La gestión de subvenciones a menudo puede parecer un malabarismo de múltiples tareas a la vez, cada una vinculada a su propio plazo, requisito de financiación o hito del proyecto.
Para las organizaciones sin ánimo de lucro, dominar este proceso es esencial, pero también puede convertirse en una de las responsabilidades más abrumadoras y que más tiempo consumen.
¿Ha incumplido un plazo? Eso podría tener como resultado la pérdida de la financiación. ¿Ha olvidado realizar el seguimiento de un requisito? Eso podría poner en peligro futuras oportunidades. ⏰
Afortunadamente, existe una solución que ayuda a simplificar este complejo proceso: las plantillas de seguimiento de subvenciones. Estas valiosas herramientas pueden transformar la forma en que gestiona las subvenciones.
En este blog, exploraremos las ventajas de utilizar plantillas de seguimiento de subvenciones y analizaremos sus funciones clave. Además, destacaremos las diez mejores plantillas que pueden revolucionar su proceso de gestión de subvenciones. 📝
¿Qué son las plantillas de seguimiento de subvenciones?
Las plantillas de seguimiento de subvenciones son herramientas esenciales en la gestión de la financiación de organizaciones sin ánimo de lucro. Son aliadas fiables que le ayudarán a mantenerse organizado y al día.
Estas plantillas consolidan todos los detalles clave de las subvenciones en un solo lugar, desde la información de contacto del financiador hasta el progreso en los hitos, lo que le garantiza que pueda supervisar y gestionar fácilmente cada fase del proceso
Con campos y secciones prediseñados, las plantillas de seguimiento de subvenciones eliminan el estrés de las prisas de última hora, lo que facilita el cumplimiento de los requisitos de las subvenciones y la gestión eficiente de los fondos.
Optimizar estas tareas críticas permite a su organización dedicar más tiempo y energía a su misión principal y a su impactante trabajo.
En esta nota, no se puede subestimar la importancia de presentar varias solicitudes para aumentar sus posibilidades de obtener financiación.
Según el informe State of Grantseeking Report de 2023, las organizaciones que presentaron una sola solicitud tuvieron una tasa de éxito del 64 %. Sin embargo, la tasa de éxito se disparó hasta el 90 % en el caso de aquellas que presentaron entre tres y cinco solicitudes, y un notable 98 % de las organizaciones sin ánimo de lucro que enviaron entre seis y diez solicitudes obtuvieron al menos una subvención. 📈
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de seguimiento de subvenciones?
Una plantilla de seguimiento de subvenciones de alta calidad va más allá de la simple organización de la información: mejora la eficiencia y le ayuda a gestionar las subvenciones sin problemas.
Estos son los componentes clave que distinguen una buena plantilla de una plantilla normal:
- *diseño estructurado: elija una plantilla con una estructura clara y fácil de navegar. Las filas y columnas deben estar bien definidas para permitir una entrada de datos fluida y un acceso rápido a la información importante
- campos esenciales*: Busque una plantilla que incluya campos críticos como el nombre del financiador, los datos de contacto, los importes solicitados y desembolsados, las condiciones de la subvención y mucho más. De este modo, se garantiza que todos los datos clave se almacenen en un único lugar
- Personalizable: elija una plantilla que le permita personalizar los campos y las secciones en función de las necesidades específicas de su organización sin ánimo de lucro. Su flexibilidad garantiza que se adapte a los procesos y requisitos específicos de su organización
- Funciones de seguimiento: una buena plantilla debe tener funciones para realizar un seguimiento de los aspectos clave de la gestión de subvenciones, como la asignación de fondos, los indicadores clave de rendimiento, los plazos de elaboración de informes y el progreso hacia los hitos. Esto le ayuda a estar al tanto de todos los aspectos variables y garantiza que las partes interesadas reciban actualizaciones oportunas
- Capacidad de integración: elija una plantilla que se pueda integrar con su flujo de trabajo o sistema de software actual. Una integración perfecta facilita el sincronizar datos y reduce el riesgo de errores o incumplimientos de plazos
💡 Consejo profesional: ¿Se pregunta cómo mejorar las operaciones de su organización sin ánimo de lucro? Utilice ClickUp para optimizar los flujos de trabajo y potenciar a su equipo
Así es como le ayuda:
🗂️ Estados personalizados: realice un seguimiento del progreso de las tareas con transparencia, adaptado a las necesidades de cada departamento
🤝 Varios personas asignadas: mejore la colaboración identificando claramente a todas las personas asignadas en una tarea
⏱️ Control de tiempo: Evite el agotamiento controlando las horas de trabajo, las horas extras y programando los días libres
10 plantillas de seguimiento de subvenciones para explorar
El mundo de las plantillas de seguimiento de subvenciones es muy amplio, pero no todas las plantillas son iguales. Con tantas opciones disponibles, encontrar la adecuada para su organización sin ánimo de lucro puede resultar abrumador.
En este sentido, ClickUp destaca como una solución potente. Como plataforma de productividad todo en uno, ofrece un intervalo de plantillas de seguimiento de subvenciones personalizables y fáciles de usar, diseñadas para simplificar la gestión de subvenciones.
Ya sea que esté haciendo seguimiento de los plazos, los montos de financiación o el progreso hacia los hitos, las plantillas de ClickUp pueden ayudarle a mantenerse organizado y al tanto de sus necesidades de gestión de subvenciones.
Aquí tiene las diez mejores plantillas de seguimiento de subvenciones, cada una de ellas diseñada para mejorar su proceso de gestión de subvenciones:
1. Plantilla de seguimiento de propuestas de subvenciones de ClickUp
Redactar propuestas de subvenciones puede ser una tarea abrumadora, pero con la plantilla de seguimiento de propuestas de subvenciones de ClickUp, puede agilizar el proceso y elaborar propuestas claras y convincentes con facilidad. Esta plantilla le ayuda a mantenerse organizado al dividir la propuesta en tareas manejables, como información general, definición del problema, objetivos y más.
Esta plantilla de propuesta de subvención le permite asignar plazos a cada tarea, lo que garantiza que toda la propuesta esté completada mucho antes de la fecha límite de solicitud. Es una herramienta excelente para ayudarle a mantenerse al día y dar lo mejor de sí mismo al solicitar subvenciones.
He aquí por qué le gustará:
- Asigne tareas para redactar secciones de la propuesta a los empleados con plazos claros
- Establezca niveles de prioridad codificados por color para las tareas
- Añada atributos como la parte de la propuesta, la fecha objetivo, la medición del rendimiento, los costes del primer año y mucho más para crear una propuesta de subvención organizada
- Realice un seguimiento del progreso con visualizaciones y paneles de cronograma
Ideal para: Organizaciones sin ánimo de lucro que desean elaborar propuestas de subvención claras, organizadas y convincentes para garantizar la financiación.
💡Consejo profesional: Utilice herramientas basadas en inteligencia artificial, como ClickUp Brain, para elaborar propuestas de subvención claras, eficaces y convincentes. A partir de sus indicaciones, ClickUp Brain generará contenido detallado y personalizado que cubre todos los aspectos importantes de las propuestas de subvención en el lenguaje y el tono que requiere su organización sin ánimo de lucro.
De esta manera, le ayudará a:
📝 Genere descripciones claras y detalladas que cubran todos los elementos clave de las solicitudes de subvenciones
⏳ Ahorre tiempo mediante la automatización de las tareas repetitivas y centrándose en las áreas de mayor impacto
🔄 Garantice la coherencia de sus propuestas con sugerencias de contenido basadas en IA
🚀 Aumente las tasas de intento correcto de las propuestas elaborando envíos completos y convincentes
2. Plantilla de seguimiento de activos de subvenciones de ClickUp
El seguimiento de los activos es esencial, pero a menudo requiere mucho tiempo. La plantilla de seguimiento de activos de subvenciones de ClickUp simplifica este proceso, permitiéndole gestionar y supervisar de forma eficiente los activos relacionados con los proyectos financiados por subvenciones.
Con esta plantilla, puede almacenar de forma segura información detallada sobre cada activo, realizar seguimiento de su valor en dólares estadounidenses y optimizar la elaboración de informes y las auditorías para una mayor eficiencia.
He aquí por qué le gustará:
- Obtenga información sobre cómo se utilizan los activos en toda su organización
- Garantice el mantenimiento adecuado de los activos
- Reduzca el tiempo que habría dedicado a buscar activos
- Obtenga visibilidad sobre el ciclo de vida de los activos y sus costes asociados
Ideal para: Gestores de subvenciones, empresas y organizaciones sin ánimo de lucro que desean gestionar y realizar un seguimiento de sus múltiples subvenciones y activos sin esfuerzo.
➡️Lea también: Guía para la gestión de programas con ejemplos detallados
3. Plantilla de seguimiento de proyectos de subvenciones de ClickUp
La gestión de proyectos financiados con subvenciones puede ser compleja, ya que implica todo tipo de tareas, desde la coordinación del equipo hasta los cronogramas y los presupuestos. La plantilla de seguimiento de proyectos subvencionados de ClickUp puede simplificar este proceso y facilitar el seguimiento y la gestión de los proyectos.
Esta plantilla de seguimiento de subvenciones le permite distribuir la información necesaria sobre las tareas a los miembros del equipo interesados. También puede utilizar esta plantilla para proporcionar a las partes interesadas actualizaciones periódicas sobre el estado de sus proyectos.
He aquí por qué le gustará:
- Organice las tareas por fases designadas y realice un seguimiento del progreso utilizando el sistema RAG (rojo para crítico, ámbar para retrasado, verde para según lo previsto)
- Permita a los miembros del equipo vista y gestionar sus tareas de forma conjunta para una mejor coordinación
- Controle el progreso con campos personalizables, como fechas de finalización y duración de las tareas
- Optimice la asignación de recursos y priorice los presupuestos de forma más eficaz
Ideal para: Coordinadores de equipos, gestores de subvenciones y organizaciones sin ánimo de lucro que deseen realizar seguimiento de las subvenciones y gestionar de forma eficiente las tareas, los cronogramas y los miembros del equipo en los proyectos financiados con subvenciones.
💡 Consejo adicional: Automatice el seguimiento y el cambio de estado de las tareas con ClickUp Automatizaciones. Solo tiene que establecer ciertas reglas y condiciones; esta herramienta hará lo necesario (cambiar el estado cuando se cumplan los criterios), lo que le permitirá ahorrar un tiempo valioso que podrá dedicar a otras tareas importantes.
4. Plantilla de estructura de desglose del trabajo de subvenciones de ClickUp
La plantilla de estructura de desglose del trabajo de subvenciones de ClickUp ayuda a gestionar todo el ciclo de vida de las subvenciones desglosando los proyectos grandes en tareas manejables. Esta plantilla versátil y con numerosas funciones es perfecta para la gestión de proyectos e incluye campos como el nombre de la tarea, el número de WBS, la persona asignada, la fecha de la tarea, la fecha límite, el estado, la fase del proyecto, el progreso y mucho más. Puede personalizarla fácilmente o añadir campos para adaptarla a sus necesidades.
Utilice esta plantilla para agrupar las tareas por fases del proyecto, como inicio, planificación, ejecución y cierre. Proporciona una representación visual clara del progreso de las tareas, lo que le ayuda a garantizar que cada fase del proyecto se complete según lo previsto y que todo el proyecto se mantenga en marcha.
He aquí por qué le gustará:
- Asigne las tareas adecuadas a los miembros adecuados del equipo
- Aclare a los miembros del equipo cuáles son sus rols y responsabilidades
- Realice un seguimiento del estado de las tareas con categorías como «no iniciado», «en curso», «en revisión», «actualización necesaria» y «listo»
- Mejora la comunicación entre tu equipo y las partes interesadas
Ideal para: Gestión de proyectos y organizaciones sin ánimo de lucro que desean supervisar el desglose del trabajo de los proyectos y garantizar que estos se completen a tiempo.
5. Plantilla de documento de plan de proyectos de subvenciones de ClickUp
Crear un plan sólido es esencial para el intento correcto de cualquier propuesta de proyecto, ya que establece una base sólida y mitiga los posibles obstáculos. Sin embargo, la planificación de proyectos puede ser un reto, y ahí es donde entra en juego la plantilla de documento de planificación de proyectos de subvenciones de ClickUp.
Utilice esta plantilla para recopilar todos los detalles, desde los objetivos y metas clave hasta los elementos a tomar y los cronogramas, y alinee a los equipos en torno a objetivos comunes importantes para el éxito colectivo. También puede utilizarla para planear y gestionar los presupuestos de los proyectos y otros recursos, y establecer un sistema de supervisión para garantizar que se complete a tiempo.
He aquí por qué le gustará:
- Divida los proyectos complejos en tareas manejables
- Identifique los hitos clave y realice un seguimiento y documente el progreso del proyecto
- Detecte los riesgos potenciales que pueden impedir el progreso de los proyectos
- Desarrolle estrategias para mitigar los riesgos
Ideal para: Gestión de proyectos y organizaciones sin ánimo de lucro que buscan un enfoque organizado para planear y ejecutar proyectos.
6. Plantilla de informe de estado del proyecto de subvenciones de ClickUp
¿Se pregunta cómo mantener organizado el progreso de su proyecto y comunicarse de manera eficaz con las partes interesadas? La plantilla de informe de estado del proyecto de subvención de ClickUp le ofrece la solución. Esta plantilla de pizarra fácil de usar cuenta con seis funciones que le permiten resumir claramente los detalles clave del proyecto.
Esta plantilla le permite añadir etiquetas, notas adhesivas e indicadores de estado de color, lo que le ayudará a realizar un seguimiento del progreso y destacar las actualizaciones importantes. Garantiza que las partes interesadas estén siempre al tanto y que sus proyectos se mantengan dentro del plazo previsto para su completación oportuna.
He aquí por qué le gustará:
- Proporcione a los equipos las últimas actualizaciones sobre tareas, fechas de vencimiento y presupuesto
- Realice un seguimiento del progreso con gráficos y tablas automatizados
- Mejore la rendición de cuenta y aumente la productividad del equipo
- Añada secciones y atributos a la plantilla del informe según las necesidades de su organización
Ideal para: Organizaciones sin ánimo de lucro que desean realizar seguimiento y generar informes sobre el estado de los proyectos, así como mantener informadas a las partes interesadas con facilidad.
7. Plantilla de pizarra para el cronograma del proyecto de subvenciones de ClickUp
Crear y gestionar los cronogramas de los proyectos puede llevar mucho tiempo y resultar tedioso. Sin embargo, la plantilla de pizarra para cronogramas de proyectos de subvenciones de ClickUp puede optimizar esta tarea, facilitando la visualización de todo el cronograma y garantizando que los equipos se mantengan al día y cumplan con los plazos.
Esta plantilla, fácil de usar y personalizable, le permite documentar los pasos o fases de su proyecto junto con su duración. En cada paso, puede especificar las actividades que deben realizarse en diferentes bloques y color aquellos bloques cuyas actividades diseñadas se hayan llevado a cabo.
He aquí por qué le gustará:
- Haga personalizado los detalles, como tareas, dependencias, duración, etc.
- Identifique posibles cuellos de botella o áreas de preocupación
- Realice los ajustes necesarios para que los proyectos sigan avanzando
- Realice un seguimiento del progreso para garantizar que los proyectos se completen dentro de los cronogramas asignados
Ideal para: Gestores de proyectos y organizaciones que buscan una forma simplificada de plan, crear y gestionar los cronogramas de diferentes proyectos.
8. Plantilla de plazos de subvenciones de ClickUp
La plantilla de plazos de subvenciones de ClickUp es perfecta para organizaciones que gestionan varias subvenciones. Le ayuda a visualizar, organizar y priorizar los plazos, lo que garantiza que los múltiples proyectos sigan su curso.
Utilice esta plantilla para asignar tareas, establecer fechas clave y crear hitos para cada subvención. Realice un seguimiento del progreso de las tareas para asegurarse de que su equipo cumple todos los plazos de varias subvenciones simultáneamente, manteniendo sus proyectos organizados y dentro del calendario previsto.
He aquí por qué le gustará:
- Plan y estructura proyectos con facilidad
- Obtenga una visión general de los plazos próximos y vencidos
- Haga el ajuste de prioridad para las tareas con diferentes color
- Asegúrese de que las tareas completadas cumplan con los estándares de calidad establecidos
Ideal para: Profesionales en trabajo, gestores de proyectos y organizaciones sin ánimo de lucro que desean visualizar, ajustar, gestionar, realizar un seguimiento y tener reuniones con los plazos de los proyectos.
9. Plantilla de cronograma rellenable para subvenciones de ClickUp
La plantilla de cronograma rellenable para subvenciones de ClickUp le ayuda a planear y visualizar sus proyectos, eventos y mucho más con facilidad. Esta versátil herramienta le permite crear cronogramas que mantienen una apariencia coherente para diferentes tipos de proyectos.
Úsela para gestionar y realizar un seguimiento de las fases del proyecto, las tareas, los días asignados, los días sugeridos, el estado, el presupuesto, los costes reales y mucho más. Esta plantilla simplifica la creación de cronogramas, lo que le permite dedicar más tiempo a otras responsabilidades esenciales.
He aquí por qué le gustará:
- Usa compartido los cronogramas con las partes interesadas para su revisión
- Añada, modifique o elimine tareas en el cronograma según sea necesario
- Establezca y realice un seguimiento de los hitos fácilmente
- Usa compartido los cronogramas aprobados con los miembros del equipo
Ideal para: Planificadores de proyectos, gestores y organizaciones sin ánimo de lucro que deseen correlacionar, organizar y realizar un seguimiento de las tareas, el tiempo y las estimaciones de costes de proyectos y eventos.
10. Plantilla de hoja de cálculo para el seguimiento de subvenciones de Qgiv
Hacer un seguimiento de todas sus solicitudes de subvenciones puede ser complicado, pero la plantilla de hoja de cálculo para el seguimiento de subvenciones de Qgiv facilita su gestión. Esta herramienta fácil de usar le ayuda a estar al tanto de sus solicitudes de subvenciones y a mantenerse organizado durante todo el proceso.
La plantilla incluye cuatro hojas de cálculo específicas para registrar y almacenar información crítica: datos de posibles donantes, subvenciones presentadas, respuesta de los donantes y subvenciones que no se pueden presentar. Con estos recursos, podrá gestionar de forma eficiente sus solicitudes y asegurarse de que no se le escape ningún detalle importante.
He aquí por qué le gustará:
- Mantenga un registro preciso de los datos sobre las agencias de financiación
- Programe fechas para realizar el seguimiento con las agencias de financiación
- Haga el ajuste de los niveles de prioridad de las solicitudes
- Añada información de complemento en la sección de notas separada
Ideal para: Coordinadores de subvenciones y organizaciones sin ánimo de lucro que desean una solución integral para gestionar y realizar un seguimiento de sus solicitudes de subvenciones
➡️Más información: Misión posible: los 10 mejores programas de gestión de proyectos para el éxito de las organizaciones sin ánimo de lucro
Simplifique el seguimiento de subvenciones y maximice su impacto con ClickUp
Las subvenciones son un salvavidas vital para las organizaciones sin ánimo de lucro, pero gestionarlas de forma eficaz puede ser un reto complejo. Ahí es donde entra en juego ClickUp. Aprovechando sus potentes herramientas, como las plantillas de seguimiento de subvenciones, las plantillas de formularios de solicitud de proyectos, ClickUp Documento y ClickUp Brain, puede optimizar sus procesos de gestión de subvenciones y centrarse más en avanzar en su misión.
Con ClickUp, puede mantenerse organizado, mejorar el cumplimiento normativo y optimizar la asignación de recursos, asegurándose de que cada subvención contribuya al intento correcto de su organización sin ánimo de lucro.
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