Ya sea un hilo de correo electrónico de larga duración o un evento que ha surgido en el último minuto, ya sabes lo que viene: ¿la temida «llamada rápida»?
¿Es participar en esa llamada la mejor manera de avanzar, o hay otras formas de abordar este dilema?
La función de reuniones rápidas de Slack facilita las discusiones rápidas e informales al ayudar a realizar llamadas más rápidas y espontáneas, como las llamadas telefónicas tradicionales, pero mejoradas.
Aquí tienes una guía sobre las reuniones rápidas de Slack frente a las llamadas, cómo configurar las reuniones rápidas de Slack, sus funciones, ventajas, inconvenientes y mucho más. 👇
¿Qué es una reunión rápida de Slack?
Las reuniones rápidas de Slack son llamadas de audio rápidas en Slack, perfectas para resolver consultas urgentes e involucrar a todos, ya sean miembros del equipo o colaboradores externos. Puedes unirte a llamadas improvisadas desde tus canales de Slack o enviar mensajes directos.
Las reuniones rápidas de Slack te ayudan a sentirte conectado en configuraciones de teletrabajo en las que las conversaciones cara a cara son mínimas. Estas llamadas informales son ideales para intercambiar ideas, compartir pantallas o chatear de forma individual o con un grupo pequeño.
Puedes utilizar las reuniones rápidas de Slack para comprobar rápidamente las actualizaciones de las tareas y ver si tu equipo se está ciñendo al plan del proyecto.
La idea es conectarse con los miembros del equipo al instante en línea sin la molestia de programar citas. Esta conexión instantánea ayuda a tus equipos a abordar las preguntas de inmediato y mantener el flujo de trabajo sin problemas.
Con las reuniones rápidas de Slack, puedes chatear mediante audio, vídeo y uso compartido de pantalla, todo en un solo lugar. Esta función de llamadas instantáneas reduce el tiempo de inactividad de las reuniones, lo que te permite dedicar más tiempo a otras tareas.
Reuniones rápidas de Slack frente a las conferencias telefónicas tradicionales
Las reuniones rápidas de Slack y las llamadas normales ofrecen opciones de conferencia, pero hay una diferencia fundamental. Con las reuniones rápidas de Slack, puedes iniciar un chat de audio en el canal de Slack, lo cual es muy práctico.
Aquí tienes una comparación entre las reuniones rápidas de Slack y las llamadas para que lo entiendas mejor:
1. Participación y accesibilidad
El modelo de invitación abierta permite que cualquier persona de tu canal se una a la reunión rápida, lo que fomenta una participación más inclusiva y una colaboración más sencilla.
Las conferencias telefónicas tradicionales suelen requerir invitaciones para los participantes. Es posible que tengas que compartir tu número de teléfono o el enlace de la reunión para unirte.
2. Facilidad para iniciar una conversación
Iniciar y unirse a reuniones rápidas es tan fácil que fomenta los chats improvisados y la colaboración en tiempo real. Con solo un clic en un canal de Slack o en una ventana de mensajes directos, ya estás dentro.
Sin embargo, las llamadas tradicionales requieren programación, invitaciones y configuración de puentes de conferencia o enlaces de videollamada. Esto es una molestia y no es ideal para reuniones improvisadas.
3. Informalidad frente a formalidad
Las reuniones rápidas de Slack están diseñadas para conversaciones bajo demanda. Imitan la experiencia de iniciar un chat espontáneo en una oficina.
A diferencia de las llamadas tradicionales, que son formales y programadas, las reuniones rápidas son menos estructuradas. Esto las hace ideales para controles diarios o discusiones informales sobre el trabajo.
Las llamadas tradicionales suelen requerir preparación y a menudo siguen una agenda establecida. Son más adecuadas para debates detallados o para revisar presentaciones.
4. Funciones y herramientas
Las reuniones rápidas de Slack gamifican la experiencia de las reuniones improvisadas a través de reacciones con emojis en directo, diseños de fondo estéticos y efectos divertidos. Estas funciones permiten a los equipos hacer que cada conversación sea un poco más interactiva. Todos los enlaces y documentos compartidos se guardan automáticamente en el hilo de la reunión rápida.
Esta función variará para las conferencias telefónicas tradicionales dependiendo de la plataforma utilizada.
Cómo puedes utilizar las reuniones rápidas de Slack (casos de uso y ejemplos)
Las reuniones rápidas de Slack tienen varias utilidades, desde revisiones de hitos o sesiones de resolución de problemas hasta tutorías o debates individuales.
Aquí tienes algunos casos de uso que puedes poner a prueba:
Caso práctico 1: Limpiezas semanales para recopilar actualizaciones
Organiza reuniones rápidas semanales para reducir la frecuencia de las tareas retrasadas y trabajar en las subtareas pendientes. La idea es sustituir las reuniones preestablecidas y con un límite de tiempo por debates espontáneos sobre las novedades.
Utiliza las plantillas del plan de comunicación de ClickUp para reforzar la base de tu equipo y lograr una colaboración eficaz.
Por ejemplo, la plantilla de comunicaciones internas de ClickUp agiliza las conversaciones de tu equipo y los sistemas para compartir el progreso. Puedes informar a los equipos internos de los cambios en los planes de los proyectos e incluso anunciar eventos o actualizaciones importantes.
Caso práctico 2: Llamadas para intercambiar ideas después de una reunión
Las reuniones rápidas de Slack te permiten hacer un seguimiento y resolver dudas después de reuniones exhaustivas en la oficina o a distancia.
Utiliza la función de uso compartido de pantalla para capturar las ideas colectivas de tu equipo y mantenerlos informados sobre el resultado de la sesión de lluvia de ideas.
Caso de uso 3: Evaluar los comentarios de última hora de los clientes
Las reuniones rápidas son tremendamente útiles para estudiar e implementar cambios en la estrategia de lanzamiento de un producto final o una campaña.
Puedes utilizar las reuniones rápidas de Slack para revisar las listas de control finales y realizar una ronda final de cambios en los documentos que se van a enviar.
Caso de uso 4: Interacciones sociales a distancia
Si tienes un equipo remoto, puedes utilizar las reuniones rápidas para chatear de forma informal y crear una buena relación entre los miembros del equipo, tal y como lo harías en un entorno de oficina tradicional.
Estas herramientas de comunicación en el lugar de trabajo bajo demanda pueden simular chats informales y espontáneos en espacios físicos de oficina.
Ventajas y desventajas de utilizar las reuniones rápidas de Slack para la comunicación
Las reuniones rápidas de Slack tienen múltiples ventajas y posibles inconvenientes dependiendo del contexto de uso.
Ventajas
- Aumenta la velocidad y la simplicidad: Puedes iniciar una reunión rápida con solo unos clics en tu lugar de trabajo o canal de Slack, donde están presentes todos los miembros del equipo. Esto lo hace increíblemente eficiente para conversaciones espontáneas sin necesidad de programarlas
- Reduce la fatiga de las reuniones: El carácter informal y prioritario del audio de las reuniones rápidas puede reducir la fatiga asociada a las reuniones consecutivas por vídeo
- Fomenta las interacciones informales: La configuración informal motiva a tu equipo a participar en conversaciones más naturales, similares a pasar por el escritorio de un compañero de trabajo para chatear rápidamente
- Simplifica la colaboración remota: Las reuniones rápidas permiten a tu equipo remoto conectarse y colaborar rápidamente sin necesidad de preparar ni gestionar complejas videoconferencias. Y lo que es aún mejor, hay docenas de trucos de Slack para mejorar aún más la colaboración y la comunicación remotas
Contras
- Mínima interacción con el vídeo: El menor énfasis en las funciones de vídeo podría comprometer el uso del lenguaje corporal, las expresiones faciales o las señales visuales que ayudan a una comunicación eficaz
- Posible uso excesivo: La facilidad para iniciar una reunión rápida podría convertirse en un hábito entre los miembros de tu equipo y provocar interrupciones o distracciones frecuentes si no se utiliza con prudencia
- No es ideal para reuniones formales: Dado que no hay elementos propios de las reuniones formales, como agendas y normas para los participantes, las reuniones rápidas pueden no ser adecuadas para encuentros digitales formales
Cómo funcionan las reuniones rápidas de Slack
Inicia una reunión rápida de Slack dentro de cualquier entorno de trabajo, canal o chat DM de Slack. Los miembros de tu equipo pueden unirse instantáneamente a la llamada, ya que ya forman parte del entorno de trabajo.
Las reuniones rápidas de Slack ofrecen un espacio de trabajo conjunto espontáneo en tu sede digital.
Las reuniones rápidas de Slack recuperan esas charlas informales de la oficina con chats de vídeo con un solo clic y uso compartido de pantalla para todos, completadas con cursores y herramientas de dibujo.
A continuación te mostramos cómo puedes navegar por una reunión rápida de Slack:
Paso 1: Iniciar una reunión rápida de Slack
Busca el botón «huddle» (reunión rápida): se encuentra en la parte superior derecha y tiene el aspecto de un icono de auriculares. Haz clic en él para iniciar una reunión rápida.
Una vez que comience, verás una notificación en el canal o en un mensaje directo indicando que la reunión rápida está activa. Otros participantes pueden unirse a la reunión rápida haciendo clic en la notificación o en el icono de la reunión rápida.
Haz clic en «Iniciar reunión rápida» en la esquina superior derecha
Paso 2: Invita a tus compañeros de trabajo a tu reunión rápida
Pulsa los tres puntos o el icono de engranaje y selecciona «Invitar a personas». Si tu canal tiene menos de 20 participantes, simplemente escribe @channel para invitar a todo el mundo
Paso 3: Uso compartido de información en una reunión rápida
Las reuniones rápidas ofrecen un espacio dedicado para distribuir enlaces, documentos y notas en el hilo de mensajes.
Las reuniones rápidas de Slack permiten a dos participantes compartir sus pantallas simultáneamente. Puedes ampliar la pantalla, añadir tus comentarios o marcar puntos clave con el icono del lápiz.
Los hilos de mensajes están abiertos a todo el mundo, independientemente de si han asistido o no. Son fáciles de explorar en busca de archivos y palabras clave. Incluso si te has perdido la reunión rápida, puedes seguir la conversación en tiempo real y consultar todos los recursos compartidos.
Considera la posibilidad de introducir plantillas de registro de llamadas en tu equipo como alternativa para el seguimiento de conversaciones fuera de Slack.
Paso 4: Uso de otras funciones de las reuniones rápidas
- Puedes activar la función de subtítulos en directo, predeterminar un tema para la reunión rápida, jugar con el fondo y previsualizar tu vídeo
- Haz clic en la flecha o en el icono de hilos para ocultar o mostrar el hilo en curso en la reunión rápida. Utiliza el icono de engranaje para añadir un tema encima del hilo y poner al día a los participantes
- Envía emojis, efectos o reacciones con stickers cuando quieras, lo que permite al interlocutor y a los demás saber que estás atento. Además, no interrumpe el flujo de la conversación. Los emojis desaparecerán en unos segundos, pero los stickers permanecerán en la pantalla hasta que los desactives
Paso 5: Salir de una reunión rápida de Slack
Para salir de una reunión rápida, haz clic en el mismo icono que te ayudó a unirte. Ten cuidado, ya que puede cambiar ligeramente su apariencia para indicar que actualmente formas parte de una reunión rápida.
Pasa el cursor por encima del icono de los auriculares para salir de la reunión rápida
Se desconectará automáticamente de la reunión rápida si cierra Slack o pierde la conexión (a internet). Además, los demás participantes no reciben una notificación cuando usted se va, por lo que su salida no interrumpe la reunión.
Alternativas a las reuniones rápidas de Slack
Hay muchas formas de colaborar y comunicarse utilizando herramientas como Slack, Microsoft Teams, Zoom y Google Meet.
Estas son algunas de las herramientas más sencillas que puedes utilizar para reuniones informales y colaboraciones con tu equipo:
ClickUp
ClickUp, uno de los favoritos de los equipos de teletrabajo de todo el mundo, mejora tu arsenal de gestión de proyectos con un interesante catálogo de funciones de mensajería.
Utiliza la función Vista de chat de ClickUp para enviar mensajes directos dentro de la plataforma. Esto permite a los miembros del equipo chatear fácilmente sobre proyectos o tareas desde la ventana del proyecto o tarea sin necesidad de saltar de un lado a otro.
ClickUp organiza tareas, metas, documentos y cronogramas, preparando a cualquier organización remota para gestionar proyectos a pequeña y gran escala en varios departamentos.
Además, ClickUp Clips te permite enviar grabaciones de pantalla con mensajes de audio y texto personalizados como notas complementarias para una mejor comprensión. Esto funciona bien para desarrollar instrucciones claras y detalladas o comentarios sobre tareas y proyectos. ¡ClickUp presenta un grabador de pantalla gratis, sin marca de agua!
La dedicación de ClickUp a simplificar la gestión de proyectos en todas las organizaciones llevó a la incorporación de la IA, llamada ClickUp Brain, en su plataforma. Ahora puedes transcribir rápidamente mensajes de Clips para mejorar la accesibilidad convirtiendo la información hablada en texto.
Esto es especialmente útil para equipos que deben revisar comunicaciones o para aquellos que prefieren los resúmenes de texto en lugar de los resúmenes de audio. Estas herramientas de IA para reuniones automatizan las tareas que requieren mucho tiempo, como crear resúmenes, distribuir agendas y rellenar plantillas.
Microsoft Teams
Microsoft Teams es compatible con reuniones de grupos grandes, seminarios web y eventos en vivo, y ofrece una integración ampliada con las apps de Office 365 y funciones de seguridad robustas.
Su sólida función de chat es compatible con la mensajería instantánea y privada dentro de los equipos y en toda la organización.
Google Meet
Google Meet ofrece un servicio de videollamadas sencillo integrado con otros servicios de Google, como Calendar y Gmail.
Su fiabilidad para videollamadas y llamadas de voz permite una colaboración fluida en documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
Zoom
Otra alternativa a las reuniones rápidas de Slack sería Zoom. Su especialidad en videoconferencias es famosa por facilitar comunicaciones informales similares.
Desde videollamadas de alta calidad hasta Zoom Chat para enviar mensajes instantáneos y privados en chats grupales, esta herramienta está bien equipada para equipos que trabajan de forma remota.
Prioriza los canales de comunicación espontánea para reuniones cortas en equipo
Las reuniones rápidas de Slack destacan entre las apps de colaboración y comunicación en equipo para reuniones digitales rápidas, comentarios de última hora de los responsables y lluvias de ideas sobre la marcha. Su configuración instantánea las hace mucho más cómodas que las llamadas tradicionales.
Las reuniones rápidas de Slack ofrecen muchas funciones para facilitar la comunicación de tu equipo. Mientras que las llamadas tradicionales son ideales para conversaciones estructuradas, las reuniones rápidas mantienen el flujo del chat y los documentos organizados a un nivel superior.
Ten en cuenta que las funciones de comunicación de ClickUp son más adecuadas para la gestión de proyectos de principio a fin. Puedes utilizar clips de voz con tareas y comentarios, permitir la edición colaborativa, utilizar la vista de chat y comunicar el progreso a través de actualizaciones de estado.
Descubra cómo las herramientas de gestión de proyectos pueden multiplicar por 10 la eficiencia de la comunicación de su equipo. Cree una cuenta ClickUp gratis.
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿En qué se diferencia una reunión rápida de Slack de una llamada?
Las reuniones rápidas de Slack son más espontáneas e informales que las llamadas. No requieren programación y son un canal abierto al que los participantes pueden entrar y salir.
Las reuniones rápidas también permiten el uso compartido de vídeos y pantallas, dibujos, efectos, emojis, hilos de mensajes, uso compartido de documentos y mucho más.
2. ¿Qué es una reunión rápida en Slack?
Una reunión rápida en Slack es una función que te permite conectarte con uno o varios miembros del equipo al instante en la interfaz de Slack. Es un medio de comunicación improvisado que reúne rápidamente a los miembros disponibles a través de una invitación.
Además, es ideal para chatear de forma espontánea, resolver consultas rápidas y realizar controles diarios a través de reuniones digitales.
3. ¿Las reuniones rápidas de Slack son privadas?
Sí, las reuniones rápidas de Slack son privadas dentro del contexto de tu entorno de trabajo de Slack. Los ajustes de privacidad del canal o del mensaje directo en el que se iniciaron determinan la privacidad de una reunión rápida.
Por ejemplo, las reuniones rápidas en canales privados solo permiten participar a los miembros del canal, mientras que las reuniones rápidas en canales públicos permiten participar a todos los miembros de tu entorno de trabajo. Recuerda que los miembros externos a Slack no tienen acceso.