Ya sea un hilo de correo electrónico de larga duración o un evento que surge en el último momento, ya sabes lo que viene: ¿la temida «llamada rápida»?
¿Es participar en esa llamada la mejor manera de avanzar, o hay otras formas de abordar este dilema?
La función de reuniones rápidas de Slack facilita las conversaciones rápidas e informales al permitir llamadas más rápidas y espontáneas, como las llamadas telefónicas tradicionales, pero mejoradas.
Aquí tienes una guía sobre Slack reuniones rápidas frente a las llamadas, cómo configurar Slack reuniones rápidas, sus funciones, ventajas, inconvenientes y mucho más. 👇
¿Qué es una reunión rápida de Slack?
Las reuniones rápidas de Slack son llamadas de audio en Slack, perfectas para resolver consultas urgentes e involucrar a todos, ya sean miembros del equipo o colaboradores externos. Puedes unirte a llamadas improvisadas desde tus canales de Slack o enviar mensajes directos.
Las reuniones rápidas de Slack te ayudan a sentirte conectado en configuraciones de teletrabajo, donde las conversaciones cara a cara son mínimas. Estas llamadas informales son ideales para intercambiar ideas, realizar el uso compartido de pantallas o charlar individualmente o con un grupo pequeño.
Puede utilizar Slack reuniones rápidas para comprobar rápidamente las actualizaciones de las tareas y ver si su equipo se está ciñendo al plan del proyecto.
La idea es conectar con los miembros del equipo al instante en línea sin la molestia de tener que programar citas. Esta conexión instantánea ayuda a tus equipos a resolver dudas de inmediato y a mantener su flujo de trabajo sin interrupciones.
Con Slack Huddles, puedes chatear utilizando audio, vídeo y uso compartido de pantalla, todo en un solo lugar. Esta función de llamada instantánea reduce el tiempo de inactividad de las reuniones, lo que te da más tiempo para concentrarte en otras tareas.
Reuniones rápidas de Slack frente a las conferencias telefónicas tradicionales
Las reuniones rápidas de Slack y las llamadas normales ofrecen opciones de conferencia telefónica, pero hay una diferencia fundamental. Con las reuniones rápidas de Slack, puedes iniciar un chat de audio en el canal de Slack, lo cual es muy práctico.
Aquí tienes una comparación entre Slack reuniones rápidas y las llamadas para que lo entiendas mejor:
1. Participación y accesibilidad
El modelo de invitación abierta permite que cualquier persona de tu canal se una a la reunión rápida, lo que fomenta una participación más inclusiva y una colaboración más sencilla.
Las conferencias telefónicas tradicionales suelen requerir invitaciones para los participantes. Es posible que tengas que realizar el uso compartido de tu número de teléfono o del enlace de la reunión para poder participar.
2. Facilidad para iniciar una conversación
Iniciar y unirse a reuniones rápidas es tan fácil que fomenta más chats improvisados y la colaboración en tiempo real. Con solo un clic en un canal de Slack o en una ventana de mensajes directos, ya estás dentro.
Sin embargo, las llamadas tradicionales requieren programación, invitaciones y la configuración de puentes de conferencia o enlaces de videollamada. Esto es una molestia y no es ideal para reuniones improvisadas.
3. Informalidad frente a formalidad
Las reuniones rápidas de Slack están diseñadas para conversaciones bajo demanda. Imitan la experiencia de iniciar un chat de forma espontánea en una oficina.
A diferencia de las llamadas tradicionales, que son formales y programadas, las reuniones rápidas son menos estructuradas. Esto las hace ideales para reuniones diarias o discusiones informales sobre el trabajo.
Las llamadas tradicionales suelen requerir preparación y a menudo siguen una agenda establecida. Son más adecuadas para debates detallados o revisiones de presentaciones.
4. Funciones y herramientas
Las reuniones rápidas de Slack gamifican la experiencia de las reuniones improvisadas mediante reacciones con emojis en directo, diseños de fondo estéticos y efectos atractivos. Estas funciones permiten a los equipos hacer que cada conversación sea un poco más interactiva. Todos los enlaces y documentos compartidos se guardan automáticamente en el hilo de la reunión rápida.
Esta función variará para las conferencias telefónicas tradicionales en función de la plataforma utilizada.
Cómo puedes utilizar Slack reuniones rápidas (casos de uso y ejemplos)
Las reuniones rápidas de Slack tienen varias utilidades, desde revisiones de hitos o sesiones de resolución de problemas hasta tutorías o debates individuales.
Aquí tienes algunos casos de uso que puedes poner a prueba:
Caso de uso 1: Limpiezas semanales para recopilar actualizaciones
Organiza reuniones rápidas semanales para reducir la frecuencia de las tareas retrasadas y trabajar en las subtareas pendientes. La idea es sustituir las reuniones preestablecidas y con horarios fijos por debates espontáneos sobre las novedades.
Utiliza las plantillas del plan de comunicación de ClickUp para reforzar la base de tu equipo y lograr una colaboración eficaz.
Por ejemplo, la plantilla de comunicaciones internas de ClickUp agiliza las conversaciones de tu equipo y los sistemas de uso compartido de información sobre el progreso. Puedes informar a los equipos internos de los cambios en los planes del proyecto e incluso anunciar eventos o actualizaciones importantes.
Caso de uso 2: Llamadas para intercambiar ideas después de una reunión
Las reuniones rápidas de Slack te permiten hacer un seguimiento y resolver dudas después de reuniones exhaustivas en la oficina o a distancia.
Utiliza la función de compartir pantalla para capturar las ideas colectivas de tu equipo y mantenerlos informados sobre el resultado de la sesión de brainstorming.
Caso de uso 3: evaluar los comentarios de última hora de los clientes
Las reuniones rápidas son tremendamente útiles para estudiar e implementar cambios en la estrategia de lanzamiento del producto final o de la campaña.
Puedes utilizar Slack Huddles para revisar las listas de control finales y realizar una ronda final de cambios en los documentos que se van a enviar.
Caso de uso 4: Interacciones sociales a distancia
Si tienes un equipo remoto, puedes utilizar las reuniones rápidas para chatear de forma informal y crear una buena relación entre los miembros del equipo, tal y como lo harías en una oficina tradicional.
Estas herramientas de comunicación en el lugar de trabajo bajo demanda pueden simular las charlas informales y espontáneas que se producen en los espacios físicos de las oficinas.
Ventajas y desventajas de usar reuniones rápidas de Slack para la comunicación
Las reuniones rápidas de Slack tienen múltiples ventajas y posibles inconvenientes, dependiendo del contexto de uso.
Ventajas
- Aumenta la velocidad y la simplicidad: puede iniciar una reunión rápida con solo unos clics en su lugar de trabajo o canal de Slack, donde están presentes todos los miembros del equipo. Esto lo hace increíblemente eficiente para conversaciones espontáneas sin necesidad de programarlas.
- Reduce el cansancio de las reuniones: el carácter informal y centrado en el audio de las reuniones rápidas puede reducir el cansancio asociado a las reuniones consecutivas por vídeo.
- Fomenta las interacciones informales: su configuración informal motiva a tu equipo a participar en conversaciones más naturales, similares a las que se producen cuando te detienes en el escritorio de un compañero de trabajo para chatear un momento.
- Simplifica la colaboración remota: las reuniones rápidas permiten a tu equipo remoto conectarse y colaborar rápidamente sin tener que preparar ni gestionar complejas videollamadas. Y lo que es aún mejor, hay docenas de trucos de Slack para mejorar aún más la colaboración y la comunicación remotas.
Contras
- Interacción mínima con el vídeo: el menor énfasis en las funciones de vídeo podría comprometer el uso del lenguaje corporal, las expresiones faciales o las señales visuales que ayudan a una comunicación eficaz.
- Posible uso excesivo: la facilidad para iniciar una reunión rápida podría convertirse en un hábito entre los miembros de tu equipo y provocar interrupciones o distracciones frecuentes si no se utiliza con prudencia.
- No es ideal para reuniones formales: dado que carece de elementos propios de las reuniones formales, como agendas y normas para los participantes, las reuniones rápidas pueden no ser adecuadas para reuniones digitales formales.
Cómo funcionan las reuniones rápidas de Slack
Inicia una reunión rápida de Slack dentro de cualquier entorno de trabajo, canal o chat DM de Slack. Los miembros de tu equipo pueden unirse instantáneamente a la llamada, ya que ya forman parte del entorno de trabajo.
Las reuniones rápidas de Slack ofrecen un espacio de trabajo colaborativo espontáneo en tu sede digital.
Las reuniones rápidas de Slack recuperan esas charlas informales de oficina con videoconferencias con un solo clic y uso compartido de la pantalla para todos, con cursores y herramientas de dibujo.
A continuación te explicamos cómo puedes navegar por una reunión rápida de Slack:
Paso 1: Iniciar una reunión rápida de Slack
Busca el botón «reunión rápida»: está en la parte superior derecha y tiene el aspecto de un icono de auriculares. Haz clic en él para iniciar una reunión rápida.
Una vez que comience, verás una notificación en el canal o en un mensaje directo indicando que la reunión rápida está activa. Otros participantes pueden unirse a la reunión rápida haciendo clic en la notificación o en el icono de la reunión rápida.
Haz clic en «Iniciar reunión rápida» en la esquina superior derecha.
Paso 2: Invita a tus compañeros de trabajo a tu reunión rápida
Pulsa los tres puntos o el icono de engranaje y realiza la selección «Invitar a personas». Si tu canal tiene menos de 20 participantes, simplemente escribe @channel para invitar a todo el mundo.
Paso 3: Uso compartido de la información en una reunión rápida
Las reuniones rápidas ofrecen un espacio dedicado para la distribución de enlaces, documentos y notas en tu hilo de mensajes.
Las reuniones rápidas de Slack permiten a dos participantes realizar un uso compartido de sus pantallas simultáneamente. Puede ampliar la pantalla, añadir sus comentarios o marcar puntos clave utilizando el icono del lápiz.
Los hilos de mensajes están abiertos a todo el mundo, independientemente de si han asistido o no. Es fácil buscar archivos y palabras clave en ellos. Aunque te hayas perdido la reunión rápida, puedes seguir la conversación en tiempo real y consultar todos los recursos compartidos.
Considera la posibilidad de presentar a tu equipo las plantillas de registro de llamadas como alternativa para realizar el seguimiento de las conversaciones fuera de Slack.
Paso 4: Uso de otras funciones de reunión rápida
- Puedes activar la función de subtítulos en directo, predeterminar un tema para la reunión rápida, jugar con el fondo y previsualizar tu vídeo.
- Haz clic en la flecha o en el icono de hilos para ocultar o mostrar el hilo en curso en la reunión rápida. Utiliza el icono de engranaje para añadir un tema encima del hilo y poner al día a los participantes.
- Envía emojis, efectos o reacciones con stickers cuando quieras, lo que permite al interlocutor y a los demás saber que estás atento. Además, no interfiere en el flujo de la conversación. Los emojis desaparecerán en unos segundos, pero los stickers permanecerán en la pantalla hasta que los desactives.
Paso 5: Salir de una reunión rápida de Slack
Para salir de una reunión rápida, haz clic en el mismo icono que te ayudó a unirte. Ten cuidado, ya que puede cambiar ligeramente su apariencia para indicar que actualmente formas parte de una reunión rápida.
Pasa el cursor por encima del icono de los auriculares para salir de la reunión rápida.
Se desconectará automáticamente de la reunión rápida si cierra Slack o pierde la conexión a internet. Además, los demás participantes no reciben ninguna notificación cuando usted se marcha, por lo que su salida no causa ninguna interrupción.
Alternativas a las reuniones rápidas de Slack
Hay muchas formas de colaborar y comunicarse utilizando herramientas como Slack, Microsoft Teams, Zoom y Google Meet.
Estas son algunas de las herramientas más sencillas de usar para reuniones informales y colaboraciones con tu equipo:
ClickUp
ClickUp, uno de los favoritos de los equipos de trabajo de teletrabajo de todo el mundo, mejora tu arsenal de gestión de proyectos con un interesante catálogo de funciones de mensajería.
Utiliza la función ClickUp Chat View para enviar mensajes directos dentro de la plataforma. Esto permite a los miembros del equipo chatear cómodamente sobre proyectos o tareas desde la ventana del proyecto o tarea sin necesidad de saltar de un sitio a otro.
ClickUp organiza tareas, metas, documentos y cronogramas, preparando a cualquier organización remota para gestionar proyectos a pequeña y gran escala en varios departamentos.
Además, ClickUp Clips te permite enviar grabaciones de pantalla con mensajes de audio y texto personalizados como notas complementarias para una mejor comprensión. Esto funciona bien para desarrollar instrucciones claras y detalladas o comentarios sobre tareas y proyectos. ¡ClickUp presenta un grabador de pantalla gratis sin marca de agua!
El compromiso de ClickUp con la simplificación de la gestión de proyectos en todas las organizaciones llevó a la incorporación de la IA, denominada ClickUp Brain, en su plataforma. Ahora puedes transcribir rápidamente los mensajes de Clips para mejorar la accesibilidad mediante la conversión de la información hablada en texto.
Esto resulta especialmente útil para los equipos que deben revisar las comunicaciones o para aquellos que prefieren el texto a los audios. Estas herramientas de IA para reuniones automatizan las tareas que requieren mucho tiempo, como crear resúmenes, distribuir agendas y rellenar plantillas.
Microsoft Teams
Microsoft Teams ofrece compatibilidad con reuniones de grupos grandes, seminarios web y eventos en directo, y ofrece una integración ampliada con las aplicaciones de Office 365 y sólidas funciones de seguridad.
Su sólida función de chat ofrece compatibilidad para enviar mensajes instantáneos y privados dentro de los equipos y en toda la organización.
Google Meet
Google Meet ofrece un servicio de videollamadas sencillo integrado con otros servicios de Google, como Calendario y Gmail.
Su fiabilidad para videollamadas y llamadas de voz permite una colaboración fluida entre documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
Zoom
Otra alternativa a Slack reuniones rápidas sería Zoom. Su especialidad en videoconferencias es famosa por facilitar comunicaciones informales similares.
Desde videollamadas de alta calidad hasta Zoom Chat para mensajes instantáneos y privados dentro de chats grupales, esta herramienta está bien equipada para equipos de trabajo de teletrabajo.
Prioriza los canales de comunicación espontáneos para reuniones cortas del equipo
Las reuniones rápidas de Slack destacan entre las aplicaciones de colaboración y comunicación en equipo por su rapidez a la hora de organizar reuniones digitales, comentarios de última hora de los responsables y sesiones de brainstorming improvisadas. Su configuración instantánea las hace mucho más cómodas que las llamadas tradicionales.
Las reuniones rápidas de Slack ofrecen muchas funciones para facilitar la comunicación de tu equipo. Mientras que las llamadas tradicionales son ideales para conversaciones estructuradas, las reuniones rápidas mantienen el flujo de la conversación y organizan los documentos a un nivel superior.
Ten en cuenta que las funciones de comunicación de ClickUp son más adecuadas para la gestión integral de proyectos. Puedes utilizar clips de voz con tareas y comentarios, permitir la edición colaborativa, utilizar la vista de chat y comunicar el progreso a través de actualizaciones de estado.
Descubre cómo las herramientas de gestión de proyectos pueden multiplicar por diez la eficiencia comunicativa de tu equipo. Crea una cuenta gratuita en ClickUp.
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿En qué se diferencia una reunión rápida de Slack de una llamada?
Las reuniones rápidas de Slack son más espontáneas e informales que las llamadas. No requieren programación y son un canal abierto al que los participantes pueden entrar y salir.
Las reuniones rápidas también permiten el uso compartido de vídeos y pantallas, el dibujo, la aplicación de efectos, los emojis, los hilos de mensajes, el uso compartido de documentos y mucho más.
2. ¿Qué es una reunión rápida en Slack?
Una reunión rápida en Slack es una función que te permite conectarte con uno o varios miembros del equipo al instante en la interfaz de Slack. Es un medio de comunicación improvisado que reúne rápidamente a los miembros disponibles mediante una invitación.
Además, es ideal para chatear de forma espontánea, resolver consultas de forma rápida y realizar controles diarios a través de reuniones digitales.
3. ¿Las llamadas de reuniones rápidas de Slack son privadas?
Sí, las reuniones rápidas de Slack son privadas dentro del contexto de tu entorno de trabajo de Slack. La configuración de privacidad del canal o del mensaje directo en el que se iniciaron determina la privacidad de una reunión rápida.
Por ejemplo, las reuniones rápidas en canales privados solo permiten participar a los miembros del canal, mientras que las reuniones rápidas en canales públicos permiten participar a todos los usuarios de tu entorno de trabajo. Recuerda que los miembros externos ajenos a Slack no tienen acceso.