¿Alguna vez ha visto los títulos SDE-1, SDE-2 en las descripciones de puestos de trabajo? ¿O designaciones como «gerente», «director», etc.? En el mundo de las empresas, estos títulos son indicativos de la experiencia, las expectativas y la posición del rol concreto en la estructura organizativa.
Estos representan una posición en la jerarquía organizativa, normalmente representada en forma de gráfico conocido como organigrama. Esta representación visual de las estructuras organizativas desempeña un rol crucial en el diseño de la organización, la productividad, la eficiencia, el rendimiento del equipo y la cultura.
En esta entrada del blog, exploramos cómo puede crear y optimizar organigramas para obtener resultados empresariales satisfactorios.
Comprender los organigramas
Un organigrama es una representación visual de la estructura de una empresa. Por lo general, incluye lo siguiente:
- Roles individuales en toda la organización
- Desglose de departamentos/equipos
- Jerarquías dentro de cada departamento/equipo
- Relaciones entre individuos, equipos y departamentos
El organigrama, también llamado diagrama organizativo o cuadro organizativo, puede ser sencillo y mostrar partes de la organización, como oficinas regionales o departamentos, funciones y cómo están conectados. También puede ser complejo, con jerarquías detalladas, departamentos y subunidades.
Usos de un gráfico organigráfico
En esencia, un organigrama es una representación visual de las distintas partes de la empresa. Ayuda a todos los miembros de la empresa a comprender el panorama general. Además, los organigramas también son útiles para:
Diseño organizativo: una visión clara de la organización ayuda a los líderes a garantizar que cada departamento cuente con el personal adecuado. Por ejemplo, si falta un jefe de ingeniería, un bloque vacío en el gráfico lo señalará durante las reuniones de revisión. Si tu jefe de ingeniería ha dado un paso lateral para convertirse en director técnico, ¡también lo verás claramente!
Aportan claridad: aclaran las estructuras de elaboración de informes dentro de la organización, lo que ayuda a los empleados a identificar a quién deben dirigirse para problemas o información específicas.
Delimitación de responsabilidades: los organigramas garantizan que todas las áreas de empresa estén adecuadamente cubiertas sin solapamientos en las responsabilidades. Ayudan a equilibrar la carga de trabajo de los empleados, especialmente de los líderes.
Incorporación: un organigrama es una herramienta sencilla y potente que ayuda a los nuevos empleados a comprender toda la organización. Contribuye a que se familiaricen y se sientan parte de ella más rápidamente.
Agilidad: una representación visual de la organización, con la posibilidad de ampliar y reducir la imagen, permite la asignación de recursos, la delegación, la colaboración y la toma de decisiones.
Simulación y planificación: cuando se reestructura una organización o se lleva a cabo una fusión, es posible que sea necesario visualizar varias versiones del nuevo diseño organizativo. Los organigramas permiten realizar dicha simulación sin afectar a la dinámica sobre el terreno.
Los organigramas son, en definitiva, herramientas de comunicación. Ayudan a las organizaciones a comunicar las estructuras actuales, los planes futuros, los cambios y mucho más. Naturalmente, hay más de una forma de hacerlo.
Tipos de organigramas
En esencia, un organigrama es una representación gráfica con nodos y conectores. Según la estructura de su organización, puede ser:
Jerarquizado
Este organigrama se asemeja a una pirámide, con la máxima autoridad en la cima, seguida por los mandos intermedios y los empleados.
Matriz
Este gráfico visualiza una estructura en la que los empleados dependen de más de un responsable. Se utiliza habitualmente en organizaciones que requieren flexibilidad y colaboración entre diferentes proyectos.
Plano
Este tipo de organigrama es ideal para organizaciones con una estructura plana, principalmente en startups y pequeñas empresas.
Estas son las diferencias clave entre los tipos de organigramas:
| Aspecto | Jerarquizado | Matriz | Plano |
|---|---|---|---|
| Niveles de roles | Cadena de mando clara en la que todos los empleados saben a quién deben rendir cuentas. | Línea jerárquica clara, aunque haya varios gerentes para cada empleado. | Todos los empleados dependen directamente del líder, sin mandos intermedios. |
| Adecuado para | Roles bien definidos y estructuras lineales | Equipos que se forman y se desmantelan en función de los proyectos. | Equipos pequeños autogestionados |
| Metas que cumple | Claridad y estabilidad | Flexibilidad y modularidad | Simplicidad y rapidez |
| Ventajas | Especialización por departamentos, trayectoria profesional bien definida. | Colaboración interfuncional, disponibilidad de diversas habilidades. | Propiedad y rendición de cuentas, visibilidad y reconocimiento. |
| Desventajas | La burocracia y los complejos sistemas de aprobación retrasaban la toma de decisiones. | Ambigüedad en las responsabilidades del trabajo, esfera de influencia inmanejable. | Burocracia y sistemas de aprobación complejos; retrasos en la toma de decisiones. |
Dependiendo del tipo, tamaño y cultura, una organización también puede tener una combinación de estas estructuras.
Por ejemplo, toda la organización puede utilizar una estructura jerárquica, mientras que un equipo multifuncional dentro de ella puede utilizar un organigrama plano.
En la siguiente sección, hablaremos sobre cómo elegir la estructura de su organización y diseñar un organigrama para ella.
Pasos para crear un organigrama
Supongamos que tienes una startup con cinco empleados. Coge lápiz y papel y esboza cómo trabajan juntos los miembros del equipo. Enmarca el papel. Es tu primer organigrama.
Ojalá todas las organizaciones fueran así de sencillas. A medida que aumenta el número de empleados, roles, departamentos y productos/servicios, se necesita un organigrama complejo. A continuación te explicamos cómo crear uno utilizando una herramienta de espacio de trabajo colaborativo como ClickUp.
1. Comprenda la estructura de su organización.
Las estructuras dictan cómo se relacionan las personas y cuáles son sus roles en una organización. Un diseño deficiente puede crear un caos con jerarquías contradictorias, confusión de roles, falta de coordinación, incapacidad para realizar el uso compartido de ideas y lentitud en la toma de decisiones.
Para empezar con la actividad del organigrama, comprenda la función que desempeña actualmente. Identifique lo siguiente:
- Todos los roles y niveles de los empleados que tienes (desarrollador, diseñador, probador, etc.)
- Todos los roles y niveles directivos (gestor de proyectos, jefe de equipo, jefe de departamento, etc.)
- Relaciones de elaboración de informes de cada individuo
- Conexiones laterales, si las hay.
La mejor manera de hacerlo es hablando con las distintas partes interesadas, incluidos los responsables de RR. HH. y los jefes de departamento. También puede encontrar información en las plantillas de los estatutos de su equipo. Asegúrese de documentar adecuadamente los conocimientos.
Puede utilizar ClickUp Forms para crear encuestas, o puede organizar reuniones individuales y tomar notas en ClickUp Docs. Una vez documentado, compártalo de forma segura con las partes interesadas pertinentes para que aporten sus comentarios, si los hay. Colabore en tiempo real y convierta fácilmente las notas en tareas.
2. Defina el propósito y el alcance
¿Para quién y por qué está creando su organigrama? ¿Es para fines internos, para visualizar la estructura del equipo, o como registro para los inversores?
Si es para fines internos, puede añadir códigos de roles específicos (como SDE-1, gerente, etc.), incluyendo el intervalo salarial o incluso nombres individuales, si es necesario.
Si es para el inversor, es posible que desee centrarse en el liderazgo y la solidez de las habilidades. Aclarar el alcance le ayudará a decidir qué información incluir en el gráfico.
3. Elige el diseño de tu organigrama
En función de la estructura y el propósito actuales de su organización, elija un estilo de organigrama, ya sea jerárquico, de matriz o plano. Elija el que mejor refleje su organización. No dude en utilizar varios diseños dentro del mismo gráfico, si es necesario.
Considere estos ejemplos de estructura organizativa en forma de matriz para comprender mejor cómo la utilizan empresas de diferentes sectores.
4. Elige la herramienta de diseño de organigramas adecuada
Una vez que hayas elegido una estructura, es hora de dibujarla. Para ello, puedes utilizar un cuaderno, una pared de cristal o incluso una hoja de cálculo. Sin embargo, estas herramientas no te ofrecen la flexibilidad y adaptabilidad que podrías necesitar.
El mejor software para organigramas, especialmente para equipos híbridos, es un espacio de trabajo colaborativo como ClickUp Whiteboards. Con ClickUp, dibuja tus gráficos, añade nodos y conectores, incluye imágenes/notas adhesivas, incrusta documentos, etiqueta a personas y mucho más.
¿Las casillas y los ángulos no te sirven? Echa un vistazo a ClickUp Mapas mentales para tu software de organigramas. Añade listas, tareas y listas de control, y juega con las funciones hasta que puedas crear el gráfico.
5. Diseña tu organigrama
Empieza a trabajar desde arriba: establece una jerarquía clara comenzando por el nivel ejecutivo y luego por la alta dirección (vicepresidentes, directores). A continuación, ve bajando por cada departamento, equipo y miembros individuales del equipo.
Añade detalles: incluye el nombre del empleado, el título del cargo, las responsabilidades, las redes sociales, los sitios web, las fotos y otros datos interesantes. En función del caso de uso, decide qué información será relevante. Puedes encontrar los perfiles y los datos de los empleados en tu software de análisis de la plantilla o en la base de datos de empleados.
Formatee y presente: mantenga la coherencia en el diseño de su organigrama. Limite la figura, el color, el formato, el tamaño de la fuente, etc. a un lenguaje de diseño común; si puede alinearlo con el lenguaje de su marca, aún mejor.
Si es tu primer organigrama, no te quedes bloqueado ante una página en blanco. Prueba la plantilla de organigrama de ClickUp para empezar. Esta plantilla de nivel intermedio te ayuda a visualizar tu empresa, añadir o eliminar roles, mantener a todos informados y escalar de forma eficaz.
6. Hazlo dinámico
Los organigramas son documentos vivos que evolucionan junto con su empresa. Cuando cree un organigrama, deje espacio para que se actualice periódicamente.
- Configure el lienzo para añadir departamentos, equipos y empleados más adelante.
- Establece recordatorios en el Calendario y revisa periódicamente tu organigrama para asegurarte de que refleja con precisión la naturaleza, las necesidades y los cambios de la empresa.
- Documente los cambios y los motivos correspondientes para fines de auditoría.
- Informa a las partes interesadas de los cambios, proporciona contexto y actualiza la información en todos los materiales de formación.
Las automatizaciones de ClickUp pueden agilizar el proceso de actualización con desencadenantes y acciones que puedes editar antes de publicar. Si utilizas ClickUp mapas mentales, se mantendrá actualizado automáticamente cuando actualices los recursos conectados a él.
7. Revisar y validar
Antes de finalizar el organigrama, revíselo de nuevo con las partes interesadas clave para garantizar su precisión y exhaustividad. Esto ayuda a identificar cualquier información que falte o inexactitudes en la estructura de relaciones.
Ahora que ya sabe cómo crear un organigrama, veamos cómo utilizarlo.
Organigramas y compromiso de la plantilla
Un buen gráfico organizacional puede ayudar a planificar la plantilla y fomentar el compromiso de diversas maneras. Estos son algunos de los usos más comunes.
Incorporación: los gráficos organográficos facilitan la incorporación de los empleados, ya que ayudan a los nuevos empleados a comprender rápidamente los roles y las líneas jerárquicas.
Soporte para empleados: todos los empleados pueden utilizar un gráfico para saber a quién dirigirse en caso de duda. ¿Quién es el responsable del comité de prevención del acoso sexual? ¿Quién se encarga de reservar los viajes? ¿Quién es el experto en lenguaje de programación Scala? Los gráficos pueden responder a todas estas preguntas y muchas más.
Colaboración: incluso en estructuras aparentemente confusas, los organigramas pueden aportar claridad.
Por ejemplo, en una estructura de matriz, un organigrama puede aportar claridad sobre las intersecciones de varios equipos multifuncionales.
Transparencia: un organigrama muestra quién es responsable ante quién, y también sirve como matriz de escalamiento. Esto crea transparencia y apertura.
Planificación de la sucesión: los organigramas son fundamentales para identificar a los líderes potenciales y los roles críticos dentro de la organización. Ayudan a los equipos de RR. HH. a visualizar el panorama actual del talento, identificar las carencias de habilidades y prepararse para futuras transiciones.
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Es posible que haya oído decir que las personas son el activo más importante de una organización. Esto solo es cierto en parte. De hecho, el verdadero activo de una organización es más que la suma de sus partes. Incluye las conexiones, las colaboraciones y las fortalezas colectivas de cada individuo.
Un organigrama es similar a un mapa del tesoro que le ayuda a descubrir activos ocultos. Ya sea para aplanar un modelo jerárquico tradicional o ampliar el alcance de la estructura de la matriz, los organigramas facilitan la comprensión del panorama general y los detalles.
Con una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, puedes hacer todo esto y mucho más. Puedes reunir los datos sobre proyectos, tareas y personas para crear organigramas dinámicos.
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