Como gestor de proyectos, debes optimizar los procesos, realizar el seguimiento de las tareas y los plazos, y colaborar con todos los equipos. La gestión de proyectos es un reto y requiere destreza mental y pensamiento inteligente. Lo entendemos.
Y por eso siempre estás buscando herramientas que te den superpoderes. En este artículo, nos sumergimos en Notion vs Trello, dos populares herramientas de gestión de proyectos.
¡Y eso no es todo! Hemos añadido un competidor sorpresa al final.
¿Qué es Notion?
Notion es un software de gestión de proyectos a gran escala que ofrece funciones sólidas para gestionar proyectos complejos.
Las plantillas que ofrece Notion lo convierten en una buena opción para la gestión de proyectos. Entre ellas se incluyen amplias plantillas de gestión de proyectos que agilizan la planificación de proyectos, hojas de ruta de productos para la planificación de proyectos de la A a la Z, y mucho más.
La herramienta de gestión de proyectos también cuenta con funciones de IA que generan borradores de planes de proyecto en cuestión de segundos.
Funciones de Notion
Notion lanzó su versión 2.32 en 2023 con una gestión de proyectos, un manejo de tareas y una automatización más amplias.
Estas son algunas de las funciones más destacadas de Notion:
1. Plantillas de gestión de proyectos
Notion ofrece numerosas plantillas listas para usar para diversos fines. Algunas categorías populares de plantillas de gestión de proyectos de Notion incluyen kits para agencias, plantillas de presupuestos, planificación de calendarios de contenido y redes sociales, documentación de marca y mucho más.
2. Automatización de bases de datos
Aparte de las plantillas, también nos gusta la capacidad de Notion para crear flujos de trabajo de gestión de proyectos personalizados para tareas administrativas repetitivas y manuales. Por ejemplo, puedes automatizar el cambio del estado de las tareas, el envío de encuestas, la actualización de las fechas de finalización y el envío de recordatorios a tu equipo.
3. Hoja de ruta del producto
Se acabó el tener datos dispersos en varias herramientas. Puedes crear y ejecutar una hoja de ruta de productos, todo ello en un único panel.
Con las hojas de ruta de productos de Notion, puedes conectar tus metas empresariales, la documentación de los productos, las responsabilidades y otra información en un solo documento. Verás el progreso del proyecto y las partes interesadas clave en las diferentes fases, lo que simplifica la colaboración.
4. Integraciones
También puedes integrar Notion con otras herramientas de colaboración en equipo y de gestión de proyectos de uso común, como Slack, GitHub, etc. Con más de 70 integraciones, Notion puede ayudarte a simplificar los flujos de trabajo y te permite configurar una sincronización personalizada utilizando la API de Notion.
Precios de Notion
Notion tiene cuatro planes de precios para pagos anuales:
- Plan Free
- Más: 8 $/usuario/mes
- Empresa: 15 $/usuario/mes
- Corporación: Precios personalizados
- Notion IA es un complemento que cuesta 8 $ al mes por usuario en los planes de pago.
¿Qué es Trello?
Trello es un software de gestión de proyectos Kanban, conocido por su simplicidad y facilidad de uso.
Sin necesidad de aprendizaje, se adapta a equipos de todos los tamaños. Puedes optimizar tu proyecto en cada paso, desde la ideación y la incorporación de los miembros del equipo hasta el lanzamiento del proyecto por fases.
Lo bueno es que puedes crear un «tablero Trello» desde cero o utilizar una plantilla ya preparada para la gestión de proyectos, el seguimiento de las tareas y la creación de flujos de trabajo para los proyectos.
Sin embargo, Trello no es adecuado para proyectos complejos o a gran escala.
Funciones de Trello
Veamos algunas de las funciones que ofrece Trello:
1. Plantillas personalizables
Trello ofrece más de 100 plantillas de gestión de proyectos totalmente personalizables para varios casos de uso, como la elaboración de presupuestos de proyectos, el mapeo de historias de usuarios, la gestión del flujo de trabajo de los clientes y la planificación semanal, entre otros casos de uso.
2. Automatización integrada
Trello tiene una herramienta de automatización sin código integrada: Butler. Se encarga de las tareas monótonas relacionadas con los proyectos, como el seguimiento de las fechas límite, el envío de recordatorios, la gestión de los miembros del equipo, la creación de agendas de reuniones, etc.
Puedes establecer reglas y desencadenantes personalizados para gestionar acciones específicas en el flujo de trabajo de tu proyecto. Por ejemplo, actualizar automáticamente el estado de una tarea a «Completada» tan pronto como se marque tu lista de tareas pendientes.
3. Hoja de ruta del proyecto
Visualiza el cronograma de desarrollo de tu proyecto en tus tableros de Trello utilizando los diagramas de Gantt de Trello y divide las tareas en flujos de trabajo inspirados en Kanban.
Define hitos y plazos para garantizar que tu proyecto se mantenga en el buen camino. Configura el calendario de tu proyecto utilizando un diagrama de Gantt y coloca los rótulos de las tareas de alta prioridad dentro de las tarjetas de Trello al estilo Kanban para identificar rápidamente los obstáculos.
4. Trello Power-Up
Trello ofrece más de 200 integraciones dentro de su galería Power-Up. Puedes establecer conexiones entre tus tarjetas y tableros de Trello con varias integraciones nativas y externas.
Por ejemplo, Trello Power-Up—Control de tiempo y elaboración de informes es una herramienta de control de tiempo que registra automáticamente tu trabajo en un tablero de Trello y crea informes detallados sobre las horas dedicadas, quién ha trabajado en qué, etc., durante el cronograma del proyecto.
Precios de Trello
Trello tiene cuatro planes de precios para pagos anuales:
- Plan Free
- Estándar: 5 $/usuario/mes
- Premium: 10 $/usuario/mes
- Corporación: 17,50 $/usuario/mes
Notion vs. Trello: comparación de funciones
Una diferencia significativa entre Notion y Trello es que Notion es muy completa y hace muchas cosas a la vez. Trello, por otro lado, es una herramienta más optimizada y simplificada, perfecta para proyectos más pequeños.
Pero es posible que dediques mucho más tiempo a adaptarte al funcionamiento de Notion que al de Trello.
Aunque Notion es un poco más caro y tiene una curva de aprendizaje más pronunciada que Trello, sin duda vale la pena invertir en él por sus amplias funciones.
Entonces, Notion o Trello, ¿tenemos un ganador?
1. Plantillas de gestión de proyectos
Hemos descubierto que ambas herramientas tienen plantillas personalizables y fáciles de usar.
Notion ofrece numerosas plantillas de proyectos, 1006 para ser exactos. Y Trello tiene alrededor de 110 plantillas para casos de uso de gestión de proyectos.
Por lo tanto, Notion es la mejor opción si te basas en los números y buscas plantillas ultraespecíficas para casos de uso dentro del seguimiento de incidencias, la planificación de proyectos y metas, las hojas de ruta de productos y mucho más.
2. Potente automatización
Notion tiene capacidades de automatización nativas en comparación con Trello. Notion te permite programar tareas y optimizar los flujos de trabajo de los proyectos para eliminar las actividades manuales con su sólida automatización de bases de datos incorporada.
La gestión de proyectos en Trello se puede automatizar utilizando su potente herramienta de automatización, Butler, o una herramienta de terceros como Zapier.
Así pues, consideramos que Notion es una solución de automatización integral más sólida, a diferencia de Trello, que necesita conexiones externas.
3. Planificación de la hoja de ruta del proyecto
Notion y Trello tienen funciones igualmente eficaces para crear y ejecutar hojas de ruta de productos o proyectos. Te permiten reunir a personas, tareas y flujos de trabajo para obtener una vista rápida de los cronogramas de los proyectos y quién hace qué.
Visualmente, nos pareció que los tableros y gráficos de Trello para las hojas de ruta de los proyectos tenían un aspecto más rico que Notion. Además, recuerda que Notion carece de elementos básicos de visualización de la gestión de proyectos, como los diagramas de Gantt y los tableros Kanban.
4. Extensibilidad
La gestión de proyectos implica colaboración: comunicaciones entre equipos, toma de notas, gestión de tareas, etc.
Por lo tanto, una herramienta de gestión de proyectos debe ser extensible y estar bien integrada con tu conjunto de herramientas internas, como Slack, Google Calendar, Outlook y Jira.
Notion se integra con más de 70 aplicaciones, incluyendo Slack y Google Drive. Trello tiene una galería exclusiva de Power-Up con integraciones internas de pago y más de 200 externas.
Trello ofrece más integraciones. Sin embargo, Notion te permite crear una integración personalizada utilizando su API pública, adecuada para desarrolladores.
Notion vs. Trello en Reddit
Queríamos comprobar si Notion vs. Trello está generando expectación en Reddit. ¡Y sí, así es!
Esto es lo que opinan la mayoría de los usuarios:
«Utilizo Notion a diario para todo lo relacionado con mis proyectos y para tenerlo todo en un mismo sitio. Trello puede ser más fácil de usar, y sus tableros Kanban me parecen mejores que los de Notion».
Otro grupo de usuarios cambió de Trello a Notion y descubrió que sus plantillas eran un excelente punto de partida.
Algunos usuarios que adoraban Trello dicen: «Trello me parece perfecto para mis listas de tareas y proyectos. Butler y Power-Ups hacen que la automatización de tareas repetitivas sea pan comido».
Pero, ¿y si ni Notion ni Trello te sirven? Hay otra herramienta de gestión de proyectos mejor que nos gustaría recomendarte.
Conoce ClickUp: la mejor alternativa a Notion y Trello.
Notion y Trello no son herramientas específicas para la gestión de proyectos y se quedan cortas en algunas áreas.
Por ejemplo, Notion carece de elementos de visualización y sus florituras no facilitan su uso. Y Trello solo funciona para proyectos pequeños debido a su funcionalidad simplista.
Presentamos ClickUp.
Como uno de los programas de gestión de proyectos mejor valorados, ClickUp te permite gestionar proyectos de todos los tamaños, colaborar en tareas y optimizar flujos de trabajo de varios pasos.
Aquí tienes tres funciones destacadas que hacen de ClickUp la mejor alternativa a Notion y Trello:
1. ClickUp AI
Imagina tener un asistente virtual que se encargue de las tareas rutinarias de gestión de proyectos. Eso es ClickUp AI para ti.
ClickUp AI es un asistente de IA diseñado para ayudarte a trabajar más rápido. Ya sea resumiendo las actualizaciones de las tareas, generando elementos de acción, redactando textos o formateando contenidos, ClickUp AI lo hace por ti. ClickUp informa de que los usuarios activos reducen su carga de trabajo diaria en un 30 % utilizando ClickUp AI.
2. ClickUp Docs
La gestión de proyectos y la documentación van de la mano. Sin embargo, Notion y Trello carecen de funciones avanzadas de documentación para mantener tu trabajo organizado.
Con ClickUp Docs, puedes crear documentos o wikis enriquecidos y compartirlos con tu equipo. También puedes realizar el seguimiento de los cambios en los documentos en tiempo real, etiquetar a tus compañeros de equipo y asignar tareas sobre la marcha.
ClickUp te permite categorizar documentos dentro de tu entorno de trabajo para que no pierdas horas gestionando grandes volúmenes de documentos anidados unos debajo de otros.
3. Tableros Kanban
Trello carece de personalización avanzada, aunque es conocido por su sistema similar al tablero Kanban.
Por otro lado, los tableros Kanban de ClickUp son muy versátiles y personalizables, lo que te permite arrastrar y soltar tareas, moverlas a través de los flujos de trabajo y realizar cambios masivos de una sola vez.
El panel único y multifuncional de ClickUp te permite ver todos tus tableros Kanban en una sola vista, lo que facilita mucho el seguimiento del progreso del proyecto.
¿Qué herramienta de gestión de proyectos deberías utilizar?
Si nos fijamos en la comparación de software de gestión de proyectos, tanto Notion como Trello tienen miles de defensores en Internet.
La elección de una herramienta de gestión de proyectos debe basarse en tus necesidades de planificación y colaboración, así como en su capacidad para hacer que tu equipo sea más ágil. Creemos que ClickUp destaca como una excelente opción en todos estos aspectos.
Tanto si eres un individuo como un equipo, ClickUp puede adaptarse rápidamente en función de los requisitos de tu proyecto.
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