Aumentar los beneficios brutos, optimizar el crecimiento de los ingresos, reducir el tiempo medio de resolución de las solicitudes de asistencia, mejorar el rendimiento del equipo de marketing... hay docenas y docenas de procesos y metas estratégicas que se pueden controlar con los KPI adecuados.
¿Cómo empezar? Va a necesitar un conjunto de buenos KPIs que sean relevantes para sus metas particulares, y tendrá que aprender a construir un cuadro de mando de KPI para realizar un seguimiento eficaz del progreso hacia esas metas.
¿Listo para empezar? Lea a continuación una guía detallada sobre los cuadros de mando de los KPI, además de los pasos para crear el suyo propio.
¿Qué es un cuadro de mando de KPI?
Empecemos por lo que son los KPI: Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son métricas utilizadas para cuantificar y
seguir el progreso hacia sus objetivos o metas
. ¿Qué es un cuadro de mando de KPI?
Piense en ella como en las hojas de puntuación que usted y sus amigos podrían utilizar para realizar un seguimiento de sus puntuaciones en la noche de bolos o mientras juegan a un juego de mesa. Es una representación visual de sus KPI que facilita el seguimiento y la medición del progreso hacia diversas metas. Realizan un seguimiento de los KPI a nivel individual, por equipo o departamento, o a nivel de toda la empresa.
Beneficios de utilizar un Cuadro de mando de los KPI
Una cosa es entender qué es un cuadro de mando de KPI, pero ¿por qué debería utilizarlos? Hay muchas razones:
- Los cuadros de mando de los KPI facilitan la visualización de las metas y los objetivos, lo que fomenta la transparencia en toda la empresa
- Mantienen el enfoque en la consecución de metas específicas, lo que a su vez mantiene a la gente responsable ✨
- Los cuadros de mando de los KPI son una medida del rendimiento fácil de leer que le permite hacer un seguimiento del rendimiento de las personas, los equipos, los departamentos o incluso del rendimiento de la organización en su conjunto
- Utilice los cuadros de mando de los indicadores clave de rendimiento como base para la planificación estratégica y el seguimiento de los resultados previsión de proyectos
- Dado que los cuadros de mando de indicadores clave de rendimiento hacen hincapié en metas u objetivos concretos, mantienen a todo el mundo alineado con su estrategia global
- Al realizar el seguimiento del progreso, se dará cuenta de que algunas áreas no están progresando tan bien como otras, y esto le da una idea de las áreas que deben ser revisadas mejoras en los procesos 🛠️
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Diferentes tipos de Cuadros de mando de KPI
En última instancia, los cuadros de mando de KPI pueden adoptar cualquier forma que resulte más útil para usted y su equipo. Ya sea que esté midiendo el rendimiento general o el seguimiento de las metas de los empleados individuales, no dude en utilizar gráficos, diagramas y otras visualizaciones de datos para facilitar el seguimiento del progreso.
Algunos cuadros de mando de KPI muestran los datos en formato de lista y utilizan códigos de color para diferenciar entre los KPI que van por buen camino y los que no.
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Utilice la plantilla
para crear un cuadro de mando de KPI de forma rápida y sencilla. Esta plantilla de cuadro de mando de KPI permite estados personalizados para cada tarea u objetivo, campos que le permiten añadir diferentes atributos a sus KPI, vistas personalizadas que muestran sus KPI desde diferentes ángulos y mucho más.
Aunque hay muchas maneras de enfocar un cuadro de mando de KPI, hay una metodología que es particularmente popular, y entraremos en detalles sobre ella a continuación. 👀
El Cuadro de Mando Integral KPI Scorecard
El Cuadro de Mando Integral (CMI) es un cuadro de mando de KPI creado por el Dr. David Norton, cofundador de la consultora Renaissance Solutions, y el Dr. Robert Kaplan, profesor de Desarrollo del Liderazgo en la Harvard Business School.
Este tipo de cuadro de mando KPI reúne los KPI que evalúan el rendimiento global de la organización desde cuatro perspectivas diferentes.
- La perspectiva financiera: Incluye métricas que evalúan el rendimiento financiero de su empresa. Los márgenes de beneficio, los objetivos de ingresos y los ingresos son ejemplos de KPI financieros ✨
- La perspectiva del cliente o de las partes interesadas: Los KPI de la perspectiva del cliente proporcionan una medida de factores como la satisfacción del cliente, la retención de clientes, las puntuaciones netas de los promotores, etcétera. Para las partes interesadas, es probable que mida el sentimiento, que incluye lo positivamente que ven a su empresa, su satisfacción y otras medidas relacionadas con el compromiso y el intento correcto de las partes interesadas
- Procesos internos: Los KPI de esta perspectiva analizan el funcionamiento de su empresa y la eficacia con la que ofrece su producto o servicio. Estas métricas de rendimiento medirán el intento correcto de la logística, la gestión de pedidos y otros procesos de la empresa
- Aprendizaje y crecimiento: Estos KPI analizan las cosas desde la perspectiva de sus empleados. Miden aspectos como las inversiones en formación, el desarrollo de competencias, la cultura del lugar de trabajo, las herramientas y recursos tecnológicos y el compromiso de los empleados
El nombre lo dice todo: El Cuadro de Mando Integral le ofrece una visión "equilibrada" del rendimiento de su empresa desde cuatro ángulos diferentes y cruciales. También le permite identificar rápidamente los problemas potenciales (como una caída en el compromiso de los empleados o en la retención de clientes), lo que facilita la búsqueda del origen del problema y la creación de una estrategia para abordarlo antes de que se descontrole.
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¿Y lo mejor? El uso del Cuadro de Mando Integral no le impide crear otros cuadros de mando de KPI. No dude en utilizar esta metodología para evaluar el rendimiento de la empresa en su conjunto, así como para crear cuadros de mando a nivel de departamento o de equipo para que le resulte más sencillo
gestionar proyectos y medir su intento correcto
.
Cómo crear un Cuadro de mando de KPI para mejorar el rendimiento de los proyectos
¿Listo para empezar a crear sus propios cuadros de mando de KPI? Tanto si desea crear un mapa estratégico general para su empresa, evaluar las metas de negocio o
seguir y mejorar los flujos de trabajo de los proyectos
, siga los pasos que se indican a continuación. 🤩
1. Definir el ámbito de aplicación
Dado que los cuadros de mando de KPI supervisan todo, desde las metas organizativas de toda la empresa hasta el intento correcto individual, el primer paso es definir el alcance de su cuadro de mando. Los equipos de ventas realizan un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para alcanzar sus objetivos diferente al de los KPI que una organización en su conjunto puede utilizar para alcanzar los objetivos de la empresa.
Con Metas de ClickUp, tiene la posibilidad de ajustar objetivos para diferentes equipos y propósitos con el fin de realizar un mejor seguimiento de su progreso
Elija entre cuadros de mando para la empresa en su conjunto, los departamentos de la empresa y los equipos que trabajan en proyectos concretos, o cree cuadros de mando a nivel individual para animar a los empleados a alcanzar sus propias metas.
2. Esboce sus metas
¿Qué quiere conseguir con sus cuadros de mando de indicadores clave de rendimiento? ¿Quiere mejorar sus índices de retención de clientes o generar más tráfico en su sitio web? ¿Qué le parece mejorar
o la satisfacción de los empleados?
Elija cualquier meta que desee, pero antes de crear un cuadro de mando de indicadores clave de rendimiento, tendrá que esbozar esas metas con claridad y elegir los indicadores clave de rendimiento adecuados para el seguimiento a lo largo del camino.
Cuando defina sus metas, piense también en el marco temporal. Por ejemplo, si desea reducir la pérdida de clientes en un determinado porcentaje al final del siguiente trimestre financiero, su cuadro de mando deberá reflejar el progreso hacia esa meta durante el periodo especificado.
Consejo: pruebe los criterios SMART
¿Tiene problemas para definir sus metas? Una forma de tener claras tus metas es seguir los criterios SMART. "SMART" son las siglas de Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (alcanzable), Relevant (relevante) y Time-bound (limitado en el tiempo). Utilizar este enfoque en lugar de generalizar hace que tus metas sean claras como el cristal.
Por ejemplo, usted podría establecer una meta para reducir su costo de adquisición de clientes (CAC), pero eso es bastante vago. Siga los criterios SMART para afinar esa meta.
- Específico: Quiere reducir el coste de adquisición de clientes en las redes sociales
- Medible: Sabe cuánto cuesta captar clientes en los canales sociales actualmente y seguirá analizando esos datos mientras trabaja para reducir el coste
- Alcanzable: No puede reducir el CAC a cero, pero sí debe establecer un porcentaje realista como objetivo
- Relevante: Piense en las razones por las que está persiguiendo esta meta, por ejemplo, porque su CAC está aumentando más rápido que otros costes, o su CAC para un producto es desproporcionado con respecto a otro
- Con límite de tiempo: Ajuste una fecha realista en la que espera reunir su meta
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3. Elija sus KPI
Con sus metas totalmente delineadas, está listo para elegir los KPI, ¿verdad? No tan rápido
En primer lugar, asegúrese de conocer la diferencia entre los KPI y las métricas para no llenar accidentalmente su cuadro de mando con métricas en lugar de KPI. Esta es la diferencia básica:
- Métricas: Lo que usted mide su intento correcto contra
- **KPI: Medidas cuantificables del progreso hacia sus metas
Tomemos el ejemplo anterior del coste de adquisición de clientes. El CAC se utiliza más comúnmente como un KPI -en otras palabras, las empresas lo utilizan para realizar un seguimiento del progreso hacia la optimización de su CAC-, pero también funciona como una métrica. Compare sus números con un punto de referencia o estándar del sector. Si el CAC medio en su sector es de 100 dólares, compare su CAC con esta métrica para ver si sus costes son superiores o inferiores al estándar del sector.
Una vez que tenga claro cuáles son sus KPI frente a las métricas, elija KPI que sean relevantes para las metas que desea alcanzar. Existen
docenas de KPI entre los que elegir
así que tómese su tiempo y elija los que mejor se adapten a lo que quiere conseguir.
Consejo: ¡Menos es más!
Puedes crear un
que realiza un seguimiento de unas cuantas docenas de KPI relacionados con sus metas, pero a menudo, el mejor enfoque es reducir al mínimo. Es el enigma de "no ver el bosque por los árboles". Usted no quiere perderse en demasiados datos, y que definitivamente no quiere pasar todo su tiempo en el análisis para mantener su
actuales.
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Comience con unos 10 ó 15 indicadores clave de rendimiento diferentes y continúe a partir de ahí. Es posible que elimine algunos o añada algunos más para encontrar el equilibrio adecuado para sus objetivos particulares. 🌻
4. Desarrollar objetivos específicos que alcanzar
A estas alturas, ya debería tener en mente sus objetivos estratégicos y una lista de KPI eficaces que utilizar para realizar un seguimiento del progreso hacia dichos objetivos. La siguiente pregunta es: ¿en qué momento alcanzará su meta?
Si está realizando un seguimiento de los KPI de ventas -quizás midiendo el número de clientes potenciales cualificados que acaban convirtiendo-, su objetivo probablemente sea aumentar el número de conversiones. Pero, ¿en qué medida y durante qué periodo de tiempo?
Desarrollar objetivos significa encontrar números concretos que alcanzar. En el caso de las tasas de conversión, tal vez quiera pasar del 10% actual al 15%, y alcanzar ese número en un plazo de tres meses.
5. Encuentre las herramientas adecuadas para el seguimiento de sus KPI
Ahora que ya ha definido sus metas, seleccionado los KPI y ajustado los objetivos alcanzables, casi lo ha conseguido. ¿El último paso? Elegir una herramienta que le ayude a realizar el seguimiento de esos KPI.
Algunos recurren por defecto a una hoja de cálculo de Excel para esto, y es una opción viable si sólo está realizando un seguimiento de algunas cosas básicas. Pero es posible que las hojas de cálculo no le ofrezcan todas las funciones necesarias para visualizar correctamente el progreso hacia sus metas de empresa.
Recuerde también que los cuadros de mando de los KPI están pensados en parte para aumentar la transparencia, y las hojas de cálculo no son tan fáciles de compartir como un panel de KPI al que todos los miembros de su equipo tienen acceso en cualquier momento.
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En lugar de recurrir a hojas de cálculo, considere la posibilidad de utilizar una plataforma de gestión de proyectos. Las mejores plataformas de este tipo ofrecen todo lo necesario, no sólo la posibilidad de
gestionar fácilmente varios proyectos
pero también espacios para supervisar los análisis, crear paneles de KPI y mucho más.
Consejo: ¡pruebe ClickUp!
Si estás buscando una herramienta que te ayude en todo, ClickUp es lo que necesitas. Se trata de una plataforma de gestión de proyectos que le ofrece un amplio intervalo de funciones, incluida la capacidad de
y
seguimiento y priorización de tareas
.
Y en lo que respecta al seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), aquí es donde ClickUp realmente brilla. En lugar de utilizar aplicaciones o software independientes para su cuadro de mando de KPI, utilice
Metas de ClickUp
para crear metas rastreables conectadas a tu trabajo. Y lo que es mejor, las Metas de ClickUp le permiten realizar un seguimiento del progreso de diferentes maneras. Cree objetivos de tareas, objetivos monetarios, objetivos numéricos y mucho más, todo en un panel fácil de usar que mantendrá a todo su equipo en el buen camino. 🙌
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¿Cuáles son sus metas? Tal vez quiera empezar a hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), o quizá necesite una plataforma para hacer un seguimiento de las tareas, mejorar la colaboración o planificar proyectos de forma más eficiente.
¿Por qué no todo lo anterior? ClickUp le ofrece las funciones necesarias para cumplir todas estas metas y algunas más.
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