Formar parte de un nuevo equipo u organización es como entrar en un mundo completamente nuevo. La sensación de incertidumbre e inhibición se agrava cuando todo el equipo está empezando de cero. La idea de integrarse en un grupo completamente nuevo puede resultar abrumadora, pero se puede manejar fácilmente con el liderazgo adecuado.
Conocida como la fase de formación en el modelo de desarrollo de equipos de Bruce Tuckman, esta fase inicial es crucial para construir un equipo fuerte y cohesionado. Es una etapa para establecer conexiones, romper barreras, generar confianza y prepararse para el éxito futuro.
La fase de formación sienta las bases para un entorno de equipo saludable y productivo, en el que los miembros del grupo están preparados para afrontar retos y alcanzar las metas del equipo.
¡Veamos cómo puede dominar la fase de formación para alcanzar la excelencia organizativa!
Comprender las fases de desarrollo de grupos de Tuckman
Antes de profundizar en la etapa de formación y su importancia, comencemos por comprender las fases de desarrollo grupal de Tuckman.
Propuesta por el psicólogo Bruce Tuckman en 1965, la teoría o modelo de Tuckman ilustra la progresión natural del desarrollo de un equipo a través de diferentes fases. Proponía que la evolución de un equipo pasa por cinco fases de desarrollo : formación, conflicto, normalización, rendimiento y disolución.
Esto es lo que significan estas fases del desarrollo de un equipo:
Fase 1: La fase de formación
La fase de formación es la primera fase. Es aquí donde los miembros del equipo se reúnen y comienzan a establecer una buena relación, asignar roles y fijar expectativas. Al ser la primera de las fases iniciales, se caracteriza por la incertidumbre, la cautela y la dependencia del líder.
Algunas de las características clave de la fase de formación son:
- El líder del grupo desempeña un rol dominante a la hora de ofrecer orientación y guía durante esta fase.
- Los miembros del equipo pueden sentirse reacios al uso compartido de ideas, a expresar opiniones o asumir riesgos.
- Los equipos pueden poner a prueba y explorar los límites, las expectativas, los estilos de trabajo, los modos de comunicación, las reglas básicas, etc.
Fase 2: La fase de conflicto
La siguiente fase, la fase de conflicto, es cuando se quitan los guantes y se sacan las garras. Notará un cambio en la dinámica del equipo, con conflictos, competencia y resistencia que se interponen en el camino de las metas del equipo. Cada miembro del equipo intentará imponerse y desafiar el statu quo, lo que dará lugar a luchas de poder.
Las características clave de la fase de conflicto incluyen:
- El líder del equipo desempeña ahora el rol de mediador, ya que participa en actividades de resolución de conflictos.
- Los miembros del equipo comienzan a expresar su desacuerdo sobre las metas, los roles, los procedimientos y otros aspectos.
- Puede haber cierta resistencia a las decisiones y normas del grupo, y los miembros del equipo pueden cuestionar el liderazgo o la dirección general.
Fase 3: La fase de normalización
Afortunadamente, la tumultuosa fase de conflicto allana el camino para la tercera fase: la fase de normalización. Aquí, los equipos comenzarán a establecer normas, definir roles y establecer expectativas de manera clara y amistosa.
En palabras más sencillas, las cosas vuelven a la normalidad a medida que los miembros del equipo sienten un sentido de pertenencia y compromiso hacia la meta común acordada mutuamente.
Las características clave de la fase de normalización incluyen:
- Los miembros del equipo se sentirán más conectados con los demás miembros y con sus metas.
- Los equipos desarrollan procesos, operaciones y flujos de trabajo estandarizados.
- Habrá un aumento de la colaboración y la cooperación entre los equipos a medida que estos identifiquen las formas óptimas de superar sus diferencias, si las hay.
Fase 4: La fase de rendimiento
La fase de rendimiento suele ser la fase final del desarrollo del grupo (la palabra clave aquí es «desarrollo», ya que lo que sigue es la disolución del equipo). Por esta razón, algunas variaciones del modelo de Tuckman contienen solo cuatro fases, que terminan con la fase de rendimiento.
Aquí, el equipo ha logrado una armonía sincrónica, un rendimiento óptimo y una productividad maximizada. Los equipos de alto rendimiento resultantes funcionan perfectamente juntos y obtienen éxitos en todo momento.
Las características más destacadas de la fase de rendimiento son:
- Altos niveles de rendimiento y productividad del equipo que conducen a la consecución de metas sin esfuerzo.
- Relaciones sólidas y confianza entre los miembros del equipo.
- Compromiso compartido con el éxito del equipo y acción concertada para alcanzar las metas del equipo.
Fase 5: La fase de disolución
La quinta fase es la fase de disolución. Es cuando el equipo ha alcanzado su meta y está listo para pasar al siguiente proyecto. En algunos casos, el equipo también puede separarse para asumir nuevos roles y retos y formar un equipo completamente nuevo.
Algunas funciones de esta fase son:
- El equipo puede reflexionar sobre las experiencias compartidas y celebrar los logros.
- Los líderes de equipo pueden recopilar comentarios de los miembros del equipo o realizar revisiones posteriores al proyecto.
- La separación también puede provocar una respuesta emocional, y los miembros del equipo pueden experimentar una sensación de pérdida o tristeza.
Esta es una vista general de las cinco fases del desarrollo de un equipo, según lo propuesto por Tuckman.
⭐️ Nota amistosa: La transición a través de las cinco fases del desarrollo del equipo no siempre es lineal. Los equipos pueden volver a fases anteriores o ir y venir, e incluso pueden crear su propia versión de las normas del equipo. Dicho esto, contar con este marco de secuencia de desarrollo permite a los líderes dirigir el desarrollo del equipo a medida que pasan de ser un grupo de desconocidos a equipos multifuncionales.
La importancia de la fase de formación en el desarrollo de equipos
Entonces, ¿por qué hemos decidido centrarnos únicamente en la fase de formación en esta entrada del blog?
La primera reunión con un nuevo equipo marca la pauta de cómo se desempeñará el equipo a lo largo del proyecto.
He aquí por qué consideramos que la fase de formación es un paso fundamental para un equipo exitoso:
- Generar confianza y seguridad: la fase de formación brinda a los miembros del equipo la oportunidad de conocerse y cultivar la confianza. Generar buena relación infunde seguridad a medida que el equipo se prepara para resolver problemas y trabajar en conjunto.
- Establecer roles claros: La fase inicial consiste en asignar roles, responsabilidades y expectativas claras. Definir estos aspectos desde el principio del proceso de desarrollo del equipo deja poco margen para malentendidos y falta de comunicación.
- Fomentar una cultura de trabajo positiva: En la época actual, la colaboración y la cooperación son dos pilares fundamentales del éxito. La fase de formación lo hace posible al crear un entorno de trabajo positivo e inclusivo en el que todos los miembros del equipo se sienten valorados.
- Sentar las bases para el éxito del equipo: a medida que los líderes del equipo animan a los miembros a participar y sentirse parte del grupo, se producirá una mayor cohesión entre los miembros del grupo. Estos sentimientos ayudan a superar los retos y resolver los conflictos que puedan surgir más adelante durante las otras fases del desarrollo del equipo.
Retos en la fase de formación
Sin duda, la fase de formación es el origen de la estructura del equipo. Sin embargo, no es inmune a los retos.
Estos son algunos de los retos a los que se pueden enfrentar los líderes de equipo durante la fase de formación:
- Navegar por la incertidumbre y la ambigüedad, especialmente cuando los miembros del equipo no están seguros de sus respectivos roles, responsabilidades y metas. Esto también puede dar como resultado patrones ineficaces o improductivos.
- Depender en gran medida de los líderes del equipo para obtener apoyo, orientación y dirección. También reprime la autonomía y la creatividad entre los miembros del equipo motivados.
- Abordar la resistencia al cambio, ya que es posible que los miembros del equipo no estén dispuestos a experimentar con nuevas formas de trabajar o a mantenerse abiertos a nuevas ideas. Este problema puede ser especialmente frecuente cuando los miembros del equipo están acostumbrados a trabajar de una manera concreta.
- Establecer la confianza y la buena relación dentro de un nuevo equipo lleva tiempo y un esfuerzo constante. No existe una fórmula mágica para construir una base sólida de confianza, a menos que todo el equipo esté dispuesto a realizar el trabajo.
- Superar el miedo al fracaso , ya que los miembros del equipo pueden tener miedo a cometer errores. Esto también frena su apetito por el riesgo y su capacidad para probar cosas nuevas.
Buenas prácticas para afrontar los retos de la fase de formación
Es posible que surjan retos, pero nada que un liderazgo eficaz y unas habilidades competentes para la gestión de conflictos no puedan resolver. Por supuesto, contar con ClickUp para la gestión de proyectos te garantiza el éxito.
ClickUp es la herramienta de productividad definitiva que une a los equipos. Aunque abordaremos cómo puede aprovechar ClickUp para las fases de formación, puede emplearla en las cinco fases del desarrollo de equipos.
Desde añadir nuevos miembros al equipo hasta realizar el seguimiento del progreso, con ClickUp puedes encargarte de todo. Dicho esto, aquí tienes algunas estrategias de liderazgo para aliviar las dificultades iniciales de la formación de equipos:
Redacción de los estatutos del equipo
Los líderes de equipo deben conseguir que el nuevo equipo esté en sintonía. Para ello, deben formalizar y documentar la intención que hay detrás de la creación de este equipo en primer lugar.
Crear un estatuto del equipo es una forma de hacerlo. En él se recogen la misión, las metas, los roles, las responsabilidades y los procesos del equipo. Actúa como guía para el equipo, influyendo en sus decisiones y normas de trabajo.
Utiliza ClickUp Docs para crear un estatuto que puedas adaptar a las necesidades específicas de tu equipo. Incluye notas de reuniones y un wiki del equipo, y es una herramienta excelente para la gestión del conocimiento y la colaboración en equipo.
Al declarar el propósito del equipo desde las primeras fases, se aclaran las expectativas desde el principio y se sientan las bases para la responsabilidad y la acción coordinada.
🧠 Recuerde: haga de este documento un documento vivo. Revíselo con frecuencia para realizar los ajustes oportunos y adaptarse a la evolución de su equipo.
Realización de sesiones para romper el hielo
Organizar sesiones para romper el hielo es una forma estupenda de fomentar la comunicación abierta, derribar barreras y aliviar las tensiones entre los miembros del equipo.
Empieza con actividades ligeras y divertidas, pero con un propósito. Esto podría incluir una búsqueda del tesoro, un concurso de preguntas y respuestas sobre la oficina o un día en una sala de juegos. Después de todo, el objetivo es descubrir intereses comunes para poner las cosas en marcha e inspirar confianza.
Si te cuesta encontrar ideas, puedes empezar con la plantilla de pizarra Ice Breaker de ClickUp.
Esta plantilla ofrece:
- Un espacio colaborativo para que los miembros del equipo interactúen entre sí.
- Un entorno visualmente dinámico con elementos interactivos para despertar el interés.
- Una lista indicativa de preguntas o indicaciones para facilitar el flujo de la conversación.
- Personalizaciones para adaptarse a los requisitos del grupo y maximizar la participación de los miembros individuales.
En poco tiempo, notarás cómo el equipo se une a través de la pizarra de ClickUp y prospera.
Añadir estructura a los equipos
Establecer una estructura para su equipo es fundamental en la fase de formación.
Puede empezar por definir los roles utilizando plantillas para presentar al equipo y comunicándolas a todos sus miembros. De este modo, se asigna la responsabilidad de determinadas tareas, acciones y actividades, y se establecen las expectativas básicas.
A continuación, puede reforzar esto utilizando herramientas como la plantilla de plan de gestión de equipos de ClickUp. Esta plantilla ayuda a:
- Establezca directrices claras para la comunicación, el proceso de toma de decisiones y la gestión de tareas.
- Defina los roles y responsabilidades para garantizar que el equipo comience a comprender cómo sus esfuerzos individuales contribuyen a los objetivos del equipo.
- Aporta estabilidad y reduce la incertidumbre, lo que permite al equipo generar impulso y pasar a la fase de conflicto.
Planificación de actividades de formación de equipos
La creación de equipos sería un tema común y recurrente en la fase de formación. Después de todo, es el pegamento que une a los equipos.
Programa actividades de formación de equipos de forma intencionada para fomentar la camaradería y fortalecer la conexión del equipo. Planifica una combinación de actividades que se adapten a diferentes personalidades, ubicaciones geográficas y disponibilidades: algunas que requieran la resolución creativa de problemas, otras que ayuden a los equipos remotos a crear vínculos y algunas interacciones sociales informales programadas fuera del horario de oficina.
Además, convierte la formación de equipos en un compromiso continuo en lugar de una iniciativa puntual. Hacerlo de forma constante permitirá a tu equipo establecer una conexión, al tiempo que mejora el rendimiento del equipo y los esfuerzos de colaboración.
⚡ Archivo de plantillas: ¿Necesitas una forma más estructurada de unir a tu equipo? Echa un vistazo a la plantilla «Conoce al equipo» de ClickUp para que puedas presentar fácilmente a los nuevos empleados, destacar sus habilidades y poner las cosas en marcha como gerente.
Establecer metas y expectativas claras
Defina metas y expectativas claras desde el principio para garantizar la alineación del equipo y ofrecerles un sentido de dirección. Establezca metas pequeñas para grupos pequeños y metas compuestas para grupos más grandes.
Utiliza funciones como ClickUp Goals para definir metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados (SMART). Con ClickUp Goals, puedes realizar el seguimiento del progreso de tu equipo en tiempo real.
Alinear las metas cuantitativamente y cualitativamente influye en el funcionamiento del equipo y, con suerte, en su éxito.
Tanto los grupos grandes como los pequeños comprenderán en qué consiste el éxito y podrán trabajar para alcanzarlo de forma más significativa.
Si es necesario, desglose las metas grandes, ambiciosas y audaces (también llamadas metas BHAG) en secciones más pequeñas y alcanzables, y sumérjase en ellas. Una acción tan centrada y específica mejora las posibilidades de que su equipo alcance las metas más rápidamente.
Programar reuniones y controles periódicos
Programar reuniones y controles periódicos es una estrategia de liderazgo para mantener a su equipo en el buen camino y seguir respondiendo a los cambios. Los diálogos frecuentes también permiten a los líderes de equipo abordar cualquier problema de forma directa y en las primeras fases.
Utilice software de colaboración en equipo, como ClickUp, para programar y gestionar estos puntos de contacto.
Ya sea a través de calendarios compartidos o herramientas de videoconferencia, ClickUp garantiza que nadie se pierda nada. Mantenga la reunión centrada y eficiente con una agenda clara. Reserve tiempo para que otros miembros planteen sus inquietudes, soliciten aclaraciones o hagan recomendaciones.
La vista de calendario de ClickUp es una herramienta muy útil a la hora de realizar reuniones periódicas con el equipo. De esta manera, todos conocen el ritmo de las reuniones individuales, lo que crea previsibilidad en ambos extremos.
Aquí tienes algunas preguntas que puedes hacer durante tu entrevista individual:
- ¿Cómo va todo hoy? Cuéntame cómo fue la semana pasada.
- ¿Qué le ha motivado y desafiado en su rol [durante un periodo de tiempo]?
- ¿Cómo van las cosas con las personas con las que trabajas o con tu equipo?
- ¿Cuál es el progreso hacia sus grandes metas profesionales y personales?
- ¿A qué te comprometes entre ahora y la próxima reunión que tengamos?
💡 Consejo profesional: Recuerda que las reuniones individuales deben adaptarse personalmente a cada empleado que gestionas. Un enfoque de copiar y pegar puede que no funcione. Utiliza una combinación de preguntas generales, preguntas sobre la carrera profesional, alineación de metas/aspiraciones y preguntas sobre las relaciones dentro del equipo para que la reunión sea un intento correcto para ambas partes. Pero no te limites a seguir el guion, improvisa según sea necesario.
Crear un entorno positivo y propicio
Crear un entorno positivo y de apoyo, especialmente durante la fase de formación, es fundamental para crear equipos ganadores. Para empezar, marca la pauta para la colaboración en equipo, lo que impulsa el rendimiento y la productividad.
A continuación, elimina el miedo al fracaso y anima a los miembros del equipo a experimentar y superar los límites. Por último, hace que los equipos sean más compatibles y fomenta la confianza.
Los líderes de equipo pueden fomentar una cultura de comunicación abierta mostrándose accesibles. Es importante recabar opiniones mediante encuestas y formularios anónimos. Puede probar ClickUp Forms, que son muy personalizables y facilitan la recopilación de opiniones de los equipos.
🧠 Recuerda: muestra un interés genuino por el bienestar de tu equipo y crea un espacio seguro para que puedan expresar sus preocupaciones. Reconoce y celebra los hitos y trabajad juntos para superar los retos. Aborde los malentendidos con prontitud y fomenta el respeto mutuo.
Estas estrategias de liderazgo ayudan a los equipos a prosperar y los hacen más resilientes ante los retos.
Proporcionar los recursos y el soporte necesarios
Dotar a su equipo de las herramientas y los recursos adecuados es esencial para su éxito. ClickUp es un medio excelente para garantizar que todos tengan acceso a los recursos necesarios, ya sea información, formación o software.
Identifique formas de maximizar el rendimiento del equipo y capacítelo ofreciéndole las herramientas y los recursos adecuados en el momento oportuno.
Además, siempre puede utilizar las integraciones de ClickUp para mantener su sistema modular. Cuenta con más de 1000 integraciones con herramientas de todo tipo, por lo que su equipo tampoco tendrá que cambiar constantemente.
Su rol activo en la eliminación de barreras, el cumplimiento de los requisitos del equipo y la resolución de cualquier deficiencia permite a los equipos mantenerse centrados en la consecución de sus metas sin contratiempos innecesarios.
«Formar» el éxito con ClickUp
En resumen, la fase de formación del desarrollo grupal es una etapa crítica, ya que sienta las bases para el futuro de su equipo. Al reconocer los retos asociados a esta fase y abordarlos de forma proactiva, los líderes pueden transformar un grupo de personas cualificadas en un equipo de alto rendimiento.
Hemos compartido una serie de estrategias que los líderes de equipo y los gestores de proyectos pueden adoptar para navegar sin esfuerzo por las complejidades de la fase de formación. Estas estrategias también le ayudarán a allanar el camino para el crecimiento sostenible y la colaboración entre los equipos futuros.
ClickUp puede ser tu socio perfecto en el desarrollo de equipos. Cuenta con numerosas funciones y facilita el trabajo. ¿A qué esperas?
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