A menudo, la gestión de subvenciones puede parecer un ejercicio de malabarismo con múltiples tareas a la vez, cada una vinculada a su propio plazo, requisito de financiación o hito del proyecto.
Para las organizaciones sin ánimo de lucro, dominar este proceso es esencial, pero también puede convertirse en una de las responsabilidades que más tiempo consumen y que resultan más abrumadoras.
no cumplir un plazo puede dar lugar a la pérdida de fondos. ¿Olvidar el seguimiento de un requisito? Podría poner en peligro futuras oportunidades. ⏰
Afortunadamente, existe una solución para simplificar este complejo proceso: las plantillas de seguimiento de subvenciones. Estas valiosas herramientas pueden transformar su forma de gestionar las subvenciones.
En este blog, exploraremos las ventajas de utilizar plantillas de seguimiento de subvenciones y desglosaremos sus funciones clave. Además, destacaremos las diez plantillas principales que pueden revolucionar su proceso de gestión de subvenciones. 📝
¿Qué son las plantillas de seguimiento de subvenciones?
Las plantillas de seguimiento de subvenciones son herramientas esenciales en la gestión de fondos sin ánimo de lucro. Actúan como aliados fiables para mantenerle organizado y en el buen camino.
Estas plantillas consolidan todos los detalles clave de la subvención en un solo lugar, desde la información de contacto del financiador hasta el progreso de los hitos, para que pueda supervisar y gestionar fácilmente cada fase del proceso.
Con campos y secciones prediseñados, las plantillas de seguimiento de subvenciones eliminan el estrés de las confusiones de última hora, facilitando el cumplimiento de los requisitos de las subvenciones y la gestión eficaz de los fondos.
La optimización de estas tareas críticas permite a su organización dedicar más tiempo y energía a su misión principal y a su trabajo de impacto.
En este sentido, nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de presentar varias solicitudes para aumentar las posibilidades de obtener financiación.
Según la informe sobre el estado de la búsqueda de subvenciones 2023 las organizaciones que presentaron una sola solicitud tuvieron un 64% de intentos correctos. Pero la tasa de intentos correctos se disparó hasta el 90% en el caso de las que presentaron entre tres y cinco solicitudes, y un notable 98% de las organizaciones sin ánimo de lucro que enviaron entre seis y diez solicitudes obtuvieron al menos una subvención. 📈
¿En qué consiste una buena plantilla de seguimiento de subvenciones?
Una plantilla de seguimiento de subvenciones de alta calidad va más allá de la organización de la información; mejora la eficiencia y le ayuda a gestionar las subvenciones sin problemas.
Estos son los componentes clave que distinguen una buena plantilla de una normal:
- Diseño estructurado: Elija una plantilla con una estructura clara y fácil de navegar. Las filas y columnas deben estar bien definidas para facilitar la entrada de datos y el acceso rápido a la información importante
- Campos esenciales: Busque una plantilla que incluya campos esenciales como el nombre de la entidad financiadora, los datos de contacto, los importes de financiación solicitados y desembolsados, las condiciones de la subvención y mucho más. De este modo se garantiza que todos los datos clave estén almacenados en una ubicación práctica
- Personalizable: Opta por una plantilla que te permita personalizar campos y secciones en función de las necesidades únicas de tu organización sin ánimo de lucro. La flexibilidad garantiza que se adapte a los procesos y requisitos específicos de su organización
- Capacidad de seguimiento: Una buena plantilla debe tener funciones de seguimiento de los aspectos clave de la gestión de subvenciones, como las asignaciones de fondos, los KPI, los plazos de presentación de informes y el progreso hacia los hitos. Esto le ayuda a estar al tanto de todas las piezas móviles y garantiza actualizaciones puntuales para las partes interesadas
- Capacidad de integración: Elija una plantilla que pueda integrarse con su flujo de trabajo o sistema de software existente. Una integración perfecta facilita la sincronización de datos y reduce el riesgo de errores o de incumplimiento de plazos
💡 Pro Tip: ¿Te preguntas cómo elevar las operaciones de tu organización sin ánimo de lucro? Utilice ClickUp para optimizar los flujos de trabajo y potenciar a su equipo ¡!
Así es como ayuda:
Estados personalizados: Seguimiento del progreso de las tareas con transparencia adaptada a las necesidades de cada departamento 🗂️
Múltiples asignados: Mejora la colaboración identificando claramente a todos los implicados en una tarea 🤝
Seguimiento del tiempo: Evita el agotamiento controlando las horas de trabajo, las horas extra y programando el tiempo libre ⏱️
10 plantillas de seguimiento de subvenciones a explorar
El mundo de las plantillas de seguimiento de subvenciones es muy amplio, pero no todas las plantillas son iguales. Con tantas opciones disponibles, encontrar la adecuada para su organización sin ánimo de lucro puede resultar abrumador.
En este sentido, ClickUp destaca como una potente solución. Como plataforma de productividad todo en uno, ofrece un intervalo de plantillas de seguimiento de subvenciones personalizables y fáciles de usar, diseñadas para simplificar la gestión de las subvenciones.
Las plantillas de ClickUp le ayudarán a mantenerse organizado y al tanto de sus necesidades de gestión de subvenciones, ya se trate del seguimiento de plazos, de importes de financiación o del progreso hacia hitos importantes.
Estas son las diez mejores plantillas de seguimiento de subvenciones, cada una de ellas diseñada para mejorar el proceso de gestión de subvenciones:
1. Plantilla de seguimiento de propuestas de subvenciones de ClickUp
ClickUp Grant plantilla de seguimiento que es una Plantilla de seguimiento de propuestas de subvención
Redactar propuestas de subvención puede ser una tarea desalentadora, pero con la Plantilla de seguimiento de propuestas de subvención de ClickUp con ClickUp, puede agilizar el proceso y elaborar propuestas claras y convincentes con facilidad. Esta plantilla le ayuda a organizarse dividiendo la propuesta en tareas manejables, como información general, definición del problema, objetivos, etc.
Este plantilla de propuesta de subvención le permite asignar plazos a cada tarea, garantizando que toda la propuesta esté completada mucho antes de la fecha límite de solicitud. Es una gran herramienta para ayudarle a seguir el ritmo y dar lo mejor de sí mismo cuando solicite una subvención.
A continuación te explicamos por qué te gustará:
- Asignar tareas de redacción de secciones de la propuesta a empleados con plazos claros
- Establezca niveles de prioridad codificados por colores para las tareas
- Añada atributos como la parte de la propuesta, la fecha objetivo, la medición del rendimiento, los costes del primer año, etc. para crear una propuesta de subvención organizada
- Seguimiento del progreso con visualizaciones y tableros cronogramas
Ideal para: Organizaciones sin ánimo de lucro que deseen elaborar propuestas de subvención claras, organizadas y convincentes para conseguir financiación.
Consejo profesional: Utilice herramientas de IA como Cerebro ClickUp para elaborar propuestas de subvención claras, eficaces y convincentes. Basándose en sus indicaciones, ClickUp Brain generará contenidos detallados y personalizados que cubran todos los aspectos importantes de las propuestas de subvención en el lenguaje y el tono requeridos por su organización sin ánimo de lucro.
De este modo, le ayudará:
📝 Generar narraciones claras y detalladas que cubran todos los elementos clave de las solicitudes de subvención
⏳ Ahorrar tiempo automatizando las tareas repetitivas y centrándose en las áreas de mayor impacto
🔄 Garantice la coherencia de sus propuestas con sugerencias de contenido impulsadas por IA
🚀 Aumente las tasas de intento correcto de las propuestas elaborando envíos completos y convincentes
2. Plantilla de seguimiento de subvenciones ClickUp
Plantilla de seguimiento de subvenciones de ClickUp que es Plantilla de seguimiento de activos de subvenciones
El seguimiento de los activos es esencial, pero a menudo requiere mucho tiempo. En Plantilla de seguimiento de activos de ClickUp Grant simplifica este proceso, permitiéndole gestionar y supervisar eficazmente los activos relacionados con proyectos financiados mediante subvenciones.
Con esta plantilla, podrá almacenar de forma segura información detallada sobre cada activo, realizar un seguimiento de su valor en dólares estadounidenses y agilizar la elaboración de informes y auditorías para lograr una mayor eficacia.
He aquí por qué le gustará:
- Obtenga información sobre cómo se utilizan los activos en su organización
- Garantizar el mantenimiento adecuado de los activos
- Reducir el tiempo que habría dedicado a buscar activos
- Obtener visibilidad sobre el ciclo de vida de los activos y sus costes asociados
Ideal para: Gestores de subvenciones, empresas y organizaciones sin ánimo de lucro que buscan gestionar y realizar un seguimiento de sus múltiples subvenciones y activos sin esfuerzo.
➡️Also Leer: Guía de gestión de programas con ejemplos detallados
3. Plantilla de seguimiento de proyectos de subvenciones ClickUp
Plantilla de seguimiento de subvenciones de ClickUp que es una Plantilla de seguimiento de proyectos de subvenciones
La gestión de proyectos financiados con subvenciones puede ser compleja, ya que implica desde tareas y coordinación de equipos hasta cronogramas y presupuestos. En Plantilla de seguimiento de proyectos de subvenciones de ClickUp puede simplificar este proceso y hacer seguimiento de proyectos y gestión sin esfuerzo.
Esta plantilla de seguimiento de subvenciones le permite distribuir la información necesaria sobre las tareas a los miembros del equipo en cuestión. También puede utilizar esta plantilla para proporcionar a las partes interesadas actualizaciones periódicas sobre el estado de sus proyectos.
A continuación le explicamos por qué le gustará:
- Organizar las tareas por fases designadas y realizar un seguimiento del progreso mediante RAG (rojo para crítico, ámbar para retrasado, verde para en camino)
- Permitir a los miembros del equipo ver y gestionar sus tareas lado a lado para una mejor coordinación
- Supervise el progreso con campos personalizables como las fechas de finalización y la duración de las tareas
- Optimice la asignación de recursos y priorice los presupuestos de forma más eficaz
Ideal para: Coordinadores de equipos, gestores de subvenciones y organizaciones sin ánimo de lucro que deseen hacer un seguimiento de las subvenciones y gestionar eficazmente las tareas, los cronogramas y los miembros de los equipos de los proyectos financiados mediante subvenciones.
💡 Consejo adicional: Automatice el seguimiento y el cambio de estado de las tareas con Automatizaciones ClickUp . Sólo tiene que establecer ciertas reglas y condiciones; esta herramienta se encargará de cambiar los estados cuando se cumplan los criterios, lo que le ahorrará un tiempo valioso que podrá utilizar para centrarse en otros trabajos importantes.
4. Plantilla de estructura de desglose del trabajo de subvenciones de ClickUp
Plantillas de seguimiento de subvenciones de ClickUp, que es una plantilla de estructura de desglose del trabajo de subvenciones
El Plantilla de estructura de desglose del trabajo de la subvención ClickUp ayuda a gestionar todo el ciclo de vida de la subvención dividiendo los grandes proyectos en tareas manejables. Esta plantilla versátil y repleta de funciones es perfecta para gestores de proyectos e incluye campos como el nombre de la tarea, el número de la EDT, la persona asignada, la fecha de la tarea, la fecha límite, el estado, la fase del proyecto, el progreso y mucho más. Puede personalizar o añadir campos fácilmente para adaptarla a sus necesidades.
Utilice esta plantilla para agrupar tareas por fases del proyecto, como inicio, planificación, ejecución y cierre. Proporciona una representación visual clara del progreso de la tarea, ayudándole a garantizar que cada fase del proyecto se completa según lo previsto y que todo el proyecto sigue su curso.
Por qué le gustará:
- Asignar las tareas correctas a los miembros adecuados del equipo
- Proporcionar claridad a los miembros del equipo sobre sus roles y responsabilidades
- Hacer un seguimiento del estado de las tareas con categorías como no iniciadas, en curso, en revisión, actualización necesaria y listas
- Mejorar la comunicación entre el equipo y las partes interesadas
Ideal para: Jefes de proyecto y organizaciones sin ánimo de lucro que desean supervisar el desglose del trabajo para proyectos y asegurarse de que los proyectos se completan a tiempo.
5. Plantilla de documento de planificación de proyecto de subvención ClickUp
Establezca las bases para la ejecución del proyecto con la plantilla de documento de planificación de proyectos de subvenciones ClickUp
La creación de un plan sólido es esencial para el intento correcto de cualquier proyecto propuesta de proyecto la planificación de un proyecto es fundamental para su éxito, ya que establece una base sólida y mitiga los posibles obstáculos. Sin embargo, planificar un proyecto puede ser un reto, y ahí es donde Plantilla de documento de planificación de proyectos de subvención de ClickUp viene en.
Utilice esta plantilla para recoger todos los detalles, desde los objetivos y metas clave hasta los elementos de acción y los cronogramas, y alinear a los equipos en torno a metas comunes importantes para el intento correcto. También puede utilizarla para planificar y gestionar los presupuestos de los proyectos y otros recursos y establecer un sistema de seguimiento para garantizar que se completa a tiempo.
He aquí por qué te gustará:
- Dividir proyectos complejos en tareas manejables
- Identificar hitos clave yseguir y documentar el progreso del proyecto
- Detectar los riesgos potenciales que pueden impedir el progreso de los proyectos
- Desarrollar estrategias para mitigar los riesgos
Ideal para: Gestores de proyectos y organizaciones sin ánimo de lucro que buscan un enfoque organizado para planificar y ejecutar proyectos.
➡️Read Más: 10 Plantillas Gratuitas de Alcance del Trabajo en MS Word & ClickUp Docs
6. Plantilla de informe de estado del proyecto de subvención ClickUp
Plantilla de seguimiento de subvenciones de ClickUp que es una Plantilla de informe del estado del proyecto de subvención
¿Se pregunta cómo mantener organizado el progreso de su proyecto y comunicarse eficazmente con las partes interesadas? Plantilla de informe de estado del proyecto de subvención de ClickUp le ayudará. Esta plantilla de pizarra fácil de usar cuenta con seis secciones que le permiten resumir los detalles clave del proyecto con claridad.
Esta plantilla le permite añadir rótulos, notas adhesivas y coloridos indicadores de estado, que le ayudarán a seguir el progreso y destacar las actualizaciones importantes. Garantiza que las partes interesadas estén siempre informadas y que sus proyectos se mantengan en el calendario para completarse a tiempo.
Por qué le gustará:
- Proporciona a los equipos las últimas actualizaciones sobre tareas, fechas límite y presupuesto
- Seguimiento del progreso con gráficos y diagramas automatizados
- Mejore la rendición de cuentas y aumente la productividad del equipo
- Añada secciones y atributos a la plantilla de informes según las necesidades de su organización
Ideal para: Organizaciones sin ánimo de lucro que deseen realizar el seguimiento y generar informes sobre el estado de los proyectos y mantener informadas a las partes interesadas con facilidad.
7. ClickUp Plantilla de Cronograma de Proyecto de Subvención Pizarra
ClickUp subvención plantilla de seguimiento que es un proyecto de subvención Cronograma Pizarra Plantilla
Creación y gestión de cronogramas de proyectos puede llevar mucho tiempo y ser tedioso. Sin embargo, la Plantilla de Pizarra para el Cronograma del Proyecto de Subvención ClickUp puede optimizar esta tarea, facilitando la visualización de todo el cronograma y garantizando que los equipos mantengan el rumbo y cumplan los plazos.
Esta plantilla fácil de usar y personalizable le permite documentar los pasos o fases de su proyecto junto con su duración. Debajo de cada paso, puede especificar las actividades que deben realizarse en diferentes bloques y colorear aquellos bloques cuyas actividades diseñadas se hayan llevado a cabo.
He aquí por qué le gustará:
- Personalizar detalles, como tareas, dependencias, duraciones, etc.
- Identificar posibles cuellos de botella o áreas de preocupación
- Realice los ajustes necesarios para que los proyectos sigan avanzando
- Realizar un seguimiento del progreso para garantizar que los proyectos se completan dentro de los plazos asignados
Ideal para: Jefes de proyecto y organizaciones que buscan una forma simplificada de planificar, crear y gestionar cronogramas para diferentes proyectos.
8. Plantilla de plazos de subvención ClickUp
Plantilla de ruta crítica de los plazos de ClickUp
En Plantilla de plazos de subvención de ClickUp es perfecta para organizaciones que gestionan varias subvenciones. Le ayuda a visualizar, organizar y priorizar los plazos, garantizando que varios proyectos se mantengan en el buen camino.
Utilice esta plantilla para asignar tareas, ajustar fechas clave y crear hitos para cada subvención. Realice un seguimiento del progreso de las tareas para asegurarse de que su equipo cumple todos los plazos de varias subvenciones simultáneamente, manteniendo sus proyectos organizados y dentro del calendario.
Por qué le gustará:
- Planificar y estructurar proyectos con facilidad
- Obtenga una Panorámica de los plazos próximos y vencidos
- Ajuste los niveles de prioridad de las tareas con diferentes colores
- Asegúrese de que las tareas completadas cumplen las normas de calidad establecidas
Ideal para: Profesionales en activo, gestores de proyectos y organizaciones sin ánimo de lucro que deseen visualizar, ajustar, gestionar, realizar el seguimiento y cumplir los plazos de sus proyectos.
9. ClickUp Grant Plantilla Cronograma Rellenable
Visualice, correlacione y realice un seguimiento de las tareas, el tiempo y los costes estimados de proyectos y eventos con la plantilla de cronograma rellenable de ClickUp Grant
En ClickUp Grant Plantilla de Cronograma rellenable le ayuda a planificar y visualizar sus proyectos, eventos y mucho más con facilidad. Esta versátil herramienta le permite crear cronogramas que mantienen un aspecto coherente para diferentes tipos de proyectos.
Utilícela para gestionar y hacer un seguimiento de las fases del proyecto, las tareas, los días asignados, los días sugeridos, el estado, el presupuesto, los costes reales y mucho más. Esta plantilla simplifica la creación de cronogramas, dándole más tiempo para centrarse en otras responsabilidades esenciales.
He aquí por qué le gustará:
- Compartir cronogramas con las partes interesadas para su revisión
- Añadir, modificar o eliminar tareas en el cronograma según sea necesario
- Ajuste y seguimiento de los hitos con facilidad
- Compartir cronogramas aprobados con los miembros del equipo
Ideal para: Planificadores de proyectos, gestores y organizaciones sin ánimo de lucro que deseen correlacionar, organizar y realizar un seguimiento de las tareas, el tiempo y las estimaciones de costes para proyectos y eventos.
10. Plantilla de hoja de cálculo de seguimiento de subvenciones por Qgiv
siga fácilmente todas las subvenciones que ha solicitado con la plantilla de hoja de cálculo de seguimiento de subvenciones
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Hacer un seguimiento de todas sus solicitudes de subvención puede ser un reto, pero la plantilla de hoja de cálculo de seguimiento de subvenciones de Qgiv facilita la gestión. Esta herramienta fácil de usar le ayuda a estar al tanto de sus solicitudes de subvención y mantenerse organizado durante todo el proceso.
La plantilla incluye cuatro hojas de cálculo específicas para registrar y almacenar información fundamental: Datos de los posibles solicitantes de subvenciones, Subvenciones presentadas, Respuesta de los solicitantes de subvenciones y Subvenciones que no se han podido presentar. Con estos recursos, podrá gestionar eficazmente sus solicitudes y asegurarse de que no se le escapa ningún detalle importante.
Por qué le gustará:
- Mantenga un registro preciso de los datos de las agencias de financiación
- Programar fechas para el seguimiento con los organismos de financiación
- Ajustar los niveles de prioridad de las solicitudes
- Introducir información complementaria en la sección de notas separada
Ideal para: Coordinadores de subvenciones y organizaciones sin ánimo de lucro que deseen una solución completa para gestionar y realizar un seguimiento de sus solicitudes de subvención
Simplifique el seguimiento de las subvenciones y maximice su impacto con ClickUp
Las subvenciones son un salvavidas vital para las organizaciones sin ánimo de lucro, pero gestionarlas eficazmente puede ser un reto complejo. Ahí es donde entra ClickUp. Aproveche sus potentes herramientas, como las plantillas de seguimiento de subvenciones, formulario de solicitud de proyectos plantillas, ClickUp Docs y ClickUp Brain, podrá agilizar sus procesos de gestión de subvenciones y centrarse más en hacer avanzar su misión.
Con ClickUp, puede mantenerse organizado, mejorar el cumplimiento y optimizar la asignación de recursos, garantizando que cada subvención contribuya al intento correcto de su organización sin ánimo de lucro.
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