Crear un plan de proyecto claro y conciso suele ser el primer paso en la gestión de proyectos, independientemente de si se trata de un proyecto de una semana o de un año.
Los gestores de proyectos se encargan de tareas fundamentales como definir el alcance del proyecto, los objetivos, los presupuestos, la programación, la asignación de recursos y la gestión general de las tareas.
La esencia de todas esas tareas críticas es la elaboración de un plan de proyecto. Un buen plan de proyecto contribuye en gran medida a garantizar que tu proyecto se desarrolle sin obstáculos ni interrupciones innecesarias.
Por muy organizado que sea, siempre existe la posibilidad de que se le olvide algún elemento de la lista de la compra. Lo mismo ocurre con la creación de un plan para un proyecto.
Con tantos elementos en movimiento, es fácil que se te pasen por alto algunos componentes al crear el plan del proyecto desde cero. Ahí es donde las plantillas de resumen del proyecto resultan útiles.
¿Qué es una plantilla de resumen de proyecto?
Una plantilla de resumen del proyecto es un documento prediseñado y personalizable que contiene toda la información esencial de tu proyecto. Esto incluye el alcance y los objetivos, los roles de las partes interesadas, los cronogramas, los calendarios, los presupuestos, los riesgos, los resultados y las dependencias.
Por supuesto, las exigencias de cada proyecto son únicas. Ya sea para construir un puente o planificar el lanzamiento al mercado de tu app, un plan de proyecto meticulosamente elaborado garantiza que esos factores únicos estén siempre a la vista.
- Estas plantillas te ayudan a combinar el plan de forma sistemática y estructurada.
- El plan o panorama del proyecto acabará siendo una referencia para todos los implicados. De esta forma, te asegurarás de que todas las partes interesadas compartan una visión común del alcance, la ejecución y los hitos críticos del proyecto.
- Si un proyecto se desvía de su curso, un buen plan de proyecto ayuda a volver a encauzarlo.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de resumen de proyecto?
Hay dos atributos principales que debes tener en cuenta al elegir una plantilla de resumen de proyecto: la capacidad de personalización y la exhaustividad de la plantilla. La plantilla debe incluir todos los aspectos importantes de un plan de proyecto. Además, debe ser lo suficientemente personalizable como para adaptarse a tus requisitos específicos.
Hay muchas plantillas de planes de proyectos, pero elige una que esté bien diseñada y sea fácil de usar para los usuarios. Es recomendable que esas plantillas tengan funciones de integración, control de versiones y colaboración para cubrir todas tus necesidades.
La mayoría de las plantillas tendrán una versión de estos componentes, dependiendo de su formato y finalidad:
- Título y objetivos del proyecto
- Alcance y cronograma del proyecto
- Partes interesadas
- Resultados clave
- Calendario por fases
- Lista de tareas
- Costes detallados y presupuesto
- Asignación de recursos
- Evaluación de riesgos
- Documentación de apoyo
- Parámetros de control de calidad
- Plan de comunicación
- Seguimiento del progreso y estados
10 plantillas gratuitas para resúmenes de proyectos
Hemos recopilado una lista que puede servir para una gran variedad de proyectos. Estas son las plantillas gratuitas de resumen de proyectos más populares para ayudarte a empezar a planificar tu proyecto.
1. Plantilla de resumen de proyecto de ClickUp
La plantilla de resumen de proyectos de ClickUp ofrece una forma eficaz de planificar y organizar proyectos con una serie de pasos. Te ayuda a empezar rápidamente con la planificación y a crear una lista con todos los elementos necesarios. Al emprender cualquier proyecto, la visibilidad es una cuestión clave; este formato está diseñado para abordar esa cuestión.
- La plantilla le permite crear tareas, asignarlas a las partes interesadas correspondientes y crear estados personalizados para esas tareas.
- También puedes crear campos personalizados para categorizar y añadir atributos con el fin de visualizar el progreso del proyecto en cada fase.
- Las partes interesadas pueden añadir rótulos de prioridad, dejar comentarios y establecer plazos claros.
Esto permite al equipo planificar sus tareas y gestionar el proyecto de forma eficiente. Además, ClickUp ofrece numerosas vistas, como listas, diagramas de Gantt, calendarios y cargas de trabajo.
Recomendamos utilizar esta plantilla para proyectos con múltiples niveles de tareas y subtareas.
2. Plantilla de planificador de proyectos ClickUp
La plantilla de planificación de proyectos de ClickUp te permite navegar por las complejidades de la planificación de proyectos. Puedes realizar un seguimiento de todos los planes de proyecto en un solo lugar, independientemente del tamaño del proyecto.
Por ejemplo, la vista Kanban de la plantilla permite a varios usuarios personalizar tareas y actualizar su progreso. Este planificador puede sustituir tus reuniones diarias de puesta al día y ahorrar tiempo a tu equipo, ya que ofrece una visión clara del estado de las tareas y del progreso realizado.
Gracias al control de acceso personalizado, las partes interesadas clave pueden mantenerse al día, estar informadas de los cambios y colaborar estrechamente.
Lo mejor de este planificador es que desglosa la complejidad de los proyectos a gran escala en metas manejables y alcanzables. Al delegar responsabilidades, proporciona estructura a su equipo y hace que el proyecto resulte menos abrumador.
3. Plantilla de plan de proyecto de ClickUp
La plantilla de plan de proyecto de ClickUp te ayuda a elaborar un plan de proyecto lo suficientemente detallado para proyectos complejos. Es perfecta si gestionas varios proyectos interconectados que requieren una planificación y estructuración detalladas. Esta plantilla te permite crear cronogramas de proyecto detallados, junto con hitos y metas claras.
Las dependencias no planificadas pueden descarrilar un proyecto. Pero esta plantilla correlaciona todas las dependencias para evitar cuellos de botella. También puede establecer prioridades, supervisar el progreso diario y mantener una visión general de todas sus tareas.
Cada vez que tengas una reunión inicial del proyecto, utiliza esta plantilla para esbozar el alcance, los requisitos y las dependencias, de modo que puedas incorporar estos detalles en el cronograma del proyecto.
4. Plantilla de panorámica de la empresa ClickUp
La plantilla de descripción general de la empresa ClickUp es una excelente opción para crear una descripción general completa de su organización que puede utilizarse para equipos internos o externos. Su empresa suele tener múltiples proyectos en curso que, con el tiempo, convergen hacia una meta a largo plazo.
En una organización en rápido crecimiento, es fácil que los equipos pierdan de vista el panorama general debido a los silos internos y a la falta de visibilidad de otros departamentos.
La plantilla de descripción general de la empresa ofrece a los equipos visibilidad sobre cómo sus objetivos se relacionan con las metas de la organización. Además, a los líderes les resulta más fácil obtener una visión general completa de todas las hojas de ruta de los proyectos en un solo lugar para garantizar una estrecha alineación entre los equipos y evitar la duplicación de esfuerzos.
5. Plantilla de documentación de proyectos de ClickUp
La documentación es fundamental a lo largo de todo el proyecto. Ayuda a los equipos a realizar el seguimiento de la información más importante, ya sean metas y objetivos, decisiones tomadas en reuniones o cambios en la estrategia durante un proyecto. Es esencial mantener todo documentado.
Lo ideal sería que toda la documentación del proyecto, a lo largo de todo su cronograma, estuviera accesible en una única ubicación.
La plantilla de documentación de proyectos de ClickUp te ofrece precisamente eso.
Tu equipo puede acceder, explorar y ver todos los documentos necesarios para el proyecto. Con una estructura clara, esta plantilla reduce el tiempo dedicado a la documentación al proporcionar una plataforma centralizada para que las partes interesadas y otros departamentos colaboren mejor.
No pierda nunca un archivo o una conversación importantes con esta plantilla.
6. Plantilla de resumen del programa ClickUp
Con tantos elementos en movimiento en un proyecto, necesitas una forma rápida de resumir el progreso y mantener a tu equipo sincronizado.
La plantilla de resumen del programa ClickUp es una buena herramienta para crear una panorámica general de alto nivel de su programa para las partes interesadas. Le ayuda a visualizar el panorama general con tablas y gráficos intuitivos. Y cumpla con los plazos gracias a los recordatorios y alertas.
Esta plantilla le permite optimizar sus operaciones con rótulos, etiquetas y categorías codificados por colores. Para sus equipos que gestionan múltiples proyectos, esta plantilla simplifica la obtención de una vista única de todas las actividades en curso en todos los proyectos.
Al mismo tiempo, puedes obtener una visión general rápida de cada proyecto y su progreso en tu panel.
7. Plantilla de pizarra para el alcance del proyecto de ClickUp
Cuando se inicia un proyecto, la ideación y la planificación suelen ser las dos primeras fases. Constituyen la base del proyecto.
Una gran parte de la planificación se dedica al ajuste del alcance del proyecto. El alcance del proyecto impulsa la narrativa para la planificación del proyecto.
Por eso es esencial contar con una plantilla que establezca un alcance claro para su proyecto.
La plantilla de pizarra para el alcance del proyecto de ClickUp ofrece una forma visual y colaborativa de idear y establecer el cronograma. Puede idear libremente mientras se estructura utilizando esta plantilla. Puede establecer fácilmente el alcance del proyecto dividido en objetivos y metas más pequeños.
Combina esta plantilla con ClickUp Pizarras para impulsar tu proceso de planificación e ideación.
Acuerda un alcance exacto y realiza un uso compartido con las partes interesadas y los miembros del equipo para que todos puedan consultarlo en cualquier momento y estar en sintonía.
8. Plantilla de cronograma de proyectos en Excel de Vertex42
Aunque no son las más intuitivas ni fáciles de usar, las hojas de cálculo se han utilizado de facto para la planificación de proyectos. La plantilla Excel Project Cronograma de Vertex42 es una forma sencilla de crear un cronograma de proyecto en una hoja de cálculo.
La plantilla incluye secciones para tareas, fechas de inicio, fechas de finalización, duraciones y dependencias. Utiliza la técnica del gráfico de barras apiladas para representar los hitos y el progreso. Dado que la plantilla está en una hoja de cálculo, es accesible para todos los miembros del equipo y las partes interesadas, lo que fomenta una colaboración eficaz.
9. Plantilla de panorámica del cronograma del proyecto de OfficeTimeline
La plantilla de panorama del cronograma del proyecto ofrece una visión general visual del cronograma y las metas de tu proyecto. Incluye funciones como codificación por colores, agrupación de tareas y dependencias. Te ayuda a comunicar de forma eficaz el valor del proyecto a los líderes, las partes interesadas y los miembros del equipo.
Puede utilizar esta plantilla como parte de su presentación ante la alta dirección. Destaca los pilares fundamentales de su proyecto, como las metas, los objetivos, las dependencias y los riesgos potenciales.
Con el tiempo, este resumen del proyecto también servirá como documentación para el análisis retrospectivo.
10. Plantilla de presentación de resumen del proyecto en PowerPoint de SlideEgg
Una presentación es una forma visualmente atractiva de presentar la idea de tu proyecto. La presentación es el ejemplo perfecto de la eficacia de las presentaciones. Los miles de millones de dólares recaudados en inversiones son prueba de su éxito.
La plantilla de presentación panorámica de PowerPoint de SlideEgg es un buen punto de partida para crear una presentación de PowerPoint sobre tu proyecto.
Esta plantilla de plan de proyecto incluye diapositivas para presentar tu proyecto y analizar sus metas, objetivos, resultados y cronograma. Con una presentación sólida de la panorámica del proyecto, te sentirás seguro en una reunión de propuesta de proyecto para mostrar el valor de tu proyecto.
Antes de decir «sí»
Las plantillas de planes de proyecto son fundamentales en la gestión de proyectos. Una buena plantilla es clara, concisa, adaptable y se actualiza periódicamente para reflejar los cambios.
Es recomendable integrar las plantillas de resumen del proyecto en tu software de gestión de proyectos. Esto facilita la actualización y el uso compartido de la información, y mantiene la plantilla alineada con el progreso de tu equipo.
Ten en cuenta tus necesidades más importantes antes de elegir una y capacita a tu equipo para que comience su proyecto con total claridad. 🎉