Los equipos con mejor rendimiento necesitan un software de primera categoría para alcanzar sus objetivos.
Según el estudio Cisco 2023 Global Networking Trends, el 66 % de las organizaciones alojan más del 40 % de sus cargas de trabajo en múltiples nubes. La mayoría de las organizaciones utilizan más de diez aplicaciones SaaS, entre las que se incluyen la colaboración en equipo, CRM, gestión de tareas, videoconferencias y automatización, por nombrar algunas.
La gestión y la seguridad de estas aplicaciones se vuelven extremadamente cruciales, pero presentan varios retos, como obstáculos de implementación, TI en la sombra, problemas de migración de datos y costes imprevistos.
Entonces, ¿cómo se pueden superar estos retos y gestionar eficazmente una enorme cantidad de aplicaciones? La respuesta está en la gestión de operaciones SaaS.
En este artículo, aprenderá:
- ¿Qué es la gestión de operaciones SaaS?
- Cómo abordar las operaciones SaaS en varios departamentos
- ¿A qué retos podría enfrentarse y cómo superarlos?
- Cómo llevar a cabo una gestión exitosa de las operaciones SaaS
Vamos a profundizar en el tema. 👇
¿Qué son las operaciones SaaS?
Las operaciones SaaS o SaaSOps se refieren a un conjunto de procesos operativos que incluyen la gobernanza, la gestión, la compra y la optimización del uso de las herramientas SaaS por parte de una organización.
Cubren todo el ciclo de vida de la actividad de las aplicaciones SaaS, desde el descubrimiento y la adquisición hasta la incorporación y la salida, pasando por todo lo demás.
Con una gestión adecuada, puede implementar una sólida estrategia de gestión de operaciones SaaS que impulse la productividad, mejore la seguridad y el cumplimiento de los datos, optimice los costes y respalde el crecimiento de su organización.
Por qué las operaciones SaaS son mucho más eficaces que las operaciones tradicionales
No existe una competencia real entre el SaaS y las operaciones tradicionales, que implican instalar el software directamente en el hardware de su empresa.
Sin embargo, es necesario comprender la diferencia entre ambos para obtener una vista completa de la gestión de SaaSOps y de cómo puede beneficiar a su empresa.
Veámoslo con una tabla. 👇
| Función | SaaS | Software tradicional |
| Accesibilidad y comodidad | En su mayoría basadas en la nube, accesibles desde cualquier lugar con conexión a internet; no requieren instalaciones ni actualizaciones manuales. | Requiere la compra de licencias, la instalación de software en equipos locales y actualizaciones manuales periódicas. |
| Soluciones rentables | El modelo de suscripción incluye todos los costes en una única cuota, lo que resulta muy económico. | Costes iniciales de licencias, hardware e infraestructura; gastos continuos de mantenimiento, actualizaciones y soporte. |
| Escalabilidad y flexibilidad | Escalabilidad sin esfuerzo; añada o elimine usuarios fácilmente; diversos planes y funciones adaptados a necesidades específicas. | Escalabilidad y personalización con límite, costosas y que requieren mucho tiempo para ampliar o personalizar. |
| Actualizaciones y mantenimiento automáticos | El proveedor de servicios se encarga de las actualizaciones y el mantenimiento, lo que libera tiempo y recursos. | Los usuarios son responsables de actualizar y mantener la aplicación, lo que requiere mucho tiempo y resulta molesto. |
| Colaboración e integración | Diseñado para integrarse perfectamente con otras aplicaciones, lo que permite optimizar los flujos de trabajo y la colaboración en tiempo real. | A menudo requiere trabajo de desarrollo adicional y recursos para la integración con otras aplicaciones. |
| Seguridad y protección de datos mejoradas | Los proveedores de SaaS se encargan del cifrado, los controles de acceso y las auditorías de seguridad periódicas, lo que garantiza una seguridad de primer nivel. | Es posible que las organizaciones individuales responsables de implementar medidas de seguridad no alcancen el nivel de seguridad que ofrecen los proveedores de SaaS. |
| Recuperación ante desastres y redundancia | Alojado en centros de datos con seguridad y múltiples redundancias y sistemas de copia de seguridad, lo que garantiza la integridad y disponibilidad de los datos. | Puede carecer de las mismas opciones de redundancia y recuperación ante desastres; vulnerable a la pérdida de datos y al tiempo de inactividad. |
| Despliegue rápido | Permite una rápida implementación. Los usuarios pueden iniciar sesión y empezar a utilizar el software inmediatamente. | Implica un largo proceso de instalación y configuración, lo que provoca tiempo de inactividad. |
| Acceso global y teletrabajo | Se puede acceder a él desde cualquier lugar con una conexión a internet, lo que es ideal para el teletrabajo. | Vinculado a máquinas o lugares específicos, lo que dificulta la flexibilidad en el teletrabajo. |
| Actualizaciones periódicas de funciones | Actualizaciones y mejoras frecuentes de las funciones para garantizar que el software siga siendo relevante y competitivo. | Las actualizaciones poco frecuentes pueden hacer que los usuarios se pierdan funciones y mejoras valiosas. |
La creación, prueba y entrega constantes de mejoras en el código del software y los entornos de usuario a través del desarrollo continuo (CD) se ha convertido en algo esencial para satisfacer las demandas de los clientes.
Los sistemas tradicionales locales no pueden seguir el ritmo de las demandas en constante cambio. Por eso, las operaciones SaaS son cruciales para alcanzar sus metas empresariales.
El marco operativo SaaS
El marco operativo SaaS es una estructura que le ayudará a maximizar el valor de sus operaciones SaaS.
El marco se puede dividir en dos partes principales:
- Componentes de las operaciones SaaS (qué implica hacerlo) y
- Ciclo de vida del SaaS (cómo se desarrolla todo a lo largo del tiempo)
Componentes de las operaciones SaaS
A la hora de gestionar las operaciones SaaS, hay algunos componentes clave que hay que tener en cuenta.
Son las siguientes:
1. Objetivos de SaaS:
Los objetivos incluyen metas y resultados claros para la implementación de SaaS y las operaciones de múltiples subcomponentes, tales como:
- Visibilidad de las aplicaciones y gestión del gasto: esto implica una vista global de sus aplicaciones, incluyendo su uso, gasto, contratos y ROI. Con esta visibilidad, puede supervisar tanto las aplicaciones aprobadas como las no aprobadas, junto con los gastos de su departamento.
- Gestión de la infraestructura: Esto abarca todo, desde la configuración de los servidores hasta la comprobación de que estén correctamente parcheados y actualizados. Las herramientas SaaS dedicadas agilizan estas tareas, lo que permite configuraciones más rápidas y actualizaciones periódicas.
- Gestión de aplicaciones: esto incluye determinar qué aplicaciones son esenciales para las operaciones de su empresa y cuáles pueden dejarse de utilizar en función de cómo se utilizan y del comportamiento de los usuarios.
- Gestión de usuarios: esto implica realizar un seguimiento de los usuarios, ayudarles con sus tareas empresariales y supervisar las tendencias de los usuarios.
- Seguridad y cumplimiento normativo: Esto implica la implementación de medidas estrictas para la seguridad y el cumplimiento normativo de los datos, como el inicio de sesión único (SSO), la autenticación multifactorial (MFA) y el control de acceso basado en roles (RBAC). Estas medidas ayudan a gestionar el acceso de los empleados a las aplicaciones y a proteger sus datos.
- Incorporación y salida: se trata de gestionar la adopción o la eliminación gradual de diversos servicios de software.
2. Partes interesadas implicadas:
Este componente abarca a las partes interesadas clave y sus roles en las operaciones de SaaS.
La gestión eficaz de SaaSOps depende de una colaboración y formación eficaces entre el departamento de TI, las unidades de negocio y los proveedores de SaaS.
3. Procesos SaaSOps:
Esto implica estandarizar los flujos de trabajo SaaS para su implementación y uso.
También cubre los procedimientos de gestión del cambio, que son necesarios cuando los desarrolladores lanzan nuevas actualizaciones o cuando se realizan cambios en las aplicaciones SaaS.
4. Medición constante:
En esta sección se describen los KPI basados en las metas de SaaS y la herramienta de gestión de operaciones de SaaS que se utiliza para realizar el seguimiento.
Entre las métricas importantes se incluyen el uso del software, la adopción y el retorno de la inversión, pero debes elegir las que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa.
5. Responsabilidad:
Este componente se centra en el uso compartido de la responsabilidad por las aplicaciones y los procesos SaaS.
Esto incluye asignar roles claros de mantenimiento, seguridad y cumplimiento, y garantizar que las personas y los equipos sean responsables de alcanzar los objetivos y los KPI, mediante el seguimiento realizado a través de sus sistemas de control. Todo ello forma parte de garantizar la responsabilidad.
✏️ Nota: Estos son solo algunos de los componentes principales de SaaSOps, pero hay muchos más, dependiendo de la escala y el tipo de industria en la que trabajes.
Ciclo de vida de las operaciones SaaS
El ciclo de vida de las operaciones SaaS comienza con la planificación de la implementación y termina con un intento correcto de salida.
Podemos resumir el ciclo de vida de sus operaciones SaaS como una serie de actividades secuenciales:
- Elija aplicaciones SaaS potenciales que se ajusten a sus objetivos y metas empresariales.
- Implemente las aplicaciones más adecuadas e involucre a todas las partes interesadas relevantes.
- Gestionar el acceso de los empleados a estas aplicaciones y garantizar la responsabilidad de cada proceso y operación.
- Supervisar los KPI, como la tasa de uso, las tendencias de los usuarios y el rendimiento de las aplicaciones.
- Abordar cualquier problema que pueda surgir durante el proceso.
- Crear, aprovisionar y desaprovisionar cuentas
- Gestione sus costes utilizando los datos acumulados.
Retos de las operaciones SaaS
Gestionar las operaciones SaaS es como caminar por la cuerda floja: hay que encontrar el equilibrio.
Elija cuidadosamente la plataforma de gestión de operaciones SaaS adecuada, invierta en la formación del equipo y cancele cualquier suscripción que no satisfaga sus necesidades.
Veamos algunos retos comunes en las operaciones de SaaS para que puedas estar preparado para afrontarlos si surgen.
Reto 1: Cumplimiento de las leyes de protección de datos
El cumplimiento de diversas normativas y estándares de conformidad del sector, como SOC 2, GDPR, CPAA, HIPAA y PCI DSS, complica las operaciones de SaaS. Requiere una supervisión y actualizaciones continuas de su software SaaS, especialmente en sectores como la sanidad o las finanzas.
El incumplimiento puede acarrear multas elevadas y problemas legales, además de dañar la reputación de su marca.
En 2017, Zenefits, una empresa de SaaS que había alcanzado una valoración de 2000 millones de dólares, fracasó estrepitosamente porque no pudo cumplir con las normas de cumplimiento y regulación. Otro ejemplo es el acuerdo de 16 millones de dólares de Anthem Inc. con la HIPAA hace unos años, causado por una violación de datos debido a ciberataques.
Reto 2: Procesos ineficaces de incorporación y salida de empleados
El SaaS empodera a sus empleados, pero su potencial sigue sin explotarse si estos desconocen el software disponible y su uso. Por lo tanto, es fundamental una comunicación clara durante la incorporación del software.
Cree una lista de control para la incorporación de SaaS que incluya:
- informar a sus empleados sobre las herramientas SaaS disponibles en la pila
- explicar cómo se aplica cada herramienta a su rol específico
- proporcionar documentación y soporte
- ofreciendo experiencia práctica y
- comprobar regularmente y proporcionar soporte
La creación de un catálogo de aplicaciones simplifica el acceso tanto para los empleados nuevos como para los ya existentes. Centraliza la información sobre el software estándar y los procedimientos de compra.
La salida de los empleados es tan importante como su incorporación, pero a menudo se pasa por alto a pesar de los riesgos que conlleva.
Debe gestionar los datos de forma segura durante la salida de la empresa, garantizar una transferencia o eliminación adecuada y rescindir las licencias de software de conformidad con las normas legales.
Las prácticas deficientes de salida de la empresa pueden tener como resultado infracciones de cumplimiento. Por ejemplo, permitir que los antiguos empleados mantengan el acceso a datos confidenciales puede infringir normativas como la HIPAA o el RGPD, lo que puede acarrear multas severas y acciones legales.
Reto 3: TI en la sombra
La TI en la sombra se refiere al uso por parte de los empleados de aplicaciones SaaS no autorizadas sin la aprobación del departamento de TI. Esto puede dar lugar a riesgos de seguridad, problemas de cumplimiento normativo y fragmentación de datos, lo que dificulta la productividad.
Para combatir la TI en la sombra, su organización debe:
- Utilice un descubrimiento SaaS eficaz para obtener visibilidad e información sobre toda su cartera de SaaS.
- Céntrese en establecer relaciones con sus compradores de SaaS no autorizados y en comprender sus necesidades.
- Defina una estrategia de gobernanza SaaS para evitar futuras instancias de TI en la sombra. Esta estrategia debe controlar lo que entra en su pila tecnológica, definir los niveles de gestión de TI y realizar la distribución de las responsabilidades de gestión de SaaS.
Reto 4: Costes ocultos y gasto excesivo
Según un informe de 2024, las organizaciones destinan aproximadamente 45 millones de dólares al año a gastos de SaaS. Sin embargo, una parte sustancial de este presupuesto (aproximadamente 18 millones de dólares) se desperdicia en licencias no utilizadas.
Sin estrategias eficaces de control de costes y optimización, se corre el riesgo de gastar en exceso en suscripciones, licencias y servicios SaaS, lo que agota los recursos financieros y obstaculiza las iniciativas estratégicas.
Una solución eficaz es racionalizar las aplicaciones y eliminar las innecesarias de su pila.
Otro enfoque es el rightsizing, es decir, adquirir solo la cantidad y la duración de las licencias que se necesitan, sin excederse. Ambos requieren conocer cómo, dónde y por qué se utiliza el SaaS en su pila.
Reto 5: Gestionar el presupuesto de SaaS para identificar posibles ahorros
Las suscripciones SaaS incontroladas y los gastos inesperados pueden agotar sus recursos financieros y desbaratar sus planes presupuestarios.
Para evitar gastos excesivos, céntrese en gestionar los costes de forma eficaz. De este modo, podrá predecir los gastos, asignar los recursos de forma inteligente y maximizar el retorno de la inversión.
Buenas prácticas para optimizar las operaciones SaaS
A continuación se indican algunas buenas prácticas que se pueden utilizar para optimizar las operaciones SaaS: 👇
1. Centralizar la gestión de bases de datos
Siempre que se consulta a alguien sobre SaaSOps, el primer consejo que se da es centralizar las aplicaciones SaaS en una única base de datos.
Este sistema centralizado le ofrece una visibilidad óptima de toda la pila SaaS de su organización, proporcionándole una vista completa de la identidad de los usuarios y el acceso a las aplicaciones y recursos.
2. Analice sus datos de uso de SaaS
Analice minuciosamente sus datos de uso revisando cada aplicación para determinar si todos los empleados con licencias realmente las necesitan.
Puede encontrar esta información en el panel de administración de muchas aplicaciones o consolidada en una plataforma de gestión SaaS. Además, identifique a los empleados que podrían beneficiarse de licencias reducidas o gratuitas en lugar de licencias premium.
3. Opte por el acceso a la provisión en las operaciones SaaS
El aprovisionamiento en SaaS implica conceder acceso y recursos a nuevos usuarios, gestionar cuentas de usuario y asignar niveles de acceso y permisos.
Este paso le proporciona las herramientas y los derechos de acceso necesarios para desempeñar su rol de manera eficiente.
4. Implementar el inicio de sesión único (SSO)
El inicio de sesión único (SSO) en entornos de corporación le permite utilizar un único conjunto de credenciales para iniciar sesión una sola vez y acceder a todas las aplicaciones SaaS, sitios web y datos corporativos permitidos.
El SSO aborda los retos clave de la empresa al proporcionar:
- Seguridad y cumplimiento mejorados
- Mejora de la usabilidad y la satisfacción
- Reducción de los costes de TI
Implementación de SaaS en el mundo real
Permítanos guiarle paso a paso sobre cómo puede implementar eficazmente SaaS en su empresa.
Paso 1: Planifique su proyecto
En esta fase previa a la implementación, decida los factores de control clave de la gestión de proyectos. Esto incluye:
- Crear tu equipo SaaS ideal
- Definir el alcance del proyecto trazando un mapa temporal y estableciendo hitos.
- Establecer canales de comunicación claros entre las partes interesadas implicadas.
- Preparación de una estrategia de migración de datos para minimizar el tiempo de inactividad y mitigar la pérdida de datos
Paso 2: Personalice su configuración
Personalice el software SaaS para satisfacer sus necesidades específicas. Asegúrese de que la comunicación entre su organización y el proveedor de SaaS externo sea clara para definir sus requisitos con precisión.
Paso 3: Migre sus datos
Este es el paso más crítico de su proceso de implementación de SaaS. Implica transferir datos minimizando el riesgo de pérdida de datos, lo que podría causar graves contratiempos financieros.
Para minimizar el riesgo, debe limpiar, aplicar formato y preparar sus datos para su nuevo destino y mantenerse alerta ante posibles amenazas de seguridad. Además, tenga preparada una copia de seguridad por si se produce algún fallo en el proceso.
Paso 4: Integrar el software existente
Integre las aplicaciones existentes y otro software útil en el nuevo sistema SaaS para garantizar un flujo de trabajo fluido.
Paso 5: Probar el sistema
No ignore la fase de pruebas. Pruebe exhaustivamente la funcionalidad del software para asegurarse de que funciona bien bajo cargas pesadas y condiciones estresantes.
Paso 6: Forme a su equipo
Forme a los miembros de su equipo en el uso del nuevo software. La implementación no tendrá éxito si su equipo no puede utilizar el software de forma eficaz.
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Paso 7: Implementar el software
Implemente cuidadosamente el software en toda la organización. También puede hacerlo por lotes para limitar las fricciones. Sea proactivo y esté atento a cualquier problema que pueda surgir en el sistema durante esta fase e intente resolverlo de inmediato.
Durante la implementación, proporcione un control de acceso basado en roles para ayudar a mantener un entorno de trabajo seguro.
Paso 8: Implementar el control de acceso basado en roles
El control de acceso basado en roles (RBAC) le ayuda a gestionar los permisos de los usuarios dentro de un sistema basándose en roles predefinidos. Como administrador de SaaSOps, usted asigna roles específicos a los usuarios, limitando así su acceso solo a los datos y funciones necesarios para sus trabajos específicos.
Esto mejora drásticamente la seguridad de los datos al mitigar los riesgos de acceso no autorizado y violación de datos. Puede gestionar estos permisos a través de un sistema central y modificarlos sobre la marcha, según sea necesario.
Paso 9: Supervisar y optimizar
La fase posterior a la implementación es igual de importante, si no más. Es necesario comprobar el rendimiento del sistema y realizar los ajustes necesarios con regularidad. Recopilar los comentarios de los usuarios y supervisar los KPI, como la tasa de adopción, CSAT, NPS, tasa de abandono, etc., son aspectos esenciales de este paso.
¿Cómo le benefician las operaciones SaaS optimizadas?
Las operaciones SaaS optimizadas son como una máquina bien engrasada. Garantizan el buen funcionamiento de sus actividades empresariales en múltiples niveles.
Estas son algunas de las ventajas:
- Mayor eficiencia en el trabajo: una pila SaaS bien optimizada agiliza los flujos de trabajo y ayuda a sus equipos a adaptarse rápidamente a los procesos, lo que en última instancia mejora su productividad.
- Menor coste de adquisición de clientes: reduce significativamente los costes de adquisición de clientes mediante la creación de un embudo de marketing optimizado, la implementación de la automatización del marketing y la minimización de la intervención humana en el proceso.
- Mejor experiencia del cliente: al proporcionar una experiencia gratuita, podrá aumentar los índices de satisfacción de los clientes y fidelizar a más clientes.
- Mayor visibilidad de las aplicaciones: sirve de base para optimizar su cartera de aplicaciones, ajustar las licencias en función de las necesidades de los usuarios y garantizar que sus equipos solo utilicen aplicaciones seguras y aprobadas.
- Reducción del gasto innecesario y los costes operativos: se traduce en una reducción del gasto innecesario en SaaS al identificar y eliminar las licencias infrautilizadas.
- Mayor seguridad de los datos: mejora la seguridad de los datos al aumentar la visibilidad de las aplicaciones que utilizan sus equipos.
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Herramientas y recursos operativos SaaS
Hemos hablado mucho sobre cómo se pueden optimizar las operaciones SaaS para garantizar mejores resultados. Pero, como ha visto, los pasos sencillos pueden convertirse rápidamente en algo abrumador. Aquí es donde tenemos un truco para usted.
Las herramientas y recursos de operaciones SaaS pueden aliviar el dolor de la optimización. Introducen elementos útiles como la IA, la automatización, las interfaces unificadas y mucho más.
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¿Qué le depara el futuro al SaaS?
Más del 70 % de las organizaciones de todo el mundo utilizan alguna combinación de herramientas SaaS. Si a esto le sumamos el hecho de que el teletrabajo está ganando popularidad, con un 12,7 % de los empleados a tiempo completo trabajando a distancia y un 28,2 % siguiendo un modelo de trabajo híbrido, el sector del SaaS está experimentando un crecimiento masivo.
Por lo tanto, mantener una pila SaaS robusta se vuelve vital. A medida que su organización crece, este marco se vuelve aún más crucial para ustedes como gerentes de operaciones y líderes empresariales. Mantiene sus operaciones funcionando sin problemas y garantiza que su equipo se mantenga productivo, sin importar dónde trabajen. El software adecuado de gestión de operaciones SaaS puede ser un factor decisivo en este sentido.
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Aunque las empresas suelen hacer hincapié en el uso de SaaS, a veces pasan por alto los inconvenientes de no optimizar sus operaciones SaaS. No querrá caer en esa trampa.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Qué significa «operaciones SaaS»?
Las operaciones SaaS, o SaaSOps, se refieren al conjunto completo de reglas que rigen la gobernanza, la gestión, la compra y la optimización del uso de los productos SaaS.
2. ¿Qué significa SaaS?
SaaS son las siglas de Software as a Service (software como servicio), un modelo de distribución de software basado en la nube en el que las aplicaciones son alojadas por un proveedor externo y puestas a disposición de los usuarios a través de Internet.
3. ¿Qué es un modelo operativo SaaS?
Un modelo operativo SaaS abarca el ciclo de vida de las aplicaciones SaaS, desde su descubrimiento y adquisición hasta su incorporación y salida, incluyendo la gestión y optimización a lo largo de todo el proceso. Implica la visibilidad de las aplicaciones, la gestión de la infraestructura, la gestión de usuarios, la seguridad, el cumplimiento normativo, la automatización y mucho más.