Para los equipos actuales, mejorar la comunicación es fundamental para mantener la conexión y la productividad.
Dado que los empleados dedican una media de 20 horas a la semana a las herramientas de comunicación digital, es fundamental elegir sistemas de comunicación que favorezcan la colaboración . Las herramientas de colaboración eficaces facilitan la lluvia de ideas y el uso compartido de la información sobre los proyectos.
Una de estas herramientas es Google Chat, que ha evolucionado desde Google Hangouts y Google Talk hasta convertirse en un potente hub de comunicación. Como parte de Google Workspace, ofrece una plataforma versátil para conversaciones de texto y reuniones de vídeo.
Entonces, ¿cómo funciona Google Chat y cómo puede mejorar la comunicación de su equipo? Comprender sus funciones le permitirá compararlo con otras aplicaciones de chat grupal para equipos.
Comprender Google Chat
Google Chat es un servicio de comunicación que mantiene a las personas conectadas y mejora la colaboración del equipo. No importa dónde se encuentre, ya sea en diferentes oficinas o en distintos continentes, este servicio actúa como centro neurálgico para mensajes directos, salas de chat grupales, intercambio de archivos y videollamadas.
También puede compartir archivos y enlaces a Documentos de Google para obtener comentarios rápidos, lo que lo hace ideal para debates informales y la toma de decisiones importantes. Además, funciona tanto en dispositivos Android como iOS.
Lo que distingue a Google Chat es su integración de herramientas basadas en IA. Por ejemplo, puede obtener sugerencias de mensajes basadas en IA según el contexto de la conversación. Mediante el uso de la IA, Google Chat mejora la comunicación y la productividad de las siguientes maneras:
- Respuesta inteligente: genera respuestas sugeridas y autocompleta mensajes, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.
- Información contextual: sugiere detalles relevantes, como información sobre reuniones y adjuntos.
- Mejoras en el ruido y el vídeo: reduce el ruido de fondo y ajusta la calidad del vídeo durante las reuniones.
- Priorización de hilos: destaca los mensajes importantes para ponerse al día de forma eficiente.
Integraciones de Google Chat
Google Chat se integra a la perfección con otras aplicaciones de la suite Google Workspace, como Documentos de Google, Google Slides y Google Drive.
Esta función permite el uso compartido, el comentario y la colaboración en tiempo real de manera fácil. Ayuda a los equipos a trabajar juntos sin tener que cambiar entre varias plataformas, lo que supone un importante ahorro de tiempo.
Una función destacada es la integración de Google Chat en la aplicación Gmail, lo que permite acceder a ella directamente desde la interfaz del correo electrónico. Esta función reduce el cambio de aplicaciones y mantiene todas las comunicaciones, ya sea por correo electrónico o por mensajería directa, en una sola ventana.
Además, Google Chat se integra con diversas aplicaciones de comunicación de terceros para empresas. Estas integraciones permiten a los equipos incorporar herramientas como Trello, Asana y otras directamente en su entorno de trabajo, manteniendo todo sincronizado.
Ahora que ya conoce Google Chat, vamos a realizar los ajustes necesarios para que pueda utilizar esta herramienta.
Introducción a Google Chat
Para empezar a utilizar Google Chat, descargue la aplicación desde la App Store para iOS o desde Google Play Store para Android. Una vez instalada, inicie sesión con su dirección de Gmail y podrá empezar a chatear en todos sus dispositivos.
Google Chat en Gmail
Google Chat también está integrado en Gmail, lo que le permite acceder a las conversaciones directamente desde su bandeja de entrada de Gmail. Una vez habilitado, encontrará la pestaña «Chat» en la parte izquierda de su Gmail, lo que le permitirá cambiar fácilmente entre la gestión de correos electrónicos y las conversaciones, todo en un solo lugar.
A diferencia de la aplicación independiente Google Chat, esta integración ofrece una interfaz de chat más centrada, sin distracciones de correo electrónico.
Google Chat en la aplicación web
No es necesario descargar nada para acceder a la web. Solo tienes que visitar chat.google.com, iniciar sesión con tu dirección de Gmail y utilizar Google Chat como en las aplicaciones móviles o de escritorio. La interfaz de la aplicación web puede variar ligeramente, pero todos tus chats, espacios y tareas se sincronizarán perfectamente entre las distintas plataformas.
Familiarizarse con las funciones de Google Chat
Una vez que lo hayas configurado, aprender a usar Google Chat es fácil. La mejor manera de familiarizarse con él es explorar sus funciones principales. Prueba a iniciar un nuevo chat, crear espacios para conversaciones grupales y realizar el uso compartido de archivos directamente en los chats.
Una función especialmente útil es la posibilidad de asignar tareas dentro de los espacios, lo que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y gestionar los proyectos de forma eficaz.
Después de completar estos pasos básicos, puede explorar cómo Google Chat se integra con el resto del entorno de trabajo de Google Workspace.
Integración de Google Meeting y Google Workspace
¿Qué es una aplicación de chat sin una herramienta para reuniones? ¡Es como el pan sin mantequilla! Ahí es donde entra en juego Google Meet.
Google Chat y Google Meet funcionan a la perfección juntos: tanto si estás chateando en un grupo como si estás programando un chat de vídeo, la integración lo hace muy fácil.
Con las opciones de Google Meet integradas en Google Chat, puede convertir fácilmente una conversación de chat en una reunión de vídeo.
Además, si ya utiliza Google Workspace, Google Chat complementa de forma natural herramientas como Documentos de Google, Slides y Drive. Le permite compartir archivos, colaborar y comentar documentos, incluso durante una conversación, sin salir de ella.
¿Tienes archivos en Google Drive que necesitas compartir? Solo tienes que arrastrar y soltar los archivos o utilizar la integración de Google Drive para subir documentos directamente a un chat. Genial, ¿verdad?
Ventajas e inconvenientes de Google Chat
Ninguna herramienta es perfecta, ¿verdad? Veamos qué hace que Google Chat sea una herramienta ganadora y en qué aspectos podría necesitar algunos ajustes.
El lado positivo: ventajas de Google Chat
- Integración perfecta: con aplicaciones como Documentos de Google, Google Meet y Google Drive, tienes todo lo que necesitas en un solo lugar.
- Facilidad de uso: su interfaz limpia hace que no necesite un manual para navegar por ella.
- El poder de la IA: la IA de Google le ayuda a gestionar tareas, asignar elementos de acción e incluso detectar mensajes importantes que podría haber pasado por alto.
- Multipropósito: Ya sea que utilice la app móvil, la aplicación de escritorio o la versión web, puede mantener una conexión fácil desde cualquier dispositivo.
El lado oscuro: desventajas de Google Chat
- Sin opciones de formato avanzadas: si está acostumbrado a añadir un toque especial a sus mensajes, es posible que eche en falta algunas opciones avanzadas de formato de texto.
- Personalización limitada: a diferencia de aplicaciones como Microsoft Teams, no dispone de tantas opciones para personalizar su experiencia.
- Sobrecarga de notificaciones: a veces, parece que Google Chat quiere notificarte cada vez que alguien respira. Te recomendamos que ajustes los ajustes para evitar distracciones.
Una alternativa mejor a Google Chat
Google Chat es genial, pero puede que no sea la mejor opción para aquellos que necesitan más.
ClickUp, una herramienta de gestión de proyectos y colaboración, añade un toque extra a la productividad. Ofrece herramientas de comunicación avanzadas diseñadas pensando en la gestión de proyectos, lo que la convierte en una solución ideal para equipos que buscan alternativas a Google Chat.
Chat de ClickUp
ClickUp Chat unifica la comunicación y la gestión del trabajo en un solo lugar.
A diferencia de Google Chat, que se centra principalmente en la mensajería, ClickUp Chat mantiene las conversaciones y las tareas del proyecto en una ubicación unificada. Los miembros del equipo pueden cambiar entre chats y elementos de acción en el mismo flujo de trabajo de gestión de proyectos sin perder el enfoque ni el contexto.
Con Chat, ahora puede crear tareas directamente desde los hilos de chat y enviar mensajes de chat desde las tareas. Con las tareas asignadas conectadas a los hilos de chat relevantes, nadie perderá nunca el contexto.
Además, con la IA integrada en Chat, puede obtener respuestas rápidas a sus preguntas, configurar la automatización y encontrar rápidamente tareas y chats relacionados.
¿Quiere hacer un anuncio que los miembros del equipo puedan localizar rápidamente más tarde? Solo tiene que utilizar la opción Publicaciones para crear una publicación que se pueda buscar fácilmente.
Y eso no es todo. SyncUps en ClickUp Chat te permite iniciar una videollamada de audio o vídeo desde cualquier canal de chat o mensaje directo.
Integración con Google Chat
ClickUp también se integra con Google Chat, lo que permite a los usuarios recibir notificaciones directamente en su entorno de Google Chat. Esta integración ofrece compatibilidad con las notificaciones de ClickUp para actividades como la creación de tareas, cambios en las personas asignadas, actualizaciones del estado de las tareas, nuevos adjuntos y comentarios.
La integración funciona en todos los planes de ClickUp, pero es principalmente unidireccional, lo que significa que los usuarios no pueden crear ni modificar tareas de ClickUp desde Google Chat.
Como puede ver, ClickUp combina chat, gestión de proyectos y mensajería de vídeo. Esto lo convierte en una opción muy interesante para equipos que buscan una comunicación eficaz y, al mismo tiempo, mantener el trabajo organizado y viable.
Otras funciones de ClickUp
Más allá de su funcionalidad de chat, ClickUp incluye otras funciones que favorecen la compatibilidad con el trabajo en equipo eficaz.
ClickUp Clips le permite grabar y compartir mensajes de vídeo directamente en la plataforma. Esta función es especialmente útil para explicar temas complejos o proporcionar instrucciones visuales.
A diferencia del chat tradicional, donde las explicaciones pueden perderse en la traducción, Clips le permite transmitir su mensaje de forma clara y visual.
Por ejemplo, puede utilizar Clips para incorporar a nuevos miembros al equipo grabando una serie de breves tutoriales en vídeo. Puede mostrar visualmente los procesos clave, lo que se traduce en una incorporación más rápida y menos preguntas de seguimiento.
Las investigaciones también respaldan la eficacia del vídeo con fines formativos. Según un estudio de Forrester Research, casi el 65 % de los clientes de proveedores de vídeo utilizan soluciones de vídeo para formar y capacitar a su personal. Esto pone de relieve la importancia de incorporar funciones de vídeo atractivas en su kit de herramientas de comunicación.
Además, ClickUp también le ofrece la posibilidad de crear tareas a partir de comentarios y asignarlas utilizando @menciones y plantillas de planes de comunicación listas para usar.
Con el enfoque todo en uno de ClickUp, su equipo puede comunicarse, gestionar tareas y mantenerse al día con los proyectos. Esto lo convierte en una sólida alternativa a Google Chat y, potencialmente, en una alternativa viable a Google Workspace.
Escuche a Rosana Hungria, directora de gestión de proyectos, hablar sobre cómo la función Chat benefició a su equipo:
ClickUp trasladó todas las comunicaciones de diferentes canales, como correos electrónicos, chats y WhatsApp, a un solo lugar. Así, sabrás dónde encontrar la información que necesitas .
ClickUp trasladó todas las comunicaciones de diferentes canales, como correos electrónicos, chats y WhatsApp, a un solo lugar. Así, sabrás dónde encontrar la información que necesitas .
¡Lleve el chat donde más importa con ClickUp!
Google Chat es una herramienta de comunicación útil para aquellos que ya forman parte del ecosistema de Google Workspace. Sin embargo, ClickUp es la solución definitiva para los equipos que necesitan capacidades más completas de comunicación y gestión de proyectos.
ClickUp Chat enlaza a la perfección las conversaciones con los proyectos. Esto garantiza que los debates se traduzcan directamente en tareas viables sin el riesgo de que se pierdan puntos importantes en una herramienta de mensajería independiente.
Una función destacada, Clips, mejora esta experiencia al proporcionar mensajes visuales. Estos mensajes son perfectos para explicar ideas complejas o ofrecer comentarios detallados. Esta es solo una de las muchas capacidades que hacen de ClickUp una alternativa potente.
Además, con sus integraciones con Slack y Google Chat, ClickUp te ayuda a hacer todo desde una sola aplicación de trabajo combinada.
La prueba está en el resultado, así que ¿por qué no prueba ClickUp y ve qué es lo que mejor funciona para su equipo? ¡Regístrese hoy mismo en ClickUp!