¿Estás listo para descubrir todo el potencial de la gestión de tareas basada en IA?
Los gestores de tareas de IA están transformando nuestra forma de trabajar al aumentar la eficiencia en la realización de tareas y proyectos en un 53%. No es de extrañar que se espere que el mercado de los gestores de tareas de IA crezca hasta los 10 000 millones de dólares en 2032.
En este blog, exploramos los mejores gestores de tareas de IA diseñados para ayudarte a gestionar tareas y ejecutar proyectos con una eficiencia sin igual.
⏰ Resumen de 60 segundos
Los gestores de tareas con IA aumentan la productividad automatizando tareas, gestionando prioridades y proporcionando información personalizada.
- ClickUp (La mejor para la gestión de tareas y la colaboración con IA)
- Taskade (La mejor para automatizaciones basadas en IA de gestión de proyectos y tareas)
- Motion (La mejor para la programación y priorización automatizada de tareas)
- Todoist (La mejor para la gestión sencilla de tareas personales y recordatorios mejorados con IA)
- TimeHero (La mejor para planificar tareas con herramientas de IA centradas en los plazos)
- Notion (La mejor para flujos de trabajo personalizables basados en IA y gestión del conocimiento)
- Reclaim IA (La mejor para bloquear el tiempo de forma inteligente y optimizar el equilibrio entre la vida laboral y personal)
- Asana (ideal para equipos grandes que necesitan un seguimiento de proyectos a gran escala con IA)
- Wrike (La mejor para la gestión de tareas con flujos de trabajo personalizados y seguimiento en tiempo real)
- Clockwise (La mejor para programar reuniones de forma inteligente y optimizar el calendario)
- Monday (La mejor para la personalización de proyectos impulsada por IA y la colaboración en equipo)
- Scheduler IA (ideal para ajustes de recordatorios de plazos y mantener tu agenda organizada)
- Otter. ai (La mejor para la extracción de tareas y la gestión de reuniones a partir de transcripciones)
- Trevor IA (La mejor para la integración en tiempo real del calendario con listas de tareas)
- Trello (La mejor para la gestión visual de tareas con IA y tableros de arrastrar y soltar)
¿Qué debe buscar en un gestor de tareas con IA?
La función principal de una herramienta de gestión de tareas es ayudarte a gestionar tareas complejas. Pero gracias a la implementación de la IA, estas herramientas ahora hacen mucho más que eso.
Estas son algunas de las funciones clave que debes buscar en un gestor de tareas con IA:
- Funciones de automatización de tareas: Elige una herramienta que automatice las tareas repetitivas, como la programación, los recordatorios, etc. Esto liberará tu agenda, permitiéndote centrarte solo en las actividades más importantes 🧐
- Funciones de priorización de tareas: Busca una herramienta que priorice las tareas por orden de urgencia, importancia, plazos, etc. Esto te ayudará a crear una lista de tareas pendientes sólida para el día y evitar descuidos 😌
- Flujos de trabajo personalizables: Elige una herramienta que se adapte a tu estilo de gestión de tareas. Por ejemplo, si prefieres visualizar las tareas a través de un tablero Kanban, el software debe ser compatible con esta función 🫡
- Procesamiento del lenguaje natural: Elige una herramienta con capacidades de PLN. Esto reducirá la introducción manual de datos y te ayudará a crear y asignar tareas mediante comandos de voz 🔉
- Funciones de colaboración: Busca una herramienta que te permita colaborar con otros miembros del equipo. Esto facilita el uso compartido y la implementación de sugerencias prácticas 🧑🏻🤝🧑🏻
- Seguridad de los datos: Opta por apps de gestión de tareas con IA que cuenten con sólidos estándares y protocolos de seguridad de datos. Esto ayuda a evitar amenazas a la ciberseguridad, manteniendo tus datos cruciales seguros y protegidos 🔒
- Integración con terceros: Elige una herramienta que se integre perfectamente con otras herramientas y software de gestión de proyectos en tu flujo de trabajo. Esto hace que la gestión de tareas sea más fácil 🤝🏻
Los 15 mejores gestores de tareas con IA que puedes utilizar
Aquí tienes las 15 mejores apps de gestión de tareas que aprovechan el poder de la IA para ayudarte a gestionar y asignar tareas y redefinir tu rutina:
1. ClickUp (la mejor para la gestión de tareas y la colaboración con IA)
ClickUp ha consolidado su posición como la plataforma definitiva de gestión de tareas para particulares, profesionales y equipos. No es solo un gestor de tareas, es la app, aplicación, para el trabajo que lo tiene todo, que divide los flujos de trabajo en silos comunicables y mantiene a los equipos al día con potentes funciones avanzadas impulsadas por IA.
Con funciones como ClickUp Tasks y ClickUp Brain, la plataforma permite a los usuarios gestionar su tiempo de forma eficaz, automatizar tareas rutinarias y fomentar una colaboración fluida en una única interfaz a la hora de abordar proyectos complejos.
Todo ciclo de gestión de tareas comienza con la planificación. Es necesario visualizar los recursos disponibles, definir el alcance del proyecto, los cronogramas de entrega, etc. Las tareas de ClickUp simplifican este proceso.
Te ofrece una vista consolidada de todos tus proyectos en curso y futuros, lo que te permite planificar con mayor eficacia. Úsalo para asignar tareas automáticamente, establecer prioridades, comprobar el progreso, etc. Cambia entre vistas (de lista a tablero y, en ocasiones, a calendario) para asegurarte de que todo se ajusta a tu plan.
Las tareas de ClickUp también te permiten crear listas de tareas pendientes y mapas mentales para un seguimiento avanzado de las tareas y la colaboración en equipo.
Utiliza las funciones avanzadas de IA de ClickUp Brain para programar automáticamente las tareas, resumir sus detalles, ajustar las dependencias y obtener análisis detallados
Además, dado que Brain funciona como una red neuronal integrada, conecta todos tus equipos, recursos, proyectos, etc., y minimiza las posibilidades de que se produzcan fallos.
Así que, si necesitas la herramienta de gestión de tareas de IA más completa, no busques más: ¡ClickUp es la respuesta!
Las mejores funciones de ClickUp
- Implemente los paneles de ClickUp para consolidar y visualizar las métricas de los proyectos, lo que permite a los equipos realizar un seguimiento del progreso, la carga de trabajo y los plazos en un solo lugar
- Cambia a la vista Calendario de ClickUp para correlacionar visualmente los plazos y los horarios, mejorando la planificación y la asignación de recursos
- Crea y enlaza documentos de ClickUp para almacenar la documentación relacionada con el proyecto y conéctala directamente a las tareas para facilitar su consulta
- Aprovecha las Metas de ClickUp para alinear las tareas con los objetivos del proyecto, lo que permite priorizar las actividades que más impactan en los resultados
- Explora más de 1000 plantillas de ClickUp prediseñadas para agilizar el proceso de gestión de tareas
- Utiliza las integraciones de ClickUp para trabajar con más de 1000 aplicaciones de terceros y optimizar el flujo de trabajo
Limitaciones de ClickUp
- Los nuevos usuarios pueden enfrentarse a una curva de aprendizaje
Precios de ClickUp
- Free Forever
- Unlimited: 7 $ al mes por usuario
- Business: 12 $ al mes por usuario
- Enterprise: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios
- ClickUp Brain: Añádalo a cualquier plan de pago por 7 $ al mes por miembro
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 9000 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4000 opiniones)
A este usuario de Capterra le gustan las funciones de gestión de tareas de ClickUp por su facilidad y organización:
ClickUp ha supuesto un cambio revolucionario en la gestión de las tareas necesarias para completar el trabajo de los clientes. Necesitaba una herramienta para organizar las tareas en lugar de tenerlo todo en la cabeza, y Excel no me servía. ClickUp ha demostrado ser una solución eficaz y fácil de usar para mi empresa.
ClickUp ha supuesto un cambio revolucionario en la gestión de las tareas necesarias para completar el trabajo de los clientes. Necesitaba una herramienta para organizar las tareas en lugar de tenerlo todo en la cabeza, y Excel no me servía. ClickUp ha demostrado ser una solución eficaz y fácil de usar para mi empresa.
2. Taskade (la mejor para automatizaciones basadas en IA de gestión de proyectos y tareas)
Si estás buscando una herramienta integral de gestión de tareas, Taskade es una excelente opción.
La plataforma se anuncia como un entorno de trabajo unificado, y con razón. Tanto si quieres organizar tareas, generar notas detalladas o intercambiar ideas, Taskade te permite hacerlo todo con la ayuda de la IA.
También te ofrece tu propio equipo de IA, con el que puedes chatear y colaborar para agilizar todas las tareas de tu flujo de trabajo.
Las mejores funciones de Taskade
- Visualiza las tareas de forma flexible con vistas como listas, tableros, calendarios, mapas mentales y organigramas
- Optimice los flujos de trabajo con plantillas de tareas generadas por IA y herramientas de automatización inteligente
- Gestiona tus tareas sobre la marcha con aplicaciones para móviles, escritorio y web totalmente sincronizadas
Limitaciones de Taskade
- Curva de aprendizaje pronunciada para comprender todas las funciones incluidas
- El plan Free tiene funciones limitadas en comparación con otros gestores de tareas
Precios de Taskade
- Free Forever
- Taskade Pro: 10 $ al mes por usuario
- Taskade for Teams: 20 $ al mes por usuario
Valoraciones y reseñas de Taskade
- G2: 4,6/5 (más de 50 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 60 opiniones)
Una de las mayores ventajas de Taskade para los usuarios es su facilidad de uso:
En general, disfruto utilizando Taskade con mi equipo y mis clientes. Es fácil de usar y navegar, y la IA de Taskade ha supuesto un gran cambio para mí.
En general, disfruto utilizando Taskade con mi equipo y mis clientes. Es fácil de usar y navegar, y la IA de Taskade ha supuesto un gran cambio para mí.
3. Motion (la mejor para la programación y priorización automatizada de tareas)
Motion es una de las apps de gestión de tareas ideales para principiantes y profesionales, y centraliza todo en una sola herramienta.
Con potentes funciones de automatización, te permite programar y priorizar tareas de forma eficaz. También tienes la opción de integrar tu calendario para crear tareas periódicas, ventanas de tiempo personalizadas y notas detalladas. La interfaz intuitiva de la herramienta sigue siendo otro punto a favor que conquista a muchos nuevos usuarios.
Las mejores funciones de Motion
- Utiliza la IA para automatizar la programación organizando las tareas según su prioridad y fecha límite
- Organiza tus tareas sin esfuerzo con una función de bloqueo de tiempo para planificar todo tu día
- Realice un seguimiento visual del progreso con análisis de productividad en tiempo real
Limitaciones de movimiento
- Las funciones avanzadas de la app solo son accesibles en línea, lo que dificulta la productividad en zonas con mala conexión a internet
- Algunos usuarios han notado una falta de opciones de personalización en profundidad
Precios variables
- Individual: 34 $ al mes
- Business Standard: 20 $ al mes por usuario
- Business Pro: Precio personalizado
Valoraciones y reseñas en movimiento
- G2: 4/5 (más de 90 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 40 opiniones)
4. Todoist (la mejor para la gestión sencilla de tareas personales y recordatorios mejorados con IA)
El siguiente en la lista de los mejores gestores de tareas con IA es Todoist. Con su intervalo de funciones interesantes, esta herramienta de gestión de tareas es ideal para gestionar tanto la vida profesional como la personal.
Dos de estas funciones son Quick Add y Todoist Karma. La función Quick Add te permite capturar y organizar tareas mediante comandos en lenguaje natural. Por otro lado, Todoist Karma es una solución interactiva y gamificada que motiva a los usuarios con puntos por completar tareas.
Las mejores funciones de Todoist
- Organiza las tareas por proyectos y subtareas, lo que te permite gestionar fácilmente grandes cargas de trabajo
- Prioriza las tareas con rótulos y filtros codificados por colores para centrarte en las acciones más importantes
- Pon en marcha tus proyectos con más de 50 plantillas integradas para diferentes tareas
Limitaciones de Todoist
- El plan Free tiene restricciones en cuanto al número de proyectos y a funciones avanzadas como los recordatorios
- Los usuarios que dependen en gran medida de la gestión del tiempo pueden necesitar integraciones de terceros para realizar un seguimiento de las horas
Precios de Todoist
- Principiante: Gratis para siempre
- Pro: 5 $ al mes por usuario
- Business: 8 $ al mes por usuario
Valoraciones y reseñas de Todoist
- G2: 4,4/5 (800 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 2500 opiniones)
Para este usuario, la simplicidad de Todoist es la mejor parte de la herramienta. Esto es lo que tiene que decir:
Es un software de tareas sencillo y rápido. Añadir tareas es muy sencillo. La curva de aprendizaje también es muy fácil en comparación con otros programas de tareas. Lo uso todos los días, puedo añadir cosas y hacer que me las recuerde o que aparezcan en mi lista de tareas días después.
Es un software de tareas sencillo y rápido. Añadir tareas es muy sencillo. La curva de aprendizaje también es muy fácil en comparación con otros programas de tareas. Lo uso todos los días, puedo añadir cosas y hacer que me las recuerde o que aparezcan en mi lista de tareas días después.
➡️ Más información: Cómo gestionar tareas personales y aumentar tu productividad
5. TimeHero (la mejor para planificar tareas con herramientas de IA centradas en plazos)
Time Hero es una herramienta única de gestión de tareas diseñada para automatizar la programación de tareas y ayudar a priorizarlas.
Su IA integrada registra y programa automáticamente las tareas en función de los plazos próximos, lo que resulta de gran ayuda cuando se gestionan varios proyectos complejos al mismo tiempo. La herramienta también señala las tareas retrasadas y sugiere formas de volver a encarrilarlas.
Tanto si eres un particular que quiere gestionar su día a día como si eres un equipo que coordina flujos de trabajo complejos, TimeHero se adapta a tus necesidades y te mantiene a la vanguardia.
Las mejores funciones de TimeHero
- Reprograma tareas en tiempo real con IA cuando cambien las prioridades y asegúrate de mantenerte al día
- Realiza un seguimiento del progreso con informes detallados sobre el tiempo empleado frente al tiempo estimado
- Programa tareas periódicas semanales con mucha antelación para tener flexibilidad
Limitaciones de TimeHero
- Las personalizaciones de las funciones de programación son menos flexibles para flujos de trabajo muy específicos
- No hay plan Free para nuevos usuarios
Precios de TimeHero
- Básico: 5 $ al mes por usuario
- Profesional: 12 $ al mes por usuario
- Premium: 27 $ al mes por usuario
Valoraciones y reseñas de TimeHero
- G2: 4,5/5 (más de 20 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 20 opiniones)
6. Notion (la mejor para flujos de trabajo personalizables basados en IA y gestión del conocimiento)
Notion es un nombre familiar en los gestores de tareas de IA, y tiene sentido. Desde la interfaz de usuario hasta las funciones, esta herramienta destaca en casi todos los aspectos que hacen que un gestor de tareas sea bueno o malo. Con más de 100 integraciones, también se incorpora perfectamente a tu flujo de trabajo.
Además, los algoritmos avanzados de aprendizaje automático de Notion y la IA integrada de Notion facilitan la automatización de tareas repetitivas, la obtención de información útil, la comprobación del progreso de los proyectos y la visualización de las tareas.
Las mejores funciones de Notion
- Usa Notion IA para resumir notas, generar contenido y crear listas de tareas pendientes basadas en comandos de lenguaje natural
- Diseña tableros, calendarios, listas o vistas kanban según tu estilo de gestión de tareas
- Ofrece un editor de contenido enriquecido para incrustar multimedia, incluyendo imágenes y vídeos
Limitaciones de Notion
- Muchos pueden encontrar que sus funciones de gestión de proyectos son limitadas
- A pesar de algunas funciones sin conexión, es necesaria una conexión a internet estable para un uso completo
Precios de Notion
- Gratis para siempre
- Además: 10 $ al mes por asiento
- Business: 15 $ al mes por asiento
- Enterprise: Precios personalizados
- Notion IA: 10 $ al mes como complemento de otros planes
Valoraciones y reseñas de Notion
- G2: 4,7/5 (más de 5800 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 2400 opiniones)
La facilidad de configuración y la funcionalidad de Notion son dos aspectos muy valorados por los usuarios:
Notion fue muy fácil de configurar y a mi equipo le resultó muy fácil adoptar su contenido y funcionalidad. Es el único lugar donde mi equipo puede encontrar todo lo que necesita relacionado con nuestra empresa.
Notion fue muy fácil de configurar y a mi equipo le resultó muy fácil adoptar su contenido y funcionalidad. Es el único lugar donde mi equipo puede encontrar todo lo que necesita relacionado con nuestra empresa.
🔎 ¿Sabías que...? El entorno de trabajo personalizable de Notion se suele comparar con construir con piezas de LEGO. 🤭
7. Reclaim IA (la mejor para bloquear el tiempo de forma inteligente y optimizar el equilibrio entre la vida laboral y personal)
¿Busca gestores de tareas con IA que automaticen el bloqueo de tiempo? Le recomendamos Reclaim AI.
Este software de Dropbox visualiza las tareas diarias o semanales de tu flujo de trabajo con una vista clara del calendario. A medida que echas un vistazo a tus listas de tareas pendientes, su función de programación inteligente crea automáticamente bloques de tiempo para la próxima semana, lo que garantiza que no haya solapamientos ni errores de última hora.
Además, la herramienta cuenta con un modo de enfoque independiente que minimiza las interrupciones y te permite concentrarte en la tarea.
Recupera las mejores funciones de IA
- Establece automáticamente periodos de tiempo entre reuniones y tareas para evitar el exceso de reservas y reducir el estrés
- Establece hábitos recurrentes e incorpóralos a tu agenda con IA
- Integra Google Tasks, Slack y Asana para ayudarte a gestionar tus listas de tareas pendientes
Recupera las limitaciones de la IA
- Sin aplicaciones móviles específicas que restringen la accesibilidad sobre la marcha
- La gran dependencia de Google Calendar puede no ser adecuada para los usuarios que prefieren servicios de calendario alternativos
Recupera el precio de IA
- Lite: Free Forever
- Starter: 10 $ al mes por asiento
- Business: 15 $ al mes por asiento
- Enterprise: 18 $ al mes por asiento (facturado anualmente)
Recupera valoraciones y reseñas de IA
- G2: No hay suficientes reseñas
- Capterra: No hay suficientes reseñas
8. Asana (la mejor para equipos grandes que necesitan un seguimiento de proyectos a gran escala con IA)
Asana no necesita presentación. Se trata de un conocido software de gestión de tareas con muchas funciones avanzadas, y su mejor novedad es su asistente de tareas con IA, Asana IA.
Automatiza todas tus actividades manuales diarias (creación de listas de tareas pendientes, priorización de tareas, asignación de recursos, etc.) para que puedas gestionar mejor tu agenda. Adapta los flujos de trabajo a tu equipo con campos personalizados y reglas de automatización que se ajustan a los requisitos específicos de cada proyecto.
La herramienta también te mantiene al día para garantizar que no se pase por alto ninguna tarea crucial.
Las mejores funciones de Asana
- Asigna tareas a personas y equipos, lo que te ayudará a realizar un seguimiento de la propiedad y las responsabilidades
- Comprenda las dependencias para evitar retrasos enlazando tareas y su orden de finalización.
- Accede a herramientas detalladas de elaboración de informes, que ofrecen información sobre el rendimiento del equipo y el estado de los proyectos
Limitaciones de Asana
- Las funciones avanzadas requieren tiempo para adaptarse y utilizarlas
- En primer lugar, la funcionalidad en línea es restrictiva en entornos con una conectividad a internet limitada
Precios de Asana
- Personal: Gratis para siempre
- Starter: 10,99 $ al mes por usuario
- Avanzado: 24,99 $ al mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
- Enterprise+: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Asana
- G2: 4,4/5 (más de 10 600 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 13 100 opiniones)
Aunque Asana tiene muchas ventajas, a los usuarios les gusta especialmente su interfaz fácil de navegar:
La interfaz de Asana es fácil de usar e intuitiva, lo que facilita la navegación por la plataforma y la realización de tareas específicas. Amplia variedad de funcionalidades: puedes crear y asignar tareas, supervisar el progreso de las mismas, colaborar en equipos y comunicarte con los miembros del equipo, entre otras cosas. Esto la convierte en una herramienta extremadamente versátil y útil para una gran variedad de tipos de proyectos.
La interfaz de Asana es fácil de usar e intuitiva, lo que facilita la navegación por la plataforma y la realización de tareas específicas. Amplia variedad de funcionalidades: puedes crear y asignar tareas, supervisar el progreso de las mismas, colaborar en equipos y comunicarte con los miembros del equipo, entre otras cosas. Esto la convierte en una herramienta extremadamente versátil y útil para una gran variedad de tipos de proyectos.
9. Wrike (la mejor para la gestión de tareas con flujos de trabajo personalizados y seguimiento en tiempo real)
Aunque es conocida principalmente por su solución de gestión de proyectos, las funciones de gestión de tareas de Wrike también son muy útiles.
Si la priorización de tareas es su principal reto, Wrike ofrece un panel intuitivo que crea listas concisas de tareas pendientes y tareas esenciales. Sus funciones basadas en IA ayudan a automatizar las tareas rutinarias, proporcionan información útil y optimizan la asignación de recursos, lo que lo hace adecuado para equipos de todos los tamaños que desean aumentar la productividad.
Este gestor de tareas de IA también simplifica la colaboración con herramientas integradas en la app que te permiten trabajar con los miembros de tu equipo en tu tarea actual. Y eso no es todo: Wrike ofrece un amplio intervalo de herramientas de revisión y plantillas para acelerar tu proceso de retroalimentación.
Las mejores funciones de Wrike
- Utiliza la función Work Intelligence de Wrike, basada en IA, para predecir los riesgos de los proyectos y recomendar la priorización de las tareas
- Crea descripciones y comentarios de elementos con las capacidades de GenAI
- Realiza un seguimiento visual del progreso de las tareas con tableros Kanban y vistas de carga de trabajo
Limitaciones de Wrike
- Los precios son elevados para equipos pequeños
- A veces surgen problemas de rendimiento al gestionar proyectos a gran escala
Precios de Wrike
- Free Forever
- Equipo: 10 $ al mes por usuario
- Business: 24,80 $ al mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
- Pinnacle: Precio personalizado
Valoraciones y reseñas de Wrike
- G2: 4,2/5 (más de 3700 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 2700 opiniones)
10. Clockwise (la mejor para programar reuniones de forma inteligente y optimizar el calendario)
La programación es una parte muy importante de la gestión de tareas. Ahí es donde entra en juego Clockwise.
Este asistente de IA está diseñado para optimizar tu agenda organizando de forma inteligente las reuniones y tareas para maximizar el tiempo de concentración ininterrumpida. Al analizar tus patrones de trabajo y preferencias, Clockwise ajusta dinámicamente tu calendario para reducir los conflictos mediante sugerencias de programación personalizadas.
Lo mejor de Clockwise es su facilidad de uso. Tanto si quieres crear tareas en tu calendario como bloquear tiempo para una reunión, no tienes que hacer nada manualmente.
Las mejores funciones de Clockwise
- Realiza un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas para mejorar los hábitos de trabajo y la productividad
- Organiza automáticamente reuniones y tareas para crear bloques de tiempo de concentración sustanciales
- Encuentre horarios de reunión que convengan a todos los miembros del equipo, sin perder los periodos de concentración individual
Limitaciones del reloj
- Al tratarse fundamentalmente de una app de programación, las funciones de gestión de tareas son algo limitadas
- La aplicación móvil carece de todas las funciones de la versión de escritorio
Precios en sentido horario
- Free Forever
- Teams: 6,75 $ al mes por usuario
- Business: 11,50 $ al mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas en sentido horario
- G2: 4,7/5 (más de 60 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 50 opiniones)
Para este usuario, la personalización y la integración de Clockwise son lo mejor:
Clockwise es una forma estupenda de saber exactamente en qué empleas tu tiempo. Me gusta mucho la posibilidad de personalizar el código de las reuniones en función de criterios, de modo que el calendario se convierte en un elemento que permite comprender tu tiempo de un solo vistazo. También valoro mucho la integración con Slack, que se silencia automáticamente durante las reuniones, y la posibilidad de añadir bloques como el almuerzo sin ningún esfuerzo.
Clockwise es una forma estupenda de saber exactamente dónde va tu tiempo. Me gusta mucho la posibilidad de personalizar el código de las reuniones en función de criterios, de modo que el calendario se convierte en un elemento que permite comprender tu tiempo de un solo vistazo. También valoro mucho la integración con Slack, que silencia automáticamente Slack durante las reuniones, y la posibilidad de añadir bloques como «almuerzo» sin ningún esfuerzo.
💡 Consejo profesional: ¿Crees que la planificación no es lo tuyo? Prueba la «regla de los dos minutos». Empieza el día realizando tareas que te lleven dos minutos o menos. Esto minimiza la acumulación de trabajo y mantiene tu agenda (y tu mente) despejadas
11. Monday (la mejor para la personalización de proyectos impulsada por IA y la colaboración en equipo)
Si tuviéramos que recomendar un solo software de gestión de tareas colaborativas para todo tipo de equipos, sería Monday.
Esta herramienta de gestión de tareas aprovecha la inteligencia artificial para ofrecerte la mejor experiencia de colaboración en tiempo real. Esto facilita varios aspectos de la gestión de tareas, desde la vista del progreso hasta la entrega de comentarios.
Además, Monday también se adapta a diferentes requisitos de proyectos y flujos de trabajo, lo que facilita aún más el proceso.
Las mejores funciones de Monday
- Integra herramientas como Zoom y Slack para centralizar las comunicaciones y el uso compartido de archivos
- Visualiza el progreso del proyecto a través de vistas de cronograma y tableros Kanban
- Automatice las notificaciones para garantizar que todos los miembros del equipo estén al día del estado de las tareas
Limitaciones de Monday
- Los planes de pago requieren un mínimo de tres usuarios y pueden resultar caros para uso personal
- Hay una falta de funciones avanzadas de elaboración de informes para proyectos complejos
Precio Monday
- Free Forever (hasta dos usuarios)
- Básico: 12 $ al mes por usuario
- Estándar: 14 $ al mes por usuario
- Pro: 24 $ al mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Monday
- G2: 4,7/5 (más de 12 500 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 5200 opiniones)
12. Scheduler IA (la mejor para ajustar recordatorios de plazos y mantener tu agenda organizada)
Aunque Scheduler AI es principalmente una herramienta para reuniones, también tiene funciones relevantes para la gestión eficiente de tareas y proyectos.
Con ellas, visualiza tu agenda y añade tareas cuando te convenga. Diseñadas para interactuar de forma proactiva con clientes potenciales y clientes, optimizan la programación al integrarse directamente en aplicaciones de mensajería populares, lo que reduce la necesidad de intercambiar correos electrónicos.
Si una tarea se acerca a su fecha límite, la IA inteligente de Scheduler te avisará con antelación para que no te la pierdas. Además, la interfaz general del software y su facilidad de uso son ventajas adicionales.
Las mejores funciones de Scheduler IA
- Configura la IA para que actúe como un agente autónomo que inicia conversaciones, programa y supervisa reuniones, y gestiona las nuevas reservas
- Integración perfecta con los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para priorizar mejor las tareas
- Personaliza la identidad y el estilo de comunicación del asistente de programación para que se adapte a tu marca
Límites del programador IA
- Los planes de precios son bastante caros en comparación con la típica app de gestión de tareas con IA
- El número de integraciones de terceros es limitado
Precios de Scheduler IA
- Co-Pilot Meeting Assistant: 50 $ al mes
- Asistente de reuniones con piloto automático: 500 $ al mes
- Profesional: 1000 $ al mes
Valoraciones y reseñas de Scheduler IA
- G2: No hay suficientes reseñas
- Capterra: No hay suficientes reseñas
➡️ Más información: Cómo realizar un seguimiento de las tareas en el trabajo
13. Otter. ai (La mejor para la extracción de tareas y la gestión de reuniones a partir de transcripciones)
Otter.ai es conocida por sus capacidades de transcripción en tiempo real, que transforman el contenido hablado de reuniones y conversaciones en texto preciso.
Sin embargo, más allá de la transcripción, Otter. ai mejora la productividad al identificar y gestionar los elementos de acción, lo que la convierte en una herramienta valiosa para los equipos que desean simplificar los flujos de trabajo y garantizar la responsabilidad en el proceso de planificación.
Otter proporciona los detalles relevantes de las tareas cada vez que se necesita un plan de acción del equipo. Dado que la herramienta también se integra con la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos y colaboración, incorporarla al flujo de trabajo también es bastante fácil.
Las mejores funciones de Otter.ai
- Identifica y recopila automáticamente las tareas discutidas durante las reuniones con la función «Mis elementos de acción»
- Resalta los puntos clave, añade comentarios y asigna tareas dentro de la transcripción, lo que permite una colaboración inmediata
- Ordena las transcripciones por proyecto o reunión, lo que facilita encontrar notas importantes
Limitaciones de Otter.ai
- Las aplicaciones de Otter.ai como herramienta de gestión de tareas no son muy amplias
- La precisión de la transcripción y la comprensión de las tareas pueden variar
Precios de Otter.ai
- Básico: Gratis para siempre
- Pro: 16,99 $ al mes por usuario
- Business: 30 $ al mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Otter.ai
- G2: 4,4/5 (más de 280 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 80 opiniones)
La precisión y la función de transcripción en tiempo real de Otter han ayudado a varios usuarios, como a este:
El uso de Otter ha supuesto un cambio radical para mi productividad. Su capacidad para transcribir reuniones y notas con precisión me ha ahorrado innumerables horas.
El uso de Otter ha supuesto un cambio radical para mi productividad. Su capacidad para transcribir reuniones y notas con precisión me ha ahorrado innumerables horas.
14. Trevor IA (la mejor para la integración en tiempo real del calendario con listas de tareas)
Si estás buscando una herramienta que te ayude a planificar tus tareas diarias, Trevor IA podría ser la respuesta.
Su software interactivo implementa IA para organizar, programar y gestionar listas de tareas. Úsalo para planificar tu agenda, crear una lista de tareas pendientes o asignar una duración a cada actividad de tu lista. Además, al integrar las tareas con tu calendario, Trevor IA optimiza la organización eficiente y mejora la concentración, lo que lo hace ideal para personas que buscan agilizar sus flujos de trabajo.
¿Lo mejor? La interfaz de usuario fácil de navegar de Trevor y las sólidas integraciones de terceros.
Las mejores funciones de Trevor IA
- Facilita la programación arrastrando y soltando tareas en el calendario
- Proporciona recordatorios específicos para cada tarea, lo que ayuda a los usuarios a cumplir con las fechas límite
- Permite personalizar las horas de trabajo para crear un horario que se adapte a las preferencias individuales
Limitaciones de Trevor IA
- Hay una falta de funciones colaborativas
- Las opciones de personalización que ofrece Trevor IA son menos comparadas con otras de la lista
Precios de Trevor IA
- Free Forever
- Pro: 6 $ al mes
Valoraciones y reseñas de Trevor IA
- G2: No hay suficientes reseñas
- Capterra: No hay suficientes reseñas
➡️ Más información: Plantillas de Hojas de cálculo de Google para el seguimiento de tareas diarias
15. Trello (la mejor para la gestión visual de tareas con IA y tableros de arrastrar y soltar)
Por último, pero no por ello menos importante, nos gustaría incluir Trello en nuestra lista de gestores de tareas de IA. La herramienta de gestión de proyectos ampliamente adoptada por Atlassian emplea un sistema visual basado en tarjetas para ayudar a los equipos a gestionar las tareas y los flujos de trabajo de forma eficaz.
Con la integración de Atlassian Intelligence, Trello mejora sus capacidades al ofrecer funciones basadas en IA que agilizan la gestión de tareas y mejoran la colaboración en equipo. Si eres nuevo en la gestión de tareas, utiliza las plantillas diseñadas por expertos de Trello para empezar con ventaja.
Las mejores funciones de Trello
- Mejora las descripciones y los comentarios de las tarjetas con la generación de contenido impulsada por IA, la corrección gramatical y la asistencia para la lluvia de ideas
- Personalice los flujos de trabajo utilizando la automatización de Butler para tareas y acciones repetitivas
- Integra más de 200 herramientas como Slack, Google Drive y muchas más para disfrutar de flujos de trabajo sin interrupciones
Limitaciones de Trello
- Sin funciones avanzadas de elaboración de informes ni otras funciones de gestión de tareas
- Lenta al cargar cuando se trata de un gran número de tareas
Precios de Trello
- Free Forever
- Estándar: 6 $ al mes por usuario
- Premium: 12,5 $ al mes por usuario
- Enterprise: 17,50 $ al mes por usuario para 50 usuarios (facturado anualmente)
Valoraciones y reseñas de Trello
- G2: 4,4/5 (más de 13 600 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 23 200 opiniones)
A muchos usuarios les gusta Trello por su facilidad para colaborar y organizarse. Esta reseña resume por qué:
Me gusta mucho Trello porque es fácil trabajar en equipo y también me permite organizar rápidamente mis proyectos. Es fácil de implementar, no tuve ninguna complicación y lo uso con frecuencia. Cada vez que inicio un proyecto, lo incluyo en Trello, doy acceso a las personas que trabajarán en él y todos comienzan a realizar sus tareas asignadas y a actualizar cada tarjeta en Trello, por lo que solo tengo que entrar en Trello y ver lo que ha hecho cada uno sin tener que llamarles.
Me gusta mucho Trello porque es fácil trabajar en equipo y también me permite organizar rápidamente mis proyectos. Es fácil de implementar, no tuve ninguna complicación y lo uso con frecuencia. Cada vez que inicio un proyecto, lo incluyo en Trello, doy acceso a las personas que trabajarán en él y todos comienzan a realizar sus tareas asignadas y a actualizar cada tarjeta en Trello, por lo que solo tengo que entrar en Trello y ver lo que ha hecho cada uno sin tener que llamarles.
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