Veröffentlichen Sie eine Stellenanzeige, und plötzlich quillt Ihr Posteingang über. Das Durchsehen der Lebensläufe kostet viel Zeit, verzögert die Einstellung und birgt die Gefahr, dass sich Vorurteile einschleichen.
KI überprüft Lebensläufe in Sekundenschnelle, markiert die besten Treffer und macht Personalvermittlern frei, sich auf echte Unterhaltung zu konzentrieren – statt auf Papierkram. Der Vorteil? Schnellere, fairere und intelligentere Einstellungen.
So automatisieren Sie die Personalbeschaffung mit KI – und machen den Prozess endlich zu Ihrer Arbeit.
🔍 Wussten Sie schon? Der weltweite Markt für KI-gestützte Personalbeschaffung hatte 2024 einen Wert von über 617 Millionen US-Dollar und wird bis 2033 fast verdoppelt und mehr als 1,1 Milliarden US-Dollar erreichen. Das entspricht einer stetigen Wachstumsrate von 7,2 % pro Jahr und zeigt, wie schnell KI die Art und Weise verändert, wie Unternehmen weltweit Talente finden.
⭐️ Feature Vorlage
Die ClickUp-Vorlage für einen 30-60-90-Tage-Plan ermöglicht es Teams und neuen Mitarbeitern, klare Ziele, Schlüssel-Meilensteine und die genauen Schritte als Karte zu erstellen, die für eine erfolgreiche Arbeit in den ersten drei Monaten erforderlich sind. Sie sorgt für eine reibungslose Einarbeitung, eine klare Zielausrichtung und einen schnellen Einstieg in die neue Rolle.
warum die Personalbeschaffung mit KI durch Automatisierung optimieren?*
Ein Personalvermittler muss täglich viele Bewerbungen bearbeiten, wodurch geeignete Bewerber leicht untergehen können. Zwischen dem Sortieren von Lebensläufen, dem Herausfiltern ungeeigneter Kandidaten und dem Nachfassen bleibt kaum Zeit für das, was wirklich wichtig ist: die Einstellung der richtigen Mitarbeiter.
Genau aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen auf KI. Tatsächlich nutzen bereits 88 % der Unternehmen KI für Aufgaben wie die Vorauswahl von Bewerbern. Von der Suche nach den am besten geeigneten Kandidaten bis hin zur Beschleunigung der Vorauswahl übernimmt KI die Routinearbeit, sodass sich Personalvermittler auf die intelligente, strategische Personalbeschaffung konzentrieren können, um die richtige Person für die Stelle zu finden.
Es analysiert Tausende von Lebensläufen in Sekundenschnelle und identifiziert anhand von Fähigkeiten und Erfahrungen die am besten geeigneten Kandidaten. Anstatt Stunden mit der manuellen Vorauswahl zu verbringen, können Personalvermittler schnell qualifizierte Bewerber auswählen und schneller weiterbearbeiten.
schlüssel-Rekrutierungsprozesse, die Sie mit KI automatisieren können *
KI-Tools für die Personalbeschaffung sollen Personalvermittler nicht ersetzen. Sie sollen Ihre Arbeit einfacher, schneller und intelligenter machen. Stattdessen übernimmt KI die sich wiederholenden Arbeiten hinter den Kulissen, die HR-Teams ausbremsen. Hier sind die Schlüssel-Personalbeschaffungsprozesse, die mit KI automatisiert werden können:
- lebenslauf-Screening: *KI-basierte Bewerber-Nachverfolgung-Tools scannen Lebensläufe schnell und erkennen Bewerber, die Ihren Kernqualifikationen Meeting entsprechen, indem sie über Schlüsselwörter hinausgehende Zusammenhänge erkennen
- Optimierung von Stellenbeschreibungen: Die Erstellung klarer, inklusiver und ansprechender Stellenanzeigen ist entscheidend, um Top-Talente anzusprechen. KI-Rekrutierungstools verfügen außerdem über praktische Features, die Bearbeitungen vorschlagen, Fachjargon oder voreingenommene Begriffe kennzeichnen und Ihnen helfen, Beschreibungen anzupassen
- Kandidatenabgleich: Über Schlüsselwörter hinaus bewerten KI-Tools auch automatisch, wie gut ein Kandidat zu einer Rolle passt, basierend auf Aspekten wie Hintergrund, Verhaltensmustern und mehr
- erste Kontaktaufnahme: *Sobald vielversprechende Kandidaten identifiziert wurden, nutzen Sie KI-Chatbots, um die ersten Interaktionen mit den Kandidaten zu wickeln. Diese können häufig gestellte Fragen beantworten, Bewerber durch den Prozess führen und sie rund um die Uhr auf dem Laufenden halten
- terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche: *Keine endlosen E-Mails mehr. KI-Tools können die Termine für Vorstellungsgespräche automatisch auf der Grundlage der Verfügbarkeit aller Beteiligten koordinieren
- Kandidatenpflege: KI-Tools verfolgen das Engagement der Bewerber, z. B. wann jemand eine E-Mail öffnet, auf eine Stellenanzeige klickt oder die Bewerbung abbricht. Anhand dieser Info werden zum richtigen Zeitpunkt die passenden Nachrichten versendet
- *predictive Analytics: /AI kann anhand von Daten aus früheren Einstellungen und Leistungsmustern vorhersagen, welche Kandidaten für eine Rolle am ehesten geeignet sind
*vorteile der KI-gestützten Automatisierung der Personalbeschaffung
🔍 Wussten Sie schon? Laut Personalverantwortlichen ist Zeitersparnis der wichtigste Grund für den Einsatz von KI in der Personalbeschaffung. 67 % nennen dies als größten Vorteil. Weitere Schlüssel-Vorteile sind die Beseitigung menschlicher Vorurteile (43 %), die Bereitstellung besser passender Kandidaten (31 %) und die Senkung der Einstellungskosten (30 %). Das sind starke Argumente dafür, KI die Schwerarbeit übernehmen zu lassen, während Sie sich auf die endgültige Entscheidung konzentrieren!
Der Einsatz von KI in Ihrem Einstellungsprozess spart nicht nur Zeit. Er trägt auch dazu bei, einen fokussierteren, reaktionsschnelleren und zuverlässigeren Ansatz für die Suche nach den richtigen Mitarbeitern zu schaffen. Hier erfahren Sie, wie sich das auswirkt:
- Kürzere Einstellungsdauer: KI überprüft schnell Lebensläufe, kümmert sich um die Nachverfolgung und plant Vorstellungsgespräche, sobald die Kandidaten bereit sind. So können Sie Rollen schneller besetzen und das Risiko verringern, starke Kandidaten zu verlieren
- Konsistentere Vorauswahl: Bewerber werden nach denselben Kriterien bewertet, unabhängig davon, wann sie sich bewerben oder wer sie bewertet. Viele KI-Tools anonymisieren außerdem Bewerbungen und setzen strukturierte Bewertungsbögen durch, wodurch es einfacher wird, Voreingenommenheit zu reduzieren und die Einstellungsanforderungen der EEOC und der DSGVO einzuhalten
- bessere Einstellungserfahrung:* Durch schnellere Antworten, klare nächste Schritte und weniger Verzögerungen fühlen sich die Bewerber während des gesamten Prozesses als wert. Selbst diejenigen, die die Stelle nicht bekommen, haben eher einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen
- *weniger manuelle Arbeit für Personalvermittler: /AI übernimmt repetitive Aufgaben wie das Filtern von Lebensläufen, das Versenden von Erinnerungen und die Koordination von Terminen. So kann sich Ihr Rekrutierungsteam darauf konzentrieren, Beziehungen aufzubauen und fundierte Einstellungsentscheidungen zu treffen
- *bessere Einblicke in den Einstellungsprozess: KI-Tools verfolgen auch Muster in Ihrem Einstellungsprozess. Sie zeigen, wo Top-Kandidaten abspringen, welche Kanäle am besten funktionieren und wie lange jede Phase dauert, sodass Sie den Prozess im Laufe der Zeit verbessern können.
- Geringere Einstellungskosten: Jeder Tag, an dem eine Rolle unbesetzt bleibt, erhöht die Rekrutierungskosten. Durch die Beschleunigung der Kandidatenauswahl, die Automatisierung der Kontaktaufnahme und die Reduzierung des Administrator-Aufwands trägt KI dazu bei, die Gesamtkosten pro Einstellung zu senken
➡️ Weiterlesen: Die besten KI-Tools für Startups
*compliance, Fairness und Risikokontrollen (Was die Personalabteilung zu erledigen hat)
Moderne KI kann eine fairere Personalbeschaffung unterstützen – aber nur mit den richtigen Kontrollen. Fügen Sie Ihrem Prozess diese Sicherheitsvorkehrungen hinzu:
- Blindes/kompetenzorientiertes Screening: Entfernen Sie in frühen Phasen Namen, Fotos, Abschlussjahre und Schulen, damit sich die Prüfer auf Kompetenzen und Erfahrungen konzentrieren können. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit unbewusster Voreingenommenheit verringert
- Strukturierte Interviews + Scorecards: Verwenden Sie berufsbezogene Fragen mit festgelegten Bewertungskriterien und mehreren Interviewern, um die Konsistenz und Vorhersagbarkeit zu verbessern
- überwachung negativer Auswirkungen (4/5-Regel):* Verfolgen Sie die Auswahlquoten nach Gruppen und untersuchen Sie, ob eine Quote unter 80 % der Quote der Gruppe mit der höchsten Quote fällt. Dies ist ein Screening-Signal, keine rechtliche Schlussfolgerung
- Datenschutz und Einwilligung: Holen Sie die Einwilligung der Kandidaten ein, minimieren Sie die Datenerfassung und stellen Sie sicher, dass Ihre Anbieter die Rechte der betroffenen Personen gemäß den DSGVO-/EEOC-Richtlinien supporten
- Überprüfen Sie Ihre tools: Dokumentieren Sie den Zweck des Modells, die Eingaben, die Ergebnisse und die menschliche Aufsicht. Beauftragen Sie einen Eigentümer, der die Ergebnisse vierteljährlich überprüft und Probleme behebt. Die Aufsichtsbehörden beobachten Sie
*denken Sie daran: /AI kann bei guter Konfiguration Vorurteile reduzieren, ist jedoch nicht vorurteilsfrei. Beziehen Sie Menschen in die endgültigen Einstellungsentscheidungen mit ein.
Wie Sie die Personalbeschaffung mit /AI-Automatisierung automatisieren können
Stellen Sie sich KI als eine Reihe intelligenter Upgrades vor: Jedes einzelne davon wurde entwickelt, um Ihr Team zu entlasten und Ihnen zu helfen, bessere Entscheidungen schneller zu treffen. So automatisieren Sie die Personalbeschaffung mit KI:
schritt 1: Lebenslauf-Screening: Qualifizierte Kandidaten sofort identifizieren*
Wenn die Lebensläufe nur so hereinströmen, besteht die eigentliche Herausforderung nicht darin, Menschen zu finden, sondern schnell die richtigen zu finden. KI beschleunigt die erste Filterung, indem sie Bewerbungen anhand klarer Kriterien – Fähigkeiten, Zertifizierungen und Erfahrung – überprüft, sodass Personalvermittler sich zuerst auf die besten Kandidaten konzentrieren können.
Um das Beste aus der KI-Lebenslaufprüfung herauszuholen, sollten Sie:
- Definieren Sie die Anforderungen: Legen Sie im Front die erforderlichen Fähigkeiten, Zertifizierungen, Berufserfahrung und Fachkenntnisse fest
- Ranking in großem Maßstab: Bewerten Sie Kandidaten automatisch anhand von Kriterien; überprüfen Sie zuerst die besten Kandidaten mit einem Prüfpfad
- Lernen und verfeinern: Speisen Sie Einstellungen/Ablehnungen wieder in die Regeln ein, um im Laufe der Zeit Fehlalarme zu reduzieren
ClickUp -Anleitung: Verfolgen Sie Kandidaten als Aufgaben mit Benutzerdefinierten Feldern für unverzichtbare Anforderungen; verwenden Sie Automatisierungen, um sie nach Punktzahl zu taggen/weiterzuleiten; verwenden Sie ClickUp Brain, um Lebensläufe zu strukturierten Highlights zusammenzufassen.
💡 Profi-Tipp: Kombinieren Sie KI mit menschlichem Urteilsvermögen. KI ist hervorragend darin, Daten schnell zu verarbeiten, aber menschliche Personalvermittler bringen das Einfühlungsvermögen und den Kontext mit, die für gute Einstellungsentscheidungen unerlässlich sind. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit ATS-Plattformen haben, erfahren Sie hier mehr über die beste Bewerberverwaltungssystem-Software!
schritt 2: Kandidatensuche: Nutzen Sie versteckte Talentpools*
🔍 Wussten Sie schon? 58 % der Personalvermittler finden KI bei der Suche nach Kandidaten am hilfreichsten.
Um starke Kandidaten zu finden, muss man nicht immer auf Bewerbungen warten. KI erweitert Ihre Reichweite, indem sie qualifizierte Kandidaten plattformübergreifend ausfindig macht – auch solche, die nicht aktiv auf Stellensuche sind, aber für das richtige Angebot offen sind.
So setzen Sie KI effektiv für die Personalbeschaffung ein:
- Suchen Sie über Stichwörter hinaus: Berücksichtigen Sie verwandte Fähigkeiten, gleichwertige Titel und übertragbare Erfahrungen
- pipelines zentralisieren:* Fügen Sie Boards, Empfehlungen und frühere Bewerber in einer Ansicht zusammen
- Priorisieren Sie die Kontaktaufnahme: Ordnen Sie die Kandidaten nach Eignung/Neigung, damit Personalvermittler mit den vielversprechendsten Leads beginnen können
ClickUp-Anleitung: Organisieren Sie die Suche in einer Liste/Board; verschieben Sie Karten automatisch mit Automatisierungen (Neu → Kontaktiert → Nachverfolgung); verfolgen Sie die Leistung der Quelle in einem Dashboard.
ClickUp Automatisierung sorgt für Ordnung in Ihren Sourcing-Pipelines. Wenn Beispielsweise eine neue Stellenausschreibung veröffentlicht wird, kann automatisch ein Personalvermittler zugewiesen, eine Sourcing-Checkliste erstellt und der Status der Kandidaten im Laufe des Bewerbungsprozesses aktualisiert werden.
Wenn ein Personalvermittler einen Kandidaten als „kontaktiert” oder „muss nachverfolgt werden” Tag, wird dessen Status sofort aktualisiert, seine Karte in die nächste Spalte verschoben oder sogar ein Personalverantwortlicher benachrichtigt.
Und was noch? Sie können zeitbasierte Regeln festlegen, z. B. eine Erinnerung senden, wenn innerhalb von drei Tagen nach der Suche keine Kontaktaufnahme erfolgt, oder Benachrichtigungen erstellen, wenn vielversprechende Kandidaten hinzugefügt werden.
Diese Automatisierungen reduzieren manuelle Nachfassaktionen, verhindern, dass Aufgaben übersehen werden, und erleichtern die Verwaltung Ihrer Sourcing-Pipeline.
📖 Weiterlesen: Für einen längerfristigen Team-Plan vergleichen Sie die Plattformen in diesem Leitfaden zu Talentmanagement-Software.
🎥 Hier finden Sie ein kurzes Video zur ClickUp Automatisierung:
schritt 3: Verfassen Sie die Stellenbeschreibung: Gewinnen Sie mit intelligenteren Stellenanzeigen stärkere Kandidaten*
Eine Stellenanzeige gibt den Ton für die gesamte Candidate Experience an. Die Erstellung einer klaren, inklusiven und ansprechenden Anzeige erfordert jedoch Zeit, insbesondere wenn mehrere Rollen zu besetzen sind.
So automatisieren Sie den Prozess mit KI:
- schneller entwerfen:* Erstellen Sie klare, fachsprachfreie Stellenbeschreibungen aus Titel + Anforderungen
- Voreingenommenheit reduzieren: Markieren Sie ausgrenzende oder Code-Sprache; schlagen Sie inklusive Alternativen vor
- *passen Sie den Tonfall an die Rolle an: Wechseln Sie zwischen technischem, formellem oder Unterhaltung-Stil
ClickUp-Anleitung: Verwenden Sie ClickUp Brain zum Entwerfen/Bearbeitung („prägnant formulieren“, „inklusive Sprache verwenden“) und anschließend Automatisierung, um die JD-Aufgabe zu erstellen, zur Genehmigung weiterzuleiten und die Checkliste zu veröffentlichen.
Ein KI-Tool wie ClickUp Brain macht diesen Prozess in Ihrem Arbeitsbereich nahtlos. Sie können neue Stellenbeschreibungen entwerfen oder bestehende mit einfachen Eingabeaufforderungen bearbeiten.
Damit können Sie den Ton und die Klarheit sofort verfeinern. Bitten Sie es Beispiel, „dies prägnant zu formulieren“, „eine inklusive Sprache zu verwenden“ oder „sich in Unterhaltung anzuhören“, und es wird Ihren Wünschen nachkommen.
Außerdem werden die Kommentare der Personalverantwortlichen zusammengefasst. Die wichtigsten Punkte werden extrahiert, sodass Sie diese nicht manuell zusammenstellen müssen.
ClickUp Brain entwirft und führt die Bearbeitung von Stellenbeschreibungen durch mit Hinweisen wie „inklusiv gestalten” oder „umgangssprachlicher formulieren” und fasst Feedback oder Interviewnotizen zusammen. Für die Erstellung und Verschiebung von Aufgaben können Teams ClickUp Automatisierung verwenden, um automatisch Regeln festzulegen, die die Workflows der Kandidaten aktualisieren.
⚡ ClickUp Brain Max für die Personalbeschaffung: Schneller und fairer einstellen
Verwenden Sie Talk to Text , um Notizen, unverzichtbare Rollen und Nachbesprechungen spontan zu erfassen – ClickUp Brain Max wandelt sie in strukturierte Aufgaben mit Mitarbeitern, Fälligkeitsdaten und Checklisten um.
Kombinieren Sie dies mit Enterprise Search , um alle relevanten Stellenbeschreibungen, Kandidatenprofile, Lebensläufe oder Interview-Notizen in Ihrem Workspace in Sekundenschnelle anzuzeigen.
Kombinieren Sie Automatisierungen (Statusänderungen → Kontaktaufnahme, „Shortlist“ → Terminplanung) und Brain-Zusammenfassungen, um Feedback zu deduplizieren und Lücken zu erkennen – so bringen Sie Top-Talente schneller von der Bewerbung über das Vorstellungsgespräch bis zum Angebot, mit weniger Voreingenommenheit und ohne unnötige Arbeit.
👉 Probieren Sie ClickUp Brain Max aus und treffen Sie jede Einstellungsentscheidung auf der Grundlage von Daten.
schritt 4: Kandidatenansprache: Personalisierung in großem Maßstab*
Die Kontaktaufnahme mit Bewerbern ist oft zeitaufwändig, insbesondere wenn Sie versuchen, jede Nachricht persönlich zu gestalten. KI generiert personalisierte E-Mails auf der Grundlage des Hintergrunds, des Speicherortes, der Fähigkeiten oder der gemeinsamen Zinssätze eines Bewerbers.
Hier hilft Ihnen KI dabei, effizient und menschlich zu bleiben:
- Passen Sie den ersten Kontakt an: Beziehen Sie sich auf bestimmte Fähigkeiten, Projekte oder Ergebnisse aus dem Profil
- Intelligente Abfolge: Zeitliche Nachfassaktionen basierend auf Öffnungen/Antworten, um allgemeine Erinnerungen zu vermeiden
- *bleiben Sie menschlich: Halten Sie den Ton warm, prägnant und rollenrelevant – vermeiden Sie ermüdende Copy-einfügen-Texte
ClickUp-Anleitung: Entwerfen Sie E-Mails mit ClickUp Brain, protokollieren Sie das Datum des letzten Kontakts in Benutzerdefinierten Feldern, lösen Sie Follow-ups und Erinnerungen mit Automatisierungen als Auslöser aus und führen Sie eine Nachverfolgung von Antworten in einer E-Mail-Ansicht durch.
Bei der Kontaktaufnahme geht es nicht nur darum, auf „Senden” zu klicken – es geht um Timing, Tonfall und Beharrlichkeit. Personalvermittler jonglieren täglich mit Dutzenden von Unterhaltungen, von freundlichen Einführungen bis hin zu Nachfassaktionen, die leicht roboterhaft wirken können. Deshalb fühlt sich eine gute Kontaktaufnahme eher wie Beziehungen an als wie das Versenden von Kaltakquise-E-Mails.
👉 Neugierig, wie dieser Balanceakt in der Praxis aussieht? Werfen Sie einen Blick hinter die Kulissen in unserem Blog „Ein Tag im Leben eines Personalvermittlers“ – dort erhalten Sie einen ehrlichen Einblick in diesen Spagat (und erfahren, wie tools wie ClickUp ihn weniger chaotisch machen).
schritt 5: Terminplanung für Vorstellungsgespräche: Reduzieren Sie den Koordinationsaufwand*
Die Koordination von Vorstellungsgesprächen erfordert die Abstimmung der Verfügbarkeit aller Beteiligten. Dies kostet oft viel Zeit und verlangsamt den gesamten Prozess. KI übernimmt die sich wiederholenden Aufgaben und sorgt für eine reibungslose und mühelose Terminplanung. Tatsächlich ist ein durchdachter Plan unerlässlich, um Systeme aufzubauen, in denen Tools wie KI Aufgaben wie Terminplanung und Kommunikation effektiv rationalisieren können.
Das erledigen KI-Tools für die Personalabteilung:
- schnelles Auffinden von Überschneidungen:* Durchführen Sie die Synchronisierung von Kalendern und schlagen Sie die frühesten gemeinsamen Termine vor
- *reduzieren Sie Nichterscheinen: Versenden Sie automatisch Bestätigungen, Vorbereitungs- und Tag-der-Vorstellungsgesprächs-Erinnerungen
- terminverschiebungen elegant handhaben:* Konflikte ohne endlose Threads lösen
*clickUp-Anleitung: Planen Sie Termine über den Kalender; lösen Sie Automatisierungen bei Phase-Wechsel aus („Vorstellungsgespräch“ → Einladung + Erinnerung senden); benachrichtigen Sie die Beteiligten über E-Mail-/chatten-Integrationen.
Der ClickUp-Kalender bietet Ihrem gesamten Recruiting-Team einen klaren Überblick über anstehende Vorstellungsgespräche und Verfügbarkeiten. Das Vorstellungsgespräch jedes Kandidaten wird als Aufgabe im Kalender angezeigt, sodass Sie Zeit, Interviewer und Meeting-Links auf einen Blick sehen können.
In Kombination mit ClickUp Brain können Personalvermittler Interviewaufgaben einfach visualisieren, mit externen Kalendern synchronisieren und die Verfügbarkeit an einem Ort verwalten. Automatisierungen helfen bei der Verwaltung von Erinnerungen und Aktualisierungen, um die Terminplanung reibungslos zu gestalten.
📮 ClickUp Insight: 18 % der Befragten unserer Umfrage möchten KI nutzen, um ihr Leben mithilfe von Kalendern, Aufgaben und Erinnerungen zu organisieren. Weitere 15 % möchten, dass KI Routineaufgaben und administrative Arbeit übernimmt.
Zu erledigen: Eine KI muss in der Lage sein, die Priorität für jede Aufgabe in einem Workflow zu verstehen, die notwendigen Schritte zur Erstellung oder Anpassung von Aufgaben auszuführen und automatisierte Workflows einzurichten.
Die meisten Tools haben einen oder zwei dieser Schritte bereits umgesetzt. ClickUp hat jedoch Nutzern dabei geholfen, mehr als fünf Apps mithilfe unserer Plattform zu konsolidieren! Erleben Sie KI-gestützte Terminplanung, bei der Aufgaben und Meetings ganz einfach anhand ihrer Priorität in freie Zeitfenster in Ihrem Kalender eingeplant werden können. Über ClickUp Brain können Sie auch benutzerdefinierte Automatisierungseinstellungen für Routineaufgaben einrichten. Verabschieden Sie sich von zeitraubenden Aufgaben!
schritt 6: Bewertung der Fähigkeiten: Gehen Sie über den Lebenslauf hinaus*e
Lebensläufe geben Auskunft darüber, wo jemand seine Arbeit verrichtet hat, aber nicht darüber, wie er denkt oder Probleme löst. Hier machen KI-gestützte Bewertungen einen großen Unterschied. Sie helfen Ihnen dabei, Fähigkeiten auf konsistente, objektive und role-relevante Weise zu bewerten.
Das leistet KI:
- Auf die Rolle zugeschnitten: Weisen Sie Code-, Schreib-, Design- oder Logik-Aufgaben zu, die die tatsächliche Arbeit widerspiegeln
- So messen Sie den Erfolg: Bewerten Sie die Herangehensweise, die Kommunikation und die Geschwindigkeit – nicht nur die endgültigen Antworten
- integrität schützen:* Erkennen Sie Copy-Einfügen-Muster und standardisieren Sie Bewertungsrubriken
ClickUp-Anleitung: Speichern Sie Briefings in Dokument, verfolgen Sie Versuche als Aufgabe mit Checklisten, schreiten Sie mit Automatisierung automatisch zu den nächsten Phasen vor und verwenden Sie ClickUp Brain, um die Notizen der Bewerter in Scorecards zusammenzufassen.
Schritt 7: Feedback zum Vorstellungsgespräch: Gewinnen Sie Erkenntnisse ohne Chaos
Nach Vorstellungsgesprächen landen Rückmeldungen oft an verschiedenen Orten, beispielsweise in E-Mail-Threads, privaten Chats oder im Gedächtnis. KI hilft dabei, diese Rückmeldungen in etwas Strukturiertes, Nachverfolgbares und für die Entscheidungsfindung Nützliches zu verwandeln.
So verwenden Sie es:
- Strukturieren Sie Eingaben: Verwenden Sie verankerte Scorecards nach Kompetenzen, um vage Kommentare zu reduzieren
- *schnelle Synthese: Verwandeln Sie lange Notizen in Stärken/Risiken/Themen für Entscheidungsträger
- Das Gremium aufeinander abstimmen: Vereinbarungslücken frühzeitig aufzeigen, um sie vor der Nachbesprechung zu klären
ClickUp-Anleitung: Sammeln Sie Bewertungen in Benutzerdefinierten Feldern; lassen Sie ClickUp Brain Zusammenfassungen erstellen; vergleichen Sie Kandidaten in einem Dashboard (Punktzahlen, Risiken, Phase-SLAs).
➡️ Weiterlesen: Ein Tag im Leben eines Personalmanagers
beispiele für schnelle Automatisierung *
| Prozess | Beispiel für Automatisierung | ClickUp tools | Gemessene Ergebnisse |
|---|---|---|---|
| JD-Entwurf | Aufforderung „inklusive SDR auf mittlerer Ebene erstellen“ → JD + Checkliste generieren | clickUp Brain* + Aufgabe-Vorlagen | Schnellere Bearbeitung von Stellenbeschreibungen |
| Sourcing | Neue Stellenausschreibung → automatische Zuweisung eines Personalvermittlers + Checkliste für die Personalbeschaffung | automatisierungen* | Kürzere Zeit bis zur ersten Kontaktaufnahme |
| Outreach | Tag „Shortlist“ → Entwurf für Überprüfung | Brain + Automatisierung | Höhere Resonanz, weniger Fehler |
| Terminplanung | Weiter zu „Vorstellungsgespräch“ → Kalender-Einladung + Erinnerung | kalender-Ansicht + Automatisierungen* | Weniger Nichterscheinen |
| Nachbesprechungen | Scorecards sammeln → automatische Zusammenfassung von Stärken/Risiken | Brain (Kommentare zusammenfassen) | Schnellere Entscheidungen |
| Compliance | Wöchentliche Phase-Berichterstellung → Schwellenwert 4/5 markieren | *dashboard + gespeicherte Ansicht | Frühzeitige Erkennung von Vorurteilen |
📑 Verwenden Sie eine 30-60-90-Tage-Plan-Vorlage als Leitfaden für die Einführung von KI-gestütztem Recruiting
Die Einführung von KI in der Personalbeschaffung bedeutet nicht nur, Features zu aktivieren – sie erfordert einen strukturierten, risikoarmen Plan. Die 30-60-90-Tage-Plan-Vorlage von ClickUp bietet Recruiting-Teams ein vorgefertigtes Framework zur Nachverfolgung dieser Meilensteine und zum Zuweisen von Eigentümerschaft.
- *tage 0–30 (Pilotphase): Konzentrieren Sie sich auf 1–2 Rollen. Verwenden Sie die Vorlage, um klare unverzichtbare Fähigkeiten festzulegen, Ausnahmen bei der Vorauswahl zu protokollieren und die Nachverfolgung grundlegender KPIs wie die Zeit bis zur Vorauswahl und die Nichterscheinenquote bei Vorstellungsgesprächen zu übernehmen
- Tage 31–60 (Erweiterung): Fügen Sie Automatisierungen für die Personalbeschaffung, strukturierte Interview-Kits und monatliche Bias-Checks hinzu. Die Vorlage hilft Ihnen dabei, Aufgaben an Personalvermittler, Rechtsabteilungen und HRBPs zu verteilen, sodass die Verantwortlichkeiten klar sind
- Tage 61–90 (Operationalisierung): Skalieren Sie auf weitere Rollen, veröffentlichen Sie eine Governance-SOP und erstellen Sie ein KPI-Dashboard. In ClickUp ist diese Vorlage direkt mit Dashboards verknüpft, sodass Führungskräfte den Zustand des Trichters und die Compliance in Echtzeit visualisieren können
Warum das hilfreich ist: Anstatt mit Tabellen und Notizen zu jonglieren, haben Sie einen einzigen Ort, an dem Sie Rollout-Aufgaben, Fristen und Eigentümer als Karte abbilden können – so stellen Sie sicher, dass jede Phase der Einführung planmäßig verläuft.
Die besten KI-Tools für die Personalbeschaffung
Sind Sie bereit, Ihre Personal-Plan und Ihren Rekrutierungsprozess zu revolutionieren? Hier sind die besten Rekrutierungs-tools, die Sie verwenden können:
*clickUp (am besten geeignet für die Verwaltung des gesamten Rekrutierungs-Workflows an einem Ort)
ClickUp, die Alles-App für die Arbeit, bietet HR-Teams einen zentralen Ort für die Verwaltung der Personalbeschaffung – vom Verfassen von Stellenbeschreibungen bis zur Planung von Vorstellungsgesprächen. Dank der integrierten Automatisierung können Sie sich wiederholende Administrator-Arbeit eliminieren und die Einstellung, Einarbeitung und Talentverwaltung reibungslos gestalten. Für Teams, die diese Prozesse weiter optimieren möchten, bietet ClickUp für HR-Teams maßgeschneiderte tools, um den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus an einem Ort zu verwalten.
Dank seiner leistungsstarken Features lassen sich Fristen einfach nachverfolgen, teamübergreifend zusammenarbeiten und Unterlagen übersichtlich organisieren, während sich wiederkehrende Aufgaben durch intelligente Automatisierungen reduzieren lassen.
Sie können auch Ziele verfolgen und Aufgaben abteilungsübergreifend visualisieren. Darüber hinaus lässt sich ClickUp mit über 1.000 tools verbinden, darunter Slack, Outlook und Google Kalender, und hilft Personalvermittlern dabei, Ereignisse, Nachrichten und Aufgaben über ihre gesamte Einstellungs-Pipeline hinweg in Synchronisierung zu halten.
*die besten Features von ClickUp
- Visualisieren Sie jeden Schritt Ihrer Rekrutierungspipeline, von den Vorstellungsgesprächen bis zu den Angebotsfristen, mit dem ClickUp-Kalender
- Erstellen und organisieren Sie Stellenbeschreibungen, zentralisieren Sie Onboarding-Materialien und Schulungsleitfäden mit ClickUp Dokument, mit Zugriffskontrollen, Live-Bearbeitung und Aufgaben, damit alles in Verbindung bleibt
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflows für jede Phase des Einstellungsprozesses, führen Sie die Nachverfolgung von Kandidaten als Aufgaben durch und fügen Sie Details wie Lebensläufe, Interview-Notizen, Feedback und mehr hinzu
2. Turing (am besten geeignet für die Einstellung vorab geprüfter Softwareentwickler)
Turing ist eine KI-gestützte Recruiting-Plattform für die Suche und Einstellung von Softwareentwicklern. Sie nutzt maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung, um Lebensläufe, Job Boards und technische Profile zu scannen und so die besten Kandidaten zu finden.
Die besten Features von Turing
- Greifen Sie auf Tausende von vorab geprüften Ingenieuren weltweit zu, die für Vollzeit- oder Vertragsrollen bereitstehen
- Nutzen Sie /AI, um Stellenbeschreibungen und Entwicklerprofile zu analysieren und die besten Übereinstimmungen in Bezug auf Fähigkeiten, Zeitzone und Erfahrung zu finden
- Führen Sie die Nachverfolgung der Produktivität Ihrer Entwickler durch, setzen Sie Ziele und kommunizieren Sie effizient mithilfe von Features wie dem virtuellen Workspace von Turing und dem Manager Bot
3. Findem (Am besten geeignet für die Suche nach Kandidaten mit umfangreichen Echtzeit-Daten)
Findem modernisiert die Talentakquise und konzentriert sich dabei auf Tiefe, Intelligenz und Unterhaltung-Automatisierung. Basierend auf 3D-Kandidatendaten geht es über Lebensläufe hinaus und erstellt „angereicherte Profile“, indem es verifizierte Informationen wie tatsächliche Projekt-Auswirkungen, Code-Aktivitäten und Karriereverläufe aus über 100.000 Quellen zusammenführt.
die besten Features von Findem*
- Nutzen Sie Copilot for Sourcing, den dialogorientierten KI-Assistenten von Findem, um eine Stellenbeschreibung in eine aktive Suche in ATS, Jobbörsen und internen Datenbanken umzuwandeln
- Automatisieren Sie die Kontaktaufnahme, E-Mail-Sequenzen und die Terminierung von Vorstellungsgesprächen
- Nutzen Sie strukturierte Daten zu Fähigkeiten, Projekten, Ergebnissen und Karrieremustern, um über die in der Liste des Lebenslaufs hinauszugehen
4. Workable (Am besten geeignet für die Vorauswahl mit Automatisierung und vorausschauender Vorauswahl bei einer hohen Anzahl von Bewerbern)
Workable ist eine robuste, KI-gestützte Rekrutierungsplattform, die entwickelt wurde, um jede Phase des Einstellungsprozesses zu vereinfachen. Mit einem einzigen Klick können Sie Stellenangebote auf über 200 Boards veröffentlichen und mithilfe von KI aktiv nach aktiven und passiven Kandidaten suchen, die am besten zu Ihrer Stellenbeschreibung passen.
die besten Features von Workable*
- Veröffentlichen Sie Ihre Stellenangebote sofort auf den wichtigsten Jobplattformen, um Ihre Reichweite zu vergrößern und vielfältige Bewerber anzusprechen
- Nutzen Sie KI, um Lebensläufe zu prüfen, Leistungen vorherzusagen und vielversprechende Bewerber zu finden
- Speichern Sie alle Bewerberdaten in einem durchsuchbaren CRM und nutzen Sie strukturierte Scorecards und Interview-Kits für unvoreingenommene Entscheidungen
5. Juicebox (Am besten geeignet, um komplexe HR-Daten in Erkenntnisse für Unterhaltung umzuwandeln)
Juicebox, basierend auf der PeopleGPT-Engine, ist ein intelligentes und intuitives KI-Tool, das die Suche nach Kandidaten und die Analyse von Talenten mühelos macht. Es findet hochwertige Kandidaten aus über 800 Millionen Profilen und übersetzt Personalanalysen in visuelle, leicht verständliche Erkenntnisse.
die besten Features von Juicebox*
- Beschreiben Sie Ihren idealen Kandidaten in einfachen Worten, und Juicebox durchsucht sofort globale Datenquellen, um präzise Übereinstimmungen zu liefern
- Greifen Sie auf interaktive Diagramme und Analysen zu, die Qualifikationslücken, Erfahrungsbereiche und Diversitäts-Metriken innerhalb Ihrer Pipeline aufzeigen
- Nutzen Sie KI-generierte Erkenntnisse, um Ihre Einstellungsstrategie zu optimieren, die Repräsentation zu verbessern und den Talent-Plan an den Geschäftszielen auszurichten
✨ Besondere Erwähnungen
- zoho Recruit: *Ideal für skalierbare Einstellungen mit KI-gestützten ATS- und CRM-Features, die die Suche, Vorauswahl und Einbindung von Bewerbern optimieren
- Fetcher: Ideal für die Automatisierung der Kandidatensuche und -ansprache, um Ihren Talentpool effizient zu erweitern
- humanly: *Ideal für KI-gestützte Kandidatenansprache und automatisierte Vorauswahl zur Optimierung von Massenrekrutierungen
- Toptal: Ideal für die weltweite Suche nach den besten Freiberuflern mit intelligenter Kompetenzabgleichung und Leistungsanalysen
arbeit smarter, stellen Sie besser ein – mit ClickUp*
Bei der Personalbeschaffung geht es heute darum, schneller die richtigen Mitarbeiter zu finden, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und dauerhafte Teams aufzubauen. Das ist eine große Reihenfolge, wenn Sie Dutzende von Bewerbern, Unterhaltungen und Fristen verwalten müssen.
KI ist jedoch nicht mehr nur ein Modewort. Sie hilft Personalvermittlern zunehmend dabei, Störfaktoren zu beseitigen, besser geeignete Talente zu finden und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Menschen.
Ganz gleich, ob Sie weltweit nach Tech-Kandidaten suchen, Interview-Flows automatisieren oder Einstellungsdaten in echte Erkenntnisse umwandeln möchten – die richtigen tools machen einen echten Unterschied. Und wenn Sie nach einer Plattform suchen, die all dies vereint, ist ClickUp genau das Richtige für Sie.
Mit KI, die in Ihre täglichen Aufgaben integriert ist, Automatisierungen, die den Ablauf optimieren, sowie übersichtlichen Dokumenten, Dashboards und Kalendern hilft ClickUp Ihrem Team, jeden Schritt des Einstellungsprozesses intelligenter zu arbeiten. Melden Sie sich noch heute kostenlos an!
Häufig gestellte Fragen
verringert /AI tatsächlich Vorurteile bei der Personalbeschaffung?*
Dies ist zu erledigen, wenn Sie Blind Screening, strukturierte Interviews, Scorecards und die Überwachung der Ergebnisse auf nachteilige Auswirkungen kombinieren. KI allein ist keine Garantie.
ist KI im Recruiting legal?*
Ja, aber Sie müssen die Gesetze zum Datenschutz und zur Gleichstellung einhalten (z. B. DSGVO-Einwilligung, Aufbewahrung, Zugriff; EEOC-Fairness). Dokumentieren Sie Ihren Prozess und überprüfen Sie Ihre Lieferanten.
was sollten kleine Teams zuerst automatisieren?*
Beginnen Sie mit der Erstellung von Stellenbeschreibungen, der Auswahl von Lebensläufen und der Terminierung von Vorstellungsgesprächen (größte Zeitersparnis, geringstes Risiko).
wie überprüfen wir, ob es zu unfairen Ergebnissen kommt?*
Vergleichen Sie die Auswahl-Bewertungen der einzelnen Phasen zwischen den Gruppen und überprüfen Sie alle Ergebnisse unterhalb der Schwelle von 4/5 (80 %). Untersuchen und beheben Sie die Probleme.