Cuando varias mentes abordan un mismo problema, se obtienen soluciones que funcionan.
En una organización ajetreada que se ocupa de muchos asuntos, piensa en lo poderoso que sería que todos trabajaran juntos para encontrar soluciones.
De entre los muchos enfoques, el que funciona bien es el ejercicio de Empezar-Parar-Continuar. ¿Por qué es importante?
Por tres razones: hay que empezar a aplicar planteamientos innovadores, dejar de malgastar recursos en procesos ineficaces y continuar con las prácticas eficaces para alcanzar los objetivos de la organización.
Si tiene problemas con la planificación, la innovación, la eficiencia operativa, el compromiso de los empleados o la respuesta a las crisis, la respuesta está en hacer una lluvia de ideas y responder a estas tres preguntas.
¿Parece fácil? Bueno, es un poco más que eso, y vamos a entrar en los detalles del significado, los elementos, los beneficios y las formas correctas de aplicar el marco de Start-Stop-Continue.
¿Qué es el marco Start-Stop-Continue?
El marco de trabajo Start-Stop-Continue (SSC) es una herramienta sencilla pero eficaz que se utiliza en diversos ámbitos, como los negocios, el desarrollo personal, la gestión de proyectos y los ejercicios de creación de equipos. Está diseñado para ayudar a personas o equipos a reflexionar sobre sus acciones, comportamientos, procesos o estrategias clasificándolos en tres áreas principales: cosas que hay que empezar a hacer, cosas que hay que dejar de hacer y cosas que hay que seguir haciendo.
Recoger opiniones no es sólo una formalidad: es una forma de demostrar a sus empleados que valora sus opiniones e ideas. Pero los mejores resultados se obtienen cuando el esfuerzo es colectivo. Ahí es donde ayuda el marco "Empezar-Parar-Continuar". Reúne a su equipo y todos aportan su contribución para abordar tres aspectos:
- En primer lugar, ¿qué hay que empezar a hacer? Identifica las actividades que se alinean perfectamente con tus objetivos. Esto prepara el terreno para iniciativas proactivas que contribuyan al éxito general
- **A continuación, ¿qué debe dejar de hacer? Ponga en pausa las actividades que ya no aportan valor. Esta decisión estratégica libera espacio para los esfuerzos que realmente importan
- Por último, ¿qué debe continuar? Identifique aquellas acciones que silenciosamente ganan incluso a las tareas más desafiantes. Se trata de reconocer y amplificar lo que ya funciona
Cree una plantilla próspera y más feliz con estos tres elementos. Es un lenguaje compartido, que facilita a los líderes y a los miembros del equipo diseccionar y mejorar el rendimiento.
Elementos de la plantilla de retrospectiva Arrancar-Parar-Continuar
Ahora que ya le hemos explicado por qué debe empezar, parar y continuar, hagamos que estos elementos sean más sencillos:
INICIAR
Empiece por identificar nuevas iniciativas, prácticas o procesos que debería introducir para aumentar la productividad o abordar nuevos retos. Esto implica tanto aspectos técnicos como de comportamiento.
Por ejemplo, la delegación del trabajo podría ser mejor en tu organización. Hay mucha confusión y a menudo se incumplen los plazos. Esa es tu señal para incorporar software de gestión de proyectos para mejorar la comunicación y seguimiento de tareas. Supongamos que varios miembros del equipo trabajan en distintos aspectos del proyecto. Tareas Clickup te ayudan a crear un espacio de proyecto centralizado en el que defines claramente cada tarea, la asignas a los miembros responsables y les das una fecha límite. Este enfoque resulta especialmente útil cuando se gestionan proyectos de mayor envergadura, como un evento de empresa, en el que la delegación es crucial.
Eficiencia al máximo con Tareas ClickUp: visualice sus tareas como desee y muévalas para organizarlas
Considere el siguiente ejemplo, en el que se asignan tareas a los miembros pertinentes y se clasifican los problemas en función de su estado: los que se están revisando, los que están en curso y las tareas que se han completado y están listas para ponerse en marcha.
Desde el punto de vista del comportamiento, inicie regularmente ejercicios de creación de equipos que ayuden a organizar una plantilla colaboradora con la moral por las nubes.
STOP
A continuación, elimine las actividades o procesos que considere ineficaces, redundantes o que obstaculicen el progreso. Esto permite a los equipos desprenderse de elementos que pueden estar frenándolos.
Por ejemplo, todo tu equipo sigue un proceso manual de generación de informes que consume mucho tiempo. La clave está en poner fin a este proceso y pasar a un sistema automatizado. Sin embargo, no sólo la generación de informes requiere automatización.
Es crucial racionalizar todas las tareas rutinarias de su empresa que consumen muchas horas. Por ejemplo, ajustar manualmente el estado de los proyectos, asignar tareas o aplicar etiquetas resulta engorroso, especialmente cuando se trata de un equipo grande. Automatización ClickUp le ayuda a automatizar estas tareas y se integra perfectamente con herramientas esenciales como Dropbox y Slack. Todo lo que necesitas hacer es seleccionar las acciones/tareas que deseas automatizar.
Las automatizaciones de ClickUp le permiten automatizar tareas repetitivas para que no tenga que estar constantemente pendiente de ellas
Para que su carga de trabajo manual sea mínima, tenemos más de 100 automatizaciones a su rescate. Seguro que ya no volverá a perder horas en tareas rutinarias
COINCIDE
En este paso del marco Iniciar-Parar-Continuar, usted reconoce y refuerza las prácticas exitosas y efectivas para facilitar el proceso. Se trata de mantener las actividades que contribuyen positivamente a los objetivos y resultados de la organización.
Por ejemplo, un canal de comunicación específico ha contribuido significativamente a mantener informados a todos los miembros del equipo. Proporciona visibilidad en tiempo real de los proyectos y mantiene a todo el mundo informado. Incluso los nuevos empleados lo encuentran increíblemente fácil de usar.
Actualiza el estado de las tareas, comparte archivos importantes y proporciona comentarios detallados. Así, todo el mundo está informado del estado actual de las tareas, los hitos y los obstáculos.
Es necesario seguir utilizándola, ya que proporciona tanta transparencia y colaboración. Del mismo modo, si metodologías de gestión de procesos han dado resultados consistentes, puede aplicarlas en futuros proyectos.
Beneficios de utilizar retrospectivas de inicio-parada-continuación
La realización periódica de evaluaciones de Inicio-Parada-Continuación permite a su equipo mantenerse ágil y receptivo a la evolución de los procesos requisitos del proyecto y los cambios del sector.
La clave está en la coherencia, que se traduce en las siguientes ventajas:
Beneficio nº 1: Extraer información útil
¿Qué hay mejor que un feedback seco, aburrido y redundante?
**Un feedback útil que mejore los procesos clave
Consideremos una situación en la que su empresa se enfrenta a una alta rotación de nuevos empleados. En una situación así, ¿quién mejor para consultar que los empleados que han decidido quedarse?
Supongamos que sugieren mejorar el manual de incorporación con una serie de vídeos. O que recomienden sustituir las sesiones grabadas por programas de tutoría y establecer las condiciones adecuadas para que los empleados se queden objetivos de comunicación .
Ponga en práctica estos cambios y notará que incorporar a los empleados a la cultura de la empresa es más fácil que nunca. Y si recopilar opiniones suele ser un engorro para usted, considere la posibilidad de utilizar un plantilla de feedback como se muestra a continuación.
Utilice la vista Tablero en la plantilla formulario de comentarios plantilla para organizar los elementos y mover fácilmente las tarjetas entre las fases de calificación
Valore su actual proceso de incorporación y aporte sugerencias de mejora con esta plantilla. De este modo, es más fácil conservar los comentarios intactos y utilizarlos para otros fines.
Una vez que recopiles y almacenes el feedback, haz cosas que te ayuden a alcanzar tus objetivos, descarta comportamientos y acciones que no estén ayudando, y sigue haciendo cosas que te acerquen a tus metas.
De este modo, logrará objetivos inmediatos y cultivará una mentalidad en la que los equipos perfeccionen constantemente sus planteamientos.
Beneficio nº 2: Identificar y trabajar en áreas de mejora
Las evaluaciones periódicas de Inicio-Parada-Continuación dotan a su equipo de una lente aguda para identificar áreas específicas de mejora dentro de sus procesos.
Por ejemplo, considere una situación en la que su equipo depende en gran medida de la comunicación por correo electrónico. Desde el punto de vista de la dirección, es posible que lo considere una forma eficaz de difundir la información.
Sin embargo, a través de una evaluación de Inicio-Parada-Continuación, un miembro del equipo puede expresar su preocupación por los retrasos y posibles malentendidos causados por el uso del correo electrónico, especialmente para asuntos urgentes. A continuación te explicamos cómo un miembro del equipo podría señalar esta carencia utilizando el marco de Start-Stop-Continue:
- Empezar a utilizar una plataforma de colaboración que ofrezca actualizaciones frecuentes
Comentarios: me he dado cuenta de que las actualizaciones importantes y los mensajes urgentes suelen quedar enterrados en los hilos de correo electrónico. Utilizar una plataforma de colaboración como ClickUp, Slack o Microsoft Teams sería más eficaz. Estas herramientas proporcionan un feed en tiempo real en el que no se pierden los mensajes urgentes, y el equipo se mantiene al día sin tener que rebuscar entre numerosos correos electrónicos"
- Deja de utilizar el correo electrónico para las comunicaciones urgentes
Comentarios: "El correo electrónico no es el mejor medio para los asuntos urgentes. Es fácil que los mensajes importantes se pasen por alto o se pierdan en una bandeja de entrada abarrotada. Deberíamos plantearnos dejar de utilizar el correo electrónico para las comunicaciones urgentes y animar al equipo a utilizar la mensajería instantánea en la plataforma de colaboración para los asuntos urgentes"
- Continuar celebrando reuniones periódicas del equipo para una mayor claridad en los proyectos
Comentarios: _"Agradezco nuestras reuniones periódicas de equipo; ofrecen un espacio para debatir y aclarar los proyectos. Continuemos con esta práctica, ya que garantiza que todo el mundo esté de acuerdo. Sin embargo, podemos aprovechar estas reuniones para abordar los problemas que plantea la comunicación por correo electrónico y estudiar formas de facilitar la transición a una plataforma de colaboración"
Este es solo un ejemplo de cómo el marco de trabajo Empezar-Parar-Continuar ayuda a optimizar el flujo de trabajo . Con este marco, aborde tecnologías obsoletas o infrautilizadas, lagunas en el servicio al cliente, estrategias de desarrollo de productos, etc.
Motivar a los equipos y a las personas para mejorar los flujos de trabajo
El modelo Start-Stop-Continue anima a los equipos a identificar nuevas prácticas o comportamientos que mejoren los flujos de trabajo. Ya sea adoptando nuevas herramientas, aplicando técnicas innovadoras o introduciendo procesos eficaces este enfoque motiva a su equipo para encontrar mejores formas de realizar las tareas.
Diseñar un Mapa mental desde cero en modo en blanco y convirtiendo nodos en tareas en ClickUp
Veamos otro escenario para entenderlo mejor:
un equipo de marketing se enfrenta constantemente a dificultades para cumplir los plazos de los proyectos y nota una disminución de la eficacia de sus campañas en las redes sociales
Utilizando un proceso de Inicio-Parada-Continuación, puede:
- Incorporar una herramienta de medios sociales para mejorar la planificación y la ejecución
- Reconocer que dedicar un tiempo excesivo al análisis manual de datos obstaculiza su eficacia, y abandonar esta práctica
- Optar por una herramienta de análisis automatizada paraahorrar tiempo y centrarse en una toma de decisiones más estratégica
- Reconocen el éxito de sus sesiones semanales de intercambio de ideas y se comprometen a mantener este enfoque colaborativo
Como resultado de estos ajustes, los miembros del equipo se sienten motivados para ponerse en marcha. La nueva herramienta de programación de redes sociales que deciden incorporar alivia su carga de trabajo y se ajusta a las mejores prácticas del sector.
Cómo implantar un marco de inicio-parada-continuación
Para asegurarse de que su equipo aprovecha las ventajas de los ejercicios de inicio-parada-continuación antes mencionados, a continuación se describe un proceso sencillo de aplicación del marco de inicio-parada-continuación.
Paso 1: Empezar fijando objetivos claros
Al implantar el modelo Start-Stop-Continue, necesita una dirección clara para identificar nuevas prácticas, puntos de referencia para evaluar las prácticas existentes que debe interrumpir y una base para reforzar las prácticas con éxito.
Para ello resulta útil fijar objetivos específicos, medibles, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos (SMART).
En lugar de un objetivo amplio como aumentar las ventas, céntrate en un producto o servicio concreto. A continuación, sumérjase en la cuantificación de estos objetivos para realizar una evaluación precisa. Durante este proceso, implique a todas las partes interesadas clave, como los representantes de ventas y los equipos de marketing.
Por ejemplo, he aquí cómo podría ser un objetivo bien definido:
Identificar las acciones que debemos iniciar, detener o continuar en nuestra estrategia de marketing digital para lograr un aumento del 25% en las ventas del producto X al final de este trimestre.
Establezca objetivos específicos objetivos del equipo para ayudar a sus equipos a mejorar continuamente en la consecución de los mismos. Y si seguimiento de objetivos es algo con lo que tu equipo suele tener problemas, entonces el Metas Clickup ayuda.
Utilice hitos cuantificables en Metas de ClickUp para realizar un seguimiento del progreso con diversas metas que abarcan números, finanzas, resultados binarios y objetivos orientados a tareas en todos los equipos
Una vez identificadas las áreas de mejora (Empezar), las acciones que deben interrumpirse (Parar) y las prácticas que deben continuarse (Continuar), los Objetivos de ClickUp le permiten traducir estos conocimientos en objetivos de equipo específicos.
Por ejemplo, si "mejorar los canales de comunicación" se identifica como una iniciativa inicial, establezca un objetivo en ClickUp para mejorar la eficacia de la comunicación del equipo.
También le permite visualizar y realizar un seguimiento de varios objetivos en un solo panel. Mantenga bajo control todos sus objetivos cruciales con metas cuantificables y un seguimiento automatizado del progreso.
Paso 2: Elegir una plantilla de Inicio-Parada-Continuación
Ahora que ha establecido objetivos específicos, es el momento de recoger los comentarios de su equipo con claridad.
Aunque puedes hacer malabarismos con hojas de Excel y documentos de Word, te sugerimos que explores algunas de las mejores plantillas de Inicio-Parada-Continuación para clasificar, analizar y asignar tareas. Y no olvidemos la representación visual que facilita la retroalimentación y la comprensión de cada área.
El gráfico Inicio-Parada-Continuación ayuda a los equipos a priorizar su trabajo en consecuencia
Pero lo esencial reside en elegir la plantilla Start-Stop-Continue adecuada, centrándose en lo siguiente:
- Representación clara mediante filas, categorías y elementos como notas adhesivas
- Diseño sencillo para que el equipo se adapte fácilmente al modelo de feedback
- Adaptabilidad a diversos escenarios empresariales, desde la eliminación de cuellos de botella hasta la mejora de la comunicación y la incorporación de nuevos empleados
- Diseño intuitivo que facilita la creación de planes procesables y la asignación de tareas
- Capacidad para transformar los datos recopilados en recursos valiosos, como guías prácticas
Aunque puede encontrar muchas opciones que cumplen una u otra de las áreas, Plantilla Start-Stop-Continue de Clickup cubre todo lo mencionado anteriormente y mucho más
Con sólo echar un vistazo a todo el tablero, obtendrá información sobre lo que es beneficioso y lo que no. Esta plantilla va más allá de lo básico y ofrece una visión completa de las actividades principales de tu equipo a través de datos valiosos.
Pongamos por caso que planea mejorar su estrategia de creación de contenidos y marketing. Utilizando la plantilla, identifique y mencione lo siguiente:
- Comienza a explorar la creación de contenidos de vídeo: En respuesta a la creciente tendencia de consumo de vídeo, comienza a implementar contenidos de vídeo en tu estrategia. Esta sugerencia lleva a alguien a pensar en un carrete orientado a la acción o en una idea de contenido de vídeo breve. Antes de que te des cuenta, tendrás muchas notas adhesivas con ideas creativas
- Deje de utilizar una palabra clave específica: Si notas que una palabra clave concreta ya no resuena entre tu público objetivo o no está funcionando bien en los resultados de los motores de búsqueda, puede que sea el momento de dejar de hacer hincapié en ella. Al mismo tiempo, saldrán otras frases o palabras clave que no llaman la atención. Cuando lo conviertes en un ejercicio de equipo, obtienes todos estos resultados más rápidamente.
- Siga aprovechando las entradas de blog atractivas: Si su equipo ha producido constantemente contenido de blog que recibe comentarios positivos, es esencial continuar con esta exitosa estrategia. A partir de ahí, los miembros de su equipo también pueden sugerir temas que susciten un interés constante. Así sabrá qué más hay que producir y publicar
Como hemos visto, la plantilla no se limita a difundir las ideas, sino que también ofrece a su equipo el espacio necesario para pensar y desarrollar las ideas de los demás.
Paso 3: Realizar una sesión de brainstorming para rellenar la plantilla
La plantilla Inicio-Parada-Continuación es más que una simple encuesta para recabar opiniones. Se trata de recopilar información a partir de un debate colectivo y mejorar el rendimiento del equipo
Para ello es útil organizar una sesión de brainstorming en la que los distintos equipos expongan sus puntos de vista para llegar a una conclusión común.
Por ejemplo, es posible que algunos miembros experimentados del personal estén satisfechos con las herramientas existentes, ya sea para gestión de proyectos de datos u otras tareas. Sin embargo, otros miembros del equipo, especialmente los recién contratados, pueden tener dificultades para manejar estas herramientas con eficacia.
¿Y si estas preocupaciones no se le comunican directamente? En lugar de que los empleados abandonen en silencio la organización, es esencial animarles a expresar sus opiniones. Recoger sus opiniones le ayudará a explorar alternativas mejores o a impartir formación para simplificar sus tareas.
Aunque las salas de reuniones y Google Meets son adecuadas para recoger opiniones, contar con una herramienta que comunique, coordine y vincule visualmente a tus equipos virtuales y presenciales es crucial, especialmente cuando el escenario de trabajo remoto sigue creciendo. Pizarra ClickUp ofrece un lienzo perfecto para colaboración en proyectos y debate de ideas.
Digamos que tu equipo está trabajando en el diseño de una nueva campaña de marketing. Utiliza este espacio para reunir ideas y visualizar la estrategia de tu campaña. Te encantará ver cómo varios miembros del equipo pueden esbozar conceptos, añadir notas adhesivas con sus ideas y colaborar a partir de las ideas de los demás.
Dibuje conexiones entre cualquier forma o medio de su Pizarra para construir su diagrama de flujo en ClickUp
Así pues, si sus mejores expertos en marketing se encuentran al otro lado del mundo, no tiene por qué preocuparse. Reúna e implemente rápidamente sus mejores ideas con las herramientas adecuadas.
Paso 4: Plan de acción tras el análisis de los comentarios
Ahora que ya tiene los puntos clave, es hora de poner en práctica plan de acción para abordar esta información. Para hacerlo con eficacia, definamos claramente los puntos críticos de la sesión de lluvia de ideas: retos, oportunidades o tendencias.
He aquí algunos ejemplos para entenderlo mejor:
Inicio
Comentarios: Los miembros de tu equipo quieren iniciar sesiones periódicas de intercambio de ideas para mejorar la colaboración.
Plan de acción: Programa reuniones semanales de brainstorming para fomentar el intercambio de ideas y la colaboración. Para que tu equipo aporte sus mejores ideas, cuenta con una herramienta que les permita realizar una lluvia de ideas eficaz desde donde quieran. Pizarra ClickUp es un espacio que invita a la creatividad. Con notas adhesivas y conectores, te aseguras de que cada idea recibe el espacio y la atención que necesita. Cuando se presentan correctamente, las ideas se ejecutan como es debido.
La pizarra virtual de ClickUp transforma las ideas en planes viables y fomenta la colaboración entre los equipos
Además, seamos sinceros: es una forma divertida de debatir ideas en comparación con las rutinarias sesiones de Google Meet a las que tu equipo asiste sin entusiasmo. (Alerta de spoiler: la cámara está apagada, y sus mentes también)
Stop
Comentarios: Utilizar un herramienta de comunicación está causando confusión y dificultando la colaboración.
Plan de acción: Deja de utilizar la herramienta de comunicación actual. Busca una plataforma que te ayude a comunicarte con transparencia. Etiqueta a personas o equipos para asegurarte de que das las indicaciones correctas con funciones como @mention.
Delegue tareas y colabore en tiempo real mediante las funciones de chat dinámico de ClickUp
A continuación, aunque las discusiones en el chat son increíbles, necesita una representación visual de su trabajo para asegurarse de que su equipo lo lleva a cabo. Cuadros de mando ClickUp ofrece una visión completa de todo lo que ocurre en su lugar de trabajo.
Las tarjetas personalizables también le ayudan a proporcionar el tipo de información que necesita en cada momento. Cuando se hace un buen seguimiento del progreso, adivina lo que sigue: la colaboración.
Navegue por sus proyectos con facilidad gracias a los cuadros de mando personalizables de ClickUp: obtenga información en tiempo real y realice un seguimiento de su progreso
Sin embargo, antes de cambiar a otra herramienta, como líderes empresariales, deben implementar un periodo de prueba y recopilar las opiniones del equipo.
Continuar
Comentarios: Los miembros del equipo aprecian las actualizaciones semanales del progreso que se realizan actualmente.
Plan de acción: Mantener la práctica de proporcionar actualizaciones semanales de los progresos. Considerar la posibilidad de mejorar el formato sobre la base de sugerencias específicas para que las actualizaciones sean más informativas y atractivas.
Utilizar un plantilla de informe semanal destacando la tarea, el departamento y el tipo de tarea. Recuerda que siempre es más fácil analizar con elementos visuales ante nuestros ojos. Así que aquí tienes una que te ayudará:
Organice, priorice y comunique sus tareas semanales con la completa plantilla de informes semanales de ClickUp
Una vez comprobado esto, he aquí cómo será tu plan a corto, medio y largo plazo:
- Acciones inmediatas: Empieza a programar sesiones semanales de brainstorming y comunica el cambio en las herramientas de comunicación
- Acciones a medio plazo: Recopilar opiniones sobre la nueva herramienta de comunicación al cabo de un mes y realizar los ajustes necesarios. Implementar mejoras en el formato de las actualizaciones de progreso
- **Acciones a largo plazo: Supervisar el impacto de los cambios durante el próximo trimestre, recabar opiniones y ajustar las estrategias en consecuencia
Asegúrese de supervisar continuamente los progresos a medida que avanza en sus planes de acción. Pero no basta con supervisar. A plantilla de lecciones aprendidas le ayudará a documentar y analizar los éxitos y fracasos de su proyecto en cada momento.
Mejore futuros proyectos con nuestra plantilla de lecciones aprendidas de gestión de proyectos para organizar fácilmente los conocimientos y mejorar los resultados
Ejecutar ejercicios de Inicio-Parada-Continuación con ClickUp
Bueno, una cosa está clara a partir de la discusión anterior: la ejecución de ejercicios Start-Stop-Continue tiene mucho que ver.
Usted debe:
- fijar objetivos,
- hacer una lluvia de ideas con tu equipo,
- rellenar la plantilla Inicio-Parada-Continuación,
- crear planes de acción y
- seguir el progreso
¿Es suficiente una plantilla para llevar a cabo con éxito estos ejercicios? Puede que sí. Pero su trabajo fluirá como nunca si implementa una solución todo en uno como ClickUp, que le ayuda con la fijación de objetivos, la lluvia de ideas, el seguimiento del progreso y, no lo olvidemos, nuestra plantilla Start-Stop-Continue.
- Metas de ClickUp le ayudará a establecer objetivos claros para sus ejercicios de Inicio-Parada-Continuación. Así se asegurará de que todo el mundo está de acuerdo con el propósito y los resultados deseados de la evaluación
- A continuación, ClickUp Whiteboard (Pizarra blanca ClickUp) le ayudará a crear una lluvia de ideas para el proyecto
- Para ayudarle a resumirlo todo de forma clara, le ofrecemos nuestra plantilla Inicio-Parada-Continuación para que complete los detalles durante el ejercicio
- Utilice las pizarras durante el ejercicio Start-Stop-Continue para presentar visualmente ideas, comentarios y planes de acción
- Y al final, haga un seguimiento de su rendimiento, todo dentro de ClickUp
Si le interesa saber más sobre cómo ClickUp le ayuda a agilizar sus procesos, póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo