En la gestión de la cadena de suministro, es crucial entregar las mercancías "a tiempo y en su totalidad". En la fabricación moderna se prefiere la "producción justo a tiempo". También en los medios de comunicación se ajustan las fechas de publicación de los proyectos con meses o incluso años de antelación.
La fecha límite es una de las primeras cosas que deciden los directivos en las empresas. Después, los equipos trabajan a partir de esa fecha para planificar la entrega. En la terminología de gestión de proyectos, esto se denomina calendario de trabajo retrospectivo. Esta entrada del blog examina en detalle el calendario de trabajo retrospectivo y se centra en cómo crear uno para su proyecto.
¿Qué es un calendario de trabajo retrospectivo?
Un cronograma de trabajo es un proyecto herramienta de planificación en la que los gestores ajustan los objetivos y los hitos en orden inverso, empezando por el plazo final. Como en cualquier calendario de proyecto, usted correlacionará todas las tareas, identificará los recursos y estimará el tiempo/esfuerzo. Después, a diferencia de otros métodos, empezará a seguimiento de metas con el hito final y el calendario hacia atrás.
Supongamos que su equipo de investigación debe presentar un informe antes del 31 de diciembre. La redacción de un informe implicará los siguientes pasos: revisión de la bibliografía, realización de una encuesta, análisis de las respuestas, redacción del informe, visualización de los gráficos y, por último, corrección de pruebas para su envío. Tu calendario de trabajo sería el siguiente.
Hito Esfuerzo en días Fecha límite Fecha límite **Fecha límite | ----------------- | ------------------ | ------------ | | Envío: 31 de diciembre | Corrección 3 28 de diciembre | Visualización 2 26 de diciembre | Redacción 5 21 diciembre | Análisis 5 16 diciembre | Encuesta 7 9 de diciembre | Revisión bibliográfica 3 6 de diciembre
Según este calendario de trabajo, debe empezar a trabajar antes del 6 de diciembre. No obstante, deberá ajustar el calendario del proyecto en función de las vacaciones y otros imprevistos.
¿Por qué son importantes los calendarios de trabajo?
Un plan de trabajo retrospectivo le anima a empezar pensando en el final. Ayuda a centrarse en el resultado final, a programar las tareas con eficacia y a racionalizar la producción. He aquí cómo.
Garantizar la viabilidad: Los gestores utilizan un plan de trabajo para evaluar si pueden entregar el proyecto en el plazo previsto. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, si el plazo era inferior a 25 días a partir de hoy, es imposible completarlo para entonces. Con esta información puedes pedir una extensión del plazo u obtener recursos adicionales.
Alinear a los miembros del equipo: Un calendario de trabajo muestra claramente las dependencias entre las tareas y los miembros del equipo. Fomenta una mejor colaboración, uniendo al equipo en torno al plazo final.
Negociación del alcance: Si el plazo del proyecto no es negociable, puede negociar una reducción del alcance con el patrocinador o el cliente del proyecto. Priorizar el trabajo en función de los cambios acordados y complete las tareas cruciales para asegurarse de ofrecer resultados de alta calidad.
Programación de recursos: Con plazos constantes, puedes elegir tus recursos de forma eficaz. Por ejemplo, si alguien del equipo está persiguiendo otro plazo, no querrá incluirlo. O, si alguien está trabajando en una tarea no crítica, puede reasignarla e incluirla en su programación. Además, ayuda a los miembros del equipo a ver las fechas críticas para planificar su tiempo libre en consecuencia.
¿Cómo crear un calendario de trabajo?
Antes de crear un cronograma de trabajo retroactivo, averigüe lo básico: el alcance del proyecto, los recursos necesarios y el plazo final.
1. Esbozar el alcance del proyecto
Al igual que con cualquier calendario de proyecto, tienes que entender los requisitos. Algunas preguntas que debe hacerse son las siguientes.
- ¿Cuál es elobjetivo del proyecto? Ejemplo: Desarrollar una app, aplicación móvil para capturar la información de los proveedores para su incorporación
- ¿Cómo se define el resultado? Ejemplo: Debe capturar los campos de nombre, número de móvil e ID de correo electrónico y almacenarlos automáticamente en la base de datos de gestión de proveedores
- ¿Quién debe dar el visto bueno? Ejemplo: El patrocinador del proyecto y el analista de calidad
- ¿En qué plataformas debe funcionar la app? Ejemplo: Android e iOS
- ¿Cuál es el plazo final?
En función de la naturaleza de tu proyecto, comprende cualquier otro detalle y expectativas aplicables antes de crear un calendario de trabajo. Si es demasiado complejo, divídelos en fases del proyecto para facilitar la gestión.
A continuación, divídalo en tareas. Clasifique las tareas en función de su prioridad, de modo que pueda eliminar las de baja prioridad en caso de que la entrega completa sea imposible dentro del plazo. Por último, haga estimaciones precisas del esfuerzo de cada tarea para su calendario de trabajo.
2. Identifique los recursos necesarios
Como se ha indicado anteriormente, una aplicación móvil sencilla necesitará un redactor de UX, un diseñador, un desarrollador de Android, un desarrollador de iOS, un analista de calidad y un gestor de proyectos. En un análisis más profundo, te darás cuenta de que no necesitas todos los recursos para el proyecto completo. Así que calcula cuántas horas de cada uno necesitas para maximizar utilización de los recursos .
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3. Elija una herramienta de programación de la vuelta al trabajo
Una planificación retrospectiva requiere un plan creativo. Hay que trabajar hacia atrás a partir de un plazo concreto, organizando tareas y dependencias para ajustarse a un calendario predeterminado. Los gestores de proyectos necesitan una herramienta fácil de usar que lo gestione todo. ClickUp herramienta de gestión de proyectos ofrece funciones que pueden hacer esto sin esfuerzo a través de múltiples proyectos.
- Tareas de ClickUp tareas, subtareas y listas de control para dividir su proyecto jerárquicamente
- ClickUp Mapas mentales para visualizar el flujo de trabajo del proyecto
- Perfiles de usuario para asignar tareas y colaborar en el contexto de cada tarea
- Vista del Calendario para ver todo el ciclo de vida del proyecto
- Sencillas funciones de arrastrar y soltar para planificar escenarios
4. Cree calendarios de trabajo a partir de la fecha de entrega
Abra su herramienta de programación y empezar por el final.
- En primer lugar, programe la tarea final en la fecha de entrega, es decir, la fecha límite
- A continuación, ajuste las fechas límite para cada tarea retrocediendo desde la fecha de entrega hasta la fecha de inicio. En Tareas de ClickUp, puede añadir la fecha de inicio y vencimiento de cada tarea y subtarea para programarlas con precisión
- Asigne usuarios a las tareas. Utilice ClickUp para asignar varios usuarios a una misma tarea. Añadir espectadores, que pueden ver comentarios y otros detalles
- Conexión /ref/ /blog?p=14880 tareas dependientes /%href/ y etiquételas si es necesario
5. Revise y perfeccione su calendario de trabajo
Ahora que ya ha programado todos los detalles, es el momento de dar un paso atrás y asegurarse de que todo funciona correctamente. ClickUp ofrece tres vistas que simplifican enormemente la programación de las tareas pendientes.
Vista del Calendario ClickUp 
Gestione y organice proyectos, y programe tareas a través de la flexible vista Calendario para mantener sincronizados a los equipos
Vea su proyecto en un Calendario por día, semana o mes con sólo arrastrar y soltar gestión de tareas . Evite asignar tareas en los días libres de la semana. Comprueba si has asignado tareas que se solapan o múltiples tareas a la misma persona en el mismo día. Sincronice sus calendarios de Google o cualquier otra herramienta moderna de programación que pueda estar utilizando para confirmar la disponibilidad actualizada.
ClickUp vista diagrama de) Gantt 
Ordene sus tareas de forma rápida y sencilla, y cree vistas en cascada con un solo clic para ir por delante y priorizar lo importante
Un (diagrama de) Gantt muestra el progreso del proyecto a lo largo de un cronograma, normalmente en forma de gráfico de barras. Un diagrama de Gantt sencillo tiene este aspecto.
La vista de (diagrama de) Gantt de ClickUp simplifica incluso los proyectos más complejos. Puede
- Visualizar cronogramas e hitos del proyecto
- Añadir dependencias seleccionando dos tareas y trazando una línea entre ellas
- Reprogramar tareas individuales y grupos visualmente arrastrando y soltando tareas
- Bloquear tareas que tengan dependencias con otras incompletas, evitando que los miembros del equipo empiecen a trabajar en ellas sin darse cuenta
Además, cada vez que cambie los detalles de una tarea en la pantalla (diagrama de) Gantt la notificación llega a todos los usuarios de la tarea, lo que garantiza que todos estén en la misma página. He aquí algunos ejemplos Plantillas de (diagrama de) Gantt para proyectos para empezar.
ClickUp Vista Carga de trabajo 
Utilice ClickUp para automatizar su carga de trabajo con más de 100 automatizaciones, un práctico asistente de IA y una vista unificada de Carga de trabajo
Cuando haya ajustado todos los detalles, la vista Carga de trabajo, es decir, la vista de la capacidad del equipo parecerá correcto. Sin embargo, puedes identificar si has sobrecargado a alguien, programado cuando no está disponible o asignado tareas por encima de su capacidad.
Utilice la vista de carga de trabajo de ClickUp para ver quién va por delante o por detrás y arrastre y suelte fácilmente tareas para reasignar recursos
Por último, utilice la función ClickUp Box Vista para atar cabos sueltos.
La vista Equipo le permite ver en qué está trabajando su equipo, qué ha conseguido y cuál es su capacidad
Sugerencias y estrategias para el cronograma de trabajo
Ahora que hemos cubierto los aspectos básicos, pasemos a algunas estrategias y consejos prácticos que le ayudarán a optimizar su calendario de trabajo.
Sincroniza tu calendario de vacaciones y tiempo libre
Evite el estrés innecesario sincronizando directamente el calendario de vacaciones de su organización con ClickUp. Asimismo, anime a los miembros de su equipo a sincronizar sus calendarios de Google con ClickUp.
Añadir fechas de inicio y vencimiento para todas las tareas
Para ver el progreso del proyecto en un gráfico de Gantt, añada la fecha de inicio y las fechas límite a todas las tareas y simule cómo será la finalización correcta del proyecto.
Añadir duraciones estimadas
Estime el tiempo necesario para todas las tareas a fin de predecir la carga de trabajo con antelación para que pueda hacer planes de contingencia si algo lleva más tiempo.
Identificar los requisitos previos y reunirlos con antelación
Examine su proyecto entregables e identifique los requisitos previos. Por ejemplo, si está creando una app para móviles, necesitará un entorno sandbox, directrices de marca, acceso a una cuenta de desarrollador de iOS, etc.
Apueste por la flexibilidad, no por la perfección
No existe un horario ideal. Los miembros del equipo que se ponen enfermos, los vuelos que se retrasan, el entorno de desarrollo en la nube que tiene tiempo de inactividad, etc., son de esperar. Por lo tanto, crea un plan de copia de seguridad para hacer frente a estos obstáculos razonables.
Plan para el tiempo de amortiguación
Nunca es aconsejable programar las tareas hasta el último minuto. Los calendarios estrictos y rígidos no sólo son ineficaces, sino también muy estresantes. Por tanto, prevea tiempo de reserva para la entrega final y los hitos críticos.
Cree un calendario de trabajo infalible con ClickUp
La programación de la vuelta al trabajo puede ser impopular porque nos quita flexibilidad y nos hace responsables de la entrega en un plazo determinado. Sin embargo, los proyectos con plazos ajustados son habituales, y un calendario de trabajo retrospectivo es la mejor herramienta para abordarlos.
La herramienta de gestión de proyectos de ClickUp tiene en cuenta la posibilidad de que se produzcan interrupciones durante un proyecto. Aproveche las más de 15 vistas para gestionar los detalles y obtener una vista holística con sólo pulsar un botón. Personalice todos los aspectos del calendario, incluidas las tareas, subtareas, listas de control, estados, etiquetas, etc. Comience a utilizar su calendario de trabajo de forma gratuita/a inscríbase en ClickUp hoy.