En 1971, un programador informático, Raymond Tomlinson, hizo historia al enviarse a sí mismo el primer correo electrónico, un mensaje revolucionario que decía algo así como «QWERTYUIOP». Emocionante, ¿verdad?
Hoy en día, los correos electrónicos ya no son una novedad. Por el contrario, se han convertido en uno de los mayores enemigos de la productividad.
🚨 Una persona recibe una media de 120 correos electrónicos al día. Según Adobe, los profesionales dedican más de cinco horas al día a leer y responder correos electrónicos, ¡casi la mitad de su jornada laboral! No es de extrañar que las cartas escritas a mano se consideren un lujo poco común.
Sin embargo, los correos electrónicos siguen siendo la columna vertebral de la comunicación corporativa. Son tan importantes que los registros de correo electrónico son admisibles en los tribunales, ¡hablamos de algo muy serio!
Por eso, priorizar los correos electrónicos significa aumentar la productividad, reducir el estrés y mejorar la comunicación por correo electrónico.
Con las estrategias adecuadas para priorizar el correo electrónico, puedes convertir tu bandeja de entrada de un obstáculo para la productividad en una potente herramienta de organización. Analicémoslo paso a paso.
⏰ Resumen de 60 segundos
Mantén el orden y el control de tu bandeja de entrada con estas estrategias inteligentes de gestión del correo electrónico:
- Categorizar correos electrónicos: utilice rótulos, indicadores o etiquetas para clasificar los correos electrónicos por prioridad
- Establezca horarios específicos para el correo electrónico: evite revisar constantemente la bandeja de entrada y programe franjas horarias específicas para gestionar el correo electrónico
- Utiliza herramientas de correo electrónico: utiliza ClickUp para convertir correos electrónicos en tareas, automatizar seguimientos y sincronizar con Gmail o Outlook
- Darse de baja y ordenar: elimine los boletines informativos innecesarios y archive los correos electrónicos obsoletos
- Convierte los correos electrónicos en acciones: resume los correos electrónicos y crea tareas prácticas con herramientas como ClickUp Brain
Por qué es importante priorizar los correos electrónicos
Todas las empresas comparten el mismo objetivo final: aumentar los ingresos y potenciar las ventas. Para ello, la comunicación, especialmente a través del correo electrónico, debe dar en el blanco.
Según los estudios, esperar más de cinco minutos para responder a un cliente potencial puede reducir en 10 veces tu tasa de intentos correctos. Si alargas ese tiempo de respuesta a entre cinco y diez minutos, la disminución es del 400%. Sí, cada minuto cuenta.
Por eso necesitamos priorizar los correos electrónicos. La gestión del correo electrónico, cuando se hace bien, es una mina de oro para una comunicación eficaz.
Ahora, pasemos de los clientes a los empleados. Casi el 70 % de los empleados afirma que prefiere el correo electrónico para las comunicaciones en el trabajo. Eso significa que una gran parte de tu equipo depende del correo electrónico para mantenerse informado y coordinado.
Así que no, no puedes evitar tu bandeja de entrada. En cambio, lo más inteligente es redoblar tus esfuerzos en la priorización del correo electrónico.
Con las herramientas de IA, que ahora ofrecen todo, desde la clasificación automática hasta la redacción de respuestas, gestionar los mensajes entrantes es más fácil que nunca. Pero aún hay más por descubrir. Hagámoslo con una guía paso a paso sobre cómo priorizar los correos electrónicos.
Guía paso a paso para priorizar los correos electrónicos en el trabajo
La primera regla para priorizar los correos electrónicos: no todos los correos electrónicos son iguales.
Al asignar niveles de prioridad a los mensajes entrantes, puedes centrarte en lo que realmente importa y evitar quedar sepultado bajo una montaña de correos electrónicos de baja prioridad.
A continuación te explicamos cómo gestionar tu bandeja de entrada como un profesional:
Paso 1: clasificar los correos electrónicos
cada día se envían 160 000 millones de correos basura, lo que supone el 46 % de todos los correos electrónicos. Seguro que no quieres que los mensajes importantes de tu jefe queden junto a una entrada de blog sobre inversiones «milagrosas», ¿verdad?
Por eso, empezamos por clasificar los correos electrónicos en función de su importancia en la priorización del correo electrónico.
Empieza por asignar niveles de prioridad utilizando los rótulos, etiquetas o indicadores de tu cliente de correo electrónico.
Para organizar los correos electrónicos en Gmail, utiliza estrellas para marcar los mensajes importantes. Solo tienes que hacer clic en la estrella situada junto a un correo electrónico en tu bandeja de entrada y, para verlos todos, selecciona «Destacados» en el menú de la izquierda.
Si utilizas Outlook, puedes marcar los correos electrónicos para su seguimiento. Haz clic en el icono de la bandera junto al mensaje e incluso puedes establecer una fecha límite para recordarte que debes tomar medidas.
💡 Consejo profesional: Etiqueta los correos electrónicos que requieran atención inmediata con «Alta prioridad», «Urgente» o «Acción requerida». Es como poner un semáforo en tu bandeja de entrada: el rojo significa que debes detener todo y responder.
Los filtros y los rótulos son algunas de las formas más sencillas de crear bandejas de entrada ordenadas. Estas herramientas clasifican y categorizan automáticamente los correos electrónicos entrantes y los mensajes urgentes según criterios como el remitente, el asunto o las palabras clave.
Por ejemplo, los correos electrónicos de tus remitentes VIP o de proyectos críticos pueden enviarse directamente a una bandeja de entrada prioritaria, mientras que los correos electrónicos promocionales pueden moverse discretamente a una carpeta separada.
A continuación, te ofrecemos un resumen rápido de cómo crear filtros en Gmail:
- Abre tu bandeja de entrada y haz clic en el icono Mostrar opciones de búsqueda en la barra de búsqueda
- Introduce tus criterios (por ejemplo, remitente, asunto) y prueba haciendo clic en Buscar
- En la parte inferior, haz clic en Crear filtro
- Elige una acción (por ejemplo, categorizar, eliminar, rotular)
- Vuelve a hacer clic en «Crear filtro»
Paso 2: uso de herramientas y funciones
Incluso después de limpiar la bandeja de entrada, es fácil que el caos vuelva a aparecer. Por eso son esenciales las herramientas de gestión del correo electrónico.
Tomemos ClickUp como ejemplo. Esta herramienta de gestión de proyectos puede automatizar las tareas de correo electrónico con su función Automatizaciones. Puedes configurarla para enviar correos electrónicos o asignar tareas cuando cambie el estado; por ejemplo, notificar al líder de tu equipo por correo electrónico cuando una tarea se marque como «Completada»
¿Tienes varias cuentas de correo electrónico? Herramientas como Shift te permiten ver los correos electrónicos profesionales y personales desde un práctico panel. Shift te ayuda a gestionar las conversaciones entre cuentas sin tener que cambiar de app, aplicación.
Hablando de una excelente funcionalidad de búsqueda, hablemos de la búsqueda conectada de ClickUp. Esta potente herramienta impulsada por IA escanea correos electrónicos, documentos y conversaciones utilizando una palabra clave o una descripción del proyecto. Es como tener un motor de búsqueda dedicado a tu bandeja de entrada y tus archivos.
Para ordenar, prueba Unroll.me para darte de baja de forma masiva de los boletines informativos que ya no lees. Ya sea que borres todo o te des de baja de forma selectiva, es una forma sencilla de reducir los correos electrónicos irrelevantes y recuperar la cordura en tu bandeja de entrada.
Existen muchas otras herramientas y funciones para priorizar los correos electrónicos. Sin embargo, es recomendable utilizar solo una, ya que esto implica menos gestión y más eficiencia.
Para ayudarte a encontrar la herramienta que mejor se adapta a tus necesidades, busca una que ofrezca estas funciones:
- Automatización del correo electrónico: automatice acciones como clasificar, etiquetar y enviar notificaciones para un flujo de trabajo más fluido
- Entorno de trabajo unificado: gestiona tareas y correos electrónicos en una sola plataforma para evitar cambiar de herramienta
- Función de búsqueda avanzada: localice correos electrónicos, documentos o conversaciones al instante con una búsqueda basada en IA
- Plantillas personalizables: cree y reutilice plantillas de correo electrónico para una comunicación coherente y eficiente
- Capacidades de integración: sincroniza con calendarios, CRM y apps de productividad para disfrutar de un entorno digital conectado
Paso 3: establecer prioridades diarias
La meta es pasar menos tiempo en la bandeja de entrada, no más. Ajustar las prioridades diarias de la bandeja de entrada puede ahorrar tiempo, reducir el estrés y ayudarte a concentrarte en las tareas importantes. A continuación, te explicamos cómo estructurar la gestión del correo electrónico:
- Enfoque «hazlo ahora»: si un correo electrónico te lleva menos de 2 minutos, respóndelo inmediatamente; así evitarás que se acumulen
- Delega tareas: si un correo electrónico requiere la participación de un miembro del equipo, reenvíalo con instrucciones claras. Delegar garantiza que las personas adecuadas tomen medidas sin que tengas que microgestionar
- Aplazar para más tarde: ¿Tienes correos electrónicos que no son urgentes pero requieren atención? Establece recordatorios o posponlos para darles seguimiento en un momento específico. Herramientas como una bandeja de entrada prioritaria o un software de gestión de correo electrónico pueden ayudarte a organizarlos de manera eficiente
- Elimina los correos electrónicos innecesarios: despídete de los correos electrónicos obsoletos o irrelevantes. Limpiar el desorden de tu bandeja de entrada aumenta la concentración y garantiza que los mensajes importantes destaquen
Consejos avanzados para la gestión del correo electrónico
Con cientos de correos electrónicos que llegan a diario, es imposible mantenerse al día sin ayuda.
¿La solución? Deja de evitar la tecnología y empieza a adoptarla para gestionar los más de 100 correos electrónicos no leídos que recibes cada semana en tu bandeja de entrada.
Aprovechar la IA y las herramientas de productividad
La mayoría de los correos electrónicos se reducen a tareas: actualizaciones compartidas, proyectos que gestionar o plazos que cumplir. Por lo tanto, lo más lógico es combinar la gestión del correo electrónico y del flujo de trabajo en un solo lugar, en lugar de saltar de una tarea a otra.
ClickUp es la solución perfecta para integrar la gestión del correo electrónico con la priorización de tareas.
ClickUp se integra perfectamente con Gmail y Outlook, y ofrece las siguientes ventajas:
- Convierte los correos electrónicos en tareas prácticas directamente desde Gmail
- Actualiza el estado y la prioridad de las tareas sin salir de tu bandeja de entrada
- Comparte el contenido de los correos electrónicos como comentarios de tareas para mejorar la colaboración
- Programa y delega tareas en función de las interacciones por correo electrónico
- Sincroniza los correos electrónicos de Outlook con las tareas de ClickUp para optimizar el seguimiento
- Configure recordatorios en Outlook para las tareas de ClickUp
- Automatice la creación de tareas a partir de correos electrónicos para un flujo de trabajo más fluido
Pero eso no es todo. ClickUp emplea funciones como ClickUp Assign Comments y ClickUp Mentions para organizar aún más los correos electrónicos.
Tomemos como instancia la historia de Oscar.
📌 Ejemplo: Oscar, un gestor de proyectos, recibe un correo electrónico de un cliente que solicita información actualizada sobre el rediseño de su sitio web. En lugar de copiar los detalles en una herramienta independiente, Oscar utiliza ClickUp para adjuntar el correo electrónico directamente a la tarea del proyecto de rediseño. Añade rápidamente un comentario etiquetando al equipo de diseño con instrucciones específicas, asigna el seguimiento a Sarah (la diseñadora principal) y establece un plazo, todo ello desde ClickUp.
Sin pestañas adicionales, sin perder detalles y el cliente recibe sus actualizaciones a tiempo, como por arte de magia.
Solo mejora con ClickUp Brain. Este asistente con IA lleva la gestión del correo electrónico al siguiente nivel al redactar correos electrónicos por ti en segundos.
Cómo funciona: solo tienes que proporcionar los puntos clave y ClickUp Brain redactará un correo electrónico profesional con el tono perfecto, acorde con tu intención y tu público.
Si quieres convertir los correos electrónicos largos en pasos prácticos, ClickUp Brain puede resumir el contenido y generar tareas.
Buenas prácticas de comunicación
Aunque tienes todas las herramientas a tu disposición para dominar la comunicación por correo electrónico, aquí tienes algunas estrategias de gestión del correo electrónico para mantener la profesionalidad y la colaboración:
1. Establezca directrices de comunicación claras
Define qué canales son los más adecuados para cada tipo de comunicación.
Por ejemplo, el correo electrónico para actualizaciones formales, la mensajería instantánea para preguntas rápidas y las reuniones programadas para discusiones detalladas. Esto reducirá la confusión y agilizará las interacciones.
2. Realice reuniones de puesta al día
Las reuniones de puesta al día son breves reuniones diarias (¡que suelen celebrarse de pie!) en las que todos comparten novedades sobre tareas, planes y obstáculos. Este método, inspirado en la metodología ágil, alinea rápidamente a los equipos multifuncionales.
💡 Consejo profesional: Utiliza la plantilla de reunión diaria (resumen) StandUp de ClickUp para tomar notas, realizar un seguimiento del progreso y abordar los retos sin planificar en exceso.
3. Respete las diversas necesidades de comunicación
No todo el mundo se siente cómodo en los chats grupales o las llamadas de Zoom. Algunos prefieren las actualizaciones por escrito o los controles privados.
Utiliza herramientas como ClickUp Chat para facilitar y ampliar el uso compartido de ideas. Además, recuerda ponerte en contacto con los miembros más callados del equipo con regularidad para asegurarte de que se sienten escuchados.
4. Prioriza la escucha activa
Una buena comunicación implica tanto escuchar como hablar.
En las reuniones, anime a los participantes a centrarse en lo que dicen los demás en lugar de planificar su próxima respuesta. También pueden ser útiles los debates estructurados con preguntas de seguimiento.
5. Utilice una plataforma de colaboración unificada
El hecho de que todos utilicen la misma herramienta evita la confusión que genera el uso de «demasiadas plataformas».
Con ClickUp, los equipos pueden centralizar los calendarios, las notas y las tareas de los proyectos, lo que facilita la comunicación al combinar diferentes funciones del equipo.
¿Lo mejor? Puedes utilizar la integración de ClickUp con las principales plataformas de correo electrónico, como Gmail y Outlook, para capturar los correos electrónicos que llegan a tu bandeja de entrada y asignar tareas directamente a los miembros de tu equipo.
Lea también: Cómo crear reglas en Gmail
6. Garantice la visibilidad de los entregables clave
Asegúrate de que todos sepan qué tareas deben realizarse, quién es el responsable y cuál es la fecha límite. Los calendarios compartidos, las listas de tareas o los tableros de proyectos pueden mantener estos detalles accesibles y transparentes para todos los miembros del equipo.
Lea también: Recupere su tiempo: las mejores herramientas de gestión de la bandeja de entrada para una eficiencia máxima
7. Tome notas y haga un seguimiento
Durante las reuniones, asigne a alguien la tarea de capturar los puntos clave y los elementos de acción. Distribuya estas notas rápidamente y haga un seguimiento para asegurarse de que no se pasen por alto las tareas y las ideas.
Errores comunes que debes evitar
Gestionar los correos electrónicos de forma eficaz no es tarea fácil, pero incluso las estrategias mejor intencionadas pueden fracasar por unos pocos errores comunes. A continuación, te presentamos cinco errores que debes evitar al gestionar tu bandeja de entrada:
1. No dejes que tu bandeja de entrada se convierta en un vertedero
Si ignora el desorden durante demasiado tiempo, su bandeja de entrada se convertirá en un agujero negro digital. No eliminar o archivar regularmente los correos electrónicos irrelevantes puede ocultar mensajes esenciales.
Trata tu bandeja de entrada como si fuera tu escritorio: manténla limpia y organizada para evitar perder correos electrónicos importantes.
2. Revisar el correo electrónico de forma obsesiva
Actualizar constantemente la bandeja de entrada interrumpe el flujo de trabajo y reduce la productividad. De media, se tarda unos 23 minutos en volver a concentrarse después de una interrupción. En su lugar, programa horas fijas para revisar la bandeja de entrada y cúmplelas. Tu concentración te lo agradecerá.
3. Dar demasiada prioridad a mensajes sin importancia
Es fácil distraerse respondiendo correos electrónicos de baja prioridad y dejando de lado los más importantes. Evítelo estableciendo un marco claro para priorizar, como clasificar los correos electrónicos por urgencia, importancia del remitente o plazos.
4. Olvidarse de darse de baja
¿Todavía recibes correos electrónicos de un seminario web al que asististe hace dos años? Es hora de darte de baja.
No filtrar los boletines informativos y las listas de correo irrelevantes satura tu bandeja de entrada y te hace perder tiempo. Si hacerlo manualmente te parece una tarea tediosa, puedes recurrir a herramientas de IA que lo hacen por ti en pocos minutos.
5. Ignorar recordatorios y banderas
No utilizar funciones como los recordatorios o los indicadores es como dejar notas adhesivas en un cajón en lugar de colocarlas en tu escritorio.
Estas herramientas te garantizan que no te pierdas ningún seguimiento ni plazo; úsalas para realizar un seguimiento de las tareas esenciales.
Querida bandeja de entrada: es hora de actualizarse con ClickUp
ClickUp ha reducido la necesidad de comunicación por correo electrónico y ha optimizado la colaboración de nuestro equipo de creación de contenidos. Podemos pasar de la ideación/lluvia de ideas al primer borrador hasta 2-3 veces más rápido.
ClickUp ha reducido la necesidad de comunicación por correo electrónico y ha optimizado la colaboración de nuestro equipo de creación de contenidos. Podemos pasar de la ideación/lluvia de ideas al primer borrador hasta 2-3 veces más rápido.
En todos los sectores, las integraciones de correo electrónico de ClickUp están ayudando a los equipos a ahorrar cientos de horas que, de otro modo, se perderían en interminables hilos de correo electrónico y confusos intercambios de mensajes.
Con funciones como convertir correos electrónicos en tareas procesables, sincronizarse a la perfección con Gmail y Outlook, e incluso utilizar IA para redactar y resumir correos electrónicos, ClickUp transforma tu bandeja de entrada en una potente herramienta de productividad.
Ya sea que estés gestionando tareas, delegando seguimientos o manteniendo tu bandeja de entrada despejada, ClickUp te respalda.
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