¿Cómo saber si su equipo es productivo? ¿Están funcionando sus esfuerzos de retención? ¿Están subiendo los costes laborales sin un claro retorno de la inversión?
La respuesta está en los KPI de gestión de la fuerza laboral, métricas que muestran claramente lo que funciona y lo que necesita ajustes.
Cuando se realiza un seguimiento eficaz, estos KPI permiten a los líderes optimizar la planificación de los recursos humanos, reducir costes y mejorar el compromiso de los empleados.
Analicemos las métricas clave que impulsan una gestión más inteligente de la plantilla y mejores resultados para la empresa.
⏰ Resumen de 60 segundos
- El seguimiento de los KPI de la plantilla ayuda a las empresas a optimizar la productividad, controlar los costes laborales y mejorar el compromiso de los empleados
- Los KPI de la fuerza laboral se pueden clasificar en términos generales en métricas de productividad, asistencia, compromiso, costes y retención, cada una de las cuales ofrece información crítica
- Empresas como IKEA mejoraron los KPI de la plantilla, como las métricas de retención, optimizando la programación, la incorporación y las estructuras salariales
- El seguimiento de los KPI de la plantilla ayuda a optimizar la dotación de personal, reducir costes, mejorar el compromiso de los empleados y obtener mejores resultados empresariales a través de decisiones basadas en datos
- Una app, aplicación, todo en uno como ClickUp puede centralizar los datos de la plantilla, automatizar el seguimiento y proporcionar información en tiempo real, lo que permite a los equipos de RR. HH. tomar decisiones informadas y agilizar las operaciones de manera eficiente
Comprender las métricas de gestión de la fuerza laboral
Mantener la gestión de la fuerza laboral funcionando sin problemas no es solo cuestión de instinto. Se trata de números.
Las métricas de gestión de la fuerza laboral le dan un pulso a todo, desde la productividad hasta el compromiso de los empleados, ayudándole a tomar decisiones más inteligentes y respaldadas por datos.
Sin embargo, no todos los datos son valiosos. El verdadero poder proviene de los análisis que sacan a la luz patrones, señalan riesgos y destacan oportunidades de mejora.
Cuando se termina correctamente, el análisis de la fuerza laboral no solo proporciona información, sino que ofrece ahorros de costes cuantificables.
👀 ¿Sabías que...? Las empresas que implementan análisis sólidos de la fuerza laboral pueden ahorrar entre el 0,5 y el 2,5 % de su gasto anual en nóminas identificando ineficiencias y riesgos de cumplimiento. Ese dinero puede reinvertirse en mejores programas de contratación, formación o experiencia de los empleados.
Mediante el seguimiento de las métricas adecuadas de gestión de la fuerza laboral, los equipos de RR. HH. pueden adelantarse a los problemas antes de que se agraven.
Ya sea para supervisar las tendencias de productividad, los patrones de asistencia o las fluctuaciones de costes, estas métricas garantizan que las decisiones sobre la fuerza laboral se basen en datos y no en suposiciones.
Por ejemplo, el seguimiento de las tasas de absentismo puede poner de relieve los posibles riesgos de agotamiento, lo que permite a los directivos abordar los problemas de distribución de la carga de trabajo o de compromiso antes de que afecten a la retención.
La supervisión del cumplimiento de los horarios ayuda a optimizar los niveles de personal, reduciendo los costes innecesarios de horas extras y manteniendo la eficiencia operativa.
Al aprovechar eficazmente las métricas de gestión de la fuerza laboral, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia, aumentar la satisfacción de los empleados y alinear los costes laborales con los objetivos de la empresa.
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Categorías de KPI de gestión de la fuerza laboral
Los KPI de gestión de la fuerza laboral pueden agruparse en varias categorías amplias, cada una de las cuales tiene un propósito estratégico diferente. Comprender estas categorías ayuda a los equipos de RR. HH. a centrarse en los datos adecuados para tomar mejores decisiones empresariales.
Métricas de productividad
Las métricas de productividad miden la eficiencia y la eficacia de su plantilla. Estas proporcionan información sobre si los empleados están cumpliendo con las expectativas de rendimiento y cómo están contribuyendo a los resultados de la empresa.
Las organizaciones con empleados altamente productivos lógicamente ven una mayor rentabilidad que aquellas con baja productividad. El seguimiento de las métricas clave en esta categoría puede ayudar a identificar ineficiencias o brechas subyacentes.
Por ejemplo, si una empresa observa una disminución constante de los ingresos por empleado, podría indicar una falta de formación, procesos ineficientes o empleados desmotivados, todo lo cual requiere intervenciones específicas para aumentar la producción.
Métricas de asistencia y programación
Las métricas de asistencia y programación son vitales para garantizar una plantilla equilibrada y productiva. Estos indicadores clave de rendimiento ayudan a las empresas a mantener niveles óptimos de personal, minimizar las interrupciones y controlar los costes laborales.
Al supervisar factores como el absentismo, el cumplimiento de horarios y las horas extra, las organizaciones pueden evitar problemas como el agotamiento de los empleados, las brechas de cobertura de última hora y los gastos innecesarios.
El seguimiento preciso de estas métricas permite a los gerentes crear horarios eficientes, compatibilidad con el bienestar de los empleados y mantener la eficiencia operativa general.
Métricas de compromiso de los empleados
El compromiso de los empleados no se trata solo de la satisfacción laboral; es un factor crítico del rendimiento de la empresa. Los empleados comprometidos aportan más energía, compromiso e innovación a su trabajo, mientras que los empleados desmotivados contribuyen al absentismo, la rotación y la disminución de la productividad.
🧠 Dato curioso: Las organizaciones con empleados altamente comprometidos experimentan una mayor productividad, rentabilidad y ventas que los equipos desmotivados. Existe una fuerte correlación entre el compromiso de los empleados y el bienestar general, lo que refuerza que un entorno de trabajo positivo repercute directamente en el intento correcto de la empresa.
El seguimiento de las métricas de compromiso de los empleados, como el índice neto de recomendación de los empleados (eNPS), las puntuaciones de satisfacción laboral y las valoraciones de la eficacia de los directivos, ayuda a las organizaciones a comprender cómo se sienten los empleados con respecto a su trabajo y a su liderazgo.
Una caída en las puntuaciones de compromiso puede indicar una mala gestión, falta de crecimiento profesional o reconocimiento insuficiente, lo que proporciona a los equipos de RR. HH. los datos que necesitan para tomar medidas proactivas.
Las organizaciones pueden crear una plantilla más motivada priorizando los KPI de compromiso, reduciendo la rotación y generando mejores resultados para la empresa.
Métricas de costes
Los costes laborales suelen ser el mayor gasto de una empresa; sin un seguimiento adecuado, pueden salirse de control.
La gestión de la fuerza laboral implica algo más que garantizar que los empleados estén comprometidos y sean productivos; también implica mantener la sostenibilidad financiera.
Las métricas de costes clave, como el coste total de la plantilla (TCOW), el coste de la mano de obra como porcentaje de los ingresos y las tarifas de horas extra no planificadas, ayudan a las organizaciones a equilibrar una remuneración competitiva y la eficiencia de costes.
Por ejemplo, los picos inesperados de horas extras no planificadas podrían indicar ineficiencias en la programación, lo que conduce al agotamiento, al aumento de la nómina y a riesgos de cumplimiento.
Del mismo modo, un coste de mano de obra elevado en relación con los ingresos podría sugerir que los gastos de personal están superando el crecimiento de la empresa, lo que requiere una reevaluación de los modelos de dotación de personal, las oportunidades de automatización o las iniciativas de productividad de la mano de obra.
Mediante el seguimiento y el análisis de los datos de la plantilla relacionados con los costes, las empresas pueden tomar decisiones más estratégicas, ya sea ajustando los planes de contratación o aprovechando las plantillas y herramientas de planificación de la capacidad para controlar los gastos y mantener la eficiencia operativa.
Métricas de retención y rotación
La alta rotación de empleados es más que un desafío de personal; es un asesino de la rentabilidad. Cada partida significa mayores costos de contratación, pérdida de productividad y flujos de trabajo interrumpidos. Por eso, monitorear la tasa de rotación, el desgaste del primer año y la movilidad interna es fundamental para la gestión de la fuerza laboral.
📌 Ejemplo
Tomemos como ejemplo IKEA. Al igual que muchos minoristas, IKEA se enfrentaba a una alta rotación de personal, especialmente en países como el Reino Unido e Irlanda, donde la mitad de las nuevas contrataciones se iban durante el primer año.
El coste de reemplazar a cada empleado se estimó en 5000 $, lo que convierte la rotación de personal en una importante carga financiera. Reconociendo que el salario por sí solo no era suficiente para retener a los empleados, IKEA implementó un enfoque múltiple para mejorar la retención:
- Aumentos salariales: El salario se ajustó para ser competitivo en los diferentes mercados, garantizando que los empleados ganaran lo suficiente para mantener un estilo de vida digno
- Programación flexible: La programación de turnos se trasladó a Internet, lo que permite a los empleados intercambiar turnos sin necesidad de aprobación por parte de la dirección. Esta autonomía ayudó a reducir el estrés y los conflictos entre el trabajo y la vida personal
- Incorporación y formación estructuradas: En lugar de dejar que los nuevos empleados se las apañen solos en el lugar de trabajo, IKEA ha renovado su experiencia de incorporación, centrándose en una comunicación clara, comentarios frecuentes y una mejor compatibilidad con los directivos
¿Los resultados? La rotación voluntaria de IKEA a nivel mundial se redujo del 22,4 % en 2022 al 17,5 % en abril de 2024.
En EE. UU., la rotación de personal disminuyó de un tercio a un cuarto de su plantilla.
Estas mejoras no solo se trataban de mantener a los empleados. Se tradujeron en una mayor productividad, menores costes de contratación y una plantilla más estable.
Esto pone de relieve una lección importante: la retención no es solo un reto de RR. HH., sino una prioridad estratégica de la empresa.
Las empresas que supervisan de forma proactiva el desgaste del primer año, la movilidad interna y los motivos de salida pueden identificar áreas de mejora e implementar políticas que mantengan a los empleados comprometidos y motivados.
Ya sea a través de una mejor remuneración, oportunidades de crecimiento profesional o una mejor programación, la clave para reducir la rotación de personal es crear un lugar de trabajo en el que los empleados quieran quedarse.
Métricas clave de gestión de la fuerza laboral
Aquí hay más de 20 métricas esenciales de gestión de la fuerza laboral, que cubren todo, desde la contratación y la retención hasta el compromiso y la eficiencia:
Ingresos por empleado
Mide los ingresos totales generados por empleado para evaluar la eficiencia general de la plantilla. Este KPI ayuda a las organizaciones a evaluar la eficacia con la que su plantilla contribuye al rendimiento financiero de la empresa.
Tiempo de productividad
Mide la rapidez con la que los nuevos empleados alcanzan la plena productividad, lo que proporciona información sobre la eficacia de la incorporación. Este KPI ayuda a identificar las lagunas en los programas de formación y a agilizar el proceso de incorporación para acelerar el rendimiento de los empleados.
Tasa de finalización de tareas
Mide el porcentaje de tareas completadas a tiempo, lo que refleja la productividad individual y del equipo. Este KPI destaca la eficacia con la que los empleados y los equipos gestionan su carga de trabajo y cumplen los plazos.
Tasa de utilización
Mide el porcentaje de tiempo disponible de un empleado dedicado al trabajo productivo frente a las tareas administrativas. Este KPI proporciona información valiosa sobre la eficacia con la que los empleados dedican su tiempo a actividades de alto valor.
Tasa de absentismo
Calcula el porcentaje de días de trabajo perdidos debido a ausencias no planificadas, lo que ayuda a identificar posibles problemas de compromiso o de salud. Este KPI es esencial para comprender el impacto del absentismo en la productividad y la dinámica del equipo.
Cumplimiento de horarios
Mide el grado de cumplimiento de los empleados con sus horarios asignados, lo cual es crucial para los roles que requieren una estricta gestión del tiempo. Este KPI garantiza que el personal esté disponible cuando sea necesario, reduciendo las brechas de cobertura y manteniendo la calidad del servicio.
Tasa de cobertura de turnos
Evalúa la frecuencia con la que se cubren correctamente los turnos programados, reduciendo las carencias de personal de última hora. Este KPI garantiza unos niveles de personal adecuados para mantener el buen funcionamiento y la calidad del servicio.
Horas extras
Realiza un seguimiento de la cantidad de horas extras trabajadas, lo que puede indicar falta de personal o desequilibrios en la carga de trabajo. Este KPI ayuda a las organizaciones a controlar la tensión a la que se ven sometidos los empleados y a gestionar los costes laborales de forma eficaz.
Índice Neto de Promotores de Empleados (eNPS)
Mide la lealtad de los empleados y la probabilidad de que recomienden la empresa como un gran lugar para trabajar. Este KPI proporciona una instantánea clara de la satisfacción y el compromiso de los empleados, y sirve como un valioso indicador de la cultura del lugar de trabajo.
Puntuación de eficacia del gerente
Mide la retroalimentación de los empleados sobre la calidad del liderazgo, un factor clave para el compromiso y la retención. Este KPI proporciona información sobre la compatibilidad, motivación y orientación de los equipos por parte de los gerentes.
Índice de satisfacción de los empleados
Agrega datos sobre el sentimiento de los empleados a partir de encuestas de Pulso, entrevistas de salida y revisiones de rendimiento. Este KPI ofrece una vista completa de la felicidad general de los empleados y la satisfacción en el lugar de trabajo.
Tasa de movilidad interna
Realiza un seguimiento del porcentaje de empleados que han sido ascendidos o que están en transición hacia nuevos roles organizacionales. Este KPI destaca las oportunidades de crecimiento profesional y desarrollo de habilidades, lo que refleja el compromiso de la organización con el avance de los empleados.
Tasa de participación en la formación
Controla el porcentaje de empleados que participan en el desarrollo profesional, lo que refleja una cultura de aprendizaje continuo. Este KPI ayuda a medir el compromiso de la organización con la mejora de las habilidades y las oportunidades de crecimiento profesional.
Coste total de la plantilla (TCOW)
Una medida integral de todos los costes relacionados con la mano de obra, incluidos salarios, prestaciones y formación. Este KPI explica claramente la inversión financiera necesaria para mantener y desarrollar la plantilla.
Coste de la mano de obra como porcentaje de los ingresos
Evalúa los costes de la mano de obra en relación con los ingresos totales para mantener la eficiencia financiera. Este KPI ayuda a las organizaciones a comprender qué parte de sus ganancias se gastan en mano de obra, proporcionando información sobre la gestión de costes y la rentabilidad.
Coste de rotación por empleado
Calcula el coste de sustituir a un empleado, incluidos los gastos de contratación, incorporación y formación. Comprender los costes de rotación puede ayudar a las empresas a justificar las inversiones en estrategias de retención, como la mejora del compromiso, las oportunidades de desarrollo profesional y las prestaciones laborales, para minimizar la rotación y los gastos asociados.
Coste por contratación
Evalúa el coste total de contratar a un nuevo empleado, teniendo en cuenta los gastos de selección, formación e incorporación. Este KPI proporciona una imagen clara de la inversión financiera necesaria para incorporar nuevos talentos.
Tasa de rotación voluntaria frente a involuntaria
Diferenciar entre los empleados que dimiten y los que son despedidos. Este KPI proporciona información sobre las razones de las bajas de los empleados, lo que ayuda a las organizaciones a evaluar la cultura del lugar de trabajo, la satisfacción laboral y los procesos de gestión del rendimiento.
Tasa de abandono en el primer año
Realiza un seguimiento del porcentaje de nuevas contrataciones que se van durante el primer año, lo que pone de manifiesto posibles problemas de incorporación o de adaptación cultural. Este KPI proporciona información valiosa sobre la eficacia de los procesos de contratación, formación e integración.
Rotación de personal lamentable frente a no lamentable
Identifica a los empleados de alto rendimiento que se han perdido frente a los que han abandonado la empresa sin un impacto significativo en la empresa. Este KPI ayuda a las organizaciones a distinguir entre la rotación que afecta al rendimiento y la rotación que es más neutral o beneficiosa.
Tasa de retención de empleados con alto rendimiento
Mide el porcentaje de empleados con mejor rendimiento que permanecen en la empresa durante un periodo determinado. Este KPI destaca la capacidad de la organización para retener a sus talentos más valiosos, lo cual es crucial para mantener la productividad y alcanzar las metas a largo plazo.
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Ventajas del seguimiento de las métricas de gestión de la plantilla
Cuando las organizaciones miden los KPI de RR. HH. adecuados, obtienen una ventaja competitiva al optimizar las estrategias de personal, reducir costes y mejorar la experiencia de los empleados. Así es como:
- Planificación optimizada de la plantilla: La demanda de personal rara vez es estática. En lugar de apresurarse para cubrir las carencias, los responsables de RR. HH. pueden anticipar las necesidades de personal analizando métricas clave como las tasas de rotación, el absentismo y las tendencias de productividad
- Reducción de los costes laborales sin sacrificar el rendimiento: La mano de obra es uno de los gastos más importantes de cualquier organización, pero recortar costes a ciegas puede perjudicar la moral y la productividad. Los KPI ayudan a identificar ineficiencias, como el exceso de horas extras o una mala programación
- Mejora del compromiso y la retención de los empleados: Los altos niveles de compromiso se traducen en una mayor retención y rendimiento. Cuando los equipos realizan un seguimiento de las métricas de compromiso de los empleados, como el eNPS y las puntuaciones de satisfacción, detectan las primeras señales de advertencia del agotamiento
💡Consejo profesional: Una caída en las puntuaciones de compromiso, un aumento del absentismo o una disminución de la productividad pueden indicar agotamiento antes de que los empleados renuncien. Las empresas que actúan en base a estos conocimientos mejorando el liderazgo, ofreciendo desarrollo profesional o aumentando la flexibilidad ven una menor rotación y una fuerza laboral más motivada.
- Mejor cumplimiento y gestión de riesgos: Desde las leyes salariales hasta las regulaciones de las horas de trabajo, el incumplimiento puede resultar en fuertes multas y daños a la reputación. El seguimiento de las métricas de la fuerza laboral relacionadas con el cumplimiento garantiza que las empresas se mantengan a la vanguardia de las leyes laborales
- Toma de decisiones basada en datos : Atrás quedaron los días en los que se confiaba en el instinto para la gestión de la fuerza laboral. Cuando los responsables de RR. HH. pueden acceder a datos de la fuerza laboral en tiempo real, pueden tomar decisiones informadas respaldadas por tendencias, patrones y conocimientos predictivos
- Aumento de la productividad y la eficiencia operativa: Una plantilla bien gestionada es una plantilla productiva. Mediante el seguimiento de métricas de productividad como los ingresos por empleado y los índices de finalización de tareas, las empresas pueden identificar los cuellos de botella y eliminar las ineficiencias
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Consejos para implementar los KPI de la plantilla de forma eficaz
El seguimiento de los KPI solo es valioso si impulsan la acción. A continuación, le indicamos cómo hacer que las métricas de la fuerza laboral funcionen para su organización:
- Alinee los KPI con las metas de la empresa: Concéntrese en las métricas que afectan directamente a los objetivos de la empresa, como la productividad, la retención y los costes laborales
- Priorizar conocimientos prácticos: Evitar métricas vanidosas; seguimiento de datos que informan decisiones y conducen a mejoras
- Automatización e IA: Utilice herramientas de análisis de la fuerza laboral para recopilar, analizar y visualizar datos en tiempo real, reduciendo el esfuerzo manual
- Garantizar la transparencia y la aceptación: Comunicar por qué estas métricas son importantes para la dirección y los empleados a fin de fomentar el compromiso y la responsabilidad
- Revise y adapte regularmente: Las necesidades de la fuerza laboral evolucionan, así que revise los KPI periódicamente para mantenerlos relevantes y alineados con las metas estratégicas
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Cómo ClickUp mejora la gestión de la plantilla y el seguimiento de los KPI
ClickUp, la app de todo para el trabajo, permite a los equipos de RR. HH. optimizar la gestión de la plantilla, realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento y automatizar los flujos de trabajo esenciales.
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Mediante la conexión de los conocimientos sobre contratación con el seguimiento del rendimiento, los equipos de RR. HH. pueden reducir los cuellos de botella en la contratación y garantizar que cada nuevo empleado pase sin problemas a un rol productivo.
El software de seguimiento del tiempo de ClickUp ayuda a los equipos de RR. HH. a obtener claridad sobre la productividad de la fuerza laboral y los costes laborales sin depender de la elaboración manual de informes. Los empleados pueden registrar el tiempo directamente en las tareas, mientras que RR. HH. y los gerentes obtienen una visión en tiempo real de cómo se invierten las horas de trabajo en los proyectos, departamentos o empleados individuales.
Esto garantiza cálculos de nómina precisos, evita horas extras excesivas y ayuda a identificar desequilibrios en la carga de trabajo antes de que provoquen agotamiento.
Al integrar el control de tiempo con métricas de rendimiento, los equipos de RR. HH. pueden medir las tendencias de eficiencia, optimizar la programación y garantizar una distribución justa de la carga de trabajo.
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¿Desea hacer un seguimiento del compromiso de los empleados? Mostrar puntuaciones eNPS, tendencias de satisfacción y resúmenes de comentarios.
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Los equipos de RR. HH. pueden establecer metas claras y medibles, como productividad, retención de empleados o finalización de la formación, y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real con actualizaciones automatizadas.
Al enlazar las metas con tareas o hitos específicos, las organizaciones garantizan la alineación entre los esfuerzos de gestión de la fuerza laboral y los objetivos de la empresa.
Con objetivos personalizables, los equipos de RR. HH. pueden supervisar todo, desde la velocidad de contratación hasta las puntuaciones de compromiso de los empleados, lo que facilita corregir el rumbo cuando sea necesario. Los resúmenes de progreso también consolidan las metas relacionadas, ofreciendo una vista general del rendimiento de la fuerza laboral de un vistazo.
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Los RR. HH. basados en datos empiezan aquí
Gestionar una plantilla no es fácil, pero disponer de los datos adecuados marca la diferencia. Los KPI de gestión de la plantilla ayudan a los equipos de RR. HH. a tomar decisiones informadas, ya sea para mejorar la productividad, reducir la rotación o mantener los costes laborales bajo control.
Pero el seguimiento de estas métricas no debería ser una molestia.
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