El trabajo del conocimiento ha crecido exponencialmente, más que ninguna otra industria, en los últimos años. Algunas de las empresas más valiosas del mundo, como Apple, Alphabet, Amazon y Microsoft, son todas empresas tecnológicas.
El crecimiento de los puestos de trabajo, así como los salarios más altos, corresponden a roles relacionados con la tecnología. "Los roles de mayor crecimiento en relación con su tamaño están impulsados por la tecnología, la digitalización y la sostenibilidad" el Foro Económico Mundial (FEM).
De hecho, según el estudio del FEM las capacidades cognitivas como el pensamiento analítico, el pensamiento creativo, la resiliencia, el conocimiento de uno mismo, la curiosidad y los conocimientos tecnológicos encabezan la lista de capacidades más demandadas.
Las capacidades analíticas y de comportamiento dominan la demanda del mercado (Fuente: FEM )
En esencia, el valor real en la economía del conocimiento será, bueno, el conocimiento. Salvo que los empleados suelen tener dificultades para acceder a él. Gartner descubrió recientemente que 47% de los empleados luchan para encontrar la información que necesitan para realizar su trabajo. Un 32% ha tomado decisiones equivocadas por este motivo.
Algunas de las razones más comunes son:
Application sprawl: Información dispersa en demasiadas aplicaciones sin una forma consolidada de acceder a ellas.
Datos desorganizados: ¿Alguna vez ha tenido la sensación de tener demasiadas hojas de cálculo para un mismo informe y no estar seguro de ninguna de ellas? Pues eso
Acceso limitado: El laberinto de aplicaciones crea problemas de control de acceso; y los empleados a menudo no se molestan en pasar por la burocracia de obtener acceso.
Falta de formación: Las organizaciones dan por sentado que sus empleados saben buscar y encontrar información rápidamente. Pues se equivocan.
Gestión del conocimiento: Por encima de todo, el conocimiento organizativo no siempre se documenta, etiqueta, organiza, almacena y actualiza eficazmente.
Una solución emergente para estas lagunas es la base de conocimientos IA. En esta entrada del blog, exploraremos el panorama general y los detalles más profundos del aprovechamiento de la IA para la base de conocimientos de su organización. También explicaremos cómo crear una y mantenerla optimizada.
¿Qué es una base de conocimientos de IA?
Una base de conocimientos de IA es un hub centralizado de la información de la organización, accesible a los usuarios bajo demanda a través de una interfaz de chat inteligente. En pocas palabras, es un chatbot que puede responder a sus preguntas basándose en todos sus datos, incluso si están dispersos en múltiples fuentes.
¿Qué implica una base de conocimientos de IA?
Algunos de los componentes clave de Herramientas de IA para la gestión del conocimiento son:
- Datos: La consolidación de los datos estructurados y no estructurados disponibles en toda la organización
- Aprendizaje automático: La capacidad de la herramienta para procesar, comprender y presentar información relevante bajo demanda
- Procesamiento del lenguaje natural (PLN): La capacidad de la herramienta para comprender las preguntas/indicaciones de los usuarios presentadas en lenguaje humano
- Chatbot: La base de conocimientos de IA suele ser un chatbot o una interfaz conversacional con la que interactúan los usuarios
¿Cómo funciona una base de conocimientos de IA?
En esencia, una base de conocimientos de IA es similar a una tradicional. Es decir, ambas bases de conocimientos recopilan/crean, organizan y presentan información para uso de los empleados. Sin embargo, la IA mejora exponencialmente su eficacia y usabilidad.
Los modelos de aprendizaje automático analizan los datos y los organizan automáticamente. A partir de palabras clave, los modelos etiquetan la información de artículos, hojas de cálculo, documentos y otros formatos para herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), gestión de proyectos, recursos humanos, etc.
Crean una red de datos conectados para obtener respuestas ante una pregunta.
¿En qué se diferencia una base de conocimientos de IA de una base de conocimientos tradicional?
La base de conocimientos de IA es una mejora de la tradicional. He aquí cómo.
Estructura
Para empezar, la tradicional software de gestión del conocimiento suele incluir un montón de artículos o documentos interconectados. El manual de instrucciones de cualquier cosa que haya comprado alguna vez es el ejemplo perfecto de una base de conocimientos sencilla.
Una base de conocimientos de IA es un fondo de datos organizados y etiquetados adecuadamente. Sin embargo, los usuarios no necesitan recorrerlos todos para acceder a la información, que es el siguiente punto.
Acceso
A las bases de conocimiento tradicionales se accede a través de un portal o una carpeta. Se espera que los usuarios "busquen" si los datos se pueden buscar o que escaneen los documentos/páginas web para obtener lo que necesitan.
En una base de conocimientos, el acceso se realiza a través de un chatbot interactivo al que se formula una pregunta y se obtiene una respuesta sencilla.
Procesamiento
En una base de conocimientos tradicional, obtienes la información y debes procesarla tú mismo. Por ejemplo, si quieres saber el precio de una herramienta para 52 usuarios, la base de conocimientos tradicional diría: "El precio por usuario es de 15 $ hasta 50 usuarios y de 12 $ por usuario después" Tienes que hacer tú mismo los cálculos.
Una base de conocimientos de IA calculará el precio y le dará un número.
¿Cuáles son algunos tipos de contenido de la base de conocimientos?
A diferencia de las bases de conocimientos tradicionales, las impulsadas por IA son capaces de procesar un mayor volumen, variedad y velocidad de contenidos. Algunos tipos comunes de contenido compatibles con una base de conocimientos de IA son:
Contenido estructurado: Es lo que suelen utilizar las bases de conocimientos tradicionales. Incluye artículos, preguntas frecuentes, manuales de instrucciones, etc.
Contenido no estructurado: Además del contenido estructurado, las bases de conocimiento de IA pueden consumir información de correos electrónicos, chats, herramientas de CRM/gestión de proyectos, publicaciones en redes sociales, etc., aunque no tengan un formato coherente. Algunas herramientas de IA también pueden entender imágenes y otros archivos multimedia.
Esta es la mayor ventaja de utilizar una base de conocimientos de IA. Sin embargo, no es la única. Veamos más ventajas de una base de conocimientos potenciada por IA.
Beneficios de una base de conocimientos potenciada por IA
Una base de conocimientos con IA es una nueva forma de hacer las cosas. Cambia el enfoque de un empleado a la hora de buscar información, pasando de buscar en artículos o ver vídeos a hacer las preguntas adecuadas. Esto puede ser perturbador estrategia de gestión del conocimiento con una pronunciada curva de aprendizaje. Entonces, ¿por qué hacerlo?
Velocidad
Una base de conocimientos de IA agiliza considerablemente el acceso a la información y la búsqueda de respuestas. Elimina la necesidad de rebuscar en documentos, probar varios términos de búsqueda, evaluar si es la información que necesita, etc. La IA te lleva directamente a la respuesta.
Bonus: Ocho consejos para mejorar gestión del tiempo con una base de conocimientos **Simplicidad
Para los que estamos familiarizados con la era de Internet, las bases de conocimientos de IA son extraordinariamente sencillas de utilizar. Como si se buscara algo en Google, se pueden hacer preguntas con la misma naturalidad con la que se hablaría con otra persona. Las aplicaciones de esto en áreas como la incorporación de empleados y la formación en el puesto de trabajo pueden ser enormes.
Productividad
Las bases de conocimiento de IA ahorran mucho tiempo. Minimizan drásticamente el 30% el tiempo que los trabajadores del conocimiento dedican a buscar información, mejorando la productividad y la eficiencia del flujo de trabajo.
Experiencia del usuario
¿Alguna vez ha intentado solucionar un problema con su teléfono o su cuenta de correo electrónico? ¿Recuerdas lo que se siente al pasar por páginas y páginas de información tratando de resolver un simple problema?
Las bases de conocimiento de IA cambiarán esa situación. Ofrecen a los usuarios una interfaz inteligente, fácil de usar e interactiva. Mantienen una conversación contextual, basada en las preguntas anteriores del usuario. Este tipo de personalización puede ser especialmente transformador para el servicio de atención al cliente
Si estas ventajas le han convencido para probar las bases de conocimiento de IA, aquí tiene algunas de las mejores herramientas de software para su compatibilidad.
Mejor software de base de conocimientos de IA
El software que elija para crear su base de conocimientos marca la diferencia. Estos son algunos de los mejor software de base de conocimientos herramientas que puede consultar.
1. ClickUp: La mejor base de conocimientos de IA para proyectos
ClickUp es un software de gestión de puestos de trabajo todo en uno impulsado por el poder de la IA. Cerebro ClickUp es la primera red neuronal que conecta tus tareas, documentos y personas de forma inteligente.
la base de conocimientos de IA más sencilla, eficaz y potente
El mayor diferenciador de ClickUp Brain es que el gestor de conocimiento de IA da respuestas instantáneas de cualquier trabajo que esté dentro de la plataforma o integrado en ella.
Por ejemplo, dentro de ClickUp, puede responder a preguntas sobre quién está trabajando en qué o cómo es el burndown de este sprint. Por otro lado, si has integrado tu Google Calendar en ClickUp, la IA puede responder a preguntas sobre tu calendario.
Además del AI Knowledge Manager, ClickUp Brain también automatiza actualizaciones, standups, informes de progreso, corrección de pruebas, creación de transcripciones de vídeos, etc.
Precio: Puedes añadir ClickUp Brain a cualquier plan de pago por 7 € por miembro de ClickUp al mes.
2. Zendesk: Lo mejor para soporte al cliente
A través de Zendesk Zendesk es una plataforma de atención al cliente que integra comunicaciones a través de correo electrónico, chat, redes sociales y autoservicio. La herramienta de IA captura información de todas estas fuentes para ofrecer respuestas contextuales.
Puede identificar temas que necesitan más información revisando las consultas, los tickets y las quejas de los clientes. Sus funciones de IA generativa soportan la creación de contenidos, creando primeros borradores para que los expertos los revisen y editen.
A nivel de interfaz, el chatbot de Zendesk es fácil de implementar y también permite definir su persona, lo que lo convierte en un gran compañero digital para los equipos de atención al cliente.
**Precio Las funciones de IA están integradas en la suscripción de Zendesk, que comienza en $55 por agente al mes.
3. Slite: Lo mejor para equipos remotos
vía Slite Slite es una base de conocimientos de IA diseñada para facilitar el uso compartido de información entre equipos remotos. Su interfaz de fácil uso permite a las empresas crear wikis de empresa, mantener notas de reuniones, diseñar flujos de trabajo de incorporación, documentar procesos, etc.
Sus funciones de IA mejoran la redacción con resúmenes y revisiones gramaticales. Soporta traducciones entre idiomas. Permite importar documentos de Notion, Documentos de Google u otros formatos. También se integra con Slack, Trello, Figma y otras herramientas para el uso compartido de la información.
**Precio Los planes empiezan en 8 $ por miembro y mes.
4. Tettra: Lo mejor para la gestión interna del conocimiento
A través de Tettra Tettra es una base de conocimientos interna para agilizar los datos de la organización y mejorar la compatibilidad de los empleados. Su integración con Slack permite a los usuarios encontrar respuestas directamente desde la herramienta con la que se sienten más cómodos.
Como la mayoría de las herramientas, puede importar contenido de Documentos de Google, Notion, archivos de Bloc de notas, etc. Puede resaltar la información obsoleta, identificar lagunas de conocimiento y mantener la base de conocimientos actualizada en todo momento.
**Precio El precio de Tettra es de 4 dólares al mes por usuario para el plan básico.
5. Notion: Para la colaboración basada en el conocimiento
vía Notion Notion combina los conocimientos de ChatGPT con la información de tu organización para crear una interfaz holística para los usuarios. Su asistente de IA integrado te ayuda a obtener respuestas, crear contenidos, escribir mejor, resumir documentos y mucho más.
También puede resumir informes de progreso, crear elementos de acción e identificar ideas para tomar decisiones importantes.
**Precio Puedes añadir IA a tu entorno de trabajo Notion desde 8$ por miembro al mes.
Cada software de base de conocimientos de IA ofrece diferentes funciones y sirve para diferentes propósitos. Elegir el adecuado y construir sobre él repercute en la eficacia de su trabajo de conocimiento. A continuación le ofrecemos un enfoque completo para crear su propia base de conocimientos de IA.
Cómo construir una base de conocimientos de IA
Crear una base de conocimientos de IA es mucho más que elegir un software y cargar archivos. Aprovechar al máximo la IA requiere un enfoque estructurado. El marco que figura a continuación ofrece un buen punto de partida para el ajuste de una base de conocimientos de IA con una base de conocimientos de IA herramienta de gestión del conocimiento como ClickUp .
1. Definir objetivos y ámbito de aplicación
Puede configurar una base de conocimientos para cualquier número de fines, como el autoservicio para sus clientes, la compatibilidad con agentes para sus equipos, la experiencia de los empleados para sus desarrolladores, los conocimientos generales para sus redactores, etc. Cada uno de estos objetivos requiere una información, un software y una formación diferentes. Por lo tanto, antes de ajustar su base de conocimientos, defina su finalidad.
Objetivo
Esboza un objetivo sencillo para tu base de conocimientos de IA. Defina claramente sus metas. Que sean razonables y medibles.
Ámbito
Aunque las bases de conocimiento de IA son potentes, no son la panacea para todos los problemas. Para que sean eficaces, hay que ajustar los límites de su aplicación. Saber qué está dentro y fuera de su alcance.
Usuarios
Identifique quién utilizará la base de conocimientos y qué tipo de información necesitará. Utilízala para tomar decisiones a lo largo del ciclo de vida.
2. Elegir el software y los modelos de IA adecuados
Una vez que conozca sus objetivos, elija el software adecuado a sus necesidades. He aquí algunas preguntas que debe hacer a su proveedor de software.
- ¿Qué implica la IA? Un buen software de base de conocimientos debe integrar el aprendizaje automático y la PNL para responder eficazmente a las preguntas de los usuarios
- ¿Qué funciones ofrece? Además de responder preguntas, ¿puede realizar correcciones ortográficas y gramaticales, resumir informes, rellenar formularios, etc.?
- ¿Cómo es la interfaz? ¿Es el chatbot fácil de usar? ¿Puede adaptarse al tono y estilo de su organización?
- **Una base de conocimientos que integre y aproveche la información de varias herramientas del entorno de trabajo puede ser una ventaja extraordinaria
- ¿Es escalable? A medida que su organización e información crecen, ¿puede la herramienta de IA escalar con usted?
toda la información relacionada con los proyectos reunida en un solo lugar con ClickUp_
Por ejemplo, si ha definido su objetivo como la mejora de la eficacia en la gestión de proyectos, el alcance como la práctica de ingeniería de su organización y los usuarios como los gestores de proyectos, desarrolladores y scrum masters, ClickUp Brain es una gran herramienta para ello.
Sin embargo, la pregunta más importante que debe hacerse sobre cualquier herramienta de IA es si ofrece transparencia y auditabilidad. La mayoría de las herramientas de IA no indican sus fuentes, a diferencia de ClickUp Brain.
Como elaborado por Tech Crunch a principios de este año, "Lo que es ingenioso aquí, sin embargo, es que ClickUp ha construido el sistema de una manera que no sólo cita todas sus fuentes, sino que también pregunta proactivamente al usuario si debe crear documentos relevantes para ellos en función de los resultados de la consulta."
3. Recopilar y organizar datos
Una buena gestión del conocimiento depende casi por completo de los datos que le proporciones. Así que, antes de implantar una base de conocimientos, prepare sus datos.
Datos precisos
Recopile sus preguntas frecuentes, documentación de productos, correos electrónicos de instrucciones, etc. Examina todas las herramientas que utilizas y los datos que pueden contener.
Por ejemplo, si está creando una base de conocimientos para los equipos de soporte al cliente, es posible que desee utilizar datos de las interacciones con sus clientes a través del CRM, correos electrónicos, chats en directo, etc.
las decenas de integraciones de ClickUp facilitan la recopilación y organización de datos
Crear datos
Puede que cierta información sólo esté disponible en la mente de las personas. Normalmente, los empleados con más antigüedad conocen los procesos y las buenas prácticas, que pueden no estar documentados. En estos casos, escríbalas.
- Lenguaje sencillo y accesible para los usuarios objetivo
- Simplifique la jerga con la que los usuarios puedan no estar familiarizados
- Incluya ayudas visuales como tablas, diagramas, imágenes, etc.
**Bonificación
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/123455/como-crear-un-wiki/ Cómo crear un wiki /%href/
clickUp Docs para crear artículos de base de conocimientos eficaces
ClickUp Docs es una forma limpia, fácil de usar y colaborativa de crear datos para la base de conocimientos. Incruste marcadores, tablas, imágenes y mucho más para hacer más atractivo su documento. Compártalo con las partes interesadas para recibir comentarios y actualizaciones. Convierta elementos del documento en tareas y manténgase al tanto del progreso en tiempo real.
Organizar datos
Coloca la información en las carpetas adecuadas y etiquétala apropiadamente. Centralice los recursos de conocimiento en el hub de documentos. Verifique cualquier documento de ClickUp y conviértalo en una base de conocimientos oficial para su empresa. Si eso le parece mucho trabajo, ClickUp tiene un número de plantillas de base de conocimientos para elegir.
Plantilla de la base de conocimientos de ClickUp
Plantilla de la base de conocimientos de ClickUp puede facilitarle ese proceso. Esta plantilla para principiantes, totalmente personalizable, le ayuda a crear y organizar sus conocimientos por categoría, departamento, proceso, etc.
Para una organización más rápida de los datos, elija una herramienta de IA que pueda automatizar esta tarea por usted. ClickUp Brain optimiza sin esfuerzo su base de conocimientos categorizando, etiquetando y organizando automáticamente la información.
4. Implemente la IA y pruébela
Cargue todos los datos que haya recopilado en la plataforma de IA para su entrenamiento. Las plataformas como ClickUp Brain vienen preentrenadas con la capacidad de tomar tus datos y generar respuestas al instante. Para una implementación más rápida, elige una herramienta como ésta.
A continuación, una vez que haya ajustado la base de conocimientos de IA, pruébela. Haz las preguntas que esperas que hagan los usuarios. Crea un pequeño grupo de beta testers de tu población de usuarios para que la prueben. Aprovecha esta oportunidad para identificar incidencias, lagunas de información o imprecisiones, si las hubiera.
Aunque hay varios productos fantásticos para implementar su base de conocimientos de IA, no está libre de desafíos por completo. He aquí algunos obstáculos a los que puede enfrentarse y cómo superarlos.
Desafíos y oportunidades en la implantación de bases de conocimiento de IA
La implantación de una base de conocimientos de IA es más sencilla, accesible y rentable que nunca. Eso no significa que sea fácil. Algunos de los retos más comunes son los siguientes.
Falta de datos
La mayoría de las organizaciones no documentan activamente los conocimientos sobre sus procesos y proyectos. Menos aún disponen de sistemas que lleven utilizando el tiempo suficiente para capturar datos suficientes sobre las actividades cotidianas. Sin datos, las bases de conocimiento basadas en IA se resienten.
Invierta tiempo en conservar, crear y organizar los datos para una implementación más eficaz de las bases de conocimiento de IA.
Contenido obsoleto
El conocimiento de la organización necesita actualizaciones periódicas, sin las cuales la IA estaría compartiendo conocimientos obsoletos con los usuarios.
Ajuste horarios regulares para la actualización de los datos. Etiqueta cada documento con la hora de actualización para poder revisarlo cuando sea necesario. También puedes automatizar este proceso ajustando recordatorios de actualización. Por ejemplo, puedes decir que todos los documentos relacionados con el cumplimiento de normativas deben actualizarse cada año.
Herramienta inadecuada
No todas las herramientas están diseñadas para hacerlo todo. Un software diseñado con el autoservicio del cliente en mente puede no ser bueno para el compromiso interno de los empleados.
Tómese su tiempo para evaluar las distintas herramientas. Elija la que mejor se adapte a sus necesidades. Si no se adapta a sus necesidades, pregunte a su proveedor si puede personalizar la herramienta para usted.
Reinventar la rueda
Una base de conocimientos de IA funciona muy bien si se suma a tus sistemas existentes. Si ya tiene una base de conocimientos, no la tire y empiece de cero. Construya sobre ella.
Utilice la jerarquía de la información para estructurar el contenido de su base de conocimientos de IA. Actualice los documentos y cárguelos en su nueva herramienta.
Lo que estamos viendo hoy en el mercado es sólo el principio de las posibilidades que abren las bases de conocimiento de IA. El futuro parece más brillante.
El futuro de las bases de conocimiento de IA
Las bases de conocimiento de IA son cada vez más populares y evolucionarán para tener un impacto más significativo en un futuro próximo.
IA en toda regla
Ya se trate de un cliente que quiere comprar un producto o de un empleado que se incorpora a una nueva organización, el futuro de las bases de conocimiento de IA consiste en ocuparse del proceso de principio a fin.
La IA acompañará al usuario a lo largo de todo el proceso y le ofrecerá compatibilidad en cada paso del camino, preparándole para el intento correcto.
No más trabajo sobre el trabajo
Hoy en día, las empresas hacen mucho "trabajo sobre el trabajo". Por ejemplo, los jefes de proyecto dedican tiempo a redactar notas, controlar quién ha hecho qué y cuándo, etc. El futuro de la IA reducirá esto al mínimo.
Automatización de la generación de conocimientos
En el futuro, las bases de conocimiento de IA serán capaces de entender los procesos y crear documentación para ellos.
Por ejemplo, si un agente resuelve una queja específica de un cliente de una manera determinada, sin que exista una entrada en la base de conocimientos al respecto, la IA del futuro la creará y la marcará para su aprobación.
Una transición más fluida del conocimiento a la acción
El siguiente nivel de Casos de uso de la IA en la gestión del conocimiento pasaría rápidamente de la información a la acción. Por ejemplo, si alguien consulta sobre la política de préstamos a empleados de una empresa, la IA sería capaz de guiarle a través de la solicitud, la documentación necesaria, los cronogramas, etc.
Hasta el momento, la tecnología de IA ha iniciado una sólida andadura con la creación de contenidos, la automatización y el procesamiento de la información. La siguiente fase podría ser cualquier cosa, desde asistentes activados por voz hasta herramientas de codificación automática. En el futuro, la IA será lo que nosotros hagamos de ella.
Capitalice sus conocimientos con ClickUp Brain
El impacto del trabajo del conocimiento en el mundo crece día a día. La automatización y el conocimiento están ganando moneda y sustituyendo rápidamente al trabajo manual. En un mundo así, acceder, analizar y utilizar la información es la habilidad más valiosa. Las bases de conocimiento de IA lo hacen fácil.
Una buena IA software de uso compartido de conocimientos simplifica la complejidad de los datos organizativos para conectar los puntos y ofrecer a los usuarios una visión más completa. Automatiza el trabajo pesado y libera tiempo -y mente- para la resolución creativa de problemas.
Una herramienta lo suficientemente potente como para lograr todo esto debe ser reflexiva. ClickUp Brain es exactamente eso. Diseñado a partir de los datos relacionados con el proyecto dentro de ClickUp y todas las demás herramientas que ha integrado con él, la IA obtiene una comprensión contextual de su espacio de trabajo y ofrece respuestas claras y precisas.
Desde "¿Cuáles son mis tareas para hoy?" hasta "Explícame el proceso de control de calidad", ClickUp Brain puede responder a cualquier pregunta con facilidad. ¿Y qué más? Le mostrará la fuente, generando confianza y transparencia en su relación con la IA.
Prueba ClickUp Brain y descubre cómo funciona. Pruebe ClickUp gratis/a hoy mismo .