Si tu proceso de OKR está causando más confusión que claridad, es hora de pulsar el botón de pausa y reevaluarlo. ⏸️
Lo entendemos. El seguimiento de los OKR puede resultar abrumador, especialmente si es la primera vez que lo haces. Hay docenas de prioridades empresariales entre las que elegir, condensar en resultados clave y medir. A menudo, los miembros del equipo tienen bastantes preguntas cuando se lanzan los objetivos y resultados clave (OKR) .
Por ejemplo, «¿Por qué los OKR son más importantes que los indicadores clave de rendimiento (KPI) habituales de nuestro cuadro de mando?». Si sus métricas OKR difieren de los KPI habituales del equipo, pueden surgir dudas sobre qué priorizar.
Si le sirve de consuelo, no es el único que se enfrenta a retos relacionados con el progreso de los OKR de su equipo o con qué OKR medir. Según el Informe sobre el estado global de los OKR 2023, el 55, 8 % de los equipos realizaron una valoración de «demasiados OKR » como una de sus principales preocupaciones.
En última instancia, todo se reduce a cómo se realiza el seguimiento de los OKR para:
- Establezca una ruta clara desde las metas grandes hasta los resultados clave y mida el progreso.
- Divida los OKR del equipo en métricas específicas o KPI.
En este blog, profundizaremos en cómo realizar un seguimiento eficaz de los OKR, los retos a los que probablemente te enfrentarás y las herramientas y buenas prácticas para el seguimiento automatizado del progreso y la gestión de los OKR.
¿El plan te parece bueno? Empecemos.
¿Qué es el seguimiento de OKR?
El seguimiento de los OKR te indica si tu equipo está en camino de alcanzar las metas empresariales. Mediante el análisis de métricas específicas y resultados clave cuantitativos, puedes evaluar si tu equipo se centra en las tareas adecuadas y si hay algún problema que lo impida.
Basándose en estos datos de OKR, puede reorganizar los equipos, optimizar los flujos de trabajo y ajustar o iterar sus metas empresariales. Un sistema eficaz de seguimiento o gestión de OKR aumenta las probabilidades de alcanzar las metas generales de la empresa, al tiempo que proporciona información valiosa para futuros ciclos y la mejora continua.
Puede realizar el seguimiento del estado de progreso manualmente en varias iniciativas de OKR o utilizar una herramienta de OKR para centralizar y automatizar el seguimiento del progreso de sus OKR.
¿Por qué es importante el seguimiento de los OKR?
Teniendo en cuenta la lista de empresas que utilizan el establecimiento y seguimiento de metas OKR, entre las que se incluyen Google, Netflix y Adobe, no se pueden pasar por alto las ventajas del seguimiento de OKR. Entre ellas se incluyen:
Priorizar las áreas de interés
El marco de trabajo de los OKR permite a los equipos identificar las tareas que deben realizar para alcanzar la meta. Esto permite a sus empleados priorizar mejor sus actividades como equipo para hacer frente a las complejidades de la empresa.
Aumentar la propiedad y la iniciativa
Los OKR tienen como objetivo desafiar y motivar a los equipos para que den lo mejor de sí mismos. Permiten a los empleados individuales ver cómo su trabajo repercute en la empresa. Además, al asignar la responsabilidad de OKR específicos a diferentes personas, se les puede motivar para que trabajen en equipo y se alineen con los objetivos generales de la empresa.
Mejorar la colaboración
Los OKR permiten que los equipos multifuncionales estén en sintonía, alineando métricas o KPI y haciendo que todos trabajen en la dirección correcta. Desempeñan un rol clave a la hora de romper los silos y aumentar la colaboración, ya que todos trabajan para completar los OKR.
Optimizar los flujos de trabajo
El seguimiento de los OKR ayuda a descubrir las deficiencias en el flujo de trabajo al identificar las ineficiencias. Esto le permite iterar y mejorar los OKR de la empresa con el tiempo.
Ventajas estratégicas y tácticas del seguimiento de los OKR
Con el seguimiento de los OKR, puede impulsar un crecimiento incremental a través de:
Gestión estratégica
Los OKR proporcionan un marco para alinear las metas del equipo o departamento con las metas estratégicas de la empresa. Esto incluye desglosar las metas en métricas, puntuarlas y priorizar las actividades.
Proporciona visibilidad sobre cómo cada actividad encaja en el plan general más allá de los métodos habituales de gestión del rendimiento. La información recopilada a través de los controles de OKR permite a los líderes establecer metas a largo plazo, mientras que los gerentes elaboran estrategias incrementales para alcanzarlas.
Establecimiento de metas
Las métricas independientes solo realizan la elaboración de informes lineales y indican si se han cumplido las metas de rendimiento. Sin embargo, los OKR los vinculan a KPI e iniciativas específicos durante un periodo predefinido (normalmente 90 días). Además, también cuantifican la meta en términos específicos, lo que la hace medible.
Por ejemplo, como propietario de un OKR, necesita aumentar las ventas repetidas en un 10 % en el tercer trimestre de 2024. Establecer una base de referencia de rendimiento le permite fijar metas claras para uno o varios resultados clave y aumentar las probabilidades de alcanzarlas.
Desarrollo ágil de software
Al realizar un seguimiento de los OKR, los equipos de desarrollo de software tienen más probabilidades de cerrar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
Ejemplo concreto: cómo el seguimiento de los OKR aumenta la eficacia de los equipos ágiles.
Supongamos que eres gestor de proyectos en un equipo ágil de desarrollo de software. Con la ayuda de los OKR ágiles, puedes correlacionar los flujos de trabajo de desarrollo con resultados específicos.
Al analizar las incidencias o fallos en la fase de pruebas, puede ayudar a los equipos de desarrollo a optimizar los plazos de implementación.
Los datos de los OKR le permiten priorizar las actividades de prueba clave, definir cronogramas, realizar el seguimiento del progreso y garantizar la satisfacción del cliente.
Ejemplo de OKR para el desarrollo de software
Objetivo: Desarrollar una versión móvil del software para [trimestre y año].
Resultados clave:
- Desarrollar un prototipo funcional de la aplicación móvil antes del [fecha].
- Asegúrate de que cada función supere al menos el 90 % de los casos de prueba predefinidos.
- Recopilar comentarios de las sesiones de pruebas con usuarios con al menos 30 participantes antes del lanzamiento.
Comprender el marco de los OKR
Los OKR permiten a las organizaciones centrarse mejor en los resultados, mejorar la transparencia y facilitar la alineación estratégica de las metas generales de la empresa con los OKR del equipo.
Sin embargo, los equipos de liderazgo pueden obsesionarse con el seguimiento de las actividades completadas en lugar de los resultados reales obtenidos, lo que puede hacer que los OKR se parezcan mucho a las métricas tradicionales de los cuadros de mando. El peligro aquí es que los OKR pueden empezar a mezclarse con las tareas cotidianas, perdiendo de vista su verdadero propósito: impulsar resultados significativos.
El marco OKR está diseñado para ayudar a estructurar sus objetivos y resultados clave en una jerarquía perfecta. En un escenario ideal, los OKR deberían permitir a los gerentes ver cómo conectarlos de manera que impulsen el crecimiento de la empresa, ayudándoles a orientar su pensamiento hacia los resultados.
Pero, sin un sistema sólido de seguimiento de los OKR, su empresa puede perder tiempo y recursos trabajando en metas poco realistas. Además, los miembros del equipo no verán cómo su rendimiento repercute en las prioridades empresariales.
Un sistema eficaz de seguimiento de OKR permite a las organizaciones establecer metas significativas, realizar un seguimiento coherente del progreso, mantener informadas a todas las partes interesadas y generar impulso para alcanzar metas específicas basadas en decisiones fundamentadas en datos.
Más información: Los 10 mejores programas de OKR para que las startups hagan el seguimiento de sus objetivos en 2024
¿Cómo utilizar la planificación estratégica al establecer los OKR?
Establecer OKR implica tomar los objetivos generales de la empresa y reducirlos a entre tres y cinco resultados clave.
Por ejemplo, si la meta es aumentar la satisfacción del cliente, lo natural es centrarse en resultados clave como la resolución en el primer contacto, el tiempo de respuesta, el índice de recomendación neta (NPS), el índice de satisfacción del cliente (CSAT), etc.
Si hay varias prioridades empresariales, la planificación estratégica puede ordenarlas de manera que cada ciclo se base en el siguiente hasta alcanzar la meta. Para ello:
- Empiece por identificar y escribir los OKR en las áreas más críticas primero.
- Alinee los resultados clave entre los equipos para crear una estrategia cohesionada para la ejecución. El objetivo es crear hitos medibles que tengan un impacto directo en el resultado.
- Establecer una jerarquía clara que conecte los objetivos empresariales generales con el rendimiento individual.
La planificación estratégica ayuda a desglosar las metas en métricas específicas y, posteriormente, en actividades, lo que facilita la visibilidad y la colaboración.
Uso de indicadores de rendimiento para definir resultados clave
Los KPI son métricas específicas que indican el crecimiento dentro de un aspecto determinado de la empresa. Por ejemplo, las tasas de rotación de empleados se relacionan directamente con su desempeño como empleador ideal.
Se puede utilizar un KPI específico para comparar el rendimiento entre dos o más ciclos de OKR. A continuación, puede medir el cambio porcentual entre sus KPI y combinar los resultados con los comentarios del equipo para comprender qué funcionó bien y qué no.
Desde una perspectiva de planificación estratégica, las tendencias históricas pueden proporcionar información sobre los objetivos clave a los que hay que aspirar.
Por ejemplo, en su software de OKR, al comparar las tasas de conversión entre el primer y el segundo trimestre, puede profundizar en las campañas publicitarias específicas que impulsaron el incremento de las ventas y decidir si continuar con las mismas para el tercer trimestre.
Cómo realizar el seguimiento de los OKR: consejos prácticos y estrategias
1. Asignar la propiedad del seguimiento de los OKR
Como parte del equipo directivo o del equipo de OKR, definirás los objetivos basándote en las necesidades generales de la empresa. Esto incluye establecer los resultados clave para los diferentes departamentos que supervisas. También tendrás que designar a los responsables de los OKR para que apoyen a los equipos a nivel operativo.
Una vez que el proceso esté en marcha, los responsables de los OKR compartirán contigo las novedades sobre el progreso, programarán reuniones periódicas con los equipos y proporcionarán comentarios. A nivel de equipo, también tendrás que plantearte ofrecer orientación y soporte individualizados, especialmente a los nuevos empleados, para garantizar que todos comprendan los OKR.
A continuación, el responsable de los OKR asignará la propiedad de los resultados clave específicos a una o varias personas de cada equipo. Estos propietarios se encargarán de ayudar al equipo a mantener el rumbo hacia la consecución de sus metas.
He aquí una buena práctica: nombre a responsables de OKR dentro de su departamento. Deben estar familiarizados con el flujo de trabajo del departamento y poder proporcionar comentarios específicos y relevantes.
Los controles de OKR suelen programarse cada semana para que evalúes el rendimiento del equipo y recopiles comentarios. Durante estos controles, tendrás la oportunidad de interactuar con el campeón de OKR, los gerentes de equipo y otras personas relevantes.
Juntos, pueden realizar un análisis DAFO para identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Basándose en los comentarios y el análisis, pueden ajustar los cronogramas, los objetivos o cualquier otro aspecto para optimizar su enfoque.
Tanto si formas parte de una startup que lidera un pequeño equipo como si gestionas varios departamentos en una organización más grande, considera la posibilidad de utilizar un software de OKR como ClickUp para automatizar el seguimiento de los OKR.
Por ejemplo, ClickUp cuenta con plantillas de OKR que proporcionan un marco estructurado para asignar propietarios de OKR, realizar el seguimiento de sus responsabilidades y garantizar que todos estén en sintonía.
Las dos plantillas más comunes utilizadas por los equipos ágiles son:
Plantilla de carpeta OKR de ClickUp
A nivel organizativo, la plantilla de carpeta OKR de ClickUp es una herramienta de planificación integral que ayuda a los líderes a establecer y alcanzar metas de alto rendimiento.
La plantilla personalizable tiene una cadencia de planificación para esbozar la estructura básica para el desarrollo de OKR.
Las listas de OKR desglosan las metas en partes más pequeñas, permiten a los gerentes supervisar el progreso y garantizan que todos sigan por buen camino a lo largo del año.
Plantilla del marco OKR de ClickUp
La plantilla del marco OKR de ClickUp garantiza que todos los equipos de la organización se centren en los mismos objetivos.
A continuación se explica cómo los gerentes utilizan esta plantilla de OKR para establecer y realizar el seguimiento de los objetivos y resultados clave:
- Cree y realice el seguimiento del progreso de sus objetivos y metas generales con la vista global de OKR.
- Obtenga una idea clara del progreso de cada equipo hacia sus metas con la vista del tablero de progreso de OKR.
- Planifica y realiza el seguimiento de los plazos de cada meta utilizando la vista de cronograma.
2. Programar revisiones para realizar el seguimiento de los resultados
Programar revisiones periódicas y frecuentes de los OKR garantiza que los responsables de equipo realicen el seguimiento del progreso y elaboren informes al respecto.
Por su parte, los jefes de equipo también pueden realizar el uso compartido de comentarios de sus sesiones de coaching individuales e identificar obstáculos a nivel de OKR individual antes de que afecten a los OKR del equipo.
- Lo ideal es que las reuniones sobre los OKR no duren más de 15 minutos y se celebren preferiblemente los viernes, para evitar coincidir con las reuniones rutinarias del equipo.
- En segundo lugar, debe crear un panel de OKR para el uso compartido de las actualizaciones. Para facilitar el acceso, asegúrese de que disponga de filtros para roles de trabajo, resultados clave, puntuación, ponderación, estado de las tareas, etc.
A medida que los empleados actualizan sus OKR, la información se puede sincronizar en tiempo real con el panel. Esto agilizará la recopilación de datos entre los equipos y facilitará el análisis.
3. Garantizar la transparencia de los OKR
Una vez que hayas asignado los propietarios, el defensor de los OKR debe asegurarse de que todos los miembros del equipo y los gerentes tengan acceso al plan de OKR.
Cada miembro del equipo debe tener acceso a los OKR en función de su rol y sus funciones. El gestor de proyectos (campeón) debe asegurarse de que todos comprendan cómo se alinean los OKR a nivel empresarial con los OKR individuales.
Aunque los OKR se pueden compartir a través de un documento de Google o una hoja de cálculo, esto puede suponer un problema para equipos más grandes con múltiples resultados clave.
Por ejemplo, los datos podrían introducirse incorrectamente si tienes varias filas dentro de una hoja de cálculo. Muy a menudo, es posible que la hoja no muestre cada actualización de inmediato. Esto solo empeora a medida que escalas.
Aquí es donde resulta útil el software OKR de ClickUp.
Puede establecer y realizar el seguimiento de los OKR en tiempo real utilizando ClickUp Metas, realizar las ediciones necesarias y notificar los cambios a todos, lo que aporta transparencia al ciclo de los OKR.
Incluso puede establecer dependencias entre tareas, añadir miembros del equipo y cronogramas, y realizar la automatización del seguimiento del progreso. O desglosar las metas más grandes en objetivos más pequeños que luego puedan abordarse.
4. Priorizar los resultados clave mediante la puntuación de los OKR
En función de los OKR que te hayas marcado como objetivo, puedes asignar un nivel de prioridad a cada resultado clave. Para ello, puedes estimar la ponderación relativa de cada métrica o adoptar un método de puntuación con criterios predefinidos.
- La puntuación binaria es un enfoque de aprobado o suspendido en el que un resultado clave se alcanza o no se alcanza. No hay término medio para los intentos correctos o fracasos parciales. Se trata de un modelo de puntuación rápido y sencillo. Sin embargo, puede afectar a la moral del equipo, ya que no reconoce las victorias parciales.
- Un modelo de puntuación basado en el valor asigna una puntuación entre 0,0 y 1,0 a cada resultado clave en función del nivel de progreso. Cualquier puntuación inferior a 0,4 se considera un fracaso, mientras que una puntuación entre 0,4 y 0,6 se considera un intento correcto. Una puntuación de 0,7 o superior significa que se ha alcanzado la meta. Este modelo reconoce los intentos correctos, con puntuaciones entre 0,4 y 0,6.
- Utilice una puntuación basada en porcentajes, en la que el modelo mide el porcentaje de finalización para determinar si se han alcanzado los resultados clave. Por ejemplo, si el resultado clave era cerrar 10 nuevos clientes empresariales el próximo trimestre y solo ha conseguido 7, la puntuación OKR sería del 70 % (7/10*100).
5. Debatir las lecciones aprendidas
Cada ciclo de OKR aporta lecciones que puedes aplicar al siguiente. La clave está en compartir comentarios de forma constructiva y sin juzgar. Recuerda que el objetivo no es alcanzar el 100 % de tus objetivos. Los OKR están pensados para empujar a tu equipo más allá de su zona de confort y alcanzar objetivos y metas ambiciosos.
Sin embargo, si puede lograr regularmente progreso en los OKR, motivará a su equipo a esforzarse más. Cuando se reúna con el equipo, asegúrese de valorar los pequeños logros y reconocer sus esfuerzos.
Superar los obstáculos en el seguimiento de los OKR
1. Reto: silos de datos
Si cada equipo de su organización utiliza un sistema o una hoja de cálculo diferente para registrar y gestionar los OKR, estos datos permanecerán aislados a la hora del seguimiento de las metas de la organización.
Es posible que los líderes no puedan realizar el seguimiento del rendimiento de la empresa con los datos disponibles dispersos en varias hojas de cálculo. Lo ideal es que los líderes revisen el rendimiento de la empresa y organizativo con transparencia, en un solo lugar.
Solución
Un software de OKR centraliza los datos individuales, de equipo, departamentales y organizativos, lo que proporciona a todos una vista holística del progreso de la organización en cualquier momento dado.
2. Reto: hacemos el seguimiento de los KPI; no necesitamos OKR
¿Te suena familiar? La diferencia clave entre los KPI y los OKR es que los KPI miden la matriz habitual del negocio, mientras que los OKR son objetivos ambiciosos y metas audaces. No se pueden utilizar indistintamente, sino que funcionan de forma conjunta.
Solución
Quieres utilizar una herramienta OKR como ClickUp para realizar el seguimiento de los KPI y los OKR.
Por ejemplo, los ejecutivos de alto nivel o los gestores de proyectos pueden utilizar el panel de control de ClickUp para crear un panel de OKR con el que realizar el seguimiento del progreso de las metas y resumir grandes volúmenes de datos para obtener información útil.
El panel de ClickUp desglosa los OKR en iniciativas que se pueden supervisar, lo que hace que el proyecto sea más fácil de entender y garantiza que todos comprendan sus contribuciones y roles.
La plantilla KPI de ClickUp, por otro lado, permite a los miembros del equipo realizar el seguimiento de las métricas de éxito que ayudarán a alcanzar los OKR. Todos están alineados con los objetivos y pueden realizar el seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo utilizando imágenes fáciles de leer.
3. Reto: los OKR se convierten en «establecer y olvidar»
Uno de los retos clave de los OKR es que, aunque al principio del trimestre las metas se fijan con entusiasmo, a medida que cambian las prioridades y se acercan los plazos, el seguimiento pasa a un segundo plano.
El enfoque de «establecer y olvidar» destruye la alineación, ya que el trabajo se desconecta de los objetivos de la empresa y el enfoque del equipo se reduce.
Solución
ClickUp Milestones proporciona visibilidad en tiempo real del progreso de toda la organización. Los equipos están conectados a través de OKR en constante evolución, lo que les permite mantener las metas a la vista y visualizar lo lejos que están de alcanzarlas.
4. Reto: falta de acceso centralizado a la documentación relevante o a la colaboración
Los OKR se planifican trimestralmente a nivel de equipo. A nivel de organización, suelen funcionar en ciclos y pueden ser algo iterativos. Esto significa que cada trimestre, como responsable de equipo, tienes la oportunidad de reestructurar tus OKR.
En este punto, ¿todos los miembros de tu equipo tienen acceso a los datos que has recopilado? ¿Todos conocen los aciertos y los errores?
¿Tienes documentación sobre lo que funcionó y lo que no? Quieres optimizar el proceso de seguimiento de los OKR con datos en tiempo real y documentarlo, en lugar de basarte en conjeturas o intuiciones.
Solución
ClickUp Docs es un repositorio centralizado donde los miembros del equipo, los gestores de proyectos, los jefes de equipo y los altos directivos pueden almacenar toda la información relacionada con los OKR. Esto puede incluir datos sobre los ciclos OKR anteriores, las causas del éxito y el fracaso, los procedimientos operativos estándar, cómo se hizo el seguimiento de las metas, etc.
Las opciones de edición en tiempo real y formato enriquecido de ClickUp Docs garantizan que los documentos sean colaborativos, intuitivos y estén actualizados con la información más reciente.
Simplifica el seguimiento de los OKR con ClickUp
Incluso un mapa bien diseñado puede resultar confuso sin una brújula. Del mismo modo, unas herramientas de seguimiento inadecuadas pueden obstaculizar un proceso OKR sólido.
Si su organización está en crecimiento, el seguimiento manual del progreso de los OKR y el análisis limitado de datos pueden provocar puntos ciegos estratégicos o, lo que es peor, pérdidas de ingresos.
Con ClickUp, el seguimiento de los OKR es muy sencillo. Desde la creación de una jerarquía hasta la alineación de las metas de la empresa y del equipo, la asignación de tareas, las plantillas de OKR predefinidas y la actualización de los informes de progreso, ClickUp proporciona una única versión de la verdad, actualizada en tiempo real y con fácil escalabilidad.
Deja que el software OKR de ClickUp se encargue del trabajo pesado del seguimiento de los OKR mientras tú te centras en la estrategia de crecimiento. Para empezar a realizar el seguimiento de tus OKR, te recomendamos que te registres en ClickUp de forma gratuita y lo pruebes.