Imagina lo siguiente: formas parte de un equipo de desarrollo de software y debes elaborar informes para dos gerentes.
Uno se encarga de los aspectos específicos (marketing, equipo de ventas o arquitectura de datos), mientras que el otro se centra en los plazos y las metas del proyecto.
Aunque sus trabajos son diferentes, sabes que sin ambos todo sería un caos.
A lo largo de su carrera, probablemente trabajará con gerentes funcionales y gerentes de gestión de proyectos.
Cada uno aporta habilidades esenciales, pero ¿qué es lo que los diferencia exactamente? ¿Cómo gestionan las evaluaciones de rendimiento, la asignación de recursos y los hitos clave? 📊
En este artículo, examinaremos las diferencias entre un gerente funcional y un gerente de gestión de proyectos. También exploraremos sus habilidades y revelaremos cómo sus tareas diarias se sincronizan para que todo funcione sin problemas. 🔄
Roles del gerente funcional frente al rol del gerente de proyectos
¿Qué es un gestor funcional?
Imagina que eres el capitán de un barco, pero en lugar de dirigir toda la embarcación, eres responsable de un área clave, como la sala de máquinas o la cubierta de navegación.
¡Eso es lo que hace un gerente funcional!
Se centran en una función específica dentro de una empresa, como el marketing o los recursos humanos.
La función principal de un gerente funcional es garantizar que su departamento funcione de manera fluida y eficiente. Gestionan al personal, se encargan de las operaciones diarias y trabajan en metas a largo plazo.
Los gerentes funcionales son responsables de contratar nuevos miembros para el equipo, realizar evaluaciones de rendimiento y garantizar que todos tengan las habilidades adecuadas para una gestión eficaz de las tareas.
Su influencia es crucial para alinear los esfuerzos de su departamento con la estrategia general de la organización.
¿Qué es un gestor de proyectos?
Un gestor de proyectos, por otro lado, es como un capitán temporal para diferentes objetivos. Ya sea supervisando el lanzamiento de un software o planificando un evento de la empresa, su trabajo consiste en llevar un proyecto desde su concepción hasta su completación.
Desde el desarrollo de un nuevo producto hasta la supervisión de la implementación de una actualización del sistema, ¡los gestores de proyectos son los que hacen que las cosas se terminen!
Son responsables de supervisar proyectos específicos de principio a fin.
Los gestores de proyectos coordinan a diferentes equipos, gestionan los recursos y cumplen los cronogramas de los proyectos.
Pero eso no es todo.
Los gestores de proyectos también se encargan de gestionar los riesgos, asignar los recursos y garantizar que todos comprendan claramente sus funciones y tareas.
Para prosperar en este rol de gestión de proyectos, los gestores de proyectos necesitan habilidades técnicas y sociales, como la resolución de problemas y la comunicación. Estas habilidades son esenciales para guiar a sus equipos hacia el éxito y navegar por las complejidades de cada proyecto.
Lea también: ¿Qué hace que un gestor de proyectos sea bueno? 10 habilidades de un gestor de proyectos en gestión de proyectos.
Diferencias clave entre gerentes funcionales y gerentes de gestión de proyectos
Si quieres saber en qué se diferencian los jefes funcionales de los jefes de gestión de proyectos, imagina a dos jefes en una oficina muy concurrida que está siendo renovada.
El primero (responsable funcional/gerente) es un director financiero que gestiona los presupuestos y las finanzas. El otro (gestor de proyectos) dirige la renovación de la oficina y garantiza su buen funcionamiento.
Ambos son fundamentales, pero abordan sus tareas de manera diferente.
Exploremos cómo su autoridad, enfoque, asignación de recursos y estrategias de gestión de equipos los diferencian.
Autoridad y toma de decisiones
En lo que respecta a la autoridad y la toma de decisiones, los gerentes funcionales y los gerentes de gestión de proyectos ven las cosas de manera un poco diferente.
Los gerentes funcionales suelen tener más autoridad sobre los recursos y las decisiones dentro de sus departamentos en una estructura organizativa operativa. Se encargan de las operaciones diarias y se aseguran de que su departamento se alinee con las metas a largo plazo de la empresa.
Los gestores de proyectos, por su parte, suelen tener más autoridad en las estructuras orientadas a proyectos. Esto es especialmente cierto en las organizaciones de matriz fuerte, donde gestionan los recursos de los proyectos y toman decisiones críticas para mantenerlos en marcha.
Por ejemplo, en una empresa de software, un gerente funcional puede tener la autoridad para contratar desarrolladores y aprobar presupuestos de formación. Por el contrario, el gerente de proyectos podría reasignar a esos desarrolladores a un proyecto de alta prioridad.
En estructuras de matrices equilibradas, ambos gerentes tienen un uso compartido de la autoridad, lo que requiere colaboración para asignar los recursos de manera eficaz.
Enfoque y metas
Los gerentes funcionales y los gerentes de gestión de proyectos tienen enfoques y metas diferentes.
Los gerentes funcionales se centran en mejorar sus áreas, como marketing o recursos humanos. Trabajan para mejorar sus departamentos y ayudar a la empresa a alcanzar sus metas a lo largo del tiempo.
Por el contrario, los gestores de proyectos se centran en proyectos específicos con fechas de inicio y de finalización definidas.
Sus principales metas son cumplir los objetivos del proyecto, gestionar los cronogramas y garantizar su finalización con éxito.
Sin embargo, los gerentes funcionales y de proyectos suelen utilizar software y plantillas prefabricadas para simplificar el trabajo y realizar el seguimiento del progreso.
💡 Consejo profesional: Programa reuniones periódicas. Implemente reuniones de coordinación quincenales entre los gerentes funcionales y los gerentes de proyectos. Aprovecha estas sesiones para revisar el progreso del proyecto, abordar posibles conflictos de recursos y ajustar los cronogramas según sea necesario. Esto promoverá la transparencia y mantendrá a todos informados.
Asignación de recursos
Los gerentes funcionales son responsables de gestionar los recursos dentro de sus departamentos.
Se aseguran de que todos los miembros de su equipo tengan las habilidades adecuadas y puedan contribuir de manera eficaz a las tareas rutinarias y al trabajo del proyecto.
Además, es habitual que los gerentes funcionales echen una mano a los miembros del equipo que trabajan en proyectos.
Los gestores de proyectos, por su parte, se centran en la asignación de recursos en la gestión de proyectos. Se encargan de supervisar al equipo del proyecto y de determinar si disponen de los recursos necesarios para alcanzar las metas del proyecto.
💡 Archivo de plantillas: El uso de plantillas de planificación de recursos en todos sus equipos puede ayudar a optimizar el uso de los recursos y a gestionar los presupuestos de los proyectos de forma más eficiente. Aquí tiene 10 plantillas gratuitas de planificación de recursos en ClickUp y Excel para que pueda empezar.
Estrategias de gestión de equipos.
Los gerentes funcionales suelen diseñar planes a largo plazo para gestionar sus equipos.
Por ejemplo, si el departamento de marketing de una empresa está pasando al marketing digital, el gerente podría organizar talleres de SEO o de publicidad en redes sociales para su equipo.
Estos gerentes también trabajan con software de gestión de habilidades y sistemas de evaluación del rendimiento para mejorar el rendimiento del equipo.
En comparación, los gestores de proyectos elaboran planes de gestión de equipos que se ajustan a las necesidades del proyecto.
Imaginemos el siguiente escenario: un gestor de proyectos que lidera el desarrollo de una nueva plataforma de comercio electrónico reúne a un equipo de diseñadores, desarrolladores y probadores.
Con un plazo ajustado, su plan hace hincapié en crear rápidamente cohesión en el equipo, aclarar los roles y garantizar una comunicación fluida. Celebran reuniones diarias de puesta al día y revisiones periódicas de los riesgos para mantener el rumbo y abordar los problemas con antelación.
Esto ayuda a los gestores de proyectos a mantener a sus equipos centrados en los objetivos y garantiza la entrega puntual y satisfactoria de los proyectos.
Lea también: 15 plantillas gratuitas para la gestión de proyectos 📝
Cuándo utilizar un gestor funcional frente a un gestor de proyectos de gestión de proyectos
Elegir al gestor adecuado puede marcar la diferencia, tanto si se busca mejorar un departamento a largo plazo como si se gestiona un proyecto complejo y con plazos ajustados.
Algunos escenarios ideales ponen de relieve en qué aspectos destaca cada gestor en función de sus fortalezas y experiencia únicas.
Los mejores momentos para acercarse a los gerentes de funciones.
Si necesita experiencia en una área funcional específica, lo mejor es recurrir a un gerente funcional. Los gerentes funcionales son los jefes de los departamentos individuales, que guían a sus equipos a través de las tareas diarias y las metas a largo plazo.
A continuación se presentan algunas situaciones en las que los gerentes de funciones destacan:
- Iniciativas de mejora continua: los gerentes funcionales son la mejor opción para mejorar los procesos dentro de una función concreta, por ejemplo, marketing, equipo de ventas o desarrollo. Cuentan con los conocimientos profundos necesarios para implementar cambios duraderos.
- Desarrollo de habilidades: Los gerentes funcionales son excelentes para identificar y fomentar el talento del equipo. Realizan evaluaciones de rendimiento y ayudan a los miembros del equipo a desarrollar conocimientos especializados en sus áreas funcionales específicas.
- Asignación de recursos para tareas en curso: los gerentes funcionales tienen la capacidad de realizar la distribución eficaz de las cargas de trabajo entre sus departamentos, al tiempo que gestionan los recursos para las operaciones diarias.
- Planificación estratégica a largo plazo: los gerentes funcionales son fundamentales para establecer y alcanzar metas a largo plazo dentro de su función específica.
Los mejores momentos para acercarse a los gestores de gestión de proyectos.
Los gestores de proyectos destacan en situaciones que requieren coordinación entre diversos conjuntos de habilidades y verticales, y que tienen un inicio y un final definidos.
Estos son los casos en los que necesitará un gestor de proyectos al mando:
- Proyectos interfuncionales: los gestores de proyectos son esenciales cuando se trabaja en iniciativas que involucran a varios departamentos, como el desarrollo de software o el lanzamiento de un nuevo producto. Coordinan los esfuerzos de los equipos para cumplir los objetivos del proyecto.
- Iniciativas con cronogramas ajustados: los gestores de proyectos destacan en la gestión de los cronogramas de los proyectos y en garantizar que se cumplan los plazos. Utilizan software y plantillas de gestión de proyectos, lo que les permite mantener todo bajo control.
- Asignación de recursos para proyectos específicos: Necesitan equilibrar los recursos entre las diferentes tareas del proyecto, los gestores de proyectos utilizan sus habilidades de asignación de recursos para garantizar un funcionamiento fluido.
- Gestión de riesgos: Los gestores de proyectos están capacitados para identificar, evaluar y gestionar los riesgos a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Utilizan sus habilidades sociales para superar los retos y mantener al equipo del proyecto centrado en el éxito.
La dinámica entre el gestor funcional y el gestor de proyectos es crucial en cualquier organización. Su colaboración puede mejorar la eficiencia, las soluciones innovadoras y los resultados satisfactorios de los proyectos.
Cómo ClickUp ofrece soporte para ambos roles.
Gestionar equipos y ofrecer un trabajo de calidad de forma constante puede resultar complicado, lo entendemos.
Tanto si es un gestor funcional que supervisa un departamento específico como si es un gestor de proyectos que trabaja en varios proyectos, necesita una herramienta fiable para completar sus tareas.
Algo creado para la colaboración y la gestión de tareas.
¡Algo como ClickUp!
Con ClickUp, puedes acceder a más de 100 plantillas, herramientas de gestión de proyectos, funciones útiles, análisis y mucho más.
Veamos cómo ClickUp puede ayudarte a destacar en tu trabajo.
Gestión de proyectos y tareas
ClickUp ofrece diversas funciones que ayudan a los gerentes funcionales y de proyectos en sus responsabilidades diarias. Así es como ayuda:
- Vistas personalizables de ClickUp: elige entre las vistas Lista, Tablero, Calendario o Gantt de ClickUp para visualizar tus tareas y proyectos de la forma que mejor se adapte a tu estilo de gestión.
- Dependencias de tareas de ClickUp: configura las relaciones entre tareas de ClickUp para garantizar un flujo de trabajo fluido y una asignación adecuada de recursos en tus proyectos.
- Control de tiempo con ClickUp : Controle cuánto tiempo llevan las tareas con la función de control de tiempo de ClickUp, lo que le ayudará a mejorar las estimaciones y gestionar los recursos de forma más eficaz.
- Plantillas de ClickUp : Acceda a las más de 100 plantillas gratuitas de gestión de proyectos de ClickUp para poner en marcha sus proyectos o optimizar las tareas periódicas.
(Elaboración de) informes y análisis
ClickUp ofrece potentes herramientas de elaboración de informes y análisis que ayudan a los gerentes funcionales y de proyectos a supervisar el progreso y tomar decisiones informadas. Así es como funcionan:
- Paneles de ClickUp : Cree paneles personalizados en ClickUp para realizar el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de su departamento o proyecto.
- Vista Carga de trabajo de ClickUp: visualice la capacidad del equipo en ClickUp para garantizar una asignación adecuada de los recursos y evitar el agotamiento.
- Duración estimada de ClickUp frente a datos reales: compare la duración estimada con el tiempo real dedicado a las tareas de ClickUp para mejorar la planificación futura.
- Metas de ClickUp : Utilice la función Metas de ClickUp para establecer y supervisar el progreso hacia metas específicas (ya sean departamentales o basadas en proyectos).
💡 Consejo profesional: Los gerentes funcionales y de proyectos pueden utilizar ClickUp Goals para realizar un seguimiento eficaz de los hitos de su departamento o proyecto. Puede establecer plazos, gestionar sprints en un cronograma, supervisar el progreso regularmente y compartir sus objetivos en ClickUp Goals con su equipo y las partes interesadas.
Colaboración y comunicación
ClickUp ayuda a los gerentes a colaborar con sus equipos en tiempo real y fomenta la comunicación a lo largo del proyecto. Estas son algunas de las funciones que ayudan a lograrlo:
- Comentarios de ClickUp (y @menciones): Comuníquese fácilmente con los miembros del equipo dentro de las tareas de ClickUp, manteniendo toda la información relevante en un solo lugar.
- Integraciones de ClickUp : Conecta ClickUp con otras herramientas que utiliza tu equipo, como Slack o Google Drive, para optimizar los flujos de trabajo.
- Espacios compartidos de ClickUp : Cree espacios en ClickUp donde equipos multifuncionales puedan colaborar en proyectos, reduciendo la brecha entre los diferentes departamentos.
- Estrategias de gestión de equipos de ClickUp: implemente diversos enfoques de gestión de equipos utilizando la estructura flexible y los ajustes de permisos de ClickUp.
Si le han resultado útiles, espere, ¡hay más!
La plantilla de gestión de proyectos de ClickUp.
Presentamos la herramienta definitiva que puede ahorrar tiempo y esfuerzo a los gerentes funcionales y de proyectos: la plantilla de gestión de proyectos ClickUp.
Esta plantilla fácilmente personalizable le ayuda a gestionar proyectos complejos que parecen una carrera contrarreloj, ¡con los cordones de los zapatos atados!
¿No está convencido? Veamos cómo esta plantilla puede facilitar la vida a ambos tipos de gerentes:
Para los gerentes de funciones:
- Los campos personalizados de la plantilla, como «Departamento» y «Equipos de entrega necesarios», pueden ayudar al seguimiento de cómo encajan funciones específicas en el panorama general del proyecto.
- El uso del campo «OKR de la empresa» permite alinear el trabajo de los departamentos con las metas generales de la organización.
- La vista «Informe de estado» permite informar rápidamente a los superiores sobre el progreso de su equipo sin ahogarse en detalles.
Para gestores de proyectos:
- La variedad de vistas (Documento, Formulario, Lista) ayuda a visualizar y gestionar el proyecto de forma que se adapte a las diferentes fases o partes interesadas.
- Los estados detallados, como «ACTUALIZACIÓN NECESARIA» y «EN RIESGO», permiten señalar rápidamente los problemas y mantener el proyecto en marcha.
- Los campos personalizados, como «Fase del proyecto» y «Métricas de éxito», ayudan a supervisar el progreso y demostrar el valor a las partes interesadas.
Ambos roles pueden beneficiarse de:
- Los campos «Patrocinadores ejecutivos» y «Partes interesadas clave» para mantener una comunicación clara y específica con objetivos claros.
- El campo «Tipo de elemento PMO» se utiliza para clasificar diferentes aspectos del proyecto y facilitar la clasificación y la elaboración de informes.
Gestión mejor de sus proyectos y funciones con ClickUp.
Ahora que ya sabe cómo trabajan los gestores de gestión de proyectos y los gestores funcionales, es hora de preguntarse: «¿Cómo puedo trabajar mejor en mis proyectos?».
¿Su estilo de trabajo se parece más al de los gerentes funcionales, que se centran intensamente en un área o función? ¿O tiende a compaginar diferentes equipos, cronogramas y objetivos como un gerente de proyectos?
Sea cual sea tu estilo de trabajo, ClickUp te tiene cubierto.
Tanto si necesita realizar un seguimiento del rendimiento individual como estar al tanto de los plazos, las potentes funciones de ClickUp, como las dependencias de tareas, el control de tiempo y las plantillas, le permiten gestionar las tareas diarias y las metas generales a la perfección.
Además, las sólidas herramientas de elaboración de informes y análisis de ClickUp te proporcionan la información que necesitas para tomar decisiones informadas, mientras que las funciones de colaboración, como los espacios compartidos y las @menciones, garantizan que todo el mundo esté al tanto de todo.
¿Listo para probarlo? Regístrese en ClickUp y alcance sus metas de productividad. 🌟