¿Hojas de cálculo o entornos de trabajo? Esa es la verdadera pregunta.
Algunas personas confían plenamente en Excel, creando complejos modelos financieros y automatizando informes con fórmulas que prácticamente se han memorizado. Otros prefieren Notion, donde las notas, las tareas y las bases de datos se encuentran en un solo lugar, sin filas y columnas interminables.
Ambas herramientas manejan datos, organización y colaboración, pero de maneras completamente diferentes. Una está diseñada para procesar números y la otra para conectar ideas.
Entonces, cuando se compara Notion con Microsoft Excel, ¿cuál es superior? Vamos a averiguarlo. ⚖️
🚀 Bonus: Para una tercera y mejor opción (en nuestra opinión), prueba ClickUp. La vista Tabla de ClickUp es la hoja de cálculo dinámica impulsada por IA, la app de comunicación en tiempo real y la solución de gestión de proyectos y conocimientos de tu equipo, todo en uno.
Pero primero, ¡vamos a ver el enfrentamiento entre Notion y Microsoft Excel!
⏰ Resumen de 60 segundos
Tanto Notion como Microsoft Excel ofrecen ventajas únicas y sirven para diferentes propósitos. A continuación, se muestra un desglose de las áreas en las que destaca cada herramienta:
- Notion: Ideal para equipos que necesitan un entorno de trabajo flexible para gestionar proyectos, documentar información y crear bases de datos personalizadas
- *excel: ideal para gestionar grandes conjuntos de datos, realizar cálculos complejos y visualizar datos con tablas dinámicas y gráficos
ClickUp ayuda a equipos y empresas que buscan una solución unificada que reúna lo mejor de ambos mundos con:
- Tareas para simplificar la gestión de tareas mediante la asignación, priorización y seguimiento de tareas
- Campos personalizados para personalizar tareas añadiendo datos específicos para una mejor organización
- Vista Tabla para agilizar el seguimiento de proyectos en una vista flexible similar a una hoja de cálculo
- Brain para mejorar la productividad con información basada en IA que conecta tareas, personas y conocimientos en toda la organización
- Docs para colaborar en documentos ricos y dinámicos que se integran directamente con las tareas y los flujos de trabajo
- Automatizaciones para ahorrar tiempo mediante la automatización de tareas repetitivas y flujos de trabajo
¿Qué es Notion?

Notion es una plataforma versátil y todo en uno que combina funciones de toma de notas, gestión de proyectos y base de datos. Le permite organizar, colaborar y gestionar tareas a su manera.
Puede crear documentos completos, bases de conocimientos y wikis, mientras realiza el seguimiento de proyectos con vistas personalizadas como Listas, Tablero y Calendarios.
Además, ofrece IA integrada en Notion para ayudarte a escribir, resumir y encontrar información al instante. Piensa en él como un sustituto de Documentos de Google, Trello y Confluence, pero más flexible y adaptado a tu forma de trabajar.
Funciones de Notion
Notion es un entorno de trabajo totalmente personalizable que se adapta a tus necesidades. En lugar de obligarte a seguir una estructura rígida, te permite crear flujos de trabajo que se ajustan a tu forma de pensar y trabajar. Veamos algunas funciones en detalle. 👇🏼
Función n.º 1: asistencia con IA

Notion AI está integrado directamente en Notion, lo que hace que la gestión de proyectos sea más eficiente. Extrae información de herramientas externas como Slack y Google Drive, para que puedas encontrar respuestas sin tener que cambiar de app, aplicación.
¿Necesitas generar contenido? Utiliza Notion IA para escribir, editar y perfeccionar tu trabajo. También convierte grandes bases de datos en información procesable y mejora la documentación con diagramas y diagramas de flujo generados automáticamente, lo que ayuda a los equipos a trabajar de forma más inteligente y a tomar decisiones basadas en datos más rápidamente.
💡 Consejo profesional: Las páginas de Notion pueden parecer como si se estuviera desplazando por una novela. Añade una Tabla de contenidos en la parte superior para que tú (y tu equipo) podáis saltar directamente a lo que importa.
Función n.º 2: Bases de datos y vistas personalizadas

El sistema de base de datos de Notion ofrece un control total sobre la organización y el diseño, lo que le permite crear espacios personalizados para proyectos, tareas o bases de conocimiento.
Cada entrada de la base de datos actúa como una página, lo que significa que puede adjuntar documentos, añadir subtareas y vincular contenido relacionado. Puede elegir entre plantillas de Notion o múltiples vistas, como tablas para un seguimiento detallado, tableros Kanban para la gestión del flujo de trabajo, calendarios para los plazos y galerías para la organización visual. Alterne fácilmente entre estas vistas para cambiar de perspectiva.
💡 Consejo profesional: ¿Quieres trabajar más rápido? Domina los atajos de teclado de Notion. Aquí tienes una pequeña hoja de trucos para la navegación general:
Atrás y adelante: Ctrl + [ (Atrás) / Ctrl + ] (Adelante)
Nueva página: Ctrl + N (Windows) / Cmd + N (Mac)
Abrir una nueva ventana: Ctrl + Mayús + N / Cmd + Mayús + N
Ir a la página reciente: Ctrl + P / Cmd + P
Función n.º 3: gestión de proyectos integrada

La herramienta de gestión de proyectos Notion crea tareas, asigna plazos, establece prioridades y realiza un seguimiento del progreso con diferentes vistas. A diferencia del rígido software de gestión de proyectos, Notion le permite crear flujos de trabajo que se ajustan al proceso de su equipo.
La personalización es clave. Para adaptarse a su flujo de trabajo, puede crear rótulos de prioridad, etiquetas de estado y dependencias. Las automatizaciones se encargan de tareas repetitivas como actualizar estados, registrar informes de incidencias o generar esquemas de documentos para que pueda centrarse en lo que importa. Capturar entradas es fácil con los formularios integrados que se introducen directamente en sus flujos de trabajo.
Precios de Notion
- Free
- Además: 12 $/mes por usuario
- Business: 18 $/mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
- Notion IA: Añadir a cualquier plan por 10 $ al mes por usuario
🔍 ¿Sabías que...? Notion fue fundada por Ivan Zhao, Chris Prucha, Jessica Lam, Simon Last y Toby Schachman en 2013.
¿Qué es Microsoft Excel?

Microsoft Excel es una potente aplicación de hoja de cálculo para organizar, analizar y visualizar datos.
Con su estructura basada en cuadrículas, puede introducir texto, números y fórmulas para realizar cálculos, gestionar finanzas, hacer un seguimiento del inventario y generar gráficos y diagramas.
Ampliamente utilizado en todos los sectores, Excel es esencial para tareas como la contabilidad, la ingeniería y el análisis de empresas, lo que hace que la gestión de datos sea más eficiente y perspicaz.
Funciones de Microsoft Excel
Microsoft Excel es una potente herramienta para el análisis, la automatización y la visualización de datos. Sus plantillas de hojas de cálculo le permiten realizar un seguimiento de los gastos, gestionar el inventario o analizar datos financieros.
Veamos sus funciones en detalle. ⛏️
Función n.º 1: fórmulas y funciones

Excel viene con más de 400 funciones integradas para facilitar el cálculo de números, el análisis de datos y la automatización. ¿Necesitas un total rápido? Usa «Suma». ¿Quieres aplicar lógica? «Si» te tiene cubierto. ¿Buscas datos específicos? «VLOOKUP» tiene el trabajo terminado.
Para tareas más avanzadas, las funciones BUSCARX, ÍNDICE/COINCIDIR y FÓRMULAS DE MATRIZ le ofrecen un control aún mayor sobre grandes conjuntos de datos. También puede combinar varias funciones en fórmulas anidadas, agilizando cálculos complejos en un solo paso.
Función n.º 2: formato condicional

El formato condicional facilita la detección de tendencias y conocimientos clave al cambiar la apariencia de las celdas en función de criterios específicos. Puede utilizar escalas de colores para resaltar intervalos de valores, barras de datos para comparaciones rápidas o iconos para marcar puntos de datos esenciales.
Por ejemplo, resalte en rojo las tareas atrasadas, marque en verde las regiones de ventas con mejor rendimiento o utilice flechas para realizar un seguimiento de los cambios en los beneficios. Esta potente técnica puede hacer que los paneles, los informes financieros y el seguimiento del rendimiento dentro de las plantillas de tablas sean más visuales y perspicaces.
💡 Consejo profesional: Mantenga sus datos limpios con la validación de datos. Establezca reglas para que solo se permitan entradas válidas, como listas desplegables para opciones predefinidas, y no más errores tipográficos accidentales.
Función n.º 3: tablas y gráficos dinámicos

Las tablas dinámicas le ayudan a convertir datos sin procesar en información clara y procesable resumiendo, filtrando y organizando la información. Agrupe datos por categorías, calcule totales y promedios y cree cálculos personalizados, todo ello sin escribir fórmulas complejas.
Combínalos con gráficos dinámicos para visualizar instantáneamente las tendencias con gráficos de barras, gráficos circulares o gráficos de líneas. ¿Necesitas refinar tu análisis? Solo tienes que arrastrar y soltar campos, y Excel actualiza todo automáticamente. Con Segmentadores y Cronogramas, puedes filtrar datos de forma interactiva, lo que hace que el análisis en tiempo real sea aún más fluido.
Precios de Microsoft Excel
- Personal: 9,99 $/mes por usuario
- Familia: 12,99 $/mes por usuario
- Business Basic: 7,20 $/mes por usuario
- Estándar para empresas: 15,00 $/mes por usuario
- Business Premium: 26,40 $/mes por usuario
- Apps para empresas: 9,90 $/mes por usuario
📖 Lea también: Alternativas a Microsoft Excel
Notion frente a Microsoft Excel: comparación de funciones
Notion y Microsoft Excel ofrecen ventajas únicas, pero sirven para fines diferentes. Mientras que Notion es ideal para documentación, bases de datos y gestión de proyectos, Excel permite cálculos avanzados, análisis y (elaboración de) informes.
Aquí tienes una tabla comparativa de estas herramientas de gestión de datos para ayudarte a elegir más rápido. 📊
Función | Notion | Microsoft Excel |
Uso principal | Toma de notas, bases de datos, gestión de proyectos | Análisis de datos, cálculos y modelos financieros |
Estructura de datos | Bloques (texto, tablas, base de datos, medios) | Basado en cuadrícula (celdas, filas, columnas) |
Capacidades de base de datos | Bases de datos relacionales y registros enlazados | Datos tabulares y tablas dinámicas |
Fórmulas y funciones | Fórmulas básicas en bases de datos | Funciones matemáticas y estadísticas avanzadas |
Personalización | Altamente personalizable con plantillas y bloques de arrastrar y soltar | Fórmulas personalizadas, macros y secuencias de comandos VBA |
Colaboración | Edición, comentarios y permisos en tiempo real | Colaboración en tiempo real con OneDrive; funciones de comentarios limitadas |
Automatización | Automatización básica con integraciones | Automatización avanzada con Power Query, VBA y macros |
Visualización | Vistas simples de tablas, Kanban, Calendario y galería | Gráficos, tablas, formato condicional |
Integración | Se integra con Slack, Zapier y Google Calendar | Se integra con Microsoft 365, Power BI y otras bases de datos externas |
Acceso sin conexión | Funcionalidad sin conexión limitada | Acceso completo sin conexión |
Almacenamiento de archivos | Almacenamiento en la nube | Almacenamiento local y en la nube |
Lo mejor para | Gestión del conocimiento, seguimiento de proyectos y documentación | Análisis financiero, modelado de datos y (elaboración de) informes |
Función n.º 1: gestión de bases de datos
Ambas herramientas organizan datos estructurados, pero adoptan enfoques muy diferentes:
Notion
Notion trata las bases de datos como colecciones flexibles de contenido, lo que permite a los usuarios enlazar registros, crear diferentes vistas como Kanban, Calendario, Lista y Tabla, e incrustar medios enriquecidos. Es ideal para la gestión de proyectos, bases de conocimientos y organización de información estructurada con la función de base de datos relacional.
Sin embargo, carece de funciones avanzadas de manipulación de datos.
Microsoft Excel
Excel está diseñado para datos estructurados y ofrece potentes herramientas como tablas dinámicas, filtrado y clasificación. Proporciona capacidades avanzadas de fórmulas y automatización a través de macros, lo que lo hace ideal para tareas con gran cantidad de datos.
No obstante, la gestión de proyectos en Excel no ofrece la misma facilidad para enlazar registros relacionados en varias hojas que Notion.
🏆 Ganador: Microsoft Excel para la manipulación y el análisis en profundidad de datos.
🔍 ¿Sabías que...? En la década de 1980 nacieron los almacenes de datos, que permitían a las empresas analizar grandes conjuntos de datos en lugar de simplemente almacenarlos. Esto allanó el camino para la inteligencia empresarial moderna.
Función n.º 2: Colaboración
Notion y Excel admiten la colaboración en equipo, pero de formas distintas:
Notion
Notion está diseñado para la colaboración en tiempo real. Permite a varios usuarios editar bases de datos, comentar elementos y realizar un seguimiento de los cambios sin esfuerzo. También proporciona controles de acceso granulares, lo que facilita la gestión de permisos entre los diferentes miembros del equipo.
Microsoft Excel
La integración de Microsoft 365 en Excel permite la edición conjunta basada en la nube, pero pueden surgir conflictos de versiones con hojas de cálculo complejas. Aunque ofrece comentarios y seguimiento de cambios, la colaboración no es tan fluida como en herramientas de gestión de proyectos como Notion.
🏆 Ganador: Notion por su colaboración en tiempo real, mejores controles de permisos y una interfaz fácil de usar.
📖 Lea también: Software de gestión de proyectos vs. Excel: ¿cuál es el adecuado para su equipo?
Función n.º 3: Automatización e integraciones
Así es como compiten las herramientas en automatizaciones:
Notion
Notion ofrece automatización básica a través de las integraciones de Zapier, Make y la API de Notion. Aunque es útil para enlazar con otras apps, sus capacidades de automatización son relativamente limitadas, ya que dependen principalmente de servicios de terceros.
Microsoft Excel
Excel destaca (nunca mejor dicho) en automatización, con funciones integradas como macros, secuencias de comandos VBA y Power Query para manejar cálculos complejos y transformación de datos. También se integra profundamente con Microsoft Power Automate y Power BI, lo que lo hace muy versátil.
🏆 Ganador: Microsoft Excel por sus capacidades avanzadas de automatización y scripting.
🔍 ¿Sabías que...? Para 2025, se proyecta que el volumen global de datos aumente a 181 zettabytes. El creciente uso de dispositivos IoT, el procesamiento de datos en tiempo real y el almacenamiento en la nube impulsan este crecimiento. Para ponerlo en perspectiva, un zettabyte equivale a un sextillón de bytes (1 000 000 000 000 000 000 000 bytes), o el equivalente a almacenar 250 000 millones de DVD.
Notion vs. Microsoft Excel en Reddit
Recurrimos a Reddit para ver qué opinaban los usuarios sobre Notion frente a Excel, y el veredicto es... bueno, depende de lo que necesites.
Esto es lo que un usuario dijo sobre la flexibilidad de Notion:
Notion no tiene realmente «celdas», no hay coordenadas x:y como en una hoja de cálculo. Notion tiene bases de datos, en las que cada fila puede tener un conjunto de datos para sus propiedades. Esto significa que no se pueden hacer fácilmente cálculos de celdas o intervalos, aunque se obtienen las ventajas de una base de datos, como la flexibilidad en la visualización de los datos.
Notion no tiene realmente «celdas», no hay coordenadas x:y como en una hoja de cálculo. Notion tiene bases de datos, en las que cada fila puede tener un conjunto de datos para sus propiedades. Esto significa que no se pueden hacer fácilmente cálculos de celdas o intervalos, aunque se obtienen las ventajas de una base de datos, como la flexibilidad en la visualización de los datos.
Algunos usuarios eligen Excel por sus capacidades avanzadas:
Notion se vuelve muy lento con bases de datos de más de unos pocos cientos de elementos. Y no es tan flexible como Excel para ecuaciones y para mover datos. No creo que las bases de datos de Notion estén pensadas para sustituir a las hojas de cálculo de Excel.
Notion se vuelve muy lento con bases de datos de más de unos pocos cientos de elementos. Y no es tan flexible como Excel para ecuaciones y para mover datos. No creo que las bases de datos de Notion estén pensadas para sustituir a las hojas de cálculo de Excel.
Mientras que otros usuarios prefirieron Notion:
La razón principal por la que utilizo [Notion] en lugar de Excel es que es una base de datos real, y Excel no lo es, y utilizarlo de esa manera es generalmente un error. Las razones por las que puede que quieras utilizar Excel en su lugar son si tienes que hacer fórmulas utilizando celdas arbitrarias en lugar de tener una lista normal de filas de base de datos, o si realmente dependes de la capacidad de crear gráficos.
La razón principal por la que utilizo [Notion] en lugar de Excel es que es una base de datos real, y Excel no lo es, y utilizarlo de esa manera es generalmente un error. Las razones por las que puede que quieras utilizar Excel en su lugar son si tienes pendientes fórmulas que utilizan celdas arbitrarias en lugar de tener una lista normal de filas de base de datos, o si realmente confías en la capacidad de crear gráficos.
🧠 Dato curioso: En la década de 1950, las empresas gestionaban los datos mediante tarjetas perforadas y cintas magnéticas. Si perdías una tarjeta, literalmente podías perder parte de tu base de datos.
Conozca ClickUp: la mejor alternativa a Notion frente a Microsoft Excel
Excel se encarga del análisis de datos, mientras que Notion destaca en la documentación. Sin embargo, utilizar ambos o cada uno puede fragmentar los flujos de trabajo, dificultar la colaboración y crear ineficiencias con el tiempo.
Aquí es donde ClickUp destaca. 🤩
ClickUp es la app, aplicación, todo para el trabajo que combina gestión de proyectos, gestión del conocimiento y chatear, todo impulsado por IA que te ayuda a trabajar más rápido y de forma más inteligente.
En lugar de obligar a las empresas a unir sistemas dispares, centraliza todos los aspectos del trabajo en un único entorno unificado.
¡Veamos por qué es la mejor alternativa tanto a Notion como a Excel juntos! 👀
Número 1 de One Up de ClickUp: gestión de tareas
Tareas de ClickUp

ClickUp ofrece un sistema de gestión de tareas estructurado que es compatible con flujos de trabajo tanto simples como complejos.
Las tareas de ClickUp son los bloques de construcción de cada proyecto, manteniendo el trabajo organizado y el progreso transparente. Divida las tareas en subtareas, asígnelas a miembros específicos del equipo y priorícelas en función de los requisitos del proyecto.
Por ejemplo, un equipo de marketing que planifica el lanzamiento de un producto puede utilizar las tareas de ClickUp para mantenerse organizado. Pueden dividir el lanzamiento en subtareas (creación de contenido, diseño de anuncios y campañas de correo electrónico), asignar responsabilidades y establecer plazos.
El seguimiento de la dependencia garantiza que la campaña de correo electrónico no se envíe antes de que la página de destino esté lista, mientras que los indicadores de progreso mantienen a todos alineados.
ClickUp Campos personalizados
¿Quieres más especificidad? Añade Campos personalizados de ClickUp.

Campos personalizados permite a los equipos añadir tipos de datos específicos (texto, números, fechas y desplegables) directamente a las tareas, manteniendo los proyectos organizados y procesables.
Por ejemplo, un equipo de ventas que gestiona clientes potenciales puede utilizar desplegables para realizar un seguimiento de las etapas del acuerdo, campos de fecha para recordatorios de seguimiento y campos de número para supervisar las proyecciones de ingresos. Este enfoque estructurado garantiza una mejor organización, responsabilidad y seguimiento del proceso en tiempo real.
ClickUp vista Tabla
¿Quiere visualizar su flujo de trabajo? Vaya a la vista Tabla de ClickUp.

La vista Tabla le ofrece un diseño familiar al estilo de una hoja de cálculo con la flexibilidad de realizar un seguimiento de las tareas, los plazos y las métricas clave, todo en tiempo real. Puede personalizar columnas, ordenar datos y aplicar filtros para centrarse en lo que más importa. Esta vista combina la precisión analítica de Hojas de cálculo de Google y Excel con actualizaciones en tiempo real para una colaboración perfecta.
Por ejemplo, un equipo de RR. HH. puede utilizar la vista Tabla para hacer un seguimiento de los solicitantes de empleo, ordenar a los candidatos por fase de entrevista y filtrar las mejores cualificaciones. A medida que los responsables de contratación proporcionan comentarios, la tabla se actualiza al instante, lo que garantiza un proceso de contratación fluido y organizado.
⚙️ Bonus: Comprenda cómo los jefes de producto de ClickUp utilizan ClickUp para ayudarle a optimizar las hojas de ruta, priorizar las funciones y colaborar sin problemas.
El número 2 de ClickUp: Documentación
Cuando se comparan ClickUp y Notion, ClickUp se encarga de tomar notas y se adapta perfectamente a su flujo de trabajo.
ClickUp documentos

ClickUp Docs le permite crear, usar compartido y actualizar documentos completos, wikis y bases de conocimientos en tiempo real. Puede añadir incrustaciones de medios enriquecidos, tablas y fragmentos de código, lo que los hace adecuados para notas de reuniones, resúmenes de proyectos y documentación técnica.
Con todo interconectado dentro de ClickUp, puede enlazar documentos con tareas para centralizar todo su trabajo y añadir widgets para actualizar flujos de trabajo, ajustar estados de proyectos, asignar tareas y más.
Por ejemplo, un equipo de desarrollo de productos puede utilizar documentos para redactar especificaciones de funciones, insertar maquetas de diseño y enlazar directamente con tareas relacionadas. Esto mantiene alineados a ingenieros, diseñadores y partes interesadas, lo que garantiza actualizaciones en tiempo real y una colaboración fluida.
ClickUp Brain

Pero lo que realmente mejora la documentación es ClickUp Brain, un potente asistente integrado basado en IA que facilita la organización y recuperación de información.
Sus resúmenes basados en IA le ayudan a convertir instantáneamente documentos largos en conclusiones clave, ahorrando tiempo de revisión. Las capacidades de búsqueda inteligente le permiten encontrar contenido relevante en tareas, documentos y proyectos sin tener que rebuscar en archivos interminables. Y si necesita refinar su documentación, el AI Writer ayuda a mejorar la claridad, la estructura y el formato en segundos.
Por ejemplo, un director de proyectos redacta un plan detallado en ClickUp Docs, incorporando gráficos y fragmentos de código. Brain genera un resumen, destacando los hitos clave para una rápida alineación del equipo. A medida que el proyecto evoluciona, el escritor de IA refina las actualizaciones, mientras que la búsqueda inteligente garantiza el acceso instantáneo a la información relevante.
ClickUp's One Up #3: Automatizaciones
ClickUp Automatizaciones

¿Cansado de tareas repetitivas? Las Automatizaciones de ClickUp le permiten crear reglas desencadenantes de acciones específicas basadas en condiciones definidas.
Por ejemplo, está gestionando un proceso de aprobación de contenido utilizando documentos. En lugar de actualizar manualmente los estados y notificar a las partes interesadas, puede configurar una automatización en la que, cuando un documento pase de «Borrador» a «En revisión», ClickUp lo asigne automáticamente al editor y envíe una notificación.
Además, ClickUp Integrations te conecta con apps, aplicaciones de terceros como Slack, Google Drive, GitHub y Zoom para reunir todo en una página. ¡Puedes usar la integración Zapier de ClickUp para hacerlo fácilmente!
📮 ClickUp Insight: Los equipos con bajo rendimiento son 4 veces más propensos a hacer malabarismos con más de 15 herramientas, mientras que los equipos de alto rendimiento mantienen la eficiencia limitando su conjunto de herramientas a 9 plataformas o menos.
¿Qué tal si usamos una sola plataforma? ClickUp, la app de Todo para el trabajo, reúne tus tareas, proyectos, documentos, wikis, chats y llamadas en una sola plataforma, completada con flujos de trabajo potenciados por IA.
ClickUp es Excel-lente en lo que Notion no puede hacer
Ahora que hemos analizado todas las posibilidades del debate entre Notion y Microsoft Excel, ¿ha tomado ya una decisión?
Notion es muy flexible, pero carece de análisis de datos complejos. Mientras que Excel es excelente con la visualización avanzada de datos, tiene problemas con la colaboración.
¡Le sugerimos una opción: C(lickUp)!
Como la aplicación de trabajo todo en uno, ofrece información basada en IA con ClickUp Brain, una potente gestión de datos con Vista Tabla y una gestión de proyectos granular con Tareas. ClickUp Docs permite una colaboración perfecta en los documentos, y Automatizaciones de ClickUp le ayuda a agilizar las tareas repetitivas.
Entonces, ¿por qué esperar? ¡Regístrese hoy en ClickUp gratis, gratuito/a! ✅