A veces, el momento de transmitir un mensaje es tan importante como su contenido.
Tanto si quieres asegurarte de que un mensaje se vea a primera hora de la mañana como si quieres que se entregue a una hora concreta para lograr el máximo impacto, la programación ofrece un valioso control.
Aunque el chat de Google carece de una función de programación nativa, existen soluciones inteligentes que te ayudarán a conseguirlo.
Este blog ofrece una guía completa sobre cómo programar mensajes en el chat de Google y presenta una alternativa más inteligente para lograr una comunicación eficaz y fluida.
Resumen de 60 segundos
- El chat de Google carece de una función integrada de programación de mensajes
- La programación se puede realizar mediante recordatorios de Google Calendar, recordatorios de Google Tasks o aplicaciones de terceros
- La programación es útil para la comunicación entre zonas horarias, las actualizaciones puntuales y los recordatorios automatizados
- El uso de herramientas externas para la programación puede provocar interrupciones en el flujo de trabajo
- Las opciones de programación del chat de Google son limitadas en cuanto a la personalización
Cómo programar Mensajes en Google Chat
Programar Mensajes en Google Chat requiere un enfoque manual. Sin embargo, con algo de creatividad, puedes hacer que funcione. Antes de empezar, vamos a ver cómo hacerlo. Esto es lo que tienes que hacer:
- Abre el chat de Google y conéctate (si no tienes una cuenta de Gmail, regístrate)
- Haz clic en Nuevo chat y busca el ID de Google con el que necesitas contactar. Se abrirá el cuadro de chat y sólo te quedará escribir tu mensaje en el momento perfecto
¿Cansado de copiar tareas del chat y crear tareas a partir de ellas? ¡Te hemos oído!
Aquí tienes la solución. 👇🏼
Ahora que ya te has conectado, aquí tienes algunas formas creativas de programar mensajes en esta herramienta:
Usando la combinación de calendario y correo electrónico
Esta es la solución más sencilla que muchos prefieren. Además, sólo requiere tres clics y un poco de mensajería.
Paso 1: Redactar un borrador de mensaje
Con el mismo ID de Google, inicia sesión en Gmail. A continuación, selecciona Componer y escribe el mensaje.
💡 Consejo profesional: No añadas destinatarios en la sección Para:. De esta forma, aunque pulses accidentalmente Enviar, no saldrá volando de tu bandeja de entrada.
Paso 2: Programar un evento en tu Calendario
A continuación, abre tu Google Calendar y haz clic en Crear. Puedes elegir un evento o una tarea.
En el cuadro de diálogo emergente, añade el nombre del evento, ajusta la fecha y la hora concreta, pega el texto que has escrito en el borrador del correo electrónico y haz clic en Guardar.
📝 Consejos de expertos: Es posible que tengas varias listas de tareas si utilizas Google Tareas con frecuencia. Para mantener tu tarea organizada, elige la lista de tareas adecuada para tu mensaje (por ejemplo, la lista de trabajo, la lista de proyectos o incluso la lista de "mensajes en borrador")
Paso 3: Activar las notificaciones
Puedes activar las notificaciones a través de un navegador o una aplicación móvil. De este modo, recibirás notificaciones cuando llegue el momento de actuar sobre los eventos y tareas de tu calendario.
En este caso, la app te avisará cuando tengas que enviar tus mensajes.
Planificar Mensajes mediante recordatorios
Otra forma de hacerlo es utilizar una herramienta de gestión de tareas para planificar el mensaje. Aunque esto no te da una vista de tu agenda, es otra solución rápida y sencilla.
Esto es lo que tienes que hacer:
Paso 1: Crear una tarea
Abre Google Tareas en tu app, móvil o web. A continuación, selecciona Añadir una tarea
Paso 2: Redacta tu mensaje
Añade un título a la tarea y redacta tu mensaje. También puedes incluir los ID de correo electrónico del destinatario.
Supongamos que necesita enviar mensajes importantes a la dirección ejecutiva para este caso. Recibirás la última actualización a las 15:00 y necesitas enviársela a la dirección antes de su llamada de las 15:30. Ten preparado un borrador con un espacio para los detalles para agilizar las cosas.
Paso 3: Ajustar el recordatorio
Por último, añade la hora a la que necesitas que te lo recuerden. En este caso, es a las 15:15 del mismo día. Una vez terminado, puedes centrarte en otras tareas o en los mensajes habituales hasta que llegue la hora.
➡️ Más información: 12 ejemplos de estrategias de comunicación en el lugar de trabajo
Evaluación con herramientas de terceros
Aparte de las soluciones manuales, Google Chat permite añadir apps como Enviarlo más tarde e incluso ClickUp como herramientas de terceros. Estas aplicaciones te ayudan a programar el envío e incluso a establecer check-ins recurrentes.
Aquí tienes algunos pasos que te ayudarán a encontrarlas e instalarlas:
Paso 1: Ir a Explorar apps
Cuando vuelvas a la página principal del chat de Google, haz clic en Explorar apps
Paso 2: Busca lo que necesitas
Si necesitas una app de programación o gestión, encuéntrala a través de la barra de búsqueda. Es muy probable que las mejores apps estén en la sección de las más populares.
Paso 3: Haz clic en instalar
Selecciona la app, aplicación que necesites y haz clic en Instalar. En un par de segundos, estará disponible en tu ventana de chatear.
Paso extra: Si has descargado la app Enviarlo más tarde, aquí te explicamos cómo puedes ponerla en práctica:
- Permitir el acceso a la aplicación
- Ve al chatbox que desees y escribe /más tarde
- Actualice la hora y el mensaje. A continuación, seleccione Programar mensaje
➡️ Más información: Cómo utilizar el chat de Google para una comunicación eficaz en equipo
Cuándo debe programar mensajes
Ahora que ya sabes cómo programar Mensajes en el chat de Google, vamos a entender cuándo es mejor programarlos.
Aquí tienes cinco situaciones y aplicaciones clave:
- Colaboración en distintas zonas horarias: Comunícate con equipos que se encuentran en distintas zonas horarias sin alterar sus horarios. Así se evitan retrasos y se garantiza una respuesta rápida. Los mensajes programados ayudan a mantener un flujo constante de comunicación entre regiones
- **Envíe actualizaciones cruciales en el momento adecuado para captar la atención e impulsar una acción rápida. La sincronización de estas actualizaciones garantiza que se vean y se actúe en consecuencia sin seguimientos innecesarios
- Ajuste de recordatorios para equipos: Automatice los recordatorios de reuniones, plazos o tareas para mantener a todos alineados. De este modo, se garantiza que no se pase nada por alto y se proporciona un estímulo constante para la rendición de cuentas
- Gestión de la planificación fuera del horario laboral: Programa mensajes fuera del horario laboral sin molestar a los destinatarios ni incumplir los plazos. De este modo se equilibran los límites entre la vida laboral y personal y se garantiza que las tareas no se retrasen
- Coordinar la comunicación por lotes: Preprogramar actualizaciones o anuncios repetitivos para ahorrar tiempo y mantener la coherencia. Esto le permite centrarse en otras prioridades al tiempo que garantiza una entrega puntual
Limitaciones del uso del chat de Google para programar Mensajes
Programar Mensajes es una gran función de comunicación. Sin embargo, el chat de Google tiene límites que pueden complicar las cosas y que a menudo requieren soluciones creativas que no todo el mundo está dispuesto a aceptar.
Aquí tienes un resumen de la letra pequeña:
- **Todo lo relacionado con la programación de mensajes en Google Chat es manual. Esto añade pasos innecesarios y limita la comodidad
- Dependencia de integraciones: Requiere herramientas de terceros para la programación. Esto aumenta la complejidad, conlleva problemas de integración y ralentiza los flujos de trabajo
- Desconexión en los flujos de trabajo: No se integra con ninguna herramienta de trabajo e interrumpe la productividad. Esto también obliga a los usuarios a hacer malabares con la comunicación y la gestión de tareas en diferentes ventanas
- Conversaciones sin hilos: El chat de Google convierte los mensajes en conversaciones en lugar de hilos. Los puntos importantes pueden quedar enterrados, convirtiendo las discusiones en un festival de desplazamiento
- Flexibilidad y control limitados: Ofrece opciones de personalización mínimas y gestiona los roles de los usuarios. Esto hace que la comunicación sea menos conveniente, especialmente cuando se programa con equipos más grandes
➡️ Más información: Las 10 mejores alternativas al chat de Google para mejorar la comunicación en equipo
Mejorar la comunicación en equipo con ClickUp
La falta de integraciones del chat de Google y su desconexión de la orientación a tareas comunicación en equipo a menudo hacen que las empresas busquen alternativas a largo plazo.
No tendrá que buscarlas durante mucho tiempo.
ClickUp, la app que lo tiene todo para el trabajo, se ocupa de los flujos de trabajo, la gestión de proyectos, la comunicación y todo lo demás.
El arsenal de ClickUp también incluye herramientas para mejorar la colaboración en el lugar de trabajo, empezando por su completa herramienta solución de mensajería .
ClickUp Chats Cómo programar Mensajes en el Chat de Google
Chat ClickUp es la forma más inteligente de conectar con tu equipo justo donde trabajas. La herramienta te permite enlazar chats directamente con tareas o proyectos. Esto garantiza que tus conversaciones se mantengan organizadas y que los detalles vitales estén siempre al alcance de la mano.
Chatear también te permite clasificar los mensajes. Con un solo clic, su la IA integrada resume la información clave al instante. Esto ahorra tiempo y mantiene a todo el mundo en la misma página, por muy abarrotada que esté tu bandeja de entrada.
Otra maravilla de un solo clic es el recordatorio integrado, que permite programar las respuestas sin esfuerzo. Además, gracias a las opciones de notificación por correo electrónico, podrás transmitir la información sin perder el ritmo.
➡️ Más información: El chat no funciona. Lo estamos arreglando. Si desea etiquetar documentos, tareas o chats y comunicarse con ellos, ClickUp también cuenta con una función muy útil.
Asignar comentarios de ClickUp Cómo programar mensajes en el chat de Google
Asignar comentarios en ClickUp te ayuda a crear elementos de acción al instante y a asignarlos a otras personas o a ti mismo. ¿Y lo mejor? Resolver o reasignar comentarios es posible dentro del propio comentario. Se acabaron las búsquedas y los comentarios perdidos.
¿Te preguntas cómo gestionarás las tareas a través de los comentarios? Los comentarios asignados se organizan automáticamente y son muy fáciles de encontrar. Además, puedes dejar comentarios donde quieras.
➡️ Más información: Las 15 mejores herramientas de software de colaboración en equipo La palabra escrita a menudo lleva a confusión y es francamente tediosa cuando se trata de tareas complejas. Pero antes de programar una videollamada, compruebe cómo ClickUp ofrece una herramienta que graba lo que tiene que decir y hacer. Clips de ClickUp es una herramienta de grabación de pantalla todo en uno diseñada para visualizar y simplificar información compleja. Ofrece formas sencillas de capturar tu pantalla y compartir tu voz, y sus opciones de uso compartido de pantalla personalizables hacen que la creación de tutoriales no suponga ningún esfuerzo.
Cada Clip es transcrito automáticamente por IA, haciendo que los momentos clave sean fáciles de identificar y volver a visitar. Sus marcas de tiempo te permiten navegar por los vídeos sin problemas. Además, puedes copiar fragmentos y reutilizar el contenido en cualquier lugar.
Todos los vídeos se pueden incrustar fácilmente en tareas, documentos y chats. En resumen, ClickUp Clips es perfecto para comunicar cualquier cosa, desde tutoriales detallados hasta comentarios rápidos.
ClickUp Clips Cómo programar Mensajes en el Chat de Google
Con esto en su arsenal, su equipo no se preguntará qué escribir o decir. Por eso ClickUp ofrece plantillas prediseñadas que le ayudarán en todo, desde la mensajería hasta la documentación del lugar de trabajo etiqueta para chatear .
He aquí algunos ejemplos excelentes para empezar:
- **Plantilla de Mensajes Instantáneos de ClickUp está diseñada para ayudar a navegar por la comunicación en cualquier aplicación de mensajería instantánea. Está repleta de subtareas claras sobre buenas prácticas de mensajería a tener en cuenta para un mensaje profesional y eficaz
- /%href/* https://clickup.com/templates/internal-communication-strategy-and-action-plan-t-127240564 plantilla de plan de acción y estrategia de comunicación interna de ClickUp /%href/ impulsa el equipo metas de comunicación con un plan claro y viable. Presenta una vibrante visualización cronograma para correlacionar las fases del proyecto y las tareas clave. En resumen, agiliza todo, desde lo que hay que hacer hasta cómo gestionar el flujo de información
➡️ Más información: 15 plantillas gratuitas de planes de comunicación de proyectos: Excel, Word y ClickUp Por muy buenas que parezcan estas funciones, ¿tu equipo está demasiado acostumbrado al chat de Google como para cambiarlo por completo? No se preocupe. ClickUp también cuenta con una función de Integración con el chat de Google para ayudar a gestionar la mensajería y mantenerla organizada.
Añadir ClickUp a tus chats te permite enviar automáticamente actualizaciones de tareas a tu chat de Google Hangouts. También envía notificaciones detalladas desde cualquier espacio, proyecto o lista a la misma ventana de chat.
Mejora la eficiencia de la comunicación con ClickUp
La programación de Mensajes es un cambio de juego para mantenerse conectado y gestionar las tareas de manera eficiente. Aunque hacerlo en el chat de Google es tedioso, nuestras creativas soluciones te ayudarán a salvar las distancias.
La programación optimiza todo, desde el marketing hasta la gestión de cuellos de botella. Aunque el chat de Google puede ser una buena opción, su falta de integración con las herramientas de gestión del trabajo lo convierte en un engorro.
Ahí es donde ClickUp destaca.
Su mensajería basada en IA, su gestión de tareas y su colaboración bien integrada la hacen más inteligente y eficiente. Además, cuenta con más de 1.000 funciones de integración (incluido Google Chat). ¿Quieres cambiar tu forma de programar y gestionar la comunicación? Regístrate en ClickUp ¡hoy mismo!