![Cómo elaborar y gestionar hipótesis de proyecto precisas [Guía completa con más de 30 ejemplos]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/Project-Assumptions-Blog-Feature.png)
En nuestra vida cotidiana hacemos suposiciones: por ejemplo, supones que tu coche funcionará por la mañana y te llevará al trabajo a tiempo. O que tu teléfono no dejará de funcionar mientras intentas localizar una dirección con Google Maps.
Ahora imagine que hace estas suposiciones como gestor de proyectos: de repente hay mucho más en juego. Con el objetivo de entregar un proyecto a tiempo, tienes que partir de un montón de supuestos, como disponibilidad de recursos o aprobación a tiempo del presupuesto solicitado, para elaborar un plan de proyecto.
No se puede confiar en conjeturas, ya que unas suposiciones erróneas pueden hacer descarrilar la entrega del proyecto, sobre todo si no se cuenta con planes de respaldo y no se está preparado para afrontar los riesgos asociados.
En este artículo, analizaremos cómo identificar y gestionar las hipótesis de un proyecto para estimar los resultados de la gestión de proyectos con mayor precisión. Aprenderemos sobre:
- Tipos de supuestos del proyecto con ejemplos
- La relación entre supuestos, dependencias y riesgos del proyecto
- Consejos y estrategias para gestionar las hipótesis de un proyecto
Comprender las hipótesis de un proyecto
Las suposiciones de un proyecto son factores, eventos y circunstancias que los gestores de proyectos y sus equipos asumen como ciertos, aunque no existan pruebas empíricas que las respalden.
Todos los gestores de proyectos se basan en ciertas suposiciones durante el
todo el ciclo de vida del proyecto
. Desde el proceso de planificación del proyecto hasta
si el proyecto se desarrolla con éxito, el conjunto adecuado de supuestos les ayuda a visualizar el éxito del proyecto y a evitar bloqueos como:
- Bloqueo de calendarios y retrasos
- Retrasos en los suministros
- Escasez de presupuesto
- Dinámicas de equipo poco saludables
A pesar del aspecto sin pruebas, la mayoría de las hipótesis de los proyectos se basan en tendencias de datos y experiencias pasadas, o son conjeturas fundadas. Parecen de sentido común, hasta que dejan de serlo y se convierten en un riesgo para el proyecto. 🥲
Por qué cada suposición de un proyecto puede ser un riesgo potencial, y cómo hacer frente a la incertidumbre
Las suposiciones se llaman así porque se basan en incógnitas e incertidumbres.
Así que siempre hay un nexo entre supuestos y riesgos. Por eso es necesario contar con un plan de acción que le ayude a tener en cuenta los riesgos potenciales a los que puede enfrentarse si sus suposiciones se vuelven locas.
Los gestores de proyectos de éxito suelen hacer frente a estas incertidumbres:
- Identificando las hipótesis del proyecto y documentando los pasos a seguir en caso de que una o varias resulten erróneas
- Recurrir a investigaciones exhaustivas y consultas a expertos para detectar las hipótesis complicadas
- Observando los supuestos más volátiles (como las fluctuaciones de precios) a intervalos regulares
Consejo profesional: Al identificar los supuestos clave, siempre es conveniente que el director del proyecto anote el riesgo potencial uno al lado del otro. Una forma rápida de hacerlo es mediante el
Plantilla de pizarra de evaluación de riesgos de ClickUp
-viene con un mapa codificado por colores para ayudarle a realizar un seguimiento de la probabilidad y gravedad de todos los riesgos del proyecto.
Cree un proceso sistemático para identificar, evaluar y controlar los peligros y riesgos con la plantilla de pizarra de evaluación de riesgos de ClickUp
Los riesgos relacionados con supuestos poco fiables del proyecto suelen acabar en la esquina superior derecha del mapa y requieren una supervisión constante.
6 Tipos comunes de hipótesis de proyecto
Podemos dividir los supuestos de un proyecto en diferentes categorías dependiendo de en qué se centren. Aunque la categorización depende de usted, aquí tiene los seis tipos más comunes con ejemplos:
1. Supuestos de proyecto relacionados con las operaciones
Todo gestor de proyectos conoce los riesgos inherentes a las operaciones diarias, como la ampliación del alcance, las averías de los equipos, los conflictos entre equipos o la falta de comunicación con las partes interesadas en el proyecto.
A continuación se exponen una serie de supuestos de proyecto de amplio alcance relacionados con las operaciones que puede tener en cuenta:
- ninguna circunstancia inesperada provocará costes adicionales, retrasos o problemas de personal
- no habrá problemas de comunicación y colaboración internos ni externos
- el software que utilizamos para el desarrollo de productos y la gestión de proyectos no sufrirá retrasos ni fallos que puedan afectar a la duración del proyecto
- El equipo no se quedará sin los recursos necesarios para completar las tareas
- no nos encontraremos con problemas a la hora de pedir y obtener los materiales y suministros necesarios
- Los miembros del equipo se mantendrán sanos y productivos para cumplir con sus obligaciones
Muchas de estas suposiciones implícitas pueden ser un pasivo potencial y provocar retrasos e incluso el fracaso del proyecto, por lo que es importante ser prudente con las estimaciones. Por ejemplo, en lugar de suponer una disponibilidad del equipo del 100%, es más prudente estimar una disponibilidad del 80% para tener en cuenta las bajas por enfermedad y las vacaciones.
2. Supuestos ambientales del proyecto
Las hipótesis ambientales de proyecto, también llamadas hipótesis de localización, se centran en factores ambientales sobre los que no se tiene control. Observemos a continuación algunos ejemplos de supuestos de proyecto relacionados con escenarios medioambientales:
- No habrá acontecimientos geopolíticos inesperados que puedan afectar al éxito del proyecto
- Las catástrofes naturales, si las hay, no afectarán a la disponibilidad de los suministros necesarios
- el cumplimiento de la normativa seguirá siendo el mismo
- las operaciones no plantearán riesgos medioambientales a corto o largo plazo
- La fábrica no se inundará en caso de lluvias torrenciales
- La demanda del producto se mantendrá estable en un futuro previsible
Consejo: Utilice el
Plantilla del Plan de Contingencia de ClickUp
para idear soluciones alternativas a los supuestos medioambientales que han salido mal.
3. Supuestos del proyecto basados en el tiempo
Las hipótesis temporales o de programación del proyecto se centran en la duración del proyecto, con el objetivo de predecir cuánto durará cada actividad y tarea. Se utilizan para crear un calendario realista del proyecto al que atenerse. ⌛
Algunos ejemplos de hipótesis de proyecto habituales en este ámbito:
- El equipo es suficientemente competente para completar las tareas según el calendario del proyecto
- Lo previsto dependencias del proyecto no cambiarán y perturbarán el calendario del proyecto
- las partes interesadas en el proyecto estarán disponibles para reuniones y consultas puntuales
- No habrá retrasos en los procesos de retroalimentación y aprobación
- El flujo de trabajo diario del equipo se ajusta a los plazos
- no habrá retrasos debidos a la falta de recursos o de personal
4. Supuestos del proyecto relacionados con los recursos
Estos supuestos se refieren a la disponibilidad y gestión de todos los recursos necesarios para la realización de los proyectos, desde los materiales y la tecnología hasta el capital humano.
Vea algunos ejemplos de supuestos relacionados con los recursos:
- Nuestro proveedor entregará los materiales a tiempo para un ciclo de producción sin problemas
- el equipo de la fábrica se inspeccionará y revisará con regularidad para evitar averías repentinas
- El jefe de proyecto ha asignado suficientes miembros al proyecto
- Se han tenido en cuenta los pormenores del presupuesto
- Los miembros del equipo no se tomarán días libres ni renunciarán hasta que el proyecto esté terminado
- la plataforma de gestión de proyectos en uso no experimentará tiempos de inactividad
Defina estas hipótesis durante el proceso de planificación del proyecto: es posible que necesite la aprobación de los principales interesados en determinadas áreas (como la elaboración del presupuesto).
5. Supuestos financieros del proyecto
A algunos equipos les gusta registrar las hipótesis financieras por separado para disponer de estimaciones de costes del proyecto más detalladas: la idea es reservar dinero para cada fase, tarea o hito del proyecto.
He aquí algunos ejemplos de supuestos presupuestarios:
- El coste de la mano de obra no aumentará en los próximos tres meses
- Los costes de adquisición se mantendrán dentro de los límites previstos
- El coste del alquiler del material no subirá más del 10%
- los costes de seguro no superarán el 0,5% del coste total del proyecto
- las estimaciones de costes están preparadas para tener en cuenta una desviación estándar del 5% en las tasas de inflación
6. Hipótesis sobre el alcance del proyecto
El alcance de un proyecto describe los objetivos de entrega, los requisitos y las tareas que hay que realizar para obtener un resultado final determinado. Básicamente, todo el alcance del proyecto es una suposición.
He aquí algunos ejemplos de suposiciones sobre el alcance de un proyecto:
- el calendario original del proyecto no cambiará
- no se incorporarán requisitos de última hora en el ámbito de aplicación
- Todos los miembros del equipo del proyecto comprenden el alcance y su papel en el conjunto
- La carta del proyecto define el alcance y los resultados en términos claros
- Las principales partes interesadas están de acuerdo con la carta del proyecto
- Ningún factor externo afectará al alcance
Bonificación: Utilice el
Plantilla de alcance del proyecto ClickUp
o la plantilla
Plantilla de Carta de Proyecto ClickUp
para organizar todos los datos relacionados con el alcance, incluidas las dependencias, los calendarios y los plazos del proyecto. Ambas plantillas son colaborativas, lo que permite a los miembros del equipo contribuir y realizar cambios en el alcance en tiempo real para mejorar la transparencia.
Los participantes pueden preparar una versión de su modelo de negocio utilizando la plantilla de pizarra para el alcance del proyecto de ClickUp
¿Cómo se relacionan las hipótesis, las dependencias y los riesgos del proyecto?
Sabemos que los supuestos, las dependencias y los riesgos de un proyecto dictan su curso y ayudan a gestionar los flujos de trabajo de forma eficaz, pero ¿cómo se afectan entre sí estos conceptos? Averigüémoslo.
Tanto las hipótesis como las dependencias del proyecto pueden generar riesgos, pero de distintas maneras. Como ya hemos dicho, toda suposición tiene un potencial de riesgo, ya que siempre existe la posibilidad de que no sea válida. En la mayoría de los casos, las suposiciones se aplican a la totalidad de los proyectos. Por ejemplo, supones que los miembros de tu equipo de proyecto alcanzarán los hitos sin demora, pero la probabilidad de que no lo hagan es un riesgo.
Las dependencias, por su parte, denotan el riesgo relacionado con dos o más actividades interconectadas. Digamos que para que un proyecto pase a la fase de lanzamiento, primero requiere la aprobación final de los principales interesados, que los gestores del proyecto asumen que obtendrán a tiempo.
En este caso, la tarea de aprobación es una "dependencia", ya que su retraso puede posponer todo el calendario de lanzamiento del proyecto.
Supuestos, riesgos y limitaciones del proyecto: Una comparación
Los supuestos, riesgos y limitaciones del proyecto son conceptos que se solapan, así que vamos a arrojar algo de luz sobre ellos. 🔦
Centrémonos en los riesgos y las limitaciones individualmente para poder comparar.
Supuestos frente a riesgos del proyecto
Tanto las hipótesis como los riesgos se tienen en cuenta antes de iniciar un proyecto. La diferencia estriba en que uno quiere que las hipótesis se cumplan para que el proyecto tenga éxito. Sin embargo, para
-pondrán en peligro su proyecto si se materializan, por lo que necesita un plan de gestión de riesgos para reducir la probabilidad de cada riesgo documentado.
Supuestos frente a limitaciones del proyecto
Las restricciones del proyecto son limitaciones preexistentes que hay que tener en cuenta al hacer suposiciones sobre el proyecto. A diferencia de las hipótesis, que pueden ser ciertas o no, las limitaciones son seguras. Según el Project Management Institute, existen
de limitaciones del proyecto:
- Presupuesto
- Tiempo
- Alcance
- Calidad
- Beneficios
- Riesgos
Identifique los supuestos y las limitaciones en una fase temprana del proyecto
. Cada supuesto del proyecto le ayuda a planificar y a dirigir la dirección hacia delante, mientras que las restricciones del proyecto son como límites que le mantienen moviéndose en el carril correcto.
3 mejores estrategias para gestionar las hipótesis de un proyecto
He aquí tres consejos y estrategias aprobados por expertos para ayudarle a gestionar las suposiciones del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto. 🌻
1. Aproveche las herramientas de gestión de tareas y proyectos de calidad
Si quieres gestionar los supuestos como un profesional, tienes que utilizar una herramienta que te ayude a visualizar los flujos de trabajo para detectar riesgos, tener una vista de pájaro del presupuesto y los recursos humanos de tu proyecto y hacer ajustes sobre la marcha.
Si encontrar todas estas opciones en una sola herramienta le parece imposible, es sólo porque no ha visto lo que
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Comience su proyecto de la forma correcta con la suite de gestión de proyectos ClickUp
Todo lo que necesita para identificar las hipótesis del proyecto y gestionarlas está disponible en la suite de gestión de proyectos ClickUp
Gestión de proyectos ClickUp
paquete de funciones.
Empecemos con
Documentos de ClickUp
-esta opción de gestión del conocimiento puede ayudarle a crear, editar, compartir y almacenar toda la documentación relacionada con un proyecto, desde un plan y una carta de proyecto hasta
procedimientos normalizados de trabajo (PNT)
. También es una opción excelente si necesita documentar las hipótesis, los riesgos y sus desviaciones en un solo lugar.
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Cerebro ClickUp
clickUp Brain es un potente asistente de escritura con inteligencia artificial, dentro de ClickUp Docs. Con él, puede realizar lluvias de ideas, escribir textos o resumirlos para ahorrar tiempo y aumentar la productividad.
ClickUp Brain cuenta con una práctica función denominada Herramientas de IA, que le permite utilizar más de 100 sugerencias basadas en la investigación para una gran variedad de tareas en equipos multifuncionales. Por ejemplo, si elige la opción Equipo de proyecto, verá indicaciones personalizables como Crear documento de alcance y Crear un plan de gestión de riesgos del proyecto, que le ayudarán a esculpir los supuestos de su proyecto.
Utilice ClickUp AI Tools para acceder a las indicaciones de gestión de proyectos para agilizar el trabajo
Además, si desea que tanto usted como las partes interesadas tengan claras las hipótesis y los plazos del proyecto, utilice
Vistas ClickUp
. Obtendrá 15+ opciones para observar proyectos desde diferentes perspectivas, identificar supuestos estables o falsos, y localizar dependencias y riesgos de forma proactiva.
Utilice la
Vista de lista
para organizar los flujos de trabajo o la
Vista del tablero
para ordenar las tareas en función del nivel de realización. Aproveche las vistas avanzadas como la vista
Vista de la carga de trabajo
para gestionar la carga de trabajo de su equipo o la
Vista del diagrama de Gantt
para realizar un seguimiento de las limitaciones y dependencias del proyecto en una línea de tiempo ajustable que se puede arrastrar y soltar.
¿Necesita discutir los riesgos con los equipos más rápidamente? Utilice la función
Vista de chat
para comunicarse con su equipo sin salir de ClickUp, minimizando la necesidad de largas reuniones y
.
Personalice las Vistas de ClickUp para ayudar a su equipo a mantenerse alineado, independientemente del estilo de trabajo de cada uno
2. Mantenga un registro de suposiciones
Piense en un registro de suposiciones como en un diario del gestor de proyectos: aquí es donde anotará todas las suposiciones que haga desde la fase de planificación del proyecto hasta la finalización del mismo
.
Disponer de todas las hipótesis del proyecto en un único lugar le ayudará a hacer un seguimiento de las mismas, controlar su validez y realizar cambios cuando sea necesario.
Utilice las plantillas de ClickUp para mantener los registros de supuestos con diligencia
ClickUp ofrece
más de 1.000 plantillas
para diversos fines, incluido el mantenimiento de registros de suposición. Estas plantillas vienen con secciones prefabricadas y sirven como atajo para una documentación de calidad.
Si desea gestionar los supuestos de un proyecto, le recomendamos que eche un vistazo a
y
plantillas de evaluación de proyectos
.
Por ejemplo, la plantilla
Plantilla de matriz de decisión de la parrilla de suposiciones de ClickUp
es perfecta para organizar los registros de supuestos de un proyecto en función de factores de riesgo e incertidumbre.
Utilice la plantilla de matriz de decisiones de la cuadrícula de supuestos de ClickUp para clasificar los supuestos y determinar los riesgos
Puede utilizar los Campos personalizados de la plantilla para especificar sus supuestos, añadir atributos a cada uno y explicar su impacto en los criterios de toma de decisiones. Su función de actualizaciones en tiempo real puede mantener a sus interesados informados de todos los cambios que realice.
Una vez que haya terminado con las suposiciones, utilice el botón
Plantilla de planificación de proyectos de ClickUp
para desglosar su proyecto, organizar las tareas y los recursos, y realizar un seguimiento del progreso para asegurarse de que sus suposiciones son correctas.
La plantilla de planificación de proyectos de ClickUp permite gestionar las comunicaciones, el progreso y la entrega para alcanzar sus objetivos
3. Controle constantemente sus suposiciones
No basta con documentar las hipótesis. A medida que avance el proyecto, se demostrará que algunas de sus hipótesis son correctas, mientras que otras pueden resultar inválidas. Esto significa que el plan del proyecto puede cambiar y que hay que pensar con la cabeza fría para ajustar los flujos de trabajo del equipo.
Por eso, como gestor de proyectos, debes hacer un seguimiento constante de la lista de hipótesis del proyecto y estar atento a cualquier imprevisto. Esto te ayudará a detectar los cambios más pequeños y a ajustar el rumbo en consecuencia.
Uso de ClickUp para supervisar y gestionar supuestos
ClickUp ofrece una serie de soluciones para identificar las suposiciones del proyecto que resultan ser falsas. Por ejemplo, puede configurar
Automatizaciones de ClickUp
para enviarle una alerta cuando se produzcan cambios en las hipótesis y restricciones críticas.
Digamos que su suposición es que una determinada tarea exige 50 horas: puede configurar una automatización sencilla para que le envíe una notificación si el tiempo de seguimiento de la tarea supera las 50 horas.
Automatizaciones de creación de tareas en ClickUp
Además, visualice las métricas del proyecto y realice análisis de hipótesis con
Cuadros de mando ClickUp
. Elija entre más de 50 tarjetas para personalizar su Cuadro de mando y presentar los datos numéricos o visuales específicos que le interesen. Visualizar los supuestos de proyectos anteriores puede ayudarle a planificar futuros proyectos y minimizar las desviaciones.
Siga en tiempo real el progreso en la formación de hábitos con los Tableros de ClickUp
Cómo superar los retos de la asunción de proyectos
Coordinar los supuestos de un proyecto no es tarea fácil: hay una serie de retos que podrían ralentizarle y afectar al éxito de su proyecto.
He aquí algunos retos comunes y formas de superarlos:
Incertidumbre
Este es el principal problema de mantener las hipótesis de un proyecto: no se puede saber si se harán realidad o no. Por desgracia, no hay forma de vencer a la incertidumbre, que es inherente a toda hipótesis de proyecto.
Sin embargo, puedes gestionar mejor las incertidumbres comunicando su impacto a tus equipos y partes interesadas, documentando cada decisión tomada y cada acción emprendida, y supervisando cuidadosamente el calendario del proyecto.
Flujos de comunicación deficientes
La falta de comunicación entre los miembros del equipo puede provocar malentendidos y retrasos en el proyecto. Para superarlo, tienes que asegurarte de que tu personal no tiene miedo de hablar y expresar sus preocupaciones, especialmente cuando se trata de aspectos como la gestión de recursos y el plazo de entrega. Si trabajas a distancia, utiliza herramientas como ClickUp, que permiten una comunicación transparente y en tiempo real sin necesidad de reuniones tensas y demasiado formales.
Bonus: Utiliza
Pizarras ClickUp
para intercambiar ideas sobre la gestión de recursos con equipos multifuncionales en tiempo real. Estos lienzos digitales permiten dibujar, escribir texto, añadir y conectar formas y crear tareas en un entorno más relajado que favorece la comunicación.
Falta de voluntad de cambio y adaptación
Tanto los gestores de proyectos como las partes interesadas deben ser flexibles y estar dispuestos a realizar cambios sobre la marcha para acomodar nuevos supuestos. La falta de voluntad para hacerlo por ambas partes puede afectar a los resultados del proyecto.
Al gestionar las hipótesis en la gestión de proyectos, asegúrate de que todos los implicados entienden las consecuencias de no adaptarse a los cambios. Celebre reuniones periódicas con las partes interesadas, manténgalas al día y explíqueles el razonamiento que hay detrás de cada acción y decisión.
Gestione los supuestos del proyecto con ClickUp
Coordinar los supuestos del proyecto es uno de los pilares de el éxito de la gestión de proyectos . Sin supuestos, no se pueden estimar los resultados del proyecto ni determinar los objetivos de forma realista.
Como herramienta gratuita de gestión de proyectos ClickUp le ofrece todo lo que necesita para llevar un registro de supuestos del proyecto, colaborar con equipos y partes interesadas, e identificar dependencias, limitaciones y riesgos de forma sencilla.
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