Si tu proceso de OKR está causando más confusión que claridad, es hora de pulsar el botón de pausa y reevaluar. ⏸️
Lo entendemos. El seguimiento de los OKR puede resultar abrumador, especialmente si es la primera vez que lo haces. Hay docenas de prioridades empresariales entre las que elegir, condensar en resultados clave y medir. A menudo, los miembros del equipo tienen bastantes preguntas cuando se implementan los objetivos y resultados clave (OKR).
Por ejemplo, «¿Por qué son más importantes los OKR que los indicadores clave de rendimiento (KPI) habituales de nuestro cuadro de mando?». Si las métricas de los OKR difieren de los KPI habituales del equipo, pueden surgir dudas sobre qué priorizar.
Si le sirve de consuelo, no es el único que se enfrenta a retos relacionados con el progreso de los OKR de su equipo o con qué OKR medir. Según el Informe sobre el estado global de los OKR 2023, el 55,8 % de los equipos valoraron «demasiados OKR» como una de sus principales preocupaciones.
En última instancia, todo se reduce a cómo se realiza el seguimiento de los OKR para:
- Proporcione una ruta clara desde las grandes metas hasta los resultados clave y mida el progreso
- Divida los OKR del equipo en métricas específicas o KPI
En este blog, profundizaremos en cómo realizar un seguimiento eficaz de los OKR, los retos a los que probablemente se enfrentará y las herramientas y buenas prácticas para el seguimiento automatizado del progreso y la gestión de los OKR.
¿Te parece un buen plan? Empecemos.
¿Qué es el seguimiento de OKR?
El seguimiento de los OKR te indica si tu equipo está en camino de alcanzar los objetivos de la empresa. Al analizar métricas específicas y resultados cuantitativos clave, puedes evaluar si tu equipo está centrado en las tareas adecuadas y si hay algún problema que lo impida.
A partir de estos datos OKR, puedes reorganizar equipos, optimizar flujos de trabajo y ajustar o iterar tus metas empresariales. Un sistema eficaz de seguimiento o gestión de OKR aumenta las probabilidades de alcanzar los objetivos generales de la empresa, al tiempo que proporciona información valiosa para ciclos futuros y la mejora continua.
Puede realizar un seguimiento del estado de progreso manualmente en varias iniciativas de OKR o utilizar una herramienta de OKR para centralizar y automatizar el seguimiento del progreso de sus OKR.
¿Por qué es importante el seguimiento de los OKR?
Dada la lista de empresas que utilizan el establecimiento y seguimiento de metas OKR, entre las que se incluyen Google, Netflix y Adobe, no se pueden pasar por alto las ventajas del seguimiento OKR. Entre ellas se incluyen:
Priorizar las áreas de interés
El marco OKR permite a los equipos identificar las tareas pendientes para alcanzar la meta. Esto permite a sus empleados priorizar mejor sus actividades como equipo para navegar por las complejidades de la empresa.
Aumentar la propiedad y la iniciativa
Los OKR están pensados para desafiar y motivar a los equipos a dar lo mejor de sí mismos. Permiten a los empleados individuales ver cómo su trabajo repercute en la empresa. Además, al asignar la responsabilidad de OKR específicos a diferentes personas, puede motivarlas a trabajar en equipo y crear una alineación con los objetivos generales de la empresa.
Mejorar la colaboración
Los OKR ponen a los equipos multifuncionales en la misma página, alineando métricas o KPI y haciendo que todos trabajen en la dirección correcta. Desempeñan un rol clave en la eliminación de silos y el aumento de la colaboración, ya que todos trabajan para completar los OKR.
Optimización de los flujos de trabajo
El seguimiento de los OKR ayuda a descubrir las deficiencias en el flujo de trabajo mediante la identificación de ineficiencias. Esto le permite iterar y mejorar los OKR de la empresa con el tiempo.
Ventajas estratégicas y tácticas del seguimiento de los OKR
Con el seguimiento de los OKR, puede impulsar el crecimiento incremental a través de:
Gestión estratégica
Los OKR proporcionan un marco para alinear las metas del equipo o departamento con los objetivos estratégicos de la empresa. Esto incluye desglosar las metas en métricas, puntuarlas y priorizar las actividades.
Proporciona visibilidad sobre cómo cada actividad encaja en el plan general más allá de los métodos habituales de gestión del rendimiento. La información recopilada a través de los controles de OKR permite a los líderes establecer metas a largo plazo, mientras que los gerentes desarrollan estrategias incrementales para alcanzarlas.
Establecimiento de metas
Las métricas independientes solo proporcionan informes lineales e indican si se han cumplido los objetivos de rendimiento. Sin embargo, los OKR los vinculan a KPI e iniciativas específicos durante un periodo predefinido (normalmente 90 días). Además, también cuantifican la meta en términos específicos, lo que la hace medible.
Por ejemplo, como propietario de un OKR, necesitas aumentar las ventas repetidas en un 10 % en el tercer trimestre de 2024. Establecer una línea de base de rendimiento te permite fijar metas claras para uno o más resultados clave y aumentar las probabilidades de alcanzarlos.
Desarrollo ágil de software
Al realizar un seguimiento de los OKR, los equipos de desarrollo de software tienen más probabilidades de cerrar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
Ejemplo práctico: cómo el seguimiento de los OKR aumenta la eficacia de los equipos ágiles.
Supongamos que eres gestor de proyectos en un equipo ágil de desarrollo de software. Con la ayuda de los OKR ágiles, puedes correlacionar los flujos de trabajo de desarrollo con resultados específicos.
Al analizar las incidencias o fallos en la fase de pruebas, puede ayudar a los equipos de desarrollo a optimizar los plazos de implementación.
Los datos de OKR le permiten priorizar actividades de prueba clave, definir cronogramas, realizar un seguimiento del progreso y satisfacer a los clientes.
Ejemplo de OKR para el desarrollo de software
Objetivo: Desarrollar una versión móvil del software antes de [trimestre y año]
Resultados clave:
- Desarrollar un prototipo funcional de la app, aplicación móvil, antes del [fecha]
- Asegúrate de que cada función supere al menos el 90 % de los casos de prueba predefinidos
- Recopilar comentarios de las sesiones de pruebas de usuarios con al menos 30 participantes antes del lanzamiento
Comprender el marco de los OKR
Los OKR permiten a las organizaciones centrarse mejor en los resultados, mejorar la transparencia y facilitar la alineación estratégica de las metas generales de la empresa con los OKR del equipo.
Sin embargo, los equipos de liderazgo pueden obsesionarse con el seguimiento de las actividades completadas en lugar de los resultados reales obtenidos, lo que puede hacer que los OKR se parezcan mucho a las métricas tradicionales de los cuadros de mando. El peligro aquí es que los OKR pueden empezar a mezclarse con las tareas cotidianas, perdiendo de vista su verdadero propósito: impulsar resultados significativos.
El marco OKR está diseñado para ayudar a estructurar sus objetivos y resultados clave en una jerarquía perfecta. En un escenario ideal, los OKR deberían permitir a los gerentes ver cómo conectarlos de manera que impulsen el crecimiento de la empresa, ayudándoles a orientar su pensamiento hacia los resultados.
Pero, sin un sistema sólido de seguimiento de OKR, su empresa puede perder tiempo y recursos trabajando en metas poco realistas. Además, los miembros del equipo no podrán ver cómo su rendimiento afecta a las prioridades de la empresa.
Un sistema eficaz de seguimiento de OKR permite a las organizaciones establecer metas significativas, realizar un seguimiento del progreso de forma coherente, mantener informadas a todas las partes interesadas y generar impulso para alcanzar metas específicas basadas en decisiones basadas en datos.
Más información: Los 10 mejores programas de OKR para que las startups hagan un seguimiento de sus objetivos en 2024
¿Cómo utilizar la planificación estratégica al establecer OKR?
El ajuste de los OKR implica tomar los objetivos generales de la empresa y reducirlos a entre tres y cinco resultados clave.
Por ejemplo, si la meta es aumentar la satisfacción del cliente, naturalmente te centrarías en resultados clave como la resolución en el primer contacto, el tiempo de respuesta, el índice net promoter score (NPS), el índice de satisfacción del cliente (CSAT), etc.
Si hay varias prioridades empresariales, la planificación estratégica puede secuenciarlas de modo que cada ciclo se base en el siguiente hasta alcanzar la meta. Para ello:
- Empiece por identificar y escribir los OKR en las áreas más críticas primero
- Alinee los resultados clave entre los equipos para crear una estrategia cohesionada para la ejecución. El objetivo es crear hitos medibles que tengan un impacto directo en el resultado
- Establezca una jerarquía clara que conecte los objetivos generales de la empresa con el rendimiento individual
La planificación estratégica ayuda a desglosar las metas en métricas específicas y, posteriormente, en actividades, lo que permite una mayor visibilidad y colaboración.
Uso de indicadores de rendimiento para definir resultados clave
Los KPI son métricas específicas que indican el crecimiento dentro de un aspecto determinado de la empresa. Por ejemplo, las tasas de rotación de empleados están directamente relacionadas con tu rendimiento como empleador ideal.
Se puede utilizar un KPI específico para comparar el rendimiento entre dos o más ciclos de OKR. A continuación, puede medir el cambio porcentual en sus KPI y combinar los resultados con los comentarios del equipo para comprender qué ha funcionado bien y qué no.
Desde una perspectiva de planificación estratégica, las tendencias históricas pueden proporcionar información sobre los resultados clave a los que hay que aspirar.
Por ejemplo, en su software de OKR, al comparar las tasas de conversión entre el primer y el segundo trimestre, puede profundizar en las campañas publicitarias específicas que impulsaron el incremento de las ventas y decidir si continuar con las mismas en el tercer trimestre.
Cómo realizar el seguimiento de los OKR: consejos prácticos y estrategias
1. Asignar la propiedad en el seguimiento de los OKR
Como parte del equipo de liderazgo o OKR, definirás los objetivos basándote en las necesidades generales de la empresa. Esto incluye el ajuste de resultados clave para los diferentes departamentos que supervisas. También tendrás que designar campeones de OKR para dar soporte a los equipos a nivel operativo.
Una vez que el proceso esté en marcha, los defensores de los OKR compartirán contigo las actualizaciones sobre el progreso, programarán reuniones periódicas con los equipos y proporcionarán comentarios. A nivel de equipo, también deberás considerar la posibilidad de ofrecer orientación y soporte individualizados, especialmente a los nuevos empleados, para garantizar que todos comprendan los OKR.
A continuación, el campeón de OKR asignará la propiedad de los resultados clave específicos a una o más personas de cada equipo. Estos propietarios son responsables de ayudar al equipo a mantenerse en el camino hacia el logro de sus metas.
He aquí una buena práctica: nombre a responsables de OKR dentro de su departamento. Deben estar familiarizados con el flujo de trabajo del departamento y poder proporcionar comentarios específicos y relevantes.
Los registros de OKR suelen programarse cada semana para que evalúes el rendimiento del equipo y recopiles comentarios. Durante estos registros, tendrás la oportunidad de interactuar con el campeón de OKR, los gerentes de equipo y otras personas relevantes.
Juntos, pueden realizar un análisis DAFO para identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Basándose en los comentarios y el análisis, pueden ajustar los cronogramas, los objetivos o cualquier otro aspecto para optimizar su enfoque.
Tanto si formas parte de una startup que lidera un pequeño equipo como si gestionas varios departamentos en una organización más grande, considera la posibilidad de utilizar un software de OKR como ClickUp para automatizar el seguimiento de los OKR.
Por ejemplo, ClickUp tiene plantillas de OKR que proporcionan un marco estructurado para asignar propietarios de OKR, realizar el seguimiento de sus responsabilidades y garantizar que todos estén en la misma página.
Las dos plantillas más utilizadas por los equipos ágiles son:
Plantilla de carpeta OKR de ClickUp
A nivel organizativo, la plantilla de carpeta OKR de ClickUp es una herramienta de planificación integral que ayuda a los líderes a establecer y alcanzar metas de alto rendimiento.
La plantilla personalizable tiene una cadencia de planificación para esbozar la estructura básica para el desarrollo de OKR.
Las listas de OKR desglosan las metas en partes más pequeñas, permiten a los gerentes supervisar el progreso y garantizan que todos sigan por buen camino durante todo el año.
Plantilla del marco OKR de ClickUp
La plantilla del marco OKR de ClickUp garantiza que todos los equipos de la organización se centren en los mismos objetivos.
A continuación se muestra cómo los gerentes utilizan esta plantilla de OKR para establecer y realizar el seguimiento de los objetivos y los resultados clave:
- Cree y realice un seguimiento del progreso de sus objetivos y metas generales con la vista global de OKR
- Obtenga una idea clara del progreso de cada equipo hacia sus metas con la vista Tablero de progreso de OKR
- Planifique y realice el seguimiento de los cronogramas para cada meta utilizando la vista Cronograma
2. Programación de controles para el seguimiento de los resultados
Programar revisiones periódicas y frecuentes de los OKR garantiza que los responsables de los equipos realicen un seguimiento de los progresos y te informen al respecto.
Por su parte, los gerentes de equipo también pueden compartir comentarios de sus sesiones de coaching individuales e identificar obstáculos a nivel de OKR individual antes de que afecten a los OKR del equipo.
- Lo ideal es que las reuniones de OKR no duren más de 15 minutos, preferiblemente los viernes, para evitar conflictos con las reuniones rutinarias del equipo
- En segundo lugar, debe crear un panel de OKR para compartir las actualizaciones. Para facilitar el acceso, asegúrese de que tenga filtros para roles laborales, resultados clave, puntuación, ponderación, estado de las tareas, etc
A medida que los empleados actualizan sus OKR, la información se puede sincronizar en tiempo real con el panel. Esto agilizará la recopilación de datos entre los equipos y facilitará el análisis.
3. Garantizar la transparencia de los OKR
Una vez asignados los propietarios, el responsable de OKR debe asegurarse de que todos los miembros del equipo y los gerentes tengan acceso al plan de OKR.
Cada miembro del equipo debe tener acceso a los OKR en función de su rol y función. El gestor de proyectos (campeón) debe asegurarse de que todos entienden cómo se alinean los OKR a nivel empresarial con los OKR individuales.
Aunque los OKR se pueden compartir a través de un documento de Google o una hoja de cálculo, esto puede suponer un problema para equipos más grandes con múltiples resultados clave.
Por ejemplo, los datos podrían introducirse incorrectamente si hay varias filas en una hoja de cálculo. A menudo, es posible que la hoja no muestre cada actualización de inmediato. Esto solo empeora a medida que se amplía la escala.
Aquí es donde el software OKR de ClickUp resulta útil.
Puede establecer y realizar un seguimiento de los OKR en tiempo real con ClickUp Goals, realizar las ediciones necesarias y notificar los cambios a todos los involucrados, lo que aporta transparencia al ciclo OKR.
Incluso puede establecer dependencias entre tareas, añadir miembros al equipo y cronogramas, y automatizar el seguimiento del progreso. O dividir metas más grandes en objetivos más pequeños que luego se puedan abordar.
4. Priorizar los resultados clave mediante la puntuación de OKR
En función de los OKR que te hayas fijado como objetivo, puedes asignar un nivel de prioridad a cada resultado clave. Para ello, puedes estimar la ponderación relativa de cada métrica o adoptar un método de puntuación con criterios predefinidos.
- La puntuación binaria es un enfoque de aprobado/suspenso en el que un resultado clave se alcanza o no se alcanza. No hay término medio para los intentos correctos o parciales. Se trata de un modelo de puntuación rápido y sencillo. Sin embargo, puede afectar a la moral del equipo, ya que no reconoce las victorias parciales
- Un modelo de puntuación basada en valores asigna una puntuación entre 0,0 y 1,0 a cada resultado clave en función del nivel de progreso. Cualquier puntuación inferior a 0,4 se considera un fracaso, mientras que una puntuación entre 0,4 y 0,6 se considera un intento correcto. Una puntuación de 0,7 o superior significa que se ha alcanzado la meta. Este modelo reconoce los intentos correctos, con puntuaciones entre 0,4 y 0,6
- Utilice una puntuación basada en porcentajes, en la que el modelo mide el porcentaje de finalización para determinar si se han alcanzado los resultados clave. Por ejemplo, si el resultado clave era cerrar 10 nuevos clientes corporativos el próximo trimestre y solo ha conseguido 7, la puntuación OKR sería del 70 % (7/10*100)
5. Debate sobre las lecciones aprendidas
Cada ciclo de OKR aporta lecciones que puedes aplicar al siguiente. La clave está en compartir los comentarios de forma constructiva y sin juzgar. Recuerda que la idea no es alcanzar el 100 % de tus objetivos. Los OKR están pensados para empujar a tu equipo más allá de su zona de confort y alcanzar objetivos y metas ambiciosos.
Sin embargo, si puedes lograr un progreso regular en los OKR, motivarás a tu equipo a esforzarse más. Cuando te reúnas con el equipo, asegúrate de apreciar los pequeños logros y reconocer sus esfuerzos.
Superar los obstáculos en el seguimiento de los OKR
1. Reto: silos de datos
Si cada equipo de su organización utiliza un sistema o una hoja de cálculo diferente para registrar y gestionar los OKR, estos datos permanecerán aislados mientras se realiza el seguimiento de las metas de la organización.
Es posible que los líderes no puedan realizar un seguimiento del rendimiento empresarial con los datos disponibles dispersos en múltiples hojas de cálculo. Lo ideal es que los líderes revisen el rendimiento empresarial y organizativo con transparencia, en un solo lugar.
Solución
Un software de OKR centraliza los datos individuales, de equipos, departamentales y organizativos, lo que ofrece a todos una vista holística del progreso de la organización en cualquier momento.
2. Reto: hacemos un seguimiento de los KPI; no necesitamos OKR
¿Te suena familiar? La diferencia clave entre los KPI y los OKR es que los KPI miden la matriz habitual de la empresa, mientras que los OKR son objetivos ambiciosos y metas audaces. No se pueden utilizar indistintamente, sino que deben trabajar conjuntamente.
Solución
Desea utilizar una herramienta OKR como ClickUp para realizar el seguimiento de los KPI y los OKR.
Por ejemplo, los ejecutivos de alto nivel o los gestores de proyectos pueden utilizar el panel de ClickUp para crear un panel de OKR con el que realizar un seguimiento del progreso de las metas y resumir grandes volúmenes de datos para obtener información útil.
El panel de ClickUp desglosa los OKR en iniciativas rastreables, lo que hace que el proyecto sea más fácil de entender y garantiza que todos comprendan sus contribuciones y roles.
La plantilla de KPI de ClickUp, por otro lado, permite a los miembros del equipo realizar un seguimiento de las métricas de intentos correctos que ayudarán a alcanzar los OKR. Todos están alineados con los objetivos y pueden realizar un seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo mediante imágenes fáciles de leer.
3. Reto: los OKR se convierten en «establecer y olvidar»
Un reto clave con los OKR es cuando las metas se establecen con entusiasmo al comienzo del trimestre, pero a medida que cambian las prioridades y se acercan los plazos, el seguimiento pasa a un segundo plano.
El enfoque de «establecer y olvidar» destruye la alineación, ya que el trabajo se desconecta de los objetivos de la empresa y el enfoque del equipo se reduce.
Solución
Los hitos de ClickUp proporcionan visibilidad en toda la organización sobre el progreso en tiempo real. Los equipos están conectados a través de OKR en constante evolución, lo que permite mantener las metas a la vista y visualizar lo lejos que se está de alcanzarlas.
4. Reto: falta de acceso centralizado a la documentación relevante o a la colaboración
Los OKR se planifican trimestralmente a nivel de equipo. A nivel de organización, suelen ejecutarse en ciclos y pueden ser algo iterativos. Esto significa que cada trimestre, como gestor de equipo, tienes la oportunidad de volver a correlacionar tus OKR.
En este punto, ¿todos los miembros de tu equipo tienen acceso a los datos recopilados? ¿Todos conocen los aciertos y los errores?
¿Tienes documentación sobre lo que ha funcionado y lo que no? Quieres optimizar el proceso de seguimiento de los OKR con datos en tiempo real y documentarlo, en lugar de basarte en conjeturas o intuiciones.
Solución
ClickUp Docs es un repositorio centralizado donde los miembros del equipo, los gestores de proyectos, los líderes de equipo y los altos directivos pueden almacenar toda la información relacionada con los OKR. Esto puede incluir datos sobre los ciclos de OKR anteriores, las causas del éxito y el fracaso, los procedimientos operativos estándar, cómo se hicieron el seguimiento de las metas, etc.
Las opciones de edición en tiempo real y de formato enriquecido de ClickUp Docs garantizan que los documentos sean colaborativos, intuitivos y estén actualizados con la información más reciente.
Simplifica el seguimiento de los OKR con ClickUp
Incluso un mapa bien diseñado puede resultar confuso sin una brújula. Del mismo modo, unas herramientas de seguimiento inadecuadas pueden obstaculizar un proceso OKR sólido.
Si usted es una organización en crecimiento, el seguimiento manual del progreso de los OKR y el análisis limitado de los datos pueden provocar puntos ciegos estratégicos o, lo que es peor, la pérdida de ingresos.
Con ClickUp, el seguimiento de los OKR es muy sencillo. Desde la creación de una jerarquía hasta la alineación de los objetivos de la empresa y del equipo, la asignación de tareas, las plantillas de OKR predefinidas y la actualización de los informes de progreso, ClickUp proporciona una única versión de la verdad, actualizada en tiempo real y con una fácil escalabilidad.
Deja que el software OKR de ClickUp se encargue del trabajo pesado de seguimiento de los OKR mientras tú te centras en la estrategia de crecimiento. Para empezar a realizar el seguimiento de los OKR, te recomendamos que te registres en ClickUp de forma gratuita y lo pruebes.