Nuevas ideas fantásticas, estudios de mercado, opiniones de los usuarios… Tienes todo lo necesario para crear los productos perfectos. Pero, ¿cómo decides qué tareas o ideas abordar primero?
Sea cual sea la decisión que tomes, debes justificarla ante los accionistas y tu equipo. ¿Y qué mejor que una puntuación de priorización para hacerlo?
En este mundo tan competitivo, en el que cada tarea e idea compite por la atención y los recursos, es fundamental dominar el arte de establecer prioridades. Utilizar un marco como el método RICE (alcance, impacto, confianza y esfuerzo) para establecer prioridades puede ayudarte a cuantificar tus ideas y servir de base para realizar la selección de una idea concreta frente a otras.
En este artículo se analizan los detalles del modelo de puntuación RICE y cómo puede transformar tu proceso de toma de decisiones.
¿Qué es el método de priorización RICE?
El modelo RICE es un marco de priorización que se utiliza en la gestión de productos y el desarrollo de proyectos para evaluar y priorizar tareas, funciones o proyectos, otorgándoles una puntuación en función de cuatro criterios.
RICE son las siglas de:
- R – Alcance: El alcance mide el número de usuarios o partes interesadas que se verán afectados por una tarea o función concreta.
- I – Impacto: El impacto evalúa el efecto positivo potencial que una tarea o función puede tener en el producto, los usuarios o las metas empresariales.
- C – Confianza: La confianza representa el nivel de certeza o seguridad que tiene el equipo respecto a sus estimaciones de impacto y esfuerzo para una tarea o función determinada.
- E – Esfuerzo: El esfuerzo mide los recursos —incluidos el tiempo, el personal y el presupuesto— necesarios para completar una tarea o implementar una función.
El método RICE ayuda a aportar estructura y objetividad durante la toma de decisiones, lo que facilita una mejor gestión de las prioridades y la adopción de decisiones objetivas.
La fórmula del método RICE es la siguiente:
Puntuación RICE = (Alcance × Impacto × Confianza) / Esfuerzo
Con esta puntuación, resulta más fácil decidir el orden del proyecto y las tareas con prioridad.
💡Consejo de experto: Los asistentes de IA pueden reducir considerablemente la fatiga decisoria a la hora de priorizar tareas. ¡Descubre cómo! 👇🏼
El origen del modelo de puntuación RICE
Sean McBride, antiguo director de producto de Intercom, fue uno de los creadores del marco RICE. A él y a sus compañeros les costaba encontrar un marco de priorización que se adaptara mejor a sus necesidades a la hora de tomar decisiones.
Uno de los problemas habituales a los que se enfrentan los gestores de producto es decidir si realizar la selección de proyectos basándose en su visión personal o aquellos con un alcance más amplio. Por ello, McBride desarrolló la puntuación RICE para resolver los problemas relacionados con la toma de decisiones objetivas.
¿Cómo funciona el método de priorización RICE?
Anteriormente, hemos abordado brevemente los componentes de la puntuación RICE. En esta sección, vamos a analizarlos en profundidad uno por uno.
Alcance
El primer componente del marco RICE es el «alcance» (Reach). Mide el número de personas a las que afecta un proyecto en un periodo determinado. Cuanto mayor sea el alcance, mayor será el número de personas que se beneficiarán del proyecto. Normalmente se mide a lo largo de un mes o un trimestre.
Para calcular el alcance, puedes definir qué categoría de usuarios estás teniendo en cuenta. Sin embargo, lo mejor es utilizar mediciones reales procedentes de las métricas del producto.
Por ejemplo, imagina que vas a lanzar una nueva función de colaboración en tu plataforma de evaluación, que cuenta con 100 000 usuarios activos al mes.
El primer paso es identificar el público potencial o la base de usuarios a los que esta función afectará a lo largo de un mes (o trimestre). Supongamos que calculas que esta función es relevante para el 40 % de tu base de usuarios. Por lo tanto, tu alcance es de 40 000 usuarios.
Impacto
El «impacto» evalúa el efecto potencial de una tarea, una función o un proyecto sobre los usuarios individuales. En el «alcance», se mide el número de personas a las que afecta una función. En el «impacto», se mide en qué medida se ven afectadas esas personas.
Así pues, en el ejemplo anterior, puedes comprobar en qué medida la función de colaboración aumentará la participación de los usuarios y la colaboración del equipo.
Normalmente medimos el impacto con una meta más ambiciosa. McBride utilizó una escala de opción múltiple para ello:
- 3 = Impacto enorme
- 2 = Alto impacto
- 1 = Impacto medio
- 0,5 = Impacto bajo
- 0,25 = Impacto mínimo
No es necesario que utilices la misma escala. Puedes elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.
Un aspecto fundamental que hay que tener en cuenta a la hora de evaluar esto es que debes definir metas claras para cada proyecto antes de utilizar la puntuación RICE. Y la mejor manera de hacerlo es colaborando con tu equipo y las partes interesadas. Puedes utilizar una pizarra compartida para intercambiar ideas y comunicarte en tiempo real.
Confianza
La confianza mide tu certeza respecto a tus estimaciones de alcance, impacto y esfuerzo. Este criterio se determina en función de la respuesta a la siguiente pregunta:
¿Qué grado de confianza tienes en esta función y en las puntuaciones que has asignado?
La respuesta se expresa como un simple porcentaje. McBride utilizó la siguiente escala de elección múltiple:
- 100 % = Alta confianza
- 80 % = Confianza media
- 50 % = Confianza baja
Cualquier valor inferior al 50 % es una suposición. Una vez más, puedes utilizar la escala que mejor te funcione. Desde intervalos del 10 % hasta intervalos del 25 %, utiliza la que mejor se adapte a tus necesidades. Sin embargo, la clave aquí es ser totalmente sincero.
El contexto del usuario, la investigación y la experimentación deben respaldar una puntuación de confianza elevada. También puedes utilizar herramientas de gestión del backlog de producto para obtener análisis e información avanzados.
La puntuación de confianza te permite asegurarte de que tus decisiones están realmente respaldadas por datos. Si tienes puntuaciones altas en alcance e impacto, pero una puntuación de confianza baja, puedes estudiar cómo mejorarla.
Esfuerzo
El «esfuerzo» indica la cantidad total de trabajo que hay que realizar para completar el proyecto. Debes tener en cuenta el tiempo de los miembros de tu equipo, incluidos los equipos de producto, diseño e ingeniería. Se calcula en «personmes», es decir, la cantidad de trabajo que un miembro del equipo puede realizar en un mes.
A diferencia de otros factores, el esfuerzo es un factor negativo. Por lo tanto, cuanto mayor sea el esfuerzo, menos viable será tu proyecto. Un mayor esfuerzo significa que necesitarás más tiempo para terminar el proyecto.
Por ejemplo, el diseño, las pruebas, la depuración y el lanzamiento de la función de nuestro ejemplo pueden llevar tres meses. Suponiendo que cuentes con un equipo de 5 personas, tu puntuación de esfuerzo sería de 15 meses-persona.
Lo mejor es hablar con los miembros de tu equipo para hacerte una idea precisa.
Cómo optimizar el proceso de priorización RICE
El uso de plantillas y de software de gestión de productos puede optimizar tu proceso de priorización RICE.
ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos que simplifica la gestión de productos y la hace más rápida y sencilla. Puedes utilizar ClickUp para la gestión de productos con el fin de definir la visión de tu producto, simplificar el proceso de priorización y crear hojas de ruta que fomenten el trabajo en equipo.
Además, infórmate sobre las herramientas de priorización del trabajo que te ayudarán a organizar mejor tus tareas diarias. A continuación te explicamos cómo:
Vista de tareas de ClickUp
Las vistas de tareas te ofrecen una forma única de visualizar tus tareas. Puedes elegir entre diferentes vistas, como lista, actividad, tablero, tabla y equipo. Puedes enumerar tareas, escribir actualizaciones, plantear preguntas contextuales sobre diferentes tareas y generar resúmenes de tareas.
Pregunta a los miembros por sus tareas específicas para calcular el esfuerzo que supondrá para tu equipo (horas presenciales, semanas o meses).
Campos personalizados
Con los Campos personalizados, puedes personalizar tu entorno de trabajo y añadir diferentes tipos de datos. Puedes utilizar fórmulas avanzadas, funciones matemáticas, funciones de fecha y hora, etc. Esto es perfecto para asignar puntuaciones a tus componentes RICE.
ClickUp también te permite crear campos, realizar su edición y mostrarlos u ocultarlos cuando sea necesario.
Diagramas de Gantt de ClickUp
Puedes utilizar ClickUp Product Planning para crear hojas de ruta, establecer hitos, añadir plantillas, visualizar mejor los proyectos y mucho más. Los diagramas de Gantt te permiten planificar con éxito y visualizar los cronogramas de los proyectos. Podrás comparar y colaborar fácilmente, gestionar prioridades y realizar un seguimiento del progreso.
📮Dato de ClickUp: Un trabajador del conocimiento típico tiene que ponerse en contacto con una media de seis personas para terminar su trabajo. Esto significa comunicarse a diario con seis contactos clave para recabar información contextual esencial, ponerse de acuerdo sobre las prioridades y hacer avanzar los proyectos.
El problema es real: los seguimientos constantes, la confusión entre versiones y los «agujeros negros» de visibilidad merman la productividad del equipo. Una plataforma centralizada como ClickUp, con «Búsqueda conectada» y el «AI Knowledge Manager», aborda este problema poniendo el contexto al alcance de tu mano al instante.
Metas de ClickUp
El marco de priorización RICE funciona mejor cuando tu equipo y las partes interesadas se ponen de acuerdo sobre los objetivos que queréis alcanzar utilizando diferentes ideas. ClickUp Goals ayuda a alinear los objetivos del equipo, establecer objetivos claros, medir el éxito y gestionar todos tus objetivos en un solo lugar.
Plantillas de priorización
El uso de plantillas de priorización y planificación de productos aumenta la eficiencia, mejora la toma de decisiones y garantiza una asignación eficaz de los recursos. Algunas de las plantillas que puedes utilizar son:
- Evalúa las tareas en función de su impacto y del esfuerzo que requieren utilizando la plantilla de la matriz de priorización de ClickUp.
- Gestiona ideas y propuestas con la colorida plantilla de pizarra para la priorización
- Esboza tu proceso de desarrollo y realiza el seguimiento de los cronogramas con la plantilla de desarrollo de nuevos productos. Esta plantilla también te ayuda a coordinar a los equipos en torno a los hitos.
- Visualiza tu proceso de desarrollo de producto y obtén información detallada sobre cada componente utilizando la plantilla de hoja de ruta del producto
Ventajas e inconvenientes del método de priorización RICE
Al igual que otros marcos de trabajo, el método de priorización RICE tiene ventajas e inconvenientes. Aunque cuantifica tus ideas, también puede resultar impreciso. Analicemos estas ventajas e inconvenientes con detalle.
Ventajas
Estas son algunas de las ventajas del método de priorización RICE:
1. Mejor comunicación
Este método permite una mejor comunicación gracias a un sistema de puntuación estandarizado y ayuda a transmitir las prioridades de forma clara. Ayuda a todos a identificar las tareas de máxima prioridad y a gestionar mejor sus prioridades. Además, el uso de herramientas de gestión de productos también mejora la colaboración y el uso compartido de información en tiempo real.
2. Priorización clara
La puntuación RICE te ofrece una clasificación clara y numérica de las tareas o funciones. De este modo, puedes ordenar la lista según la prioridad, centrándote más en los elementos de alta prioridad. Esto te permite utilizar tus recursos, incluidos el tiempo y el dinero, de forma eficiente.
3. Fácil de entender
El método RICE utiliza un sencillo sistema de puntuación basado en cuatro factores, por lo que cualquiera puede utilizarlo sin necesidad de contar con una certificación o cualificación en gestión de productos. Los miembros del equipo, las partes interesadas y los responsables de la toma de decisiones pueden utilizarlo fácilmente para comprender el razonamiento que subyace a diversas decisiones relacionadas con la priorización.
4. Tiene en cuenta factores importantes
La puntuación da prioridad a cuatro factores clave: alcance, impacto, confianza y esfuerzo. Estos se encuentran entre los factores más importantes a la hora de evaluar la viabilidad de una idea y determinar si esta es viable.
5. Priorización basada en datos
El marco RICE ofrece un enfoque cuantitativo para la priorización, al eliminar los sesgos personales y las opiniones subjetivas. Se basa en datos contrastados y hechos cuantificables que te ayudan a tomar decisiones fundamentadas.
6. Flexibilidad en las categorías
Ofrece flexibilidad al permitir que los equipos la adapten y apliquen a diferentes categorías de tareas, productos y funciones. Ya se trate de nuevas funciones de productos, correcciones de errores o mejoras de procesos, el método RICE puede adaptarse a diferentes contextos.
7. Ayuda a la coordinación
La puntuación RICE ayuda a coordinar a los miembros del equipo y a las partes interesadas, y garantiza que todos trabajen con las mismas metas. Esto también fomenta un entorno de trabajo colaborativo y más centrado.
Contras
Algunas de sus desventajas son:
1. Puede ser impreciso
Uno de los principales inconvenientes del método RICE es que implica muchas estimaciones y conjeturas. Podemos sobreestimar los valores, lo que hará que la puntuación sea inexacta. Además, el factor de confianza es subjetivo y depende de la comprensión que tenga cada persona de la tarea y de su confianza en ella.
Por lo tanto, es fundamental ser lo más preciso posible. Las métricas necesarias pueden ayudarte a conseguirlo.
2. Menos centrado en el cliente
Otro problema de este método es que no se centra en el cliente. Factores como el alcance y el impacto sí que recogen algunos aspectos relacionados con los clientes. Sin embargo, no se tienen en cuenta elementos cruciales como las preferencias, los comentarios y los aspectos emocionales.
Aunque se trate del alcance y el impacto, estas cifras vienen determinadas por lo que el gestor de producto cree que serían el alcance y la influencia de un producto concreto durante un periodo de tiempo específico.
3. Fácil de manejar
La asignación de puntuaciones en el método RICE no está totalmente exenta de juicio subjetivo. Cada gestor de producto tiene sus propios sesgos, lo que puede dar lugar a puntuaciones inconsistentes. Algunos pueden inflar o rebajar las puntuaciones de forma intencionada, especialmente en el componente de confianza. Una forma de evitarlo es involucrar a varias personas en el proceso de puntuación.
Variaciones y alternativas al método RICE
¿Buscas alternativas al modelo de priorización RICE? ¡Tenemos lo que necesitas!
BRICE
La puntuación BRICE es una excelente alternativa al marco RICE para establecer prioridades en la gestión de productos. Es similar al RICE, salvo que mide un factor adicional denominado «importancia empresarial».
Así pues, los cinco factores que se evalúan son: importancia empresarial, alcance, impacto, confianza y esfuerzo. La importancia empresarial mide en qué medida el producto que estás considerando se ajusta a los objetivos estratégicos de la empresa. Normalmente se puntúa entre 1 y 3, siendo 3 la puntuación más alta (lo que indica que el producto es fundamental para la empresa).
Para calcular la puntuación BRICE, puedes utilizar esta fórmula:
Puntuación BRICE = (Importancia empresarial × Alcance × Impacto × Confianza) / Esfuerzo
Valor frente a esfuerzo
«Valor frente a esfuerzo» es un método de priorización que se centra en el valor y el esfuerzo y te permite evaluar diferentes funciones. La idea es bastante sencilla: mides el beneficio que te aportará la idea y lo comparas con el esfuerzo que supone llevarla a cabo.
Asigna a cada función una puntuación de valor y una puntuación de esfuerzo para realizar el cálculo. Las funciones que presentan un valor alto y un esfuerzo bajo son las claras ganadoras. A continuación vienen las de valor alto y esfuerzo alto, y las de valor bajo y esfuerzo bajo. Es mejor evitar las funciones que presentan un valor bajo y un esfuerzo alto.
Aunque el método ofrece una idea clara sobre cómo establecer prioridades, uno de sus inconvenientes es que resulta difícil estimar el valor y el esfuerzo que requiere.
SU-RICE
El marco SU-RICE cuenta con dos factores imprescindibles que no se incluyen en el modelo RICE: la fuente y el perfil de usuario. Se trata de un marco más completo, ya que, además del alcance, el impacto, la confianza y el esfuerzo, también tiene en cuenta de qué fuente proceden las ideas sobre las funciones del producto y el perfil de usuario.
Puedes tener en cuenta cuatro fuentes: clientes potenciales, clientes, mercado o competencia, y factores internos, y hacer una lista con ellas según la prioridad. Este marco permite comprender con mayor detalle el contexto y el impacto potencial de una tarea o una función.
Mapeo de historias
El «story mapping» prioriza las funciones en función de cómo tus clientes tienen previsto utilizar el producto. No se trata de un modelo de puntuación, sino que consiste en recopilar historias de usuario que describan una función y correlacionarlas en un mapa.
Esto te ofrece una visión general del producto y hace una lista de las subtareas y los detalles de cada tarea. Este método está muy centrado en el cliente y te permite tener una visión de conjunto. Mientras generas ideas, también creas un documento visual que sirve de recordatorio para que todos se acuerden de sus metas.
Prioriza mejor utilizando el marco RICE con ClickUp
El marco RICE es un método excelente para decidir qué ideas merecen atención prioritaria. Cuantifica las ideas y facilita su priorización. Además, su aplicación requiere poco tiempo y ayuda a tomar decisiones de forma objetiva.
Algunos aspectos que debes tener en cuenta al utilizar el modelo:
- Céntrate en una única meta
- Tu sistema de puntuación influye en la puntuación
- Involucra a tu equipo en el proceso de puntuación para que resulte más objetivo.
- Utiliza plantillas de gestión de productos para una mejor visualización
- Reevalúa y actualiza periódicamente la puntuación
- La deuda técnica puede subestimarse, así que tenla en cuenta por separado en tu sistema de priorización.
Una herramienta de gestión de productos «todo en uno» como ClickUp ofrece una mejor coordinación, colaboración, visualización y plantillas durante el proceso de priorización. ¡Regístrate gratis hoy mismo!