Los equipos pierden horas cada semana buscando decisiones, archivos y actualizaciones de estado dispersos en las aplicaciones del lugar de trabajo. El coste es real: ejecución más lenta, trabajo duplicado e interrupciones constantes que distraen a las personas.
ChatGPT Company Knowledge de OpenAI ayuda conectando ChatGPT a las herramientas del lugar de trabajo para que los equipos puedan formular preguntas en lenguaje natural y obtener respuestas basadas en fuentes internas con citas. Esta guía desglosa cómo funciona, lo compara con la búsqueda empresarial de ClickUp y le ofrece una forma clara de elegir el enfoque adecuado para su flujo de trabajo y su conjunto de herramientas.
¿Qué es ChatGPT Company Knowledge?
Necesitas una respuesta que sabes que existe en algún lugar del universo digital de tu empresa, que ahora abarca una media de 101 aplicaciones SaaS diferentes, pero está oculta. ¿Está en un hilo de Slack? ¿En un documento de Google? ¿En una actualización de proyecto? El tiempo que pierdes solo en averiguar dónde buscar supone una enorme pérdida de productividad, ya que tu trabajo se paraliza por una simple pregunta. Y lo peor es el bucle de «falsos comienzos»: abres tres aplicaciones, buscas los términos equivocados, encuentras una versión obsoleta y, al final, acabas preguntando a alguien.
Este es el problema de la dispersión del contexto: los equipos pierden horas buscando información en aplicaciones desconectadas, buscando archivos y repitiendo actualizaciones en múltiples plataformas, y es precisamente lo que un entorno de trabajo de IA convergente —una plataforma única y segura en la que los proyectos, los documentos, las conversaciones y los análisis conviven con la IA integrada como capa de inteligencia— como ClickUp está diseñado para resolver. En términos sencillos: menos lugares donde ocultar información significa menos lugares donde buscar.
ChatGPT Company Knowledge es la función empresarial de OpenAI que conecta la interfaz de ChatGPT con las aplicaciones de tu lugar de trabajo. Te permite a ti y a tu equipo hacer preguntas en inglés sencillo y obtener respuestas generadas por IA directamente a partir de los datos de tu propia empresa. Está diseñado específicamente para los suscriptores de los planes ChatGPT Business, Enterprise y Edu. Piensa en ello como «ChatGPT, pero dirigido a tus sistemas internos en lugar de a la Internet abierta».
Acaba con las interminables búsquedas manuales. En lugar de rebuscar en múltiples herramientas, basta con hacer una sola pregunta para obtener una respuesta contextual con citas claras que remiten a los documentos originales. Además, respeta los permisos existentes, por lo que solo se ve la información a la que se tiene acceso autorizado. Esto es importante porque evita que la «IA útil» se convierta en «vaya, acabo de revelar un documento confidencial».
📮 Información de ClickUp: El profesional medio dedica más de 30 minutos al día a buscar información relacionada con el trabajo, lo que supone más de 120 horas al año perdidas en rebuscar entre correos electrónicos, hilos de Slack y archivos dispersos. Un asistente de IA inteligente integrado en tu entorno de trabajo puede cambiar eso. Descubre ClickUp Brain. Ofrece información y respuestas instantáneas al mostrar los documentos, conversaciones y detalles de tareas adecuados en cuestión de segundos, para que puedas dejar de buscar y empezar a trabajar.
💫 Resultados reales: equipos como QubicaAMF recuperaron más de 5 horas semanales utilizando ClickUp, lo que supone más de 250 horas anuales por persona, al eliminar los procesos obsoletos de gestión del conocimiento. ¡Imagina lo que tu equipo podría crear con una semana extra de productividad cada trimestre!
¿Cómo funciona ChatGPT Company Knowledge?
A alto nivel, Company Knowledge tiene tres pasos: conectar sus herramientas, indexar su contenido y luego hacer preguntas con el modo Company Knowledge activado. El flujo de trabajo es sencillo. Un administrador de su organización comienza haciendo la conexión de las aplicaciones de su lugar de trabajo a ChatGPT mediante conectores de datos preconstruidos.
Para cualquier herramienta interna no compatible o personalizada, su equipo de TI puede crear conectores MCP (Model Context Protocol) personalizados. Esta es la ruta «traiga su propio conector» para sistemas internos, aplicaciones especializadas o bases de datos propietarias.
Para comprender mejor la tecnología subyacente que impulsa Company Knowledge, este vídeo explica los fundamentos de cómo ChatGPT procesa y responde a las consultas:
Una vez establecida la conexión, Company Knowledge permite a ChatGPT buscar en aplicaciones de trabajo aprobadas y recuperar información relevante cuando lo habilitas para un chat.
Está diseñado para respetar los permisos existentes de esas aplicaciones, de modo que los usuarios solo ven la información a la que ya están autorizados a acceder.
Para hacer una pregunta, inicia un nuevo chat y realiza la selección de Conocimiento de la empresa en el compositor de mensajes (o habilítalo desde el menú de herramientas en una conversación existente). Desde allí, puedes hacer tu pregunta en inglés sencillo. ChatGPT busca entonces en las fuentes conectadas y devuelve una respuesta sintetizada con citas que enlazan con los documentos o mensajes subyacentes, para que puedas verificar de dónde proviene la información.
Dado que utiliza un modelo de lenguaje grande para interpretar tus indicaciones, Company Knowledge puede gestionar consultas en lenguaje natural más amplias que la búsqueda por palabras clave, incluidas preguntas que requieren comprobar varios sistemas.
OpenAI también lo describe como capaz de realizar múltiples búsquedas, comparar fuentes para resolver detalles contradictorios y utilizar filtros basados en fechas para preguntas urgentes, como «¿Qué decidimos después de la última revisión de seguridad?» o «¿Qué ha cambiado desde el lanzamiento de enero?».
Una desventaja: cuando Company Knowledge está habilitado, ChatGPT no puede navegar por la web ni crear gráficos e imágenes en esa misma conversación, ya que se centra en producir respuestas basadas en tus fuentes internas conectadas y citas.
ChatGPT Company Knowledge frente a ClickUp de un vistazo
Antes de entrar en detalles, aquí tienes una rápida comparación. Esto te resultará útil si ya conoces la realidad de tu equipo: «vivimos en 12 herramientas» frente a «queremos un único lugar para hacer el trabajo».
| Función/Categoría | ClickUp | Conocimiento empresarial de ChatGPT |
|---|---|---|
| Búsqueda basada en IA | ClickUp Brain con Connected Search: busca en tareas, documentos, comentarios y aplicaciones de terceros integradas utilizando IA que comprende el contexto y las consultas en lenguaje natural. | Búsqueda con tecnología GPT-5 en aplicaciones de trabajo conectadas (Slack, SharePoint, Google Drive, GitHub, etc.) con respuestas contextuales y citas de fuentes. |
| Conectores de datos | Más de 1000 integraciones nativas, incluyendo Google Drive, Slack, GitHub, Figma, HubSpot y conexiones API personalizadas. | Conectores preintegrados para Slack, SharePoint, Google Drive, GitHub, Outlook, HubSpot, Asana, GitLab, ClickUp y más. Conectores MCP personalizados disponibles. |
| Enfoque del entorno de trabajo | Entorno de trabajo de IA convergente: proyectos, documentos, chat e IA conviven en una sola plataforma. No es necesario cambiar de herramienta. | Capa de IA externa que se conecta a las herramientas existentes; requiere cambiar a la interfaz de ChatGPT para consultas de conocimiento. |
| Controles de permisos | Permisos basados en roles, SSO, seguridad de nivel empresarial dentro de un entorno de trabajo unificado. | Respeta los permisos existentes de las aplicaciones conectadas; SSO, SCIM y lista blanca de IP disponibles en Enterprise. |
| Tamaño del equipo | Equipos de todos los tamaños, desde individuos hasta corporaciones. | Diseñado para empresas (equipos pequeños y medianos), corporaciones y centros educativos. |
Panorámica de ChatGPT Company Knowledge
Si tu equipo ya utiliza ChatGPT en el trabajo, Company Knowledge es la actualización que lo hará realmente útil para tu empresa. Esto es lo que ganas y lo que pierdes.
Ventajas:
- Búsqueda contextual con tecnología GPT-5: utiliza IA avanzada para comprender lo que quieres decir, no solo lo que escribes. Esto le permite manejar preguntas ambiguas y reunir respuestas de diferentes documentos.
- Conectores empresariales preintegrados: ofrece conexiones listas para usar con las herramientas en las que confían la mayoría de las empresas, como Slack, SharePoint y Google Drive, y se añaden nuevas conexiones con regularidad.
- Transparencia de las citas: cada respuesta incluye citas claras que muestran exactamente qué fuentes ha utilizado la IA. Puede hacer clic en estos enlaces para ir directamente al documento o mensaje original.
- Acceso que respeta los permisos: la herramienta hereda automáticamente los permisos existentes de tu empresa. Solo verás los datos que ya estás autorizado a tener vista en tus otras aplicaciones.
- Seguridad de nivel empresarial: incluye funciones como SSO, integración SCIM y retención de datos configurable. OpenAI también afirma que, de forma predeterminada, no entrena sus modelos con datos de sus clientes Business, Enterprise o Edu.
Contras:
- Requiere suscripción de pago a ChatGPT: esta función no está disponible en los planes gratuitos ni en los Plus. Su organización debe tener un plan Business, Enterprise o Edu.
- Desactiva otras funciones cuando está activo: cuando activas Company Knowledge para una conversación, no puedes navegar por la web ni generar imágenes y gráficos en ese mismo chat.
- Se requiere activación manual: debe recordar hacer clic en el interruptor «Company Knowledge» cada vez que inicie una nueva conversación en la que desee utilizarlo.
- Limitado a aplicaciones conectadas: la búsqueda solo puede acceder a la información de herramientas que tengan un conector. Si su equipo utiliza sistemas heredados o aplicaciones especializadas, es posible que tenga que crear un conector personalizado.
- Externo al flujo de trabajo: requiere que interrumpas lo que estás haciendo y cambies a la interfaz de ChatGPT para hacer una pregunta, lo que crea una dispersión del contexto en lugar de reducirlo.
Panorámica de ClickUp
ClickUp resuelve el mismo problema de «¿dónde está todo?» desde la perspectiva opuesta. En lugar de añadir una capa de IA, reduce el número de lugares en los que se encuentra el trabajo y, a continuación, hace que la búsqueda y la acción sean instantáneas dentro de ese sistema.
Ventajas:
- ClickUp Connected Search : su búsqueda basada en IA encuentra información al instante en tus tareas, documentos, comentarios y aplicaciones integradas. Utiliza la comprensión del lenguaje natural para encontrar lo que necesitas, incluso si no utilizas las palabras clave exactas.
- Entorno de trabajo de IA convergente: tus proyectos, documentos, chat de equipo e IA conviven en una sola plataforma. Esto significa que la búsqueda y el trabajo se realizan en el mismo lugar, lo que elimina la necesidad de cambiar de herramienta.
- Más de 1000 integraciones: ofrece conexiones nativas con cientos de herramientas como Google Drive, Slack y Salesforce. La búsqueda se extiende a todas estas herramientas conectadas, reuniendo todo en una sola vista.
- Accesible para equipos de cualquier tamaño: las funciones básicas, incluida la búsqueda basada en IA, están disponibles para personas y equipos de cualquier tamaño. ClickUp Brain MAX ofrece funciones de IA más avanzadas.
- Creado para equipos de todos los tamaños: está diseñado para funcionar para todos, desde personas individuales y equipos pequeños hasta grandes corporaciones en departamentos como producto, ingeniería y diseño.
Contras:
- Enfoque diferente al de la IA externa: ClickUp es un entorno de trabajo convergente, no una capa de IA que se añade a otras herramientas. Esto significa que los equipos que invierten mucho en muchas herramientas independientes pueden necesitar consolidar su trabajo para obtener todos los beneficios.
- Curva de aprendizaje para la plataforma completa: para sacar el máximo valor, es necesario comprender cómo funcionan conjuntamente las tareas, los documentos y la estructura de proyectos de ClickUp, lo que puede llevar tiempo.
- Las funciones de IA varían según el plan: aunque la búsqueda básica con IA es ampliamente accesible, las funciones más avanzadas de Brain MAX requieren una actualización para desbloquear todas las capacidades.
ChatGPT Company Knowledge frente a ClickUp: comparación de funciones
Lo que importa en una solución de búsqueda de conocimientos de corporación se reduce a lo bien que la IA te entiende, a cuántas de tus herramientas puede conectarse, a la seguridad de tus datos y a qué enfoque se adapta mejor al flujo de trabajo de tu equipo. Así que, en lugar de «qué IA es más inteligente», la verdadera pregunta es «¿dónde queremos que se realice el trabajo?».
Búsqueda empresarial impulsada por IA.
La frustración con las barras de búsqueda tradicionales es que son tontas. Solo encuentran palabras clave exactas, lo que te obliga a adivinar la terminología correcta. Te pierdes el documento «Q3 Go-to-Market» porque buscaste «Plan de marketing del tercer trimestre», lo que te hace perder tiempo y te deja con información incompleta. La búsqueda por palabras clave convierte cada pregunta en un juego de adivinanzas.
Una búsqueda contextual con IA resuelve este problema al comprender su intención. También resulta útil cuando no recuerda el nombre del archivo, el propietario o incluso la herramienta en la que se encuentra.
Enfoque de ChatGPT: utiliza GPT-5 para sintetizar la información de varias aplicaciones conectadas en una única respuesta conversacional. Es muy eficaz a la hora de reunir información dispar de diferentes sistemas para responder a una pregunta amplia. Esto es ideal para preguntas que requieren «unir los puntos», especialmente cuando las pruebas se encuentran en varios lugares.
El enfoque de ClickUp: busca directamente en tu entorno de trabajo con ClickUp Brain, para que nunca tengas que abandonar tu tarea o documento actual. Responde preguntas, completa acciones y busca en todo sin abandonar tu tarea o documento actual con ClickUp Brain Assistant. Destaca por mostrar contexto útil, como tareas, plazos y personas asignadas, junto con la información que estás buscando. Así que no solo te da la respuesta, sino que te pone el objeto de trabajo delante de ti.
El veredicto: ChatGPT Company Knowledge ofrece una síntesis entre herramientas más sofisticada, mientras que ClickUp Brain proporciona un acceso más rápido al contexto de trabajo procesable sin salir de tu entorno de trabajo. Si tus preguntas terminan con «y luego tengo que hacer algo», ClickUp tiende a parecer más rápido. Si tus preguntas terminan con «resumir lo que ha pasado», ChatGPT tiende a parecer más potente.
Conectores de datos e integraciones.
Esta proliferación de contextos hace imposible obtener una visión completa de cualquier proyecto sin abrir diez pestañas diferentes, lo que lleva a que los equipos descoordinados tomen decisiones con datos incompletos.
La solución es un sistema que puede establecer conexiones con todas tus herramientas.
El enfoque de ChatGPT: se basa en conectores de datos preconstruidos para aplicaciones empresariales populares. Esto es ideal para equipos que están profundamente integrados en su conjunto de herramientas existente y no buscan cambiar su flujo de trabajo principal. Se trata de «encontrarse con la gente donde ya trabaja», para bien o para mal.
El enfoque de ClickUp: como entorno de trabajo de IA convergente, te anima a reunir tu trabajo en una sola plataforma para eliminar la dispersión del contexto en su origen. Unifica la búsqueda en aplicaciones externas como Google Drive y Salesforce con Connected Search, convirtiendo los datos dispersos en información útil sin tener que cambiar de aplicación. Se trata de «trasladar el trabajo a un solo lugar» y luego hacer que la IA sea el nexo de unión.
El veredicto: Ambos ofrecen amplias opciones de integración, pero sirven a estrategias diferentes: ChatGPT realiza la conexión entre las herramientas existentes, mientras que ClickUp las consolida. Por lo tanto, la mejor opción depende de si su organización está optimizando la pila que tiene o rediseñando el flujo de trabajo.
Seguridad, privacidad y controles de permisos.
Estás listo para usar la IA, pero te preocupa darle acceso a todos los datos confidenciales de tu empresa. ¿Quién puede ver qué? ¿La IA está aprendiendo sobre tus planes de lanzamiento privados? Estas preocupaciones de seguridad a menudo bloquean a los equipos para que adopten potentes herramientas de IA, lo que les hace perder importantes ganancias de productividad.
Necesitas una solución con seguridad de nivel empresarial y controles de permisos claros.
Enfoque de ChatGPT: hereda los permisos de tus aplicaciones conectadas, por lo que los usuarios solo pueden ver lo que ya se les permite. El nivel Enterprise ofrece SSO, SCIM y otras funciones de seguridad. OpenAI también afirma que, de forma predeterminada, no entrena con datos de sus clientes empresariales. Esto resulta atractivo para las organizaciones que desean acceder a la IA sin tener que rediseñar los permisos.
El enfoque de ClickUp: controla exactamente quién ve qué dentro de tu entorno de trabajo con seguridad de nivel empresarial, permisos granulares basados en roles de ClickUp y opciones de SSO de ClickUp. Como todos tus datos se encuentran en un lugar seguro, no tienes que gestionar permisos en una docena de herramientas diferentes ni preocuparte por el flujo de datos a través de una capa de IA externa. La contrapartida es que estás estandarizando la gobernanza dentro de ClickUp, lo cual es estupendo si realmente quieres ese control centralizado.
El veredicto: Ambos cumplen con los estándares de seguridad empresarial; la elección depende de si prefieres que los datos permanezcan en un entorno de trabajo unificado (ClickUp) o que fluyan a través de una capa de IA externa (ChatGPT). Si ya tienes problemas con la deriva de permisos entre herramientas, la consolidación puede reducir los dolores de cabeza.
Casos de uso para equipos.
Una herramienta de búsqueda única para todos rara vez funciona. Tu equipo de ingeniería tiene un flujo de trabajo completamente diferente al de tu equipo de marketing, y una herramienta que no se adapta a su proceso será ignorada, lo que provocará una fragmentación aún mayor.
La herramienta adecuada debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a diferentes equipos.
El enfoque de ChatGPT: funciona bien para organizaciones con conjuntos de herramientas establecidos y extensos que desean responder preguntas ad hoc que abarcan múltiples sistemas. Por ejemplo, un líder podría preguntar: «¿Cuál fue la decisión final sobre el cronograma de lanzamiento del tercer trimestre?», y obtener una respuesta sintetizada a partir de Slack, Documentos de Google y Asana. Básicamente, es un motor de información cruzada entre herramientas.
El enfoque de ClickUp: está diseñado para equipos que desean eliminar la dispersión del contexto mediante la consolidación del trabajo. Destaca cuando necesitas actuar sobre la información de forma inmediata. Por ejemplo, un gestor de productos puede encontrar una tarea, actualizar su estado y enviar un mensaje a un compañero de equipo sobre ella, todo desde el mismo resultado de búsqueda, sin salir de ClickUp. Es «información más ejecución», en un solo lugar.
El veredicto: ChatGPT Company Knowledge es adecuado para equipos que desean conservar sus flujos de trabajo actuales; ClickUp es adecuado para equipos que están listos para consolidar el trabajo y la IA en un solo lugar. Si desea reducir el número de herramientas de las que depende a largo plazo, ClickUp se ajusta a esa dirección.
¿Deberías usar ChatGPT Company Knowledge o ClickUp?
La elección depende de la filosofía de trabajo fundamental de su equipo. Ya no se trata solo de elegir una herramienta de búsqueda, sino de decidir dónde se almacenará y se accederá al conocimiento de su empresa.
ChatGPT Company Knowledge tiene sentido si su organización ya está pagando por un plan ChatGPT Business o Enterprise y está comprometida con un conjunto de herramientas descentralizadas. Se trata de una potente capa de IA para obtener respuestas rápidas de fuentes dispersas, siempre y cuando su equipo esté dispuesto a cambiar de contexto a la interfaz de ChatGPT para cada consulta.
ClickUp es la mejor opción si tu meta es reducir la dispersión del contexto y aumentar la productividad al tener un lugar centralizado para todo. Es ideal para equipos que prefieren que la búsqueda con IA esté integrada directamente en su flujo de trabajo, y no en una pestaña separada. Resuelve el problema de la dispersión del conocimiento reuniéndolo todo en un entorno de trabajo con IA convergente.
A medida que la IA se vuelve más importante en cómo trabajamos ( el 13 % de los trabajadores ya usa GenAI para el 30 % o más de sus tareas diarias), los equipos más eficientes serán los que puedan encontrar y actuar sobre la información más rápido.
Empieza a utilizar ClickUp de forma gratuita para ver cómo funciona la búsqueda conectada en un entorno de trabajo convergente.
Preguntas frecuentes
Puede hacer clic en el interruptor «Company Knowledge» situado en la parte superior de la conversación para desactivarlo en ese chat específico, lo que volverá a habilitar la navegación web y la generación de imágenes.
ChatGPT Company Knowledge es una capa de IA externa que realiza búsquedas en tus aplicaciones conectadas, mientras que la búsqueda conectada de ClickUp Brain opera directamente dentro de un entorno de trabajo convergente donde ya se encuentran tus proyectos, ClickUp Docs y ClickUp Chat.
Sí, ChatGPT Company Knowledge también está disponible en sus niveles Business y Edu, y ClickUp ofrece funciones de búsqueda basadas en IA en varias opciones de planes.
La política de OpenAI establece que, de forma predeterminada, no utiliza los datos enviados por los clientes en sus planes Business, Enterprise o Edu para entrenar sus modelos.