Tras la «Gran Renuncia», en la que muchos empleados abandonaron su puesto o planificaban hacerlo para buscar un nuevo empleo, los responsables de RR. HH. y los directivos de las empresas se preguntan por qué. La rotación de personal es costosa, lo que hace que las actividades destinadas a fomentar la retención sean aún más importantes.
Las entrevistas de retención son la estrategia de retención más fácil y rápida de poner en práctica, en comparación con otras como la recabación de opiniones de los empleados, las actividades de implicación y los programas de fidelización.
Los directivos dedican cada vez más tiempo a comprender por qué los empleados deciden quedarse, qué es lo que les hace sentirse vinculados a su lugar de trabajo, y a utilizar esta información para adoptar prácticas más proactivas.
Un informe de Non-Profit HR reveló que el uso de las entrevistas de retención pasó del 33 % en 2022 al 46 % en 2023, lo que demuestra su eficacia a la hora de reducir la rotación de personal.
Una entrevista de retención proporciona información valiosa sobre el compromiso del equipo, la satisfacción de los empleados y la retención, y permite a los responsables volver a conectar con los empleados más valiosos para evitar que el talento abandone su organización.
Si quieres poner en práctica entrevistas de retención eficaces, sigue leyendo.
¿Qué es una entrevista de retención?
Las entrevistas de retención, también llamadas «conversaciones de retención», son reuniones entre los responsables y los empleados en las que se aborda por qué les gusta trabajar en su empresa y qué cambiarían de la empresa, del equipo o de su rol actual.
Estas conversaciones pueden servir para evaluar el riesgo de que el empleado abandone la empresa y así anticipar las necesidades de contratación.
Las organizaciones realizan entrevistas de retención para identificar y abordar lo que no funciona bien, así como los retos actuales y futuros. Esta información se utiliza para solucionar la causa raíz de la insatisfacción de los empleados antes de que estos empiecen a buscar un nuevo trabajo.
La relevancia de la entrevista de retención en la actualidad
Hay varias razones por las que las personas abandonan sus puestos de trabajo; algunas han cambiado de contexto durante la pandemia, y otras se deben a condiciones laborales específicas de la actualidad. Los principales factores que impulsan la rotación de personal en la actualidad son:
- La falta de perspectivas de crecimiento profesional y la insatisfacción con el rol que se ocupa
- La pandemia ha hecho que las personas reflexionen y reevalúen sus metas y lo que hace que el trabajo sea significativo para ellas.
- El deseo de una mayor flexibilidad en cuanto al teletrabajo o trabajo híbrido
- Problemas posteriores a la pandemia, como el creciente coste del cuidado de los hijos y la pérdida de fidelidad hacia la empresa tras los despidos generalizados
Estas son algunas de las cuestiones que puedes conocer de los miembros del equipo cuando realizas entrevistas de retención para mejorar la experiencia de los empleados y la cultura del trabajo.
El propósito y el valor de una entrevista de retención
Las entrevistas de retención tienen como objetivo plantear preguntas que aborden lo que se aprendería en las entrevistas de salida. Puedes incorporarlas a tus reuniones individuales habituales o realizarlas mensualmente si no tienes reuniones periódicas de seguimiento (aunque, ¿por qué no?).
Aborda la retención de empleados
La meta principal de las entrevistas de retención es averiguar qué motiva a tus empleados actuales a permanecer en la empresa e identificar qué podría llevarles a marcharse. Entre las posibles respuestas a esta última pregunta podrían figurar la falta de reconocimiento, el agotamiento o las limitadas oportunidades de promoción y desarrollo profesional.
Aborda estas cuestiones con antelación para mejorar la satisfacción y evitar que los mejores empleados se marchen. Según un estudio científico, un entorno laboral positivo mejora el nivel de compromiso de los empleados, su rendimiento y su afán de superación.
Influye en la satisfacción laboral y la motivación
Las entrevistas de retención van más allá de la mera recopilación de información. Se demuestra a los empleados que sus críticas, inquietudes y comentarios se valoran y se tienen en cuenta. Cuando sienten que se les escucha, están más satisfechos con su trabajo y más motivados para rendir.
Además, las entrevistas de retención permiten a los responsables identificar a los mejores empleados que no se sienten lo suficientemente estimulados o valorados. Esto abre la puerta a conversaciones sobre oportunidades de desarrollo profesional y ayuda a retener a los empleados con mejor rendimiento.
Por ejemplo, aunque cuentes con un programa de recompensas para los empleados, es posible que el equipo de RR. HH. no disponga de las herramientas adecuadas para medir y valorar el rendimiento de los empleados, lo que provoca descontento entre el personal. Las entrevistas de retención pueden ayudarte a detectar este problema y las señales de alarma.
Evita la rotación de personal
Gracias a su carácter proactivo, un programa de entrevistas de retención puede ayudar a reducir la rotación de personal. Permite identificar problemas con probabilidad de convertirse en problemas graves antes de que se produzcan.
La clave para que una entrevista de retención resulte eficaz es formular preguntas concretas que te ayuden a sacar el máximo partido a la entrevista.
Preguntas clave que debes plantear en una entrevista de retención
Lo ideal es formular preguntas que animen a tus empleados a hablar y te permitan recabar sus opiniones sinceras.
Preguntas sobre el desarrollo profesional
- ¿Qué estás aprendiendo aquí?
- ¿Qué nuevas habilidades quieres desarrollar?
- ¿Qué es lo que más te gusta de los programas de formación que ofrece la empresa?
- ¿Qué se podría mejorar en cuanto a las oportunidades de desarrollo?
- Describe tu trabajo ideal.
- ¿Qué era lo que más te gustaba de tu rol anterior y que ya no puedes hacer aquí?
- ¿Qué aspectos de tu último trabajo te encantaban y ahora echas de menos?
- ¿Cuáles son tus metas profesionales a corto y largo plazo? ¿Cómo podemos ayudarte a alcanzarlas?
- ¿Hay alguna responsabilidad adicional que te gustaría asumir dentro de tu rol?
- ¿Hay algún beneficio que consideres valioso en tu rol actual y que no ofrezcamos?
Preguntas sobre liderazgo y gestión
- ¿Cómo puedo hacer que su experiencia laboral sea más agradable?
- ¿Qué cambios harían que tu trabajo te resultara más satisfactorio?
- ¿Cómo podemos brindarte un mejor soporte en tu rol?
- ¿Qué tipo de reconocimiento te motiva más?
Preguntas sobre la cultura de la empresa
- ¿Qué te mantiene motivado para realizar el trabajo aquí?
- ¿Qué opinas sobre la forma en que reconocemos los logros de los empleados?
- ¿Crees que tienes un buen equilibrio entre tu trabajo y tu vida personal? Si no es así, ¿cómo podemos mejorarlo?
- Describe la cultura de la empresa. ¿Qué te gusta y qué no te gusta de ella?
Preguntas sobre la satisfacción general
- ¿Qué es lo que más te ilusiona de venir a trabajar cada día?
- ¿Alguna vez has pensado en dejar la empresa? Si es así, ¿por qué?
- ¿Qué es lo que más te ilusiona cada día en el trabajo?
- ¿Qué aspectos de tu trabajo diario te resultan frustrantes?
- ¿Podrías describir un día de trabajo reciente que te haya causado estrés o ansiedad?
- Cuéntame alguna experiencia de trabajo positiva que hayas tenido recientemente.
- ¿En qué piensas mientras vas al trabajo?
- ¿En qué piensas de camino a casa después del trabajo?
- ¿Se están aprovechando al máximo tus habilidades y tu experiencia?
- ¿Qué tareas concretas te gustan? ¿Qué te gustaría cambiar en tu rol?
- ¿Cómo describirías tu relación con tu superior directo?
- ¿Crees que tienes un buen equilibrio entre tu trabajo y tu vida personal? Explica tu respuesta.
- ¿Te sientes valorado por tu aportación en el trabajo? ¿Por qué sí o por qué no?
- ¿Qué es lo que te hace sentir más productivo y realizado en el trabajo?
- ¿Ha habido alguna situación reciente que te haya hecho plantearte dejar la empresa?
Estas respuestas pueden ayudarte a satisfacer a cada empleado de forma individual, por ejemplo, asignándoles proyectos en sus áreas de interés. Algunas también te permitirán mejorar la experiencia de los empleados actuales, por ejemplo, contratando a más personal para lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal para todos.
Las preguntas de seguimiento periódicas pueden ayudarte a evaluar el estado de ánimo, generar confianza e identificar áreas de mejora, compromiso y retención.
💡Consejo profesional: Utiliza ClickUp Brain, un asistente de IA integrado, como compañero de lluvia de ideas para generar estas preguntas. Tras la reunión, ClickUp Brain también resume los puntos clave, ahorrándote el trabajo tedioso de redactar largas notas de la reunión. Si lo deseas, también puedes convertir estos puntos en tareas en ClickUp que puedas asignar a las personas implicadas pertinentes.
Utiliza las plantillas gratuitas de RR. HH. de ClickUp para crear un conjunto de instrucciones de nivel medio y alto que recojan las tareas específicas, las preguntas y los procesos que hay que seguir durante y después de la entrevista de retención.
Cómo preparar y llevar a cabo entrevistas de retención
Por supuesto, el departamento de RR. HH. puede llevar a cabo estas conversaciones. Sin embargo, resultan más eficaces cuando las dirige el superior directo del empleado o un superior de otro nivel en la jerarquía en quien el empleado confíe, ya que así es más probable que el empleado se muestre más abierto a la hora de dar su opinión.
Programarla con antelación
- Elige el momento adecuado: No programes las entrevistas de retención justo después de que una persona empiece un nuevo rol ni durante una evaluación de rendimiento. Elige un momento en el que el empleado se haya adaptado y pueda ofrecer comentarios reflexivos.
- Dales tiempo para prepararse: informa a los empleados sobre la entrevista de retención con al menos una semana de antelación. Así tendrán tiempo para ordenar sus ideas y preparar las preguntas que puedan tener.
- Ofrece flexibilidad: Sé flexible con los horarios. Plantéate ofrecer alternativas para reuniones a primera hora de la mañana, a última hora de la tarde o incluso reuniones virtuales, con el fin de adaptarte a los horarios de los empleados.
Uso compartido del objetivo y las expectativas de la reunión
- Establece expectativas claras: Explica el motivo de la entrevista de retención. Haz que los empleados comprendan que se trata de una oportunidad para hablar sobre su trabajo, lo que les motiva y cualquier aspecto en el que puedan mejorar.
- Céntrate en mantener una conversación abierta: Haz hincapié en que la conversación es confidencial y que se valoran sus comentarios sinceros.
- Prepara un esquema: Elabora un esquema sencillo con los temas que debes tratar. Estos podrían incluir su experiencia en el rol, su opinión sobre la flexibilidad del entorno de trabajo, las posibilidades de desarrollo profesional y la conciliación entre la vida laboral y personal.
- Fomenta las preguntas: hazles saber que se trata de una conversación bidireccional y anímales a plantear preguntas sobre su trayectoria profesional o cualquier inquietud que tengan.
Comprender la importancia de los comentarios sinceros de los empleados
- La escucha activa es fundamental: asegúrate de no dirigir tú la conversación. Para comprender el «porqué» que hay detrás de sus respuestas, guarda silencio y escucha una vez que hayas formulado la pregunta. Tus empleados deben ser quienes hablen la mayor parte del tiempo.
- Muestra tu agradecimiento: Agradéceles su tiempo y sus comentarios sinceros. Hazles saber que sus opiniones importan y que sus aportaciones se tendrán en cuenta a la hora de tomar decisiones y de mejorar el entorno laboral.
- Toma notas: Anota los puntos clave durante la entrevista, incluyendo sus factores de motivación, objeciones y preocupaciones. Si cuentas con el consentimiento del empleado, graba la conversación para poder revisar las respuestas si fuera necesario.
- Preguntas de seguimiento: Tras la entrevista, mantén un contacto con ellos. Resume brevemente los factores clave que se han tratado y los pasos que tienes planificados adoptar a raíz de sus comentarios.
💡Consejo profesional: En lugar de utilizar varias herramientas para gestionar las entrevistas de retención, utiliza la plataforma de gestión de RR. HH. de ClickUp como hub de la información sobre los empleados entre los responsables y sus subordinados directos.
El software de gestión de personal te permite realizar el seguimiento de los datos de las respuestas a las preguntas de la entrevista para obtener información valiosa y tomar decisiones más acertadas.
Más información: Herramientas de IA para la toma de decisiones
Buenas prácticas y consejos para realizar entrevistas de retención eficaces
Recuerda que una buena entrevista de retención es una conversación, no un interrogatorio. A continuación te ofrecemos algunos consejos para llevar a cabo una entrevista de retención satisfactoria que haga que tus empleados se sientan escuchados y valorados.
La importancia de la comunicación bidireccional
Las entrevistas de retención no son evaluaciones de rendimiento. La meta es mantener una conversación en la que el empleado se sienta cómodo para hablar de sus inquietudes.
Los profesionales de RR. HH. y los directivos deben escuchar a los empleados, prestarles toda su atención y evitar las interrupciones. También deben fomentar los comentarios abiertos y sinceros, haciendo hincapié en que no hay respuestas incorrectas.
A continuación te ofrecemos algunas formas de fomentar la comunicación bidireccional:
- Empieza por un reconocimiento: Valora las aportaciones del empleado y agradécele su trabajo.
- Haz preguntas abiertas: Las preguntas que no se responden con un simple «sí» o «no» fomentan respuestas más detalladas.
- Utiliza la escucha reflexiva: presta atención a las señales verbales y no verbales, así como al lenguaje corporal de la persona que habla, para discernir emociones no expresadas.
- Mantén la atención: Deja a un lado las distracciones, como el móvil, y céntrate en la conversación que está teniendo lugar.
Esto garantiza una conversación estructurada, al tiempo que permite respuestas individuales.
Además, plantéate utilizar plantillas de entrevista para estructurar tus entrevistas y disponer de un marco coherente a la hora de formular preguntas y registrar las respuestas.
Elige una ubicación cómoda
La ubicación de la entrevista de retención puede influir significativamente en su éxito. Elige un espacio tranquilo y privado, libre de interrupciones. Puede ser una sala de reuniones vacía, una zona habilitada para entrevistas o incluso un rincón tranquilo de una cafetería (con el permiso del empleado).
El factor más importante es el compromiso de los empleados: que se sientan cómodos y relajados. Evita realizar las entrevistas de retención en el propio entorno de trabajo, ya que esto podría hacer que se pongan en «modo trabajo» y dificultar una conversación abierta.
Reserva tiempo suficiente y tómate todo el tiempo que necesites.
Las entrevistas de retención no deben realizarse con prisas. Reserva tiempo suficiente en tu Calendario para la conversación sin sentirte obligado a terminarla antes de tiempo. Lo ideal es que dure entre 45 minutos y una hora. Esto da a los empleados tiempo suficiente para expresar libremente sus opiniones y preocupaciones.
Sé flexible con el tiempo asignado. Si la conversación fluye de forma natural y el empleado tiene algo más que añadir, no le interrumpas precipitadamente. El objetivo es recabar comentarios valiosos, lo que a veces puede llevar más tiempo del previsto.
Dar prioridad a las opiniones de los empleados y a la sinceridad en el proceso
La clave del intento correcto de las entrevistas de retención radica en dar prioridad a las opiniones de los empleados y mostrar un interés genuino por su bienestar. Los empleados pueden darse cuenta rápidamente de si la entrevista de retención ha sido solo una formalidad.
A continuación te ofrecemos algunos métodos para demostrar tu sinceridad:
- Muéstrales tu agradecimiento por su tiempo y sus comentarios.
- Presta atención a lo que dicen y practica la escucha activa
- Toma notas detalladas durante la entrevista
- Tras la entrevista, haz un seguimiento con un resumen de las menciones de puntos clave y de los elementos planificados.
💡Consejo profesional: Utiliza la plantilla de ClickUp para el proceso de entrevistas de retención con el fin de diseñar, probar y optimizar tu proceso. Aporta estructura y coherencia para estandarizar el proceso, te permite comparar los comentarios y recopila datos en un formato organizado para su posterior análisis.
Resumen: Cómo llevar a cabo una entrevista de retención eficaz:
- Programa la entrevista con antelación para que tengan tiempo de prepararse.
- Establece expectativas sobre el objetivo
- Realiza una selección de una ubicación cómoda y tranquila
- Mantén una conversación abierta y anima a que te hagan preguntas.
- Fomenta la comunicación bidireccional
- Presta atención a las señales no verbales
- Toma notas y haz preguntas de seguimiento
- Muestra tu agradecimiento por sus comentarios
Utiliza las entrevistas de retención para conservar a tus mejores empleados
En lugar de centrarte en lo que tus empleados pueden aportar a tu organización, averigua qué es lo que ellos podrían esperar de ti. Pon en práctica las entrevistas de retención para fomentar el desarrollo de tus empleados, ayudarles a alcanzar sus sueños y mejorar la lealtad y la retención del personal.
No esperes a que se planteen marcharse para tomar medidas.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cómo se denominan también las entrevistas de retención?
Las entrevistas de retención también se denominan «conversaciones de retención». Algunas organizaciones pueden llamarlas «entrevistas de retención de empleados» o «conversaciones con las partes interesadas». No obstante, todos estos términos describen el mismo concepto básico: conversaciones activas para comprender por qué los empleados están contentos y qué podría llevarles a plantearse marcharse.
¿Cómo se puede sacar el máximo partido a una entrevista de retención?
Cuando realices una entrevista de retención como profesional de RR. HH., formula preguntas claras, escucha activamente sin juzgar, toma nota de la información importante y orienta la conversación en la dirección que ellos deseen, basándote en las respuestas de los empleados a tus preguntas.
A continuación te explicamos cómo sacar el máximo partido a la entrevista de retención:
- Preparación: Revisa el expediente del empleado y sus proyectos en función de las preguntas.
- Entorno: Elige una ubicación privada y cómoda donde sea poco probable que se produzcan interrupciones.
- Preguntas: Céntrate en los puntos débiles, la satisfacción laboral, las oportunidades de crecimiento y las áreas de mejora.
- Escucha: Presta mucha atención a las señales verbales y no verbales.
- Acción: Agradece a los empleados sus comentarios y haz un seguimiento de cualquier preocupación concreta.
¿Es una entrevista de retención lo mismo que una evaluación de rendimiento?
No, las entrevistas de retención y las evaluaciones de rendimiento tienen fines distintos. Las entrevistas de retención se centran en los sentimientos de los empleados y en lo que la empresa puede hacer para mejorar su experiencia. Las evaluaciones de rendimiento analizan el rendimiento pasado de un empleado y establecen metas futuras.
¿Son lo mismo las entrevistas de retención que las entrevistas de salida?
No, las entrevistas de retención son proactivas y tienen como objetivo prevenir las bajas, mientras que las entrevistas de salida son reactivas, se realizan cuando los empleados abandonan la empresa y tratan de aprender de ellos para mejorar en el futuro. Lo ideal sería que una empresa utilizara tanto la entrevista de retención como la de salida para obtener una visión completa de la opinión de los empleados.