Recuerda la primera vez que abriste una hoja de cálculo con datos de RR. HH.: celdas ordenadas con información de los empleados, pestañas codificadas por colores que indicaban nóminas, incorporaciones, asistencia y mucho más.
Para los profesionales de RR. HH., las plantillas de Excel para RR. HH. son el método probado y comprobado para organizar la información esencial. Ya sea para realizar el seguimiento de los procesos de contratación o supervisar los saldos de vacaciones, Excel aporta orden incluso a las tareas de RR. HH. más ajetreadas.
En este blog, analizaremos algunas plantillas de Excel para RR. HH. y mostraremos cómo estas plantillas pueden simplificar los procesos y ahorrar un tiempo valioso. 🕒
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de Excel para RR. HH.?
Una buena plantilla de Excel para RR. HH. debe ser más que funcional; debe combinar facilidad de uso, adaptabilidad y claridad.
Estas son las características que debe buscar:
- Diseño intuitivo: las plantillas de Excel para RR. HH. deben tener rótulos claros, menús desplegables y celdas con formato predefinido para facilitar la navegación y minimizar los errores en las entradas de datos.
- Personalización: deben tener campos y secciones adaptables, lo que le permite personalizar la plantilla para que se ajuste a los procesos únicos de recursos humanos.
- Precisión de los datos: las plantillas de Excel para RR. HH. deben incluir cálculos automatizados (por ejemplo, saldos de vacaciones, horas extras) para reducir los errores manuales.
- Elementos visuales integrados: las plantillas de Excel para RR. HH. deben ofrecer gráficos y gráficos para la elaboración rápida de informes y la identificación de tendencias, lo que ahorra tiempo en el análisis.
- Control de versiones: las plantillas de Excel para RR. HH. deben contar con un método estructurado para realizar el seguimiento de los cambios que garantice que siempre se pueda acceder a la versión más reciente para mantener la integridad de los datos.
🔍 ¿Sabías que...? El primer departamento formal de RR. HH. se creó en la National Cash Register Company en 1901, tras una importante huelga.
Plantillas de Excel para RR. HH.
Entre la contratación, las nóminas y las evaluaciones de rendimiento, es fácil sentirse abrumado.
Las plantillas gratuitas de RR. HH. están diseñadas para aligerar esa carga. Las plantillas de Excel para RR. HH. proporcionan la estructura que necesita para mantener todo organizado, lo que garantiza que no descuide ninguna de sus tareas importantes.
Aquí tienes ocho plantillas de Excel para recursos humanos entre las que elegir. 📋
1. Plantilla avanzada de evaluación del rendimiento de Kenjo
Es hora de deshacerse de esas notas adhesivas dispersas y de los interminables hilos de correo electrónico. Esta plantilla de Excel para evaluaciones de rendimiento de Kenjo facilita el seguimiento de todos los comentarios valiosos (y, en ocasiones, desafiantes) sobre el rendimiento de los empleados.
La plantilla de evaluación del rendimiento le permite introducir, revisar y analizar las evaluaciones de los empleados en un solo lugar. También realiza el seguimiento de las metas, los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las habilidades, lo que le ofrece una vista clara del progreso y el desarrollo de cada empleado.
📌 Ideal para: gerentes, profesionales de RR. HH. o cualquier persona que desee optimizar el proceso de evaluación del rendimiento en lugar de reinventar la rueda cada ciclo.
2. Plantilla de gestión de vacaciones para RR. HH. de Kenjo
Con la plantilla de gestión de vacaciones de Kenjo, realizar el seguimiento de los días de vacaciones, las bajas por enfermedad y las ausencias inesperadas de sus empleados resulta muy sencillo. Esta práctica herramienta ofrece una panorámica clara de quién está de baja, cuándo está fuera de la oficina y cuánto tiempo ha acumulado.
Te ayuda a mantenerte organizado al consolidar todas las solicitudes de permisos en un solo lugar. Despídete de las reuniones con doble reserva, ya que también realiza el seguimiento de ellas.
Puede calcular fácilmente el tiempo libre acumulado de cada empleado, gestionar las acumulaciones y tener una vista del tiempo libre para una planificación más eficaz de los recursos humanos.
📌 Ideal para: equipos de RR. HH., gerentes o profesionales cansados de revisar innumerables correos electrónicos para realizar el seguimiento de quién está de baja.
3. Employee Database Tracker de SpreadSheetPage
¿Alguna vez ha sentido que la información de los empleados está dispersa por todas partes, en múltiples sistemas de software, correos electrónicos y hojas de cálculo aleatorias? El seguimiento de datos sobre certificaciones, cumpleaños o incluso contactos de emergencia puede resultar complicado.
La plantilla Employee Database Tracker de SpreadsheetPage te ayuda en esta tarea. Esta sencilla plantilla te permite gestionar la información de los empleados sin los quebraderos de cabeza que suponen los complejos programas de análisis de RR. HH.
También puede elegir el número de compañeros de equipo que desea incluir:
- Gestor de bases de datos de empleados Lite (hasta 15 empleados)
- Employee Database Manager Pro 150 (hasta 150 empleados)
- Employee Database Manager Pro 250 (hasta 250 empleados)
📌 Ideal para: Jefes de equipo y profesionales de RR. HH. que necesitan mantener una panorámica general organizada de su plantilla sin complicaciones.
🔍 ¿Sabías que...? Muchas prestaciones comunes para los empleados, como la asistencia sanitaria y las pensiones, se generalizaron durante la Segunda Guerra Mundial. Debido a la congelación de los salarios, las empresas ofrecieron prestaciones para atraer y retener a los trabajadores, lo que marcó el comienzo de las prestaciones proporcionadas por los empleadores.
4. Employee Schedule Tracker de SpreadSheetPage
Gestionar los horarios del equipo puede resultar irritante, especialmente cuando hay citas que se solapan y entran en conflicto. Pero no se preocupe. La plantilla Employee Schedule Tracker de SpreadsheetPage está aquí para optimizar sus problemas de programación.
Esta plantilla le permite crear un calendario claro y organizado que mantiene a todos en sintonía (o en la misma página de cálculo). Puede introducir fácilmente turnos, solicitudes de permisos e incluso pausas para comer que podrían pasarse por alto.
Su diseño visual ofrece una panorámica de quién está dentro y quién está fuera, mientras que el formato personalizable se adapta a cualquier empresa.
📌 Ideal para: gerentes, jefes de equipo o profesionales responsables de coordinar múltiples horarios y asegurarse de que todos sepan cuándo y dónde deben estar.
5. Plantilla de tarjeta de control horario de empleados de Microsoft
La plantilla de tarjeta de control horario de Microsoft ofrece un enfoque sencillo para una gestión eficaz del tiempo. Es perfecta para registrar las horas diarias, semanales, mensuales o incluso anuales, de modo que tengas todos los detalles al alcance de la mano.
También puede registrar las horas extras de estos periodos y agrupar automáticamente los meses en trimestres para facilitar la lectura. Con los cálculos integrados, no tendrá que lidiar con los números: solo tiene que introducir las horas y dejar que la plantilla haga el trabajo pesado por usted.
📌 Ideal para: directores y profesionales de RR. HH. que buscan una forma fiable de realizar el seguimiento de las horas de trabajo sin complicaciones.
6. Plantilla de registro de asistencia de los empleados de Microsoft
El seguimiento de la asistencia no tiene por qué ser una tarea agotadora que implique repetidas confirmaciones de presencia y ausencia.
La plantilla de registro de asistencia de los empleados de Microsoft facilita enormemente su flujo de trabajo. Le ayuda a llevar un seguimiento de los distintos tipos de permisos, como bajas por enfermedad, vacaciones, fallecimientos y otros.
¿Lo mejor de todo? Obtendrá una visión general rápida de las estadísticas esenciales sobre las bajas, incluido el total de bajas tomadas. Además, le permite identificar fácilmente los patrones de asistencia, lo que le ayuda a gestionar los turnos y abordar cualquier posible problema antes de que se convierta en un problema importante.
📌 Ideal para: equipos de RR. HH., responsables de oficina y jefes de departamento que necesitan una forma clara y escalable de realizar el seguimiento de la asistencia y documentarlo todo.
7. Plantilla de seguimiento de candidatos a un puesto de trabajo de Microsoft
La plantilla «Job Candidates Tracker» (Seguimiento de candidatos) pone orden en el caos habitual de los procesos de contratación. Organiza los datos de los candidatos, las fases de la solicitud y las notas de las entrevistas en un solo lugar. Puede utilizarla para gestionar los datos de los candidatos según los roles que solicitan, su estado actual de contratación y mucho más.
Esta plantilla le permite gestionar a los entrevistadores y registrar bien sus habilidades. Además, hay una sección para gestionar las vacantes, donde puede crear una lista con una descripción, las cualificaciones requeridas, el nivel salarial y otras notas.
📌 Ideal para: Reclutadores y gerentes de recursos humanos que desean una vista clara y optimizada de su proceso de contratación, lo que les ayuda a tomar decisiones de contratación más inteligentes y rápidas.
8. HR Recruitment Tracker de Excel para autónomos
Incluso a los mejores nos puede pasar que perdamos de vista a candidatos prometedores entre un mar de currículos. El libro de trabajo HR Recruitment Tracker está aquí para facilitar el caos del proceso de contratación. Puede realizar el seguimiento del recorrido de cada candidato desde el primer contacto hasta la oferta final, asegurándose de no pasar por alto ningún paso del proceso.
Supervise fácilmente los roles, las fases de las entrevistas y los comentarios para que todos los detalles sigan siendo accesibles. Personalice el rastreador para satisfacer sus necesidades de contratación, tanto si se trata de cubrir posiciones especializadas como de gestionar metas de contratación de gran volumen.
Además, puede compartir el estado de los candidatos con los miembros del equipo para que todos estén al tanto de la misma información.
📌 Ideal para: profesionales de RR. HH., responsables de contratación y equipos de selección que deseen optimizar su proceso de selección.
Límites del uso de Excel para RR. HH.
Aunque Microsoft Excel es una herramienta flexible, se queda corta a la hora de gestionar necesidades complejas de RR. HH., especialmente a medida que las organizaciones crecen.
A continuación te explicamos por qué confiar en Excel para las tareas de RR. HH. puede plantear retos. 👇
- Riesgo de datos obsoletos: los miembros del equipo pueden encontrarse con información obsoleta si no utilizan la versión más reciente de la hoja, ya que Excel no ofrece actualizaciones en tiempo real.
- Procesos complejos: Excel no está diseñado para procesos complejos de RR. HH., como la incorporación de empleados o el seguimiento del cumplimiento normativo, que a menudo requieren fórmulas extensas o un gran esfuerzo manual.
- Limitaciones de colaboración: no cuenta con herramientas de colaboración robustas, lo que dificulta que los equipos trabajen juntos de manera eficaz.
- Problemas de seguridad: Almacenar información confidencial de los empleados en Excel supone un riesgo para la seguridad en comparación con el software especializado en RR. HH. que ofrece cifrado.
- Gestión ineficiente de datos: la gestión de grandes conjuntos de datos de empleados resulta engorrosa, lo que hace que Excel sea una solución menos idónea para las organizaciones en crecimiento.
Plantillas alternativas de RR. HH.
Afortunadamente, existe una opción mejor para los profesionales de RR. HH.: ClickUp.
ClickUp es una aplicación para todo lo relacionado con el trabajo que simplifica la gestión de RR. HH. Con su interfaz fácil de usar y sus plantillas personalizables, ClickUp transforma el funcionamiento de los equipos de RR. HH.
Aquí tienes algunas plantillas de recursos humanos de ClickUp que pueden mejorar tus procesos. 📈
1. Plantilla de plan de dotación de personal de ClickUp
¿Le cuesta mantenerse al día con los cambios de personal y las exigencias de los proyectos? Planificar estos cambios a menudo puede resultar muy difícil si sus empleados tienen múltiples compromisos simultáneos.
La plantilla de pizarra para planes de dotación de personal de ClickUp te ayuda precisamente con eso.
Te permite correlacionar estrategias de RR. HH., lo que te garantiza estar preparado para los próximos proyectos o transiciones, al tiempo que mantiene a todo el mundo alineado.
El plan de dotación de personal está organizado como un diagrama de flujo, con notas adhesivas debajo de cada paso para guiarle a lo largo del proceso. Utilice el diagrama de flujo para desarrollar su plan de dotación de personal y registre la información clave en notas adhesivas según sea necesario.
📌 Ideal para: directores de RR. HH., jefes de proyecto y jefes de equipo que necesitan una herramienta flexible y colaborativa para planificar y gestionar el personal de forma eficaz.
2. Plantilla de base de conocimientos de RR. HH. de ClickUp
La plantilla de base de conocimientos de RR. HH. de ClickUp le ayuda a centralizar documentos y políticas importantes, lo que permite a su equipo acceder rápidamente a todo, desde guías de incorporación hasta políticas de la empresa, todo en un espacio organizado.
Es totalmente personalizable, lo que le permite adaptar cada sección para que se ajuste a las necesidades específicas de RR. HH. de su empresa.
Puede utilizar la plantilla para crear una base de conocimientos completa y de autoservicio que permita a los empleados encontrar respuestas de forma independiente. Esto reduce el número de preguntas redundantes y fomenta una cultura de autosuficiencia.
📌 Ideal para: directores de operaciones de RR. HH. en empresas en crecimiento que desean facilitar el acceso a información esencial.
3. Plantilla de formulario de evaluación de RR. HH. de ClickUp
La plantilla del formulario de evaluación de ClickUp proporciona un marco fiable para abordar las evaluaciones de rendimiento. Le ayuda a evaluar y documentar el progreso de los empleados, sentando las bases para un desarrollo y un crecimiento centrados.
Con esta plantilla, podrás:
- Estandarice las revisiones: aplique una estructura coherente en todas las evaluaciones para garantizar que cada una de ellas sea exhaustiva, eliminando descuidos o sesgos.
- Personaliza para roles específicos: personaliza la plantilla para que se adapte a roles específicos, lo que te permitirá evaluar lo que más importa para cada miembro del equipo.
- Fomenta los comentarios constructivos: organiza las evaluaciones en secciones para destacar los puntos fuertes, las áreas de mejora y las metas futuras, y así lograr debates más significativos.
- Supervise el crecimiento a lo largo del tiempo: utilice evaluaciones anteriores para realizar el seguimiento del desarrollo de los empleados, lo que facilitará la identificación de patrones y la celebración de los logros.
📌 Ideal para: profesionales de RR. HH., jefes de equipo y jefes de departamento que desean proporcionar comentarios completos que impulsen el desarrollo continuo.
4. Plantilla POE de RR. HH. de ClickUp
La gestión de los recursos humanos puede resultar abrumadora: todo, desde la incorporación de nuevos empleados hasta la realización de evaluaciones de rendimiento, debe estar terminado según los procedimientos operativos estándar (POE).
La plantilla POE de RR. HH. de ClickUp proporciona una forma estructurada de organizar la documentación procedimental para todo, como la incorporación, la gestión de las evaluaciones de rendimiento, la gestión del proceso de nóminas y el cumplimiento normativo, todo en un único lugar de fácil acceso.
Además, puede adaptar la plantilla para reflejar sus propios procesos de RR. HH., como añadir secciones para programas de formación de empleados o iniciativas de compromiso. ¿Quiere una sección sobre el protocolo adecuado para tomar café en la sala de descanso? Adelante.
📌 Ideal para: Jefes de departamento, equipos de RR. HH. y propietarios de pequeñas empresas que desean garantizar que todas las tareas de RR. HH. estén documentadas, estandarizadas y sean accesibles.
5. Plantilla de recursos humanos para documentos de procesos empresariales de ClickUp
Hacer un seguimiento de los flujos de trabajo esenciales y garantizar que todo el mundo siga los mismos procesos puede ser un reto, especialmente si trabajas con equipos grandes.
La plantilla de documentos de procesos empresariales de ClickUp le ayudará a conseguirlo. Proporciona un único lugar organizado para documentar todas las operaciones básicas, desde los pasos de gestión de proyectos hasta los protocolos de comunicación, lo que garantiza que su equipo conozca la mejor manera de hacer las cosas.
Esta plantilla le permite:
- Organice los procesos de la empresa: almacene todos los flujos de trabajo clave en un documento de fácil acceso, creando un recurso fiable para los miembros del equipo.
- Personalícelas para adaptarlas a su empresa: modifique cada sección para ajustarla a las necesidades de su empresa.
- Promueva la coherencia: Estandarice sus procesos en todos los departamentos para garantizar la calidad y la alineación en toda la empresa.
📌 Ideal para: directores de operaciones, jefes de departamento y equipos en crecimiento que buscan mantener procesos coherentes y documentados.
6. Plantilla de plan de acción de contratación de ClickUp
Contratar nuevos talentos puede ser un proceso complejo, con múltiples pasos y partes interesadas que deben mantenerse sincronizadas. La plantilla del plan de acción de contratación de ClickUp actúa como una hoja de ruta clara para guiar cada fase, de modo que no tengas que esforzarte por llevar un seguimiento y puedas centrarte en encontrar al candidato más adecuado para tu equipo.
Te ayuda a organizar cada paso del proceso de selección, desde el contacto inicial hasta la aceptación final de la oferta, manteniendo a todos alineados.
La plantilla también es fácil de personalizar. Puede adaptarla en función de roles y cronogramas específicos, ya sea para contratar a un asistente junior o a un ejecutivo de alto nivel.
📌 Ideal para: Responsables de selección de personal y equipos de contratación que buscan un plan estructurado para optimizar su proceso de selección de forma eficaz.
7. Plantilla de memorándum de políticas de ClickUp
La plantilla de memorándum de políticas de ClickUp proporciona una forma clara y estructurada de transmitir información esencial. Garantiza que sus mensajes sean directos y coherentes, lo que facilita su comprensión por parte de todos y reduce las posibilidades de malinterpretaciones.
Puede personalizarla para adaptarla a cualquier tema relacionado con las políticas, ya sea una nueva directriz para el lugar de trabajo o un anuncio importante. Además, la plantilla le ayuda a documentar y realizar el seguimiento de los reconocimientos de las políticas, lo que favorece la compatibilidad con las normas de la empresa.
📌 Ideal para: personal de RR. HH., directores jurídicos y equipos de liderazgo que buscan una forma eficaz de comunicar cambios en las políticas o novedades de la organización.
🔍 ¿Sabías que...? El concepto de la jornada laboral de 9 a 5 fue popularizado por Henry Ford en la década de 1920. Redujo la jornada laboral de 10 a 8 horas, estableciéndola como un estándar en las políticas de RR. HH. que equilibran la vida laboral y personal de los empleados, al tiempo que mantienen la productividad.
8. Plantilla de medidas correctivas de ClickUp
Cuando surgen retos (y seamos realistas, siempre surgen), es fundamental contar con un plan sólido para abordarlos.
La plantilla de pizarra para planes de medidas correctivas de ClickUp es tu mejor aliada para detectar deficiencias en los procesos, identificar las causas fundamentales y crear medidas correctivas con objetivos específicos para evitar problemas similares en el futuro.
Con esta plantilla, puede reunir a todo su equipo para abordar los problemas de forma colaborativa. El formato de pizarra es ideal para visualizar todo con claridad, lo que facilita que todos comprendan lo que está sucediendo y lo que hay que hacer.
📌 Ideal para: equipos de control de calidad, gestores de proyectos y líderes que buscan establecer un enfoque proactivo para la resolución de problemas y la mejora continua.
9. Plantilla de solicitud de permiso de ClickUp
La gestión de las solicitudes de permisos puede convertirse en un caos si no se cuenta con un proceso claro, especialmente en empresas muy activas en las que varios empleados solicitan permisos al mismo tiempo.
La plantilla de solicitud de permisos de ClickUp consolida todas las solicitudes en una ubicación fácil de gestionar. Esta organización permite gestionar las solicitudes de forma eficiente, lo que facilita su rápida revisión y la aprobación o denegación oportuna.
Obtener visibilidad sobre los horarios del equipo también puede ayudar a evitar solapamientos en las vacaciones y garantizar una cobertura adecuada. También podrás supervisar el historial de solicitudes y los saldos restantes, manteniendo a todos informados sobre el estado de sus vacaciones.
📌 Ideal para: Responsables de contratación y jefes de equipo que desean simplificar la gestión de las bajas y mejorar la transparencia en todos los ámbitos.
🔍 ¿Sabías que... En Estados Unidos, el Día de Agradecimiento a los Empleados se celebra el primer viernes de marzo. Esta iniciativa de RR. HH. comenzó en 1995 para reconocer y celebrar el arduo trabajo de los empleados en todos los sectores.
Optimice su flujo de trabajo de RR. HH. con ClickUp
Las plantillas de Excel para RR. HH. facilitan su trabajo y le ayudan a mantenerse organizado en todas las áreas de su trabajo como profesional de RR. HH.
Aunque estas plantillas de Excel para RR. HH. pueden funcionar bien para tareas de RR. HH. de pequeño y mediano tamaño, gestionar todas sus necesidades de RR. HH. de forma eficaz requiere una solución más sólida. Y ahí es precisamente donde entra en juego ClickUp, con plantillas eficientes y personalizables para abordar todas sus funciones.
No se fíe solo de nuestra palabra, compruébelo usted mismo. ¡Regístrese hoy mismo en ClickUp gratis!