Planificar proyectos de principio a fin, compaginar tareas, mantener la cohesión del equipo, gestionar el tiempo y el presupuesto, resolver problemas sobre la marcha, celebrar reuniones, supervisar el progreso, garantizar la satisfacción de las partes interesadas... Suena a mucho trabajo, ¿verdad? Aunque parezca increíble, ¡estas son solo algunas de las muchas funciones que desempeñan los gestores de proyectos!
Afortunadamente, existen soluciones que pueden optimizar o asumir por completo estas responsabilidades: las herramientas de gestión de proyectos. Las dos opciones que destacan entre otras de su clase son Airtable y Asana.
Aunque Asana y Airtable están diseñadas para facilitar la gestión de tareas y proyectos, cada una tiene sus puntos fuertes y débiles.
En este artículo, analizaremos en profundidad el dilema entre Airtable y Asana, discutiremos las funciones de las herramientas y te ayudaremos a encontrar la solución perfecta para potenciar tu productividad. 💪
¿Qué es Airtable?
Airtable es una plataforma para crear, gestionar y realizar el uso compartido de bases de datos relacionales. Se trata de un híbrido entre hoja de cálculo y base de datos que te permite centralizar y establecer conexiones de datos, crear flujos de trabajo personalizados y colaborar a la perfección con tu equipo.
Cuando oyes «hoja de cálculo», probablemente piensas en Excel. ¿Por qué aprender a usar otra plataforma desde cero cuando puedes utilizar el buen viejo Excel para tus necesidades de gestión de proyectos? ¡Porque Airtable es mucho más que hojas de cálculo!
Ofrece opciones avanzadas de gestión de proyectos, como múltiples vistas de proyectos, automatizaciones, funciones de elaboración de informes y creación de aplicaciones sin código. Se trata de una solución única que puede optimizar tus flujos de trabajo y eliminar los obstáculos en tu camino hacia la entrega de proyectos de alta calidad con soluciones eficaces de gestión de tareas.
Funciones de Airtable
Veamos las funciones clave que hacen de Airtable un software excepcional para la gestión de tareas y proyectos.
1. Creación de aplicaciones
Con Airtable, puedes crear aplicaciones personalizadas basadas en tus datos sin necesidad de tener conocimientos de código. 🧑💻
Gracias a las aplicaciones personalizadas, puedes reinventar tus flujos de trabajo y garantizar que todos los miembros del equipo trabajen en un entorno que se adapte a sus preferencias.
Airtable ofrece una opción llamada Interface Designer, que te permite personalizar la interfaz de tus aplicaciones. La función tiene un diseño de arrastrar y soltar y es fácil de usar. Ajusta los niveles de permiso para garantizar que los miembros adecuados del equipo puedan acceder a aplicaciones e interfaces específicas.
2. Datos conectados
Airtable te permite crear una única fuente de información veraz para tu organización, lo que la convierte en una plataforma de bases de datos relacionales de primer nivel. Introduce los datos críticos en Airtable y utilízalos como base para tu trabajo.
Cada vez que actualices los datos, se sincronizarán automáticamente en tiempo real, por lo que no tendrás que preocuparte por la confusión o la falta de comunicación entre los miembros del equipo.
¡Pero eso no es todo! Airtable puede «adoptar» datos de otras aplicaciones como Jira, Box y Salesforce, lo que te permite mantener todos los flujos de trabajo juntos y actualizarlos con facilidad.
3. Automatizaciones
Olvídate de las tareas repetitivas que te roban tu valioso tiempo. Con Airtable, puedes crear automatizaciones utilizando lógica de desencadenantes y acciones, lo que te permitirá aumentar tu productividad y centrarte en tareas que aportan más valor.
Las automatizaciones de Airtable pueden ser tan simples o complejas como desees. Puedes crear notificaciones únicas o flujos de trabajo de múltiples secuencias, dependiendo de tus necesidades de gestión de proyectos, o asignar tareas a miembros individuales del equipo, incluso en los proyectos más complejos.
Ajustar desencadenantes y acciones solo requiere unos pocos clics, y el proceso no necesita código. Si tienes conocimientos de Javascript, puedes aprovecharlos y ampliar la funcionalidad de las funciones avanzadas de tus automatizaciones extendiendo la lógica para desbloquear los datos de tu proyecto. 🥰
Como Airtable se integra con aplicaciones como Slack, Facebook y Google Workspace, puedes añadirlas a tus automatizaciones y optimizar aún más tus flujos de trabajo.
Precios de Airtable
- Gratis (para particulares o equipos muy pequeños)
- Equipo: 20 $ al mes por asiento
- Business: 45 $ al mes por asiento
- Escala empresarial: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios.
*Todos los precios indicados se refieren al modelo de facturación anual.
¿Qué es Asana?
Asana es un conocido software de gestión de proyectos de trabajo que te permite gestionar tareas y proyectos mientras mantienes a tus equipos multifuncionales trabajando como una máquina bien engrasada. ⚙️
La plataforma te permite establecer y realizar el seguimiento de las metas y los objetivos de cada proyecto, eliminar los silos para fomentar una colaboración fluida, detectar áreas de mejora e integrar todos los aspectos de tus proyectos en un entorno intuitivo y funcional.
Utiliza sus funciones clave para automatizar flujos de trabajo, gestionar recursos, habilitar paneles de control con amplias funciones de elaboración de informes y realizar el seguimiento del tiempo, todo ello bajo un mismo techo.
Lo mejor de todo es que, aunque cuenta con numerosas opciones avanzadas, Asana es sorprendentemente fácil de adoptar, incluso para aquellos que nunca han utilizado una plataforma de gestión de proyectos o tareas.
Funciones de Asana
En la batalla entre Airtable y Asana, esta herramienta destaca sobre otras plataformas por algunas de estas funciones clave para la gestión de proyectos:
1. Campos personalizados
Los gestores de proyectos suelen manejar gran cantidad de tareas, y simplemente enumerarlas no es suficiente para realizar un seguimiento eficaz. Asana te permite mitigar este problema mediante campos personalizados que te permiten proporcionar más información sobre tus tareas.
En pocas palabras, los campos personalizados describen tu tarea con más detalle, facilitan la organización y el filtrado, y te ayudan a controlar las cargas de trabajo y los plazos. Asana ofrece dos tipos de campos personalizados: locales (específicos del proyecto) o globales (añadidos a tu biblioteca, pueden reutilizarse dentro de tu organización).
Utiliza los campos personalizados de Asana para determinar la fase, la prioridad, el equipo, el presupuesto o el público de una tarea, y mantén tu trabajo organizado y fácil de seguir.
2. Plantillas
Asana ofrece más de 80 plantillas de gestión de proyectos para estandarizar tus estrategias operativas, mantener al equipo al tanto de los últimos cambios y garantizar la coherencia. Las plantillas incluyen secciones predefinidas, pero siempre puedes personalizarlas para adaptarlas a las necesidades de tu organización.
Además de descargar plantillas de la biblioteca, ¡puedes crear las tuyas propias con solo unos clics! Esta es una excelente noticia para aquellos que desean crear flujos de trabajo personalizados y reutilizarlos en proyectos futuros. También puedes convertir proyectos y tareas completos en plantillas únicas. ✨
3. Metas
Todas las organizaciones tienen una meta general, y todos los equipos y proyectos que las componen giran en torno a esa meta. Asana te proporciona los medios para conectar las metas de tu organización con las tareas diarias y realizar un seguimiento de su interacción a lo largo del tiempo.
De esta manera, puedes estar seguro de que tu equipo va por el buen camino en todo momento, independientemente del número de proyectos ilimitados que tengas. 🧭
Utiliza Asana Goals para establecer metas para ti, tu equipo y toda la organización, conectarlas con tus proyectos, realizar un seguimiento de múltiples niveles y garantizar que tu trabajo esté perfectamente alineado.
Tener tus metas definidas te ayuda a establecer prioridades y a mantener a tu equipo en sintonía. Tan pronto como hay progreso, Asana Goals se actualiza automáticamente, lo que te proporciona información detallada sobre lo que funciona y lo que no.
Utiliza estas funciones clave de gestión de proyectos para establecer objetivos, definir tu equipo, crear cronogramas y ver el panorama general y los detalles con la misma claridad.
Precios de Asana
- Básico: 0 $
- Premium: 10,99 $ al mes por usuario.
- Empresas: 24,99 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Ponte en contacto para conocer los precios.
*Todos los precios indicados en la lista se refieren al modelo de facturación anual.
Airtable vs. Asana: comparación de funciones
Tanto Airtable como Asana cuentan con impresionantes herramientas de gestión de proyectos y tareas en su arsenal. Pero la pregunta es: ¿cómo se comparan ambas herramientas entre sí? Te invitamos a un enfrentamiento de tres rondas entre Asana y Airtable, en el que veremos cómo se comportan ambas en aspectos críticos: vistas de proyectos, integraciones e elaboración de informes.
1. Vistas del proyecto
Las vistas múltiples de proyectos te permiten ver tus datos y tareas desde diferentes perspectivas e identificar áreas de mejora. Además, ofrecen flexibilidad y permiten a los miembros del equipo personalizar su entorno de trabajo.
Tanto Airtable como Asana destacan en este ámbito. Airtable ofrece ocho vistas (lista, cronograma, Gantt, Kanban, Calendario, Formulario, cuadrícula y galería). Puedes cambiar entre ellas, duplicarlas, descargarlas como archivos CSV y personalizar los permisos de los usuarios.
Asana tiene cinco vistas: Lista, Cronograma, Kanban, Calendario y Gantt. Trabajar con ellas es fácil, y pasar de una vista a otra solo requiere un clic.
Basándonos en el gran número de vistas disponibles, Airtable se lleva la victoria en esta ronda.
2. Integraciones
Las integraciones con otras aplicaciones te proporcionan más potencia y minimizan la necesidad de cambiar de plataforma para completar tareas.
Airtable y Asana ofrecen numerosas integraciones con otras herramientas para la gestión de tareas, el control de tiempo, la organización y la colaboración, lo que te permite centralizar tu trabajo y optimizar los flujos de trabajo.
Asana ofrece más de 200 integraciones nativas con aplicaciones como Slack, Google Calendar, Microsoft Teams, Canva y HubSpot. Además de las integraciones, puedes aprovechar las API de Asana para crear aplicaciones personalizadas y disparar tu productividad y eficiencia. 😎
La lista de integraciones nativas de Airtable es mucho más corta, con menos de 40 opciones. Por suerte, la herramienta también cuenta con una API para crear integraciones personalizadas.
A juzgar por el número de integraciones nativas, Asana es la clara ganadora en esta categoría. Sin embargo, si no le importa realizar algunos pasos adicionales a través de una API, ambas herramientas ofrecen numerosas oportunidades para ampliar su funcionalidad.
3. Opciones de elaboración de informes
La elaboración de informes es un aspecto crucial de la gestión de proyectos: es necesario poder realizar el seguimiento del progreso, tomar decisiones informadas, mantener informadas a las partes interesadas y gestionar los riesgos con facilidad.
Asana y Airtable ofrecen impresionantes funciones de elaboración de informes. No tendrás que preguntarte si una tarea o un proyecto van por buen camino.
Asana cuenta con paneles de elaboración de informes de primera clase. Crea tus propios paneles con unos pocos clics y visualiza tus datos para descubrir posibles problemas y medir el éxito de tu equipo. Puedes utilizar las plantillas de elaboración de informes de Asana o crear tus propios gráficos y tablas para representar la información. 📊
Airtable no se queda atrás en cuanto a opciones de elaboración de informes. También te permite organizar tus datos y crear paneles personalizables para realizar el seguimiento del progreso. Airtable va un paso más allá: si sabes escribir código, puedes crear tu propio sistema de elaboración de informes utilizando SDK para desarrollar API especializadas.
Esta ronda de la batalla entre Asana y Airtable ha terminado en empate. Si buscas opciones más avanzadas para la elaboración de informes, quizá te convenga decantarte por Airtable.
Airtable vs. Asana en Reddit
¿Qué opinan los usuarios de Reddit sobre el enfrentamiento entre Airtable y Asana? ¡Veámoslo!
Un usuario mencionó que le gusta Asana, pero que a sus compañeros de equipo a menudo les cuesta utilizarla en términos de comunicación y organización:
«Me gusta Asana, pero a mis compañeros de trabajo a veces les cuesta usarla. Quieren que sea más una lista de tareas pendientes que una visión general de todo el ciclo del proyecto y un mapa de lo que está haciendo cada uno. Les cuesta entender cómo se ocultan las subtareas y quieren que todo esté en un mismo nivel de profundidad, pero la herramienta no está diseñada para eso. Les cuesta usar Asana para comunicarse y transferir archivos. A mí me cuesta cuando los miembros del equipo esperan que introduzca contenido (subtareas y asignaciones) que ellos mismos son capaces de hacer y deberían hacer, para que yo pueda estar al tanto de en qué punto del proyecto se encuentra cada uno».
Otro usuario de Reddit cree que Airtable es brillante, pero tiene límites de seguridad debido a su compatibilidad con el acceso multiusuario:
«Permítanme añadir que, para apreciar plenamente la brillantez de Airtable, es necesario (a) aceptar sus numerosas limitaciones o (b) obtener ayuda para superarlas. Muchas de esas limitaciones tienen que ver con la compatibilidad de Airtable con el acceso multiusuario.
La primera gran limitación es, en mi opinión, un factor decisivo: si eres el creador de una aplicación de Airtable y la compartes con otros usuarios, no puedes evitar que esos otros usuarios la utilicen de forma compartida con personas que no conoces y que quizá no quieran tener vista la aplicación. Sigo sin entender cómo la gente puede vivir con esta limitación cuando crea aplicaciones para empresas. Solo puedo concluir que la mayoría de los usuarios de Airtable no se dan cuenta de ello. »
Este usuario de Reddit cambió de Asana a ClickUp porque la herramienta es más asequible y tiene más funciones:
«En los últimos meses, he estado transfiriendo mi trabajo de Asana a ClickUp. Me gusta que ClickUp ofrezca muchas más funciones (especialmente en automatización) por un precio más razonable».
Conoce ClickUp: la mejor alternativa a Asana y Airtable.
¿No te decides entre Asana y Airtable porque no quieres renunciar a nada? ¿Y si te dijéramos que no tienes por qué hacerlo? Descubre ClickUp, una fantástica herramienta de gestión de proyectos y tareas que puede revolucionar tu trabajo y abrirte las puertas a una productividad sin precedentes.
Esta alternativa a Asana y Airtable se ha ganado una reputación estelar gracias a un conjunto de funciones cuidadosamente diseñadas para facilitar la creación, gestión, uso compartido y seguimiento de proyectos. Favorece la colaboración en equipo y la máxima transparencia, lo que garantiza que todos estén al tanto de los últimos cambios, independientemente de su importancia.
Desde pizarras digitales para sesiones de brainstorming hasta campos personalizados y opciones de gestión de documentos, ClickUp tiene todo lo que los gestores de proyectos necesitan para destacar en su trabajo. 💯
¿Aún no estás convencido? Veamos las funciones principales de ClickUp y pronto descubrirás por qué debes empezar a utilizarlo ¡YA!
1. Gestión de proyectos ClickUp
ClickUp ofrece un conjunto completo de opciones que facilitan la gestión de proyectos: ClickUp Project Management. ⛵
Con estas funciones, puedes planificar, organizar y gestionar proyectos de todo tipo y tamaño, mantener a tu equipo coordinado y supervisar el progreso.
En cuanto a la planificación, puedes utilizar ClickUp AI, el potente asistente de redacción de la plataforma, para crear planes de proyecto, cronogramas y resúmenes. Esta función también puede resultar útil para redactar y resumir documentos, realizar lluvias de ideas y crear agendas de reuniones.
ClickUp ofrece más de 15 vistas, lo que te permite ver tu proyecto desde todos los ángulos. Además de las vistas clásicas, como Lista y Kanban, la plataforma cuenta con una vista Chat (excelente para la comunicación y la colaboración), una vista Documento (para crear wikis y documentos) y una vista Pizarra (perfecta para la lluvia de ideas).
Realice el seguimiento del progreso de sus proyectos a través de paneles interactivos con más de 50 widgets, aproveche las plantillas de gestión de proyectos para ahorrar tiempo y estandarizar procesos, y conecte ClickUp con más de 1000 herramientas para obtener la máxima funcionalidad.
2. Vista Tabla de ClickUp
La vista Tabla de ClickUp es el lugar perfecto para almacenar todos los datos relacionados con los proyectos. Te permite almacenar y organizar tus bases de datos como hojas de cálculo, establecer relaciones entre tareas y utilizar opciones de formato avanzadas.
Utiliza los campos personalizados de ClickUp para proporcionar más detalles sobre tus tareas y facilitar su filtrado y organización. Elige entre listas desplegables, casillas de selección, fechas, archivos, fórmulas y campos monetarios para dar formato a tus datos y garantizar la coherencia en todos los ámbitos.
La vista Tabla de ClickUp ofrece una funcionalidad excepcional, ya que permite crear conexiones únicas entre tus datos. Por ejemplo, si vendes material de oficina, puedes vincular a los clientes con sus pedidos y crear una visión general detallada y centralizada.
Comparte tu tabla con las partes interesadas, personaliza los niveles de permisos y exporta información para optimizar tu trabajo y fomentar la colaboración.
3. Tableros Kanban de ClickUp
Los tableros Kanban te ofrecen una mayor visibilidad de tus tareas y su progreso, lo que te permite priorizar y realizar la distribución de las cargas de trabajo de forma equitativa. Los tableros Kanban de ClickUp llevan esta flexibilidad a un nuevo nivel: puedes elegir el criterio para agrupar tareas con solo unos pocos clics.
Cada vez que haya una actualización, simplemente arrastra y suelta una tarea en la categoría correspondiente del Tablero y mantén tus flujos de trabajo optimizados.
Con los tableros Kanban de ClickUp, puedes realizar cambios en varias tareas a la vez. Solo tienes que realizar la selección de las tareas deseadas y aparecerá la barra de acciones en lote en la parte superior de la pantalla. Cambia el estado, elimina tareas o añade personas asignadas directamente desde tu tablero Kanban.
ClickUp te ofrece una vista panorámica de proyectos ilimitados en un solo tablero Kanban, gracias a la vista Todo. Te permite ver múltiples flujos de trabajo simultáneamente, comprender en qué punto se encuentran tus proyectos y, si es necesario, actualizar tu plan de acción en consecuencia.
ClickUp: el asistente de gestión de proyectos
ClickUp es una plataforma todo en uno que te ayuda a centrarte en lo que importa y a eliminar el estrés del trabajo. Su personalización, flexibilidad, facilidad de uso y numerosas opciones para planificar, organizar y gestionar proyectos la sitúan en lo más alto de la lista para todos aquellos que buscan una herramienta de gestión de proyectos de primera clase.
Regístrate hoy mismo en el plan Free de ClickUp, prueba sus funciones y descubre por qué puede ser la respuesta perfecta al dilema entre Asana y Airtable. 😜