¿Estás planificando un evento o llevando a cabo una campaña sin ánimo de lucro? La gestión de voluntarios puede resultar abrumadora rápidamente, especialmente si no tienes un equipo completo o una herramienta específica. Ahí es donde una plantilla gratuita de hoja de inscripción de voluntarios puede marcar una gran diferencia.
En este blog, hemos recopilado las mejores plantillas para ayudarte a realizar un seguimiento de los datos de los voluntarios, los turnos y las tareas del evento, todo ello sin tener que empezar desde cero.
¿Qué son las plantillas de hojas de inscripción para voluntarios?
Las plantillas de hojas de inscripción para voluntarios son formularios ya preparados que se utilizan para recopilar y organizar la información de los voluntarios para eventos, programas o actividades en curso.
Estas plantillas suelen incluir campos para nombres, datos de contacto, disponibilidad, rolos preferidos y turnos, lo que facilita la plan, la asignación y la comunicación con los voluntarios sin tener que crear un formulario desde cero.
11 plantillas de hojas de inscripción para voluntarios
Aquí tienes 11 plantillas de hojas de inscripción para voluntarios que te facilitarán la vida:
1. Plantilla de trabajo voluntario de ClickUp
El voluntariado puede convertirse en un caos si no se comunican las expectativas. En un hilo de Quora, un organizador de eventos destacó:
COMUNÍQUESE SIEMPRE en exceso y ponga las cosas por escrito para ayudar a aquellos que necesitan leer y ver, no solo oírlo verbalmente.
COMUNÍQUESE SIEMPRE en exceso y ponga las cosas por escrito para ayudar a aquellos que necesitan leer y ver, no solo oírlo verbalmente.
La plantilla de trabajo voluntario de ClickUp garantiza que todos los voluntarios conozcan de antemano su rol, las expectativas y sus responsabilidades.
Esta plantilla de hoja de inscripción de voluntarios agiliza los cronogramas de los proyectos, la gestión de los voluntarios y el seguimiento de la participación, manteniendo todo organizado en un solo lugar.
Y lo más importante: los voluntarios pueden ver las tareas que se les han asignado y los organizadores del evento pueden supervisar el progreso sin las idas y venidas habituales.
✨ Ideal para: Organizadores de eventos y organizaciones sin ánimo de lucro que necesitan un sistema estructurado para asignar tareas, realizar un seguimiento de los turnos y garantizar una coordinación fluida de los voluntarios.
2. Plantilla de gestión de voluntarios de ClickUp
La plantilla de gestión de voluntarios de ClickUp elimina las molestias de gestionar las inscripciones, las asignaciones y la planificación de eventos de los voluntarios, ya que lo organiza todo en un único espacio de conexión. Esto significa que ya no tendrá que realizar un seguimiento manual de las horas de los voluntarios.
Esta hoja de inscripción de voluntarios también simplifica la comunicación. En lugar de interminables hilos de correo electrónico, las actualizaciones, los recordatorios y los anuncios se pueden compartir al instante.
✨ Ideal para: líderes de organizaciones sin ánimo de lucro y coordinadores de voluntarios que desean simplificar la contratación, la comunicación y la programación de voluntarios en un solo lugar.
🧩 Dato curioso: El término «voluntario» se registró por primera vez en 1755. Deriva del sustantivo «volunteer», que significa «aquél que se ofrece para el servicio militar», y más tarde se adoptó en un sentido no militar durante la década de 1630.
3. Plantilla de formulario de inscripción a eventos de ClickUp
Más del 52 % de los directores generales afirman que el marketing de eventos ofrece el mayor retorno de la inversión. Sin embargo, muchos no cuentan con los sistemas necesarios para llevar a cabo un evento sin problemas. Sin un proceso de inscripción estructurado, las cosas pueden descontrolarse rápidamente.
La plantilla de formulario de inscripción a eventos de ClickUp facilita todo el proceso de registro.
En lugar de recopilar manualmente los datos de los asistentes, esta plantilla de formulario de inscripción le permite crear un formulario en línea personalizable que recopila información precisa con un mínimo esfuerzo.
Los asistentes pueden registrarse fácilmente y los organizadores pueden realizar seguimiento de la participación, las tareas y los horarios de los voluntarios en un solo lugar.
Más allá de la comodidad, esta hoja de inscripción para eventos garantiza que las inscripciones estén organizadas, se realice un seguimiento de la asistencia y se almacenen de manera eficiente los detalles del evento.
✨ Ideal para: Organizadores de eventos y empresas que desean recopilar datos de los asistentes, gestionar las inscripciones y agilizar los registros de los eventos.
¿Necesita ayuda para planear su próximo evento? Vea este vídeo para obtener más información sobre cómo ClickUp Brain puede hacer trabajo con usted:
4. Plantilla de formulario de contacto de ClickUp
Un formulario de contacto centralizado es fundamental para una comunicación fluida en organizaciones benéficas, sin ánimo de lucro y eventos comunitarios. La plantilla de formulario de contacto de ClickUp facilita este proceso al recopilar y organizar la información de contacto en un solo lugar.
Más allá de recopilar nombres y correos electrónicos, esta plantilla de formulario de contacto recopila valiosos comentarios a través de encuestas y sondeos, lo que le ayudará a mejorar futuros eventos.
Si te sientes abrumado por la gran cantidad de canales de comunicación, esta plantilla para organizaciones sin ánimo de lucro simplifica el proceso de inscripción y mantiene todo organizado.
✨ Ideal para: organizaciones benéficas y grupos comunitarios que necesitan un formulario centralizado para registrar las inscripciones, consultas y comentarios de los voluntarios.
📮 ClickUp Insight: Casi la mitad de tus empleados temen Monday porque carecen de información
Alrededor del 35 % de los encuestados considera que el lunes es el día menos productivo de la semana, probablemente debido a que las prioridades no están claras al comienzo. La solución de gestión de tareas de ClickUp elimina las conjeturas al permitir que los equipos establezcan niveles de prioridad claros en todas las tareas asignadas. Además, con ClickUp Brain, un asistente impulsado por IA, obtienes respuestas instantáneas para mantener el trabajo en marcha. Con ClickUp, siempre sabrás qué hay que hacer y cuándo, ¡se acabó la confusión de los lunes!
5. Plantilla de formulario de inscripción de ClickUp
El proceso de inscripción suele ser la primera interacción entre su evento, organización o empresa y las personas que se inscriben. Si es desorganizado, complicado o inseguro, corre el riesgo de perder posibles voluntarios, donantes y participantes antes incluso de que se involucren.
La plantilla de formulario de inscripción de ClickUp facilita las inscripciones al permitirle crear y personalizar formularios sin necesidad de código. Se acabaron las hojas de cálculo desordenadas o las inscripciones perdidas: todo queda estructurado y es fácil de acceder.
Esta plantilla de ClickUp también permite a los usuarios cargar archivos, fotos y otros adjuntos, lo que facilita la recopilación de información relevante sobre los voluntarios. Además, con las opciones de almacenamiento cifrado, puede garantizar la seguridad de los datos confidenciales.
✨ Ideal para: Organizaciones sin ánimo de lucro y equipos de recaudación de fondos que desean un sistema de registro de seguridad y bien organizado para realizar un seguimiento de los participantes y voluntarios.
📚 Lea también: El mejor software CRM para organizaciones sin ánimo de lucro
6. Plantilla de formulario de solicitud de ClickUp
Es la noche antes de tu evento comunitario y recibes múltiples solicitudes de voluntarios de última hora: algunos quieren cambiar sus turnos, otros tienen nueva disponibilidad y unos pocos confirman por primera vez.
Con la plantilla de formulario de solicitud de ClickUp, este caos se puede evitar. Los voluntarios pueden enviar sus solicitudes en un solo lugar. A continuación, los organizadores pueden realizar el seguimiento, aprobar o modificar las asignaciones al instante.
Además, esta plantilla mejora la responsabilidad al mantener un registro claro de todos los envíos, lo que facilita a los organizadores de eventos y a los líderes de organizaciones sin ánimo de lucro el seguimiento del progreso.
✨ Ideal para: coordinadores de voluntarios y equipos sin ánimo de lucro que necesitan una forma sencilla de realizar el seguimiento de los cambios de turno de los voluntarios, las solicitudes de suministros y las aprobaciones.
📚 Lea también: Los 13 mejores programas de bases de datos gratuitos
7. Plantilla de directorio de miembros de ClickUp con fotos
En las asociaciones profesionales, los grupos de networking y las comunidades de antiguos alumnos, las conexiones son importantes. Pero si su directorio de miembros es una hoja de cálculo desordenada con información incompleta o desactualizada, no sirve de mucho, ¿verdad?
La plantilla del directorio de miembros con fotos de ClickUp resuelve este problema.
Con esta plantilla de directorio de miembros, puede añadir, actualizar o eliminar miembros rápidamente. Al mismo tiempo, se asegura de que todos tengan fácil acceso a los datos de contacto, los rolos profesionales y las fotos.
✨ Ideal para: grupos de networking, escuelas y organizaciones sin ánimo de lucro que deseen mantener un directorio organizado y actualizado de sus miembros con fotos y datos de contacto.
💡 Consejo profesional: ¿Te encantan las plantillas de ClickUp? También te encantarán el resto de funciones de ClickUp. ClickUp es el software de gestión de miembros perfecto para realizar un seguimiento sencillo de los miembros de escuelas, organizaciones sin ánimo de lucro, clubes y grupos comunitarios.
8. Plantilla de plan de eventos sin ánimo de lucro de ClickUp
Supongamos que está organizando una recaudación de fondos benéfica, pero tiene demasiadas cosas que hacer. Las inscripciones de voluntarios, las reservas de locales y el seguimiento del presupuesto le están quitando mucho tiempo.
La plantilla de planificación de eventos sin ánimo de lucro de ClickUp pone orden en el caos, permitiendo a los organizadores de eventos realizar seguimiento de los cronogramas y las responsabilidades en un solo lugar.
Además, esta plantilla incluye una lista de control para la planificación de eventos con un controlador de presupuesto, lo que le ayudará a mantenerse dentro de los límites financieros, supervisar los gastos y maximizar el impacto de la recaudación de fondos.
✨ Ideal para: los equipos de recaudación de fondos y las organizaciones sin ánimo de lucro que necesitan una forma estructurada de plan, presupuestar y ejecutar eventos sin pasar por alto detalles clave.
9. Plantilla de calendario de voluntarios de ClickUp
Soy coordinador de voluntarios para un festival local. Busco una forma, preferiblemente gratis, pero si no lo es, muy económica, de realizar un seguimiento de las entradas y salidas de mis voluntarios. Contamos con unos 450 voluntarios, y el seguimiento en papel es bastante difícil, ya que luego tenemos que introducir todo en línea.
Soy coordinador de voluntarios para un festival local. Busco una forma, preferiblemente gratis, pero si no es posible, muy económica, de realizar un seguimiento de las entradas y salidas de mis voluntarios. Contamos con unos 450 voluntarios, y el seguimiento en papel es bastante difícil, ya que luego tenemos que introducir todo en línea.
Esta pregunta de un usuario de Reddit pone de relieve un reto común para los organizadores de eventos y las organizaciones sin ánimo de lucro: el seguimiento manual de las horas de los voluntarios es una pesadilla logística.
La plantilla de horarios para voluntarios de ClickUp es la solución. Esta plantilla de hoja de inscripción le permite supervisar la asistencia, asignar turnos y realizar un seguimiento de las horas de los voluntarios sin esfuerzo. Los voluntarios pueden registrarse digitalmente y los organizadores del evento pueden ver las actualizaciones en tiempo real.
Si no quieres perder tiempo buscando información sobre sus turnos, puedes empezar a utilizar este sistema de seguimiento de candidatos de inmediato.
✨ Ideal para: Programas de voluntariado a gran escala y festivales que necesitan un sistema eficiente para realizar el seguimiento de las horas, los turnos y la asistencia de los voluntarios.
🧩 Dato curioso: En 1736, Benjamin Franklin fundó el primer cuerpo de bomberos voluntarios en Filadelfia tras un devastador incendio, lo que supuso uno de los primeros esfuerzos organizados de voluntariado en Estados Unidos.
10. Plantilla de hoja de inscripción de voluntarios de LimeSurvey
Encontrar a los voluntarios adecuados para su evento, organización sin ánimo de lucro o programa comunitario es mucho más que recopilar nombres en una lista. Es necesario comprender sus habilidades, sus intereses y su disponibilidad para asegurarse de que se les asignan los rols adecuados.
La plantilla de hoja de inscripción de voluntarios de LimeSurvey le ayuda a recopilar información clave sobre los voluntarios de manera eficiente.
En lugar de una hoja de inscripción genérica, esta plantilla basada en encuestas le permite obtener información sobre las preferencias de los voluntarios, lo que garantiza que se les asignen tareas que se ajusten a sus habilidades y pasiones.
Además, los voluntarios pueden indicar sus áreas de interés, como la planificación de eventos, la recaudación de fondos o la promoción, y seleccionar su disponibilidad preferida.
✨ Ideal para: Organizaciones sin ánimo de lucro y organizadores de eventos que desean un proceso de inscripción de voluntarios basado en encuestas que empareje a los voluntarios con rols en función de sus habilidades y disponibilidad.
📚 Lea también: Plantillas gratuitas para recaudación de fondos para eventos y organizaciones benéficas
🧩 Dato curioso: Durante la Guerra Civil Americana, las mujeres se ofrecieron como voluntarias de forma masiva para coser suministros para los soldados y proporcionar atención médica. Clara Barton, conocida como el «Ángel del campo de batalla», fundó la Cruz Roja Americana en 1881, movilizando a voluntarios para el socorro en casos de desastre.
11. Plantilla de hoja de inscripción de voluntarios de Hojas de cálculo de Google
La plantilla de hoja de inscripción de voluntarios de Hojas de cálculo de Google ofrece una forma sencilla, estructurada y accesible de realizar el seguimiento de las inscripciones de voluntarios en línea.
Así es como funciona: con columnas integradas para el trabajo/actividad, el día/hora y la información de contacto, los organizadores pueden asignar rápidamente rols, gestionar horarios y comunicar los detalles del evento de manera eficiente.
Dado que la plantilla está en Hojas de cálculo de Google, está basada en la nube y se puede compartir, lo que facilita la colaboración entre los equipos que gestionan grandes programas de voluntariado.
✨ Ideal para: Pequeñas organizaciones y eventos comunitarios que necesitan una hoja de inscripción en línea sencilla y compartible para gestionar a los voluntarios en tiempo real.
¿Qué hace que una plantilla de hoja de inscripción de voluntarios sea buena?
Una buena plantilla de hoja de inscripción para voluntarios debe ser fácil de usar, fácil de personalizar y estar claramente organizada. A continuación, se indican algunos aspectos clave que hay que tener en cuenta:
- Información básica: Incluye información sobre los voluntarios, como el nombre, los datos de contacto y las preferencias en cuanto a eventos
- Programación flexible: permita a los voluntarios especificar su disponibilidad
- Seguimiento automatizado: ayude a los organizadores a supervisar las horas, las tareas y la participación de los voluntarios
- *formato fácil de usar: Ofrezca un formato fácil de usar, ya sea una hoja de inscripción imprimible o un formulario en línea
- recordatorios y confirmaciones*: Automatice los correos electrónicos o las notificaciones para ayudar a reducir las ausencias y mejorar la participación
📚 Lea también: El mejor software para crear formularios
ClickUp hace que el voluntariado sea muy fácil
Lo que hace especial a ClickUp es que la gente puede confiar plenamente en él, no solo para la gestión de voluntarios, sino también para la gestión del trabajo en general.
Esto es posible porque ClickUp es una app, aplicación integral para el trabajo que combina cientos de plantillas, automatización basada en inteligencia artificial y software de gestión de proyectos para organizaciones sin ánimo de lucro, organizadores de eventos y grupos comunitarios.
ClickUp ha transformado la forma en que nuestro equipo trabaja, proporcionando una fuente de información veraz que alinea a nuestro equipo y garantiza que nos mantengamos centrados en nuestros objetivos. El uso de plantillas, automatizaciones y el correcto ajuste de nuestros flujos de trabajo ha supuesto un cambio radical en términos de eficiencia y comunicación.
ClickUp ha transformado la forma de trabajar de nuestro equipo, proporcionando una fuente de información veraz que alinea a nuestro equipo y garantiza que nos mantengamos centrados en nuestros objetivos. El uso de plantillas, automatizaciones y la correcta configuración de nuestros flujos de trabajo ha supuesto un cambio radical en términos de eficiencia y comunicación.
Desde hojas de inscripción de voluntarios y plantillas de planificación de eventos hasta seguimiento de horarios y flujos de trabajo automatizados, ClickUp simplifica todos los aspectos de la coordinación de voluntarios para que puedas centrarte en causar impacto.
Regístrese ahora y mejore la forma en que gestiona a los voluntarios.