Los estudios demuestran que el 58% de las organizaciones con un claro sentido de propósito experimentaron un crecimiento del 10% o más durante los últimos tres años. Esta claridad impulsa el crecimiento y aumenta la motivación y productividad del equipo.
En el centro de esta claridad se encuentra una estructura de gestión eficaz construida en torno a múltiples niveles de gestión. Los niveles de gestión son distintos niveles jerárquicos dentro de una organización, con diferente autoridad, responsabilidad y poder de decisión. Suelen dividirse en tres niveles principales: dirección de alto nivel, dirección de nivel intermedio y dirección de nivel inferior.
Comprender los niveles de gestión es crucial para una gestión de proyectos eficaz, ya que influye directamente en los resultados del proyecto, la comunicación y la alineación con las metas de la organización. Veamos cómo.
Comprender los distintos niveles de gestión
Cada uno de los tres niveles de la jerarquía de gestión tiene roles, responsabilidades y funciones distintos. Veámoslo más de cerca.
Nivel de alta dirección (ejecutivos)
La alta dirección funciona como el arquitecto de una empresa. En esta categoría se incluyen el Consejero Delegado, el Director Financiero, el Director de Marketing, el Director de Tecnología, el Director de Producto, el Director General, el Director de Recursos Humanos y el Director de Operaciones. Estas personas dirigen el gráfico de la organización y guiar la dirección de la empresa en los años venideros, centrándose en el panorama general.
La alta dirección es responsable de:
- Ajuste de la dirección general de la empresa
- Tomar decisiones estratégicas
- Garantizar la estabilidad financiera
- Desarrollar metas a largo plazo
- Gestionar los recursos
- Mantenimiento de las relaciones con las partes interesadas clave
La alta dirección configura la dirección estratégica de la empresa analizando el entorno externo e identificando oportunidades y amenazas. Sus decisiones impulsan el proceso de planificación estratégica, influyendo en la trayectoria de la empresa y en su intento correcto a largo plazo.
Mandos intermedios (líderes funcionales)
Los mandos intermedios son el eslabón clave entre la alta dirección y los empleados de nivel inferior o de primera línea. Aplican las estrategias de la alta dirección y aseguran que las metas departamentales se reúnan con eficacia.
Los mandos intermedios son responsables de
- Traducir las metas estratégicas en planes viables
- Supervisar a los directivos de nivel inferior
- Ajuste de los objetivos del departamento
- Supervisar las operaciones del departamento
- Asignar recursos y gestionar presupuestos
- Supervisar el rendimiento
Los mandos intermedios desempeñan funciones organizativas y directivas. Interpretan y transmiten la visión estratégica establecida por la alta dirección, traduciéndola en planes factibles para supervisores y equipos. Esto garantiza que los objetivos más amplios de la empresa estén siempre alineados con las actividades diarias, ayudando a toda la organización a mantenerse centrada en sus metas.
**Lea también Plantillas de cartas de equipo para un ajuste eficaz de las metas
Mandos inferiores (supervisores)
Los directivos de nivel inferior se ocupan de las actividades cotidianas y gestionan equipos pequeños. Garantizan que las tareas se completen con eficacia y que se cumplan las políticas de la empresa.
Los supervisores son responsables de
- Asignar el trabajo
- Supervisar las tareas diarias
- Garantizar el cumplimiento de los procedimientos de la empresa
- Contratar, formar y dar compatibilidad a los miembros del equipo
- Proporcionar retroalimentación
Los supervisores son esenciales para la estructura organizativa y la moral de los empleados, ya que su eficacia repercute directamente en la moral y la productividad de su departamento.
Estilos de liderazgo para distintos niveles de dirección
Los estilos de liderazgo pueden variar significativamente entre los distintos niveles de dirección, y comprender estos matices es importante para una gestión eficaz de la organización.
Las organizaciones pueden construir un entorno de trabajo positivo y productivo adaptando estilos de liderazgo y gestión a niveles de gestión específicos.
Liderazgo transaccional
El liderazgo transaccional suele compararse con una relación clásica entre jefe y empleado. Se basa en un intercambio transparente: si haces bien tu trabajo, serás recompensado.
Este estilo funciona bien en puestos de supervisión o en entornos de ventas en los que las tareas están bien definidas y los empleados están motivados por recompensas extrínsecas. Bill Gates ejemplificó este estilo de liderazgo haciendo hincapié en las recompensas basadas en el rendimiento y en una clara rendición de cuentas en Microsoft. Fijaba grandes expectativas y ofrecía incentivos tangibles, como primas y promociones, a los empleados que destacaban en sus roles.
Liderazgo transformacional
El liderazgo transformacional tiene más que ver con la inspiración y la motivación. Estos líderes no se limitan a gestionar, sino que inspiran.
Crean una visión que los empleados pueden respaldar, animándoles a ir más allá de sus metas personales y contribuir a algo más grande. Este estilo suele ser eficaz en situaciones en las que se necesita cambio o innovación. Mary Barra primera mujer Consejera Delegada de General Motors, ha transformado la empresa y reforzado su ventaja competitiva. Su liderazgo visionario ha guiado las iniciativas de cambio climático, ha sorteado las crisis y ha puesto de relieve la visión y los valores fundamentales de GM.
Estilo de gestión participativo
La gestión participativa implica a los empleados en la toma de decisiones, aumentando su compromiso. La opinión de todos cuenta y todos se sienten implicados en el resultado.
Ex CEO de PepsiCo Indra Nooyi comprendió la importancia de promover el trabajo en equipo. Daba prioridad a las conversaciones periódicas con los empleados para fomentar la integración. Nooyi acostumbraba a escribir sentidas cartas a los empleados y sus familias, poniendo de relieve su confirmación (a internet) de las conexiones personales. Este enfoque fue decisivo para el intento correcto de PepsiCo, impulsando el compromiso y la moral de los empleados.
Estilos de coaching y gestión visionaria
Los estilos de dirección coaching y visionario se centran en desarrollar a los empleados e inspirarlos para que alcancen su máximo potencial.
El liderazgo visionario establece una visión clara e inspiradora para la organización, mientras que el liderazgo de coaching se centra en el desarrollo de los empleados proporcionándoles orientación y compatibilidad. Steve Jobs practicó un liderazgo visionario, inspirando la innovación e impulsando el intento correcto del éxito de la empresa con su clara visión. Bill Campbell conocido como el "entrenador" de Silicon Valley, fue un ejemplo de liderazgo basado en el coaching: asesoraba a los líderes, fomentaba el crecimiento personal y promovía una cultura de colaboración.
Aunque la elección de un enfoque de liderazgo específico es importante, las estructuras de gestión también desempeñan un rol crucial en la consecución de las metas organizativas a distintos niveles. La selección del estilo de gestión adecuado garantiza la claridad y la alineación, promoviendo tanto el crecimiento individual como el de la organización.
Cómo afectan las estructuras de gestión a las organizaciones
Una estructura bien diseñada estructura de gestión puede dar como resultado unos roles claros y una toma de decisiones eficaz. Hay una clara línea de autoridad, trayectorias profesionales definidas y una sólida cultura organizativa. Las funciones de cada uno de los niveles de gestión están claramente definidas. Tradicionalmente, este tipo de estructura de gestión ha funcionado bien.
Sin embargo, los tiempos cambian. Una estructura organizativa rígida o jerárquica puede no funcionar para las nuevas empresas y las organizaciones jóvenes. El papeleo burocrático puede ahogar la innovación; las diferencias entre equipos aislados pueden fomentar la competencia en lugar de la colaboración; y la necesidad de que las decisiones fluyan hacia arriba y hacia abajo en la jerarquía puede ralentizar los tiempos de respuesta.
Nokia, el gigante de la telefonía móvil, es un ejemplo clásico. Fue testigo de un fuerte declive a finales de la década de 2000 principalmente porque su rígida jerarquía organizativa le impidió responder con rapidez a competidores más ágiles como Apple y Samsung.
Eche un vistazo a esta tabla que contrasta las ventajas y desventajas de una estructura de gestión jerárquica desde la perspectiva de la gestión de la mano de obra:
| Aspecto | Ventaja | Desventaja |
|---|---|---|
| Estructura clara de informes | Los empleados saben exactamente a quién deben rendir cuentas, lo que aclara sus roles y responsabilidades | Los empleados pueden sentirse obligados a comunicarse sólo a través de sus supervisores directos, lo que limita la colaboración entre departamentos |
| Liderazgo eficaz y rendición de cuentas | Los directivos son responsables de sus equipos, lo que fomenta un liderazgo y una supervisión eficaces | La autoridad se concentra en los niveles superiores, lo que puede dificultar la agilidad |
El impacto de las estructuras jerárquicas de gestión se extiende más allá de la gestión de la plantilla.
Por ejemplo, puede influir significativamente en el enfoque de la responsabilidad social corporativa (RSC) de una organización.
La ventaja: Un marco claro facilita la alineación de los programas de RSE con las metas de la empresa. Las organizaciones con marcos de gobierno sólidos están mejor posicionadas para lanzar estrategias de RSC eficaces y llevarlas a cabo.
El inconveniente: Una cultura centrada en el cumplimiento puede hacer que los empleados vean la RSC como una obligación más que como un compromiso genuino. Además, las respuestas a las necesidades de la comunidad local o los problemas medioambientales pueden ser lentas, ya que las decisiones deben filtrarse a través de los niveles superiores de la dirección.
Cómo mejorar la eficiencia en todos los niveles de gestión
Mejorar la eficiencia en todos los niveles de gestión es crucial para el intento correcto de la organización. La transformación de Toyota Motor Corporation en la década de 1990 demuestra las ventajas de mejorar la eficiencia de la gestión.
Cuando Toyota se enfrentó a importantes retos en el control de calidad y la eficiencia de la producción, la empresa racionalizó los procesos . También invirtieron en tecnología, se centraron en la mejora continua y ofrecieron una amplia formación a los empleados.
Si se enfrenta a problemas similares, aquí tiene algunas estrategias para mejorar la eficacia de la gestión.
Adoptar herramientas tecnológicas avanzadas
Los gestores modernos integran la IA y la analítica para automatizar tareas rutinarias y proporcionar información basada en datos. Las herramientas de IA pueden predecir tendencias, optimizar la asignación de recursos e identificar ineficiencias en los flujos de trabajo. Esto permite a los directivos tomar decisiones informadas y mejorar la gestión general de los recursos.
Las herramientas de gestión de recursos con funciones como la asignación de tareas y la distribución de la carga de trabajo son esenciales para una gestión eficaz de los recursos gestión de equipos . Estas capacidades permiten a los mandos intermedios asegurarse de que los miembros del equipo se utilizan adecuadamente. Esto equilibra la carga de trabajo y reduce el riesgo de agotamiento.
**Lea también Las 4 funciones de la gestión con ejemplos reales
Invertir en formación de directivos
Combine tecnología avanzada con formación periódica en gestión para ayudar a los directivos a mantenerse al día de las últimas prácticas y tecnologías. Una formación directiva eficaz ayuda a los directivos a mejorar su rendimiento en el trabajo. Crea un entorno de trabajo positivo, desarrolla habilidades de liderazgo, les ayuda a tomar mejores decisiones y hace avanzar sus carreras.
Google es conocido por dar prioridad a el desarrollo de los empleados . Ofrece a los directivos formación en habilidades esenciales como liderazgo, comunicación y análisis de datos. Esto les mantiene actualizados y con un intento correcto en su trabajo roles directivos .
Aclarar roles y responsabilidades
Defina claramente los roles y las responsabilidades de los jefes de departamento, los directivos subalternos y todos los miembros del equipo para evitar solapamientos y confusiones. Asegurarse de que todo el mundo conoce las funciones y las líneas de (elaboración de) informes en sus unidades de negocio específicas impulsa la responsabilidad y aumenta la eficiencia.
Crear gráficos de organización para aclarar la estructura del equipo
Los gráficos de organización ayudan a los equipos a comprender sus roles y responsabilidades. Puede crear rápidamente estos gráficos para su organización utilizando plantillas de gráficos de organización .
También puede utilizar una herramienta como ClickUp una versátil aplicación de gestión de proyectos que puede ayudarle con mucho más, como verá más adelante. Plantilla de pizarra para organigrama de ClickUp es la solución perfecta para equipos que se enfrentan al crecimiento y al cambio. Le ayuda a visualizar quién rinde cuentas a quién en toda la organización, y su estructura general del equipo .
Gráficos de organización de ClickUp
Edite y actualice el gráfico añadiendo nuevos miembros, roles y departamentos según sea necesario, y mantenga a todo el mundo en la misma página asegurándose de que los cambios aparecen en tiempo real.
A continuación te explicamos cómo empezar a utilizar esta plantilla:
- Recopile información básica sobre cada miembro del equipo, incluido su nombre, título y estructura de informes
- Añade los nombres y títulos de los miembros del equipo en el gráfico y crea un diagrama con recuadros y flechas para representar la jerarquía. Rótulo cada casilla con los roles y responsabilidades de los miembros del equipo. Utiliza líneas y flechas para ilustrar las relaciones entre los miembros y sus departamentos
- Revisa el gráfico para asegurarte de que refleja fielmente la estructura de tu organización
Utilizar una herramienta de gestión integral
Seleccione herramientas de gestión del trabajo que le ayuden con todo, desde la planificación y gestión de proyectos hasta la lluvia de ideas y el análisis. Esto ayudará a gestionar eficazmente los recursos y a garantizar que todas las tareas estén alineadas con las metas de la organización. He aquí algunos ejemplos de este tipo de funciones:
Asignación de recursos y elaboración de informes
La asignación de recursos implica identificar y asignar estratégicamente los recursos disponibles, como mano de obra, fondos monetarios e infraestructura, a tareas específicas del proyecto para optimizar el rendimiento y alcanzar las metas del proyecto.
Herramientas como las funciones de asignación y elaboración de informes de ClickUp ayudan a los gestores a dividir los recursos de forma eficaz y a generar informes sobre el progreso del proyecto, proporcionando información valiosa para la toma de decisiones. Función de control de tiempo de ClickUp es una de estas funciones que permite a los gestores realizar un seguimiento de la productividad de los empleados y obtener información sobre el tiempo dedicado a diversas tareas para una utilización más eficaz de los recursos.
Realice un seguimiento del tiempo desde su escritorio, móvil o navegador y enlácelo a cualquier tarea en ClickUp
Los mandos intermedios pueden utilizarlo para optimizar la asignación de recursos mediante el control de tiempo de las tareas y la elaboración de informes exhaustivos sobre las horas facturables. La integración con apps como Toggl y Harvest también mejora la visibilidad de las duraciones estimadas para planificar mejor. Las hojas de horas personalizadas ayudan a analizar el tiempo dedicado a las distintas actividades.
Otra función útil es Paneles de ClickUp . Proporciona una visión general personalizable del rendimiento de una organización.
Utilice los paneles de ClickUp para encontrar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos
Esto puede resultar especialmente útil para el equipo directivo, ya que le permite supervisar las métricas clave e identificar áreas de mejora.
Gestión de proyectos
Las funciones de gestión de proyectos de ClickUp permiten a los directivos visualizar cronogramas, dependencias y asignación de recursos. Los mandos intermedios pueden utilizar Vista Diagrama de) Gantt de ClickUp y ClickUp Mapas mentales para agilizar la planificación y la organización, ayudando a mantener los proyectos en el buen camino.
Con la vista de (diagrama de) Gantt de ClickUp, los mandos intermedios pueden mantener los proyectos en seguimiento y actualizados
La vista de (diagrama de) Gantt de ClickUp es una representación visual del cronograma de un proyecto. Es una herramienta valiosa para los directivos intermedios, ya que les ayuda a comprender las dependencias entre tareas y a identificar posibles cuellos de botella en la ruta crítica del proyecto.
Agilice el trabajo simplificando ideas complejas y visualizando tareas con los Mapas mentales de ClickUp
Los Mapas mentales de ClickUp son una gran herramienta para realizar lluvias de ideas y planificar proyectos. Pueden ser especialmente útiles para la alta dirección, ya que ayudan a visualizar el panorama general y a identificar las prioridades clave.
Los mapas mentales también pueden utilizarse para correlacionar proyectos complejos en tareas más pequeñas y manejables.
Gestión de tareas
Las herramientas que garantizan a los supervisores la gestión de las tareas de su equipo permiten completar el trabajo a tiempo y con un alto nivel de calidad.
Organice, supervise y ofrezca retroalimentación sobre el trabajo con las Tareas de ClickUp
Puede utilizar Tareas de ClickUp para asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso y proporcionar comentarios a los líderes y miembros del equipo.
Otra función que resulta especialmente útil para los administradores de nivel inferior es la vista Lista de ClickUp, ya que puede ayudar a seguir el progreso de los miembros del equipo. Esta vista proporciona una visión clara de las tareas y su estado. Los supervisores y gerentes pueden ver fácilmente las tareas organizadas dentro de cada nivel de la jerarquía, lo que facilita la identificación de las tareas atrasadas, en curso o completadas.
Mejorar las capacidades de liderazgo
Utilice herramientas que le ayuden a establecer objetivos claros, realizar un seguimiento del progreso y asignar tareas de forma eficaz. Pruebe las funciones de ClickUp de seguimiento de metas, puntos de sprint y personas asignadas para mejorar la comunicación, la colaboración y la eficacia general de la organización para los distintos niveles de directivos.
Seguimiento de metas
Seguimiento del progreso hacia múltiples Metas ClickUp relacionadas agrupándolas en Carpetas
Los administradores de alto nivel pueden utilizar funciones de liderazgo tales como Metas de ClickUp para establecer y realizar un seguimiento de las metas organizativas de alto nivel, garantizando que los equipos estén alineados y trabajen en pos de una visión común. Los equipos y los individuos también pueden utilizar ClickUp Metas para realizar un seguimiento de sus objetivos a corto y largo plazo.
Puntos de sprint
ClickUp Sprint Points, en proyectos Agile, estiman el esfuerzo necesario para completar un elemento del backlog ClickUp Sprint Points (Puntos de sprint ClickUp) son una función de liderazgo útil para los mandos intermedios, ya que pueden ayudar a estimar la complejidad de las tareas y hacer un seguimiento de la velocidad del equipo. Esta información les ayuda a ajustar plazos realistas, asignar recursos de forma eficaz y supervisar el rendimiento del equipo.
Personas asignadas ClickUp permite a los usuarios añadir personas asignadas a tareas o proyectos específicos: Las personas asignadas son usuarios responsables de completar una tarea concreta o de contribuir a un proyecto.
Esta función es esencial para todos los niveles de gestión, ya que permite asignar claramente tareas a personas concretas. Esto garantiza la responsabilidad, evita la duplicación de esfuerzos y mejora la comunicación dentro de los equipos.
Mantener el control de los proyectos
La plataforma ClickUp cuenta con funciones que permiten conocer el uso de los recursos y el estado de los proyectos. De este modo, los gestores pueden supervisar los cronogramas y la productividad de los proyectos, lo que permite realizar ajustes a tiempo y elaborar informes precisos.
Estados de las tareas Estados de tareas personalizados de ClickUp permiten a los gestores hacer un seguimiento del progreso de las tareas y los proyectos. Esto resulta especialmente útil para los supervisores que necesitan supervisar el trabajo de los miembros de su equipo. Los supervisores pueden utilizarlo para identificar las tareas que están atrasadas y asegurarse de que se cumplen los plazos. También pueden proporcionar compatibilidad a los miembros del equipo según sea necesario.
Realice un seguimiento del progreso y mantenga a todo el mundo en la misma página mediante estados personalizados en Tareas de ClickUp.
Mediante la aplicación de estos pasos, similares al enfoque de Toyota, puede aumentar significativamente la eficiencia en la gestión y mejorar el rendimiento general de la organización.
Cómo elegir la mejor estructura de gestión para su empresa
La mejor estructura de gestión para su empresa depende de factores como el tamaño de la empresa, la cultura, los valores y el sector. Las estructuras más comunes son:
- Jerárquica: Tradicional con una autoridad clara, utilizada por grandes empresas como Walmart
- Plana: Menos niveles de gestión para una mejor comunicación, favorecida por nuevas empresas y compañías tecnológicas como Valve Corporation
- Matriz: Combina elementos jerárquicos y funcionales. Estructuras matricialesson adecuadas para organizaciones complejas como empresas de consultoría como Deloitte
- Funcionales: Organizadas por áreas como marketing y finanzas, utilizadas por empresas manufactureras y universidades, por ejemplo, Lear Corporation
- Divisional: Organizado por divisiones o líneas de productos, utilizado por conglomerados como Procter & Gamble
- Circular: El poder se distribuye de forma equitativa, como se observa en las Organizaciones Autónomas Descentralizadas (OAD) como Sky
- Red: Agrupa a los empleados por especialización para la colaboración, lo que es común en las industrias de tecnología y consultoría. Por ejemplo, Spotify crea equipos de colaboración con diversos conjuntos de habilidades
Nivelar las habilidades de liderazgo en todos los niveles de gestión
Al seleccionar la estructura y el enfoque de liderazgo adecuados, las empresas pueden fomentar un entorno de trabajo positivo y productivo. También pueden mejorar la comunicación y la toma de decisiones y, en última instancia, alcanzar sus metas.
ClickUp puede ser una herramienta valiosa para ayudar a las organizaciones a superar estos retos y optimizar sus estructuras de gestión.
Los altos directivos pueden confiar en los informes y análisis de ClickUp para impulsar iniciativas estratégicas, mientras que los mandos intermedios pueden utilizar la plataforma para gestionar equipos y hacer un seguimiento de los proyectos. Los supervisores o gerentes de primera línea pueden utilizar ClickUp para asignar tareas, realizar un seguimiento del rendimiento de los empleados y proporcionar retroalimentación.
ClickUp permite a las organizaciones mejorar sus prácticas de gestión en los distintos niveles de dirección, aumentar la eficacia operativa e impulsar el intento correcto.
Para empezar, regístrese en cuenta ClickUp gratis/a hoy.