Sie kennen diesen Moment, wenn Sie einen Projektvorschlag erstellen und alles reibungslos läuft – bis Sie auf dieses eine Element stoßen: Projektmanagementgebühr.
Plötzlich sind Sie unsicher. Berechnen Sie einen Pauschalbetrag? Einen Prozentsatz der Gesamtprojektkosten? Sollten Sie stundenweise abrechnen? Und was zählt überhaupt zum Projektmanagement?
Einige integrieren den Aufwand stillschweigend in ihre Gesamtpreise und hoffen, dass sich dies ausgleicht. Andere überdenken es und präsentieren eine Nummer, die sich von der tatsächlichen Arbeit losgelöst anfühlt.
Die Wahrheit ist, dass Projektmanagement echte, messbare Arbeit ist. Wenn Sie Zeit damit verbringen, zwischen Stakeholdern zu koordinieren, Genehmigungen einzuholen, Zeitleisten anzupassen oder sicherzustellen, dass Ergebnisse geliefert werden, dann betreiben Sie Projektmanagement. Und das verdient eine angemessene Vergütung.
Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, diese Gebühr klar und sicher zu berechnen. Wir erklären Ihnen, was zum Projektmanagement gehört, gehen die verschiedenen Preismodelle durch, die Sie verwenden können, und zeigen Ihnen einfache Formeln mit realen Beispielen.
Was sind Projektmanagement-Gebühren?
Projektmanagement-Gebühren sind das, was Sie einem Projektmanager (oder einem Team) für die Planung, Koordination und Überwachung Ihres Projekts von Anfang bis Ende bezahlen. Diese Gebühren decken alles ab, von der Erstellung von Zeitleisten über die Verwaltung von Budgets bis hin zur Sicherstellung, dass Ihr Projekt nicht aus dem Ruder läuft.
Wenn Sie sich fragen, wie Sie Projektmanagement-Gebühren berechnen können, gibt es keine allgemeingültige Antwort.
💰 Wenn Ihr Projektbudget beispielsweise 100.000 US-Dollar beträgt, kann ein Projektmanager je nach Komplexität und Umfang 5 % bis 15 % berechnen.
Das Verständnis der Projektmanagement-Gebühren ist ein wichtiger Bestandteil des Projektkostenmanagements. Es hilft Ihnen, Ihr Budget einzuhalten und böse Überraschungen auf halbem Weg zu vermeiden.
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Gängige Methoden zur Berechnung von Projektmanagement-Gebühren
Je nach Komplexität und Dauer Ihres Projekts sowie Ihrem täglichen Arbeitsaufwand gibt es verschiedene Preismodelle für jeden Anlass.
Schauen wir uns die gängigsten Methoden genauer an und wann sie am besten funktionieren 👇
1. Stundensatzmethode
Dies ist der einfachste Ansatz, bei dem Sie auf Basis der geleisteten Arbeitsstunden abrechnen. Er ist flexibel und genau, wenn der Umfang noch nicht vollständig definiert ist oder sich voraussichtlich noch ändern wird.
⚒️ Formel: Gesamtgebühr = Stundensatz × Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden
✅ Am besten geeignet für: Freiberufliche Projektmanager oder Berater, die an kurzfristigen oder Projekten mit variablem Umfang arbeiten, insbesondere in Branchen wie kreativen Dienstleistungen, IT-Fehlerbehebung oder Produktentwicklung in der Frühphase, in denen sich Aufgaben und Zeitleisten häufig ändern
2. Festpreisgestaltung
Sie vereinbaren im Voraus eine Gesamtgebühr für das gesamte Projekt. Dieses Preismodell erfordert einen klaren, festgelegten Arbeitsumfang und basiert häufig auf Verlaufsdaten oder Erfahrungen aus der Vergangenheit.
⚒️ Formel: Gesamtgebühr = vordefinierter Festbetrag (basierend auf der geschätzten Zeit × Stundensatz oder dem gelieferten Wert)
✅ Am besten geeignet für: Agenturen oder Projektmanager, die wiederkehrende, klar definierte Projekte wie Softwareimplementierungen, Veranstaltungsplanungen oder Zeitleisten für Bauprojekte bearbeiten, bei denen die Ergebnisse und Phasen vorhersehbar sind
3. Prozentsatz der Gesamtprojektkosten
Ihre Gebühr wird als Prozentsatz des Gesamtbudgets des Projekts berechnet. Diese Methode sorgt für einheitliche Anreize, da größere und komplexere Projekte einen höheren Überwachungs- und Koordinationsaufwand erfordern.
⚒️ Formel: Gesamtgebühr = Projektbudget × Gebühr in % (in der Regel 5 % bis 15 %)
✅ Am besten geeignet für: PMs, die große Kapitalprojekte oder Infrastrukturprojekte mit hohen Budgets verwalten und deren Clients eine vollständige Einbindung in den gesamten Lebenszyklus erwarten, von der Beschaffung über das Lieferantenmanagement bis hin zur Berichterstellung für Stakeholder
4. Pauschalhonorar oder monatlicher Satz
Der Projektmanager erhält eine konsistente monatliche Zahlung über einen festgelegten Zeitraum. Dieses Modell eignet sich gut für laufenden Support, langfristige Überwachung oder wenn der Projektmanager in das Team des Clients eingebunden ist.
⚒️ Formel: Gesamtgebühr = Monatlicher Satz × Anzahl der Monate
✅ Am besten geeignet für: Unternehmen mit kontinuierlichen Projektzyklen, wie z. B. SaaS-Startups, die Features im Laufe der Zeit skalieren, interne Transformationsteams oder PMs, die abteilungsübergreifende Initiativen ohne festes Enddatum unterstützen
5. Bottom-up-Schätzung
Bei dieser Methode wird das gesamte Projekt in kleinere Aufgaben unterteilt, jede einzelne Aufgabe wird individuell geschätzt und anschließend werden die Kosten oder der Zeitaufwand aggregiert. Diese Methode ist sehr detailliert und oft die genaueste, vorausgesetzt, Sie haben einen soliden Überblick über den gesamten Umfang und die Kosten des Projekts.
⚒️ Formel: Gesamtprojektkosten = Summe aller Einzelaufgaben (Aufgabenkosten oder Zeit × Menge) + Puffer für unvorhergesehene Ausgaben
✅ Am besten geeignet für: Komplexe Projekte mit mehreren Ergebnissen, wie die Entwicklung von Unternehmenssoftware, Bauprojekte oder die Hardware-Produktion, bei denen Präzision und Kontrolle über einzelne Komponenten wichtig sind
6. Top-down-Schätzung
Bei der Top-Down-Projektschätzung beginnen Sie mit dem Gesamtbudget oder den Einschränkungen der Zeitleiste und weisen dann die Ressourcen entsprechend den Phasen oder Aufgaben zu. Bei dieser Methode zur Ermittlung der Projektmanagementgebühren werden Einschränkungen als Eingaben verwendet und auf die Projektsegmente aufgeteilt.
⚒️ Formel: Gesamtkosten = vordefiniertes Budget oder Dauer ÷ Nummer der Phasen oder Aufgaben (Zuweisungen je nach Priorität oder Komplexität anpassen)
✅ Am besten geeignet für: Budget- oder zeitkritische Projekte, wie Marketingkampagnen mit festen Terminen oder interne Prozessüberarbeitungen, bei denen das Team von nicht verhandelbaren Einzelzielen ausgehen muss
📚 Lesen Sie auch: Die besten Tools für die Zusammenarbeit mit Clients
Faktoren, die Projektmanagement-Gebühren beeinflussen
Wenn Sie herausfinden möchten, wie viel Sie für das Management eines Projekts berechnen sollen (oder wie viel Sie dafür bezahlen müssen), spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Lassen Sie uns diese einmal genauer betrachten:
1. Größe und Komplexität des Projekts
Berücksichtigen Sie bei der Berechnung der Projektmanagement-Gebühren die Größe und Komplexität des Projekts.
📌 Eine kleine Marketingkampagne ist weitaus weniger anspruchsvoll als ein großes Bauprojekt. Wenn Sie Dutzende von beweglichen Teilen koordinieren oder mit mehreren Teams zusammenarbeiten, erfordert dies mehr Zeit, Fachwissen und Aufwand, was die Kosten erhöht.
⚡ Vorlagenarchiv: Um Überraschungen zu vermeiden, legen Sie frühzeitig klare Erwartungen fest, indem Sie eine solide Vorlage für Projektvorschläge erstellen, in der Umfang, Leistungen und Gebührenstrukturen dargelegt sind.
2. Branche
Einige Branchen erfordern einfach mehr Fachwissen, was die Projektkosten in die Höhe treiben kann.
📌 Beispielsweise kostet das Projektmanagement in den Bereichen Technik oder Bauwesen in der Regel mehr, da diese Felder oft strengere Vorschriften, Fachwissen und höhere Risiken mit sich bringen. Vergleichen Sie dies mit der Organisation eines lokalen Community-Ereignisses, bei dem die Dinge einfacher sind.
3. Dauer des Projekts
Die Dauer eines Projekts wirkt sich direkt auf die Kosten aus.
📌 Bei kurzfristigen Initiativen fallen die Gebühren möglicherweise geringer aus, aber für langfristige Projekte benötigen Sie ein Team, das sich über Monate oder sogar Jahre hinweg committet, was kostspielig werden kann.
Je länger das Projekt dauert, desto mehr Ressourcen werden benötigt, was sich wiederum auf die Ressourcenzuweisung und die Gebühren auswirkt.
4. Speicherort
Der Speicherort des Projekts spielt eine große Rolle.
📌 In Regionen mit hohen Lebenshaltungskosten wie New York oder San Francisco fallen die Gebühren höher aus. Das liegt daran, dass die Löhne in diesen Regionen höher sind!
Die Einbindung von Clients kann auch die Bewältigung standortbezogener Herausforderungen beinhalten, wodurch die Gebühren an lokale Faktoren angepasst werden können. Entlegene oder kleinere Städte? In der Regel niedrigere Gebühren.
5. Fachwissen und Erfahrung
Der Grad an Fachwissen und Erfahrung kann den Wert der Projektmanagement-Gebühren erheblich steigern, daher lohnt es sich, diesen Faktor zu berücksichtigen.
Je erfahrener oder spezialisierter ein Projektmanager ist, desto mehr kann er verlangen. Wenn Sie jemanden einstellen, der bereits Projekte im Wert von mehreren Millionen Dollar geleitet hat oder über zahlreiche Zertifizierungen verfügt, müssen Sie mit einem höheren Preis rechnen.
🎯 Kurzanleitung: Sie sind sich nicht sicher, ob Sie intern arbeiten oder externe Hilfe hinzuziehen sollten? Hier finden Sie einen Leitfaden, wann Outsourcing im Projektmanagement tatsächlich Zeit und Geld sparen kann.
6. Änderungen des Projektumfangs
Manchmal möchte der Client weitere Features hinzufügen oder das Ziel ändern. Diese Änderungen haben höhere Gebühren zur Folge, da der Projektmanager neu kalkulieren und mehr Zeit investieren muss. Wenn dies geschieht, nachdem Sie dem Client bereits eine Rechnung gestellt haben, passen Sie die Gebühr entsprechend an, um den neuen Umfang widerzuspiegeln (scheuen Sie sich nicht, zusätzliche Zahlungen zu verlangen, wenn sich der Umfang ändert).
⚡ Vorlagenarchiv: Verwenden Sie eine standardisierte RFQ-Vorlage mit vorgefertigten Bewertungsrubriken, anstatt jedes Mal von vorne anzufangen. Diese einfache Umstellung verkürzt in der Regel die Beschaffungszeit und stellt gleichzeitig sicher, dass Anbieter direkt vergleichbare Angebote abgeben.
So wählen Sie die richtige Gebührenstruktur
Die richtige Gebührenstruktur zu finden bedeutet, herauszufinden, was für Sie und Ihren Client am besten funktioniert.
Wir zeigen Ihnen einige Optionen, damit Sie sehen können, was zu Ihrem Projekt und Ihrem Stil passt:
| Gebührenstruktur | Vorteile | Nachteile | Beispiel |
| Stundensatz | Flexibilität, einfache Nachverfolgung der Arbeitsstunden, eignet sich gut für undefinierte Projekte | Weniger vorhersehbar, kann bei größeren Projekten teuer werden | Ein Berater, der für ein kleines Projekt für einige Stunden pro Woche engagiert wird |
| Festpreis/Pauschalpreis | Vorhersehbare Kosten für den Client, Anreize für Effizienz | Risiko der Unterschätzung, keine zusätzliche Bezahlung für unerwartete Probleme | Ein Softwareentwicklungsprojekt mit einer klaren Zeitleiste und klar definierten Ergebnissen |
| Retainer | Richtet die Ziele des Projektmanagers am Budget aus, leistungsorientiert | Es kann schwierig sein, Gebühren anzupassen, wenn sich der Umfang ändert, und es besteht die Gefahr einer Unterauslastung | Schwierige Schätzung der endgültigen Kosten, weniger vorhersehbar |
| Prozentsatz der Projektkosten | Richten Sie die Ziele des Projektmanagers am Budget aus, leistungsorientiert | Schwierige Vorab-Schätzungen, potenzielle Konflikte hinsichtlich der genauen Kostenschätzung | Ein Bauprojekt, bei dem der Projektmanager einen Prozentsatz des Gesamtbudgets erhält |
| Kostenaufschlag | Deckt die tatsächlichen Kosten ab, der Client zahlt nur für das, was er nutzt | Schwierige Schätzung der Endkosten, weniger vorhersehbar | Ein Bau- oder Fertigungsprojekt, bei dem die Kosten variieren können |
| Meilenstein-/Fortschrittszahlung | Der Client zahlt nur, wenn die Schlüssel-Leistungen erbracht wurden, und richtet Anreize entsprechend aus | Kann die Zahlung verzögern, wenn Meilensteine unklar sind oder verspätet erreicht werden | Ein Webdesign-Projekt, bei dem die Zahlungen nach Fertigstellung jeder Phase erfolgen |
| Wertbasierte Preisgestaltung | Gebühren basierend auf dem bereitgestellten Wert, höherem Gewinnpotenzial | Schwer zu bestimmender Wert, erfordert ein tiefes Verständnis der Client-Bedürfnisse | Eine Marketingkampagne, die den Umsatz eines Clients deutlich steigert |
So verwenden Sie ClickUp zur Ermittlung, Nachverfolgung und Rechtfertigung von PM-Gebühren
Sie haben Ihre Projektmanagement-Gebühren berechnet. Sie haben das richtige Preismodell ausgewählt. Aber die meisten Clients werden sich nicht einfach auf Ihr Wort verlassen.
Es werden Fragen gestellt wie:
💭 "Warum werden uns interne Meetings in Rechnung gestellt?"💭 "Können Sie mir zeigen, wie viel Zeit für die Koordination aufgewendet wurde?"💭 "Das sollte doch ein Festpreis sein – warum stellen Sie mir mehr in Rechnung?"
Und wenn Sie keine Daten haben, um Ihre Angaben zu belegen, werden solche Unterhaltungen schnell unangenehm.
Hier kommt Projektmanagement-Software wie ClickUp ins Spiel. Es ist die All-in-One-App für die Arbeit, mit der Sie den Umfang klar definieren, Kosten genau nachverfolgen und selbstbewusst abrechnen können – egal, ob Sie stundenweise, monatlich oder nach Meilensteinen abrechnen.
Schauen wir uns einmal genauer an, wie das funktioniert 👇
Verwenden Sie Zeiterfassung, um tatsächliche Stunden zu protokollieren
Als Projektmanager, der nach Stunden abrechnet oder auf Honorarbasis arbeitet, werden Sie am häufigsten mit der Frage konfrontiert: "Wo ist die ganze Zeit geblieben?"
Für solche Fälle und mehr liefert Ihnen die Projekt-Zeiterfassung von ClickUp eine präzise Antwort. Sie können die Zeit direkt für Aufgaben, Unteraufgaben, Meetings oder sogar die Kommunikation mit Clients erfassen, sodass Sie am Ende der Woche nicht raten oder Zeiterfassungsbögen manuell ausfüllen müssen.
So können Sie es nutzen:
🔁 Flexible Zeiterfassung von überall: Starten und stoppen Sie Timer direkt aus einer Aufgabe heraus, protokollieren Sie Zeiten manuell oder synchronisieren Sie sie über Desktop, Mobilgeräte und das Web. ClickUp lässt sich sogar mit Tools wie Toggl, Harvest und Everhour integrieren, um noch mehr Flexibilität zu bieten.
🗂 Organisieren Sie erfasste Zeiten mit Notizen und Beschreibungen: Fügen Sie Notizen zu Zeiteinträgen hinzu, um zu erklären, was erledigt wurde. Verwenden Sie Beschreibungen wie "Kundengespräch", "Zeitleistenplanung" oder "Feedback-Schleife", um genau anzugeben, was zum Projektmanagement gehört.
📊 Erstellen und passen Sie Timesheets an: Gruppieren Sie Zeitprotokolle nach Teammitglied, Tag, Aufgabe oder Datum. In Wochen- und Monatsansichten sehen Sie schnell, wer wie viel Zeit für welche Aufgaben aufgewendet hat – ideal für die Abrechnung mit Clients (alle direkten und indirekten Kosten) und interne Überprüfungen.
📈 Ansicht der geschätzten und tatsächlich erfassten Zeit: Vergleichen Sie, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe veranschlagt haben und wie viel Zeit tatsächlich benötigt wurde. Ideal, um Überleistungen, Scope Creep oder Ungenauigkeiten in der Planung frühzeitig zu erkennen.
⚡ Vorlagenarchiv: Die Zeiterfassung ist nur die Hälfte der Miete. Die andere Hälfte? Die Strukturierung Ihres Budgets vom ersten Tag an. Verwenden Sie eine Vorlage für das Projektbudget, um Kostenvoranschläge zu erstellen, Ausgaben zu verfolgen und Stundensätze nach Aufgabe oder Team festzulegen.
Verwenden Sie Benutzerdefinierte Felder und Formelfelder, um Berechnungen basierend auf Ihrem gewählten Preismodell durchzuführen
Mit den benutzerdefinierten Feldern und Formelfeldern von ClickUp können Sie Projektmanagement-Gebühren berechnen, indem Sie ein strukturiertes System erstellen, das Gebühren dynamisch auf der Grundlage von Parametern wie Projektbudget, Dauer oder geleisteten Arbeitsstunden berechnet.
💰 Legen Sie zunächst Ihre Gebührenstruktur fest: Sie können zwischen einem Pauschalpreis, einem Prozentsatz des Gesamtprojektbudgets, Stundensätzen multipliziert mit der geleisteten Arbeitszeit oder einem gestaffelten Preis je nach Größe oder Komplexität des Projekts wählen.
✍🏼 Gehen Sie zu Ihrer ClickUp-Liste oder Ihrem Space, in dem sich Ihre Projektaufgaben befinden, und fügen Sie diese benutzerdefinierten Felder hinzu:
- Für prozentuale Gebühren: Projektbudget: Feld "Währung" PM-Gebühr %: Feld "Nummer" (z. B. 10 für 10 %)
- Projektbudget: Feld "Währung"
- PM-Gebühr %: Feld für Nummer (z. B. 10 für 10 %)
- Für die Berechnung des Stundensatzes: Gearbeitete Stunden: Feld "Nummer" (Sie können dies auch im Feld "Zeit erfassen" eintragen) PM-Stundensatz: Feld "Währung"
- Gearbeitete Stunden: Feld für Nummer (Sie können dies auch im Feld "Zeit erfassen" eintragen)
- PM-Stundensatz: Feld "Währung"
- Für Pauschalgebühren oder komplexere Setups: Pauschale PM-Gebühr: Feld "Währung" Zusätzliche Gebühren: Feld "Währung" (für benutzerdefinierte Add-Ons)
- Pauschale PM-Gebühr: Feld "Währung"
- Zusätzliche Gebühren: Feld "Währung" (für benutzerdefinierte Add-Ons)
- Projektbudget: Feld "Währung"
- PM-Gebühr %: Feld für Nummer (z. B. 10 für 10 %)
- Gearbeitete Stunden: Feld "Nummer" (Sie können dies auch im Feld "Zeit erfassen" eintragen)
- PM-Stundensatz: Feld "Währung"
- Pauschale PM-Gebühr: Feld "Währung"
- Zusätzliche Gebühren: Währungsfeld (für benutzerdefinierte Add-Ons)
🤝 Freundliche Erinnerung: Sie benötigen nur die Felder, die Ihrem Gebührenmodell entsprechen. Um den Rest müssen Sie sich nicht kümmern.
🧮 Formelfeld hinzufügen: Klicken Sie auf "Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen" → Wählen Sie "Formel". Benennen Sie Ihr Feld dann "Projektmanagement-Gebühren" oder "Projektgebühr" und geben Sie je nach Ihrem Gebührenmodell eine Formel ein:
📌 Beispiel: {Arbeitsstunden} * {PM-Stundensatz}
Sobald Sie den Wert in beide Felder eingegeben haben, erhalten Sie im Feld "Formel" einen automatisch berechneten Wert für Ihre Projektgebühren.
💡 Profi-Tipp: Schalten Sie den erweiterten Editor-Modus für komplexe Berechnungen um, zum Beispiel, wenn Sie ein hybrides Modell zur Berechnung der Projektgebühr verwenden möchten, das etwa wie folgt aussieht: IF({Projektbudget} > 10000, {Pauschale PM-Gebühr} + ({Projektbudget} 0,05), {Pauschale PM-Gebühr} + ({Projektbudget} 0,1)).
(Hierbei wird eine Gebühr von 5 % berechnet, wenn das Projektbudget > 10.000 $ beträgt, andernfalls 10 %. )
Erstellen Sie transparente Angebote in kundenorientierten Dokumenten
Eine der schnellsten Möglichkeiten, Vertrauen aufzubauen (und Widerstand gegen Ihre Projektmanagement-Gebühren zu vermeiden), besteht darin, genau zu zeigen, was enthalten ist. Verwenden Sie dazu ClickUp Docs, um in wenigen Minuten kundenorientierte Angebote zu erstellen.
Die Dokumente helfen Ihnen dabei:
✍️ Verfassen Sie gut formatierte, umfangreiche Angebote: Verwenden Sie Kopfzeilen, Tabellen, ausklappbare Abschnitte und Callouts, um Zeitleisten, Ergebnisse, Kommunikationsrhythmus und Ihre Gebührenstruktur darzustellen.
🔗 Verknüpfen Sie Aufgaben und Zeitleisten mit dem Angebot: Zeigen Sie Ihren Clients, wie der Umfang mit der tatsächlichen Arbeit zusammenhängt. Wenn Sie beispielsweise eine Verknüpfung zu einer Aufgabe "Zeitleiste einrichten" oder einer wiederholenden Aufgabe "Wöchentliche Berichterstellung" herstellen, wirkt Ihr PM authentischer.
👀 Kontrolle über Sichtbarkeit und Berechtigungen: Halten Sie interne Notizen verborgen und geben Sie nur die für den Client relevanten Abschnitte frei. Sie können auch einen reinen Lesezugriff gewähren, wenn Sie Feedback vom Client wünschen, ohne dass dieser Änderungen am Angebot vornimmt.
📌 Versionskontrolle und Live-Updates: Sie müssen keine aktualisierten PDFs mehr versenden oder Clients bitten, die neueste Version zu überprüfen. Aktualisieren Sie einfach das Dokument, und der Client sieht immer den aktuellen Umfang und die aktuellen Vertragsbedingungen.
Und wenn Ihnen das Verfassen von Angeboten zu zeitaufwändig ist, werden Sie ClickUp Brain lieben. Der native KI-Assistent von ClickUp hilft Ihnen dabei, Angebotsumfänge automatisch zu entwerfen, Leistungen aufzuschlüsseln oder sogar kundenfertige Antworten in Ihrem Tonfall umzuschreiben.
📮ClickUp Insight: 62 % unserer Befragten verlassen sich auf dialogorientierte KI-Tools wie ChatGPT und Claude.
Ihre vertraute Chatbot-Oberfläche und ihre vielseitigen Fähigkeiten – zum Generieren von Inhalten, Analysieren von Daten und mehr – könnten der Grund dafür sein, dass sie in verschiedenen Rollen und Branchen so beliebt sind. Wenn ein Benutzer jedoch jedes Mal zu einer anderen Registerkarte wechseln muss, um der KI eine Frage zu stellen, summieren sich die damit verbundenen Umschaltkosten und Kontextwechselkosten mit der Zeit.
Nicht mit ClickUp Brain. Es befindet sich direkt in Ihrem Workspace, weiß, woran Sie arbeiten, versteht Nur-Text-Eingaben und gibt Ihnen Antworten, die für Ihre Aufgaben hochrelevant sind! Erleben Sie mit ClickUp eine Verdopplung Ihrer Produktivität!
Budgets nachverfolgen und mit Schätzungen vergleichen
ClickUp verfügt über eine umfassende Suite von Projektmanagement-Software-Features, die Ihnen Sichtbarkeit über alle Ergebnisse hinweg verschaffen. Die ClickUp-Projektmanagement-Lösung für Teams umfasst Dashboards zur Überwachung des Budgetverbrauchs, mehr als 15 Ansichten zum Zoomen in den Projektumfang, Meilensteine zur Verknüpfung von Rechnungsstellung und Lieferung und vieles mehr.
Das meinen wir damit ⬇️
- Sehen Sie, was geplant ist und was tatsächlich passiert: Verwenden Sie die benutzerdefinierten Felder von ClickUp, um jeder Aufgabe die geschätzte Zeit und die Kosten hinzuzufügen und diese mit der tatsächlich erfassten Zeit zu vergleichen. Verwenden Sie die Tabellenansicht von ClickUp, um nach Mitarbeitern, Tags oder Aufgabentypen zu filtern, damit Sie immer wissen, welche Teile des Projekts das Budget überschreiten
- Sofortige Einblicke mit Dashboards: Verwenden Sie live visuelle ClickUp-Dashboards, die die erfasste Zeit, das verbrauchte Budget, die Teamauslastung oder die Kosten pro Meilenstein anzeigen. Und wenn sich Zeitleisten verschieben oder neue Anforderungen während des Projekts auftauchen, können Sie Ihre Budgets und Verträge in Echtzeit aktualisieren
Um noch einen Schritt weiter zu gehen, müssen Sie nicht mehr manuell Dashboards, Dokumente und Aufgaben durchforsten, um genau die eine Information zu finden, die Sie brauchen, bevor Ihr Client die Synchronisierung durchführt.
Fragen Sie einfach ClickUp Brain nach einem schnellen Update und lassen Sie es Ihren gesamten Workspace durchsuchen, um im Handumdrehen die relevanteste und aktuellste Antwort auf Ihre Abfrage zu finden!
Szenarien zur Berechnung von Projektgebühren Beispiele
Ist Ihnen die Berechnung von Projektgebühren noch immer zu abstrakt? Diese Beispiele zeigen Ihnen genau, wie Projektkalkulationen in der Praxis funktionieren 👇
1. Pauschalhonorar für Marketingagenturen (monatliche Pauschale)
Nehmen wir an, Sie leiten ein wachsendes SaaS-Startup und benötigen konsistente Marketingleistungen – Blogs, SEO, Aktualisierung von Inhalten, die ganze Arbeit. Sie möchten nicht jeden Monat den Umfang neu verhandeln, und Ihre Agentur möchte nicht die Stunden für jede Slack-Nachricht nachverfolgen. In diesem Fall ist ein monatlicher Pauschalbetrag die perfekte Lösung für Ihr Projektmanagement-Team und den Client.
| Leistungen pro Monat | Geschätzter Wert |
| 4 Blogbeiträge (1000–1500 Wörter) | 2.000 $ |
| SEO-Recherche und Berichterstellung | 1000 $ |
| 2 Strategie- oder Besprechungsgespräche | 500 $ |
| Slack-Support und Bearbeitungen | 500 $ |
| Gesamtgebühr | 4.000 $/Monat |
Dieses Setup bietet beiden Seiten Vorhersehbarkeit. Sie erhalten zuverlässige Ergebnisse, ohne Aufgaben im Detail kontrollieren zu müssen. Das Projektmanagement-Unternehmen erhält einen konstanten Einkommensstrom und kann seine Bandbreite besser planen.
🧠 Wissenswertes: Der Begriff "Projektmanagement " wurde erst in den 1950er Jahren populär. Davor waren Projekte einfach nur ... Arbeit. Die Formalisierung begann in der Verteidigungs- und Bauindustrie.
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2. Softwareentwicklung (Stundensatz + Puffer)
Stellen Sie sich vor, Sie entwickeln ein MVP für ein FinTech-Produkt. Der Umfang entwickelt sich noch, aber Sie haben drei Monate Zeit und benötigen ein Entwicklerteam, das schnell liefern kann. In diesem Fall ist ein Stundenmodell mit einem Puffer für unvorhergesehene Ereignisse sicherer als ein Festpreis.
| Rolle | Stundensatz | Geschätzte Stunden | Kosten |
| Technischer Leiter | 120 $ | 160 | 19.200 $ |
| Backend-Entwickler | 100 $ | 160 | 16.000 $ |
| Frontend-Entwickler | 90 $ | 160 | 14.400 $ |
| Zwischensumme | 49.600 $ | ||
| 10 % Rückstellung für unvorhergesehene Ausgaben | 4.960 $ | ||
| Gesamtschätzung | 54.560 $ |
Der Puffer schützt Sie, wenn sich Zeitleisten verschieben oder Sie während eines Sprints Sonderfälle entdecken. Außerdem motiviert er Ihr Team, effizient zu arbeiten, ohne zu niedrige Angebote abzugeben.
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3. Bauprojekt (Prozentsatz der Gesamtkosten)
Angenommen, Sie sind ein Bauunternehmer, der ein benutzerdefiniertes Hausprojekt anbietet. Die Gesamtbaukosten werden auf 400.000 $ veranschlagt. Für den Client umfasst dies alles – Materialien, Arbeitskräfte, Genehmigungen. Für Sie bedeutet die Vollzeitbetreuung dieses Projekts über einen Zeitraum von 6 bis 8 Monaten die Überwachung, Koordination der Lieferanten, Qualitätskontrolle und Nachverfolgung der Zeitleiste des Projekts.
Anstelle einer Abrechnung auf Stundenbasis können Sie die Kosten für das Projektmanagement als Prozentsatz der Gesamtkosten in Rechnung stellen (eine gängige Praxis im Bauwesen).
| Gesamtkosten des Projekts | 400.000 $ |
| PM-Gebühr (10 %) | 40.000 $ |
| Zahlungsplan | 25 % im Voraus, Restbetrag verknüpft mit den einzelnen Phasen |
Dieses Modell richtet Ihre Anreize am Fortschritt des Projekts aus. Wenn die Kosten aufgrund von Änderungen seitens des Clients steigen, passt sich Ihr Honorar proportional an.
📌 Beispielsweise verwenden die Big Four-Unternehmen in der Regel keine Standardformel für die Preisgestaltung ihrer Projekte. Stattdessen passen sie ihre Gebühren an die Besonderheiten Ihres Auftrags an – beispielsweise den Umfang, die Größe des Unternehmens, den Speicherort und die Art der gewünschten Ergebnisse.
Je nach Ihren Anforderungen können sie nach Stunden abrechnen, eine feste Projektgebühr festlegen, Zahlungen an Meilensteine knüpfen oder sogar ihre Gebühr an die Ergebnisse verknüpfen, die sie Ihnen helfen zu erzielen.
Die Gebühr wird in der Regel auf folgendem Konto verbucht:
- Zusammensetzung und Erfahrung des Teams
- Dauer des Auftrags
- Größe des Clients und Branche
- Globale vs. lokale Bereitstellung
- Gelieferter Wert im Vergleich zum Aufwand für das Projektmanagement
Die internen Margenerwartungen (~30–40 %) und die Kosten für den Einsatz von Partnern/Experten fließen ebenfalls in die Preisgestaltung ein.
Mit ClickUp jedes Projekt sicher kalkulieren
Es gibt keine allgemeingültige Formel für Projektmanagement-Gebühren, und genau das macht es so schwierig. Sie jonglieren mit sich verschiebenden Zeitleisten, vielschichtigen Aufgabenbereichen und unsichtbarer Arbeit, die selten das Guthaben (oder Budget) erhält, das sie verdient. Und irgendwo zwischen dem Kickoff-Gespräch und der endgültigen Lieferung beginnt die Grenze zwischen fairer Preisgestaltung und Unterberechnung zu verschwimmen.
ClickUp hilft Ihnen, dieses Chaos zu beseitigen.
Mit Zeiterfassung, benutzerdefinierten Feldern und Formelfeldern, Team-Lösungen, KI und Berichterstellung in Ihrem Workspace können Sie jede Nummer mit dem tatsächlichen Aufwand verknüpfen. Müssen Sie eine höhere Gebühr für einen komplexen Build rechtfertigen? Zeigen Sie es. Möchten Sie verhindern, dass Scope Creep Ihre Margen auffrisst? Erkennen Sie es frühzeitig. Möchten Sie die Angebotserstellung für alle Projekte standardisieren? Automatisieren Sie sie.
Und wenn Clients fragen, wofür sie bezahlen, haben Sie die Antwort parat, bevor sie ihre Frage zu Ende gestellt haben.
Überlegen Sie nicht länger. Probieren Sie ClickUp noch heute kostenlos aus und erleben Sie den Unterschied selbst!
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
1. Was ist eine Standardgebühr für Projektmanagement?
Es gibt keine allgemeingültige Pauschale für Projektmanagement-Gebühren. Alles hängt von der Art des Projekts, dem Umfang und der Branche ab. Allerdings fallen die meisten PM-Gebühren unter eine der folgenden gängigen Strukturen:
- Prozentualer Anteil der Projektkosten: In der Regel 5 % bis 15 %, insbesondere bei Bauvorhaben, Ereignissen und groß angelegten Implementierungen
- Stunden- oder Tagessatz: Je nach Erfahrung des Projektmanagers und Komplexität des Projekts zwischen 50 und 200 US-Dollar pro Stunde
- Pauschalgebühr oder Retainer: Wird häufig für Marketing-, Design- oder Beratungsprojekte verwendet, deren Umfang vorhersehbar ist
Wenn Ihr Projekt komplex oder langfristig ist oder die Koordination mehrerer Teams und Anbieter erfordert, müssen Sie mit höheren Gebühren rechnen. Für kürzere oder klar definierte Projekte ist möglicherweise eine Pauschalgebühr oder ein niedrigerer Prozentsatz angemessener.
2. Können Sie PM-Gebühren separat von anderen Dienstleistungen berechnen?
Ja, das können Sie – und in vielen Fällen sollten Sie es sogar tun. Die separate Abrechnung von Projektmanagement-Gebühren (PM) hilft dabei, den Wert von Überwachung, Koordination und Lieferung zu verdeutlichen, der über die reine Ausführung der Arbeit hinausgeht.
Ein Projektmanagement-Unternehmen könnte beispielsweise die Designarbeit und die für Client-Gespräche, Zeitleisten und Feedback-Zyklen aufgewendete PM-Zeit separat in Rechnung stellen.
3. Sollten Sie Projektmanagement als Prozentsatz des Budgets oder als Stundenaufwand abrechnen?
Wenn Ihr Projekt einen klaren Umfang und ein größeres Budget hat, ist die Berechnung eines Prozentsatzes einfacher und lässt sich gut skalieren. Wenn die Rahmenbedingungen jedoch flexibler sind oder der Aufwand für das Projektmanagement variiert, sollten Sie sich für eine Abrechnung auf Stundenbasis entscheiden. Wählen Sie die Option, die Ihnen die größte Klarheit und Kontrolle bietet.