¿Cómo sabe si su equipo es productivo? ¿Están dando resultado sus esfuerzos por retener al personal? ¿Están aumentando los costes laborales sin un retorno de la inversión claro?
La respuesta está en los KPI de gestión de la plantilla, métricas que muestran claramente qué funciona y qué hay que ajustar.
Cuando se realiza un seguimiento eficaz, estos KPI permiten a los líderes optimizar la planificación de los recursos humanos, reducir los costes y mejorar el compromiso de los empleados.
Profundicemos en las métricas clave que impulsan una gestión más inteligente de la plantilla y mejores resultados empresariales.
⏰ Resumen de 60 segundos
- El seguimiento de los KPI de la plantilla ayuda a las empresas a optimizar la productividad, controlar los costes laborales y mejorar el compromiso de los empleados.
- Los KPI de la plantilla se pueden clasificar, en términos generales, en métricas de productividad, asistencia, compromiso, costes y retención, cada una de las cuales ofrece información fundamental.
- Empresas como IKEA mejoraron los KPI de personal, como las métricas de retención, optimizando la programación, la incorporación y las estructuras salariales.
- El seguimiento de los KPI de la plantilla ayuda a optimizar la dotación de personal, reducir los costes, mejorar el compromiso de los empleados e impulsar mejores resultados empresariales mediante decisiones basadas en datos.
- Una aplicación integral como ClickUp puede centralizar los datos de la plantilla, realizar la automatización del seguimiento y proporcionar información en tiempo real, lo que permite a los equipos de RR. HH. tomar decisiones informadas y optimizar las operaciones de manera eficiente.
Comprender las métricas de gestión de la plantilla
Mantener una gestión fluida de la plantilla no es solo cuestión de instinto. Es cuestión de números.
Las métricas de gestión de la plantilla le permiten conocer todo, desde la productividad hasta el compromiso de los empleados, lo que le ayuda a tomar decisiones más inteligentes y respaldadas por datos.
Sin embargo, no todos los datos son valiosos. El verdadero poder proviene de los análisis que revelan patrones, señalan riesgos y destacan oportunidades de mejora.
Cuando está terminado, el análisis de la fuerza laboral no solo proporciona información, sino que también ofrece ahorros de costes cuantificables.
👀 ¿Sabías que... Las empresas que implementan análisis sólidos de la plantilla pueden ahorrar entre un 0,5 % y un 2,5 % de su gasto salarial anual al identificar ineficiencias y riesgos de cumplimiento. Ese dinero se puede reinvertir en mejores programas de contratación, formación o experiencia de los empleados.
Al realizar el seguimiento de las métricas adecuadas de gestión de la plantilla, los equipos de RR. HH. pueden adelantarse a los problemas antes de que se agraven.
Ya sea para supervisar las tendencias de productividad, los patrones de asistencia o las fluctuaciones de costes, estas métricas garantizan que las decisiones sobre la plantilla se basen en datos y no en suposiciones.
Por ejemplo, el seguimiento de las tasas de absentismo puede poner de relieve posibles riesgos de agotamiento, lo que permite a los responsables abordar los problemas de distribución de la carga de trabajo o de compromiso antes de que afecten a la retención.
Supervisar el cumplimiento de los horarios ayuda a optimizar los niveles de personal, reduciendo los costes innecesarios por horas extras y manteniendo la eficiencia operativa.
Al aprovechar eficazmente las métricas de gestión de la plantilla, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia, aumentar la satisfacción de los empleados y ajustar los costes laborales a los objetivos empresariales.
Categorías de KPI de gestión de personal
Los KPI de gestión de la plantilla se pueden agrupar en varias categorías generales, cada una con un propósito estratégico diferente. Comprender estas categorías ayuda a los equipos de RR. HH. a centrarse en los datos adecuados para tomar mejores decisiones empresariales.
Métricas de productividad
Las métricas de productividad miden la eficiencia y la eficacia de su plantilla. Estas proporcionan información sobre si los empleados están cumpliendo con las expectativas de rendimiento y en qué medida están contribuyendo a los resultados de la empresa.
Las organizaciones con empleados altamente productivos obtienen, lógicamente, una mayor rentabilidad que aquellas con baja productividad. El seguimiento de las métricas clave de esta categoría puede ayudar a identificar ineficiencias o deficiencias subyacentes.
Por ejemplo, si una empresa observa una disminución constante de los ingresos por empleado, esto podría indicar una falta de formación, procesos ineficientes o empleados desmotivados, todo lo cual requiere intervenciones específicas para aumentar la productividad.
Métricas de asistencia y programación
Las métricas de asistencia y programación son fundamentales para garantizar una plantilla equilibrada y de alta productividad. Estos indicadores clave de rendimiento ayudan a las empresas a mantener unos niveles óptimos de personal, minimizar las interrupciones y controlar los costes laborales.
Al supervisar factores como el absentismo, el cumplimiento de los horarios y las horas extras, las organizaciones pueden evitar problemas como el agotamiento de los empleados, las ausencias de última hora y los gastos innecesarios.
El seguimiento preciso de estas métricas permite a los gerentes crear horarios eficientes, brindar soporte al bienestar de los empleados y mantener la eficiencia operativa general.
Métricas de compromiso de los empleados
El compromiso de los empleados no solo tiene que ver con la satisfacción laboral, sino que es un factor fundamental para el rendimiento empresarial. Los empleados comprometidos aportan más energía, dedicación e innovación a su trabajo, mientras que los empleados desmotivados contribuyen al absentismo, la rotación de personal y una menor productividad.
🧠 Dato curioso: Las organizaciones con empleados muy comprometidos experimentan una mayor productividad, rentabilidad y ventas que los equipos poco comprometidos. Existe una fuerte correlación entre el compromiso de los empleados y el bienestar general, lo que refuerza la idea de que un entorno de trabajo positivo repercute directamente en el éxito de la empresa.
El seguimiento de métricas de compromiso de los empleados, como el Employee Net Promoter Score (eNPS), las puntuaciones de satisfacción laboral y las valoraciones de eficacia de los gerentes, ayuda a las organizaciones a comprender cómo se sienten los empleados con respecto a su trabajo y su liderazgo.
Una caída en las puntuaciones de compromiso puede indicar una gestión deficiente, falta de crecimiento profesional o reconocimiento insuficiente, lo que proporciona a los equipos de RR. HH. los datos que necesitan para tomar medidas proactivas.
Las organizaciones pueden crear una plantilla más motivada dando prioridad a los KPI de compromiso, reduciendo la rotación de personal e impulsando unos resultados empresariales más sólidos.
Métricas de costes
Los costes laborales suelen ser el mayor gasto de una empresa; sin un seguimiento adecuado, pueden descontrolarse.
La gestión de la plantilla implica mucho más que garantizar el compromiso y la productividad de los empleados; también implica mantener la sostenibilidad financiera.
Las métricas de costes clave, como el coste total de la plantilla (TCOW), el coste laboral como porcentaje de los ingresos y las tasas de horas extras no planificadas, ayudan a las organizaciones a equilibrar la competitividad de las remuneraciones y la rentabilidad.
Por ejemplo, los picos inesperados de horas extras no planificadas podrían indicar ineficiencias en la programación, lo que provocaría agotamiento, aumento de la nómina y riesgos de incumplimiento normativo.
Del mismo modo, un coste de mano de obra elevado en relación con los ingresos podría indicar que los gastos laborales están superando el crecimiento de la empresa, lo que requiere una reevaluación de los modelos de dotación de personal, las oportunidades de automatización o las iniciativas de productividad de la mano de obra.
Mediante el seguimiento y el análisis de los datos relacionados con los costes de la plantilla, las empresas pueden tomar decisiones más estratégicas, ya sea ajustando los planes de contratación o aprovechando las plantillas y herramientas de planificación de la capacidad para controlar los gastos y mantener la eficiencia operativa.
Métricas de retención y rotación
La alta rotación de empleados es más que un simple reto de personal: es un factor que merma la rentabilidad. Cada baja supone un aumento de los costes de contratación, una pérdida de productividad y una interrupción de los flujos de trabajo. Por eso, supervisar la tasa de rotación, la deserción durante el primer año y la movilidad interna es fundamental para la gestión de la plantilla.
📌 Ejemplo
Tomemos como ejemplo a IKEA. Al igual que muchos minoristas, IKEA se enfrentaba a una elevada rotación de personal, especialmente en países como el Reino Unido e Irlanda, donde la mitad de los nuevos empleados abandonaban la empresa durante su primer año.
El coste de sustituir a cada empleado se estimó en 5000 dólares, lo que convertía la rotación de personal en una importante carga financiera. Consciente de que el salario por sí solo no era suficiente para retener a los empleados, IKEA implementó un enfoque múltiple para mejorar la retención:
- Aumentos salariales: se ajustó la remuneración para que fuera competitiva en los diferentes mercados, garantizando que los empleados ganaran lo suficiente para mantener un estilo de vida digno.
- Flexibilidad en la programación: la programación de turnos se trasladó a Internet, lo que permitió a los empleados intercambiar turnos sin necesidad de la aprobación de la dirección. Esta autonomía contribuyó a reducir el estrés y los conflictos entre el trabajo y la vida personal.
- Incorporación y formación estructuradas: en lugar de dejar que los nuevos empleados se orienten solos en el lugar de trabajo, IKEA renovó su experiencia de incorporación, centrándose en una comunicación clara, comentarios frecuentes y un mejor soporte por parte de los responsables.
¿El resultado? La rotación voluntaria de personal de IKEA a nivel mundial se redujo del 22,4 % en 2022 al 17,5 % en abril de 2024.
En Estados Unidos , la rotación de personal se redujo de un tercio a una cuarta parte de la plantilla.
Estas mejoras no solo sirvieron para retener a los empleados, sino que se tradujeron en una mayor productividad, menores costes de contratación y una plantilla más estable.
Esto pone de relieve una lección importante: la retención no es solo un reto para RR. HH., sino una prioridad estratégica para la empresa.
Las empresas que supervisan de forma proactiva la rotación de personal durante el primer año, la movilidad interna y los motivos de salida pueden identificar áreas de mejora e implementar políticas que mantengan a los empleados comprometidos y motivados.
Ya sea mediante mejores salarios, oportunidades de crecimiento profesional o una mejor planificación de horarios, la clave para reducir la rotación de personal es crear un lugar de trabajo en el que los empleados quieran quedarse.
Métricas clave para la gestión de la plantilla
A continuación, le presentamos más de 20 métricas esenciales para la gestión de la plantilla, que abarcan todo, desde la contratación y la retención hasta el compromiso y la eficiencia:
Ingresos por empleado
Mide los ingresos totales generados por empleado para evaluar la eficiencia general de la plantilla. Este KPI ayuda a las organizaciones a evaluar la eficacia con la que su plantilla contribuye al rendimiento financiero de la empresa.
Tiempo hasta alcanzar la productividad
Mide la rapidez con la que los nuevos empleados alcanzan su plena productividad, lo que proporciona información sobre la eficacia de la incorporación. Este KPI ayuda a identificar las deficiencias en los programas de formación y a optimizar el proceso de incorporación para acelerar el rendimiento de los empleados.
Tasa de finalización de tareas
Mide el porcentaje de tareas completadas a tiempo, lo que refleja la productividad individual y del equipo. Este KPI destaca la eficacia con la que los empleados y los equipos gestionan su carga de trabajo y cumplen los plazos.
Tasa de utilización
Mide el porcentaje de tiempo disponible de un empleado dedicado al trabajo productivo frente a las tareas administrativas. Este KPI proporciona información valiosa sobre la eficacia con la que los empleados dedican su tiempo a actividades de alto valor.
Tasa de absentismo
Calcula el porcentaje de días laborables perdidos debido a ausencias no planificadas, lo que ayuda a identificar posibles problemas de compromiso o salud. Este KPI es esencial para comprender el impacto del absentismo en la productividad y la dinámica del equipo.
Cumplimiento del calendario
Mide el grado de cumplimiento de los empleados con respecto a los horarios asignados, lo cual es fundamental para los roles que requieren una gestión estricta del tiempo. Este KPI garantiza que el personal esté disponible cuando sea necesario, lo que reduce las brechas de cobertura y mantiene la calidad del servicio.
Tasa de cobertura de turnos
Evalúa la frecuencia con la que se cubren con éxito los turnos programados, reduciendo las carencias de personal de última hora. Este KPI garantiza unos niveles de personal adecuados para mantener la fluidez de las operaciones y la calidad del servicio.
Horas extras
Realiza un seguimiento de la cantidad de horas extras trabajadas, lo que puede indicar una falta de personal o desequilibrios en la carga de trabajo. Este KPI ayuda a las organizaciones a supervisar la presión a la que están sometidos los empleados y a gestionar los costes laborales de forma eficaz.
Índice Net Promoter Score de los empleados (eNPS)
Mide la lealtad de los empleados y la probabilidad de que recomienden la empresa como un buen lugar para trabajar. Este KPI ofrece una visión clara de la satisfacción y el compromiso de los empleados, lo que lo convierte en un valioso indicador de la cultura del lugar de trabajo.
Puntuación de eficacia de los gerentes
Mide la opinión de los empleados sobre la calidad del liderazgo, un factor clave para el compromiso y la retención. Este KPI proporciona información sobre la capacidad de los gerentes para apoyar, motivar y guiar a sus equipos.
Índice de satisfacción de los empleados
Agrega datos sobre la opinión de los empleados a partir de encuestas periódicas, entrevistas de salida y evaluaciones de rendimiento. Este KPI ofrece una vista global de la felicidad general de los empleados y su satisfacción en el lugar de trabajo.
Tasa de movilidad interna
Realiza un seguimiento del porcentaje de empleados que reciben promoción o que pasan a desempeñar nuevos roles en la organización. Este KPI destaca las oportunidades de crecimiento profesional y desarrollo de habilidades, lo que refleja el compromiso de la organización con el avance de los empleados.
Tasa de participación en la formación
Supervisa el porcentaje de empleados que participan en el desarrollo profesional, lo que refleja una cultura de aprendizaje continuo. Este KPI ayuda a evaluar el compromiso de la organización con la mejora de las habilidades y las oportunidades de crecimiento profesional.
Coste total de la plantilla (TCOW)
Una medida exhaustiva de todos los costes relacionados con la mano de obra, incluidos los salarios, las prestaciones y la formación. Este KPI explica claramente la inversión financiera necesaria para mantener y desarrollar la plantilla.
Coste laboral como porcentaje de los ingresos
Evalúa los costes de personal en relación con los ingresos totales para mantener la eficiencia financiera. Este KPI ayuda a las organizaciones a comprender qué parte de sus ganancias se destina a mano de obra, lo que proporciona información sobre la gestión de costes y la rentabilidad.
Coste de rotación por empleado
Calcula el coste de sustituir a un empleado, incluidos los gastos de contratación, incorporación y formación. Comprender los costes de rotación puede ayudar a las empresas a justificar las inversiones en estrategias de retención, como la mejora del compromiso, las oportunidades de desarrollo profesional y las prestaciones laborales, con el fin de minimizar la rotación y los gastos asociados.
Coste por contratación
Evalúa el coste total de contratar a un nuevo empleado, teniendo en cuenta los gastos de selección, formación e incorporación. Este KPI ofrece una imagen clara de la inversión financiera necesaria para incorporar nuevos talentos.
Tasa de rotación voluntaria frente a involuntaria
Distingue entre los empleados que dimiten y los que son despedidos. Este KPI proporciona información sobre los motivos que llevan a los empleados a abandonar la empresa, lo que ayuda a las organizaciones a evaluar la cultura del lugar de trabajo, la satisfacción laboral y los procesos de gestión del rendimiento.
Tasa de abandono durante el primer año
Realiza un seguimiento del porcentaje de nuevos empleados que abandonan la empresa durante su primer año, lo que pone de relieve posibles problemas de incorporación o de adaptación cultural. Este KPI proporciona información valiosa sobre la eficacia de los procesos de contratación, formación e integración.
Rotación lamentable frente a rotura no lamentable
Identifica a los empleados de alto rendimiento que se han perdido frente a aquellos que han abandonado la empresa sin un impacto significativo en el negocio. Este KPI ayuda a las organizaciones a distinguir entre la rotación que afecta al rendimiento y la rotación que es más neutra o beneficiosa.
Tasa de retención de los empleados con alto rendimiento
Mide el porcentaje de empleados con mejor rendimiento que permanecen en la empresa durante un periodo determinado. Este KPI destaca la capacidad de la organización para retener a sus empleados más valiosos, lo cual es fundamental para mantener la productividad y alcanzar las metas a largo plazo.
Ventajas del seguimiento de las métricas de gestión de la plantilla
Cuando las organizaciones miden los KPI de RR. HH. adecuados, obtienen una ventaja competitiva a la hora de optimizar las estrategias de personal, reducir costes y mejorar la experiencia de los empleados. A continuación le explicamos cómo:
- Planificación optimizada de la plantilla: la demanda de personal rara vez es estática. En lugar de apresurarse a cubrir las vacantes, los responsables de RR. HH. pueden anticipar las necesidades de personal analizando métricas clave como las tasas de rotación, el absentismo y las tendencias de productividad.
- Reducción de los costes laborales sin sacrificar el rendimiento: la mano de obra es uno de los gastos más importantes de cualquier organización, pero recortar los costes a ciegas puede afectar a la moral y la productividad. Los KPI ayudan a identificar ineficiencias, como el exceso de horas extras o una mala planificación.
- Mejora del compromiso y la retención de los empleados: los altos niveles de compromiso se traducen en una mayor retención y rendimiento. Cuando los equipos realizan el seguimiento de métricas de compromiso de los empleados, como el eNPS y las puntuaciones de satisfacción, detectan advertencias tempranas de agotamiento.
💡Consejo profesional: una caída en las puntuaciones de compromiso, un aumento del absentismo o una disminución de la productividad pueden ser señales de agotamiento antes de que los empleados renuncien. Las empresas que actúan en función de esta información mejorando el liderazgo, ofreciendo desarrollo profesional o aumentando la flexibilidad observan una menor rotación de personal y una plantilla más motivada.
- Mejor cumplimiento normativo y gestión de riesgos: desde las leyes salariales hasta las regulaciones sobre la jornada laboral, el incumplimiento puede acarrear multas cuantiosas y dañar la reputación. El seguimiento de las métricas de la plantilla relacionadas con el cumplimiento normativo garantiza que las empresas se mantengan al día con la legislación laboral.
- Toma de decisiones basada en datos : Atrás quedaron los días en los que la gestión de la plantilla se basaba en el instinto. Cuando los responsables de RR. HH. pueden acceder a datos sobre la plantilla en tiempo real, pueden tomar decisiones informadas respaldadas por tendencias, patrones y conocimientos predictivos.
- Aumento de la productividad y la eficiencia operativa: una plantilla bien gestionada es una plantilla productiva. Al realizar un seguimiento de métricas de productividad como los ingresos por empleado y las tasas de finalización de tareas, las empresas pueden identificar cuellos de botella y eliminar ineficiencias.
Consejos para implementar eficazmente los KPI de la plantilla
El seguimiento de los KPI solo tiene valor si impulsa la acción. A continuación, le mostramos cómo hacer que las métricas de la plantilla funcionen para su organización:
- Alinee los KPI con las metas empresariales: céntrese en métricas que influyan directamente en las metas de la empresa, como la productividad, la retención y los costes laborales.
- Priorice la información útil: evite las métricas vanidosas; realice el seguimiento de los datos que informan las decisiones y conducen a mejoras.
- Aproveche la automatización y la IA: utilice herramientas de análisis de la plantilla para recopilar, analizar y visualizar datos en tiempo real, reduciendo el esfuerzo manual.
- Garantice la transparencia y la aceptación: comunique por qué estas métricas son importantes para los directivos y los empleados con el fin de fomentar el compromiso y la responsabilidad.
- Revise y adapte periódicamente: las necesidades de la plantilla evolucionan, por lo que debe revisar periódicamente los KPI para que sigan siendo relevantes y estén alineados con las metas estratégicas.
Cómo ClickUp mejora la gestión de la plantilla y el seguimiento de los KPI
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Gracias a un hub centralizado para los datos de los empleados y a la comunicación directa y confidencial entre los directivos y los subordinados, los responsables de RR. HH. pueden detectar fácilmente señales de alerta, como la disminución del compromiso o la caída del rendimiento, antes de que se agraven.
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Al conectar la información sobre la contratación con el seguimiento del rendimiento, los equipos de RR. HH. pueden reducir los cuellos de botella en la contratación y garantizar que todos los nuevos empleados se incorporen sin problemas a un rol productivo.
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Esto garantiza cálculos precisos de las nóminas, evita el exceso de horas extras y ayuda a identificar los desequilibrios en la carga de trabajo antes de que provoquen agotamiento.
Al integrar el control de tiempo con las métricas de rendimiento, los equipos de RR. HH. pueden medir las tendencias de eficiencia, optimizar la programación y garantizar una distribución justa de la carga de trabajo.
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¿Necesita supervisar el progreso de la contratación? Añada un widget para puestos vacantes, tiempo de contratación y estado de los candidatos.
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Al vincular las metas con tareas o hitos específicos, las organizaciones garantizan la alineación entre los esfuerzos de gestión de la plantilla y los objetivos de la empresa.
Gracias a los objetivos personalizables, los equipos de RR. HH. pueden supervisar todo, desde la rapidez de contratación hasta las puntuaciones de compromiso de los empleados, lo que facilita la corrección del rumbo cuando es necesario. Los resúmenes de progreso también consolidan las metas relacionadas, lo que ofrece una vista general del rendimiento de la plantilla de un solo vistazo.
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Tanto si su equipo de RR. HH. está ajustando los flujos de trabajo de incorporación, alineando las prioridades de contratación o revisando los datos de rendimiento, las funciones de colaboración instantánea de ClickUp mantienen a todo el mundo en sintonía.
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Un ejemplo de ello es la plantilla de KPI de ClickUp, diseñada para hacer más eficiente el seguimiento del rendimiento de la plantilla. La plantilla ofrece potentes funciones, como estados personalizados, campos y múltiples vistas, lo que permite a los equipos de RR. HH. supervisar los KPI y métricas clave para la gestión de la plantilla, como la productividad, la retención y el compromiso de los empleados, todo en un solo lugar.
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Gestionar una plantilla no es fácil, pero disponer de los datos adecuados marca la diferencia. Los KPI de gestión de personal ayudan a los equipos de RR. HH. a tomar decisiones informadas, ya sea para mejorar la productividad, reducir la rotación de personal o controlar los costes laborales.
Pero el seguimiento de estas métricas no debería ser una tarea complicada.
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