Un presupuesto operativo preciso es un bloque clave para el intento correcto de una pequeña empresa. Mantiene los costos operativos bajo control, sienta las bases para su estado de resultados y ayuda a realizar un seguimiento del rendimiento real, lo que garantiza que las metas estratégicas de su empresa estén al alcance.
Pero aquí está el reto: a menos que tenga sólidos conocimientos de contabilidad o un equipo financiero de confianza, su presupuesto puede estar plagado de errores. Incluso el análisis o la planificación más cuidadosos pueden desviarle del rumbo cuando eso ocurre.
Por eso, le ofrecemos ejemplos y plantillas de presupuestos operativos reales para ayudarle a tener éxito en la planificación financiera de su empresa desde el principio.
¿Qué es un presupuesto operativo?
Un presupuesto operativo es un plan financiero detallado que describe los ingresos y gastos previstos de una empresa durante un periodo específico, ya sea mensual, trimestral o anual.
Estos ingresos y gastos suelen estar relacionados con las operaciones diarias de una empresa, lo que ayuda a las organizaciones a planificar y gestionar sus recursos de manera más eficiente. También les permiten realizar un seguimiento de los resultados reales y crear una cuenta de resultados completa.
Plantilla destacada
Tanto si gestiona una pequeña empresa como una gran corporación, la plantilla de informe presupuestario de ClickUp es la herramienta perfecta para optimizar su proceso de elaboración de presupuestos.
Esta plantilla le ayuda a crear de forma rápida y precisa informes presupuestarios que:
- Realice un seguimiento continuo del progreso hacia sus metas
- Proporcione una panorámica detallada de su rendimiento financiero pasado y presente
- Explique las discrepancias entre el gasto planificado y el real
5 componentes clave de un presupuesto operativo
- Ingresos: Se refiere a los ingresos totales que se espera que la empresa genere por ventas o servicios durante un periodo específico
- Coste de los productos vendidos (COGS): Incluye todos los costes directos asociados a la producción del producto, como los costes de producción, las materias primas y la mano de obra
- Gastos operativos: incluyen todos los gastos diarios necesarios para el funcionamiento de la empresa, excluidos los costes de los productos vendidos. Pueden ser de tres tipos: Costes fijos: alquiler de la oficina, impuestos sobre la propiedad, salarios, etc. Costes variables: reparaciones y mantenimiento, material de oficina, servicios públicos, etc. Costes semivariables: facturas de Internet, contratos de mantenimiento de equipos, horas extras, etc.
- Costes fijos: Alquiler de la oficina, impuestos sobre la propiedad, salarios, etc.
- Coste variable: Reparaciones y mantenimiento, material de oficina, servicios públicos, etc.
- Costes semivariables: facturas de Internet, contratos de mantenimiento de equipos, pago de horas extras, etc.
- Gastos no monetarios (opcional): Son costes que no implican un desembolso directo de efectivo, pero que se registran a efectos contables, como la amortización y la depreciación de activos
- Ingresos operativos netos: Es la diferencia entre los ingresos totales y los gastos operativos (incluidos los gastos fijos, semivariables y variables) de la empresa
- Costes fijos: Alquiler de la oficina, impuestos sobre la propiedad, salarios, etc.
- Coste variable: Reparaciones y mantenimiento, material de oficina, servicios públicos, etc.
- Costes semivariables: facturas de Internet, contratos de mantenimiento de equipos, pago de horas extras, etc.
🔍 ¿Sabías que...? Muchas organizaciones como Google y Amazon incluyen en su presupuesto los experimentos fallidos, sabiendo que no todo va a funcionar. Pero presupuestar el fracaso les garantiza poder seguir innovando sin arruinarse. 🏦
5 Ejemplos de presupuestos operativos para empresas y autónomos
Como acabamos de ver, un presupuesto operativo se compone de cinco elementos básicos. A pesar de ello, puede servir para diferentes fines en cada empresa, en función de sus necesidades específicas. A continuación se muestran algunos ejemplos de presupuestos operativos.
1. Presupuesto operativo de un restaurante
Dirigir un restaurante implica hacer malabarismos con múltiples fuentes de ingresos y diversos gastos diarios. Para mantener la rentabilidad, el propietario crea un presupuesto operativo mensual que tiene en cuenta los ingresos previstos por los servicios de comidas en el local, comida para llevar y catering.
👀 Objetivo: Este presupuesto ayuda a proyectar las ventas de alimentos, planificar el inventario, gestionar los horarios del personal y supervisar los gastos en áreas operativas clave.
💰 Ingresos: 80 000 $ procedentes de comidas en el local, comida para llevar y catering💸 COGS: 25 000 $ (suministros de alimentos y bebidas)
Gastos operativos:
- Salarios: 20 000 dólares
- Alquiler: 5000 $
- Servicios públicos: 2000 $
- Marketing: 1500 $
- Limpieza y mantenimiento: 1000 $
Gastos no monetarios:
- Depreciación (equipo de cocina, mobiliario, etc.): 2500 $
Ingresos operativos netos: 23 000 $
⏩ Más información: Cómo crear un informe de gastos en Excel: plantilla gratis
2. Presupuesto operativo para empresas minoristas
El propietario de una pequeña tienda minorista planifica los ingresos y gastos mensuales para garantizar que la tienda siga siendo rentable, al tiempo que gestiona de manera eficiente el inventario y los costes de personal.
👀 Objetivo: Este presupuesto es compatible con las decisiones sobre la compra de existencias, la contratación de personal adicional y la programación de promociones de ventas.
💰 Ingresos: 60 000 $ procedentes de las ventas de productos💸 COGS: 28 000 $ (compras de inventario y envíos)
Gastos operativos:
- Salarios: 12 000 dólares
- Alquiler: 4000 $
- Servicios públicos: 1200 $
- Publicidad: 2000 $
- Mantenimiento de la tienda: 800 $
Ingresos operativos netos: 12 000 $
🧠 Dato curioso: El primer presupuesto operativo de la historia se remonta al Antiguo Egipto. Hace más de 4000 años, los escribas llevaban un registro del almacenamiento de cereales y los costes de mano de obra en rollos de papiro. El seguimiento del presupuesto operativo no es algo moderno, ¡es una estrategia empresarial ancestral! 📜
3. Presupuesto operativo para pequeñas empresas
Un pequeño fabricante estima la producción y las ventas del mes, al tiempo que elabora cuidadosamente el presupuesto para materias primas, mano de obra y gastos generales de fábrica.
👀 Objetivo: Ayuda a equilibrar los costes de producción y optimizar la rentabilidad.
💰 Ingresos: 150 000 $ procedentes de las ventas de productos💸 COGS: 70 000 $ (materias primas y mano de obra directa)
Gastos operativos:
- Salarios: 30 000 dólares
- Alquiler de la fábrica: 10 000 $
- Servicios públicos: 3000 $
- Mantenimiento de equipos: 4000 $
- Gastos de oficina: 1500 $
Gastos no monetarios:
- Depreciación de activos: 2000 $
Ingresos operativos netos: 29 500 $
4. Presupuesto operativo de una empresa consultora
Una pequeña empresa de consultoría prevé los ingresos procedentes de los anticipos de los clientes y los proyectos, teniendo en cuenta los costes de los salarios, el espacio de oficina y las actividades de desarrollo empresarial.
👀 Objetivo: Este presupuesto ayuda a las empresas a controlar los gastos generales mientras buscan nuevos contratos.
💰 Ingresos: 90 000 $ procedentes de servicios de consultoría💸 COGS: 10 000 $ (subcontratistas y gastos de clientes)
Gastos operativos:
- Salarios de los empleados: 40 000 $
- Alquiler de la oficina: 7000 $
- Marketing: 3500 $
- Viajes y reuniones: 2000 $
- Material de oficina: 1000 $
Ingresos operativos netos: 26 500 $
🧠 Dato curioso: En 2007, el Pentágono asignó en secreto más de 20 millones de dólares para estudiar los ovnis. Sí, has oído bien: el seguimiento de extraterrestres formaba parte de su presupuesto operativo bajo la partida «Identificación de amenazas aeroespaciales avanzadas». 👽
5. Presupuesto operativo para autónomos
Un diseñador gráfico independiente proyecta los ingresos mensuales de los proyectos de los clientes y contabiliza gastos como suscripciones de software y alquiler del entorno de trabajo.
👀 Objetivo: Este presupuesto ayuda a los autónomos a gestionar el flujo de caja y el equipo de ventas de los proyectos para el próximo año.
💰 Ingresos: 8000 $ por trabajo para clientes💸 COGS: 1000 $ (trabajo y materiales subcontratados)
Gastos operativos:
- Suscripciones de software: 500 $
- Alquiler del espacio de coworking: 800 $
- Marketing y publicidad: 200 $
- Material de oficina: 100 $
Ingresos operativos netos: 5400 $
⏩ Más información: Cómo gestionar eficazmente el presupuesto de un cliente para el éxito de un proyecto
Cómo gestionar y realizar el seguimiento de su presupuesto operativo
Gestionar un presupuesto operativo no consiste solo en establecer límites de gasto, sino en guiar a su empresa hacia la salud financiera. Un presupuesto bien gestionado le ayuda a asignar los recursos de forma inteligente, adaptarse a las sorpresas financieras y tomar decisiones con confianza.
A continuación, le indicamos cómo hacerlo paso a paso:
1. Establezca objetivos claros
Los presupuestos operativos tienen muchas responsabilidades: ayudan a controlar los costes operativos, mejoran la asignación de recursos e incluso gestionan el flujo de caja. Sin embargo, muchas organizaciones olvidan definir su propósito, lo que les impide optimizarlos realmente.
Empiece por destacar el objetivo de su presupuesto operativo. Esto le ayudará a establecer KPI medibles y gestionar su presupuesto de forma más eficaz.
Una vez que haya definido el propósito de su presupuesto, utilice las tareas de ClickUp para lograrlo. Desglosa el objetivo principal de su presupuesto en tareas más pequeñas para que usted y su equipo puedan dar pasos concretos para cumplirlo.
También puede priorizar estas tareas, asignarlas a los miembros de su equipo y establecer dependencias para garantizar una gestión fluida.
¡Eso no es todo! Utilice las Metas de ClickUp para mantenerse sincronizado con el progreso de cada tarea. De la lista al tablero: utilice una variedad de vistas para ver cuánto ha avanzado en el logro de sus metas presupuestarias.
¿Lo mejor? Puede asignar elementos presupuestarios específicos o tareas financieras a diferentes miembros del equipo para garantizar la responsabilidad y la precisión. Mantenga todos los datos y el progreso de su presupuesto operativo en un solo lugar, lo que facilita el cumplimiento de los plazos y los objetivos financieros.
2. Divida el presupuesto en categorías
Todo presupuesto operativo tiene cinco componentes básicos: ingresos, COGS, gastos operativos, gastos no monetarios e ingresos operativos netos. Para garantizar la máxima claridad, cree elementos de línea en cada categoría.
Por ejemplo, incluya el total de los ingresos por ventas de productos y servicios en la categoría de ingresos. En los gastos operativos, incluya todos los gastos relacionados con las operaciones principales de su empresa.
Para comprenderlo mejor, puede dividir los gastos operativos en tres subcategorías: costes fijos, costes variables y costes semivariables.
A toda costa, evite agrupar todo en categorías genéricas; cuanto más detallado sea su presupuesto, más fácil será supervisarlo y gestionarlo.
⏩ Más información: Plantillas gratuitas para propuestas presupuestarias en Excel y ClickUp
3. Elija la herramienta adecuada para realizar el seguimiento de su presupuesto
Las herramientas que utilice pueden determinar el éxito o el fracaso de la gestión de su presupuesto. Las pequeñas empresas pueden considerar que las Hojas de cálculo de Google o Excel son suficientes para el seguimiento básico, especialmente en las primeras fases. Sin embargo, para un seguimiento más estructurado, automatizado y visual, los paneles de ClickUp son una opción muy potente.
Con los paneles de ClickUp, puede crear informes visuales personalizados que muestran datos presupuestarios en tiempo real en gráficos, diagramas y tablas. Realice proyecciones de ventas, realice un seguimiento de los gastos y visualice el progreso del presupuesto en todos los departamentos o periodos mediante widgets flexibles.
Esto facilita detectar gastos excesivos, comparar cifras reales con las presupuestadas y mantener el rendimiento financiero alineado con sus metas, todo desde una vista única y centralizada.
📮 Información de ClickUp: El 78 % de los participantes en nuestra encuesta elaboran planes detallados como parte de sus procesos de establecimiento de metas. Sin embargo, un sorprendente 50 % no realiza un seguimiento de esos planes con herramientas específicas. 👀
Con ClickUp, conviertes fácilmente las metas en tareas viables, lo que te permite conquistarlas paso a paso. Además, nuestros paneles sin código proporcionan representaciones visuales claras de tu progreso, mostrando tus avances y dándote más control y visibilidad sobre tu trabajo. Porque «esperar lo mejor» no es una estrategia fiable.
💫 Resultados reales: Los usuarios de ClickUp afirman que pueden asumir un 10 % más de trabajo sin agotarse.
4. Registre de forma sistemática los ingresos y los gastos
El seguimiento constante es esencial para la precisión del presupuesto. Por lo tanto, registre todos los ingresos y gastos, ya sea a medida que se producen o en un horario fijo. Esto incluye el equipo de ventas, el alquiler, los salarios, la depreciación, etc.
No se limite a registrar los importes; incluya las fechas, los proveedores y el propósito de cada transacción. Este contexto ayuda a identificar patrones de gasto y justifica decisiones futuras.
⏩ Más información: Cómo crear un plan de proyecto en 6 pasos (con ejemplos y plantillas)
5. Supervise el rendimiento real del presupuesto
Supervisar el rendimiento real en comparación con las cifras presupuestadas ayuda a detectar y eliminar a tiempo las desviaciones negativas. Por lo tanto, programe revisiones mensuales en las que compare las previsiones presupuestarias con los datos reales.
Supongamos que hay una variación de más del 10 %. No lo deje pasar: investigue las razones que lo provocan. Quizás los costes han aumentado o el equipo de ventas ha bajado inesperadamente. Esta información le ayudará a refinar sus gastos futuros y le indicará las medidas correctivas inmediatas que debe tomar.
Esto es lo que Muhammad Asif Iqbal, director de producto de dubizzle Group, opina sobre las capacidades financieras de ClickUp:
En finanzas, utilizamos principalmente los tableros para gestionar las solicitudes que se nos envían. Estas pasan por un proceso interno dentro del departamento financiero y luego se transfieren a nosotros mediante cubetas que existen en ClickUp. La personalización de estas cubetas nos permite realizar un seguimiento muy eficaz.
En finanzas, utilizamos principalmente los tableros para gestionar las solicitudes que se nos envían. Estas pasan por un proceso interno dentro del departamento financiero y luego se transfieren a nosotros mediante cubetas que existen en ClickUp. La personalización de estas cubetas nos permite realizar un seguimiento muy eficaz.
6. Gestione los flujos de caja, no solo los beneficios
Muchas empresas rentables siguen teniendo problemas debido a problemas de flujo de caja. No basta con mostrar beneficios sobre el papel, también es necesario gestionar el calendario de ingresos y gastos.
Por ejemplo, es posible que una factura elevada no se pague hasta pasados 60 días, mientras que sus facturas vencen en 30 días. Por lo tanto, asegúrese de hacer una previsión de su flujo de caja con al menos dos o tres meses de antelación.
Aplaza las compras no esenciales durante los meses de menor actividad y considera la posibilidad de negociar mejores condiciones de pago con los proveedores para evitar déficits.
⏩ Más información: Cómo utilizar la contabilidad de proyectos: principios, procesos y consejos imprescindibles para equipos de proyectos
7. Establezca límites y aprobaciones de gastos
Establecer límites de gasto y flujos de trabajo de aprobación claros es esencial para controlar los costes y evitar sorpresas en el presupuesto.
Sin límites adecuados, los departamentos pueden, sin saberlo, gastar en exceso en costes variables como campañas de marketing, software de gestión de proyectos o viajes de negocios. Los procesos de aprobación garantizan que cualquier gasto significativo o inesperado se revise antes de la confirmación de los fondos, lo que ayuda a mantener la responsabilidad del equipo.
Las automatizaciones de ClickUp pueden hacer que este proceso sea mucho más eficiente. Puede configurar automatizaciones para notificar instantáneamente a los aprobadores cuando se envía una nueva solicitud de gasto o cuando se crea una tarea etiquetada como «por encima del presupuesto».
Las automatizaciones también pueden señalar tareas que superan los umbrales de costes predefinidos o alertar a miembros específicos del equipo cuando un departamento se acerca a su límite presupuestario. Esto reduce el seguimiento manual y garantiza una visibilidad en tiempo real de las decisiones financieras.
⏩ Más información: Cómo aplicar controles de proyectos (con plantillas)
8. Ajuste el presupuesto de forma proactiva
Los presupuestos no deben ser estáticos. Revíselos y modifíquelos con regularidad, especialmente cuando su empresa sufra cambios, como el lanzamiento de un nuevo producto, la contratación de personal o la reacción ante cambios económicos externos.
No espere hasta que termine el año para corregir el rumbo. Realice revisiones trimestrales para hacer previsiones basadas en proyecciones actualizadas.
💡 Consejo profesional: ¿Necesitas una plataforma integral para gestionar las finanzas de tu empresa? ¡Utiliza la solución financiera de ClickUp! Te permite a ti y a tu equipo colaborar y supervisar cada movimiento financiero para garantizar que cada céntimo se utilice al máximo de su valor.
Así es como le ayudará:
- Organice todos sus datos financieros, incluidos los presupuestos de capital y los gastos operativos, en un entorno de trabajo centralizado 📅
- Realice un seguimiento de las tendencias del flujo de caja a lo largo del tiempo utilizando paneles personalizables para asegurarse de no perder nunca el ritmo ⏮️
- Colabora con tu equipo financiero en tiempo real para revisar presupuestos, previsiones y límites de gasto 💬
- Automatice tareas financieras periódicas como aprobaciones de presupuestos, recordatorios de facturas y ciclos de (elaboración de) informes 🔁
- Planifique el próximo año fiscal con cronogramas detallados, dependencias de tareas y seguimiento de metas ✍🏻
Plantillas de presupuesto operativo
Si nunca ha creado un presupuesto operativo, es posible que le preocupe navegar por sus complejidades. Además de la plantilla destacada que se comparte arriba, aquí hay algunas plantillas profesionales adicionales de presupuestos operativos que puede utilizar.
1. Plantilla de presupuesto empresarial de ClickUp
¿Tu empresa ha registrado pérdidas importantes en su última cuenta de resultados? Utiliza la plantilla de presupuesto empresarial de ClickUp para planificar los gastos de forma eficiente.
Ya sean costes variables o fijos, esta plantilla le permite prever y establecer el presupuesto para cada gasto. Esto ayuda a asignar los recursos de forma más prudente, evaluar el rendimiento real frente al rendimiento previsto y gestionar los gastos para el futuro inmediato.
Al presentar las cifras reales gastadas en cada gasto, puede evitar el gasto excesivo y alcanzar sin problemas los objetivos estratégicos de su empresa.
Por qué le encantará:
- Personalice las categorías y los elementos para que se ajusten a la estructura de su empresa
- Visualice el presupuesto para un año fiscal utilizando las vistas Kanban, Tabla o Calendario
- Vincule los presupuestos directamente al alcance y los hitos del proyecto para un mejor seguimiento
- Duplique y reutilice la plantilla para diferentes departamentos, equipos o clientes
🔑 Ideal para: Equipos de marketing y propietarios de pequeñas empresas que necesitan una plantilla para planificar, realizar el seguimiento y ajustar los presupuestos de forma sincronizada con los flujos de trabajo de sus proyectos.
2. Plantilla de presupuesto operativo en Excel del Corporate Finance Institute
La plantilla de presupuesto operativo en Excel del Corporate Finance Institute es un recurso gratuito para crear presupuestos operativos. Cuenta con un diseño profesional y fácil de navegar, lo que le permite visualizar el presupuesto de su proyecto sin necesidad de realizar cálculos manuales ni fórmulas.
Simplemente haga una previsión de los ingresos especificando el volumen y el precio unitario de su producto, reduzca los costes fijos y variables de la cifra, y listo. La plantilla muestra la variación con respecto al importe real para ayudarle a identificar las áreas que deben ajustarse.
Por qué le encantará:
- Utilice fórmulas integradas para calcular los ingresos, los costes y los ingresos netos previstos
- Realice previsiones de ingresos, costes fijos y costes variables con vistas mensuales y anuales
- Visualice las tendencias históricas mediante gráficos automáticos para gestionar los presupuestos de proyectos de manera eficiente
- Tome decisiones informadas con una panorámica estructurada de sus finanzas operativas
🔑 Ideal para: Equipos financieros y jefes de departamento que buscan una plantilla para gestionar sus gastos operativos sin necesidad de software avanzado.
💡 Consejo profesional: ¿Quieres una plantilla de presupuesto mensual más fácil de usar para tu empresa? Consigue la plantilla de presupuesto simple de ClickUp: es profesional, eficiente e increíblemente fácil de usar
Planifique y gestione su presupuesto operativo de manera eficiente con ClickUp
Un presupuesto operativo bien elaborado hace más que solo realizar un seguimiento de los números: impulsa decisiones más inteligentes, alinea a su equipo y lo acerca a sus metas estratégicas.
Al utilizar cifras precisas y revisar el rendimiento real con regularidad, su presupuesto puede convertirse en una potente herramienta de planificación en lugar de un simple informe financiero.
¿Listo para eliminar las conjeturas de la elaboración de presupuestos? Cámbiese a ClickUp. Desde paneles personalizados hasta colaboración en tiempo real y plantillas de presupuesto operativo listas para usar, ClickUp le ofrece las herramientas para planificar de forma más inteligente, ejecutar más rápido y mantenerse al día.
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