En el dinámico mundo de las agencias, los plazos se ciernen sobre la empresa y la comunicación no cesa. Mantener la productividad de los empleados y evitar que se estresen es un reto y una prioridad para los directivos.
Las herramientas de productividad son una excelente solución a este problema. Invirtiendo en las herramientas adecuadas, las agencias pueden ayudar a sus equipos a cumplir sus tareas y mantener la moral alta.
¿Qué debe buscar en las herramientas de productividad?
La productividad puede significar cosas distintas para equipos diferentes. Puede ser un CRM completo para el equipo de ventas, o para los gestores de proyectos,
herramientas de control de tiempo
pueden resultar esenciales para una sólida gestión de proyectos.
Estos son algunos factores clave que debes tener en cuenta a la hora de elegir herramientas de productividad para tu agencia:
- Funciones de colaboración: Elija un software de productividad con herramientas integradas de colaboración y gestión de proyectos para facilitar la comunicación interna del equipo durante los proyectos o durante la edición de documentos y presentaciones
- Personalización: Elija una herramienta flexible que se adapte fácilmente a los flujos de trabajo y procesos de su agencia
- Facilidad de integración: Asegúrese de que puede integrar fácilmente la plataforma de productividad elegida con su pila tecnológica para evitar silos de datos
- Buena experiencia de usuario: Seleccione herramientas con una experiencia de usuario intuitiva para minimizar las curvas de aprendizaje y los flujos de trabajo interrumpidos
- Escalabilidad: Dé prioridad a las herramientas de productividad adecuadas para la gestión de múltiples proyectos para equipos de todos los tamaños, ya que esto garantizará que la herramienta se adapte al crecimiento de la agencia sin necesidad de cambiar de plataforma
- Cumplimiento: Manténgase al tanto de los cumplimientos (como HIPAA en los EE. UU., GDPR en la UE, etc.) para evitar bloqueos en el futuro
Cuando se opta por plataformas que se complementan funcionalmente, se disfruta de flujos de trabajo sin redundancias y con una mayor eficiencia.
¿Listo para elevar su nivel de productividad?
Eche un vistazo a nuestra lista de las mejores herramientas que podrá elegir en 2024
Las 10 mejores herramientas de productividad para agencias en 2024
Ahora que hemos visto qué características hay que tener en cuenta a la hora de elegir
exploremos las mejores herramientas para agencias y comprendamos cómo pueden ayudar a tu equipo a mejorar su rendimiento.
1. ClickUp
ClickUp es una plataforma integral de productividad y gestión de proyectos. Ayuda a las empresas a gestionar sus proyectos, crear y almacenar documentación, gestionar campañas de ventas y marketing, y mucho más.
Resulta especialmente útil para las agencias que buscan una solución sencilla pero escalable para atender las necesidades específicas de sus equipos y fomentar la colaboración interfuncional.
Por ejemplo, su equipo de marketing puede redactar y gestionar campañas de marketing de principio a fin en
mientras que su gestor de proyectos puede supervisar los proyectos utilizando
de ClickUp. Sus equipos de ventas y de relaciones con los clientes tampoco se quedan atrás: Permítales utilizar ClickUp CRM para impulsar la generación de prospectos y la captación de clientes.
Gestione varios proyectos con las tareas, subtareas y listas de control de ClickUp
ClickUp es conocido sobre todo por sus funciones de gestión de proyectos. La plataforma cuenta con funciones avanzadas como tareas y subtareas (para desglosar un proyecto grande), descripciones de tareas, campos personalizados, estados (para añadir los detalles relevantes, personas asignadas, plazos y adjuntos, etc., sobre cada tarea),
(para medir el progreso y la productividad de su proyecto), y mucho más.
Puede utilizar
de ClickUp le permite bloquear su día para concentrarse en el trabajo, establecer estimaciones de tiempo para tareas individuales y proyectos completados, añadir notas a sus entradas de tiempo para saber dónde y cómo emplea su tiempo, y ver sus informes de tiempo desde cualquier lugar
Organícese mejor y aproveche mejor su tiempo con el control de tiempo de proyectos de ClickUp
Puede realizar el seguimiento de su tiempo desde cualquier dispositivo, actualizar el tiempo desde cualquier lugar y crear y personalizar hojas de control del tiempo para gestionar eficazmente sus horas de trabajo
Y si quiere ser aún más juicioso con su tiempo, utilice
. Puede elegir entre más de 100 secuencias de automatización incorporadas o personalizarlas para poner sus tareas rutinarias y mundanas en piloto automático mientras usted se centra en un trabajo más significativo e impactante.
Elimine la carga de trabajo y agilice sus flujos de trabajo con la Automatización de ClickUp
El uso de las plantillas integradas de ClickUp para diversos proyectos, campañas y gestión de clientes también es una forma excelente de realizar más trabajo con mayor rapidez, sin la molestia de tener que utilizar varias herramientas. El uso de formatos preestablecidos para flujos de trabajo repetitivos significa que no tiene que crear documentos, informes y otros materiales colaterales desde cero. Crear plantillas personalizadas es muy fácil; puede utilizarlas como modelos para futuras campañas y procesos.
Plantilla de productividad de ClickUp
ofrece una forma sencilla de realizar un seguimiento de las acciones y los resultados en toda la agencia. Puede establecer metas semanales y mensuales para que los equipos trabajen en ellas. A continuación, sólo tiene que clasificar las tareas de cada meta en uno de los tres estados personalizados (pendiente, en curso y realizado) para supervisar el progreso.
Esta plantilla no sólo sirve para medir la productividad en el lugar de trabajo, sino también para el seguimiento de la productividad personal.
Empiece a trabajar en cuestión de minutos con la plantilla de productividad de ClickUp, que incluye tareas preestablecidas, vistas y automatización
Por último, las agencias pueden utilizar
como su socio de productividad basado en IA para obtener mejores resultados y reducir los esfuerzos manuales. ClickUp Brain ayuda a las agencias de tres maneras:
- El AI Writer for Work es un socio creativo de intercambio de ideas que puede escribir y editar textos convincentes desde cero. Basta con introducir una indicación para recibir en cuestión de minutos un contenido específico para cada rol, desde resúmenes de blogs y entradas de blog completas hasta textos para páginas de destino e informes de clientes. Puede realizar revisiones ortográficas y gramaticales y también traducir el contenido a varios idiomas
- AI Knowledge Manager ayuda a todo el mundo a hacer preguntas y obtener respuestas contextuales y completas de sus documentos, tareas y proyectos
- AI Project Manager le ayuda a gestionar y automatizar su trabajo, incluidos los informes de progreso, las reuniones individuales y las actualizaciones del equipo
Ofrezca a los miembros de la agencia un asistente virtual con ClickUp Brain
Los miembros de su equipo dispondrán de un asistente de IA que les ayudará a trabajar de forma más rápida e inteligente, garantizando la productividad de todos
Las mejores funciones de ClickUp
- Gestione sus proyectos a la perfección: Desglose cada proyecto de cliente en tareas y subtareas, establezca estimaciones de tiempo, realice un seguimiento de sus horas de trabajo y mucho más
- Supervise el progreso con el seguimiento de metas: Analice la productividad de su equipo enlazando proyectos con metas y ajustando objetivos medibles
- Cree documentos colaborativos: Cree documentos y wikis con ClickUp Docs, comparta opiniones mediante comentarios y vídeos y edite documentos simultáneamente
- Trabaje de forma más inteligente con ClickUp Brain: Aproveche las capacidades de IA generativa de ClickUp para escribir, editar y resumir contenidos, encontrar información útil, etc
- Obtenga acceso a más de 1000 plantillas: Aumente la productividad del equipo accediendo a las plantillas de ClickUp listas para usar para todos los Teams y casos de uso en lugar de crear documentos desde cero
Limitaciones de ClickUp
- Puede haber una curva de aprendizaje pronunciada para los usuarios novatos
- ClickUp Brain sólo está disponible en los planes de pago
Precios de ClickUp
- Free Forever: gratis, gratuito/a
- Ilimitado: 7 $/mes por usuario
- Empresa: 12 $/usuario al mes
- Empresa Plus: 19 $/usuario al mes
- Empresa: Contactar para precios
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4.7/5 (9.300+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (4.000+ opiniones)
2. WorkFlowy
vía
WorkFlowy es una herramienta de productividad de listas anidadas basada en texto donde los usuarios pueden crear listas con viñetas con cualquier número de jerarquías. Ofrece una de las formas más sencillas para que todo el equipo tome notas, gestione sus proyectos y haga un seguimiento de las tareas pendientes.
Su interfaz de usuario (IU) minimalista y sin distracciones la convierte en una gran opción para las pequeñas agencias que no necesitan dedicar tiempo a procesos elaborados. Algunas funciones de WorkFlowy son las listas con viñetas, los enlaces compartibles sin necesidad de iniciar sesión y los comentarios. Todo ello facilita a tus equipos la gestión de proyectos y la colaboración en documentos.
Las mejores funciones de WorkFlowy
- Gestione sus proyectos a nivel granular mediante la creación de múltiples niveles de subtareas con plazos individuales y las partes interesadas
- Garantice la coherencia de sus documentos cada vez que copie y pegue información, ya que Workflowy sustituye todas las instancias de esa información en otro lugar
- Ofrezca a sus clientes acceso a sus documentos con un enlace sin necesidad de iniciar sesión para que puedan revisar el trabajo sin necesidad de crear una cuenta en Workflowy
Límites de Workflowy
- El plan Free viene con funciones mínimas
- Workflowy no proporciona integraciones con otras herramientas
- Workflowy prioriza una interfaz de usuario mínima, lo que dificulta su personalización por parte de los usuarios individuales
Precios de Workflowy
- Free Forever: gratis, gratuito/a
- Pro: $4.99/usuario por mes
Valoraciones y reseñas de WorkFlowy
- G2: 4.5/5 (20+ opiniones)
- Capterra: No hay suficientes opiniones
3. Google Keep
vía
Lanzada en 2013, Google Keep es una app, app, gratuita/a para tomar notas de Google. Su interfaz de usuario sencilla y sin complicaciones facilita a los usuarios anotar pensamientos, organizar listas de tareas pendientes y gestionar el trabajo sin distracciones.
Las agencias que utilizan Google Workspace pueden beneficiarse significativamente de la app, ya que se sincroniza a la perfección con las cuentas de Google. Esto facilita el seguimiento de las ideas y la gestión de toda la información en un solo lugar.
Google Keep cuenta con una sólida app para iOS y Android, que te facilita a ti y a tus equipos la toma de notas en cualquier momento y lugar
Las mejores funciones de Google Keep
- Captura ideas con la función de grabación de voz de Google Keep cuando estés fuera de casa
- Accede a tus notas desde cualquier dispositivo con sólo acceder a tu cuenta de Google
- Organiza tus notas con rótulos de colores para clasificarlas
- Comparte tus notas con tus compañeros y edítalas conjuntamente para disfrutar de una experiencia de colaboración
Límites de Google Keep
- Las opciones de formato de texto de Google Keep son limitadas
- No hay historial de revisiones
- Funciones limitadas en comparación con otras apps de la categoría
Precios de Google Keep
- Google Keep es gratuito/a en el entorno de trabajo de Google
Valoraciones y reseñas de Google Keep
- G2 (Google Workspace): 4.6/5 (42.000+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (más de 100 opiniones)
4. DeskTime
vía
DeskTime es una herramienta de control de tiempo que permite a las empresas supervisar la actividad de los empleados, controlar el tiempo dedicado a las tareas y analizar las tendencias de productividad. Ayuda a las empresas a optimizar la asignación de recursos, identificar las actividades que suponen una pérdida de tiempo y mejorar los procesos de gestión de proyectos.
Al implantar un cronómetro como DeskTime, los organismos también pueden aumentar la rendición de cuentas, fomentar la transparencia, y
. Puede ser útil si sigue un plan de pagos por horas con los contratistas.
Sin embargo, herramientas como DeskTime -que controla constantemente el tiempo de los empleados- podrían crear una cultura de microgestión, por lo que es esencial establecer metas y expectativas claras antes de incorporarlas a su flujo de trabajo.
DeskTime mejores funciones
- Automatiza el seguimiento del tiempo con la app de escritorio DeskTime. Obtenga datos precisos sobre las horas de trabajo de sus empleados sin las molestias de las hojas de horas manuales
- Obtenga informes detallados sobre la productividad del equipo con una visión general de las horas de trabajo y los niveles de rendimiento de su equipo. También puede comparar las tendencias de rendimiento para comprobar si hay una caída en los niveles de productividad de su equipo
- Ajuste recordatorios de descansos para animar a sus empleados a reponer fuerzas
- Realice capturas de pantalla de las ventanas de sus empleados a intervalos aleatorios para obtener pruebas de su trabajo y asegurarse de que no se hace un uso indebido de los recursos de la empresa
Límites de DeskTime
- El plan gratuito/a sólo es compatible con un usuario
- DeskTime no proporciona niveles de acceso granular
- Las llamadas no son objeto de seguimiento, lo que significa que el tiempo dedicado a reuniones no se calcula como tiempo productivo
Precios de DeskTime
- Lite: Gratis/a
- Pro: 5 $/usuario al mes
- Premium: 7 $/usuario al mes
- Empresa: 14 $/usuario al mes
Valoraciones y reseñas sobre DeskTime
- G2: 4.6/5 (más de 200 opiniones)
- Capterra: 4.5/5 (más de 500 opiniones)
5. Calendly
vía
Calendly es una "plataforma de automatización de la programación" que permite a individuos y equipos crear enlaces de programación de reuniones y asignarlas en función de la disponibilidad de los miembros del equipo.
El uso de un programador de reuniones como Calendly ahorra tiempo a las agencias, reduce los conflictos de programación y garantiza la coordinación de las reuniones (y la comunicación con los clientes). En última instancia, esto aumenta la productividad al liberar tiempo valioso para tareas más críticas.
Las mejores funciones de Calendly
- Cree una página de inicio con espacios para reuniones y compártala con sus clientes para que puedan reservar fácilmente una cita con usted
- Cree una página de reuniones para su equipo y asigne reuniones a los miembros del equipo disponibles cuando alguien reserve una plaza
- Realice encuestas en las reuniones
- Conecte Calendly con su CRM, herramienta de gestión de proyectos o calendario y realice un seguimiento de sus reuniones
Límites de Calendly
- Las páginas de programación de reuniones vienen con opciones mínimas de personalización y branding
- Las ubicaciones no se pueden cambiar ni actualizar después de reservar una reunión
- No hay flujos de trabajo personalizados a nivel organizativo
Precios de Calendly
- Gratuito: Gratuito/a
- Estándar: 12 $/asiento al mes
- Equipos: 20 $/asiento al mes
- Empresa: A partir de 15.000 $ al año
Valoraciones y reseñas de Calendly
- G2: 4.7/5 (2.000+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (3.000+ reseñas)
6. Zapier
vía
Zapier es una plataforma de automatización líder en el mercado que permite a las organizaciones conectar e integrar sus distintas apps y herramientas sin necesidad de código. Las agencias pueden aprovechar Zapier para automatizar tareas repetitivas, sincronizar datos entre distintas plataformas y agilizar los flujos de trabajo en toda su organización.
Ahorra tiempo, reduce los errores manuales, aumenta la eficiencia en la gestión de proyectos, mejora la comunicación con el cliente y facilita las tareas administrativas.
Zapier incluye desencadenantes y acciones que permiten conectar más de 6000 apps y ejecutar flujos de trabajo multiapp.
Las mejores funciones de Zapier
- Configure automatizaciones sin código con el constructor de arrastrar y soltar de Zapier. Conecta tus apps para ajustar flujos de trabajo automatizados
- Configure flujos de trabajo multiacción en varias apps o plataformas para garantizar flujos de trabajo fluidos y sincronización de datos en tiempo real
- Automatización sencilla mediante indicaciones de texto al bot de IA de Zapier y facilite el trabajo a sus empleados no tecnológicos
- Añada formularios de aprobación a los flujos de trabajo
Limitaciones de Zapier
- Puede resultar caro si ejecutas automatizaciones con muchos zaps, tareas o acciones
- Algunos flujos de trabajo e integraciones tienen desencadenantes y acciones limitados
- Algunos usuarios informan de dificultades para encontrar errores y depurar la automatización
Precios de Zapier
- Free Forever (gratis para siempre)
- Para principiantes: 29,99 $ al mes
- Profesional: 73,50 $ al mes
- Equipo: 103,50 $ al mes
- Empresa: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Zapier
- G2: 4.5/5 (1.000+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (2.000+ opiniones)
7. Slack
vía
Slack es una popular app de comunicación interna que facilita la mensajería y la colaboración en tiempo real entre los miembros de un equipo. Slack es especialmente útil para que las agencias incorporen fácilmente a clientes y contratistas a su espacio de trabajo.
A diferencia del correo electrónico, Slack te ayuda a crear grupos para tus equipos y clientes, garantizando conversaciones contextuales en las que nadie se queda al margen.
Slack también cuenta con varias extensiones de terceros que facilitan la implementación de funciones adicionales
como recibir notificaciones sobre el estado de las tareas y hacer un seguimiento del tiempo dedicado a tareas y proyectos.
Las mejores funciones de Slack
- Añade a tus clientes a tu entorno de trabajo de Slack para una mejor colaboración y para mantener todas tus conversaciones organizadas
- Fomenta la comunicación interna del equipo con mensajes directos (DM) y llamadas de audio y vídeo
- Integre Slack con otras herramientas y reciba notificaciones basadas en desencadenantes preestablecidos, como correos electrónicos importantes de clientes o actualizaciones de tareas
- Organice conversaciones en canales específicos para clientes, equipos o proyectos y garantice la transparencia entre todos los miembros del grupo
Límites de Slack
- La calidad audiovisual de las llamadas en Slack no es tan buena como la de otras aplicaciones avanzadas de videoconferencia
- La barra de navegación de Slack puede resultar abrumadora si tienes muchos canales y mensajes de texto
- La app podría encarecerse, especialmente con los costes adicionales de las suscripciones a extensiones e integraciones de terceros
Precios de Slack
- Plan Free: Gratis/a para siempre
- Plan Pro: 8,75 $/usuario al mes
- Plan Business+: 15 $/usuario al mes
- Plan Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Slack
- G2: 4.5/5 (32.000+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (23.000+ opiniones)
8. Asana
vía
Otra herramienta que puede aumentar la productividad de tu equipo es Asana. Esta versátil plataforma de software de gestión de proyectos permite a los equipos (y agencias) organizar, gestionar y hacer un seguimiento de sus
eficazmente.
Asana ofrece 50 plantillas listas para usar diseñadas para dar compatibilidad a la colaboración interfuncional. Además, tu equipo puede usar las capacidades de IA de Asana para crear metas inteligentes, recibir actualizaciones del estado de las tareas y mucho más.
Las mejores funciones de Asana
- Crea proyectos individuales para cada cliente y sigue el progreso usando tareas y subtareas
- Visualiza un gráfico en tiempo real de la carga de trabajo de tu equipo y asigna nuevos proyectos en consecuencia
- Ajusta objetivos y KPI para cada cliente y hazlos coincidir con tus proyectos para medir la productividad del equipo y celebrar los logros
- Ahorre tiempo con la automatización. Configure desencadenantes y acciones para mover tareas, asignar DRI y enviar recordatorios para garantizar una asignación significativa del trabajo
límites de Asana
- La pronunciada curva de aprendizaje para nuevos usuarios puede resultar limitante para equipos grandes
- Una tarea puede ser asignada a un solo usuario, lo que hace que sea un desafío cuando varios usuarios están trabajando en una tarea
- Los proyectos de Asana sólo se pueden exportar como archivos CSV y no JSON o Excel, lo que puede limitar la flexibilidad
Precios de Asana
- Personal: Gratis/a para siempre
- Principiante: 13,49 $/usuario al mes
- Avanzado: 30,49 $/usuario al mes
- Empresa: Precios personalizados
- Enterprise+: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas sobre Asana
- G2: 4.3/5 (9.000+ opiniones)
- Capterra: 4.5/5 (12.000+ opiniones)
9. Hubspot
vía Hubspot Hubspot es una plataforma "todo en uno" para equipos de marketing, ventas e intento correcto del cliente. Ofrece un intervalo de herramientas de productividad para que las agencias ayuden a las empresas a captar clientes en cada fase de su viaje.
Puedes utilizar Hubspot para la generación de leads, la ejecución de campañas de marketing y la gestión de tickets de soporte al cliente.
Las mejores funciones de HubSpot
- Gestiona todas tus funciones de equipo de ventas, marketing e incluso soporte al cliente en esta plataforma todo en uno
- Automatiza el trabajo. Configura flujos de trabajo automatizados para tus procesos de ventas y marketing, como el envío de correos electrónicos y el seguimiento de clientes potenciales
- Utiliza las herramientas gratuitas de Hubspot, como el CRM y el asistente de campañas, para aumentar la eficiencia de tu equipo y cumplir con tus objetivos metas de productividad
- Incorpora a tu equipo fácilmente con la moderna interfaz de Hubspot y sus elaboradas secuencias de incorporación
límites de HubSpot
- Hubspot puede resultar caro para equipos pequeños y medianos ya que las funciones principales sólo están disponibles en el plan Profesional y otros planes de nivel superior
- Los contratos anuales de HubSpot carecen de flexibilidad
- Las pruebas A/B no están disponibles en los planes inferiores
- Se requieren algunos conocimientos técnicos (como los de CSS) a la hora de personalizar las plantillas de Hubspot
Precios de HubSpot
- Gratuito
- Iniciador: 20$ al mes
- Profesional: 800 $ al mes
- Empresa: 3600 $ al mes (facturación anual)
Valoraciones y reseñas de HubSpot
- G2 ( Hubspot Marketing Hub ): 4.4/5 (más de 10.000 opiniones)
- Capterra ( Hubspot Marketing Hub ): 4.5/5 (4.000+ opiniones)
10. Miro
vía Miro Miro es una popular plataforma de pizarra colaborativa en línea que permite a los equipos trabajar juntos en tiempo real, independientemente de su ubicación. Con Miro, puedes idear, hacer lluvias de ideas, planificar y organizar tus ideas de manera eficiente.
La app tiene varias funciones de colaboración, como TalkThrough (que crea videoclips y grabaciones de pantalla de los tableros de Miro) y Interactive Presentation Mode (que compatibiliza la comunicación bidireccional entre usuarios durante reuniones y presentaciones).
Además, Miro incorpora plantillas de productividad para todo: desde flujos de trabajo ágiles y gestión de proyectos hasta rompehielos y juegos.
Las mejores funciones de Miro
- Organice reuniones interactivas con presentaciones bidireccionales y permita que los miembros de su equipo contribuyan a la pizarra en tiempo real
- Fomente la colaboración asíncrona. Cree recorridos en vídeo de sus tableros (y presentaciones) con Talktrack y deje que su equipo colabore en su tiempo libre
- Cree una herramienta de gestión de proyectos al estilo Kanban utilizando notas adhesivas, cuadros de texto y figuras para hacer un seguimiento visual de los proyectos
- Haz preguntas, crea mapas mentales y mucho más con las funciones GenAI integradas en Miro
Límites de Miro
- Funciones limitadas en el plan Free
- No hay una opción predeterminada/a para guardar pizarras personalizadas como plantillas
- Algunos usuarios encuentran que las sesiones expiran aleatoriamente, haciéndoles perder trabajo
Precios de Miro
- Gratuito
- Para principiantes: 10 $/usuario al mes
- Business: 20 $/usuario al mes
- Enterprise: Precios personalizados
Miro valoraciones y comentarios
- G2: 4.8/5 (5.000+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (1.000+ opiniones)
Aumente la productividad de su agencia con ClickUp
Los pequeños cambios dan grandes resultados. Esto es especialmente cierto cuando se trata de productividad.
Para las agencias, esto significa optimizar sus flujos de trabajo y proporcionar a los empleados la compatibilidad que necesitan para tener el trabajo terminado, ya sea una herramienta para gestionar sus proyectos, permitir la comunicación con sus compañeros de equipo o realizar operaciones cotidianas.
Recuerde elegir herramientas de gestión de proyectos que sean compatibles con sus operaciones y procesos. Con ClickUp, puede conseguirlo fácilmente
Trabaje mejor gestionando proyectos, creando documentos colaborativos, intercambiando ideas mediante pizarras e incluso accediendo a un asistente inteligente de IA a través de la plataforma todo en uno: ClickUp.
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