Sabes que necesitas adoptar la IA para seguir siendo competitivo, pero el camino a seguir es incierto.
Elegir el enfoque equivocado puede provocar «fatiga piloto», es decir, que proyectos prometedores de IA agoten los presupuestos y se estanquen antes de que nadie de su equipo llegue a utilizarlos.
Esta indecisión no solo ralentiza las TI, sino que es uno de los retos clave de la IA que mantiene a todos los departamentos atrapados en flujos de trabajo manuales e ineficientes.
Esta guía analiza cuándo elegir los superagentes ClickUp listos para implementar de ClickUp Accelerator con el soporte de expertos de ClickUp frente a la creación de un sistema de IA empresarial personalizado desde cero, para que pueda tomar la decisión correcta en función del tamaño, el cronograma y los recursos técnicos de su equipo.
Por qué las decisiones sobre IA empresarial son importantes ahora
Gartner predice que el 30 % se abandonará tras la prueba de concepto. No porque la tecnología no funcione, sino porque los equipos dedican 18 meses a crear soluciones personalizadas que quedan obsoletas antes de que nadie las utilice.
Probablemente se enfrente a al menos uno de estos problemas:
- Dispersión del trabajo : El trabajo de su equipo está disperso en docenas de aplicaciones diferentes; la empresa media utiliza actualmente 101 aplicaciones SaaS distintas. Usted pasa de su herramienta de proyectos a su aplicación para chatear y a sus documentos, perdiendo la concentración y el contexto con cada cambio. Esta fragmentación obliga a los equipos a perder tiempo cambiando de aplicación, buscando el contexto y luchando contra los silos de información.
- Expansión de la IA: Para empeorar las cosas, los diferentes departamentos comienzan sus propios experimentos con IA de forma aislada. El departamento de marketing tiene una IA para los textos, el equipo de ventas tiene otra para los correos electrónicos, pero ninguna de estas herramientas se comunica con las demás, por lo que la información sigue estando fragmentada. Esta proliferación no planificada de herramientas de IA es un caso clásico de expansión de la IA, que conduce a un desperdicio de dinero, a la duplicación de esfuerzos y a una falta total de control sobre la huella de la IA en su organización.
- Expansión del contexto: debido a que su información está dispersa en todos estos lugares diferentes, ninguna herramienta de IA puede ver el panorama completo, un problema conocido como expansión del contexto. No puede conectar una conversación con un cliente en su herramienta de chat con el plan del proyecto en su hub de trabajo, lo que le impide brindarle una ayuda verdaderamente inteligente. Los equipos pierden horas buscando la información que necesitan, cambiando de una aplicación a otra y repitiendo las actualizaciones en múltiples plataformas.
Esto le deja en una encrucijada estratégica.
- ¿Invierte mucho en un proyecto de infraestructura personalizado a gran escala que podría no generar valor durante un año?
- ¿O encuentra una forma de avanzar rápidamente con una solución convergente lista para usar?
Para los equipos en expansión, especialmente aquellos con entre 100 y 1000 empleados, esta elección es fundamental. Veamos cómo se comparan ClickUp Accelerator y la IA personalizada de la corporación en un escenario de este tipo.
📖 Más información: Cómo utilizar la IA para entrenar sus propios modelos (casos de uso y herramientas)
¿Qué es ClickUp Accelerator?
Quieres automatizar los flujos de trabajo y obtener los beneficios de la IA ahora mismo, pero no tienes un equipo de ingenieros de aprendizaje automático a tu disposición ni un año para esperar una solución personalizada.
Este retraso significa que su equipo sigue ahogado en tareas repetitivas que merman la productividad de la empresa, mientras que los competidores que ya utilizan IA se alejan aún más.
ClickUp Accelerator resuelve precisamente este problema. Es una solución llave en mano para adoptar la IA en su flujo de trabajo diario.
El programa está diseñado para ayudar a los equipos a «ponerse en marcha» rápidamente con flujos de trabajo de IA listos para la producción, sin tener que crear nada desde cero.
La idea clave aquí es la convergencia. Accelerator se ejecuta dentro del entorno de trabajo de IA convergente de ClickUp, donde todos los siguientes elementos están conectados y se sincronizan en tiempo real:
- Proyectos y tareas (lo que está sucediendo)
- Documentos (el contexto de la fuente de verdad)
- Conversaciones del equipo (decisiones y coordinación)
- Elaboración de informes (visibilidad y responsabilidad)
En lugar de copiar y pegar información en un asistente que no tiene ni idea de lo que realmente está pasando, Accelerator mantiene la IA conectada al trabajo a medida que este cambia. Aquí tienes un breve resumen. 👇🏼
Lo que obtienes con ClickUp Accelerator
Ahora veamos en detalle cómo funcionan conjuntamente los distintos objetos de Accelerator:
1) Agentes de IA listos para usar en cualquier departamento para flujos de trabajo predefinidos y probados.
Accelerator incluye superagentes preconfigurados que se encargan del trabajo común y repetitivo que la mayoría de los equipos realizan cada semana. Piensa en ellos como «asistentes especializados» para flujos de trabajo reales, no como un cuadro de chat en blanco.
Los resultados prácticos aquí incluyen aspectos como:
- Actualizaciones del estado del proyecto que puede compartir con las partes interesadas sin tener que escribir desde cero (progreso, logros, obstáculos).
- Resúmenes iniciales y elementos a tomar a partir de sus notas y los detalles del proyecto.
- Resúmenes de riesgos o problemas para que pueda detectar lo que se está escapando antes de que se convierta en una emergencia.
- Contenido preliminar para necesidades de marketing comunes (resúmenes, textos para redes sociales, textos para páginas de destino, variaciones de anuncios) cuando la información ya existe en sus tareas/documentos.
¿Lo más importante? Estos agentes están diseñados para activarse donde ya se encuentra la información (una tarea, un documento o un hilo de chat), por lo que funcionan con un contexto real en lugar de con indicaciones genéricas.
2) Incorporación y configuración guiadas para que la puesta en marcha se produzca en días, no en meses.
La mayoría de los esfuerzos de «adopción de IA» se estancan porque los equipos nunca establecen la conexión entre la IA y sus flujos de trabajo reales. La incorporación guiada es el puente práctico.
ClickUp Accelerator le ayuda a conseguir que su entorno de trabajo alcance un estado en el que la IA resulte útil de forma fiable. En términos concretos, esto suele significar:
- Convierta su flujo de trabajo disperso en un único sistema operativo: el trabajo de los clientes en las tareas de ClickUp, las notas de los proyectos en los documentos de ClickUp, la coordinación del equipo en los hilos de ClickUp Chat y la elaboración de informes en los paneles de Dashboards, todo conectado.
- Estandarizar las entradas para que los resultados de la IA sean coherentes: utilizar estructuras de tareas coherentes (nombres de tareas claros, propietarios, estados, fechas límite y documentos enlazados) para que los resúmenes de estado y los resultados de la planificación se basen en una señal fiable.
- Activación rápida de flujos de trabajo llave en mano: resultados que su equipo puede empezar a obtener de inmediato, como recibir una actualización semanal del proyecto en cuestión de minutos en lugar de pasar una hora buscando novedades.
Vea cómo funciona este flujo de trabajo con chat, tareas, documentos e IA contextual conectados:
3) Soporte y formación por parte de expertos para que la IA no se quede en papel mojado.
Para las empresas, el mayor coste oculto no es el software, sino el tiempo que se pierde cuando las herramientas no se adoptan de forma coherente. El equipo de expertos de Accelerator ayuda a los equipos a:
- Adopte una cadencia repetible, como «cómo realizamos las actualizaciones semanales», «cómo iniciamos un proyecto» o «cómo hacemos el seguimiento de los riesgos», sin tener que reinventar el proceso cada vez.
- Reduzca el trabajo repetitivo mostrando cómo capturar el contexto adecuado una sola vez, en el lugar adecuado (para que el equipo no tenga que reescribir la misma información en correos electrónicos, documentos y chats).
- Amplíe el sistema para que, a medida que añada personas o proyectos, el flujo de trabajo se mantenga coherente y la visibilidad no se vea afectada.
Básicamente, no solo está comprando una solución de IA, sino que también está comprando una forma más rápida de conseguir que la IA se integre realmente en el flujo de trabajo.
Vea cómo nuestro vicepresidente general Kyle Coleman aprovecha los Super Agents para acelerar sus procesos de elaboración de informes:
Por qué Accelerator funciona mejor que utilizar una herramienta de IA independiente.
La mayoría de las herramientas de IA fracasan en el uso empresarial real porque se encuentran fuera del sistema donde se realiza el trabajo. Esto genera tres problemas recurrentes:
- Se pierde el contexto: alguien tiene que introducir manualmente las actualizaciones de IA a partir de tareas, documentos y conversaciones.
- Los resultados son genéricos: porque la IA no dispone de la información más reciente sobre el proyecto.
- Los equipos realizan trabajo adicional: mantener el «flujo de trabajo real» en un lugar y el «flujo de trabajo de IA» en otro.
ClickUp Accelerator se ha diseñado con un enfoque opuesto: primero se converge el trabajo y luego se aplica la IA.
Cuando las tareas, los documentos, el chat y la elaboración de informes están conectados, la IA puede ayudar de forma fiable con trabajos de gran impacto, como resúmenes de estado, documentos de inicio, elementos de acción y borradores de contenido, sin necesidad de volver a explicarlos manualmente de forma constante.
Eso es lo que hace que parezca «listo para la producción» en lugar de «una demo genial».
¿Qué es la IA empresarial personalizada?
A veces, las necesidades de su empresa van más allá de lo que cualquier producto de IA estándar puede manejar de forma segura y fiable.
Es posible que sus flujos de trabajo sean muy especializados, que su modelo de datos sea único o que sus requisitos de cumplimiento y seguridad sean tan estrictos que no pueda utilizar una herramienta de uso general sin una personalización importante. En esos casos, el enfoque de «comprar una herramienta y empezar mañana» no funciona.
Ahí es donde entra en juego la IA personalizada para la corporación.
Se trata de un sistema de IA a medida que su empresa crea internamente (o contrata a un socio de servicios para que lo cree) con el fin de proporcionar compatibilidad con flujos de trabajo empresariales específicos. En lugar de adoptar un flujo de trabajo de IA preconfigurado, usted diseña la arquitectura de principio a fin. En la práctica, eso suele significar una de estas dos cosas:
- Creación de un sistema unificado desde cero
- O bien, cree una solución a partir de múltiples proveedores y combínela con su propio trabajo de ingeniería.
La gran ventaja es el control. Puede adaptar el sistema a sus necesidades específicas: cómo razona, a qué datos puede acceder, qué puede generar, cómo registra las acciones y cómo se integra en sus procesos de aprobación y cumplimiento.
Esto es lo que suele implicar un proyecto de IA empresarial personalizada:
1) Elección y aplicación de una estrategia LLM
Debe decidir si:
- Utilice un modelo alojado a través de una API.
- Utilice una implementación privada.
- O tiene compatibilidad con varios modelos (por motivos de coste, rendimiento o política).
Luego, debe lidiar con las realidades prácticas: actualizaciones de modelos, gestión de versiones/indicaciones, controles de costos, latencia y confiabilidad.
2) Creación de una seguridad en el acceso a los datos (el problema del canal)
La IA solo es útil si puede recuperar el contexto empresarial adecuado. Para ello, a menudo se requiere:
- ETL o canalizaciones de datos para unificar datos de herramientas como CRM, tickets, documentos, almacenamiento de archivos, análisis de productos y bases de datos internas.
- Una capa de recuperación (a menudo un «buscador» o índice de conocimientos) para que el modelo pueda encontrar rápidamente la información relevante.
- Permisos estrictos para que la IA solo vea lo que el usuario tiene permiso para ver.
Aquí es donde muchos proyectos se atascan, porque «obtener los datos» es casi siempre más difícil que generar texto.
3) Definición de barreras de protección y controles de cumplimiento
La IA de nivel empresarial suele necesitar:
- Registros de auditoría (quién preguntó qué, a qué datos se accedió, qué se generó).
- Políticas de retención de datos y normas de censura.
- Flujos de trabajo de aprobación (especialmente si los resultados de la IA están orientados al cliente o son sensibles al cumplimiento normativo).
- Políticas para el manejo de datos confidenciales (información de identificación personal, contratos, datos de RR. HH., contenido regulado)
4) Creación de la experiencia del usuario (integración de la interfaz de usuario y el flujo de trabajo)
Un modelo por sí solo no es un producto utilizable. Los equipos necesitan un lugar donde interactuar con él, como por ejemplo:
- Una aplicación web o un portal interno
- Integraciones en las herramientas que ya utilizan (chat, tickets, CRM, gestión de proyectos).
- Experiencias basadas en roles (agentes de soporte frente a gerentes frente a finanzas)
5) Coordinación de proveedores, contratos y fiabilidad
Si utiliza varios proveedores (proveedor de modelos, base de datos/búsqueda vectorial, herramientas ETL, observabilidad, seguridad), también es propietario de:
- Contratos y renovaciones con proveedores
- Gestión de incidencias cuando falla una dependencia
- API cambiantes y actualizaciones disruptivas
- Supervisión y evaluación continuas del rendimiento.
Conclusión
Una solución personalizada no es «la opción equivocada», pero sí es una opción que requiere una gran inversión. Es mejor considerarla como una apuesta de alto riesgo y alta recompensa: puede obtener algo realmente diferenciado, pero solo si cuenta con la capacidad de ingeniería, el presupuesto y el plan de propiedad a largo plazo necesarios para mantenerla y desarrollarla.
Diferencias clave entre ClickUp Accelerator y la IA personalizada
La decisión entre un programa listo para implementar y uno personalizado se reduce a cinco factores críticos. Piensa en cada uno de ellos como una pregunta que debes hacerle a tu equipo para determinar qué camino es el más adecuado para ti.
Tiempo hasta obtener valor
Un proyecto de IA personalizado puede tardar fácilmente entre 6 y 18 meses solo en sacar una primera versión al mercado. Para cuando se lance, es posible que las necesidades de su empresa ya hayan cambiado, lo que hará que la solución quede obsoleta nada más llegar.
Aquí es donde destaca el enfoque «enchufar y listo». Tu equipo obtiene una IA operativa en cuestión de días con ClickUp Accelerator. Dado que los agentes de IA están preconfigurados y la incorporación guiada permite a tu equipo ponerse al día rápidamente, podrás empezar a ver resultados y automatizar flujos de trabajo en tu primer sprint.
Podrá demostrar el valor de la IA de inmediato, generando impulso para una adopción más amplia en lugar de luchar por el presupuesto para un proyecto que aún no ha dado ningún resultado.
Requisitos de coste y recursos
Tienes un presupuesto fijo y no puedes permitirte contratar a todo un equipo de costosos científicos de datos e ingenieros de aprendizaje automático.
Los proyectos de IA personalizados pueden convertirse rápidamente en un pozo sin fondo, con costes impredecibles impulsados por el aumento del alcance, la infraestructura en la nube y los altos salarios del personal especializado, que suelen costar entre 5 y 20 millones de dólares para pasar de la fase piloto a la producción.
El coste total de propiedad es una pregunta enorme y sin respuesta.
ClickUp Accelerator acaba con las conjeturas financieras gracias a una inversión predecible. Con ClickUp Accelerator, obtienes tecnología de IA, soporte de expertos y formación práctica, todo ello incluido en un paquete claro.
No es necesario contratar nuevos roles ni gestionar una red de contratos con proveedores. Obtendrá acceso a capacidades de IA de nivel empresarial sin precios impredecibles ni dolores de cabeza por la contratación.
Complejidad de la implementación
Si sus datos están dispersos en CRM, hojas de cálculo y aplicaciones de chat, tiene un problema completamente nuevo.
El mero intento de conectar todos esos sistemas a un modelo central de IA es una pesadilla en cuanto a integración. Este es un obstáculo habitual en los proyectos de IA personalizados, que obliga a los equipos a dedicar meses a crear y mantener integraciones y middleware frágiles.
Puede evitar todo este problema trabajando dentro de un entorno de trabajo de IA convergente como ClickUp.
En lugar de crear y mantener una «capa de IA» independiente (además de los procesos necesarios para alimentarla), puede ejecutar la IA donde ya se encuentra el trabajo.
ClickUp es compatible con un amplio ecosistema de integraciones y, en el caso de muchas aplicaciones conectadas, puede mantener la información accesible y actualizada mediante la indexación de Enterprise Search , con algunas fuentes que admiten actualizaciones casi en tiempo real a través de eventos/webhooks. El resultado práctico es que su equipo dedica menos tiempo a conectar sistemas y más tiempo a utilizar la IA en el trabajo real, en tiempo real.
Esto significa que su IA puede responder preguntas utilizando información de herramientas de terceros que su empresa ya utiliza (por ejemplo, Google Drive, Slack, Jira, Salesforce, GitHub, Confluence, SharePoint, Dropbox y Box), y sus automatizaciones se ejecutan en todas las herramientas, no solo en una única plataforma.
📮ClickUp Insight: La mitad de nuestros encuestados tiene dificultades para adoptar la IA; el 23 % simplemente no sabe por dónde empezar, mientras que el 27 % necesita más formación para realizar tareas avanzadas.
ClickUp Brain resuelve este problema con una interfaz de chat familiar que se parece mucho a chatear.
Los equipos pueden empezar directamente con preguntas y solicitudes sencillas, y luego descubrir de forma natural funciones de automatización y flujos de trabajo más potentes a medida que avanzan, sin la intimidante curva de aprendizaje que frena a tanta gente.
📮ClickUp Insight: La mitad de nuestros encuestados tiene dificultades para adoptar la IA; el 23 % simplemente no sabe por dónde empezar, mientras que el 27 % necesita más formación para realizar tareas avanzadas.
ClickUp Brain resuelve este problema con una interfaz de chat familiar que se parece mucho a chatear.
Los equipos pueden empezar directamente con preguntas y solicitudes sencillas, y luego descubrir de forma natural funciones de automatización y flujos de trabajo más potentes a medida que avanzan, sin la intimidante curva de aprendizaje que frena a tanta gente.
Riesgo de mantenimiento y adopción
Después de todo esto, es posible que consigas lanzar tu herramienta de IA personalizada. Pero seis meses después, está dando respuestas extrañas y el único ingeniero que sabía cómo funcionaba ha dejado la empresa.
Este es el peligro oculto de las construcciones personalizadas: la deriva del modelo.
A medida que tus datos cambian, los modelos de IA pierden precisión y, sin un equipo dedicado a reentrenarlos y mantenerlos, se degradan silenciosamente hasta quedar inutilizables: solo en 2024 se registraron 233 incidencias relacionadas con la IA, lo que supone un aumento del 56,4 % con respecto al año anterior.
¿Y si pudiera gestionar fácilmente todo el mantenimiento del backend con actualizaciones continuas y asistencia de expertos? Sí, todo eso está incluido en ClickUp Accelerator. El programa también proporciona recursos de gestión del cambio y cursos de actualización para garantizar que su equipo siga utilizando las herramientas de forma eficaz. Obtendrá una IA fiable que se mantiene y actualiza constantemente sin tener que gestionarla usted mismo.
📖 Más información: Retos comunes en la adopción de la IA y cómo superarlos
Cuándo ClickUp Accelerator es la opción adecuada
Está ampliando una startup u organización, probablemente con entre 100 y 1000 empleados, y está sintiendo las dificultades que conlleva la proliferación de herramientas. Los equipos trabajan en diferentes departamentos y necesita mostrar algunos logros rápidos de la IA para conseguir el apoyo de los directivos para una estrategia más amplia.
No tienes un equipo interno de IA y no puedes permitirte esperar un año para obtener resultados.
Si este es su caso, ClickUp Accelerator es la opción adecuada. Está diseñado para equipos que necesitan consolidar su trabajo en una única plataforma basada en IA e implementar herramientas de IA generativa listas para la producción sin el riesgo y el coste de una construcción personalizada.
Podrá evitar el bloqueo por exceso de análisis y pasar directamente a automatizar sus flujos de trabajo interfuncionales más importantes.
Cuándo tiene sentido la IA personalizada de la corporación
A veces, una solución personalizada es la única respuesta. Si su empresa se basa en un modelo de datos verdaderamente único y exclusivo que le proporciona una ventaja competitiva, es posible que necesite crear una solución personalizada para protegerlo y aprovecharlo.
Lo mismo ocurre si opera en un sector altamente regulado con requisitos de cumplimiento tan específicos que ninguna herramienta estándar puede satisfacerlos.
Las organizaciones con equipos de ingeniería de datos maduros y el presupuesto necesario para mantener un proyecto de desarrollo a largo plazo pueden justificar el coste de las soluciones de IA personalizadas para estos casos de uso específicos.
Algunas empresas incluso han tenido éxito con una estrategia híbrida: utilizan IA personalizada para unas pocas aplicaciones especializadas y fundamentales, mientras que para los flujos de trabajo cotidianos con uso compartido entre todos los departamentos utilizan un programa como ClickUp Accelerator.
Cómo decidir qué enfoque se adapta mejor a su equipo
¿Aún no se decide? Utilice este sencillo marco para guiar su decisión. Repase estas preguntas con su equipo y vea a qué conclusión llegan.
| ¿Con qué rapidez necesita ver resultados? | En el próximo trimestre. | ¿Puede esperar más de 12 meses? |
| ¿Cuenta con ingenieros dedicados a la IA/ML? | No, o ya están sobrecargados. | Sí, con la capacidad disponible. |
| ¿Son realmente únicos sus flujos de trabajo? | Son estándar con algunos ajustes. | Altamente especializado y patentado. |
| ¿Puede permitirse un presupuesto ilimitado? | No, necesitamos costes predecibles. | Sí, contamos con un presupuesto específico para I+D. |
| ¿Son sus datos una ventaja competitiva fundamental? | No, nuestra ventaja es nuestro proceso. | Sí, nuestro modelo de datos es nuestro ingrediente secreto. |
Si la mayoría de sus respuestas se encuentran en la columna «Acelerador», su camino está claro. Busca velocidad, previsibilidad y una forma de bajo riesgo para empezar a aprovechar la IA. Si se inclina por la «IA personalizada», asegúrese de ser honesto sobre los recursos y el tiempo que está dispuesto a dedicar.
Cómo empezar a utilizar ClickUp Accelerator
Ha decidido que un enfoque rápido y guiado es lo adecuado para usted. Entonces, ¿qué es lo siguiente? Empezar a utilizar ClickUp Accelerator es sencillo y está diseñado para desmitificar la adopción de la IA.
Todo comienza con una consulta sobre el acelerador con nuestro equipo de expertos. Trabajaremos con usted para comprender sus metas, evaluar la preparación de su equipo y correlacionar los casos de uso de mayor impacto para sus departamentos específicos. A partir de ahí, el proceso de configuración guiada de ClickUp garantiza que no se quede solo. Ofrecemos sesiones de formación práctica centradas en generar resultados positivos desde las primeras semanas.
Lo mejor es que puede probar la IA en sus flujos de trabajo reales sin temor a quedar atrapado a largo plazo. Dado que los agentes de IA y las automatizaciones están integrados en ClickUp, no tendrá que migrar a un nuevo sistema, sino que simplemente activará nuevas y potentes capacidades en el entorno en el que ya trabaja su equipo.
¿Listo para ver cómo funciona? Descubra si Accelerator se adapta a su equipo probando ClickUp de forma gratuita o reserve una consulta hoy mismo.
Preguntas frecuentes
El acelerador incluye agentes de IA preconfigurados, formación guiada, soporte de expertos y actualizaciones continuas, todo ello dentro de un entorno de trabajo convergente que elimina los problemas de integración a los que se enfrentaría con una configuración personalizada.
Con Accelerator, podrá ver la IA en funcionamiento en cuestión de días o semanas. Los proyectos de IA personalizados suelen tardar muchos meses, o incluso años, en llegar a la fase de producción y ofrecer un retorno de la inversión.
Sí, puede ejecutar Accelerator junto con sus herramientas personalizadas existentes. Esto le permite cambiar gradualmente los flujos de trabajo a medida que ve los resultados, lo que reduce el riesgo de migración mientras prueba el enfoque convergente.
Por supuesto. Accelerator admite una personalización profunda a través de agentes configurables de ClickUp, potentes automatizaciones de flujos de trabajo de ClickUp e integraciones con conectores preconfigurados de ClickUp, lo que lo hace adaptable a la mayoría de las necesidades de la corporación sin necesidad de una construcción desde cero.