Tener dificultades para determinar la ubicación de los datos que necesitas puede ser un verdadero obstáculo para la productividad. Es como buscar una aguja en un pajar. El nivel de frustración aumenta cuando tus datos están dispersos, desorganizados y son difíciles de gestionar.
En el mundo de la gestión eficiente de datos, las hojas de cálculo son las grandes olvidadas, ya que ofrecen un refugio estructurado con columnas, filas y campos para mantener tu información ordenada. 🧹
Tenemos dos campeones en gestión de datos: Airtable y Hojas de cálculo de Google. Estas herramientas son famosas por ir más allá, ayudándote a introducir datos y realizar automatizaciones, optimizar el uso compartido de información y facilitar la edición colaborativa. Sin embargo, no te dejes engañar por su aparente similitud, ya que también tienen puntos fuertes y funciones únicas.
¿Qué software saldrá victorioso en este enfrentamiento definitivo? ¿Airtable o Hojas de cálculo de Google? Analicemos sus funciones más destacadas, sopesemos los pros y los contras, y añadamos una herramienta comodín por si acaso.
¿Qué es Airtable?
Airtable es una fusión dinámica entre una hoja de cálculo y una base de datos, que ofrece lo mejor de ambos mundos en una interfaz fácil de usar. Te permite controlar y gestionar tus datos de forma que se maximice la eficiencia, se agilicen los procesos y se adapten las soluciones a tus necesidades específicas. ✨
Esta plataforma única permite a los usuarios de Airtable crear sin esfuerzo relaciones complejas entre puntos de datos. Sus vistas personalizables, filtros avanzados y herramientas de colaboración son perfectas para la gestión de proyectos y el seguimiento de inventarios.
Airtable va más allá con soluciones como diversos tipos de campos, una biblioteca de plantillas de hojas de cálculo listas para usar e integraciones con herramientas populares.
Las posibilidades de almacenamiento de datos son casi ilimitadas. Almacene cualquier dato en registros, establezca referencias cruzadas entre tablas, personalice la forma en que se presenta la información e incluso implemente la automatización para una gestión eficiente de los datos.
La plataforma también funciona como Calendario y tablero Kanban, lo que la convierte en una solución integral para realizar tareas.
Funciones de Airtable
¿Qué distingue a Airtable como la herramienta preferida de innumerables empresas? Descubramos la respuesta explorando sus funciones más destacadas. 🕵
1. Uso compartido de datos e integraciones
Airtable destaca por su fluidez en el uso compartido de archivos y datos, ¡y esta práctica función está disponible incluso en su versión gratuita!
Con las aplicaciones de escritorio y móviles de Airtable para iOS y Android, puedes acceder a tus archivos desde prácticamente cualquier lugar. Los límites de almacenamiento de archivos también son bastante generosos. 🗃️
En lo que respecta al uso compartido de los datos de tus hojas de cálculo, Airtable ofrece múltiples opciones. Puedes:
- Crea enlaces compartibles con distintos permisos de visualización.
- Incrusta tu base de Airtable en tu sitio web.
- Utiliza la clave de API de Airtable de tu base para personalizar tu aplicación.
Potencia tus flujos de trabajo actuales en tu herramienta de base de datos Airtable integrando complementos de aplicaciones de terceros a través de Blocks. Para ampliar sus capacidades, puedes recurrir a Workato, Zapier, Automate. io o Integromat para conectar Airtable a más de 1000 sitios web y aplicaciones.
2. Varias vistas de tareas
Airtable ofrece ocho vistas de proyecto, lo que te permite cambiar rápidamente la forma en que se presentan tus datos.
Empieza con la vista Lista para obtener una visión clara y completa de tu trabajo. Es como tener la visión general y los detalles más importantes en un solo lugar, lo que potencia la eficiencia de tu equipo.
¿Necesitas ver cómo encajan las diferentes piezas de tu trabajo? La vista de cronograma es tu compañera personalizable para realizar el seguimiento de los recursos, eventos y proyectos.
Airtable también cuenta con la vista Kanban, que te permite supervisar fácilmente el progreso, las partes interesadas y otros resultados importantes en una interfaz personalizable y fácil de usar. Esta vista muestra tus tareas en forma de tarjetas y te permite gestionarlas con una simple acción de arrastrar y soltar. 🖱️
Utiliza la vista Gantt para estar al tanto de los procesos y cumplir con los plazos. Te permite planificar actividades, dependencias de tareas e hitos, lo que simplifica la gestión de proyectos de varios pasos.
3. Creación de aplicaciones
Airtable te permite crear aplicaciones personalizadas sin código basadas en tus datos existentes. Tanto si quieres crear desde cero utilizando la plataforma nativa como si prefieres sumergirte en sus prácticas plantillas de aplicaciones, la elección es tuya.
Crear aplicaciones impecables es muy fácil con el Diseñador de interfaces. Es accesible para todos, independientemente de sus conocimientos técnicos. Puedes crear fácilmente interfaces personalizadas utilizando componentes de arrastrar y soltar que se adapten a las necesidades de tu empresa y actualizar la interfaz en segundos a medida que cambian los requisitos. 🎨
Configura flujos de trabajo personalizados sin esfuerzo con las plantillas prediseñadas de Airtable, adaptadas a casos de uso como el seguimiento de proyectos, la planificación de eventos o el lanzamiento de un nuevo producto. La biblioteca de plantillas abarca una amplia gama de categorías, desde marketing y recursos humanos hasta organizaciones sin ánimo de lucro y sector inmobiliario.
Precios de Airtable
- Free
- Equipo: 20 $ al mes por usuario
- Empresa: 45 $ al mes por usuario
- Enterprise: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
¿Qué es las Hojas de cálculo de Google?
Hojas de cálculo de Google adopta el estilo tradicional de las hojas de cálculo. Piensa en ella como la prima online de Microsoft Excel: puede que no tenga un aspecto muy sofisticado, pero es fácil de usar. Se ciñe al diseño familiar de filas, columnas y celdas, lo que la convierte en la opción perfecta para tareas fundamentales como la recopilación de datos y los cálculos básicos.
La plataforma destaca cuando hay varios usuarios y equipos colaborativos en juego. Permite que varias personas realicen el trabajo en la misma hoja de cálculo simultáneamente, y puedes ver sus ediciones a medida que se realizan, ya que cada cambio se guarda automáticamente.
Las Hojas de cálculo de Google pueden facilitar el análisis de datos y reducir las posibilidades de error gracias a funciones como el autocompletado y las sugerencias de fórmulas, que te ayudan a procesar los números de forma más eficiente. ⚡
Además, se integra perfectamente con las aplicaciones de Google, por lo que puedes analizar sin esfuerzo los datos de Google Forms dentro de Sheets o insertar gráficos de Sheets en Google Slides y Documentos de Google.
¡Echa un vistazo a las Hojas de cálculo de Google vs Excel!
Funciones de las Hojas de cálculo de Google
¿Te preguntas qué hace que las Hojas de cálculo de Google tengan tanto éxito entre los usuarios? Acompáñanos mientras examinamos detenidamente sus funciones más destacadas. 👀
1. Explorar
La función Explore aprovecha el poder del aprendizaje automático para generar sin esfuerzo gráficos de Gantt y tablas, y proporcionar respuestas a tus preguntas relacionadas con los datos. Además, te permite actualizar automáticamente los datos seleccionados.
Imagina que estás haciendo el seguimiento de tus cifras de ventas mensuales y tu hoja de cálculo está repleta de datos. Con la función Explorar, puedes hacer preguntas como «¿Cuál es el ingreso total del producto A, del producto B o del producto C?» y obtendrás las respuestas rápidamente, lo que convertirá tus datos en información útil.
En la barra lateral, encontrarás un cuadro de texto en el que puedes escribir tus preguntas y obtendrás las respuestas. A medida que te desplaces hacia abajo en el panel Explorar, verás una lista de gráficos sugeridos relevantes para tus datos. Tanto si necesitas una tabla dinámica, un gráfico circular o un gráfico de barras, puedes seleccionar el que se adapte a tus necesidades. 📊
2. Edición en línea y sin conexión
En lugar del anticuado intercambio de documentos por correo electrónico entre varias personas, las Hojas de cálculo de Google permiten a muchos usuarios abrir y realizar la edición de un mismo documento simultáneamente. Todos pueden ver los cambios realizados por los demás, y todas las modificaciones se guardan automáticamente en los servidores de Google.
Las Hojas de cálculo de Google también ofrecen una práctica función de chat en la barra lateral que permite a los colaboradores discutir las ediciones y aportar ideas sobre cambios específicos en tiempo real. Y si hay ediciones que te gustaría revisar o deshacer, la función Historial de revisiones te lo pone fácil.
La plataforma incluso tiene compatibilidad con la edición sin conexión, tanto si utilizas un ordenador como una aplicación móvil. Solo necesitas la extensión de Chrome Documentos de Google Offline para el escritorio o la aplicación móvil Hojas de cálculo de Google, y ya estás listo para empezar. 👌
3. Autocompletar
Las Hojas de cálculo de Google simplifican el proceso de introducción de datos gracias a la función de autocompletar. Te permite introducir automáticamente datos que siguen un patrón o utilizar valores que hayas introducido anteriormente como puntos de referencia. 👨🏻💻
Supongamos que tienes una lista con los días de la semana: Monday, Tuesday, Wednesday, etc. En lugar de escribir cada día manualmente, puedes rellenarlos automáticamente. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Introduce los dos primeros días de la semana en tu hoja de cálculo.
- Selecciona esas dos celdas y, al pasar el cursor por la esquina inferior derecha, observa cómo se convierte en un signo más negro (+).
- Una vez que lo veas, haz clic y arrastra hacia abajo o a lo largo de las celdas para especificar el intervalo de días de la semana.
- Cuando sueltas el botón del ratón, las Hojas de cálculo de Google rellenan automáticamente las celdas adyacentes, gracias al reconocimiento de patrones.
El autocompletado también funciona a la perfección con números y otras entradas de texto. Puedes utilizarlo para listas numeradas, meses del año o incluso cálculos.
Precios de las Hojas de cálculo de Google
- Free
- Business Standard: 12 $ al mes por usuario
Airtable vs. Hojas de cálculo de Google: comparación de funciones
Las hojas de cálculo de Google y Airtable son prácticas herramientas de hojas de cálculo diseñadas para facilitar la vida de particulares y equipos. Aunque tienen funciones comunes, como la automatización y el almacenamiento en la nube, cada una tiene sus puntos fuertes. Airtable se inclina por ser una base de datos dinámica, mientras que las hojas de cálculo de Google se mantienen tan simples como una hoja de cálculo.
Ahora, profundicemos en sus funciones compartidas y veamos cuál merece la corona. 👑
1. Bases de datos y hojas de cálculo
Las Hojas de cálculo de Google son el software de hojas de cálculo por excelencia para crear, editar y colaborar en hojas de cálculo en línea. Cuenta con todas las funciones esenciales para la gestión de datos, desde las básicas, como la entrada de datos, las fórmulas y el formato de celdas, hasta herramientas de visualización de datos, como tablas y gráficos, que simplifican el análisis.
En el otro lado del ring tenemos a Airtable, que combina funciones de hoja de cálculo y base de datos. Responde a diversas necesidades empresariales, como el seguimiento de inventarios, la planificación de eventos y la gestión de proyectos. Lo que lo distingue es su capacidad para manejar grandes volúmenes de datos y presentar vistas como Calendario, Kanban y Cuadrícula. Además, permite crear bases de datos relacionales para relaciones de datos complejas. 🔗
En este enfrentamiento, lo daremos por empate. Airtable destaca como híbrido entre hoja de cálculo y base de datos, mientras que las Hojas de cálculo de Google ganan en lo que respecta a la gestión tradicional de hojas de cálculo.
2. Gestión de tareas y proyectos de gestión de proyectos
Airtable es el campeón indiscutible en la gestión de tareas y proyectos. Cuenta con potentes funciones y ofrece una galería de plantillas para tareas que van desde la planificación de proyectos hasta el seguimiento del progreso y la comunicación del equipo. Además, te ofrece varios puntos de vista, lo que facilita el seguimiento de las tareas y el progreso.
Por otro lado, tenemos Hojas de cálculo de Google, diseñada principalmente para manejar grandes conjuntos de datos, pero que, con algunas personalizaciones, puede servir como una hoja de cálculo decente para la gestión de proyectos. Puedes crear un proyecto y configurar columnas para tareas, estado, personas asignadas y fechas límite, y añadir menús desplegables para cambiar el estado fácilmente. ✅
Aún así, en esta ronda, Airtable se lleva la palma gracias a sus funciones más avanzadas de gestión de tareas y proyectos.
3. Funciones de colaboración
Tanto Airtable como las Hojas de cálculo de Google son fantásticas cuando se trata de trabajo en equipo colaborativo.
Hojas de cálculo de Google destaca por mantener la conversación fluida. Puedes añadir comentarios, responder, realizar edición, resolver problemas y chatear con tus colaboradores mientras trabajáis juntos en la misma hoja. Realiza un seguimiento de todos los cambios en el historial de revisiones integrado, lo que te da la libertad de volver a consultar versiones anteriores. Y para mayor comodidad, hay una ventana de chat en la barra lateral. 💬
En Airtable hay un espacio colaborativo similar. Puedes dejar comentarios, adjuntar archivos e incluso realizar menciones a otras personas en los comentarios para mantener abiertos los canales de comunicación. Además, la práctica función «Historial de revisiones» te permite realizar el seguimiento de todos los cambios realizados en un registro. Establece permisos para controlar quién tiene acceso a los datos.
Aunque ambas herramientas tienen funciones colaborativas comunes, como la edición en tiempo real, los comentarios y el historial de revisiones, Airtable gana la ronda, ya que su juego de colaboración es un poco más robusto. Ofrece ventajas adicionales, como menciones y archivos adjuntos, lo que facilita el trabajo en equipo.
Airtable vs. Hojas de cálculo de Google en Reddit
Hemos recurrido a Reddit para conocer la opinión de los usuarios habituales de hojas de cálculo sobre el enfrentamiento entre Airtable y Hojas de cálculo de Google. Hay consenso en que ambas plataformas funcionan bien, pero tienen roles principales distintos: Google Sheets es una hoja de cálculo clásica, mientras que Airtable es una base de datos dinámica.
Un usuario señaló por qué prefiere Airtable:
«Airtable es una forma más potente de organizar, almacenar y ordenar datos altamente estructurados. Eso incluye, por supuesto, su capacidad para funcionar como una base de datos relacional. Pero incluso sin eso, el uso de vistas, grupos y filtros es mucho más rápido, limpio y mucho más intuitivo que el que se puede encontrar en Hojas de cálculo de Google u otros productos de la competencia».
Otro mostró la compatibilidad con las Hojas de cálculo de Google:
«Airtable no sustituye a una herramienta de hojas de cálculo convencional, ya que no permite codificar por colores las celdas ni resaltar determinadas secciones fácilmente. Las fórmulas son complicadas y no tan sencillas como en hojas de cálculo como Zoho Sheets o Hojas de cálculo de Google. Tampoco permite compactar fácilmente los datos en una subpágina ni organizarlos fuera del ámbito definido de cada tipo de vista Tablero».
Conoce ClickUp: la mejor alternativa a Airtable y las Hojas de cálculo de Google.
A la hora de elegir entre Hojas de cálculo de Google y Airtable, lo importante es encontrar el punto medio. Hojas de cálculo de Google ofrece simplicidad con sus funciones de hoja de cálculo fáciles de usar para los usuarios. Por otro lado, Airtable asume el rol de una base de datos versátil, que ofrece un uso compartido fácil de datos y múltiples vistas de tareas.
Pero, ¿y si no quieres elegir entre una u otra? ClickUp es la solución todo en uno que cumple ambas funciones, ya que sirve como una base de datos versátil y una potente hoja de cálculo. Tanto si buscas un hub para almacenar tus datos como una forma de profundizar en tablas detalladas, ¡ClickUp te lo ofrece todo!
Esta plataforma fácil de usar simplifica la organización de datos con automatizaciones y un seguimiento preciso de las tareas. Además, ofrece compatibilidad con la colaboración en tiempo real y incluye un útil asistente de IA.
Exploremos algunas de las funciones favoritas de los usuarios que consolidan a ClickUp como la mejor alternativa a Airtable y Hojas de cálculo de Google.
1. Domina la gestión de datos con la vista Tabla de ClickUp.
Conviértete en un experto en gestión de datos con la vista Tabla de ClickUp: es como tener lo mejor de las hojas de cálculo y las bases de datos visuales dinámicas al alcance de la mano. Ya sea para gestionar el inventario, realizar el seguimiento de los datos de los clientes o manejar una lista detallada de tareas pendientes, ¡esta función te respalda! 💪
Establece conexiones entre tareas, documentos y dependencias para mantener tu trabajo perfectamente organizado. ¿Necesitas realizar cambios rápidos? Edita tareas de forma masiva, exporta datos de tablas o genera enlaces compartibles para colaborar de forma segura con socios externos.
Crea campos personalizados para registrar cualquier información necesaria, ya sea el progreso de las tareas, las prioridades, las valoraciones de los productos o los archivos adjuntos.
Ya sea para gestionar tareas de equipo o proyectos personales, te sentirás como un profesional con las diversas opciones de filtrado y agrupación. Ajusta tu vista ocultando o fijando columnas para optimizar tu seguimiento. Y para obtener la máxima flexibilidad, aprovecha la función de arrastrar y soltar columnas para crear tu vista perfecta.
2. Fomenta la edición en equipo en tiempo real con ClickUp Docs
Gestiona tareas sin esfuerzo, mantén el orden y fomenta la colaboración con ClickUp Docs, la función de gestión de documentos exclusiva de la plataforma.
Docs te permite crear, editar y compartir documentos específicos de tareas y proyectos con tu equipo y las partes interesadas.
Puedes permitir a los miembros del equipo realizar la edición de documentos relacionados con las tareas y colaborar en tiempo real, sin importar dónde se encuentren. Comparte tus opiniones e ideas en los comentarios, asigna tareas a los miembros del equipo y convierte el texto en tareas rastreables para mantener todo organizado. Además, puedes añadir widgets para ajustar el estado de los proyectos y asignar tareas sin salir del documento. 🎯
Una vez que hayas terminado un documento, puedes vincularlo fácilmente a una tarea, lo que mejora la organización y centraliza tus flujos de trabajo. Todos los elementos de ClickUp Docs son personalizables, por lo que puedes adaptar tus documentos para que se ajusten a tus tareas, proyectos y dinámica general del equipo.
3. Ahorra tiempo con las automatizaciones de ClickUp
Despídete de las tareas que consumen mucho tiempo y concéntrate en lo que realmente importa con ClickUp Automations. Tienes una paleta de más de 100 automatizaciones entre las que elegir, lo que facilita la optimización de los flujos de trabajo, la gestión de las tareas rutinarias y la gestión fluida de los traspasos de proyectos.
Aprovecha las automatizaciones predefinidas o personalízalas para que se adapten perfectamente a tus necesidades. Además, puedes crear nuevas tareas sin esfuerzo y establecer POE claros para todo tu equipo sin sudar ni una gota.
También puedes asignar tareas automáticamente, añadir comentarios y cambiar estados. Mantén tu trabajo en marcha ajustando automáticamente las personas asignadas y las prioridades o aplicando etiquetas y plantillas cuando se produzcan cambios de estado. 🤩
Además, las automatizaciones de ClickUp se integran perfectamente con aplicaciones externas como Hojas de cálculo de Google y Airtable, lo que permite reunir todas tus tareas y operaciones en un único entorno de trabajo compartido.
ClickUp: tu ventanilla única para optimizar los flujos de trabajo
No te conformes con menos que lo mejor a la hora de elegir una plataforma de hojas de cálculo: ClickUp es la alternativa más práctica a las Hojas de cálculo de Google y Airtable. Ha revolucionado el sector al simplificar funciones de primera categoría dentro de un diseño fácil de usar.
Con más de 1000 integraciones, más de 15 vistas de proyectos y numerosas plantillas prediseñadas, ClickUp lleva el almacenamiento y la gestión de datos a un nivel completamente nuevo. 📈
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