogs y páginas de destino, nuestra mayor necesidad era la escalabilidad.
Dado que todos los equipos crecían con rapidez, necesitábamos una forma de poner a disposición de un equipo nuevo que no estuviera familiarizado con años de procesos y programas específicos de ClickUp la enorme cantidad de información que vivía en la mente de unas pocas personas.
Pero la escalabilidad es sólo una de las ventajas de una base de datos de contenidos bien mantenida. Analicemos las demás:
1. Las bases de datos ahorran tiempo a su equipo.
El principal cometido de ClickUp es ahorrarle un día a la semana seamos realistas, "le ahorra tiempo" siempre iba a ser nuestro número uno. Pero no por ello es menos cierto Al fin y al cabo, si el contenido no está agrupado de forma estandarizada, significa que o bien está
- Agrupados de forma no estandarizada (lo que hace que encontrar algo sea como buscar una aguja en un pajar)
- Repartidos por toda una plataforma o serie de plataformas (lo que hace que encontrar algo sea como buscar una aguja en un campo de pajares)
- Almacenada en la cabeza de alguien o, peor aún, en el disco duro de su ordenador (lo que supongo que es como preguntar a un granjero si recuerda en qué pajar puso la aguja)
En cambio, tenerlo todo almacenado en una base de datos es como tener todas las agujas en un único cajón con el rótulo "agujas" para no tener que rebuscar en los pajares para terminar el proyecto de bordado.
En pocas palabras, si pasas menos tiempo buscando cosas, tienes más tiempo para trabajar en construirlas y mejorarlas.
Cuando todo el mundo sabe dónde encontrar algo, también se asegura de que su equipo no duplicará esfuerzos creando algo que ya existe desde cero porque no podían encontrarlo. Porque, seamos sinceros, en un momento u otro todos hemos recreado un contenido porque era más fácil que ir a buscarlo a la caza del tesoro.
Además, almacenar el contenido en una base de datos, especialmente en la nube, garantiza que todo el mundo sepa dónde encontrar la última versión de algo.
2. Las bases de datos hacen posible la escalabilidad.
Si se les deja a su aire, casi todo el mundo creará su propio sistema de organización.
Si eres la única persona que necesita utilizarlo, está bien. Si uno o dos más tienen que aprender tu sistema, aunque sea un poco al azar, no suele pasar nada.
Pero cuando un equipo crece hasta el punto de que diez, luego veinte y después cien personas tienen que adaptarse a un sistema improvisado que fue creado por una sola persona y a menudo para una sola persona, tenemos un problema.
La idea de una base de datos de contenidos bien estructurada es evitar ese problema antes de que surja. Así que, aunque actualmente formes un equipo de una sola persona y organices todo tu contenido de una forma que te funcione, plantéate si ese sistema seguirá funcionando cuando docenas de personas más necesiten utilizarlo.
Si su respuesta es "tal vez" o "😬", entonces podría ser el momento de conseguir un poco más estructurado y estratégico con su seguimiento de contenidos.
3. Las bases de datos permiten analizar y mejorar los contenidos.
Uno de los mayores beneficios de una base de datos bien estructurada es que permite no sólo encontrar cosas (si ese fuera el caso sería simplemente una biblioteca de contenidos) sino que además da contexto al contenido. Es decir, te permite ver datos cuantitativos como el tráfico, el compromiso, el estado y el historial que pueden ayudarte a mejorar un contenido específico y a mejorar el desarrollo general del contenido.
Y cuando todo el mundo tiene acceso a una base de datos, todo el mundo puede idear utilizando el mismo contexto, lo que puede dar lugar a algunas nuevas y perspicaces formas de enfocar el contenido.
Por ejemplo, cuando se ejecuta un proyecto de auditoría de redes sociales por ejemplo, un especialista puede ver una entrada de un blog de alto tráfico y alto compromiso en una base de datos de contenidos y darse cuenta de que incluye estadísticas que se pueden utilizar para crear una serie de entradas de LinkedIn. Un especialista en marketing por correo electrónico puede ver la misma entrada y darse cuenta de que incluye un desglose del proceso que sería una gran infografía para un próximo boletín.
El simple hecho de contextualizar el contenido y ponerlo a disposición de todo el mundo permite obtener una mayor perspectiva de grupo y fomenta la atomización de contenidos de alto rendimiento.
La organización y el seguimiento de todo en un solo lugar también facilita a los equipos de datos la comparación del rendimiento de los contenidos para que puedan evaluar lo que funciona y lo que no, y realizar los cambios oportunos en las estrategias de contenidos de pago u orgánicos.
¿Qué debe contener una base de datos de contenidos?
Decidir qué información incluir en su base de datos de contenidos variará en función del tipo de contenido que esté siguiendo y del motivo por el que lo esté haciendo, pero aquí tiene algunas buenas directrices que puede seguir:
1. Empiece por los bloques.
En primer lugar, debe averiguar qué tipo de activos -páginas web, publicaciones en redes sociales, blogs o todo lo anterior- necesita organizar y seguir. A continuación, debe decidir cómo va a realizar el seguimiento de estos activos.
Si el contenido que está siguiendo se puede considerar como una colección de elementos, entonces "cómo lo sigue" son los contenedores de almacenamiento que utiliza para organizar el material. Debe seleccionar un contenedor de almacenamiento que sea fácil de empaquetar, en el que quepa toda la información necesaria y que pueda etiquetarse y localizarse fácilmente más adelante.
Si utiliza ClickUp para crear una base de datos, le sugerimos que utilice tareas para almacenar contenidos individuales. Pero esto lo trataremos con más detalle en la siguiente sección.
Una tarea de base de datos de blog en ClickUp
2. Decide cómo vas a clasificar el contenido.
Una vez que haya decidido qué tipo (o tipos) de contenido está siguiendo y cómo lo está almacenando, debe decidir cómo categorizarlo.
En el caso de ClickUp, mantenemos una base de datos separada para blogs y páginas de destino, y clasificamos cada uno por categoría.
Los blogs se agrupan por temas, por lo que incluimos un campo personalizado con opciones como Agile, CRM, Tools, Work/Life, etc.
Las páginas de destino se agrupan por tipo, de modo que el mismo campo personalizado en una tarea de página de destino contiene opciones como Feature, Competitor, Team, etc.
Cuando elabore sus propios rótulos, independientemente de que decida o no clasificar por temas, recuerde que utilizar los rótulos de forma coherente es lo más importante. Asegúrese de que usted y su equipo entienden lo que significa cada rótulo, y asegúrese de que la ortografía y las mayúsculas de los rótulos son coherentes.
3. Decide qué otra información necesitas almacenar.
Ahora que ha decidido qué va a almacenar en su base de datos y cómo lo va a organizar, puede empezar a completar los detalles. En esta fase, debes tener en cuenta algunas cuestiones clave:
- ¿Dónde se encuentra mi contenido?
- ¿En qué "estado" se encuentra mi contenido? (¿Necesita actualizarse? ¿Está en revisión?)
- ¿Quién es el responsable del mantenimiento de este contenido?
- ¿Cuál es el rendimiento de mis contenidos?
Responder a estas preguntas le ayudará a decidir qué información debe incluir en las tareas de su base de datos. (O, si no utiliza ClickUp, cualquier "contenedor" que utilice para almacenar información sobre el contenido.)
Veremos algunos de los detalles específicos que seguimos en nuestra base de datos en la siguiente sección.
4. Mapa de los procesos que se gestionarán dentro de su base de datos.
Una base de datos sólo es útil si le ayuda a usted y a su equipo a consolidar la información y agilizar los flujos de trabajo existentes.
después de todo, si no quiere hacer nada con su contenido, ¿para qué dedicar todo el tiempo a añadirlo a una base de datos?
A la hora de decidir los detalles de los que va a hacer un seguimiento, piense también en cómo le ayudarán a usted y a su equipo a vincular la base de datos a cualquier proceso existente que tenga que ver con el contenido.
Por ejemplo, supongamos que ha creado una base de datos para todas sus páginas web y necesita que alguien de su equipo compruebe cada seis meses la exactitud de la información. Querrás asegurarte de que cada tarea de página web contiene un estado de "Revisión necesaria" o "Actualización necesaria" y una fecha límite. Incluso puede añadir al revisor como persona asignada en la tarea para indicar claramente sus responsabilidades.
Estados personalizados en una tarea de ClickUp
Garantizar que su contenido sea fácil de encontrar e incorporar a los flujos de trabajo ahorrará tiempo a su equipo y facilitará la formación de los nuevos miembros del equipo en el uso de la base de datos y el aprendizaje de los procesos internos.
Además, el seguimiento coherente de los estados, rótulos y métricas le permitirá establecer automatizaciones para mantener la base de datos y facilitar los procesos. Más información automatizaciones en un momento .
Cómo crear una base de datos de contenidos
Cuando decida crear una base de datos de contenidos para usted y su equipo, asegúrese primero de que todos los implicados en el proyecto conocen los problemas que resolverá esta base de datos. Puede hacerlo con una simple lista, como la que se muestra a continuación para una base de datos de blogs:
Puntos críticos del contenido del blog:
- las tareas del blog y la información no viven en un solo lugar
- Las métricas del blog y los KPIs se siguen de forma inconsistente
- Los equipos de medios sociales y de pago no tienen visibilidad de los blogs disponibles
A partir de estos puntos débiles, crea una descripción de una o dos frases para la base de datos:
esta base de datos de blogs está diseñada para servir como referencia central de los blogs de ClickUp. Evite crear tareas de blog en otras partes de ClickUp, almacene toda la información relevante del blog en la tarea correspondiente y actualice la información de la tarea cuando realice cualquier edición de copia o SEO"
Esto proporciona a los miembros actuales y nuevos del equipo un poco de contexto sobre cómo debe utilizarse la base de datos. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, estamos diciendo que toda la información del blog debe vivir en la base de datos.
También puedes utilizar los puntos débiles anteriores para decidir qué información incluir en la base de datos y cómo almacenarla y organizarla. Pendiente de la forma en que pretende utilizar la base de datos para resolver cada problema:
- **Problema: Las tareas y la información del blog no están en el mismo sitio
- *Soluciones
crea una lista de todas las páginas de blog activas y asegúrate de que cada blog se añade como tarea a la base de datos, ya sea moviendo las tareas de blog existentes o creando nuevas tareas. Elimine los duplicados durante este proceso
- cree un sistema claro y coherente de denominación y etiquetado de las tareas del blog para facilitar la búsqueda
- asegúrese de que los POE del blog se actualizan para incluir la información anterior
Repetir este proceso para cada uno de los principales puntos conflictivos garantiza que la base de datos resuelve los problemas adecuados.
Para visualizar el resultado de este proceso, analicemos una de las tareas de la base de datos de blogs de ClickUp:
Desglose de una tarea de base de datos de blog en ClickUp
- Estado y personas asignadas: Muestra en qué fase del proceso de ideación, creación y revisión se encuentra el blog y quién está trabajando en él (o lo ha hecho recientemente)
- Nombre de la tarea: Un sistema de rótulos coherente y fácil de recordar para facilitar la organización y la búsqueda
- Campos personalizados: Seguimiento y almacenamiento de datos clave que nos indican dónde encontrar el contenido ("URL de la entrada" en la imagen anterior) y qué hacer con él ("estado de la base de datos"). Estos datos y rótulos deben aplicarse de forma coherente en todos los activos y ser fáciles de encontrar y consultar
- Información sobre el cronograma: Lleve siempre un seguimiento de cuándo se creó un activo y cuándo debe actualizarse o revisarse (en el ejemplo anterior, en "Fecha límite"). Si trabaja con contratistas o empleados por horas, también puede realizar un seguimiento del tiempo en la base de datos para calcular las horas facturables
- Historial de comentarios: Anima a tu equipo a mantener toda la comunicación relativa a un contenido en un mismo lugar. De esta manera, si un nuevo interesado se introduce en el proceso, puede acceder al contexto histórico sin necesidad de entrevistar a todos los que trabajaron en el blog. En las tareas de ClickUp, los comentarios son una excelente forma de garantizar que toda la comunicación se encuentre en un solo lugar y, al mismo tiempo, mantener separadas las conversaciones sobre cada blog.
Utilice la plantilla de gestión de contenidos de ClickUp para ver calendarios personalizados en varios canales
Aunque su propia base de datos puede estar configurada de forma diferente y contener información distinta a la del ejemplo anterior, esto debería proporcionar un buen punto de partida para usted y su equipo. Con la plantilla Plantilla de gestión de contenidos de ClickUp con ClickUp, puede planificar y ejecutar fácilmente la distribución a través de múltiples canales de marketing. También proporciona una visibilidad clara de su plan de distribución de contenidos.
Otra consideración importante es cómo desea revisar toda esta información de alto nivel. Si bien es importante tener toda la información de un contenido consolidada en un solo lugar, es igualmente crucial poder clasificar, filtrar, agrupar y buscar múltiples contenidos de forma rápida y sencilla. Aquí es donde Vistas de ClickUp entrar
Aunque puede visualizar su base de datos de muchas formas en ClickUp, aquí examinaremos dos de las vistas más "amigables" para la base de datos:
1. Vista Lista
La vista Lista es muy útil para agrupar y filtrar rápidamente el contenido de diversas formas, con el fin de obtener una mejor perspectiva y establecer comparaciones entre los distintos tipos de contenido. De forma predeterminada/a, la vista Lista agrupará la información por Estado, pero las opciones granulares de filtrado y ordenación de ClickUp permiten mostrar el contenido en función de cualquier variable.
Opciones de agrupación para la vista Lista en ClickUp
Como se indicó anteriormente, a menudo agrupamos por categoría de contenido, pero la base de datos podría agruparse con la misma facilidad por estado de la base de datos, persona asignada, fecha límite, etc.
Para utilizar correctamente las numerosas opciones de agrupación, filtrado y ordenación disponibles en la vista Lista (entre otras), es esencial que establezca y mantenga convenciones de nomenclatura claras y coherentes en toda la base de datos.
Nombres estandarizados para las páginas de destino en la vista Lista de ClickUp
2. Vista Tabla
La vista Tabla le ofrece una vista general del contenido de una base de datos. Esta vista es ideal para almacenar y revisar los análisis de contenido (como el tráfico, las tasas de clics y las tasas de conversión) y para ver rápidamente en qué estado se encuentran muchas piezas individuales de contenido.
La vista Tabla también es extremadamente útil si está creando una base de datos relacional sin código para su contenido. Para ello, basta con incluir Campos personalizados que permitan la inclusión de enlaces, a los que se podrá acceder desde la vista Tabla, permitiendo a los usuarios saltar a la información relacionada con un solo clic.
Del mismo modo, utilice la función relación y dependencia funciones dentro de las tareas para organizar una base de datos relacional clara y sin códigos.
Una base de datos de páginas de destino visualizada en la vista Tabla de ClickUp
Aunque éstas son las dos vistas que el equipo de ClickUp utiliza con más frecuencia para crear y mantener el contenido de la base de datos, no son en absoluto las únicas vistas útiles para hacerlo.
Una base de datos más pequeña que esté muy orientada al flujo de trabajo podría beneficiarse de Vista Tablero Kanban de ClickUp .
Una base de datos de contenidos para redes sociales también puede funcionar como calendario de contenidos a través de Vista del Calendario de ClickUp .
Por lo tanto, no se sienta atado a una vista en particular cuando planifique y cree su base de datos de contenido; sólo recuerde mantener sus categorías y rótulos coherentes para que sea fácil filtrarlos y agruparlos más adelante en cualquier vista que elija.
Cómo mantener una base de datos de contenidos
Su base de datos está completada Todo su contenido está perfectamente organizado en tareas, que se clasifican en vistas de fácil navegación. Tu trabajo está terminado, ¿verdad?
Pues no.
Ahora que tienes una base de datos de contenidos totalmente funcional, ¡es hora de ponerla a trabajar! Después de todo, se supone que una base de datos facilita el seguimiento, el análisis y la actualización del contenido. Pero eso significa que usted y su equipo todavía tienen que hacer el seguimiento, el análisis y la actualización.
Antes de entrar en los procesos y flujos de trabajo, repasemos unas sencillas reglas básicas que harán posible el mantenimiento de su base de datos a largo plazo.
1. Garantice la visibilidad.
En pocas palabras, esto significa asegurarse de que todas las personas que necesiten utilizar la base de datos tengan acceso a ella y sepan dónde está, cómo navegar por ella y cómo (y cuándo) actualizar correctamente el contenido que contiene.
Si los nuevos empleados necesitan acceder a la base de datos, asegúrese de incluir instrucciones sobre la base de datos en sus materiales de incorporación para agilizar la formación.
Y asegúrese de que todos sus manuales internos y procedimientos operativos estándar (POE) se actualicen con instrucciones explícitas sobre cómo utilizar correctamente la base de datos. De lo contrario, se corre el riesgo de jugar al teléfono con información importante, ya que los POE se transmiten verbalmente o en correos electrónicos puntuales y Slacks.
Por último, garantizar una visibilidad adecuada reduce las posibilidades de que usted y su equipo dupliquen el trabajo creando el mismo contenido en varias tareas o listas.
2. Crear responsabilidad.
Asegúrese de que todo el mundo conoce su rol en el mantenimiento de una base de datos. Así evitarás redundancias o, peor aún, un juego de tira y afloja en el que una persona hace algo y otra lo deshace y así sucesivamente.
Todo esto significa que el mantenimiento de una base de datos de contenidos debe ser un esfuerzo de equipo. Por ejemplo, si estás trabajando en el mantenimiento de la base de datos de un blog para una empresa tecnológica, podrías distribuir la responsabilidad de la siguiente manera:
- Gestor de contenidos:_ Encargado de supervisar el plan y la creación de la base de datos; periódicamente se asegura de que todo el contenido y la información relacionada estén actualizados
- Especialista en SEO: Revisa periódicamente los blogs para asegurarse de que los enlaces funcionan. Busca nuevas oportunidades de creación de enlaces
- Redactor_: Actualiza el contenido del blog en respuesta a los cambios en la oferta de la competencia o el lanzamiento de nuevas funciones Copywriter_
- Diseñador: Participa en el proceso de actualización de las imágenes del blog que han quedado obsoletas debido a cambios en las funciones o en la plataforma_ Diseñador**_: Actualiza el contenido del blog en respuesta a cambios en la oferta de la competencia o a la publicación de nuevas funciones
Una vez que haya determinado quién es responsable de qué, el siguiente paso es averiguar cómo sabrá cada parte interesada cuándo debe hacer qué.
3. Automatización de recordatorios y entregas.
Las automatizaciones pueden ser muy útiles porque ahorran tiempo al equipo y minimizan los errores humanos. Pero antes de automatizar nada, pregúntese: "¿Qué tiene que ocurrir cada vez que mi equipo y yo creamos un determinado contenido?"
Esta es una pregunta importante de responder porque muchos pasos en un proceso son variables, por lo que podrían cambiar según el tipo de contenido y el contexto. Los pasos y procesos variables suelen ser manuales, ya que las automatizaciones pueden causar más problemas de los que resuelven en estos casos.
Si los pasos de un proceso son fijos y tienen lugar cada vez que se crea un contenido, son los principales candidatos para la automatización.
Nos sumergiremos en algunas automatizaciones que el equipo de ClickUp utiliza para mantener su base de datos de blogs, pero tenga en cuenta que son descriptivas, no prescriptivas, así que utilícelas como ejemplos generales en lugar de guías exactas para el ajuste de sus propias automatizaciones
Muchas automatizaciones de la base de datos de blogs de ClickUp sirven para gestionar procesos que tienen lugar a lo largo de varias semanas o meses. Al fin y al cabo, los seres humanos olvidamos las cosas con el paso del tiempo; si se configuran correctamente, las automatizaciones no lo hacen. Veamos un ejemplo práctico de esto:
Una de nuestras principales automatizaciones simplifica los distintos estados de las tareas por los que pasa un blog para facilitar su consulta en la base de datos de blogs mediante el campo personalizado Estado de la base de datos:
- Cuando el estado de la tarea de un blog pasa de Abierto a En curso, el campo personalizado Estado de la base de datos pasa de Planificado a En desarrollo.
Automatización de ClickUp donde el cambio de estado hace que los Campos personalizados se actualicen
- El campo personalizado Estado de la base de datos permanece En desarrollo hasta que la entrada del blog haya sido redactada, publicada y revisada por nuestro equipo de SEO.
- Cuando el estado de la tarea de la entrada del blog se cambia a Cerrado, después de que haya sidorevisado por el equipo de SEOse desencadenan varias automatizaciones:
- El campo personalizado Estado de la base de datos cambia a Supervisión
- Todas las personas asignadas se eliminan de la tarea
- La fecha límite de la tarea se traslada a seis meses en el futuro.
Cree Automatizaciones ClickUp personalizadas y sin código en cuestión de segundos.
La Automatización de fecha límite garantiza que el rendimiento de la entrada del blog se analizará en algún momento de los próximos seis meses.
Se configura otra automatización para garantizar que, una vez transcurridos los seis meses, el campo personalizado Estado de la base de datos cambie a Auditar . Esto, a su vez, desencadena una automatización para crear una nueva subtarea de evaluación del rendimiento, en la que el equipo de SEO analiza el rendimiento del blog y determina si es necesario realizar actualizaciones.
Automatización ClickUp personalizada para la creación de subtareas
En resumen, las automatizaciones pueden ayudar a garantizar la estandarización de los procesos y a no olvidar los flujos de trabajo prolongados.
4. No se complique
Intenta que todo sea lo más sencillo posible, desde las convenciones de nomenclatura hasta las automatizaciones. Esto facilitará enormemente la búsqueda y hará que sea mucho más sencillo familiarizar a su equipo (y a cualquier futura contratación) con la base de datos y los flujos de trabajo que engloba.
Cree un flujo de trabajo completo para sus equipos creativos y de diseño con esta útil plantilla de ClickUp
Si necesita ayuda para simplificar su flujo de trabajo, utilice la plantilla Plantilla creativa y de diseño ClickUp para crear un desglose claro de su flujo de trabajo de marketing. Esta plantilla es compatible con aspectos comunes del marketing, como formularios de admisión, solicitudes de resúmenes de contenidos y gestión de bibliotecas de activos, de modo que hay un camino directo hacia el funcionamiento de su proceso de marketing de contenidos.
Comenzar
La parte más difícil de un proyecto como éste puede ser empezar. Después de todo, crear una base de datos de contenidos es una empresa enorme que puede inducir a la parálisis por análisis.
Si está construyendo su base de datos desde cero, ya sea con ClickUp o con otra herramienta de gestión de tareas o proyectos, comience a planificar su base de datos mediante la herramienta pasos básicos descritos en este blog :
- Decida qué necesita seguir y cómo lo hará
- Determine cómo se clasificarán sus contenidos
- Determine qué detalles (como fechas, personas asignadas o datos y análisis) necesita almacenar en su base de datos
- Determine el directorioflujos de trabajo básicos de contenido (como actualizaciones de contenido, tiradas de tráfico y tasa de conversión, y SEO) que necesitará gestionar en la base de datos. Asegúrese de que su base de datos se puede configurar para el seguimiento de estos flujos de trabajo.
Dado que esbozar y hacer un seguimiento incluso de estos primeros pasos puede resultar un poco abrumador, especialmente si se trata de una gran cantidad o de varios tipos de contenido, intente organizar sus ideas utilizando Mapas mentales de ClickUp .
Pendiente le permitirá esbozar su base de datos a un alto nivel mientras visualiza cómo las piezas se relacionan entre sí.
Mapa mental para visualizar las relaciones entre las tareas del blog ClickUp
También puede utilizar Documentos en ClickUp para almacenar notas y colaborar en tiempo real con su equipo sobre la estructura y la implementación de la base de datos. Esto garantiza que todo el mundo está en la misma página y facilita la delegación de responsabilidades cuando esté listo para empezar a construir.
Colaboración en tiempo real en ClickUp Docs
Para empezar a planificar, descargue nuestra base de datos de blogs gratuita/a y página de aterrizaje plantillas de bases de datos. Estos plantillas de contenido se basan en las bases de datos de blogs y páginas de destino del propio equipo de marketing de ClickUp, por lo que han sido probadas y testadas.
Un último consejo a tener en cuenta a la hora de planificar, crear y mantener su base de datos de contenidos: involucre a todo su equipo.
Implicar a todo el equipo desde el principio garantiza que..:
- Tendrá en cuenta todos los ángulos a la hora de planificar
- Dividir el tedioso trabajo de creación
- Comparte el trabajo de mantenimiento y actualización de la base de datos.
Si necesitas una gran herramienta de colaboración que también funcione como una perfecta base de datos de contenidos, no busques más ClickUp . Empieza con tu equipo en nuestro plan Free Forever y reúne en un solo lugar la colaboración en equipo, las herramientas de bases de datos y la gestión del trabajo.