Crear un producto ganador es difícil. Entre la idea original, la adecuación del producto al mercado, el diseño, el desarrollo y las iteraciones, hay cientos de piezas móviles. Los productos más grandes, como las aplicaciones empresariales, o los de gran escala, como las aplicaciones de redes sociales, tienen millones de aspectos que funcionan en conjunto.
Gestionar todo esto exige un enfoque estratégico sólido pero adaptable. Uno de los enfoques que ha ganado popularidad en los últimos tiempos es el marco GIST.
Profundicemos en este concepto.
¿Qué es la planificación GIST?
GIST son las siglas de Metas, Ideas, Proyectos por pasos y Tareas.
El marco GIST es un enfoque ágil de planificación de productos cuyo objetivo es mantener las tareas centradas en las metas, eliminar los gastos generales de gestión innecesarios y añadir más agilidad al equipo de ingeniería.
Creado por Itamar Gilad mientras trabajaba en Google, GIST ofrece una alternativa al uso de hojas de ruta en el proceso de desarrollo de productos. GIST conecta los objetivos organizativos con las tareas cotidianas de forma lineal. Crea una línea de visión desde grandes metas, como aumentar los ingresos, hasta tareas cotidianas, como «eliminar este error».
GIST ofrece diferentes horizontes de planificación para cada fase. Por ejemplo, puede establecer metas para el trimestre y planear tareas para una semana o un sprint. También utiliza diferentes tipos de herramientas para realizar el seguimiento del progreso.
Veamos cómo suele funcionar.
Los componentes de la planificación GIST
Como hemos mencionado, el marco GIST para la planificación de productos consta de cuatro componentes clave: metas, ideas, proyectos por etapas y tareas. Cada uno de ellos desempeña un rol importante. A continuación te explicamos cómo.
Metas
El marco GIST se basa en la creencia de que, si se les dan metas a los equipos, ellos encontrarán la mejor manera de alcanzarlas. Como resultado, las metas en GIST son:
- Alineado con la estrategia de la empresa.
- Expresado como resultados deseados medibles.
- Respuestas a preguntas sobre el propósito y la justificación de un proyecto.
- Establecido a largo plazo, normalmente un año.
Ideas
Las ideas se refieren a las posibles vías a través de las cuales un equipo puede alcanzar sus metas. Por lo general, son hipotéticas, lo que significa que, en este paso, los equipos exploran todas las posibilidades, sin juzgarlas, para elegir la mejor forma de avanzar.
Se espera que esta fase genere muchas ideas potencialmente buenas. Una vez que cuentan con un banco de ideas nuevas, los equipos las priorizan basándose en pruebas para evaluarlas y optimizarlas para su implementación.
Proyectos por pasos
Las ideas priorizadas en el paso anterior se ejecutan ahora con cautela. Cada proyecto por pasos tiene una duración máxima de 10 semanas y se crea con el objetivo de poner a prueba una idea. Los proyectos por pasos son:
- Se utiliza para poner a prueba ideas.
- Deliberadamente pequeño
- Limitado a duraciones cortas.
- Dada la menor inversión en recursos
- Diseñado para un aprendizaje rápido.
Tareas
En esta fase, cada proyecto se divide en tareas y se gestiona con técnicas de gestión de proyectos probadas a lo largo del tiempo.
Transición de las hojas de ruta de productos a la planificación GIST
Si ha estado utilizando hojas de ruta de productos clásicas en su proceso de planificación, el modelo GIST puede parecerle poco convencional. Es cierto que se trata de un marco único, pero que ha tenido mucho éxito.
Las hojas de ruta son una forma muy popular de llevar a cabo la planificación de productos en los equipos. Se utilizan desde hace años, los gestores de productos se sienten cómodos con ellas y funcionan. Entonces, ¿por qué hay que plantearse una alternativa? Veámoslo.
Agilidad
Como dice Gilad, «el desarrollo ágil abordó la cascada de proyectos, pero no cambió la cascada de planificación». La creación de plantillas de hojas de ruta tecnológicas y resúmenes de productos se consideraba una actividad estratégica, que se realizaba una vez al año y que pronto quedaba obsoleta.
La planificación GIST aporta una mayor agilidad a todo el proceso al centrarse en pequeñas unidades de la hoja de ruta de la gestión de proyectos, en lugar de en unos pocos proyectos grandes que duran meses.
Puntualidad
Las hojas de ruta de los productos pueden desincronizarse cuando se produce un cambio en el mercado, en las expectativas de los clientes o incluso en las prerrogativas de la organización. GIST mantiene la adaptabilidad del equipo, recalibrando las ideas, los proyectos por etapas y las tareas a intervalos regulares.
Posibilidades de éxito
Una hoja de ruta incluye ideas y planes que, de otro modo, no se habrían probado. Por ejemplo, podría incluir una función que no ha sido validada por el mercado. GIST elimina este problema creando proyectos por pasos pequeños (normalmente de 10 semanas de duración), lo que permite a los equipos fracasar rápidamente.
Posibilidades de éxito
Las hojas de ruta de los productos suelen ser creadas por la alta dirección o los responsables de producto, que definen el camino que deben seguir los equipos. En otras palabras, las ideas suelen venir de arriba. GIST crea un espacio para que todos los miembros del equipo aporten ideas sin ser juzgados, fomentando la creatividad y la innovación. Esto es muy importante si se quiere aprovechar el talento y la creatividad colectivos del equipo.
Colaboración
Las hojas de ruta de los productos suelen ser creadas por la alta dirección, que define el camino que deben seguir los equipos. Las ideas suelen venir de arriba. GIST crea un espacio para que todos los miembros del equipo aporten ideas sin ser juzgados, fomentando la creatividad y la innovación.
Objetividad
En el desarrollo tradicional de productos, las ideas se aceptan o rechazan en función de opiniones subjetivas. GIST ofrece un marco objetivo para priorizar y probar ideas, lo que puede democratizar las decisiones y maximizar sus posibilidades de éxito.
Si está convencido, veamos las buenas prácticas para implementar GIST en su organización.
Implementación del marco GIST en la gestión de productos
Cualquier nuevo enfoque supone un cambio al que su equipo podría resistirse. La transición también requiere una gestión eficaz del cambio. Veamos qué puede hacer para que sea más fluida.
1. Elija su kit de herramientas
Antes de desechar sus hojas de ruta y poner en práctica GIST, piense en su conjunto de herramientas. Por ejemplo, puede utilizar hojas de cálculo para su banco de ideas, una herramienta de gestión de proyectos para las tareas y un sistema completamente diferente para el seguimiento de métricas.
Aunque esto es bastante común, también es ineficaz y provoca fatiga con las herramientas. Elija una herramienta que le permita establecer metas, realizar el seguimiento de las ideas, desglosarlas en proyectos, crear tareas y supervisar el progreso, todo en un solo lugar.
ClickUp para equipos de producto es todo esto y mucho más.
Utilice ClickUp Goals para establecer objetivos u OKR de productos, ya sean numéricos, monetarios, verdaderos/falsos u objetivos de tareas. Puede conectar directamente estos objetivos a cada paso del proyecto, tratándolos como sprints y estableciendo objetivos de sprint.
Utilice ClickUp Docs para mantener su banco de ideas. Utilice plantillas de planes de proyecto para estructurar y gestionar proyectos por etapas.
Utilice ClickUp Tasks para crear una vista Lista de sus ideas pendientes. Úselo como su software de gestión de tareas para programar las tareas de máxima prioridad, añadir personas asignadas, crear listas de control para los criterios de aceptación, realizar el seguimiento del tiempo, medir el progreso y mucho más, todo ello dentro de ClickUp.
2. Forme al equipo
Si quieres asegurarte de que los miembros de tu equipo no vuelvan a caer en los viejos hábitos, debes formarles en GIST y conseguir su compromiso. Reúne al equipo en un entorno de trabajo virtual como ClickUp Pizarra y explícales tu estrategia de gestión de productos. Conéctalo con GIST y ofréceles una visión clara.
Si ya cuenta con una hoja de ruta para el desarrollo de productos, también puede guiar al equipo a través de la transición. Pruebe esta plantilla de hoja de ruta para el desarrollo de productos de ClickUp para esbozar sus metas y prioridades a largo plazo. Utilícela para demostrar al equipo cómo GIST se adapta mejor a sus necesidades.
Solicite comentarios y opiniones a cada miembro del equipo. Trate las objeciones con elegancia e incorpórelas en sus futuras comunicaciones cuando sea apropiado. Cree sistemas para priorizar ideas, planificar proyectos por etapas, etc., en colaboración con su equipo. A medida que avance, incorpore GIST como una de las habilidades obligatorias para la gestión de productos.
3. Cambie sus prácticas
Comience poco a poco a integrar el enfoque GIST en la planificación de productos. Utilícelo en el establecimiento de metas anuales, las revisiones trimestrales y hasta en la planificación de sprints. Minimice el uso de la hoja de ruta del producto como su vista principal del software y utilice su estrategia de producto como guía.
Si aún no lo tiene documentado, comience sin esfuerzo con la plantilla de estrategia de producto de ClickUp. También puede obtener una muestra de las diversas opciones de plantillas de estrategia de producto que tiene a su disposición.
Elija uno y establezca las bases. A partir de ahí, revise las metas, las ideas, los proyectos por pasos y las tareas, siempre en ese orden.
4. Medir y adaptar
Al final de cada proyecto por etapas, siga los pasos ágiles de medir los resultados, realizar una retrospectiva y garantizar la mejora continua. Utilice el panel de control de ClickUp para supervisar el progreso hacia las metas elegidas.
Recuerde que la meta principal de GIST es probar muchas ideas rápidamente. Por lo tanto, al final, sea honesto consigo mismo y evalúe si su experimento ha tenido éxito o no.
Domine el desarrollo de productos con ClickUp.
Los productos ganadores requieren una planificación sólida y una ejecución coherente. Si bien la ejecución ha sido objeto de innumerables iteraciones y mejoras, la planificación se ha mantenido tradicional. Especialmente con la hoja de ruta del producto como guía, los planes están lejos de la meta y las tareas a menudo no están sincronizadas.
El marco GIST cambia eso. Utiliza las mejores técnicas de planificación de productos y gestión de proyectos para crear un proceso con muchas más posibilidades de éxito. Aprovecha las herramientas en cada fase para obtener una mayor visibilidad y adaptabilidad. Aporta a las corporaciones y a los grandes equipos la energía de una startup ágil.
La ventaja fundamental que ofrece ClickUp es que es más que un simple software de planificación estratégica. ClickUp consolida todas las herramientas que necesita para adoptar el marco GIST en un solo lugar.
Establezca y realice el seguimiento de las metas. Capture y revise ideas. Diseñe y planifique proyectos. Asigne y ejecute tareas. Supervise el progreso. Realice mejoras. Repita el proceso.
Mejora la planificación de productos en tu organización. Prueba ClickUp gratis hoy mismo.