¿Últimamente estás consiguiendo un proyecto tras otro? ¡Todo el esfuerzo de tu equipo por fin está dando sus frutos!
Sin embargo, con una carga de trabajo cada vez mayor, hay algo que no se puede negociar. Debes mantenerte organizado con cronogramas claros, roles bien definidos, listas de tareas estructuradas y controles de progreso regulares.
¿Cree que lo recordará todo? Incluso los mejores palacios mentales pueden fallar cuando hay que lidiar con múltiples detalles de un proyecto.
Por lo tanto, le sugerimos que empiece a utilizar algunas plantillas de libros de trabajo. Mantendrán organizado su plan de proyecto, fechas límite, acuerdos de servicio y todo lo demás, para que nunca vuelva a incumplir un plazo o pasar por alto un detalle importante.
Hemos recopilado una lista de las mejores plantillas gratuitas de libros de trabajo para ayudarte a ejecutar y entregar cada proyecto con delicadeza y a tiempo.
¿Qué son las plantillas de libros de trabajo?
Las plantillas de libros de trabajo ofrecen un marco estructurado para registrar, realizar el seguimiento y gestionar todos los proyectos programados, en curso y completados dentro de un equipo, departamento o empresa.
Obtendrá una vista centralizada de los detalles del proyecto, incluidos los objetivos, los cronogramas, las partes interesadas y los recursos asignados. A continuación, puede actualizar el estado de las tareas, realizar un seguimiento de los proyectos y el tiempo, asignar prioridades e incluso añadir especificaciones basadas en el proyecto dentro de las tareas. Los emprendedores individuales y los autónomos también pueden utilizar estas plantillas para gestionar el desarrollo de proyectos.
Las plantillas de libros de trabajo mantienen a tu equipo al día de lo que cada uno tiene que hacer a lo largo de la jornada laboral, cuándo y cómo, lo que garantiza una transparencia absoluta, la rendición de cuentas y una gestión eficiente de la carga de trabajo.
👀 ¿Sabías que... El primer jueves de cada mes de noviembre es el Día Internacional de la Gestión de Proyectos?
¿Qué hace que una plantilla de libro de trabajo sea buena?
Registrarás toda la información relacionada con el proyecto en tu plantilla de libro de trabajo. Por lo tanto, cuando busques plantillas, asegúrate de que cumplan todos los requisitos importantes, incluyendo:
- Estructura y criterios claros: Proporciona campos para todos los aspectos clave del proyecto, como resúmenes, entregables, presupuestos e informes de progreso, al tiempo que garantiza una navegación sencilla para su equipo
- Personalización: Le permite añadir o eliminar campos en función de las necesidades específicas de su empresa
- Priorización de tareas: Permite la creación de listas de tareas pendientes basadas en proyectos
- Colaboración: Facilita el trabajo en equipo entre departamentos al permitir que los equipos aporten detalles esenciales
- Sección de acuerdo con el cliente: Incluye espacios específicos para acuerdos estándar, condiciones de pago y alcance del proyecto
- Presupuesto y duración estimada: Realiza un seguimiento del tiempo estimado frente al tiempo real dedicado a los proyectos y proporciona un análisis presupuestario para una mejor supervisión financiera
10 plantillas de libros de trabajo gratis
Podría seguir con lo habitual y utilizar agendas y hojas de Excel para realizar el seguimiento de sus proyectos. Pero eso lleva tiempo y, sinceramente, puede resultar un poco incómodo. Además, ¿por qué añadir otra tarea a su agenda ya tan apretada?
¿Quieres evitar todo ese estrés? Consigue estas plantillas de libros de trabajo gratis y mantente al día en todos tus proyectos. Tenemos algunas plantillas estelares de ClickUp. Es la app para el trabajo, que combina flujos de trabajo eficientes, conocimiento centralizado y chat enfocado, todo ello impulsado por la IA de trabajo más cohesionada del mundo.
ClickUp tiene mucho que ofrecer en un solo lugar, como gestión de proyectos, opciones de lluvia de ideas, gestión de tareas, planificación de proyectos, gestión de documentación, etc. Sin duda, nos ha facilitado mucho la vida, ya que es fácil de usar, la interfaz de usuario está bien diseñada y la colaboración dentro del equipo y con otros equipos es más sencilla. Pudimos gestionar mejor el trabajo, realizar un seguimiento e informar fácilmente, y gracias a las reuniones rápidas diarias sobre el progreso, la planificación futura fue muy sencilla.
ClickUp tiene mucho que ofrecer en un solo lugar, como gestión de proyectos, opciones de lluvia de ideas, gestión de tareas, planificación de proyectos, gestión de documentación, etc. Sin duda, nos ha facilitado la vida, ya que es fácil de usar, la interfaz de usuario está bien diseñada y la colaboración dentro del equipo y con otros equipos es más sencilla. Pudimos gestionar mejor el trabajo, realizar un seguimiento e informar fácilmente, y gracias a las reuniones rápidas diarias sobre el progreso, la planificación futura fue fácil.
1. Plantilla de libro de trabajo de ClickUp
¿Quieres ayudar a tu equipo a acceder fácilmente a los detalles específicos de cada proyecto? ¿O tal vez quieres controlar cada céntimo que se invierte en cada proyecto? La plantilla de libro de trabajo de ClickUp te ayuda.
Acceda a todos los campos de datos que necesita para planificar proyectos y organizar hasta el más mínimo detalle en un solo lugar.
Esta plantilla te ayudará a:
- Segmente sus proyectos en dos categorías, «Proyectos esenciales» y «Proyectos opcionales», según la prioridad y la capacidad de su equipo
- Añada un resumen completo del proyecto con el número de prioridad, el ID, el nombre y la descripción del proyecto
- Incluya un resumen de riesgos y beneficios para tomar decisiones informadas y evitar errores comunes en la gestión de proyectos
- Esboza un resumen presupuestario para realizar un seguimiento de los presupuestos de años anteriores y actuales para cada proyecto
- Calcule la demanda presupuestaria del proyecto, los valores estáticos y el resumen de datos con la página «Análisis del proyecto» de la plantilla
- Añada páginas personalizadas según los requisitos de su empresa
🎯 Ideal para: Priorizar proyectos según la capacidad de tu equipo y evaluar los factores de riesgo
2. Plantilla de declaración de trabajo (SOW) de ClickUp
La plantilla de declaración de trabajo (SOW) de ClickUp es una herramienta ideal para mantener todos los entregables, los requisitos del cliente y las autorizaciones en un solo lugar. Te ayudará a aclarar las expectativas, los cronogramas, las metas y los cargos entre tú y el cliente.
Puede utilizar esta plantilla para:
- Describa los resultados esperados, los plazos y el alcance general del proyecto
- Enumera las herramientas que los clientes te autorizarán a utilizar para evitar cualquier confusión en el futuro
- Añada acuerdos de derechos de autor, marcas registradas y cumplimiento normativo para todos los activos creativos, materiales de marca y entregables de los clientes
- Inserte estimaciones, condiciones y términos de pago del proyecto para una transparencia completa
- Adjunte el acuerdo del proyecto y obtenga la firma del cliente
🎯 Ideal para: Mantener a todas las partes interesadas en la misma página y mantener una transparencia completa con el cliente
3. Plantilla de declaración de objetivos del gestor de proyectos de ClickUp
Permita que sus gestores de proyectos comuniquen su valor a los clientes con la plantilla de declaración de intenciones del gestor de proyectos de ClickUp. Aquí pueden describir su experiencia y mostrar su pericia sin tener que pasar horas elaborando los POE perfectos desde cero.
Esta plantilla te ayuda a:
- Muestra tu experiencia y destaca tus conocimientos relevantes
- Gánate la confianza de clientes y socios potenciales
- Defina sus roles y responsabilidades a lo largo del proyecto
- Hable sobre el plan de su proyecto
🎯 Ideal para: Comunicar tu valor como gestor de proyectos al cliente
📖 Lea también: Plantillas gratuitas de Microsoft Word para la gestión de proyectos
🧠 Dato curioso: Algunos de los proyectos más caros de la historia son la Iniciativa del Cinturón y Ruta de la Seda de China (900 000 millones de dólares), la Estación Espacial Internacional (150 000 millones de dólares) y el proyecto Crossrail (23 000 millones de dólares). Imagina el trabajo que supone mantener estos presupuestos bajo control.
4. Plantilla de alcance del trabajo de ClickUp
La desviación del alcance, o los cambios no planificados en el alcance del proyecto, es uno de los mayores colaboradores del fracaso de los proyectos.
Para que un proyecto tenga éxito, el alcance y las exigencias deben estar claros desde el principio. Solo así tu equipo podrá trabajar en equipo hacia la misma meta. La plantilla de alcance del trabajo de ClickUp te ayudará a garantizarlo.
Con esta plantilla, podrás:
- Defina el alcance y las metas de cada proyecto
- Aclare los cronogramas, las tareas asociadas y los entregables
- Invita a tus compañeros de equipo a colaborar en la plantilla
- Defina las responsabilidades de los clientes y proveedores
- Automatice la comunicación con las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida de la gestión de proyectos
- Añade atributos a cada tarea para que tu equipo siempre sepa qué debe priorizar
🎯 Ideal para: Crear un plan de acción para cada proyecto y garantizar que todos estén en la misma página
📮ClickUp Insight: Los resultados de nuestra encuesta sobre la eficacia de las reuniones muestran que el 18 % de los encuestados confía en los hilos de correo electrónico para la comunicación asíncrona. Aunque los correos electrónicos permiten debates detallados sin reuniones en tiempo real, demasiados hilos pueden resultar abrumadores y difíciles de seguir.
Transforme el caos del correo electrónico en acciones organizadas con la gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp. Convierta al instante los correos electrónicos importantes en tareas rastreables, establezca prioridades, asigne responsabilidades y fije plazos, todo ello sin cambiar de plataforma. Mantenga su bandeja de entrada bajo control y sus proyectos en marcha con ClickUp
5. Plantilla de plan de gestión del alcance de ClickUp
La plantilla de plan de gestión del alcance de ClickUp te permite describir el alcance del proyecto en detalle. De esta forma, tus equipos sabrán qué tareas están pendientes y qué retos de gestión de proyectos deben esperar.
Con esta plantilla de libro de trabajo, puedes:
- Describe hasta el más mínimo detalle cómo piensas gestionar el alcance del proyecto
- Detalla el problema que el proyecto intenta resolver
- Añade las oportunidades que puedes aprovechar con el alcance dado
- Lista todas las metas del proyecto, lo que tu equipo puede lograr y qué aspectos están fuera del alcance
- Aclare los requisitos y obtenga la firma del cliente para aprobar el plan
🎯 Ideal para: Comunicar desde el principio cómo planeas alcanzar el alcance y las metas que te ha pedido el cliente
📖 Lea también: Cómo dominar los cinco grupos de procesos de gestión de proyectos
6. Plantilla de acuerdo de trabajo de ClickUp
¿Cansado de señalar con el dedo sin resolver los problemas reales cuando los proyectos no salen según lo plan? Haz que tu equipo sepa exactamente lo que debe hacer y crea una responsabilidad clara para cada proyecto con la plantilla de acuerdo de trabajo de ClickUp.
Aquí puedes:
- Establece los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo para que todos cumplan a la perfección con su parte
- Aclara las expectativas de todos los involucrados para ayudar a tus compañeros de equipo a dar lo mejor de sí mismos en la tabla
- Lista tus aspiraciones para el equipo
- Deje que su equipo añada sus sugerencias y aportaciones a los temas de debate y propuestas de proyectos proporcionados
🎯 Ideal para: Dividir los roles y responsabilidades según las fortalezas y debilidades individuales
7. Plantilla de plan Business de ClickUp
Tener un plan de negocio claro facilita la gestión de proyectos, ya que tienes todos tus recursos, estrategias y canales delante de ti. ¿No quieres crear uno desde cero? Solo tienes que utilizar la plantilla de plan Business de ClickUp.
Esta plantilla le permitirá:
- Defina las metas y los objetivos de su empresa y divídalos en tareas viables
- Cree su estrategia y el cronograma estimado de ejecución
- Realice un seguimiento del progreso de cada tarea y supervise los hitos
- Identifique los riesgos y mida el éxito
- Realice un seguimiento de su mano de obra disponible y asuma los proyectos en consecuencia
🎯 Ideal para: Mantener los esfuerzos alineados con la dirección, las prioridades y los recursos de la empresa
📖 Lea también: Plantillas y ejemplos de planes de trabajo gratuitos
👀 ¿Sabías que...? El 18 % de los proyectos de TI cuestan un 447 % más de lo presupuestado. Este exceso de presupuesto es mayor que en proyectos de cualquier otro sector. Una de las principales razones es que las diferencias entre las expectativas de los clientes y los contratistas externos sobre el nivel de ambición se descubren en una fase avanzada del proceso.
8. Plantilla de plan de proyecto de ClickUp
La plantilla de plan de proyecto de ClickUp te permite desarrollar un plan de proyecto que mantiene todas las piezas en movimiento sincronizadas sin ningún tipo de complicación. Gracias a las múltiples vistas personalizables, puedes correlacionar el cronograma general del proyecto, identificar las dependencias entre las tareas de los proyectos críticos y mantener a tu equipo al día de cada paso del plan, todo ello desde la misma interfaz.
Esta plantilla te ayuda a:
- Convierta cada paso del plan del proyecto en listas de tareas individuales
- Asigna prioridad a cada tarea y valora el esfuerzo de los empleados involucrados
- Adjunte los recursos necesarios a cada tarea para facilitar el acceso
- Divida las diferentes partes del plan del proyecto en los departamentos correspondientes
- Colabora con equipos multifuncionales y con todas las partes interesadas internas y externas en el mismo panel
🎯 Ideal para: Desglosar la estrategia de ejecución de proyectos en tareas y realizar un seguimiento del progreso para garantizar la entrega a tiempo
9. Plantilla de plan operativo de ClickUp
¿Te preguntas cómo supervisar todos los aspectos de tu proyecto sin perder el rumbo? Consigue la plantilla de plan operativo de ClickUp.
Puedes utilizarlas para:
- Cree tareas para la panorámica de su plan y las fases individuales
- Ordena las tareas pendientes por prioridad para que las más importantes se terminen primero sin falta
- Planifique un cronograma realista para cada fase del proyecto con una vista de calendario integrada
- Controla cuánto tiempo dedica cada miembro del equipo con el sencillo control de tiempo de proyectos de ClickUp
- Elige entre una vista de lista, tablero o calendario para supervisar el progreso, según tus preferencias
🎯 Ideal para: Garantizar que todos los pasos de su plan operativo se cumplan a tiempo
10. Plantilla de declaración de trabajo de ProjectManager
La plantilla de declaración de trabajo de ProjectManager puede ser muy útil si desea crear un acuerdo estándar para los próximos proyectos. Contiene todos los detalles necesarios, como los datos del perfil de las partes implicadas, el alcance del trabajo acordado, el calendario y los hitos del proyecto planificados, etc. Además, puede personalizarla aún más para adaptarla a diferentes tipos de proyectos.
Esta plantilla de libro de trabajo te ayudará a:
- Describa los resultados, el alcance y los detalles de ubicación de su proyecto
- Lista las prácticas de prueba estándar que utilizas para garantizar la calidad
- Añada hitos que los clientes pueden esperar que usted cumpla en periodos específicos
- Deja que el cliente defina qué es para él un intento correcto del proyecto
- Programe cada fase de un cronograma concreto para asegurarse de cumplir los plazos comunicados
- Especifique las condiciones y los canales de pago
🎯 Ideal para: Aclarar las expectativas del cliente y correlacionar un plan de acción
Convierte los planes de proyectos dispersos en estrategias viables con ClickUp
Dado que dedicamos el 60 % de nuestro día a buscar y actualizar información en múltiples herramientas, nunca ha sido mejor momento para optimizar nuestro flujo de trabajo. Y ClickUp es la herramienta que te ayudará a hacerlo, tu potente herramienta todo en uno para la gestión de proyectos, que reúne todo lo que necesitas en un solo lugar.
Acceda a plantillas de libros de trabajo personalizables, asignación automatizada de tareas, recordatorios inteligentes y vistas múltiples de proyectos, todo ello diseñado para mantener sus proyectos organizados y en marcha. Se acabó el tener que cambiar de herramienta, ahora disfrutará de una productividad fluida.
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