¿Ha visto alguna vez los títulos SDE-1, SDE-2 en las descripciones de puestos de trabajo? ¿O denominaciones como "gerente", "director", etc.? En el mundo de los Business, estos títulos son indicativos de la experiencia, las expectativas y la posición de un rol concreto en la estructura organizativa.
Significan una posición en la jerarquía de la organización, normalmente representada en un gráfico conocido como organograma. Esta representación visual de las estructuras organizativas desempeña un rol crucial en el diseño orgánico, la productividad, la eficacia, el rendimiento del equipo y la cultura.
En esta entrada del blog, exploramos cómo puede crear y optimizar organigramas para obtener intentos correctos en la empresa.
Comprender los organigramas
Un organigrama es una representación visual de la estructura de una empresa. Normalmente incluye lo siguiente:
- Roles individuales en toda la organización
- Desglose de departamentos/equipos
- Jerarquías dentro de cada departamento/equipo
- Relaciones entre individuos, equipos y departamentos
ejemplo de organigrama sencillo (Fuente:_) Wikimedia Commons
El organigrama puede ser sencillo y mostrar partes de la organización, como oficinas regionales o departamentos, funciones y cómo están conectadas. También puede ser complejo, con jerarquías detalladas, departamentos y subunidades.
ejemplo de organigrama completo (Fuente:) Wikimedia Commons )_
Usos de un gráfico de organigrama
En esencia, un organigrama es una representación visual de las distintas partes de la empresa. Ayuda a todos los miembros de la empresa a comprender el panorama general. Más allá de esto, los organigramas también son útiles en:
El diseño de la organización: Una imagen clara de la organización ayuda a los directivos a asegurarse de que todos los departamentos cuentan con el personal adecuado. Por ejemplo, si falta un jefe de ingeniería, un bloque vacío en el gráfico lo indicará en las reuniones de revisión. Si tu jefe de ingeniería ha hecho un movimiento lateral para convertirse en el director de tecnología, ¡también lo verás claramente!
Aportan claridad: Aclaran las estructuras de (elaboración de) informes dentro de la organización, ayudando a los empleados a identificar a quién dirigirse para problemas o información concretos.
Delimitación de responsabilidades: Los organigramas garantizan la cobertura adecuada de todas las áreas de la empresa sin solapamientos de responsabilidades. Ayudan a equilibrar las cargas de trabajo de los empleados, especialmente de los directivos.
Incorporación: Un organigrama es una herramienta sencilla y poderosa para ayudar a los nuevos empleados a comprender toda la organización. Ayuda a crear familiaridad y pertenencia más rápidamente.
Agilidad: Una representación visual de la organización -con la posibilidad de ampliarla y reducirla- permite la asignación de recursos, la delegación, la colaboración y la toma de decisiones.
Simulación y plan: Cuando reestructurar una organización o está llevando a cabo una fusión, puede que necesite visualizar varias versiones del nuevo diseño organizativo. Los organigramas permiten esa simulación sin afectar a la dinámica sobre el terreno.
Los organigramas son, en última instancia, herramientas de comunicación. Ayudan a las organizaciones a comunicar las estructuras actuales, los planes futuros, los cambios y mucho más. Naturalmente, hay más de una forma pendiente de hacerlo.
Tipos de organigramas
En esencia, un organigrama es una representación gráfica con nodos y conectores. En función de la estructura de su organización, puede ser:
Jerárquico
Este organigrama se asemeja a una pirámide, con la máxima autoridad en la cúspide, seguida de los mandos intermedios y los empleados.
ejemplo de organigrama jerárquico (Fuente:_) Wikimedia Commons
Matriz
Este gráfico muestra una estructura en la que los empleados dependen de más de un jefe. Suele utilizarse en organizaciones que requieren flexibilidad y colaboración en distintos proyectos.
ejemplo de organigrama matricial vía Allaeddine Djaidani_
Plano
Este tipo de organigrama es ideal para organizaciones con una estructura plana, sobre todo en empresas de nueva creación y pequeñas empresas.
estructura orgánica plana (Fuente:_) Wikimedia Commons
Éstas son las diferencias clave entre los distintos tipos de organigramas:
| Aspecto | Jerárquico | Matriz | Plano | |
|---|---|---|---|---|
| Niveles de roles | Cadena de mando clara en la que cada empleado sabe a quién rinde cuentas | Línea de autoridad clara, aunque haya varios jefes para cada empleado | Cada empleado rinde cuentas directamente al líder, sin mandos intermedios | Organigrama jerárquico |
| Adecuado para | Roles bien definidos y estructuras lineales | Equipos que se forman y se desmantelan en función de los proyectos | Equipos pequeños autogestionados | |
| Metas: Claridad y estabilidad, flexibilidad y modularidad, sencillez y rapidez | ||||
| Ventajas | Especialización basada en departamentos, trayectoria profesional bien definida | Colaboración interfuncional, disponibilidad de diversas habilidades | Propiedad y responsabilidad, visibilidad y reconocimiento | |
| Inconvenientes | Burocracia y complejos sistemas de aprobación; retraso en la toma de decisiones | Ambigüedad en las responsabilidades del trabajo, esfera de influencia inmanejable |
Diferencias entre estructuras orgánicas jerárquicas, matriciales y planas
Dependiendo del tipo, tamaño y cultura, una organización puede tener también una combinación de estas estructuras.
Por ejemplo, toda la organización puede utilizar una estructura jerárquica, mientras que un equipo interfuncional dentro de la misma puede utilizar un organigrama plano.
En la próxima sección, hablaremos de cómo elegir la estructura orgánica y diseñar un organigrama para ella.
Pasos para crear un organigrama
Supongamos que eres una startup con cinco empleados. Coge papel y boli y dibuja cómo trabajan juntos los miembros de tu equipo. Adelante, enmarca el papel. Es tu primer organigrama.
Ojalá todas las organizaciones fueran así de sencillas. A medida que aumente el número de empleados, roles, departamentos, productos/servicios, necesitarás un organigrama complejo. He aquí cómo crear uno utilizando una herramienta de espacio de trabajo colaborativo como ClickUp .
1. Comprenda su estructura organizativa
Las estructuras dictan cómo se conectan las personas y cuáles son sus roles en una organización. Un mal diseño puede crear un caos con jerarquías contradictorias, confusión de roles, falta de coordinación, incapacidad para compartir ideas y lentitud en la toma de decisiones.
Por lo tanto, comience su organigrama comprendiendo cómo funciona actualmente. Identifique lo siguiente:
- Todos los roles y niveles de los empleados (desarrollador, diseñador, probador, etc.)
- Todos los roles y niveles de gestión (jefe de proyecto, jefe de equipo, jefe de departamento, etc.)
- Relaciones de (elaboración de) informes de cada persona
- Conexiones (a internet) laterales, si las hay
La mejor manera de hacerlo es hablar con las distintas partes interesadas, incluidos RRHH y los jefes de departamento. También puede encontrar información en plantillas de estatutos de equipos . Asegúrese de documentar adecuadamente los conocimientos.
Puede utilizar los Formularios de ClickUp para crear encuestas, o puede ajustar reuniones individuales y capturar notas en Documentos de ClickUp . Una vez documentada, compártala de forma segura con las partes interesadas para que realicen sus comentarios, si los hubiera. Colabore en tiempo real y convierta notas en tareas sin esfuerzo.
documente sus clases con ClickUp Docs_
2. Defina el objetivo y el alcance
¿Para quién y por qué está creando su organigrama? ¿Es con fines internos para visualizar la estructura de los equipos ¿o como récord para los inversores?
Si es para fines internos, podría añadir códigos de rol específicos (como SDE-1, gerente, etc.), incluido el intervalo salarial, o incluso nombres individuales, si es necesario.
Si es para el inversor, podría centrarse en el liderazgo y la fuerza de las habilidades. Aclarar el alcance te ayudará a decidir qué información incluir en el gráfico.
3. Elige el diseño de tu organigrama
Basándose en la estructura y el propósito de su organización actual, elija un estilo de organigrama, ya sea jerárquico, matricial o de diseño plano. Elija el que mejor refleje su organización. Si es necesario, puede utilizar varios diseños en el mismo gráfico.
Tenga en cuenta lo siguiente ejemplos de estructura organizativa matricial para comprender mejor cómo la utilizan empresas de distintos sectores.
4. Elegir la herramienta de diseño de organigramas adecuada
Una vez elegida la estructura, es hora de dibujar. Pendiente, puedes utilizar un cuaderno, una pared de cristal o incluso una hoja de cálculo. Sin embargo, estas herramientas no permiten la flexibilidad y adaptabilidad que podrías necesitar.
trace su organigrama con las pizarras ClickUp_
Lo mejor software para organigramas especialmente para equipos híbridos, es un entorno de trabajo colaborativo como Pizarras ClickUp . Con ClickUp, dibuje sus gráficos, añada nodos y conectores, incluya imágenes/notas adhesivas, incruste documentos, etiquete a las personas, ¡y mucho más!
¿Los Box y los ángulos no te funcionan? Echa un vistazo a ClickUp Mapas mentales para tu software de organigrama. Añada listas, tareas y listas de control, y juegue con las funciones hasta que pueda construir el gráfico.
5. Diseña tu organigrama
Empiece a trabajar desde arriba: Establezca una jerarquía clara empezando por el nivel ejecutivo, luego la alta dirección (Vicepresidentes, Directores). A continuación, vaya descendiendo por cada departamento, equipo y miembros individuales del equipo.
planifique y organice proyectos, ideas o tareas existentes en ClickUp_
Añada detalles: Incluya el nombre del empleado, su título, sus responsabilidades, sus contactos en las redes sociales, sus sitios web, sus fotos y otros datos curiosos. En función del caso de uso, decida qué información será relevante. Puede encontrar perfiles de empleados y datos de su análisis de personal o software de base de datos de empleados .
Formato y presentación: Mantenga la coherencia en el diseño de su organigrama. Mantenga la figura, el color, el formato, el tamaño de la fuente, etc. limitados a un lenguaje de diseño común; si puede alinearlo con el lenguaje de su marca, aún mejor.
Plantilla de organigrama
con ClickUp_
Si es tu primer organigrama, no te quedes con las ganas de hacer borrón y cuenta nueva. Pruebe Plantilla de organigrama de ClickUp para empezar. Esta plantilla de nivel intermedio le ayuda a visualizar su empresa, añadir/eliminar roles, mantener a todo el mundo en la misma página y escalar eficazmente.
6. Hazlo dinámico
Los organigramas son documentos vivos que evolucionan con su empresa. Cuando cree un organigrama, deje espacio para que se actualice con regularidad.
- Configura el organigrama para añadir departamentos, equipos y empleados más adelante
- Establezca recordatorios de calendario y revise el gráfico periódicamente para asegurarse de que refleja con precisión la naturaleza, las necesidades y los cambios de la empresa
- Documente los cambios y las razones correspondientes a efectos de auditoría
- Informe a las partes interesadas de los cambios, proporcione contexto y actualice la información en todos los materiales de formación Automatizaciones de ClickUp puede agilizar el proceso de actualización con desencadenantes y acciones que puede editar antes de publicar. Si utiliza ClickUp Mapas mentales, puede mantenerse actualizado automáticamente cuando actualice los recursos conectados a él.
7. Revisar y validar
Antes de finalizar el organigrama, revíselo de nuevo con las partes interesadas más importantes para garantizar que sea preciso y esté completo. Esto ayuda a identificar cualquier información que falte o imprecisiones en la estructura de relaciones.
Ahora que ya sabes cómo crear un organigrama, veamos cómo utilizarlo.
Organigramas y compromiso de los trabajadores
Un buen organigrama puede ayudar a planificar y comprometer al personal de varias maneras. He aquí algunos de los usos más comunes.
Incorporación: Los gráficos organizativos facilitan la incorporación de nuevos empleados, ayudándoles a comprender rápidamente los roles y la elaboración de informes.
Soporte a los empleados: Todos los empleados pueden utilizar un gráfico orgánico para saber a quién dirigirse en caso de duda. ¿Quién es el responsable del comité de prevención del acoso sexual? ¿Quién se encarga de reservar los viajes? ¿Quién es el experto en el lenguaje de programación Scala? Los organigramas pueden responder a todo esto y mucho más.
Colaboración: Incluso dentro de estructuras aparentemente confusas, los organigramas pueden aportar claridad.
Por ejemplo, en una estructura matricial, un organigrama puede aportar claridad sobre las intersecciones de varios equipos interfuncionales.
Transparencia: Un organigrama muestra quién es responsable ante quién, sirviendo también como matriz de escalada. Esto crea transparencia y apertura.
Planificación de la sucesión: Los organigramas son fundamentales para identificar a los líderes potenciales y los roles críticos dentro de la organización. Ayudan a los equipos de RR.HH. a visualizar el panorama actual del talento, identificar las carencias de competencias y prepararse para futuras transiciones.
Organice, trace y navegue por la estructura de su empresa con ClickUp
Es posible que haya oído que las personas son el activo más importante de una organización. Esto es cierto sólo en parte. De hecho, el activo real de una organización es más que la suma de sus partes. Incluye las conexiones (a internet), colaboraciones y fortalezas colectivas de cada individuo.
Un organigrama es como un mapa del tesoro que ayuda a descubrir activos ocultos. Tanto si se trata de aplanar un modelo jerárquico tradicional como de ampliar el alcance de la estructura matricial, los organigramas facilitan la comprensión de la visión de conjunto y de los detalles.
Con una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, puede hacer todo esto y mucho más. Puede reunir los datos sobre proyectos, tareas y personas para crear gráficos organizativos dinámicos. Regístrese gratis, gratuito/a hoy mismo ¡para empezar!